Uppföljning daglig verksamhet Lustgården

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ann-Charlotte Hedström SN 2014/ Socialnämnden Uppföljning daglig verksamhet Lustgården Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund gjorde socialförvaltningen en uppföljning av den privata, upphandlade, dagliga verksamheten Lustgården. Verksamheten verkställer beslut på Daglig verksamhet enligt LSS och Dagverksamhet enligt SoL, har 10 platser och bedrivs i lantlig miljö. Verksamheten har haft avtal med Kalmar kommun i många år och har senast följts upp Avtalet med Kalmar kommun går ut och ny upphandling av daglig verksamhet i lantlig miljö pågår. Uppföljningen gällde det verksamheten och Kalmar kommun kommit överens om i sitt avtal, d.v.s. i huvudsak kvalitét och lagkrav. Se bilagor. Sammanfattningsvis ger verksamheten ett gott intryck. Sedan förra kvalitetsuppföljningen har verksamheten aktivt arbetat med att åtgärda alla de förbättringsområden som kvalitetsgranskarna då ringade in. Ann-Charlotte Hedström Verksamhetschef Cecilia Frid Socialchef Bilagor Kvalitetsuppföljning i avtalad verksamhet Komplettering till befintlig handlingsplan Introduktion deltagare Introduktion nyanställda Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx ann-charlotte.hedstrom@kalmar.se

2 SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Förvaltningschef Cecilia Frid Avdelningschef Ingela Möller (9) Kvalitetsuppföljning i avtalad verksamhet: Daglig verksamhet, boende och sysselsättning enligt SoL och LSS - Rapportmall Basuppgifter Verksamhetens namn Lustgården i Lövshult Lövshult 157, Ljungbyholm Utförare (bolag, stiftelse, entreprenad etc.) Enskild firma Föreståndare/verksamhetsansvarig Lena Karlsson Telefon lovhultgarden@telia.com Hemsida Verksamhetens inriktning (boende, korttidsboende, dagverksamhet, sysselsättning) Daglig verksamhet i lantlig miljö Antal omsorgstagare i verksamheten 10 platser, 12 inskrivna brukare. 6 personer är där alla dagar, 6 personer är där delar av vecka. Kvalitetsuppföljningen utförd av Kerstin Lagerlund och Lena Jenisch Vid kvalitetsuppföljningen medverkade från verksamheten Lena och Tomas Karlsson Datum för kvalitetsuppföljningen Mätning - Analys - Resultat Mätningar/redovisningar

3 2 (9) Sammanfattande intryck och slutsatser med eventuella förbättringsområden Intryck och slutsatser Verksamheten ger intryck av att vara välfungerande utifrån vad företrädare för verksamheten berättar och vad kvalitetsgranskarna kan se. Sedan förra kvalitetsgranskningen har verksamheten aktivt arbetat med att åtgärda alla det förbättringsområden som kvalitetsgranskarna då ringade in. Kvalitetsgranskarna vill särskilt lyfta fram det arbete man gjort med att ta fram en mall/rutin för utvecklingssamtal med brukaren. Utvecklingssamtalet genomförs minst var sjätte månad. På detta sätt säkerställs den enskilda brukarens inflytande genom att den enskildes synpunkter och klagomål fångas upp. Förbättringsområden För de yttre krav som ställs på systematiskt förbättringsarbete finns, som för alla verksamheter, en fortsatt utvecklingspotential. En större kännedom om vilka föreskrifter som reglerar verksamheten rekommenderas av kvalitetsgranskarna. Aktuella föreskrifter anges nedan. För att bibehålla och utveckla kvaliteten i verksamheten är personalens kompetensutveckling en viktig del. Det handlar om kompetensutveckling kring verksamhetens målgrupp och i den lagstiftning som styr verksamheten. Kompetensutveckling har skett under Genom att fortsätta att årligen fundera över varje medarbetares behov av kompetensutveckling och planera för hur behovet ska tillgodoses (i t.ex. en kompetensutvecklingsplan) kan verksamheten leva upp till den del av de kvalitetskrav som gäller kompetensutveckling. Kvalitetsgranskarna vill råda verksamheten att se till att Tystnadsplikt skrivs på direkt av ny personal oavsett anställningsform. Det gäller även i händelse av att man tar in en praktikant eller student. Ett förslag från kvalitetsgranskarna är att i skriftlig rutin för Introduktion deltagare lägga till en informationspunkt kring hur brukarna kan lämna sina synpunkter och klagomål d.v.s. genom direktkontakt med någon av personalen, vid möten eller vid utvecklingssamtal. Verksamheten ges möjlighet att inte bara på individnivå utan också på gruppnivå utveckla kvaliteten i verksamheten genom att sammanställa synpunkter och klagomål (på gruppnivå) som framkommit i de dokumenterade utvecklingssamtalen. Den sociala dokumentationen har utvecklats i en positiv riktning vad kvalitetsgranskarna kan se. Ett förbättringsutrymme uppmärksammas dock gällande hur/på vilket sätt man ska arbeta för att uppnå den enskildes angivna mål i genomförandeplanen. Aktuella föreskrifter: För dokumentation gäller SOSFS 2006:5 t.o.m , fr.o.m gäller SOSFS 2014:5. För ledningssystem gäller SOSFS 2011:9. För lex Sarah SOSFS 2011:5. Användbara länkar på nätet är:

