STADSREVISIONEN www.stockholm.se/revision Nr 11 Februari 2013 DNR 372-14/2013 Granskningspromemoria 2012 STOCKHOLMS STADSTEATER AB
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret www.stockholm.se/revision Besöksadress: Hantverkargatan 3 D Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399
STADSREVISIONEN REVISIONSKONTORET 2012-02-07 INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande... 1 2 Redogörelse för granskningsresultatet... 1 2.1 Fördjupad granskning... 1 2.1.1 Förtroendekänsliga poster... 1 2.2 Grundläggande granskning... 2 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll... 2 2.2.2 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat... 3 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag... 4
STADSREVISIONEN 1(6) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med lekmannarevisorer vid ett gemensamt planeringsmöte den 22 maj 2012. Vid planeringsmötet den 13 juni 2012, informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag hon gav revisionskontoret avseende Stockholms Stadsteater AB. Vid samma möte presenterade den auktoriserade revisorn sin planeringspromemoria. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet från den auktoriserade revisorns granskning av intern kontroll och delårsbokslutet per 2012-08-31 rapporterades vid ett avstämningsmöte med bolagets ledning den 4 oktober 2012. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 6 februari 2013. Granskningspromemorian har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Fördjupad granskning 2.1.1 Förtroendekänsliga poster Inom området förtroendekänsliga poster granskades under 2010 ett antal fakturor för representation och resor. Under år 2012 fortsatte granskningen av förtroendekänsliga poster med ersättningar till anställda utöver ordinarie månadslön. Syftet har varit att bedöma om bolaget har tillräcklig intern kontroll i hanteringen av ersättningar till anställda utöver ordinarie månadslön. Granskningen har omfattat bolagets ersättningar utöver lön under perioden januari till augusti 2012. Genom en analytisk granskning av datafiler har ett urval av lönearter, exempelvis regelbundna övertidsersättningar, engångsersättningar mm, tagits fram. Därefter har substansgranskning skett av de utvalda ersättningarna. Iakttagelser från granskningen redovisas nedan. Bolagets löneadministration bygger på att de månadsavlönade själva ansöker om/ registrerar sin frånvaro och ersättningar utöver lön i ett försystem till bolagets
STADSREVISIONEN 2(6) lönesystem, där också cheferna godkänner och attesterar underlaget till löneposten. I de 70 ersättningar som har granskats ingår bland annat lönetillägg, meroch övertid och ob-tillägg samt vissa engångsbelopp. De granskade underlagen visar att löneavtal och bolagets riktlinjer i allt väsentligt följts har och att löneposterna har attesterats på ett korrekt sätt. Bolaget genomför kontroller av löneposter före och efter löneutbetalning. En särskild kontroll genomförs av att samtliga medarbetare erhållit semesterdagstillägg varje år. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Med utgångspunkt från granskningen bedömer revisionskontoret att bolagets interna kontroll av hanteringen av ersättningar utöver den ordinarie månadslönen är tillräcklig. 2.2 Grundläggande granskning 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll En sammanfattning av granskningens iakttagelser redovisas nedan. Bolagets internkontrollplan för år 2012 är baserad på en dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys. Analysen är främst inriktad mot ett 10-tal ekonomiska och administrativa områden. Riskerna har värderats. Internkontrollplanen för år 2012 har fastställts av styrelsen i samband med fastställande av budgeten. I enlighet med planen har ett antal granskningsinsatser genomförts. Granskningsresultaten har avrapporterats till styrelsen i november 2012. De rutiner som har granskats är anskaffning av varor och tjänster, upphandling, kontroll av kontantkassa och kassarapporter, utlåning av IT-utrustning och mobiltelefoner, hanteringen av fribiljetter samt redovisning av produktionskostnader. Efter genomförda kontroller framkom att rutinerna i huvudsak fungerade tillfredsställande. Den planerade granskningen och avrapporteringen av avbrottsplaner inom IT-säkerhet skjuts upp till år 2013. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret bedömer att bolaget arbetar aktivt och systematiskt med att kontrollera och förbättra den interna kontrollen i sina rutiner.
STADSREVISIONEN 3(6) 2.2.2 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Resultat efter finansnetto (exklusive realisationsvinster) 2012; mnkr KcS reviderad budget Prognos T1 PrognosT2 Bokslut -220-220 -222,1-222,2 Resultatet efter finansnetto uppgår till -222,2 mnkr, vilket är 2,2 mnkr sämre än budget. I samband med bokslutet för 2012 beräknar bolagets att utnyttja en obeskattad reserv från år 2011 i form av en överavskrivning med 2,1 mnkr. Kostnaderna har ökat till 352,8 mnkr, vilket bland annat beror på ökade kostnader för produktion, konsultkostnader och kostnader av upphovsrätter. Intäkterna har ökat till 134,9 mnkr, vilket i huvudsak beror på ökade intäkter från biljettförsäljningen. Investeringar 2012; mnkr Bolagets Prognos T1 PrognosT2 Bokslut reviderade budget 10 8,8 10 9 Investeringarna uppgår till 9 mnkr och är något lägre än vad som hade planerats i budgeten. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt tre inriktningsmål och 13 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag anger årsmål för sina indikatorer. Rapporteringen av målen och måluppfyllelsen sker i stadens planerings- och uppföljningsverktyg ILS-webb. Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt sätt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt.
