PM 1 (7) Inskrivning på Arbetsförmedlingen Arbetsförmedlingens hantering av nybesök vid hög arbetsbelastning Sammanfattning Bakgrunden till detta korta uppdrag gällande inskrivningsförfarandet hos Arbetsförmedlingen är bland annat en dom från kammarrätten i Stockholm. Av domen framgår att det förekom vissa oklarheter kring inskrivningsförfarandet på Arbetsförmedlingen år 2003. Syftet med uppdraget var att genom en kort granskningsinsats inhämta kunskap om hur Arbetsförmedlingen agerar vid inskrivningar. Arbetsgruppen har gått igenom nu gällande regelverk och metodstöd samt genomfört intervjuer vid tre arbetsförmedlingskontor. IAF:s bedömning är att inskrivningsförfarandet hos de utvalda arbetsförmedlingarna i stort fungerar väl och att regelverket uppfattas som tydligt och konkret. Det finns dock anledning att fortsätta följa utvecklingen på området då inskrivningsförfarandet är ett kritiskt moment för att arbetslöshetsersättning ska utbetalas i enlighet med gällande regelverk. Inledning IAF:s uppdrag är att granska och verka för att arbetslöshetskassorna och Arbetsförmedlingen tillämpar lagar, förordningar och föreskrifter på ett rättssäkert sätt. IAF har också i uppdrag att utveckla normeringen för att stödja tillämpningen av regelverket. Enligt 2 punkt 2 förordningen (2007:906) med instruktion för Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen ska IAF granska handläggningen av och rutinerna för handläggning av ärenden hos Arbetsförmedlingen, som påverkar rätten till arbetslöshetsersättning. Bakgrund Av en dom från kammarrätten i Stockholm 2009-01-30, mål nr 5211-08 framgår att vissa oklarheter kring inskrivningsförfarandet förekom på Arbetsförmedlingen åtminstone i december 2003. En arbetssökande var aldrig inskriven på Arbetsförmedlingen men fick ändå 293 ersättningsdagar utbetalade.
PM 2 (7) Den arbetssökande besökte Arbetsförmedlingen vid en tidpunkt då det var hög arbetsbelastning på Arbetsförmedlingen. Sökande fick med sig ett kort med sitt namn, datumstämpel och en signatur samt uppmanades återkomma inom en vecka för en korrekt inskrivning. Detta skedde inte. Personen skickade in kortet till sin arbetslöshetskassa som, trots avsaknad av korrekt påanmälan från Arbetsförmedlingen, började betala ut arbetslöshetsersättning. Det dröjde ända till april 2005 innan misstaget uppmärksammades. Kammarrätten befriade den arbetssökande helt från återbetalningsskyldighet eftersom de formella bristerna i hans ansökan berodde på Arbetsförmedlingens och arbetslöshetskassans bristande rutiner vid tillfället. Även andra impulser än ovanstående dom förelåg granskningsinsatsen. Syfte Att genomföra en kort granskningsinsats för att inhämta kunskap om hur Arbetsförmedlingen agerar vid inskrivningar vid framför allt en hög arbetsbelastning. Metod och genomförande De tre arbetsförmedlingar som gruppen besökte har en geografisk spridning, Arbetsförmedlingen Vällingby (Stockholm), Arbetsförmedlingen City (Göteborg) och Arbetsförmedlingen Hofors-Sandviken. Urvalet av de tre förmedlingarna föranleddes av att Arbetsförmedlingen Vällingby förekom i ovan nämnda dom och att Arbetsförmedlingen City (Göteborg) är en stor förmedling i en stor stad. Urvalet av Arbetsförmedlingen Hofors- Sandviken tar sin grund i att det är ett Service Direkt kontor och att Sandviken har varit föremål för stora varsel. Arbetsgruppen genomförde intervjuer under juni och juli med en till två chefer på de tre arbetsförmedlingarna. Därefter intervjuades en till två arbetsförmedlare på de utvalda arbetsförmedlingarna. Samtalen pågick under cirka 20-50 minuter. De arbetsförmedlare som deltog var sådana som arbetade operativt med inskrivningar. Det var Arbetsförmedlingen som utsåg vilka som skulle delta. Vid samtalen användes ett antal frågor som stöd men frågorna begränsade inte intervjuobjektens fria resonemang. Under intervjutillfällena säkerställdes de intervjuades svar genom sammanfattande kontrollfrågor. Samtalen spelades in och bearbetades i efterhand.
