Samsök under luppen en översyn av organisation, användning och nytta samt några scenarier för framtida utveckling

1 Samsök under luppen en översyn av organisation, användning och nytta samt några scenarier för framtida utveckling Margareta Nelke, I.C. at Once 2009 12 01

Innehåll Förord... 4 Sammanfattning... 4 Bakgrund... 7 Översynen... 8 Avgränsningar... 9 Intressenterna... 10 Kungl. biblioteket och Avdelningen för nationell samverkan... 10 Kungl. biblioteket... 10 Avdelningen för Nationell samverkan... 11 Samverkansbiblioteken... 12 Samsökkonsortiet... 12 Leverantören... 13 ExLibris... 13 Fujitsu... 14 Några tjänster och produkter... 14 I pipeline... 15 Ärendehantering och påverkan... 15 Rättigheter till ExLibris CKB... 16 Hantering och upphandling av e resurser... 16 Samsökning allmänt... 18 Samsök... 19 Systemen... 19 Samsöka... 19 Tillgängliggöra... 21 Exponera... 23 Administrera... 23 Några problem med MetaLib och SFX... 23 Kommande utveckling av MetaLib och SFX... 24 Avtal och överenskommelser... 24 Support och ärendehantering... 26 Uppdrag och ansvarsfördelning... 26 LD:s uppdrag och roll... 27 Ansvars och arbetsfördelning... 27 Kommunikation, kunskapsöverföring och dokumentation... 29 Nyttan av central hantering av Samsök... 30 Användning av Samsök... 31 Nyttan av Samsök... 34 Resursförbrukning och kostnader... 36 KB:s resursförbrukning... 36 Konsortiebibliotekens resursförbrukning... 37 Sammanfattning av resursförbrukningen... 37 Synergi med andra applikationer... 38 Samsök och LIBRIS... 38 2

Andra applikationer... 38 Diskussion, slutsatser och allmänna rekommendationer... 39 Allmänt... 39 Centrala funktionen... 41 Konsortiet LD:s målgrupp... 42 Systemen... 43 Finansieringen... 44 Övrigt... 45 Sammanfattning av allmänna rekommendationer... 46 Scenarier och vägval... 46 En vision... 47 Scenarierna... 48 A. Behålla i nuvarande form... 48 B. Avveckla helt eller delvis... 48 B1. Avveckla hela tjänsten Samsök... 48 B2. Avveckla samsökningsdelen, behålla länkservern... 48 C. Behålla Samsök men förändra och utveckla... 49 C1. Outsourca drift och support till leverantören... 49 C2. Utveckla och utöka utbudet av stöd och tjänster... 49 C3. Understödja egen utveckling på biblioteken... 50 C4. Kombination av C2 och C3 med delad målgrupp... 50 C5. Samma konsortium för Samsök och Bibliotek 24... 51 Rekommendation om vägval... 51 Referenser... 52 Bilagor... 54 1. Begrepp... 54 2. Översynens organisation... 55 3. Konsortiebiblioteken... 56 4. Insamlandet av synpunkter... 57 Enkäten... 57 Fokusgrupper på KB... 59 Workshop med biblioteken... 59 Analysworkshop... 60 3

