Strategiska handlingar för vetenskaplig informationsförsörjning och IT-verksamhet 2014 2016

2013-11-27 (Dnr. ) 1 (av 6) Malmö högskola, Bibliotek och IT, Gunilla Lilie Bauer, Åke Jansson, PM Strategiska handlingar för vetenskaplig informationsförsörjning och IT-verksamhet 2014 2016 Inledning Malmö högskolas strategiska plattform, Strategi 2020, beskriver högskolan år 2020 och vägen dit. Kärnvärdena är mångfald, kreativitet, kvalitet och samhällsengagemang och det långsiktiga målet är att bidra till en hållbar samhällsutveckling. I den strategiska plattformen formuleras Malmö högskolas målbild för 2020: Malmö högskola är en global förebild för hur lärosäten genom forskning och utbildning tar en aktiv roll i hållbar samhällsutveckling. Malmö högskolas forskning, utbildning och innovationsverksamhet är gränsöverskridande och har stort internationellt genomslag. Malmö högskolas utbildningar präglas av hög kvalitet och relevans och studenterna är väl förberedda för ett föränderligt arbetsliv. Malmö högskolas studenter och medarbetare är efterfrågade och har förmåga och vilja att göra skillnad. Malmö högskola är en öppen, nyfiken och lärande organisation. Högskolan genomsyras av kreativitet och mångfald och vi tar gemensamt ansvar för kunskapsutveckling. Syfte Detta dokument beskriver strategiska handlingar som Bibliotek och IT, BIT, prioriterar under perioden 2014 2016 för att den vetenskapliga Postadress Malmö högskola Bibliotek och IT Gatuadress Nordenskiöldsgatan 10 205 06 Malmö E-post gunilla.lilie.bauer@mah.se, ake.jansson@mah.se Webb www.mah.se

2013-11-27(Dnr. ) 2 (av 6) informationsförsörjningen och IT-verksamheten ska bidra till att högskolan når målen 2020. Valet att kalla dokumentet för strategiska handlingar är gjort med utgångspunkt från att BITs verksamhet är operativ vilket gör att begreppet handlingar passar väl in. Dokumentet ska fungera som ett stöd för den årliga verksamhetsplaneringen och underlätta prioriteringar under treårsperioden, främst som ledstjärna för medarbetare, men också tydliggöra för uppdragsgivare och intressenter, dvs. högskolans ledning, studenter, forskare, lärare och andra anställda vad BIT prioriterar under treårsperioden. Det ska bidra till en god framförhållning och beredskap för kommande förändringar och underlätta vägvalsbeslut som blir fortsatt nödvändiga att göra, inte minst på grund av den ekonomiska situationen som högskolan kommer att befinna sig i under perioden med fortsatta besparingskrav. Strategi 2020 är ambitiös och utvecklingsinriktad, målbild, strategier och högskoleövergripande prioriteringar kan te sig svåruppnådda och svåra att tillämpa samtidigt som den ekonomiska situationen är bekymmersam. Trots denna inte okomplicerade samtidighet är det av stor vikt att fortsätta att tänka framtidsinriktat och att utveckla verksamheterna inom BITs områden. De är av central betydelse för högskolans utbildning och forskning och spelar även en viktig roll för samverkan. Arbetssätt och utgångspunkter Dokumentet har tagits fram i dialog mellan personal och ledning inom BIT och BIT-rådet har bidragit med synpunkter. Innehållet är gemensamt för hela BIT även om varje strategisk handling av naturliga skäl inte berör alla delar av verksamheten. Prioriteringarna är gjorde med utgångspunkt från Strategi 2020 1 samt de satsningar som beskrivs i forsknings-, utbildnings- och samverkansberedningarnas strategidokument Malmö högskola. Strategiska satsningar för utbildning, forskning och samverkan 2014-2016. Ambitionen var att lägga de strategiska handlingarna på en övergripande nivå, men dokumentet ska vara användbart både för BITs medarbetare, uppdragsgivare och målgrupper vilket har medfört att här även finns ett antal handlingar som ligger på en detaljerad nivå. 1 Högskoleövergripande prioriteringar i Strategi 2020: 1. Malmö högskolas utbildning och forskning ska profileras för att möta de utmaningar samhället står inför 2. Malmö högskola ska stimulera till livslångt lärande och handlingskompetens i ett föränderligt samhälle 3. Malmö högskolas utbildning och forskning ska bedrivas i samverkan med andra aktörer för att gemensamt identifiera frågeställningar och bidra till hållbara lösningar 4. Malmö högskola ska aktivt arbeta för en värdedriven och kvalitetsdrivande kultur 5. Malmö högskola ska arbeta aktivt med ledarskap och medarbetarskap som en förutsättning för högskolans utveckling

