TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Niklas Hermansson 2015-01-13 SN 2015/0025.11.01 0480-453819 Socialnämnden Uppföljning bostad med särskild service Calmia (Gula gatan) Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund Kvalitetsuppföljning av Calmias verksamhet gjordes av socialnämnden 141006 och de sammanfattade intrycken och slutsatserna var att verksamheten fungerade väl med ett tydligt fokus för brukarna och för deras välmående. De förbättringsområden socialnämnden uppmärksammade handlade om att föreskrifterna för Bostad med särskild service, dokumentation, ledningssystem och lex Sarah borde bli mer kända i verksamheten. Man kunde också utveckla rutiner för utrymning och för, social dokumentation. Verksamheten återkom, med anledning av förbättringsområdena, under hösten med handlingsplaner som visade att man åtgärdat dessa. Uppföljning av verksamheten görs årligen och kommer nästa gång att göras under hösten 2015. Niklas Hermansson Verksamhetschef Cecilia Frid Socialchef Bilagor Kvalitetsuppföljning Rutin lex Sarah Rutin lex Maria Rutin utrymning Åtgärdsplan Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel 0480-45 00 00 vx Niklas.Hermansson@kalmar.se
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Förvaltningschef Cecilia Frid Avdelningschef Ingela Möller 2013-06-04 1 (8) Kvalitetsuppföljning i avtalad verksamhet: Daglig verksamhet, boende och sysselsättning enligt SoL och LSS - Rapportmall Basuppgifter Verksamhetens namn Gruppboende Gula gatan Utförare (bolag, stiftelse, entreprenad etc.) Stiftelsen Calmia Föreståndare/verksamhetsansvarig Verona Carlsson Telefon 0480-420858 Hemsida - Verksamhetens inriktning (boende, korttidsboende, dagverksamhet, sysselsättning) Bostad med särskild service för vuxna LSS9:9 Antal omsorgstagare i verksamheten 3 st Kvalitetsuppföljningen utförd av Verksamhetsutvecklare Kerstin Lagerlund och Lena Jenisch, Socialförvaltningen Medicinskt ansvarig sjuksköterka Annika Lindquist, Omsorgsförvaltningen och Socialförvaltningen Vid kvalitetsuppföljningen medverkade från verksamheten Göran Stridsberg, Bonny Andersson, Verona Carlsson, Anette Åberg. Det finns funderingar på att Anette Åberg övertar föreståndaransvaret. Datum för kvalitetsuppföljningen 2014-10-06 Mätning - Analys - Resultat Mätningar/redovisningar
2 (8) Sammanfattande intryck och slutsatser med eventuella förbättringsområden Intryck och slutsatser Verksamheten ger intryck av att vara välfungerande utifrån vad företrädare för verksamheten berättar och vad kvalitetsgranskarna kan se. Styrelsen för stiftelsen är aktiva intressenter och fokus för verksamheten är brukarna och deras välmående. Förbättringsområden Gällande föreskrifter för insatsen Bostad med särskild service, dokumentation, ledningssystem och lex Sarah är inte tillräckligt kända. Verksamheten behöver fundera över vilka rutiner och processer som verksamheten behöver för att uppfylla de krav som ställs i dessa föreskrifter. För bostad med särskild service för vuxna gäller föreskriften SOSFS 2002:9. För dokumentation gäller SOSFS 2006:5 t.o.m. 2014-12-31, fr.o.m. 2015-01- 01 gäller SOSFS 2014:5. För ledningssystem gäller SOSFS 2011:9. För lex Sarah SOSFS 2011:5. De skriftliga rutiner som kvalitetsgranskarna främst anser saknas är: - skriftlig rutin för lex Sarah - skriftliga rutiner för utrymning För övrigt anser kvalitetsgranskarna att: - Utrymningsövningar bör planeras och genomföras minst 2 ggr/år, antingen som praktisk övning eller som en genomgång med personalen där rutiner för personalens agerande vid utrymning gås igenom. - Den sociala dokumentationen kring varje brukare bör utvecklas för att uppfylla kraven främst vad gäller genomförandeplan. Användbara länkar på nätet är: Bostad med särskild service http://www.ivo.se/tillstand-och-register/lss-tillstand/sidor/bostad-sarskildservice-vuxna.aspx http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2007/2007-101-6 Angående föreståndare http://www.ivo.se/tillstand-och register/socialtjansttillstand/sidor/forestandare.aspx Angående ledningssystem http://www.socialstyrelsen.se/ledningssystem Angående lex Sarah http://www.socialstyrelsen.se/lexsarah http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2013/2013-4- 9/Sidor/default.aspx Handlingsplan Rapport från kvalitetsgranskare skickas till ansvarig chef i avtalad verksamhet senast två veckor efter kvalitetsgranskning. En handlingsplan upprättas av ansvarig chef i avtalad verksamhet. Handlingsplanen ska innehålla vilka korrigerande och förebyggande åtgärder verksamheteten tänker vidta och när dessa