4 Förord Rapportens är upplagd med tre huvudavsnitt. Först en beskrivande del som redovisar resultaten från intervjuer, fokusgrupper, workshopar, enkäten och litteratur, därefter en analysdel med slutsatser och allmänna rekommendationer och slutligen en del med scenarier och rekommendationer om vägval. I bilagedelen finns en lista över begrepp som används i rapporten. Att göra denna översyn har varit en spännande resa i en viktig del av Sveriges informationsförsörjning. Vägen framåt har ideligen delat sig i sidospår, vissa har följts, medan andra har måst lämnas därhän. Det har varit en utmaning att fokusera på huvudspåret och behandla det på ett tillräckligt uttömmande sätt utan att gå in alltför mycket på detaljer. Vissa områden har därför blivit summariskt behandlade medan andra är utförligare. Jag hoppas dock att rapporten ska ge det stöd i beslut om kommande utveckling som den är avsedd för. Jag vill tacka alla som lämnat bidrag till översynen. Ett speciellt tack till projektledaren Anders Söderbäck för värdefull hjälp och gott samarbete. Råå i december 2009 Margareta Nelke Sammanfattning Syftet med översynen som är beställd av Riksbibliotekarien är att ge underlag för framtida utvecklingen och inriktningen av tjänsten Samsök i enlighet med Samsökkonsortiets behov och Avdelningens för nationell samverkan uppdrag. Översynen omfattar huvudsakligen Nulägesbeskrivning av viktiga frågeställningar och utmaningar inom konsortiet, på KB och hos övriga intressenter Inventering av intresset för Samsök hos alla samverkansbibliotek Analys och framtagande av något/några scenarier för den framtida utvecklingen. Översynen är inte En utvärdering av MetaLib/SFX funktionalitet och tekniska prestanda En utvärdering av slutanvändarnas upplevelse och behovsuppfyllelse En undersökning av alternativa system och lösningar En undersökning av Bibliotek24 En undersökning av leverantörerna av e resurser. Översynen startade i juni med ett arbetsmöte och fullbordades i november 2009. Under sommaren genomfördes en webbenkät med en del som riktade sig till alla samverkansbibliotek och en del som riktade sig enbart till konsortiebiblioteken. Därefter följde fokusgrupper på KB och diskussioner med konsortiebiblioteken i form av en

workshop. I oktober genomfördes en workshop för att analysera scenarierna. Intervjuer genomfördes med Riksbibliotekarien, chefen för Avd. för nationell samverkan och Fujitsu. Parallellt med detta studeras ett antal interna och externa dokument. En betydande investering i form av inköp av information och system och hantering ligger i e resurserna. De är en omistlig och ständigt växande del av informationsförsörjningen till högre utbildning och forskning. Denna översyn visar att tjänsten Samsök, som består av samsökning (MetaLib) och länkning till fulltext (SFX), ger ett viktigt bidrag till att investeringarna i e resurser ska komma slutanvändarna till godo. Problem finns emellertid och de rör framför allt MetaLib. Användningen av och den upplevda nyttan med MetaLib är lägre än för SFX. En del bibliotek använder inte MetaLib till annat än att exponera sina databaser mm. Samsökningsfunktionen upplevs som bristfällig och bibliotekarierna är i vissa fall ovilliga att presentera den funktionen för slutanvändaren. SFX däremot används betydligt mer och upplevs ha stor nytta. Samsökkonsortiet består av 39 universitets, högskole och specialbibliotek. 1 Biblioteken är av olika storlek och inriktning. Samtliga av de större universitets och högskolebiblioteken är med i konsortiet med ett undantag (Lund). Vid Samsöks start fanns endast delade instanser och gemensamma gränssnitt, men nu har de större biblioteken egen SFX instans vilket innebär att de utformar sina egna gränssnitt och sköter en del av hanteringen själva. De mindre biblioteken ligger i allmänhet kvar på delad SFX instans. Samtliga bibliotek utom två ligger på delad MetaLib instans och vissa av dem har köpt in extern programvara för att själva anpassa gränssnittet enligt egna önskemål. Idag har Enheten för Libris systemen och databaslicenser, som jag i denna rapport har tagit mig friheten att förkorta till LD, huvudsakligen ansvar för drift och utveckling/anpassning av de delade instanserna och av de gemensamma gränssnitten, men de har också en del stöd till biblioteken med egen instans. En uppgift är t.ex. att vid årsskiftet aktivera e resurser som innefattas av de centrala avtalen. LD:s uppdrag, uppgifter och ansvarsområden är inte tillräckligt tydligt vare sig för biblioteken eller för LD själv. Större tydlighet och transparens efterlyses. Andra områden som behöver förtydligas är ärendehanteringen och supporten, där man också gärna ser en större transparens från bibliotekens sida. Trepartsförhållandet Samsökkonsortiet LD Fujitsu/ExLibris komplicerar bilden och kräver att alla parter vet vad som gäller. Mer behöver regleras i avtal och skriftliga överenskommelser än vad som är reglerat idag. LD dubbla roll som leverantör och samarbetspartner till biblioteken finns också med i bilden. 5 1 Under hösten har Polishögskolan begärt utträde ur konsortiet, vilket innebär att konsortiet i november 2009 består av 38 bibliotek