2013-11-27(Dnr. ) 3 (av 6) Strategiska handlingar för Bibliotek och IT 2014 2016 Integration, kommunikation och samarbete för ökad kvalitet De strategiska handlingarna som beskrivs nedan baseras på övertygelsen att de lärosäten som verkligen lyckas integrera biblioteks- och IT-tjänster samt personalens specialistkompetens i högskolans processer för utbildning, forskning och samverkan ökar förutsättningarna för en jämn och hög kvalitet, vilket är ett viktigt konkurrensmedel för högskolan som helhet. Det handlar om att erbjuda tjänster, informationsresurser och kompetens som ökar nyttan för studenter, lärare och forskare samt högskolans övriga anställda och som ger högskolan valuta för pengarna. En väl fungerande kommunikation och förtroendefulla relationer med fakulteter, institutioner, övriga organisatoriska enheter samt studentkårerna vid högskolan är en förutsättning. Därför är handlingar som utvecklar gränsöverskridande kommunikation och samarbete inom högskolan prioriterade under perioden. En utmaning för BIT är att kunna erbjuda framtidsinriktade och funktionella informations- och IT-tjänster som är minst lika lockande och lättillgängliga som de vardagsnära nättjänster som de flesta studenter, forskare, lärare och andra anställda är vana vid från andra sammanhang och som de använder för privat bruk. Gränsen mellan arbete och privatliv blir alltmer flytande, vilket resulterar i nya krav på högskolans tekniska infrastruktur och systemfunktionalitet och förhållningssättet till användning av informationsteknik. Även handlingar som utvecklar gränsöverskridande samarbete med aktörer utanför högskolan prioriteras. Många av BITs medarbetare är engagerade i olika former av samarbeten i biblioteks- och IT-världen, regionalt, nationellt och internationellt. När de ekonomiska förutsättningarna ändras är det ännu viktigare att fortsätta med det för att kunna samutnyttja kompetens och andra resurser. Den möjlighet som externa samarbeten ger för omvärldsbevakning kan heller inte underskattas. Det kan vara ett utökat samarbete med andra lärosätens och myndigheters ITavdelningar och bibliotek. Det kan också vara samverkan med skolor, förlag och andra samhällsaktörer med anknytning till högskolevärlden, exempelvis Sunet, Kungliga biblioteket, Vetenskapsrådet, folkbibliotek eller organisationer, nationella och internationella, som verkar inom BITs verksamhetsområden. Omvärldsförändringarna inom den vetenskapliga informationsförsörjningen och ITverksamheten är många, vilket förutsätter en bred och effektiv omvärldsbevakning. Det handlar inte om att ha beredskap för allt utan snarare om att odla en verksamhetskultur som har beredskap för att kunna ställa om snabbt och flexibelt och som har förmåga att analysera förändringarna i förhållande till den egna

2013-11-27(Dnr. ) 4 (av 6) verksamheten. I bilaga beskrivs översiktligt några av nu kända omvärldstrender av betydelse för vetenskaplig informationsförsörjning och IT-verksamhet. Strategiska handlingar för BITs processer och uppdrag för utbildning, forskning och samverkan BIT 1. tillämpar högskolans värdeord mångfald, kreativitet, kvalitet och samhällsengagemang i de dagliga mötena med en mångfacetterad användargrupp 2. kommunicerar och marknadsför BITs specialistkompetens och tjänster så det leder till ett fortsatt gott och utökat samarbete med lärare, forskare och andra anställda och ett fördjupat utnyttjande av BITs resurser 3. är en aktiv partner i högskolans pedagogiska utveckling och bidrar med kompetens, verktyg och stöd för användning av IT i den pedagogiska verksamheten 4. deltar aktivt i högskolans utbildningar och i nära samarbete med högskolans lärare ger vi studenter förutsättningar att söka och värdera kunskap på vetenskaplig nivå 5. erbjuder och utvecklar en öppen och inkluderande fysisk och digital lärandemiljö som ger studenter, lärare och forskare enkel tillgång till kvalificerade informationsförsörjnings- och IT-tjänster 6. följer utvecklingen av och medverkar i högskoleaktiviteter som innebär en ökad internationalisering, exempelvis globala öppna kurser 7. har beredskap för det systemskifte som kommer att ske inom universitetsoch högskolebibliotekens systemlandskap under treårsperioden 8. erbjuder och tillgängliggör en teknisk infrastruktur för forskningsinformation med mål att högskolans forskning ska ingå i det nationella ekosystemet för forskningsinformation senast 2016 9. erbjuder omvärlds- och specialistkunskap för hantering, spridning, publicering och bibliometrisk analys av forskningsinformation inklusive forskningsdata och annat källmaterial 10. utvecklar processerna för metadata- och mediehantering och anpassar dem till de nya standarder som kommer att etableras inom området 11. stärker utvecklingen från ägda tryckta samlingar i övergången till att erbjuda access till efterfrågade digitala informationsresurser (lägg till hänvisning till avsiktsförklaringen)