4 3 (9) Angående ledningssystem Angående lex Sarah 9/Sidor/default.aspx Handlingsplan Rapport från kvalitetsgranskare skickas till föreståndare/verksamhetsansvarig i avtalad verksamhet senast två veckor efter kvalitetsgranskning. En handlingsplan upprättas av ansvarig chef i avtalad verksamhet. Handlingsplanen ska innehålla vilka korrigerande och förebyggande åtgärder verksamheteten tänker vidta och när dessa ska vara klara. Handlingsplanen skickas per mail till ansvarig kvalitetsgranskare senast fyra (4) veckor efter att rapporten mottagits. Rapport och handlingsplan redovisas av tjänsteman i socialnämnden. Vidtagna åtgärder följs upp av kvalitetsgranskare vid nästa årliga kvalitetsuppföljning eller tidigare vid behov. Bakgrund Den vård- och omsorgsverksamhet som bedrivs av annan, som socialnämnden i Kalmar kommun har tecknat avtal med (avtalad verksamhet), ska själva göra egenkontroll i sin verksamhet enligt SOSFS 2011:9. Socialnämnden har dock ett ansvar att följa upp denna verksamhet för att säkerställa kvaliteten i verksamheterna och att tecknat avtal följs. Syfte och mål Syftet är att följa upp hur utföraren följer överenskommet avtal. Målet är säkerställd kvalitet. Metod Inför besöket granskas verksamhetsberättelse, årsredovisning samt tillstånd mm. Besök i verksamheten och intervju med företrädare. Verksamhetens mål Vilka är verksamhetsmålen och hur arbetar man med dem? Meningsfull sysselsättning i stimulerande miljö med närhet till djur och natur. (Hämtat från föregående kvalitetsuppföljning). Det ska se ut som på landet och brukaren ska ingå i en gemeneskap och ha ansvarsområden. Kunskapsbaserad verksamhet Ledning Vilken utbildning och erfarenhet har föreståndare/verksamhetsansvarig