6 En vision för den långsiktiga utvecklingen och några scenarier har tagits fram och provats in en analysworkshop. Scenarierna var A. Behålla Samsök i nuvarande form B. Avveckla Samsök helt eller delvis o B1. Avveckla hela tjänsten Samsök o B2. Avveckla samsökningsdelen, behålla länkservern C. Behålla Samsök men förändra och utveckla o C1. Outsourca drift och support till leverantören o C2. Utveckla och utöka utbudet av stöd och tjänster o C3. Understödja egen utveckling på biblioteken o C4. Kombination av C2 och C3 med delad målgrupp o C5. Samma konsortium för Samsök och Bibiotek24 Scenario A och B1 bedömdes som orealistiska. A på grund av att det inte är ett hållbart koncept för framtiden och B1 på grund av att det om det genomförs får starkt negativa konsekvenser både för biblioteken och för KB. Översynen rekommenderar scenario C4 och rekommenderar därtill att möjligheten att outsourca vissa delar undersöks för att frigöra resurser. Vidare bör frågan om att LD ska fortsätta aktivera resurser i centrala avtal tas upp till prövning. LD behöver slutligen differentiera sin målgrupp och tydligt erbjuda olika tjänster och stöd till de två målgrupperna som föreslås. Övriga rekommendationer är En strategiskt inriktad expertgrupp med representanter från biblioteken och från KB för dessa frågor bör inrättas för att sätta fokus på de övergripande frågorna om hanteringen av (e )resurser. LD har kvar sin roll som central funktion och samordnare. Större tydlighet kring vad LD ska göra, för vem, vilket mandat LD har och vilka mål som ska uppnås på kort och lång sikt. Kommuniceras till alla parter. LD blir medlem i SAMSA. Kraven på biblioteken som ingår i Samsökkonsortiet bör specificeras mer, t.ex. grad av aktivitet för att vara medlem. Åtgärder för att få upp aktiviteten hos biblioteken när det gäller MetaLib bör prioriteras. Bättre transparens behövs i operativa frågor som ärendehantering, supportfrågor, ansvarsfördelning, mm men också i strategiska som vision, uppdrag, mål och planer för kommande år. Oklarheter i ansvars och arbetsfördelning bör utredas och kommuniceras till alla parter o Vem ansvarar för vilken vidareutveckling och anpassning