2013-11-27(Dnr. ) 5 (av 6) 12. samarbetar med externa aktörer för ökad tillgång till nätaccess och infrastruktur, nationellt och internationellt 13. tillhandahåller IT- och bibliotekstjänster i samarbete med externa innehållsoch teknikleverantörer, exempelvis molntjänster 14. ansvarar för och samordnar den högskoleövergripande systemutvecklingen och systemintegrationen 15. har beredskap för att kunna erbjuda tjänster som tillgodoser ökande användarkrav på mobilitet och åtkomst av tjänster via olika typer av mobila enheter, oberoende av tid och plats 16. utnyttjar det öppna högskolebibliotekets möjligheter som mötesplats mellan högskola och samhälle 17. prioriterar samverkansaktiviteter som ligger i linje med högskolans samhällsinriktade profil och dess verksamhetsidé: Utbildning och forskning för hållbar samhällsutveckling. Strategiska handlingar för utveckling av BIT som arbetsplats BIT 1. tillämpar ett ledarskap och medarbetarskap som grundas på öppenhet, tillit, tydlighet, kreativitet och frihet under ansvar och där högskolans värdegrund fungerar som daglig vägledning 2. organiserar och samordnar omvärldsbevakning med koppling till BITs verksamhet och analyserar relevanta omvärldstrender för att använda analysen i den årliga verksamhetsplaneringen och kunna agera proaktivt 3. skapar en ändamålsenlig och responsiv 2 organisation med tydliga beslutsvägar, roller och mandat med verksamhetens processer och nyttan för högskolans målgrupper som utgångspunkt 4. vidareutvecklar samverkansmodellen med dialog på individ- och gruppnivå för kvalitetssäkring, god arbetsmiljö och fortsatt stor medarbetardelaktighet i verksamhetens utveckling 5. tillämpar ett dagligt förbättringstänkande och är nyfikna på att prova nya arbetssätt i syfte att öka effektiviteten och nyttan för högskolan 6. fortsätter att använda och vidareutveckla ett processorienterat arbetssätt, exempelvis ramverket ITIL 7. planerar kompetensförsörjningen på längre sikt och utvecklar det kollaborativa och kollegiala lärandet 2 Jfr bilaga: Omvärldstrender

2013-11-27(Dnr. ) 6 (av 6) 8. deltar i arbetet med att utveckla nya kanaler för internkommunikation/intranät 9. tar sin del av ansvaret för att målen för en gemensam IT-organisation nås i samverkan med fakulteterna och tar till vara den samlade IT-kompetensen för att Malmö högskola ska ligga i framkant genom att utnyttja informationsteknik och de nya mediernas möjligheter till ett effektivare lärande och för gemensamt kunskapsutbyte. 3 10. tillämpar principen gemensam organisation lokal närvaro 11. bidrar i den fortsatta processen mot en gemensam serviceorganisation (Facility service) 12. effektiviserar lokalanvändningen samt förbättrar arbetsmiljön och förutsättningarna för ett ökat samarbete mellan BITs medarbetare 13. värnar om och vidareutvecklar det goda arbetsklimatet och arbetar aktivt för att attrahera medarbetare med olika bakgrund och kompetens Strategiska administrativa handlingar BIT integrerar den nya styrmodellen COSO inklusive rutinerna för intern styrning och kontroll i den årliga verksamhetsplaneringen och verksamhetsuppföljningen. BIT kommer också att delta i projekt för dokumenthantering och digital arkivering samt i arbetet med införande och utvärdering av ledningssystem för informationssäkerhet, LIS och e-beställningar. BIT bidrar även till minskad miljöpåverkan genom att tillämpa principerna för grön IT 4, minska pappersanvändningen, öka användningen av digitala konferenshjälpmedel samt genom att, där det är relevant, välja digitala biblioteksmedier i stället för tryckta. Biblioteket kommer också att följa utvecklingen av Gröna bibliotek 5 och ta initiativ till andra åtgärder som kan minska bibliotekets miljöpåverkan. 3 Se Strategi 2020: Högskoleövergripande prioriteringar: Malmö högskola ska stimulera till livslångt lärande och handlingskompetens i ett föränderligt samhälle. 4 Begreppet Grön IT innefattar två huvudaspekter som innebär att man ska minska energibehovet vid användning av IT och användning med IT och därmed minska miljöbelastningen. Näringsdepartementets rapport It för en grönare förvaltning Agenda för IT miljön innehåller mål och rekommendationer för 2010 2015 gällande anskaffning, IT-drift och IT-användning samt resfria möten: http://www.regeringen.se/sb/d/12566/a/149586 5 http://en.wikipedia.org/wiki/green_libraries#how_are_libraries_becoming_green.3f

