Organisationsförändringar 2020

2 Omorganisation, varför? Beslut i universitetsstyrelsen februari 2019 Ekonomiska utmaningar inom humaniora Minskat intresse för vissa utbildningar Olikheter mellan institutioner Synergieffekter Stärka och profilera utbildning/forskning

3 Ny organisation 2020 X Y IBL Tema Z 83% 17% 1% 99% 36% 31% 33% 1% 83% 100% IMH ISV IKK ISAK IKE 16% under utredning Medicinsk fakultet Filosofisk fakultet Utbildningsvetenskap

4 Fortsatta utredningar Estetisk verksamhet vid IKK och ISAK Moderna språk -> Professionsspråk vid IKK Slöjd vid IKK, samverkan inom och utom LiU Intern organisation på de nya institutionerna

Utmaningar ekonomi på institutionerna inför omorganisationen 5

Förslag tidplan ekonomiprocesser 6

7 Tillkommer/utreds Ändringar i interna fördelningar Primula Andra system med aktiviteter/kostnadsställen/organisation Nya referenser till leverantörer Vad gör institution/centralt/konsult?

8 I Raindance Aktivitetsnummer behålls (så långt det går) Nya prefix för de nya bokslutsenheterna Betyder nya kostnadsställen på alla aktiviteter En kompletterande (tillfällig) organisationsstruktur skapas

9 Attester och cirkulationsmallar Bör kunna läsas in i god tid innan årsskiftet pga. nya KST. Omkoppling akt kst kan inte göras innan bokslut är klart. Gamla c-mallar behöver ligga kvar parallellt under en tid. Det gör att fakturor med gammal referens ändå kommer rätt. Innebär också dubbel administration. 2019-12-31 2020-01-15 (ca)

Anläggningar

11 Vad är en anläggningstillgång? Saker vi köper in och som är tänkta att användas i minst 3 år. Inköpspriset > 20.000 kr (exkl. moms). Inköpspriset fördelas över nyttjandetiden som avskrivning. Om saken inte är att se som en anläggningstillgång blir hela inköpspriset en kostnad inköpsåret. Uppfylls villkoren för att det ska vara en anläggningstillgång kan vi inte själva välja att se inköpet som en direkt kostnad.

12 Vad ska ingå i anskaffningsvärdet? Alla kostnader som ingår för att få anläggningen brukbar. Dvs förutom själva inköpspriset även kostnader för frakt, tull, importkostnader, installation, provkörning, arkitekt mm. Utbyggnad och förbättring av befintlig anläggningstillgång. Skulle en framtida avyttring vara förenad med stora kostnader ska denna kostnad också läggas till i anskaffningsvärdet.

13 Vilka kostnader får inte räknas in i anläggningen? Kostnader för service, underhåll, serviceavtal. (Rör det sig om reparationer/ombyggnad av lokaler får det tas med) Räntekostnader. Kostnader för egen personal i samband med installation. (Ovanligt men kan finnas undantag om vi själva utvecklar anläggningen eller om den är immateriell). Kostnader för upphandling (ses som egen personal).

14 Naturligt samband och likartade tillgångar Naturligt samband Flera prylar som hör ihop ska läggas in som en enda anläggning, t.ex. möblemang som är tänkt att hållas samman. Köps exempelvis flera datorer eller skrivbord in vid ett tillfälle ska dessa kostnadsföras direkt såvida inte varje enskild pryl kostar över 20 000 kr oavsett om fakturans totalbelopp överstiger 20 000 kr.

15 Hur lång ska avskrivningen vara? Grundregel är att anläggningen ska skrivas av under nyttjandeperioden. Det kan vara svårt att vid inköpet bedöma och därför använder vi normalt en standard beroende på typ av pryl som köps. Exempelvis: Datorer 3 år AV-teknik 5 år Labbutrustning 5 år Ombyggnationer i lokaler 10 år. Osv. Är anläggningen dyr bör en individuell bedömning av avskrivningstiden göras.

16 Kontera anläggningstillgångar Konton som skapar preliminära anläggningstillgångar: 10000 Preliminär anläggningstillgång 56110 Stöldbegärlig utr labb 56140 Stöldbegärlig utr övrigt En faktura kan konteras på flera rader på 10000, t.ex. om avskrivningen ska delas mellan flera aktiviteter.

17 Avyttring av anläggningstillgångar Försäljning är tillåtet. Måste ske på affärsmässiga grunder, dvs till marknadspris (kan avvika från restvärde). Aldrig moms på faktura vid försäljning av anläggning. Datorer, mobiltelefoner, surfplattpor och liknande utrustning får ej säljas eller skänkas bort utan ska alltid återlämnas till IT-avdelningen. Tänk på säkerheten vid skrotning, ev programvara och annat ska avinstalleras.

18? Anläggning eller inte

Robotisering

26 Robotisering Vad är robotisering? - Mjukvara för att automatisera processer Fördelar: - Utföra uppgifter som är tidskrävande och monotona - Schemaläggas vid obekväma tider - Inte personberoende - Snabbhet och kvalitet

27 Projektet Insamling av information och möjliga processer Just nu har vi 30 möjliga processer Uppstartsmöte med LiU-IT Upphandling Bjuda in CGI andra leverantörer för visning Referenspersoner för olika processer.

28 Exempel av processer vi har identifierad. Spara i budget Byta period på fakturor vid månadsskifte Uppdatera valutakurser Stängning av användare i RD

Målet är att vi ska ha roboten igång i slutet av 2019 29

www.liu.se