STADSREVISIONEN 4(6) Iakttagelser Bolaget omfattas av 33 indikatorer. För dessa indikatorer har bolaget fastställt årsmål. Årsmålen redovisas i ILS-webb samt i bolagets budget, som är antagen av styrelsen. Revisionskontoret har noterat att bolaget även har antagit egna bolagsspecifika indikatorer med årsmål. Av bolagets redovisning framgår avvikelser från indikatorernas målvärden. Större avvikelser kommenteras nedan. Under stadens mål att Stockholm ska vara en attraktiv, trygg, tillgänglig och växande stad för boende, företagande och besök redovisas att en av indikatorerna som gäller krisledningsövning på ledningsnivå inte uppnås. Övningen är uppskjuten till år 2013. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Bolagets ekonomiska prognoser under året bedöms som tillförlitliga. Bolaget har redovisat och följt upp mål och indikatorer i enlighet med Stockholms Stadshus AB:s anvisningar. Kommentarer till avvikelserna avseende måluppfyllelse har i allt väsentligt redovisats. 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Ett urval av ägardirektiven för år 2012 har särskilt följts upp. Bolaget ska arbeta för att öka biljettintäkterna Bolagets biljettintäkter har ökat under flera år. För år 2012 uppgick biljettintäkterna till 73,7 mnkr, en ökning med 8,2 mnkr jämfört med år 2011. Det har funnits 47 produktioner på repertoaren och den genomsnittliga beläggningen blev 85 %. För att fånga upp framtida besökares intresse och kunna öka biljettintäkterna arbetar bolaget på flera olika sätt. Det viktigaste arbetet är enligt bolagsledningen att få en bred repertoar med varierande längd på föreställningarna. Erfarenheterna har också visat att produktioner med kända skådespelare i föreställningarna ökar förhandsintresset för produktionen och därmed även besöksantalet och biljettintäkterna. Bolaget strävar efter att minska andelen fast anställd personal, bland annat för att kunna engagera skådespelare med egna företag på kortare eller längre kontrakt. En annan viktig faktor är att biljettsförsäljningen även kan ske via bolagets webbsida dvs att biljettförsäljningssystemet är lättåtkomligt. Med bolagets
STADSREVISIONEN 5(6) föreställningsplanering kan förköp av biljetter ske ett halvår i förväg. Vidare tillämpas differentierade priser för olika föreställningar, exempelvis har barnproduktioner en lägre prissättning. Bolaget ska söka samarbete med det fria kulturlivet och andra intressenter, exempelvis genom den nya gästspelscenen. Scenen Bryggan ska upplåtas till det fria kulturlivet. Flera av bolagets scener såsom Parkteatern, scenen i Skärholmen, Marionetteatern och Soppteatern samarbetar med andra aktörer och gästspel. Samarbete sker med fria teatergrupper, lokala intresseföreningar och andra kommuner i närområdet runt Skärholmens scen. Vidare har Parkteatern under år 2012 samarbetat med bland annat Kungliga Operan och Cullbergsbaletten. Sedan flera år tillbaka sker även ett samarbete mellan Stadsteatern och Strindbergs Intima Teater. Under Strindbergsåret har också ett samarbete pågått med Radioteatern. Initiativ till ytterligare samarbete togs då scenen Bryggan uppläts till det fria kulturlivet, med start halvårsskiftet 2012. Sedan 1 september har 62 föreställningar framförts på scenen, representerande 10 olika fria teatergrupper. Besöksfrekvensen har hittills legat på 68 %. Bolagets avtal med aktörerna från det fria kulturlivet är att biljettintäkterna delas med 25 % till Stadsteatern och 75 % till den gästspelande fria teatergruppen. Verksamheten planeras att fortsätta under år 2013. Bolaget ska i samarbete med andra aktörer ansvara för stadens Strindbergs jubileum 2012 I samband med budget år 2010 fick Stockholms Stadsteater i uppdrag att, tillsammans med Strindbergs Intima Teater och andra aktörer, ta ansvar för Strindbergsjubileet i staden. Tillsammans med kulturförvaltningen, Svenska Institutet och Kulturrådet har Stadsteatern ansvar för en webbplats under kulturrådets hemsida som under året har särskilt informerat om August Strindberg och om olika aktiviteter och produktioner under Strindbergsåret. Vidare har besökare varje söndag under året kunnat lyssna till Radioteaterns (SR) samtliga tidigare inspelade Strindbergsföreställningar. I samarbete med Liljevalchs har stadsteatern producerats Första varningen August på Liljevalchs, en produktion baserad på nio pjäser av Strindberg som utspelar sig i olika rum i Liljevalchs i samband med museets egen Strindbergsutställning.
STADSREVISIONEN 6(6) Stadsteatern har i samarbete med Strindbergs Intima teater producerat och spelat några pjäser. Därutöver har ett 10-tal Strindbergspjäser presenterats av fyra Strindbergskännare under rubriken Strindbergs ospelbara på Medelhavsmuseet, Tyska kyrka och Strindbergs Intima Teater. Under Kulturfestivalen bjöds varje dag på Radioteater. Stadsteatern har under året också satt upp egna produktioner av Strindbergs pjäser och böcker. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets sammanfattande bedömning arbetar bolaget aktivt med ägarens direktiv och uppdrag. 2.2.4 Uppföljning av tidigare granskning Under år 2011 granskades bolagets rutiner för klagomål och synpunkter. Bolagets arbete med att utveckla en ny webbplats med automatisk återkoppling till kunderna, med en bekräftelse på inkommet klagomål och upplysning om när de får svar, har skjutits upp till år 2013. Staffan Moberg Stadsrevisor Annelie Wikland Certifierad kommunal revisor