7 o Vem ansvarar för vilka utbildningsinsatser. En utbildningsplan bör upprättas för att biblioteken ska kunna se vilken utbildning som erbjuds och när den sker. Rutiner på LD bör införas för dokumentation och kunskapsöverföring. Möjligheterna till någon form av samfinansiering bör undersökas. Arbetet med att integrera Samsök och LIBRIS bör fortsätta. Tjänsten nylanseras och byter i samband med det namn. Bakgrund 2004 startades på dåvarande Librisenheten, Kungl. biblioteket Portalenprojektet på Riksbibliotekariens uppdrag. Projektets syfte var att underlätta för samverkansbiblioteken att hantera och synliggöra sina e resurser för användarna. Detta inom ramen för det övergripande målet Förbättra och effektivisera informationsförsörjningen inom högre utbildning och forskning. 2 Under året genomfördes en upphandling av en portal och en länkserver som resulterade i kontrakt med Fujitsu Services A/S, agent för ExLibris programvaror MetaLib och SFX. Parallellt skapades ett konsortium av de 43 samverkansbibliotek som valde att delta från starten. 2006 gick projektet in i förvaltningsfas med dåvarande Librisenheten som ansvarig för drift och first line support. I början fanns endast delade instanser, en för MetaLib och en för SFX. Samsök har utvärderats tidigare. Vid Jönköpings högskola genomfördes 2006 en studie dels över bibliotekets förväntade nytta för hanteringen av sina e resurser av att införa Samsök och dels över hur studenterna använde Samsök. Vid Stockholms universitetsbibliotek jämfördes 2006 studenterna användning av Google Scholar med MetaLib. 3 2007 utvärderades Samsök av Librisenheten med hjälp av en webbenkät. Sex huvudområden undersöktes: Librisenhetens information, support och utbildning till de deltagande biblioteken Egna instanser Samarbetet i konsortiet Bibliotekens aktivitet Samsök som sökverktyg, förbättringsförslag Utveckling 4 Samsök och dess delar MetaLib och SFX utvecklas och förändras. Samtidigt sker en utveckling på biblioteken i takt med att man använder Samsök mer och för fler uppgifter 2 Årsredovisning KB 2004) 3 Samsök 2006; Haya, Widmark & Nygren 2006 4 Hiort af Ornäs 2007

och i takt med att publiceringen av e material ökar. Denna utveckling leder till att biblioteken blir bättre informerade beställare som har möjlighet att ställa högre krav. Kraven från slutanvändaren på enkel sökning och snabb åtkomst av fulltexten ökar också. En alltmer komplicerad verklighet och ökade krav leder, samtidigt som resurserna är knappa, lätt till frustration både hos användare och hos biblioteken, men också en önskan att förbättra situationen. Det läggs ner mycket resurser på biblioteken att köpa in e publikationer. Information av god kvalitet är en viktig del av den högre utbildningens och forskningens infrastruktur. Det är viktigt att studenter och forskare kan hitta och få tag på sin information så snabbt och så enkelt som möjligt. 8 Några frågeställningar som utkristalliserat sig ur detta och som föranledde beslutet att göra en översyn av Samsök är Har biblioteken verkligen nytta av Samsök för att fullfölja sina uppdrag? Vilka förväntningar har biblioteken på KB/LD, deras roll, deras ansvarsområde? Vad fungerar och var finns stötestenarna? Hur ska KB gå vidare med Samsök? Om inte Samsök fanns idag, skulle vi då startat det? Riksbibliotekarien I texten har jag tagit mig friheten att förkorta Enheten för Libris systemen och databaslicenser till LD, det är alltså inte KB:s egen förkortning. Översynen Översynens syfte är att ge underlag för framtida utveckling och inriktning av tjänsten Samsök i enlighet med Samsökkonsortiets behov och Avdelningens för nationell samverkan uppdrag. Översynen är beställd av Riksbibliotekarien och den primära målgruppen för översynen är, förutom Riksbibliotekarien, LD samt biblioteken i Samsökkonsortiet. Sekundär målgrupp är Nationella referensgruppen, övriga samverkansbibliotek och Fujitsu. Översynen omfattar huvudsakligen Nulägesbeskrivning av viktiga frågeställningar och utmaningar inom konsortiet, på KB/LD och hos övriga intressenter (t.ex. leverantör) Inventering av intresset för Samsök hos alla samverkansbibliotek Analys och framtagande av något/några scenarier för den framtida utvecklingen. Organisationen kring översynen består av en styrgrupp, en referensgrupp, projektledare och konsult. Deltagarna framgår av bilaga 2. Styrgruppen har ett beslutande mandat, medan referensgruppen, som utsetts av styrelsen för SAMSA Samsökkonsortiets användargrupp, har en rådgivande roll. Översynen startade i juni 2009 med ett arbetsmöte. Under sommaren lades en webbenkät ut till samverkansbiblioteken. I slutet av augusti och början av september

