ANBUDSFÖRFRÅGAN träningsundervisningens skolskjutsar 1. DIARIEUPPGIFTER Upphandlingsenhet: Södra Ålands Högstadiedistrikt (SÅHD) k.f (FO-nummer: 0205024-7), Skolvägen 5, AX-22 150 Jomala ( Beställaren ). Anbudsförfrågans namn: Träningsundervisningens skolskjutsar Publicering av upphandlingsannons: Upphandlingen har 14.4.2015 annonserats i lokala tidningar på Åland. Upphandlingen och tillhörande anbudshandlingar har även annonserats på SÅHD:s webbplats (http://www.sahd.ax) under fliken Upphandling rubrik: Anbudshandlingar till träningsundervisningens skolskjutsar. 2. FÖREMÅL FÖR UPPHANDLINGEN 2.1. En allmän beskrivning av upphandlingen och upphandlingens omfattning Beställaren upphandlar skolskjutsar för barn i träningsundervisningen bosatta på fasta Åland samt Vårdö. Träningsundervisningen är förlag i Kyrkby högstadieskola, Skolvägen 5, Jomala. Elever i träningsundervisning har olika grad av funktionsnedsättningar och skolskjutsarna ska anpassas efter detta: a. Eleverna i träningsundervisningen bör i regel ha samma chaufför som återkommande kör respektive tilldelad linje. Om det vid tillfälliga återkommande byten av chaufförer på respektive tilldelad linje leder till en situation som upplevs otrygg för eleverna ska ledande läraren meddelar detta till Entreprenören som ges möjlighet att vidta åtgärder. Om inte situationen kan lösas äger förbundsstyrelsen rätt att byta Entreprenör på linjen. b. Det förekommer avvikelser i linjernas sträckning, se punkt f nedan. Ledande lärare meddelar Entreprenörens angivna kontaktperson om ändringar. c. Eleverna ska avlämnas på träningsundervisningens av- och påstigningsplats tidigast fem minuter före skolstart. d. Skolbilen ska finnas på påstigningsplatsen senast 10 minuter efter elevernas avslutningstider på eftermiddagen. (Se punkt 2.2) e. Träningsundervisningens personal följer eleverna till/från skolbilen. f. Elever i träningsundervisningen ska avlämnas vid hemmet eller på annan plats som meddelats chauffören. g. Avlämningen ska ske så att en förälder eller annan person tar emot eleven. h. Chauffören ska bistå eleverna under skolskjutsen. i. Entreprenörer ska i anslutning till skolstarten deltaga i ett informationsmöte som ledande läraren kallar till. Upphandlingen avser även skolskjutsar under skoldagen till/från bl.a. simning och ridning. När skolans kommit igång på hösten 2015 kommer vid behov kompletterande upphandlingar av skolskjuts till terapier att göras vilket också kan föranleda förändringar i andra linjer som tilldelats Entreprenörer eller att linjer helt faller bort.
2.2. Information om skolskjutslinjer, tider och elevantal för läsåret 2015-2016 I bilaga 1, framgår linjerna som är utbjudna att sökas. Totalt finns 20 elever i träningsundervisningen och 47 linjer. Träningsundervisningen börjar dagligen klockan 09.00. På eftermiddagen slutar eleverna skolan vid olika tider, klockan 11.45, 12.45, 13.45 och 14.45. En del elever sitter i rullstol vilket finns angivet i linjeförteckningen, bilaga 1. Rullstolen ska placeras i färdriktningen och eventuellt säte framför rullstolen ska vara nedfällt. Ålands Omsorgs Förbund (ÅOF) har tillfälligt, fram till den 18.12.2015 förlagt specialfritidsverksamheten till en modul som är placerad i nära anslutning till träningsundervisningen samt i en lokal i branddepån, ett par hundra meter från träningsundervisningen. Fr.o.m. vårterminen 2016 planerar ÅOF att byta ort och utrymmen för specialfritidsverksamheten. Detta kommer att påverka skolskjutsarna. För nya linjer och befintliga linjer som påverkas av flyttningen görs en ny upphandling för vårterminen 2016. 