TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning 2019-01-30 KS 2018/1063 Kommunstyrelsen Granskning av kommunens hantering av riktade bidrag Förslag till beslut Kommunstyrelsen antar kommunledningskontorets yttrande som sitt och överlämnar det till kommunens revisorer som svar på granskning av kommunens hantering av riktade bidrag. Bakgrund Bidrag av olika slag är en viktig del av en kommuns finansiering. Sammanställningar från SKL visar att Sverige under de senaste åren erhållit ca 10-12 miljarder sek/år i EU-stöd till olika verksamheter. Enligt en annan kartläggning från SKL, har de riktade statsbidragen ökat i omfattning under 2000-talet. 2016 fanns det mer än 120 olika typer av statsbidrag för kommuner att söka - all med sina egna regelverk och fördelningsprinciper. Utöver detta publicerar svenska myndigheter (t.ex. Vinnova, Trafikverket, Hav- och Vattenmyndigheten och Länsstyrelsen) regelbundet konkurrensutsatta utlysningar av medel till innovations och utvecklingsprojekt med bl.a. kommuner som målgrupp. I revisionsrapport Granskning av kommunens hantering av riktade bidrag från oktober 2018 undersöker EY huruvida Kalmar kommun har tillräcklig kontroll över hanteringen av riktade bidrag (statsbidrag, EU bidrag och andra förekommande bidrag). Revisorerna har granskat hela kedjan från identifiering av möjligheter att söka bidrag till återrapportering av utförda prestationer och eventuella återbetalningar. Granskningen har genomförts genom dokumentstudier, intervjuer samt stickprov från totalt sex riktade statsbidrag och ett EU-bidrag inom barn- och ungdomsnämnden (nu utbildningsnämnden), socialnämnden, omsorgsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, samt kommunstyrelsen. Den samlade bedömningen är att det finns en fungerande hantering och redovisning av riktade bidrag på tjänstemannanivå inom de granskade nämnderna. Samtidigt konstateras att rutinerna kring nämndernas styrning i Kommunledningskontoret Adress Box 611, 391 26 Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel 0480-45 00 00 vx Fax 480-45 00 47 anette.mellstrom@kalmar.se
KS 2018/1063 2 (4) förhållande till bidragen bör förtydligas. I rapporten rekommenderas olika åtgärder för de granskade nämnderna. Kommunstyrelsen rekommenderas att: 1. Upprätta kommungemensamma riktlinjer för projektredovisning, i syfte att säkerställa en enhetlig och korrekt redovisning av projekt. 2. Kommunen bör eftersträva att samtliga kostnader tillhörande projekt knyts till respektive projektredovisning. 3. Säkerställa att nämnderna erbjuds tillräckligt stöd i arbetet med ansökningar och redovisningar av riktade bidrag. Överväganden angående rekommendationer till kommunstyrelsen 1. Upprätta kommungemensamma riktlinjer för projektredovisning, i syfte att säkerställa en enhetlig och korrekt redovisning av projekt. 2. Kommunen bör eftersträva att samtliga kostnader tillhörande projekt knyts till respektive projektredovisning. Kommunledningskontoret instämmer med revisorerna om vikten av att Kalmar kommun har god kapacitet att ta fram korrekta redovisningar för projekt med riktade bidrag och projektkostnader tydligt skiljs åt från ordinarie drift. Att ha ett robust system på plats är avgörande för kommunens möjligheter att söka och driva verksamhet med riktade bidrag. Kommunledningskontoret är dock tveksamt till behovet och nyttan av nya, kommungemensamma riktlinjer. Varje bidragsgivare/finansieringsprogram har sina specifika riktlinjer och mallar i vilka det ställs höga krav på rapportering och särredovisning av projektkostnader. Kraven varierar stort beroende av finansiär och vilken typ av projekt det handlar om. Parallellt med de projektspecifika riktlinjerna finns Kalmar kommuns ordinarie ekonomisystem och uppföljningsrutiner tillgängliga för förvaltningarna när externa projekt ska redovisas. Ytterligare stöd finns i verksamhetshandbokens kommungemensamma mallar för uppdragsbeställningar och projektdirektiv. Syftet med dessa är att säkra att beställare och utförare är överens om vad som ska göras, samt när lägesrapporter och slutredovisning ska ske etc. Den samlade bedömningen är att mycket av det revisorerna efterfrågar finns på plats och att eventuella nya kommungemensamma riktlinjer skulle riskerar att krocka med existerande system och därför skapa onödigt dubbelarbete för förvaltningarna. I stället för att utforma nya riktlinjer för redovisning av riktade bidrag bör kommunledningskontorets roll bestå i att höja kunskapen om befintliga regler och följa upp att de används på rätt sätt. 3. Säkerställa att nämnderna erbjuds tillräckligt stöd i arbetet med ansökningar och redovisningar av riktade bidrag. I revisionsrapporten preciseras inte vad som är ett tillräckligt stöd från kommunstyrelsen eller hur det skulle kunna utformas.