genomfördes diskussioner på KB i fokusgrupper och i mitten av september träffades representanter för 12 bibliotek för att diskutera viktiga Samsökfrågor i en workshop. Konsulten träffade Fujitsu i oktober och i strax efter genomfördes en workshop för att analysera några scenarier som tagits fram. Dessutom gjordes en konsekvensanalys av scenarierna. Deltagarna i workshopen kom från styrgruppen, LD och referensgruppen. Arbetet med att samla in fakta och synpunkter från olika intressenter avslutades med telefonintervjuer med Gunilla Herdenberg, chef för Avdelningen för nationell samverkan och riksbibliotekarie Gunnar Sahlin. Parallellt har ett antal interna och externa dokument studerats vilka framgår av referenslistan. Frågor, svarsfrekvens och deltagarna i fokusgrupper och workshopar framgår av bilaga 4. Avgränsningar Några avgränsningar fastställdes i början av arbetet. Översynen är inte en utvärdering av MetaLib/SFX funktionalitet och tekniska prestanda en utvärdering av slutanvändarnas upplevelse och behovsuppfyllelse en undersökning av alternativa system och lösningar en undersökning av Bibliotek24 en undersökning av leverantörerna av e resurser. 9

10 Intressenterna Huvudintressenterna för Samsök specificeras nedan. De svarta linjerna motsvarar huvudintressenterna för Samsököversynen. Kungl. biblioteket och Avdelningen för nationell samverkan Kungl. biblioteket Kungl. biblioteket har som ett av sina uppdrag ett samordningsansvar för informationsförsörjningen till högre utbildning och forskning. I instruktion för KB uttrycks det med texten att svara för frågor om samverkan mellan forskningsbibliotek i

11 fråga om bl.a. försörjning av litteratur och utnyttjande och utveckling av tjänster baserade på informationsteknik. 5 Den i september framlagda kulturpropositionen förslår att uppdraget ska utvidgas till att omfatta även folk och länsbibliotek. Kungl. biblioteket bör ges ett särskilt uppdrag när det gäller att svara för nationell överblick, främja samverkan och driva på utvecklingen inom biblioteksväsendet samt att, i samråd med länsbiblioteken, kontinuerligt följa bibliotekens arbete. Uppdraget omfattar dock inte forsknings och högskolebiblioteken. Regeringen avser att ge Kungl. biblioteket i uppdrag att ta fram en plan för hur detta praktiskt ska genomföras. 6 När man läser detta kan man få intrycket att KB:s uppdrag inte skulle omfatta forskningsbiblioteken, men så är inte fallet enligt uppgift från Riksbibliotekarien. Kungl. Bibliotekets uppdrag gentemot forskningsbiblioteken är oförändrat. Kungl. biblioteket kommer också i fortsättningen att tillhöra Utbildningsdepartementet. 7 På KB är det Avdelningen för nationell samverkan som arbetar med dessa frågor i samarbete med interna och externa intressenter. Avdelningen för Nationell samverkan Avdelningens för nationell samverkan uppdrag är att ha ansvar för nationella samordnings och utvecklingsuppgifter. Det är ett omfattande uppdrag som inkluderar både operativa och strategiska uppgifter, bl.a. utveckling och drift av LIBRIS systemen, databaslicenserna, Samsök, Open Access programmet, SwePub projektet, hantera projektbidrag, katalogiseringsfrågor inklusive metadatafrågor, svensk övergång till Dewey, samordna söktjänster med SLBA och Riksarkivet, utveckla samarbetet med Kulturrådet och andra aktörer inom ABM området, arbeta med standardiseringsfrågor och statistik. 8 Drivkraften för verksamheten är att vara ett bra stöd för biblioteksverksamheten inom forskning och högre utbildning. För att säkerställa att verksamheten ligger i linje med bibliotekens behov har en inflytandestruktur arbetats fram. Den är uppbyggd av ett antal expert och referensgrupper samt Nationella referensgruppen som är remissinstans och rådgivare i strategiska frågor. Nationella referensgruppen träffas fyra gånger om året och består av representanter från nio bibliotek och ett arkiv. Expert och referensgrupperna arbetar mest med operativa, men också i viss mån strategiska frågor. Följande grupper finns för närvarande: Bålstadepågruppen, Expertgrupp biblioteksstatistik, Expertgrupp digitalisering, Expertgrupp Fråga biblioteket, Expertgrupp kompetensfrågor, Expertgrupp LIBRIS samkatalog samt Styrgrupp för nationella licenser för e resurser. 5 Förordning 2008:1421 6 Tid för kultur 2009 sid. 41 7 När denna rapport skrivs har dock ännu inte beslutet om kulturpropositionen tagits i riksdagen. 8 Avd. för nationell samverkan uppdrag 2009