2013-11-27 (Dnr. ) 1 (av 9) Bilaga till Strategiska handlingar för vetenskaplig informationsförsörjning och IT-verksamhet 2014-2016 Malmö högskola, Bibliotek och IT, Gunilla Lilie Bauer, Åke Jansson, PM Omvärldstrender av betydelse för vetenskaplig informationsförsörjning och IT-verksamhet I denna bilaga listas och kommenteras några omvärldstrender som är viktiga att känna till och fortsätta att bevaka utvecklingen av. Bilagan kommer att revideras under treårsperioden och användas i samband med den årliga verksamhetsplaneringen. Teknikutveckling Nya arbetssätt Förändrade informationssökningsvanor och nya arbetssätt för studenter, lärare och forskare, är viktiga faktorer som påverkar en högskolas bibliotek och IT-avdelning. Kraven på tillgång till informationsresurser och tjänster oberoende av verktyg, tid och rum kommer att fortsätta att växa under kommande år. För BITs del ställer det krav på en aktiv omvärldsbevakning av teknikutvecklingen och fortsatt god kunskap om målgruppernas arbetssätt och informationsvanor. och nya arbetsredskap Klyftan mellan arbetsliv och fritid blir allt mindre när det gäller användandet av datorer, smarta telefoner och andra enheter. Detta innebär att det ofta blir bekvämare att använda samma enhet både i arbetet och på fritiden. Denna typ av användning ställer stora krav på säkerhet och support från en ITavdelning. Arbetet med införandet av det som brukar kallas bring your own device, förkortat BYOD, innefattar många komponenter vilket innebär att en policy och strategi måste tas fram för högskolan som helhet. Postadress Malmö högskola Bibliotek och IT Gatuadress Nordenskiöldsgatan 10 205 06 Malmö E-post gunilla.lilie.bauer@mah.se, ake.jansson@mah.se Webb www.mah.se

2013-11-27(Dnr. ) 2 (av 9) IPV6 Varje användare av internet använder en internetadress, detta innefattar all utrustning som kopplas upp på internet. Nuvarande protokoll IPV4 räcker till ca 4 miljarder möjliga adresser och är idag en bristvara. IPV 6 som bygger på 128 bitar långa adresser räcker till ett oerhört stort antal adresser vilket innebär att det inte kommer att uppstå brist på adresser under överskådlig tid. SUNET rekommenderar högskolor och universitet att bygga upp kompetens och bygga infrastrukturen samt införa IPV6 successivt. Internet of Things and People Allting kopplas upp till internet, den virtuella och fysiska världen smälter ihop. Analytiker vid Gartner Group förutspår att den virtuella och fysiska världen smälter samman 2020 när ca 30 miljarder vardagsting är uppkopplade. Det kan jämföras med 2009 när knappt 2,5 miljarder enheter var uppkopplade och då handlade det om datorer och mobiltelefoner. Utvecklingen kommer att ställa nya krav på den tekniska infrastrukturen. Malmö högskolas satsning på en centrumbildning från och med 2014 för Internet of Things and People ligger i tiden och den prioriteringen bör kunna få bieffekter som kan leda till en utveckling i framkant även för högskolans egen IT-verksamhet som förutsätts ha hög beredskap för att snabbt kunna ta in ny teknik. Enkla och intuitiva IT-tjänster Ju enklare för användaren desto större är behovet av avancerad teknik. IT-system som upplevs som krångliga och icke intuitiva kommer inte till användning. Gränssnitt som gör att systemen uppfattas som lättanvända kräver mycket arbete bakom kulisserna, både i form av anpassning och som nyutveckling. Systemutvecklingsresurser och kompetens för att kunna erbjuda den typen av system som studenter och personal förväntar sig blir väsentliga och avgörande för nyttan av högskolans IT-investeringar. Bibliotekssystemens generationsskifte Många svenska bibliotek står i begrepp att ta beslut om uppgradering eller byte till de nya bibliotekssystem som nu utvecklas. De benämns med termen systemlandskap för att markera att det inte längre handlar om ett enda system eller ens flera system som samverkar utan om en helt ny och integrerad systemstruktur. Tjänsterna som utvecklas där innehåll och system allt mer integreras påverkar allt från hanteringen av informationsresurser (backend) med uppbyggnaden av bibliotekens samlingar till de olika sökgränssnitten (front end) för tjänster och sökning av resurser. Till detta