PM 3 (7) Regelverk I detta avsnitt redovisas det nu gällande regelverket som ligger till grund för Arbetsförmedlingens arbete med inskrivning av arbetssökande och anmälan till arbetslöshetskassa. Notera att kammarrättsdomen som utgör bakgrund till detta uppdrag har ursprung från 2003-års förutsättningar. Inskrivning enligt lag Arbetsförmedlingen ska kontrollera att de arbetssökande som söker arbetslöshetsersättning uppfyller grundvillkoren i arbetslöshetsförsäkringen. I Lag (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring (ALF) regleras grundvillkoren. Enligt punkt 3 i 9 ALF framgår för att en person ska vara berättigad till arbetslöshetsersättning ska personen vara anmäld som arbetssökande hos den offentliga Arbetsförmedlingen i den ordning som föreskrivs av regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer. Inskrivning enligt föreskrifter IAF:s föreskrifter (2005:7) om anmälan hos den offentliga Arbetsförmedlingen för rätt till ekonomiskt stöd vid arbetslöshet föreskrivs i 2 att en sökande som begär arbetslöshetsersättning ska anmäla sig som arbetssökande genom ett personligt besök hos Arbetsförmedlingen. Denna föreskrift gällde till och med 30 juni 2009. Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringens föreskrift (IAFFS 2009:4) om anmälan hos den offentliga Arbetsförmedlingen för rätt till ekonomiskt stöd vid arbetslöshet gäller från den 1 juli 2009. I föreskriften regleras anmälan i 2. En sökande som begär arbetslöshetsersättning kan anmäla sig som sökande hos Arbetsförmedlingen genom personligt besök, via Arbetsförmedlingens webbplats med stöd av e-tjänst eller via telebild på Arbetsförmedlingens distanskontor. I det fall en sökande inte har anmält sig genom personligt besök hos Arbetsförmedlingen ska denne personligen besöka Arbetsförmedlingen inom fem vardagar från anmälningsdagen. Detta gäller dock inte om den arbetssökande återanmäls under en pågående ersättningsperiod och har en giltig handlingsplan. I Arbetsmarknadsstyrelsens administrativa föreskrifter (AMSFS 2005:4) om handläggning av arbetsförmedlingsärenden regleras inskrivning vid Arbetsförmedlingen i 4-10. Av 4 framgår att inskrivning hos Arbetsförmedlingen görs genom att den sökande vid ett personligt besök registreras i det ADB-baserade platsförmedlingssystemet (AIS).
PM 4 (7) Enligt 9 (AMSFS 2005:4) ska Arbetsförmedlingen informera den arbetssökande om möjligheten att ansöka om arbetslöshetsersättning 1 samt om de grundvillkor, som måste vara uppfyllda enligt 9 lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring för att han eller hon ska kunna ha rätt till arbetslöshetsersättning. (AMSFS 2007:20). Anmälan till arbetslöshetskassa regleras i 12 AMSFS 2005:4. Vid inskrivning på Arbetsförmedlingen ska Arbetsförmedlingen meddela den arbetslöshetskassa den sökande är medlem i eller ansluten till att sökanden anmält sig. Anmälan ska sändas till arbetslöshetskassan samma dag som den sökande anmäler sig på Arbetsförmedlingen. (AMSFS 2007:20) Inskrivning enligt Arbetsförmedlingens metodstöd Arbetsförmedlingens metodstöd för inskrivning och introduktion innehåller en aktivitetsbeskrivning och ett antal kvalitetskriterier. Metodstödet beskriver inskrivningsaktiviteter som beslut, förberedelse, färdigställande av inskrivning samt muntlig och skriftlig information om arbetslösförsäkringen. Kvalitetskriterierna anger vilka behov och krav som metoden ska möta. Det vill säga att inskrivning sker när sådant behov föreligger och att sökande får grundläggande information om arbetssökandet och reglerna om arbetslöshetsförsäkringen. Metoden innebär att Arbetsförmedlingen i samverkan med den arbetssökande säkerställer och dokumenterar riktiga uppgifter om den sökande och att Arbetsförmedlingen gör en korrekt (ersättnings)anmälan till a-kassan. 