2.3. Avtalstid Avtalstiden är 17.8.2015 18.12.2015. För de linjer som under vårterminen förblir oförändrade efter att specialfritidsverksamheten flyttat är avtalstiden 17.8.2015-8.6.2016. I det fall att ÅOF besluter fortsätta med specialfritidsverksamheten i nuvarande utrymmen även efter den 18.12.2015 förlängs avtalstiden dock längst till den 8.6.2016. Senast i november månad 2015 kommer Beställaren att meddela vilka linjer som är oförändrade och vilka som ska upphandlas på nytt. 2.4. Alternativa anbud och delanbud Alternativa anbud, delanbud eller anbud innehållande eventuella mängdrabatter eller motsvarande beaktas inte. Eventuella förbehåll mot villkor i denna anbudsförfrågan är inte heller tillåtet och anbud innehållande förbehåll eller andra villkor kommer inte att beaktas. Ingen förhandling sker efter inlämnat anbud. 3. FORM AV UPPHANDLING Det beräknade värdet för upphandlingen överstiger inte det av Europeiska kommissionen fastställda tröskelvärdet om 207 000 euro. I enlighet med 1 2 mom. landskapslag (ÅFS 43/1994) angående tillämpning i landskapet Åland av lagen om offentlig upphandling tillämpas därför inte rikets lag om offentlig upphandling (FFS 348/2007) på upphandlingsförfarandet. Upphandlingen genomförs i form av ett öppet förfarande. 4. KRAV PÅ ENTREPRENÖREN 4.1. Tillämplig lagstiftning och bestämmelser Vid utförande av entreprenaden ska entreprenören följa lagar och förordningar på Åland samt tillämpliga bestämmelser utfärdade av åländska myndigheter. 2(5)
Beställaren vill även särskilt uppmärksamma entreprenören om landskapsförordningen om skolskjutsning (ÅFS 2008:140), landskapslagen om yrkesmässig trafik (ÅFS 1976:33), och landskapsförordningen om yrkesmässig trafik (ÅFS 2000:6) 4.2. Tillstånd Ifall entreprenören erhåller upphandlingen ska denne under avtalstiden inneha ett tillstånd att utöva näring på Åland, se 4 i landskapslag (ÅFS 1996:47) om rätt att utöva näring. Intyg inlämnas på Beställarens begäran. Entreprenören ska under avtalstiden även inneha ett trafiktillstånd för yrkesmässig trafik i landskapet Åland, se 2 i landskapslagen om yrkesmässig trafik (ÅFS 1976:33). Trafiktillståndet skall bifogas anbudet. Entreprenören ansvarar för att denne också innehar övriga behövliga tillstånd för att kunna utföra skolskjutsar. Entreprenören ska på Beställarens begäran inlämna behövliga tillstånd. 4.3. Ansvar och försäkring Entreprenören ansvarar för alla eventuella sak- och personskador som kan uppkomma vid utförande av skolskjutsarna. Entreprenören ska därför under hela avtalstiden inneha en giltig trafikförsäkring och en tillräcklig ansvarsförsäkring som täcker både sak- och personskador som kan uppkomma. 4.4. Behövliga intyg och uppgifter På Beställarens begäran skall entreprenören uppvisa: 1. en utredning som visar att anbudsgivaren är införd i förskottsuppbördsregistret och arbetsgivarregistret samt i registret över mervärdesskattskyldiga eller motsvarande från annat land; 2. ett intyg över betalda skatter från skattemyndigheten eller ett intyg över skatteskuld eller en utredning om att en betalningsplan angående skatteskulden har gjorts upp; 3. ett intyg över tecknande av pensionsförsäkringar samt över betalning av pensionsförsäkringsavgifter eller motsvarande från annat land; och 4. en utredning om vilket kollektivavtal som ska tillämpas på arbetet eller om de centrala anställningsvillkoren för personalen. Entreprenören ansvarar även för att eventuella underleverantörer har ovannämnda intyg och för att underleverantörerna uppfyller ovan ställda krav. 4.5. Språkligt krav I och med att landskapet Åland är enspråkigt svenskt ska entreprenören utföra de tjänster som omfattas av denna anbudsförfrågan på svenska. 3(5)
