1 30 minutersmetoden Så organiserar du frivilliga i en kris- eller katastrofsituation
2 Innehåll
3 Avsnitt 1: Förberedelser Att vara förberedd innebär att FRG är rätt organiserad och att all materiel är iordningställd t ex materiallåda, skyltar, apotekslåda, m.m. Mottagningsplats kan vara fast eller tillfällig/mobil. Mottagningsplatserna kan vara redan upprättande mottagningsstationer, Trygghetspunkter, eller inrättas någon annanstans. Kan förberedas genom besök vid lämpliga mottagningsplatser enligt kommunens förslag. I materiellåda kan förvaras expeditionsmaterial t ex pärmar, anteckningsmateriel, tejp, post-it lappar, blädderblockspapper, häftapparat m.m. Blanketter A-F, ska vara kopierade och klara. Förbandslådan kan t ex innehålla första förband, plåster, sax, vätskeersättning, m.m. En förutsättning för att 30-minutersmetoden ska fungera är att man i FRG övar metoden varje år.
4 Avsnitt 2: Katastrof ingen förvarning Vissa kris- eller katastrofsituationer uppstår plötsligt eller med kort eller ingen förvarning alls. En händelse som inträffar plötsligt ställer krav på att FRG måste agera snabbt. Registrering av frivilliga När människor strömmar till för att vara behjälpliga måste ni vara beredda på att registrera alla erbjudanden om hjälp. FRG ska informera om att organisationen kring hjälparbetet har startat och på vilket sätt frivilliga resurser behövs. Meddela att ni återkommer till de frivilliga med besked, när behov finns. Tänk på att behovet av språklig kompetens i samband med registreringen är viktigt. FRG ska använda blankett A: Registrering av frivilliga och B: Anmälningslogg som stöd. Rekryteringssituationer som kan uppstå När du har fler erbjudanden om hjälp än det finns uppgifter. Anteckna alla erbjudanden och återkom till dem vid behov. Olämpliga frivilliga Var taktfull. Förklara att det i nuläget inte finns någon lämplig uppgift för de frivilliga att arbeta med. Om en frivillig ställer till besvär, tillkalla hjälp. Kontakt med kommunen När kommunen efterfrågar frivilliga behöver du ta reda på: Vilka uppgifter ska utföras? När ska arbetet börja och hur lång tid det beräknas ta? Hur många personer som behövs? Vilka egenskaper är särskilt viktiga? Använd blankett E: Rekvirering av frivilliga som stöd Medan hjälparbetet pågår, fortsätter du att utvärdera behovet av frivilliga så att du kan planera i god tid. Planera för kommande arbetsskift. Använd blankett C: Skiftsschema som stöd. Att tänka på:
5 Informera alla involverade kontinuerligt om läget. Blanketter som kan användas är: B: Anmälningslogg, C: Skiftschema, E: Rekvirering av frivilliga. Observera att blankett F: Dagloggen gäller i alla situationer.
6 Avsnitt 3: Skärpt beredskap Tid att organisera
7 Ibland finns mer tid att i förväg organisera mer heltäckande hjälpinsatser, t ex när man flera dagar i förväg kan förutse en översvämning. I detta läge när tidspressen inte är så hård, hinner FRG organisera mer heltäckande hjälpinsatser. Kontakt med kommunen När kommunen efterfrågar frivilliga behöver FRG ta reda på: Vilken/vilka uppgift/er/ ska utföras? När arbetet börjar och hur lång tid det beräknas ta? Hur många personer som behövs? Vilka egenskaper och kompetens behövs för varje uppgift? Rekrytera personer med den kunskap och kompetens som behövs, så blir FRG inte beroende av tillfälliga erbjudande om hjälp från frivilliga. FRG Kontakta medlemmarna i FRG och gör dem beredda att sättas in. Kontrollera materiel m.m. Att tänka på: Informera alla involverade kontinuerligt om krisens förlopp.
8
9
10 Avsnitt 4: Använd tiden rätt Här behandlas planeringen när en insats pågår under en längre tid. Det gäller stöd till friviliga, utbildning, schemaläggning och utvärdering samt hur man tackar frivilligarbetarna för deras insatser. Utbildning av spontanfrivilliga Även om det är ont om tid för utbildning måste alla frivilliga vara tillräckligt insatta i sina uppgifter för att klara av dem. Utbildningen vid behov, kan ske i grupp eller enskilt. Schemaläggning, använd blankett C: Skiftschema. Det är viktigt att skapa rutiner för arbetet. Rapportera före skift och avrapportera efter skift. Att tänka på: Informera alla involverade kontinuerligt om krisens förlopp. Återkoppling Avrapportering är viktig för att kunna återkoppla till nästa steg i insatsen. Låt de spontanfrivilliga delge sina erfarenheter via en enkel utvärdering. Loggbok Loggbok förs fortlöpande under hela insatsen. Via loggboken får du en historisk bild av händelsen, vilka beslut som är fattade och av vem. Loggboken är också nödvändig vid uppföljning och utvärdering. Använd blankett F: Daglogg. Efter insatsen Det är viktigt att tacka alla frivilliga, företag och organisationer som har gjort insatser i hjälparbetet. Att bli sedd och bekräftad är viktig för oss alla. Informellt tack Tala om för de frivilliga hur värdefullt deras arbete har varit för hela hjälparbetet. Formellt tack Tackbrev till alla deltagare från den berörda kommunen. Informera om möjligheten om att ingå i FRG! Utvärdering
11 Utvärdering bör genomföras i flera steg: Spontanfrivilliga ges möjlighet att framföra synpunkter efter varje arbetsskift. Dokumenteras av FRG. FRG:s insatser utvärderas vid en gemensam samling senast inom en vecka efter avslutad insats. Dokumenteras och lämnas till kommunen.