2013-11-27(Dnr. ) 3 (av 9) kommer utvecklingen av länkningstjänster för att koppla ihop gränssnitten med informationsresurserna. Tjänsterna kommer att hantera komplexa slag av kommunikationer mellan systemen, som kan vara kommersiella eller open source från en eller flera leverantörer. Detta påverkar i skiftande omfattning högskolebibliotekens processer. Från drift i egen regi till köpta drift-/molntjänster Utvecklingen mot molntjänster kommer att fortsätta och leda till att allt fler väljer att köpa drifttjänster av andra. Det påverkar ekonomin genom ökade behov av budget för köpta tjänster men minskade investeringsbehov. Beställarkompetensen blir central. Den måste bygga på en god kunskap om behov och användningsområden över hela högskolan samt inte minst kunskap om juridik. En central fråga är också hur ägandet av informationen i tjänsterna hanteras. Informationsförsörjning Från ägda tryckta samlingar till access till digitala, föränderliga informationsresurser Bibliotekens roll kommer att förändras från att huvudsakligen ge tillgång till tryckta samlingar av böcker och tidskrifter till att ge digital tillgång till elektroniska informationsresurser. Beståndet blir alltså mer föränderligt och varierar från tid till annan. Patron Driven Acquisition, PDA, som innebär att biblioteken köper in/ger access till resurser som aktivt efterfrågas av användarna, är också en utveckling som förändrar bibliotekens traditionella uppgift att göra urval och förvärv. Vi går från just-in-case till just-intime. Informationsresurser i e-form utvecklas och förändras kontinuerligt, och att vara uppdaterad om status är fortsatt centralt. Likaså att fortsatt bedriva en långsiktig lobbyverksamhet i kontakter med leverantörer av innehåll och tjänster. Utvecklingen går mot allt större global exponering av e-resurser, hand i hand med att licenser på lokal nivå kan begränsa ett fritt informationsflöde mellan institutioner. En utveckling som går emot den traditionella förfoganderätten bibliotek vant sig vid. Vi bör inom de närmsta åren se en öppning för bibliotek att tillhandahålla svenska akademiska e-böcker. Man kan också förvänta sig att den internationella e-bokmarknaden öppnar upp för att förvärva på kapitelnivå, en fragmentisering av monografin som begrepp.

2013-11-27(Dnr. ) 4 (av 9) E-boksutveckling Ett antagande är att utvecklingen mot e-böcker på sikt tar ett motsvarande språng som tidskriftsmarknaden gjorde för ca 15 år sedan. Det kan innebära att en allt större andel av den vetenskapliga litteraturen för högskolans målgrupper kommer att finnas tillgängligt digitalt. Nya affärsmodeller kommer att utformas av marknaden och av olika intressenter som kräver att vi är delaktiga i utvecklingen och ger stöd åt användarna. Metadata och katalogisering Ett viktigt nyckelord i katalogiseringssammanhang framöver är JSON-LD (Java Script Object Notation for Linked Data), som kommer att ersätta det nuvarande formatet MARC21 som lagringsdata i och med att de svenska biblioteken går över till ett nytt katalogiseringsverktyg 2014. Ett annat nyckelord är RDA, som bygger på FRBR och FRAD, och där övergången för Sveriges del ser ut att bli 2015. Auktoritetsdata kommer då att bli ännu viktigare än idag. Systemarbetet kommer att bli viktigt i samband med övergången till RDA. Från 2014 planeras ansvaret för det svenska klassifikationssystemet, SAB, att flyttas till Kungl biblioteket, som inte kommer att uppdatera SAB. När det nya katalogiseringsverktyget är klart, finns det därför planer hos KB på att titta vidare på en API-modell för att underlätta för bibliotek som vill gå över till klassifikationssystemet DDK (Dewey Decimal Classification). Diskussioner pågår med OCLC. Tanken är att API-teknik ska göra det möjligt för bibliotek att vid import från Libris kunna få med sig förkortad kod lämplig för hyllplacering utifrån den fullständiga klassifikationskoden. Pedagogik Globala, öppna onlinekurser Den stadigt växande utvecklingen av globalt öppna och kostnadsfria högskoleutbildningar kommer att påverka universitetens och högskolornas campus- och distanskurser som hittills har byggt på individers tillhörighet till olika lärosäten. Karolinska institutet startar som första svenska lärosäte en MOOC. 1 Kommer Malmö högskola också att satsa på det? Och hur i så fall? I egen regi eller i samverkan med andra lärosäten? I Sverige eller i andra konstellationer kanske baserade på profilering? Oavsett den egna strategin är det en omvärldsfaktor med en stark utveckling som alla lärosäten måste känna till, bevaka utvecklingen av och etablera ett förhållningssätt till. Om det inte görs kommer det med all sannolikhet att förr eller senare leda till en konkurrensnackdel. Sverige är i det sammanhanget ett litet land, men redan nu, hösten 2013, finns förslag om att etablera ett University of Sweden som genom nationell samverkan skulle kunna konkurrera om 1 http://elearning.kib.ki.se/?tag=mooc