5. ENTREPRENÖRENS PERSONAL Entreprenören eller Entreprenörens personal som utför skolskjutsar ska ha gått en av landskapsregeringen godkänd utbildning för att få köra skolskjutsar, se 2 3 mom. landskapsförordningen om skolskjutsning (ÅFS 2008:140). Intyget skall bifogas anbudet. 6. TEKNISKA KRAV PÅ FORDON De fordon entreprenören planerar att använda skall åtminstone uppfylla kraven i landskapsförordningen om skolskjutsning (ÅFS 2008:140). Registerutdrag för fordonet/fordonen skall bifogas anbudet. 7. AVTAL Bifogat denna anbudsförfrågan finns ett avtal för skolskjutsar (Bilaga 2). Villkoren i avtalet är en del av anbudsförfrågan. 8. PRIS Entreprenören ska på bifogade anbudsblankett, Bilaga 3, ge ett fast pris för hela avtalsperioden på linjen exklusive mervärdesskatt. 9. BEHANDLING OCH UTVÄRDERING AV ANBUD 9.1. Behandling av anbud På inkomna anbud noteras datum. Alla anbud öppnas samtidigt efter det att anbudsfristen löpt ut. Öppningstillfället protokollförs. Därefter görs en kontroll av de anbud som inlämnats. De anbud som lämnats in för sent eller inte uppfyller kraven i denna anbudsförfrågan beaktas inte. Det är förbundsstyrelsen för SÅHD k.f som fattar det slutliga beslutet i upphandlingsförfarandet, varefter anbudsgivarna skriftligen informeras om vem eller vilka som erhållit upphandlingen. Till det skriftliga meddelandet bifogas en besvärshänvisning. Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (ÅFS 1977:72) om allmänna handlingars offentlighet. Detta medför att inkomna anbud inte är offentliga förrän förbundsstyrelsen fattat ett slutligt upphandlingsbeslut. 9.2. Utvärdering av anbud och kontraktsskrivning Alla anbud som uppfyller de ställda kraven går vidare till fortsatt prövning. Urvalskriteriet är lägsta priset per linje. Vid lika pris på linjen lottar Beställaren vem av entreprenörerna som ska erhålla linjen. På linje nr 46 tillfrågas först den Entreprenör som gett det lägsta priset och sedan den entreprenör som gett det näst lägsta priset o.s.v. Linje 1 och 2 variera något beroende på v/v boende men enbart ett anbudspris per linje ges oberoende av vecka. 4(5)
Beställaren förbehåller sig rätten att under läsåret indra linjer eller ändra linjer. Se även punkt 2.1. b. Vid en ändring av befintlig skolskjutslinje under avtalstiden tillfrågas i första hand den entreprenör som redan tilldelats linjen i fråga. Tidigast tjugo (25) dagar efter beslutet att anta anbud kommer Beställaren att ingå ett avtal med alla de godkända leverantörerna. 10. INLÄMNANDE AV ANBUD Sista inlämningsdag: Den 28.4.2015 Anbud som lämnats in för sent beaktas inte. Inlämnande av anbud: Anbudet kan inlämnas per e-post, info@sahd.ax (Skriv i ärenderaden Anbud skolskjuts TRA eller i slutet kuvert märkt Anbud Skolskjuts TRA till förbundskansliet, Skolvägen 5, AX-22150 Jomala (anbud kan även inlämnas direkt till förbundskansliet) Anbudets språk: Ska vara svenska. Anbudets giltighetstid: Sextio (60) dagar. 11. NÄRMARE UPPLYSNINGAR Närmare upplysningar ges av: - Ledande lärare Rita Holmstedt vad gäller och eleverna, tel. +358 18 328 725 eller e-post, rita.holmstedt@sahd.ax. - Skoldirektör Per-Olof Friberg vad gäller anbudshandlingarna. Alla förfrågningar som rör anbudshandlingarna ska skickas per e-post till info@sahd.ax. Eventuella frågor gällande anbudshandlingarna kan ställas senast till och med den 23.4.2015. För att möjliggöra en icke-diskriminerande behandling av anbudsgivare kommer SÅHD att publicera alla frågor och svar gällande upphandlingen som inkommer fram till och med den 23.4.2015 på SÅHD:s webbplats (http://www.sahd.ax) under rubriken Upphandling Jomala den 14.4.2015 Förbundsstyrelsen för SÅHD k.f BILAGOR Linjeförteckning/anbudsblankett (Bilaga 1) Avtal för skolskjutsar (Bilaga 2) Anbudsblankett (Bilaga 3) 5(5)