3 (8) ska vara klara. Handlingsplanen skickas per mail till ansvarig kvalitetsgranskare senast fyra (4) veckor efter att rapporten mottagits. Rapport och handlingsplan redovisas av tjänsteman i socialnämnden. Vidtagna åtgärder följs upp av kvalitetsgranskare vid nästa årliga kvalitetsuppföljning eller tidigare vid behov. Bakgrund Den vård- och omsorgsverksamhet som bedrivs av annan, som socialnämnden i Kalmar kommun har tecknat avtal med (avtalad verksamhet), ska själva göra egenkontroll i sin verksamhet enligt SOSFS 2011:9. Socialnämnden har dock ett ansvar att följa upp denna verksamhet för att säkerställa kvaliteten i verksamheterna och att tecknat avtal följs. Syfte och mål Syftet är att följa upp hur utföraren följer överenskommet avtal. Målet är säkerställd kvalitet. Metod Inför besöket granskas verksamhetsberättelse, årsredovisning samt tillstånd. Besök i verksamheten och intervju med företrädare. Verksamhetens mål Vilka är verksamhetsmålen och hur arbetar man med dem? Att personer med funktionshinder får möjlighet att bo tillsammans i gruppboende och att dessa personer får möjlighet till ett liv i gemenskap med andra och delaktighet i samhällslivet. Stiftelsen ska på alla sätt verka för att stödja och stimulera deras utveckling som individer. Kunskapsbaserad verksamhet Ledning Vilken utbildning och erfarenhet har föreståndare/verksamhetsansvarig som ansvarar för driften av verksamheten? Grundskola och kurs på gymnasienivå - SPU (Sammanhållen grund och påbyggnadskurs för omsorg om personer med utvecklingsstörning). Personal Vilka kompetenskrav ställs på ordinarie personal? Vid nyanställning skulle undersköterskekompetens krävas. Personalkontinuiteten är mycket god och nyrekrytering skedde senast 2009. Tre av fyra medarbetare finns kvar sedan starten 1999. Samtliga anställda har en skriftlig och individuell kompetensutvecklingsplan som inte är äldre än ett år. Under tid som Omsorgsförvaltningen var beställare och i föregående avtal finns/fanns en överenskommelse om att få information om samt delta i kommunens utbildningar. Detta har inte fungerat sedan funktionshinderfrågor
4 (8) organiserats under Socialförvaltningen påpekar representanter för verksamheten. Behov av och önskemål om HLR utbildning för all personal. Skiftliga rutiner för introduktion av nyanställda finns och tillämpas? Ja. Avser såväl information om verksamheten, lokalerna och rutiner kring arbete med brukarna. Introduktion genom att vikarier går bredvid ordinarie personal två kvällar och en morgon. Ny personal arbetar inte själva de första passen. Trygghet och säkerhet De enskilda Den enskilde får muntlig och skriftlig information då insatsen påbörjas. Har inte varit aktuellt då de boende har bott sedan starten 1999. Samtliga enskilda på enheten (avser boende) har en särskild stödperson/kontaktperson bland personalen. Ja. Personal Hur många personer omräknat till heltidstjänster är anställda i verksamheten. 4,0 Hur många personer är anställda? Fyra personer är tillsvidareanställda. Timanställda finns. Hur många personer har arbetat minst ett år? Alla fyra tillsvidareanställda har arbetat mer än ett år. Rutin för information om sekretess och tystnadsplikt finns och tillämpas. Skriftlig och muntlig information finns. Förbindelse undertecknas av anställda. Utdrag ur belastningsregistret begärs vid nyanställning. Dokumentation Aktuell (utifrån behov och situation idag) genomförandeplan finns för varje enskild. Alla brukare har en genomförandeplan. Den är dock inte aktuell såtillvida att den inte revideras eller följs upp. Datum och årtal för upprättande saknas i den plan som kvalitetsgranskarna tittar i.
