Verksamhetsberättelse och bokslut 2018

Dnr DSN-2019-2 Dpl 10 sid 1 (8) KOMMUNLEDNINGSKONTORET Tjänsteyttrande 2019-01-08 Peter Jönarp, peter.jonarp@karlstad.se Verksamhetsberättelse och bokslut 2018 Dnr DSN-2019-2 Dpl 10 Verksamhet Den gemensamma drifts- och servicenämndens långsiktiga vision är - det ska bli bättre att vara medborgare i Värmland. Nämnden skapar förutsättningar för samverkan mellan kommuner samt mellan kommuner och landstinget. Genom samverkan kan resurser nyttjas på ett mer kostnadseffektivt sätt och kvalitén samt möjligheten att följa utvecklingen förbättras. Målen för den gemensamma drifts- och servicenämnden är: lägre kostnad för drift som kan ske gemensamt effektivare utnyttjande av resurser genom samverkan bidra till en bättre och snabbare utveckling genom samverkan genomföra gemensamma upphandlingar som resulterar i lägre kostnader även om inte drift sker gemensamt Viktigare händelser 2018 Fler samverkansområden i nämnden Kommunalförbundet Region Värmland har sedan dess bildande bistått länets kommuner vad gäller olika typer av samverkan med koppling till det kommunala uppdraget. Då kommunalförbundet per den 31 december 2018 avvecklades har länets kommuner enats om att finna andra legala samverkansformer för fortsatt samverkan. Mot bakgrund av detta har drifts-och servicenämnden under 2018 tagit över ansvaret vad gäller bland annat bibliotekssamverkan. Fler områden kan komma att tillkomma även 2019. Projekt Digitalisering - genom samverkan Under verksamhetsåret har det länsövergripande projektet Digitalisering-genom samverkan genomförts. Projektet syftade till att genomföra en nulägeskartläggning av ingående parters digitaliseringsutveckling med syfte att identifiera ett antal samverkansområden där möjligheter till skalbarhet och gemensamma kostnadsfördelar skulle kunna uppnås i ett länsperspektiv. Projektets resultat har presenterats för nämndens ledamöter. Kartläggningen visar att det i länet finns ett gemensamt intresse att gå vidare med att samarbeta kring frågan om e-arkiv. Postadress: Kommunledningskontoret, Besöksadress: Webb: karlstad.se Tel: 054-540 00 00 E-post: kommunledningskontoret@karlstad.se Org.nr: 212000-1850 PlusGiro: upphört Bankgiro: 405-2213

Dnr DSN-2019-2 Dpl 10 sid 2 (8) Dokument - och ärendehanteringssystem Under 2016 fattade nämnden ett inriktningsbeslut att ett gemensamt dokument-och ärendehanteringssystem skulle upphandlas. Under 2018 fortsatte det omfattande processarbetet med att utforma förfrågningsunderlag. Flera samverkansmöten har genomförts under året för att inhämta ingående parters synpunkter och behov. Ambitionen är att ett avtal ska slutas med en leverantör under våren 2019. Inera Under 2018 blev samtliga länets kommuner delägare till Inera. Inera är en plattform för utveckling och förvaltning av gemensamma digitala lösningar för sina delägare. Via drifts-och servicenämnden har beslut fattats att Karlstads kommun representerar länets kommuner i Ineras programråd. Uppföljning verksamhetsplan 2018 DRIFT-OCH SERVICENÄMNDENS VERKSAMHET 2018 NÄMNDMÅL: LÄGRE KOSTNAD FÖR DRIFT SOM KAN SKE GEMENSAMT FORTSATT GEMENSAMT UTVECKLINGSARBETE AV E-TJÄNSTER Att en ny teknisk plattform har upphandlats och driftsatts Att nyttjandet av antalet e-tjänster har ökat i samtliga kommuner. Ambitionen är att nyttjandet av antalet e-tjänster ökat med 10% i Värmland. Ett nytt avtal har träffats för en gemensam e tjänsteplattform. Det är samma system som tidigare men den har uppgraderats och dessutom ingår nu flera nya efterfrågade funktioner. Exempel på nya funktioner är kö, bokning, betalning samt kartintegration. Nu kan alla kommuner bygga nya e-tjänster på egen hand och/ändra e-tjänster som andra kommuner byggt. Under hösten har utbildningar i administration av plattformen samt av e-tjänstebyggaren genomförts för ansvariga i respektive kommuner. Användningen av plattformen ökar i stort sett i alla kommuner i Värmland. Flera av kommunerna har även fler e-tjänster 2018 jämfört med 2017. Under 2018 med augusti 2018 har det totalt tillkommit 52 nya e- tjänster. 10 av tjänsterna är byggda av Eda och Torsby kommun vilket är extra roligt. I några fall är det samma tjänst som finns i flera kommuner och att samma e- tjänst används i flera kommuner är ett mål i sig. Det är en positiv önskad effekt i och med att länssamarbetet gör det enkelt att kopiera en tjänst från en kommun till en annan istället för att behöva bygga helt eget från start. Ett exempel på detta är den nya e-tjänsten för begäran