5 4 (9) som ansvarar för driften av verksamheten? Fritidsassistent, fritidsledarutbildning, handikappridning samt 27 års yrkerserfarenhet med målgruppen. Personal Vilka kompetenskrav ställs på ordinarie personal? Att personal är allsidig kunskap och erfarenhet av gårds-och djurskötsel samtidigt som man har ett professionellt förhållningssätt och ett gott bemötande gentemot brukarna. Kommentar Jonas Björkdahl har efter ett års anställning lämnat verksamheten. Magnus Svensson anställdes på timmar för ca en månad sedan. Magnus har två barn med utvecklingsstörning. Han är snickare samt bor på en gård. Lena och Tomas har förhoppning om att anställningen ska kunna övergå till en fast anställning. Samtliga anställda har en skriftlig och individuell kompetensutvecklingsplan som inte är äldre än ett år. Kompetensutvecklingsplanerna från är ännu inte uppdaterade sedan förra året. För ny timanställd medarbetare, Magnus Svensson, har ingen kompetensutvecklingsplan upprättats. Han har dock bara varit anställd ca 1 månad. Kommentar Tomas, Lena och dåvarande medarbetare Jonas Björkdahl har deltagit i utbildning om bl a Asperger under Lena och Tomas planerar dessutom att delta i LSS dagen i Norrköping 20 november. Skiftliga rutiner för introduktion av nyanställda finns och tillämpas? Skriftlig rutin finns. Den uppges ha följts i introduktionen av Magnus Svensson men är ännu inte ifylld. Kvalitetsgranskarna föreslår att rutinen utökas med en informationspunkt om lex Sarah. Trygghet och säkerhet De enskilda Den enskilde får muntlig och skriftlig information då insatsen påbörjas. Ja. Tre personer är nya i verksamheten sedan förra kvalitetsuppföljningen. En av dessa har slutat under året. Den skriftliga rutinen för introduktion har använts och fyllts i för alla tre. Samtliga enskilda på enheten har en särskild kontaktman bland personalen. Nej. Alla i personalen delar på ansvaret med kontakten med brukarna. Den sociala dokumentationen sköts av Lena. Verksamheten är så liten att inget av vikt kring en brukare riskerar att förbises uppger Lena och Tomas. Personal Hur många personer omräknat till heltidstjänster är anställda i verksamheten. Behovet är ca tre heltidstjänster. Lena och Tomas arbetar heltid, Eva Wahlin

6 5 (9) har sjukersättning och arbetar ca 3-3,5 timmar ti-to. Hur många personer är anställda? Fyra. Hur många personer har arbetat minst ett år? Tre. Rutin för information om sekretess och tystnadsplikt finns och tillämpas. Rutin finns. Vid anställning av Magnus Svensson har tystnadsplikten gåtts igenom muntligt men den skriftliga förbindelsen är ännu inte underskriven. Kommentar Att tystnadsplikten är en del av introduktionen framgår av dokument Introduktion av nyanställd. Kvalitetsgranskarna vill råda verksamheten att direkt vid anställning se till att förbindelsen om tystnadsplikt skrivs på, oavsett anställningsform. Gäller även om verksamheten tar emot praktikant eller student. Utdrag ur belastningsregistret begärs vid nyanställning. Frågan ställdes inte denna gång. Vid förra kvalitetsgranskningen uppgavs att ett utdrag inte efterfrågas. Dokumentation Aktuell (utifrån behov och situation idag) genomförandeplan finns för varje enskild. Genomförandeplan finns för varje brukare. Det är tydligt vid granskning att dessa revideras och följs upp kontinuerligt. Minst var sjätte månad har personalen ett utvecklingssamtal enligt en skriftlig mall med varje brukare. Frågorna berör trivsel, önskemål samt uppfattning om: aktiviteter, mat, resor, medbestämmande mm. Genomförandeplanen revideras i samband med och utifrån vad som kommer fram i utvecklingssamtalet. Ett förbättringsutrymme finns när det gäller hur/på vilket sätt man ska arbeta för att uppnå det angivna målet i genomförnadeplanen. Social journal finns för varje enskilde där faktiska omständigheter och händelser av betydelse dokumenteras. Ja. Kvalitetsgranskarna informerar om att arbetsanteckningar inte är ett krav vad gäller social dokumentation. Om verksamheten bara ser till att leva upp till kraven som ställs i SOSFS 2006:5 t.o.m och SOSFS 2014:5 fr.o.m , räcker det att ha genomförandeplan och social journal. Dokumentationen förvaras på ett betryggande sätt så inga obehöriga får tillgång till den. Ja i låst kassaskåp. Lex Sarah Rutiner enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah SOSFS 2011:5 finns och tillämpas. Skriftlig rutin finns. Den har inte funnits behov av att tillämpa denna sedan