5 (8) Social journal finns för varje enskild där faktiska omständigheter och händelser av betydelse dokumenteras. Personal dokumenterar i gamla mallar från kommunen (daganteckning LSS). Händelser utöver det vanliga dokumenteras. Årtal har angetts i början av året men saknas sedan i de löpande anteckningarna. HSL-insatser dokumenteras i separat mall och förvaras under separat flik i brukarens pärm. Dokumentationen förvaras på ett betryggande sätt så inga obehöriga får tillgång till den. Ja. Pärmarna förvaras i brandsäkert säkerhetsskåp. Personalmöten hålls varannan vecka där personal delvis utgår från brukarnas genomförandeplaner och då man pratar om vad som behöver göras. Verksamheten uppger att personalen har stor kännedom och vetskap om vad brukarna tycker och vill i olika frågor. Lex Sarah Rutiner enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah SOSFS 2011:5 finns och tillämpas. Rapportering enligt lex Sarah har gjorts under det senaste året. - Antal lex Sarah rapporter inlämnade till socialnämnden under senaste året? (Skyldighet enl. 14 kap 5 SoL och 24 d LSS) Ingen. Sammanställning och analys av lex Sarah-rapporteringar samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Inga missförhållanden uppges ha inträffat. Inga rutiner finns för hur ett eventuellt missförhållande eller risk för missförhållande ska åtgärdas, rapporteras, utredas och eventuellt anmälas. Synpunkter och klagomål Skriftliga rutiner för synpunkts- och klagomålshantering finns och tillämpas. Information finns och har delgetts den enskilde så att denne vet vart han/hon ska vända sig för att lämna synpunkter och klagomål. Sammanställning och analys av inkomna synpunkter och klagomål samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Synpunkter och klagomål hanteras löpande. Personal och anhöriga har kontinuerlig kontakt. Brukarna för, enligt verksamheten, fram sina synpunkter och
6 (8) önskemål spontant, öppet och omgående till personal som då försöker tillgodose dessa önskemål. HSL/egenvård Skriftliga rutiner för hur hälso- och sjukvårdspersonal ska kontaktas finns och tillämpas. Muntliga rutiner görs kända vid introduktion av vikarier. Telefonnummer till ordinarie och joursjuksköterska är anslagna i personalutrymme. Delegerade HSL-uppgifter finns i verksamheten. Delegering finns hos såväl ordinarie personal som vikarier. Föreståndare Verona har kontroll på delegeringarna och kontaktar sjuksköterska när det är dags att förnya delegeringarna. Skriftliga rutiner för hantering av läkemedel finns och tillämpas. Läkemedel förvaras i individuella lådor i samma säkerhetsskåp som dokumentationen förvaras. De brukare som har delgerad medicin har endast ett preparat var, därav ingen dosett. Läkemedlet förvaras i sin förpackning med ordination på förpackningen. Två fallolyckor har inträffat. Fallen har inträffat i den enskildes lägenhet nattetid. Fallrapporter har inte skickats in. Kommunens sjuksköterska har kontaktats i både fallen. Efter händelsen har en typ av larm införskaffats där jourtjänstgörande personal hör om brukaren går upp och behöver hjälp. Lokaler Lokalerna är utrustade med brandlarm. Ja. Ej kopplat till SOS. Brandsläckare och brandfilt finns. Rutiner finns för utrymning vid brand eller annan fara. Nej inga rutiner finns. Ingen person utsedd som ansvarig för brandskyddet. Uppsamlingsplats på parkering utanför bostaden. Utrymningsövningar genomförs regelbundet. Första året utfördes flera utrymningsövningar men detta slutade man med när brukarna inte längre vill medverka. Tidpunkt för senaste brandskyddskontroll? Brandab kommer en gång per år. Föreståndaren närvarar. Personal gick brandutbildning i juni 2014. Delaktighet och inflytande Samtliga enskilda har varit delaktiga i upprättandet av genomförandeplan. Anhöriga har varit delaktiga i upprättandet av genomförandeplaner. Alla anhöriga är inte gode män.