Dnr DSN-2019-2 Dpl 10 sid 3 (8) om registerutdrag enligt dataskyddsförordningen har införts i flera av kommunerna samtidigt. Antalet inkomna ansökningar 2018 har också ökat i alla kommuner jämfört med 2017 även om det varierar med hur många mellan kommunerna. Den sammanlagda ökningen av ansökningar är 26 %. Grums, Hammarö och Hagfors är de kommunerna som har den största procentuella ökningen 2018 med mer 50% fler inkomna ansökningar jämfört med 2017 medan Karlstad fortsatt är den kommun som har flest antal ansökningar. NÄMNDMÅL: EFFEKTIVARE UTNYTTJANDE AV RESURSER GENOM SAMVERKAN SE ÖVER FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR EVENTUELLA FRAMTIDA SAMVERKANSOMRÅDEN INOM RAMEN FÖR NÄMNDENS ANSVARSOMRÅDE Områden där det finns ett gemensamt intresse att samverka: Fördjupad samverkan inom GIS-området Ett framtida gemensamt lönesystem Fördjupad samverkan inom IT-säkerhet och informationssäkerhetsområdet Samfinansiering av dataskyddsombud Uppdaterad analys och uppföljning vad gäller löptider för olika verksamhetssystem som finns hos kommuner och landsting i länet Att minst tre analyser av ovanstående eventuella samverkansområden avrapporteras till nämnden under 2018. Vad gäller fördjupad samverkan inom GIS-området finns det ett etablerat länsnätverk. De träffas 2 gånger per år, och värdskapet är ambulerande mellan kommunerna. Nätverkets fokus är erfarenhetsutbyte, goda exempel, trender/omvärldspaning. Nätverket har inget konkret samarbetsprojekt igång och trolig orsak är att kommunerna inte har samma GIS-system. Det finns några kommuner som delar på GIS-tjänst. Ingen kartläggning av har ännu påbörjats vad gäller ett eventuellt framtida gemensamt lönesystem. Frågan kommer att destineras till länets personalnätverk. Ytterligare ett skäl till att frågan inte hanterats under 2018 är den pågående regionbildningsprocessen samt att i Östra Värmland finns en nyligen påbörjad samverkan. IT-säkerhet och informationssäkerhetsområdet är ett mycket centralt och viktigt område. Under 2018 har ett IT-säkerhetsnätverk startat och möten kommer inledningsvis att hållas två till fyra gånger per år. Karlstads kommun ansvarar för nätverket första året.