2 Iakttagelser Förfarandet vid inskrivning Inskrivningsförfarandet som beskrevs av chefer respektive handläggare vid de utvalda kontoren överensstämde i stort med varandra. De intervjuade uppgav att sökande erhåller både muntlig och skriftlig information om arbetslöshetsförsäkringen. Samtliga intervjuade uppgav också att det är obligatoriskt för den sökande att kunna legitimera sig. Användning av så 1 En ny bestämmelse har införts om att även den som vid ansökningstillfället inte arbetar har rätt att bli medlem i en arbetslöshetskassa, om han eller hon uppfyllde villkoren i kassans stadgar om arbete inom arbetslöshetskassans verksamhetsområde när han eller hon senast arbetade. 2 Informationen om metodstöd är inhämtad från Arbetsförmedlingens interna informationssystem VIS, Metoder/ Inskrivning och introduktion (Q)
PM 5 (7) kallade besökskort 3 eller liknande vid inskrivning förekommer inte hos någon av de intervjuade arbetsförmedlingarna. Det framgick dock att besökskort har använts av Arbetsförmedlingen för flera år sedan. Tidpunkter då det råder extra hög belastning uppgavs vara måndagar, början på månaden och den första vardagen på året. Några intervjuade uppgav att svängningarna är mindre i dag jämfört med tidigare. Detta beror bland annat på att tiderna för skolavslutningar varierar mera samt att rutinen och beredskapen finns för att bemanna vid tillfällen med särskilt hög belastning. Om likheter och skillnader i inskrivningsförfarandet Svaren som IAF fick vad gäller skillnader på inskrivningsförfarandet vid hög respektive låg arbetsbelastning och vad gäller olika sökandekategorier var entydiga. Några skillnader förekom generellt inte enligt intervjuerna. Skillnader som ändock nämndes var att man vid behov bokar ett tolksamtal och att det förekommer gruppinformation för ungdomar. Inskrivningsförfarandet uppfattades av de intervjuade som en aktivitet med få frågetecken med klara instruktioner och regler för hur inskrivningen ska gå till. Det finns två olika system för inskrivning. Skillnaden mellan kontoren gäller Service Direkt kontor kontra sedvanlig arbetsförmedling med initialt personligt besök. På ett Service Direkt kontor kan den arbetssökande skriva in sig via Internet med stöd av identifiering med e-legitimation eller id-matris och samtidigt skicka en ersättningsanmälan till arbetslöshetskassan. Sedan den 1 juli 2009 gäller föreskrift IAFFS 2009:4 för samtliga arbetsförmedlingskontor och reglerar att samtliga arbetssökande som inte har anmält sig genom personligt besök hos Arbetsförmedlingen ska besöka förmedlingen inom fem vardagar. Föreskrifter, metodstöd och chefens stöd De intervjuade ansåg sig ha god kännedom om regelverket. Det framgick att såväl chefer som arbetsförmedlare var väl medvetna om föreskrifterna och arbetslöshetsförsäkringens villkor. Föreskrifterna och villkoren är en levande fråga som ofta behöver diskuteras på kontoren. Då regelverket är komplext och kan tolkas på olika sätt är dessa diskussioner viktiga för likvärdig tillämpning av arbetslöshetsförsäkringen. Kontorens resurspersoner, med ansvarsområdet arbetslöshetsförsäkring, uppgavs ha en stor betydelse som stöd för arbetsförmedlare. Inskrivningsförfarandet ansågs enligt de intervjuade i stort ske enligt föreskrifterna och det interna metodstödet. 3 Med besökskort avses här ett kort eller papper med den arbetssökandes namn, datumstämpel och en signatur.