KS 2018/1063 3 (4) Behovet av stöd varierar mellan förvaltningarna och vad som är tillräckligt beror delvis på vilken typ riktade bidrag det handlar om, och vilken roll (projektledare eller partner) kommunen förväntas ha i projekten. I revisionsrapporten granskas i huvudsak projekt som finansieras med riktade statsbidrag, t.ex. Lärarlönelyftet och Ökad bemanning inom äldrevården. Den här typen av bidrag beviljas till de sökande med utgångspunkt i kommunens befolkningsmängd och/eller antalet invånare i respektive målgrupp. För riktade bidrag till innovations- och utvecklingsprojekt, t.ex. Eco-udden som drivs av Socialförvaltningen eller Cities Multimodal som leds av Samhällsbyggnadskontoret, är konkurrensen mellan de sökande organisationerna betydligt hårdare. Syftet är att utveckla innovativa metoder tillsammans med andra organisationer och kraven på att kunna redovisa nyskapande resultat är högre än för de riktade statsbidragen. Generellt sett krävs mer stöd till förvaltningarna - eller större interna resurser på förvaltningarna - för att lyckas med ansökningar och redovisningar av den senare typen av projekt. När det gäller riktade statsbidrag: I den av kommunfullmäktige beslutade Verksamhetsplan med budget 2019 och ekonomisk planering 2020-2021 fastslås på sidan 37; I Kalmar har nämnderna ansvar för att bevaka och söka riktade statsbidrag inom sina respektive verksamhetsområden. Denna ansvarsfördelning har tillämpats under en längre tid. Det innebär att respektive nämnd med sin förvaltning byggt upp kompetens inom sina ansvarsområden att följa lagstiftning och myndighetsutövning med därtill hörande bidragshantering (till exempel genom Skolverket och Socialstyrelsen). I dessa delar bedöms respektive fackförvaltning, snarare än kommunledningskontoret, ha kompetens och kapacitet att säkerställa tillräckligt stöd i arbetet med ansökning och redovisning av riktade bidrag. När det gäller riktade bidrag från EU eller svenska myndigheter till innovations- och utvecklingsprojekt: Även här finns det en förväntan på förvaltningarna att ta huvudansvaret för att ansöka om och driva projekt: Följande skrivning finns i budget 2019 och ekonomisk planering 2020-2021 på sid 14 Internationellt samarbete blir ett allt viktigare verktyg för att skapa mervärden för kommunens invånare, näringsliv och vår egen verksamhet samt för att uppnå visionen om ett integrerat, hållbart och framgångsrikt Kalmar. Förvaltningar och bolag i Kalmar kommun uppmuntras att i större utsträckning än i dag använda resurser från EU:s stöd och program för att förstärka utvecklingsinsatser och höja kvaliteten i verksamheten Kommunledningskontoret erbjuder i dag förvaltningarna stöd med bl.a. information om finansieringsmöjligheter, hjälp att hitta samarbetsparterns och med att skriva och planera ansökningar. Här finns det säkert saker som kan förbättras och behov av förstärkning när det gäller t.ex. ekonomistöd. Men det är också viktigt att förvaltningarna blir mer aktiva och lyfter in externfinansierad utvecklingsprojekt som en naturlig del av sitt långsiktiga förbättringsarbete. Sakkunniga/experter från förvaltningarna behöver ges större utrymme att delta både i ansökan, genomförandet och utvärderingen av externfinansierade projekt. Hur detta ska göras i praktiken bör respektive förvaltning vara med och ta ställning till.
KS 2018/1063 4 (4) Kommunledningskontoret avser därför att under 2019 skapa en förvaltningsövergripande arbetsgrupp, med syftet att förbättra kommunens förutsättningar att söka och driva externfinansierade innovations- och utvecklingsprojekt. Frågeställningar för gruppen skulle t.ex. kunna vara: Hur kan möjligheter till externfinansiering lyftas in tidigt som en ordinarie del av budgetprocess och läggas in i förvaltningarnas verksamhetsplanering.? Vilken typ av kompetensutveckling och eventuell resursförstärkning behövs för att förbättra förutsättningarna till att söka och driva externfinansierade utvecklingsprojekt? En viktig del skulle också vara att underlätta erfarenhetsutbyte mellan förvaltningarna. Anders Almqvist Strateg för EU och internationella frågor Jonas Sverkén förvaltningschef Bilaga: Granskningsrapport