Nationell Samverkan har huvudsakligen en operativ roll, men arbetar också med strategiska frågor och då i samverkan med referens och expertgrupper. Samtidigt med att producera och drifta har avdelningen en framåtblickande roll: vad händer i omvärlden, nationellt och internationellt, vilka nya möjligheter finns eller kommer att finnas? Avdelningen för nationell samverkan består av enheterna Libris systemen och databaslicenser (LD) och Samordning och utveckling. Avdelningen har (oktober 2009) 39 tillsvidaretjänster och fyra tidsbegränsade tjänster varav 24 tillsvidaretjänster och en tidsbegränsad tjänst på LD. LD:s huvuduppgifter är att vidareutveckla och ha hand om driften för LIBRIS samkatalog, att hantera de centrala avtalen om e resurser och att ha hand om driften av Samsök. Samverkansbiblioteken 39 universitets och högskolebibliotek och ytterligare 39 specialbibliotek uppfyller kriterierna för samverkansbibliotek (för en förteckning över dessa se KB:s webbplats www.kb.se/bibliotek/samverkansbibliotek/biblioteken). Kriterierna är bl.a. att bibliotekets huvuduppgifter ska vara att betjäna svensk forskning och utveckling, att biblioteket är offentligt finansierat, i varje fall till viss del, och att allmänheten ska kunna besöka det och då använda dess resurser avgiftsfritt. Biblioteken väljer aktivt om de vill vara samverkansbibliotek. I förmånerna ett samverkansbibliotek kan ha, om de så väljer, ingår Samsök och de centrala avtal för databaser som LD hanterar. I samband med upphandlingen av portalen/samsök gick en förfrågan ut till alla samverkansbibliotek, oavsett storlek och inriktning, om de var intresserade att ta del av tjänsten. Av de 58 tillfrågade biblioteken valde 43 att gå med och med dessa bibliotek bildades Samsökkonsortiet. Samsökkonsortiet I juni 2009 då översynen startade bestod Samsökkonsortiet av 39 universitets, högskole och specialbibliotek. Huvuddelen av universitets och högskolebibliotek är med i Samsökkonsortiet men även sex specialbibliotek är medlemmar. Bibliotekens storlek varierar från 279 till fyra anställda. Sju bibliotek är små (1 10 anställda), 17 är medelstora (11 35 anställda), 10 är stora (36 100 anställda) och 5 är mycket stora (över 100 anställda). (Se bilaga 3 för lista över Samsökkonsortiebiblioteken.) I enkäten tillfrågades de samverkansbibliotek som inte är medlemmar i Samsökkonsortiet om intresset av medlemskap. Tre bibliotek är intresserade och ytterligare fem är eventuellt intresserade. Den förväntade nyttan av ett medlemskap är bättre åtkomst till e resurserna och förbättrad användarvänlighet. Sex av de åtta konsortiebibliotek med delad SFX instans som inte besvarat enkäten kontaktades för att utröna intresset av att fortsatt vara medlemmar i konsortiet. Det 12