7 6 (9) förra kvalitetsgranskningen uppger företrädarna. Kvalitetsgranskarna rekommenderar att verksamheten tar del av föreskrift och eventuell även av handbok om lex Sarah ( 9), för att på så sätt vara uppdaterad på vad och vilken typ av situationer som skulle kunna vara missförhållanden. Verksamheten gör riskbedömningar som förebygger att missförhållanden uppstår. Sammanställning och analys av lex Sarah-rapporteringar samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Ej aktuellt Rapportering enligt lex Sarah har gjorts under det senaste året. - Antal lex Sarah rapporter inlämnade till socialnämnden under senaste året? (Skyldighet enl. 14 kap 5 SoL och 24 d LSS) Ej aktuellt. Kommentar Kvalitetsgranskarna föreslår att verksamheten lägger till en informationspunkt i introduktionen om lex Sarah. Synpunkter och klagomål Skriftliga rutiner för synpunkts- och klagomålshantering finns och tillämpas. I utvecklingssamtalet som hålls var sjätte månad dokumenteras brukarens synpunkter och önskemål. Information finns och har delgetts den enskilde så att denne vet vart han/hon ska vända sig för att lämna synpunkter och klagomål. Verksamheten präglas av en kontinuerlig kommunikation. Samling sker vid frukost, lunch och fika. Brukarna uppmanas att komma till personalen direkt om det är något som bekymrar dem. De försöker då direkt att lösa situationen genom samtal med berörda. Ett förslag från kvalitetsgranskarna är att i skriftlig rutin för Introduktion deltagare lägga till en informationspunkt kring hur brukarna kan lämna sina synpunkter och klagomål d.v.s. genom direktkontakt med någon av personalen, vid möten eller vid utvecklingssamtal. Sammanställning och analys av inkomna synpunkter och klagomål samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Nej. Ett tips från kvalitetsgranskarna är att verksamheten kan utveckla kvaliteten i verksamheten genom att sammanställa synpunkter och klagomål (på gruppnivå) utifrån vad som framkommit i de dokumenterade utvecklingssamtalen. HSL/egenvård Skriftliga rutiner för hur hälso- och sjukvårdspersonal ska kontaktas finns och tillämpas. Det finns angivet i den enskildes sociala dokumentation vilken HSL-personal som är aktuell.

8 7 (9) Delegerade HSL-uppgifter finns i verksamheten. Nej. Behov av delegering gällande kramplösande påtalas. Kvalitetsgranskare kontaktar MAS och framför detta. Skriftliga rutiner för hantering av läkemedel finns och tillämpas. Nej. Kommentar Vid behov av någon form av HSL insats kontaktar verksamheten vanligtvis den enskildes boende. Om något skulle inträffa under tid brukaren vistas i verksamheten kontaktas vårdcentral. Lokaler Lokalerna är utrustade med brandlarm. Ja, sammankopplade larm. Rutiner finns för utrymning vid brand eller annan fara. Ja. Utrymningsövningar genomförs regelbundet. Ja. Utrymningsövning har skett tillsammans med brukarna vid två tillfällen och Verksamheten var då utrymd på 15 sekunder. I samband med utrymningsövning visas film om brand i hemmet. Övningarna är skriftligt dokumenterade. Tidpunkt för senaste brandskyddskontroll? Kommentar Kvalitetsgranskarna anser att brandskyddet är mycket väl utfört. Informerar om att i kommunens dagliga verksamheter görs utrymningsövning en gång per år. Delaktighet och inflytande Samtliga enskilda har varit delaktiga i upprättandet av genomförandeplan. Ja. Regelbundna möten hålls (arbetsplatsträffar på DV) där de enskilda är med och bestämmer i gemensamma frågor. Inga särskilda möten hålls utöver de möten som sker tre gånger per dag i samband med frukost, lunch och fika. Det är möjligt för den som vill (avser DV) att delta i enhetens dagliga verksamhet 40 timmar per vecka Ja uppger verksamhetsföreträdarna. Verksamheten pågår dock i nuläget må-to , fr Åtta av deltagarna åker buss till och från Ljungbyholm. Tomas kör i minibuss till och från bussen. Tre personer åker färdtjänst. Tiderna i verksamheten uppges vara anpassade efter busstiderna samt efter brukarnas önskemål om att inte komma hem senare än brukare på andra dagliga verksamheter.