2013-11-27(Dnr. ) 5 (av 9) studenter världen över. 2 Om öppna onlinekurser kommer att erbjudas vid Malmö högskola kommer det att ställa förändrade krav på många delar inom infrastrukturen, exempelvis nätkapacitet och lärplattformar samt på ökad språkkompetens, pedagogiska metoder och kurslitteratur i digital form. Studentaktiv pedagogik Kommer de pedagogiska metoderna som bygger på en studentaktiv pedagogik, exempelvis problembaserat lärande, PBL, och s.k. flippade klassrum, att tillämpas i ökad utsträckning? I så fall ställer det krav på bibliotekariernas kompetens, arbetsmetoder och på sättet som biblioteken tillhandahåller kurslitteratur och annat källmaterial. Det ställer också krav på IT-tjänsterna som till exempel utvecklingen av de nya tekniska lösningarna för virtuell lärandemiljö, VLM. Forskningsinformation och publicering Ekosystem för forskningsinformation Vetenskapsrådet som har ett regeringsuppdrag att samordna forskningsinformation och forskningsdata i Sverige presenterar under 2013 sin målbild för ekosystem för forskningsinformation som tydligt visar på nödvändigheten av integrerade system där den lokala nivån förutsätts samverka med den nationella och den internationella. I Vetenskapsrådets rapport från 2012 Forskningsinformation 3.0 skrivs: Vetenskapsrådet tar fram och ansvarar för en nationell tjänstearkitektur för forskningsinformation Kungliga biblioteket och de nationella forskningsbiblioteken får möjlighet att engagera sig i lärosätenas fortsatta arbete med att förbättra det svenska ekosystemet för forskningsinformation - även utöver publikationer. Forskningsinformation och forskningsdata kommer att samordnas i nationella och internationella så kallade CRIS, (Current Research Information Systems) där även publikationsdatabaser (SwePub) och ansökningssystem (Prisma) ingår och där regeringsuppdraget förutsätter ett samarbete mellan Vetenskapsrådet och Kungliga biblioteket. 2 DN 2013-11-03: Starta University of Sweden : http://www.dn.se/debatt/startauniversity-of-sweden-ett-svenskt-natuniversitet/