12
2014-04-08 Uppgift 30-minutersmetoden Vilka större hot och risker finns i samhället? Så organiserar du frivilliga i en kris- eller katastrofsituation Avsnitt 1: Förberedelser Avsnitt 2: Katastrof - Ingen förvarning Avsnitt 3: Skärpt beredskap Tid att organisera Avsnitt 4: Använd tiden rätt 1 2 3 Förberedelser 4 5 6 7 8 Materiellåda Förbandslåda Ingen förvarning Hur man hanterar en händelse som inträffar plötsligt. 1 2 3 Ingen förvarning Tillströmning av frivilliga, nedringning av kommunens växel 1. Upprätta mottagningsplats MOTTAGNING FRIVILLIGA Registrering Information Urval 2. Organisera arbetsplatsen VAD BEHÖVS OMEDELBART? 1
2014-04-08 Ingen förvarning 3. Utvärdera behovet av frivilliga 4. Sålla och placera Mottagningsplatsen En eller flera personer som tar emot de frivilliga Plats för mottagande av telefonanmälningar Registrerings-/intervjuplats Informations-/orienteringsplats Ev. plats där de frivilliga kan vänta med en kopp kaffe Kök Personalrum INFORMERA FORTLÖPANDE Telefon Intervjuplats Skärpt beredskap Tid att organisera Skärpt beredskap Tid att organisera 1. Inhämta information om uppgiften från kommunen 2. Planera frivilligbehov - rekrytera 1 2 3 3. Skapa ett arbetslag/skift 4. Sätt FRG-medlemmar i skärpt beredskap 5. Planera: Arbetsplatsen Vem gör vad? Utrustning Skärpt beredskap Tid att organisera 6. Organisera för uppgiften 7. Förberedelser, blanketter, materiel m m Planera frivilligbehov fortlöpande Var noga med intervju och registrering av frivilliga Orientering om situationen Använd tiden rätt Utbildning av spontanfrivilliga grupp enskilt Tre första dygnen skiftschema Förberedelser Minska stressen för frivilliga Återkoppla 2
2014-04-08 Använd tiden rätt Efter insatsen För loggbok dagligen Rapportera före skift Avrapportera efter skift Utvärdera Tacka alla frivilliga Kommunens officiella tack Blanketter Blankett A: Registrering av frivilliga Blankett B: Anmälningslogg Blankett C: Skiftschema Blankett D: Rekryteringslogg organisationer/företag Blankett E: Rekvirering av frivilliga Blankett F: Daglogg 3
Registrering av frivilliga Blankett A Datum Sid 1 (2) (Texta!) Efternamn Förnamn Adress Telefon Bost Arb Persnr Mobil Yrke E post Tillgänglig följande dagar, Datum Hela dygnet Fm Em Kväll Natt Vad kan du hjälpa till med? Information Transport/evakuering Telefonkontakter/administration Allt i allo Första hjälpen Annat ev kommentar Körkort? Ja Körkortsklass Nej
Forts. Registrering av frivilliga sid. 2 Kan du tala andra språk än svenska? Närmast anhörig Namn Adress Telefon bost arb Övrigt Underskrift/frivillig:
Anmälningslogg Blankett B Händelse: Datum: Sida: Namn Adress Telefon Särskild komp Aktuell Efternamn, förnamn (även postnummer) Bostad Arbete Mobil etens/materiel 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Skift, kl.. Namn: Skiftschema Blankett C Uppgift: Datum: Sida:
Rekryteringslogg organisationer/företag Blankett D Händelse: Datum: Sida: Datum Organisatio n Företag Adress Telefon/mai l Kontaktpers on Antal frivi lliga Tillgängli ghet Övrigt
Rekvirering av frivilliga enligt kommunens önskemål Blankett E Händelse: Datum: Sida: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Uppgift Önskat antal frivilliga Önskad kompetens/materiel Behov av skift, antal Vidtagna åtgärder Klart