7 (8) Regelbundna möten hålls (boråd i boende och arbetsplatsträffar på DV) där de enskilda är med och bestämmer i gemensamma frågor. Inga formella möten hålls med brukarna. Brukarna uppges ha svårt att ta ställning till i olika frågor. Däremot finns möjligheter för brukarna att framföra egna synpunkter och önskemål vid middagen som äts gemensamt dagligen. Tillgänglighet Samtliga enskilda (avser boende) har tillgång till privat badrum och privat kök på enheten. Ja. Badrum och trinettkök. De enskilda (avser boende) har tillgång till gemensamt kök och vardagsrum dygnet runt. Ja. Lokalerna är inventerade ur ett tillgänglighetsperspektiv. (Inventering utifrån Boverkets föreskrifter och allmänna råd Fel! Ogiltig hyperlänkreferens.eller utifrån Handisams riktlinjer http://www.handisam.se/for-dig-pamyndighet/starta-tillganglighetsarbetet/vad-innebar-tillganglig-myndighet/handisam-hjalper-dig-pavagen/riv-hindren---riktlinjer-for-tillganglighet/). Nej, men är byggt efter handikappanpassad standard. Självbestämmande och integritet Enheten har gjort brukarundersökning under det senaste året och använt resultatet till att utveckla verksamheten Känns inte relevant med tre brukare. Önskemål från brukare försöker personal tillgodose direkt. Öppna frågor Hur fungerar samarbetet med beställaren? Personalen framför att de från början fick information om och tillgång till utbildning från kommunen. I samband med att socialförvaltningen blev beställare har det upphört. Framför önskemål om HLR utbildning. Hur fungerar samarbetet med handläggaren? Det finns inget regelbundet samarbete. Inga individuella uppföljningar görs. Det är okänt vem som är varje brukares handläggare. Hur ser man på framtiden? Hur lång tid är det kvar på avtalet? Förutsättningar för fortsättning? Ett nytt avtal är tecknat med socialförvaltningen. Ett eventuellt föreståndarbyte förestår. Övriga synpunkter/återkoppling till beställaren? -
8 (8)
Rutiner vid anmälan *Rapporteringen ska ske till Anette Åberg tel. 0733-16 27 43, är hon ledig och ej går att få tag i så ska man ringa Göran Stridsberg 0499-241 04 eller 0702-57 11 78 eller till Bonny Andersson 0480-680 83 eller 0709-36 80 83. *Rapporteringen kan göras muntligt eller skriftligt. *Nödvändiga åtgärder vidtas omgående. *Göran Stridsberg utreder missförhållandet, dokumenterar och avhjälper och undanröjer. *Göran Stridsberg anmäler allvarliga missförhållande till IVO (inspektion avvård och omsorg) Adress vid anmälan Inspektionen för vård och omsorg Box 2163 550 02 Jönköping Tel 010-788 50 00
Lex Maria Anmälningsblanketter finns i pärmen anmälningsblanketter, fallrapporter De ska skickas till (mas) medicinskt ansvarig sjuksköterska För närvarande: Annika Lindqvist Tfn: 0480-45 35 13 annika.lindqvist@kalmar.se
Brandutrymningsplan Nattetid lägger vi nyckel och telefon i jourrummet som man lätt kommer åt ifall vi behöver utrymma byggnaden. 1. Första hand ska vi se till att få ut brukarna via närmast lämligaste utgång. 2. Uppsamlingsplats på parkeringen. 3. Ringa brandkåren. Vid bemanning med 2 personal och liten brand, försöker 1 personal gå in igen och släcka med brandsläckare och/eller brandfilt. Vid 2 personal tar den som ska jobba jourpasset ansvar för lägenheten närmast jourrummet. Kvällspersonalen ser till att brukarna i lägenheterna på andra sidan, kommer ut till uppsamlingsplatsen.
Åtgärdsplan 2014-11-17 Hej Jag bifogar en utrymningsplan och en info om hur man går till väga vid Lex Maria och Lex Sarah. Dessa dokument kommer sättas in i en vikariepärm senast den 12/11. Vi kommer vid nyanställning ge muntlig information om detta och skriftlig information i vikariepärmen. Jag kommer även gå igenom detta med all personal senast 30/11. Jag har utrymningsövningar med personalen 2 ggr/år och detta är inskrivet i vår plankalender att utföras nästa gång i maj 2015. Har även uppskrivet att vända upp och ner brandsläckaren var 3dje månad i vår plankalender. MVH Anette Åberg