2013-11-27(Dnr. ) 6 (av 9) Det ställer krav på att lärosäten samordnar sin publicering, administration och övrigt forskarstöd för att lärosätets forskningsresultat ska spridas och få genomslag nationellt och internationellt. BIT ansvarar sedan lång tid tillbaka för högskolans forskningspublicering och grundläggande bibliometriska analys, är väl representerade i nationella och internationella sammanhang och kommer att ha en fortsatt central roll inom området. Open Access, Open Data, Open Educational Resources Information wants to be free 3 är ett välkänt uttryck och utvecklingen av öppen tillgång till forskningsinformation, öppna data och öppet tillgängliga lärresurser kommer att fortsätta. Det påverkar såväl arbetssätt som ekonomi vid högskolor och universitet. Här beskrivs vad som händer inom området Open Access just nu. Alltfler krav ställs från forskningsfinansiärer på att forskningsresultat ska göras fritt tillgängliga, antingen genom Grön OA (parallellpublicering) eller Guld OA (betalning av författaravgift i OA-tidskrift eller hybridtidskrift) och i och med detta också: Information ut till berörda parter om finansiärernas krav och hur det praktiskt fungerar Överväga hur finansiärernas krav relaterar till lärosätets egen OA-policy Ökande krav på kännedom om val av tidskrift för publicering (att kunna välja tidskrift som tillåter parallellpublicering) Ökande krav på kännedom om upphovsrätt för parallellpublicering (vad tillåter förlaget?). Creative Commons licenser blir allt viktigare som stöd för upphovsrättsligt skyddat material. Ökande krav på kännedom om högkvalitativa Open access-tidskrifter. Biblioteket behöver vara ett källkritiskt stöd som kan bistå med urvalskriterier. Behov av att på lärosätet strategiskt diskutera utformning av fond för betalning av författaravgifter (APC:er) alternativt medlemskap hos förlag som publicerar OA (BioMed Central, PeerJ m.fl.). Behov av ställningstagande till ifall man ekonomiskt vill stötta publicering i hybridtidskrifter eller om detta kan anses undergräva OA-utvecklingen Behov av planering av en smidig från ax till limpa -process, där forskaren får stöd genom hela publiceringsprocessen: val av tidskrift, publicering, upphovsrätt, registrering i öppet arkiv, delning av forskningsresultat i kombination med presentation av forskaren själv. Eventuellt behov av att planera en kommunikationsstrategi bibliotek-forskare, för att närma sig forskarna så att kraven på OA ses som en möjlighet snarare än en pålaga 3 http://en.wikipedia.org/wiki/information_wants_to_be_free

2013-11-27(Dnr. ) 7 (av 9) Ett förändrat publiceringslandskap där formerna bryts upp och nya metoder testas. PeerJ, elife, Frontiers är exempel på förlag som framgångsrikt levererar nya tillvägagångssätt vad gäller peer review, forskningskommunikation, forskarpresentation. Nya sätt att diskutera forskningsresultat blir också tydliga, genom exempelvis Academia.edu, ResearchGate samt genom sociala medier som Twitter och liknande. Relationen forskare finansiär förändras. (elife är ett exempel på samarbete mellan just forskare och stora finansiärer - http://www.elifesciences.org/ ) Förlagen och forskarna närmar sig eventuellt också varandra, eftersom förlagen lägger sig vinn om att behålla sin position/tradition, vilket riskerar att minska bibliotekens påverkansmöjligheter vad gäller att få fram rimliga krav gällande embargon, upphovsrätt och liknande. Genom samarbetsformer där biblioteken ingår som en samtalspart kan forskarnas rättigheter till sina resultat stärkas Med tanke på de falska OA-förlag som opererar, kan behov av bedömning av tidskrifter också finnas i forskningsutvärderingssammanhang (hur hanterar man värdering av publicering i s.k. falska OA-tidskrifter?) Eventuella behov av omstrukturering av biblioteksbudgetar i förhållandet prenumerationsbaserade tidskrifter fritt tillgängliga tidskrifter med APCförfarande? Eventuellt överväga hur man utvärderar OA-publiceringar vad får räknas som en OA-publicering och när är något OA? Kommande krav på fri tillgång till forskningsdata gör att varje lärosäte måste fastställa strategier och samordna juridisk kompetens, arkivkompetens, ITkompetens och bibliotekariekompetens. Datahantering inklusive forskningsdata Utvecklingen går mot en allt mer komplex hantering av datamängder. Några exempel är dataset med beskrivningsmodeller, business intelligence för informationshantering i relation till verksamheters processer (inkluderat data mining/data warehouse). Krav ställs även från finansiärer att forskningens rådata/källdata ska tillgängliggöras och arkiveras vilket kräver insatser lokalt för att stödja forskarna. Myndigheterna behöver i allt högre utsträckning hantera data organisatoriskt. E-pliktslagen införs som ger högskolorna eget ansvar att leverera material som är producerat på lärosätet till Kungl biblioteket. Allt detta ställer krav på högskolorna att stödja det digitala innehållet på olika sätt. Frågorna kräver kompetens inom både teknik och upphovsrätt och ett ökat samarbete mellan biblioteks- IT- och arkivvärlden.