PM 6 (7) Arbetsförmedlarna lyfte fram flera olika sätt på vilket chefen kan stödja deras arbete. Bland annat nämnde man planering och bemanning av kundmottagning, tid för resurspersoner och diskussioner. Sammanfattningsvis ansåg de intervjuade arbetsförmedlarna att de i stort kände ett stöd från sin chef. Arbetsförmedlingens längre öppettider nämndes av några som en svårighet i de fall när sökande vill skriva in sig sent i förhållande till öppettiden och handläggarnas arbetstid. Svårigheter och förbättringar vid inskrivningsförfarande Den dubbla rollen för arbetsförmedlare, service- kontra kontrollfunktion, var en svårighet som nämndes. Exempel på andra svårigheter som nämndes var språksvårigheter och sökande med avgångsvederlag. Det förekommer också många frågor om arbetslöshetsförsäkringen som de arbetssökande förväntar sig att Arbetsförmedlingen har hand om eller kan svara på men som inte ryms inom deras uppdrag. Arbetsförmedlarna identifierade ett antal olika behov, förbättringar och önskemål vad gäller inskrivningsförfarandet i stort. Nedan följer några exempel. Service Direkt kontoret önskade behålla inskrivningssystemet men också att systemet utvecklas genom att arbetssökande kan boka tid och komma till rätt person och kompetens på en gång. Det önskades även information på Arbetsförmedlingens hemsida om inskrivning via Internet och tidsbokning. Det finns behov och förhoppningar om att en prioritering av inskrivningssamtalen lyfts upp inom organisationen. Förfarandet som tillämpas inom Service Direkt framhölls som önskvärt även på övriga kontor. Arbetsbelastningen på kundmottagningen skulle då förflyttas till bokade samtal där arbetsförmedlaren skulle erhålla bättre möjligheter till reflektion och förberedelse. Både chefer och arbetsförmedlare framhöll också att det är viktigt att Arbetsförmedlingen har bra rutiner vad gäller att bemanna kundmottagningen vid hög arbetsbelastning. Diskussion Bakgrunden till detta korta uppdrag gällande inskrivningsförfarandet hos Arbetsförmedlingen är en dom från kammarrätten i Stockholm. Av domen framgår att det förekom vissa oklarheter kring inskrivningsförfarandet på Arbetsförmedlingen år 2003. Nedan följer en kort diskussion gällande vad IAF har uppfattat och erhållit från genomförda intervjuer. IAF kan genom intervjuerna konstatera att arbetsförmedlarna anser att de har god kännedom om regelverket samt att tillämpningen i stort är oproblematisk vad gäller inskrivningsförfarandet. Det framhölls dock att det
PM 7 (7) kan finnas risk för olika tolkningar av regelverket i tillämpningen. De intervjuade arbetsförmedlarna menade att det är viktigt att diskussioner kring regelverket hålls levande på kontoren. Förutsättningarna för att inskrivningsprocessen ska fungera väl är en god och planerad bemanning av kundmottagningen, ett välutvecklat teknikstöd och att det finns tid till förfogande för diskussioner kring regelverket. Utifrån denna mycket begränsade granskningsinsats kan IAF konstatera att förutsättningarna på de tre arbetsförmedlingarna i huvudsak är uppfyllda. IAF:s bedömning är att inskrivningsförfarandet vid de utvalda arbetsförmedlingarna i stort fungerar väl och att regelverket uppfattas som tydligt och konkret. Inskrivningsförfarandet utgör ett kritiskt moment för att arbetslöshetsersättning ska utbetalas i enlighet med regelsystemet. Mot bakgrund av den risk för olika tolkningar av regelverket som framförts vid intervjuerna samt IAF:s föreskrift 2009:4 som trädde i kraft den 1 juli 2009 finns det anledning att fortsätta följa utvecklingen av Arbetsförmedlingens inskrivningsförfarande. Denna promemoria har utarbetats inom IAF av Stefan Gjuse och Tuula Forsberg. Ansvarig chef är Anita Larsson. Anne-Marie Qvarfort Generaldirektör Gunilla Wandemo Chef för granskningsenheten