Dnr DSN-2019-2 Dpl 10 sid 4 (8) Med anledning av dataskyddsförordningen ikraftträdande ställer förordningen krav på att det ska finnas ett utsett dataskyddsombud i varje kommun. Samtliga parter i nämnden har funnit former för att säkerställa detta vilket gör att frågan om en samfinansierad tjänst inom nämnden inte är aktuell i dagsläget. En viktig grund för att öka samverkan i nämnden är att det finns en uppdaterad analys och uppföljning vad gäller olika löptider för olika verksamhetssystem som finns hos kommuner och landsting i länet. Analys och uppföljning sker löpande. SAMVERKANSAKTIVITETER IT-CHEFER Aktiviteten rapporterats löpande under året, nedan följer en kort rapport. Att samverkansaktiviteterna avrapporteras löpande vid drift- och servicenämndens möten. Genomförda eller påbörjade samverkansaktiviteter: Redundant Internet En gemensam förstudie mellan Hammarö, Kil, Forshaga och Karlstad har genomförts. Med syftet att belysa möjligheterna till gemensam och redundant Internetuppkoppling för Värmlands kommuner. Det pågår en kartläggning där man belyser de tekniska förutsättningar som behövs för att samverka med redundant internetuppkoppling. Kartläggningen genomförs per kommun för att skapa en tydligare bild över vad som behöver justeras eller kompletteras för respektive kommun och då också ge en tydligare kostnadsbild. Det har diskuterats kring fyra olika alternativ för samverkan kring Internetuppkoppling, där man i ena änden nyttjar Karlstads kommuns internetuppkoppling som reserv och i andra änden nyttjar Karlstads Internetuppkoppling fullt ut, inklusive de säkerhetslösningar som är i drift. Dialogerna om möjliga samverkansvägar fortsätter under våren. Kompetenssamverkan Dialoger kring kompetensamverkan har förts inom ITchefsnätverket och fokus har lagts kring att etablera nätverk för säkerhet och Office365. Vad gäller dialog och erfarenhetsutbyte kring licenser, införande och drift av molntjänsten Office 365 har en sådan aktivitet genomförts under kvartal två. Karlstads kommun och Landstinget i Värmland arrangerade en träff och delade med sig av erfarenheter och goda exempel.

Dnr DSN-2019-2 Dpl 10 sid 5 (8) Nationella lösningar för identifiering Informationsmöten har arrangerats inom ITchefsnätverket och där deltog berörd personal från samtliga parter. Landstinget i Värmland var med och berättade om sina erfarenheter med bland annat SAMBI och Region Värmland pratade om EFOS och samverkan med INERA. Vad gäller SAMBI ansvarar Region Värmland för att säkerställa samverkan inom länet. Gemensam handlingsplan och funktionalitet för logghantering av e- post och offentliga handlingar Erfarenhet och rutiner för denna hantering har diskuterats inom IT-chefsnätverket och handlingsplan ska tas fram. Handlingsplan för förutsättningar för digital utveckling SKL/Inera En workshop är genomförd under första kvartalet 2018 och resultatet är inskickat till INERA. Under workshopen deltog ca 20 personer från 8 kommuner och Landstinget i Värmland. Många bra dialoger kring bland annat arkitektur, informationshantering, digital kompetens och ledarskap som alla är viktiga byggstenar framåt för digitalisering och utveckling. ÖVERGRIPANDE UTVECKLINGSARBETE INOM RAMEN FÖR NÄMNDENS ARBETE Mot bakgrund av genomförd revision av drifts-och servicenämnden behöver nämndens övergripande mål konkretiseras i syfte att kunna utvärdera nämndens övergripande målsättning. Arbetet är ännu inte påbörjat utan kommer startas upp under våren 2019 och ligger med som en aktivitet i verksamhetsplanen för 2019. Bakgrunden till att arbetet inte satts igång har varit mot bakgrund av den pågående regionbildningsprocessen. NÄMNDMÅL: BIDRA TILL EN BÄTTRE OCH SNABBARE UTVECKLING GENOM SAMVERKAN GENOMFÖRANDE AV PROJEKTET DIGITALISERING-GENOM SAMVERKAN Nämndens beslutade i november 2017 att uppdra till Kommunledningskontoret att genomföra projektet Digitalisering-genom samverkan, under förutsättning att deltagande parter medfinansierar projektet. Projektets syfte att genomföra en nulägeskartläggning av ingående parters digitaliseringsutveckling i syfte att identifiera ett antal samverkansområden där möjligheter till skalbarhet och gemensamma kostnadsfördelar kan uppnås i ett länsperspektiv. Den övergripande målbilden för projektet är att varje ingående part höjt sin kunskap om sin kommuns digitaliseringsutveckling samt fått bättre förutsättningar för att bedriva förändringsledning. Att minst 80 personer har deltagit i en kompetenshöjande aktivitet. Att en sammantagen nulägesanalys för länets digitaliseringsutveckling har tagits fram