2013-11-27(Dnr. ) 8 (av 9) Nya kanaler för forskning I EU:s program Horisont 2020 4 finns både de renodlade forskningsprojekten och innovationsprojekten. Här betonas att samverkan med samhället utanför akademin fortsätter att vara en viktig faktor för att få forskningsmedel. Tvärvetenskaplighet fortsätter också att framhållas, vilket innebär nya utmaningar att synliggöra forskningsresultat - och forskare - på olika sätt och i nya kanaler. Synliggörande av forskaren sker i fler former än som tidigare huvudsakligen via publikationer, exempelvis i nätverk och i sociala medier. Organisation och processer Processorientering och responsivitet Sedan många år har processtänkande, d.v.s. sättet att organisera verksamhet och utföra arbetsuppgifter baserade på verksamhetens processer varit en ofta använd metod för förändringsarbete inom offentlig sektor. Både biblioteks- och ITverksamheter har använt processtänkandet för att identifiera och organisera verksamheter utifrån dess huvudprocesser och för att effektivisera stödprocesser. I de här sammanhangen har nya roller, särskilt för IT-verksamheter, dykt upp. Det rör sig om Chefsarkitekter, Affärsarkitekter, Verksamhetsarkitekter och ITarkitekter och det de alla har gemensamt är att de inte bygger några hus, utan snarare ägnar sig åt att finslipa verksamhetsprocesser och försöker bygga en tredimensionell visualisering av verksamheten för att skapa utrymme för en ökad flexibilitet och effektivisering. Processer som Utveckla verksamhet och Utveckla IT-stöd bör idag vara integrerade och inte behandlas var och en för sig. En annan roll som alltfler organisationer tar in i sina ledningsfunktioner är CIO (Chief Information Officer) med strategiskt ledningsansvar för verksamhetens informations- och kommunikationssystem (IS och IT). 2006 konstaterade Edward E. Lawler III och Christopher G. Worley i boken, Built for Change, att verksamheter måste byggas både för att kunna leverera, men också för att ständigt kunna förändras och anpassas i takt med den teknikutveckling och efterfrågan som råder. En verksamhet behöver således vara såväl responsiv som flexibel för att kunna mäta sig och förbli konkurrenskraftig. Responsiv design av webbsidor blir allt vanligare och går ut på att i realtid anpassa såväl innehåll som funktioner efter användarens förutsättningar. Det kan till exempel röra sig om anpassningar efter skärmstorlekar eller prestanda. Den responsiva designen är i dessa sammanhang på god väg att bli en hygienfaktor. De 4 http://www.vinnova.se/sv/eu-internationell-samverkan/horisont-2020/

2013-11-27(Dnr. ) 9 (av 9) responsiva organisationerna fungerar på likartat sätt och utgår från väl dokumenterade och förankrade processer som startar närmast automatiskt och effektuerar de team och projekt som behövs för att möta nya krav utan långa beslutstider. För att en verksamhet ska bli responsiv krävs att såväl system som processer och affärsmodeller blir skalbara och förändringsbara. Verksamheten måste i en föränderlig och komplex omvärld baseras på arkitekturer som möter de icke-funktionella kraven och erbjuder möjligheter till ett agilt arbetssätt som fokuserar på samarbete mellan människor. Förmågan till responsivitet och flexibilitet mäts i hur snabbt och enkelt till exempel IT-stöd, processer och verksamhetsmodeller kan förändras. I takt med denna utveckling ställs allt högre krav på att kunna beskriva, analysera och visualisera en organisations processer och arkitekturer på ett entydigt sätt och kommunicera konsekvenserna av beslut och förändringar. Här skulle ett öppet och oberoende modelleringsspråk som exempelvis Archimate [2] kunna vara ett alternativ, något som flitigt debatterades på 2013 års SUNET-dagar. Precis som en arkitektonisk ritning i klassisk byggnadsarkitektur beskriver de olika aspekterna på konstruktion och användning av en byggnad, erbjuder Archimate ett gemensamt språk för att beskriva konstruktion och drift av processer, organisationsstrukturer, informationsflöden, ITsystem och teknisk infrastruktur. En visualiseringsmodell som förenklar beslutsfattande och konsekvensbeskrivning i en komplex omvärld. Kommunikation Uppgiftsbaserade intranät Interna kommunikationskanaler som baseras på vilka uppgifter man ska utföra i en verksamhet, som samlar styrdokument och som underlättar kommunikationen inom en organisation implementeras i många organisationer. De används också som ledningsinstrument. Det är positivt att högskolans medarbetarinformation ligger öppet tillgänglig på mah.se, men det finns också behov av kompletterande interna kommunikationskanaler exempelvis ett intranät. Kommunikationsavdelningens påbörjade projekt i den riktningen kommer att involvera BIT. [2] http://www.opengroup.org/subjectareas/enterprise