9 8 (9) Tillgänglighet Toalett finns i enheten (avser DV) som är anpassad för personer som använder rullstol. Nej. Lokalerna är inventerade ur ett tillgänglighetsperspektiv. (Inventering utifrån Boverkets föreskrifter och allmänna råd Fel! Ogiltig hyperlänkreferens.eller utifrån Handisams riktlinjer Frågan ställdes inte vid denna uppföljning. Förra året var svaret nej. Enheten (avser DV) är öppen under hela sommaren Nej. Semesterstängd under fyra veckor. I somras fick brukarna möjlighet att välja att vara lediga ytterligare två veckor i samband med stängningen. I år fick brukarna inget formulär att fylla i gällande önskemål om daglig verksamhet under stängningen i någon av kommunens dagliga verksamheter. Vad gäller dagar mellan jul och nyår uppger företrädarna att brukarna ej vill arbeta. De som inte har annat att göra påverkas av dem som har det och vill inte vara ensamma i verksamheten. Självbestämmande och integritet Enheten (avser DV) har haft en eller flera personer som har övergått från daglig verksamhet till förvärvsarbete under det senaste året eller sedan föregående uppföljning. Nej. Enheten har gjort brukarundersökning under det senaste året och använt resultatet till att utveckla verksamheten Nej inte annat än de kontinuerliga utvecklingssamtalen. Öppna frågor Hur fungerar samarbetet med beställaren? Med vissa företrädare bra med andra inte lika bra. Verksamheten önskar snabb återkoppling när det uppstår frågor och tveksamheter. Företrädarnas inställning är att det ofta blir större problem om man inte reder ut saken direkt. De kontaktar själva boendena om det är något som är aktuellt. De får upplevelsen att det inte alltid uppfattas positivt. Upplevelsen är att saker ofta blir större än nödvändigt i kontakten med socialförvaltningen. Hur fungerar samarbetet med handläggaren? Lite kontakter finns med Slussen, vilket fungerar bra. Hur ser man på framtiden? Hur lång tid är det kvar på avtalet? Förutsättningar för fortsättning? Verksamheten arbetar på att ta fram ett anbud till den kommande upphandlingen. Övriga synpunkter/återkoppling till beställaren? Ange text.

10 9 (9)

11 Komplettering till befintlig Handlingsplan Lustgården 1. Enskilda utvecklingssamtal har genomförts med samtliga deltagare i verksamheten, där deltagarna har fått komma med ris & ros, förslag till förbättring osv. Vid behov genomförs samtal i hela gruppen. 2. Komplettering har gjorts i dokumentet Introduktion deltagare. ( Informera om att alltid komma till någon i personalen omgående, och tala om ifall att något är fel eller konstigt). Se bifogat dokument. 3. Komplettering har gjorts i dokumentet Introduktion nyanställda (Informera om lex Sarah) Se bifogat dokument. 4. Kompetensutveckling. Kompetensutvecklingsplan för samtliga anställda kommer att upprättas när lämplig kurs/utbildning/föreläsning kommer till vår kännedom. Planen utökas successivt. Lustgården Lövshult Ljungbyholm Datum: Lena Karlsson.

12

13