Dnr DSN-2019-2 Dpl 10 sid 6 (8) Under första delen av året arrangerades en kick-off för det länsgemensamma projektet. Under arrangemanget deltog ca 60-80 personer från olika kommuner och Landstinget i Värmland. Arrangemanget innehöll bland annat presentation från Nacka Kommun där de pratade om sin utvecklingsresa med digital medarbetare i form av en handläggningsrobot. SKl och Inera var också på plats och berättade om sina nationella projekt och kommande utvecklingsplaner. Vidare har samtliga kommuner genomfört e-blomlådan som är en metod för att mäta digital mognad och som tillhandahålls av SKL. Projektets resultat har slutredovisats till nämndens ledamöter samt till kommunchefsgruppen. NÄMNDMÅL: GENOMFÖRA GEMENSAMMA UPPHANDLINGAR SOM RESULTERAR I LÄGRE KOSTNADER ÄVEN OM INTE DRIFT SKER GEMENSAMT GEMENSAM UPPHANDLING AV ETT DOKUMENT-OCH ÄRENDEHANTERINGSSYSTEM I december 2016 rekommenderade nämnden ingående parter att fatta inriktningsbeslut huruvida intresse fanns att delta i upphandling av ett system för dokument-och ärendehantering. 13 parter i nämnden visade intresse och under kvartal 4 annonserade förfrågningsunderlaget. Att annonsering av ett gemensamt dokument-och ärendehantering sker under kvartal 4 2018. Under slutet av 2018 tilldelades tilldelningsbeslut till vinnande leverantör.

Dnr DSN-2019-2 Dpl 10 sid 7 (8) Driftbudget - ekonomiskt utfall Belopp i tkr. Utfall Jan-dec Utfall Jan-dec 2017 2018 Intäkter 11 594 7 079 Kostnader 11 594 6 917 Nettokostnad 0 162 Kommunbidrag/ram 0 0 Resultat 0 162 Kommentar utfall januari-december 2018 har varit ett år med betydligt färre köp av nätutrustning och datorer via Karlstads kommuns leverantörsavtal. De ordinarie kostnadsposterna som medlemsavgift, regions-idp, projektplatsen, Sambruk och Sjunet var dock stabila och motsvarar ca 2,3 mkr av omsättningen. Överskottet beror på intäkterna från medlemsavgifterna var 162 tkr högre än omkostnaderna för nämnden. En ny tillkommen kostnad för nämnden är kostnad för dataskyddsombud. Dataskyddsombudet ska säkerställa nämndens verksamhet. Matrisen nedan visar nämndens omsättning de senaste fem åren och inom vilka områden den varit. Under 2017 missades att bokföra E-tjänsterna genom nämnden men för att göra jämförelsen likvärdig finns de ändå med i matrisen. 2014 2015 2016 2017 2018 Medlemsavgift 880 880 1 020 1 043 1 084 IDP 713 775 713 713 713 Projektplatsen 119 119 154 145 256 Sjunet 87 87 87 87 87 Sambruk 80 80 135 173 173 E-tjänster 1 030 971 986 1043 972 Datorer 1 012 2 134 3 932 3 068 261 Print 29 332 962 785 1 Nät 5 140 4 525 2 743 IAM 15 12 77 Digit genom samverkan 712 3 950 5 378 13 144 11 594 7 079 Ann Otto Nemes utvecklingsdirektör Peter Jönarp It-strateg

Dnr DSN-2019-2 Dpl 10 sid 8 (8)