visade sig att det finns intresse hos merparten av dessa bibliotek, men att deras aktivitet är låg. Däremot har ett av biblioteken som besvarade enkäten hoppat av konsortiet efter att enkäten genomfördes. Från början befann sig samtliga bibliotek i samma delade instans, men efterhand köpte fler och fler bibliotek egna SFX instanser. När enkäten genomfördes hade 22 av biblioteken egen SFX instans och 17 bibliotek i konsortiet ingick i den delade SFX instans sfxlibris, vilket är en minskning med 4 sedan 2007. 9 Efter enkäten har ytterligare två bibliotek lämnat den delade SFX instansen (förutom det bibliotek som hoppat av konsortiet). Två bibliotek har egen MetaLib instans. Nio bibliotek har publik ingång till Samsök: Högskolan i Kalmar, Kungliga biblioteket, Luleå universitetsbibliotek, Malmö högskola, PRV, SLU, Umeå, Uppsala, Vitterhetsakademiens bibliotek. Konsortiebiblioteken bildade våren 2008 en användargrupp, SAMSA, som träffas några gånger per år. I styrelsen ingår representanter för fyra bibliotek. SAMSA diskuterar problem och önskemål om förbättringar men är också ett forum för erfarenhetsutbyte och spridandet av tips och idéer. KB/ LD är inte medlemmar av SAMSA men deltar i vissa möten med informationsinslag. Även Fujitsu inbjuds till mötena då och då. Samsökkonsortiet ska inte förväxlas med konsortiet för nationella licenser (BIBSAMkonsortiet). När det i denna rapport står konsortiet och konsortiebibliotek menas Samsökkonsortiet om inget annat anges. Leverantören ExLibris Leverantören av MetaLib och SFX är ExLibris, en av de större aktörerna på marknaden för bibliotekssystem. Företaget har ca 4 600 kunder i 77 länder och 460 anställda på 10 kontor i Europa, Nordamerika, Asien och Australien inklusive tre större utvecklingskontor i Hamburg, Jerusalem och Chicago. ExLibris ägs sedan 2008 av det New York baserade riskkapitalbolaget Leeds Equity Partners. I ExLibris sortiment av produkter och tjänster ingår bibliotekssystemen Aleph och Voyager, ERM systemet Verde, samsökningsverktyget MetaLib, länkningsverktyget SFX, Primo ( discovery and delivery ), rekommendationsservice bx samt digitaliseringsverktygen DigiTool och Rosetta. ExLibris omsättning år 2008 var 74 miljoner USD. 43 % går till service och support och man satsar 34 % på utveckling. 13 9 Haapalainen 2007

Fujitsu Fujitsu A/S är distributör av MetaLib och SFX i Sverige och Danmark. För dessa produkter är Fujitsu enligt avtal med ExLibris både återförsäljare och support. Fujitsu A/S har totalt 13 personer som arbetar med biblioteksdelen av verksamheten, vilket innebär förutom försäljning och support, även utbildning och viss utveckling. Två av dessa personer finns på Linköpingskontoret och resten är lokaliserade till Köpenhamn. Biblioteksverksamheten har tillgång till Fujitsus övriga resurser när det gäller administration, projektledning och tekniska tjänster som hårdvara, operativsystem och nätverk. Fujitsu gör viss egen utveckling av tilläggsprodukter till de andra ExLibris system, men har inte några sådana för MetaLib och SFX. Svenska kunder inom kommuner och landsting (Bibliotek24 och EiRA 10 ) har outsourcat sin drift av MetaLib och SFX till Fujitsu. Fujitsu har två modeller för outsourcing, dels ett fast åtagande och dels inhopp i akuta situationer. I det sistnämnda fallet kan kunden ha en timbank med förutbetalda timmar som sedan tas ut vid behov. I ett fall har Fujitsu tagit över driften helt och hållet inklusive servrar, men de kan också sköta driften på kundens servrar (detta gäller t.ex. Bibliotek24). Några tjänster och produkter ExLibris gick för ett och halvt år sedan ut med att alla kommande produkter ska ha en Open Platform. Det innebär att alla funktion som finns i en applikation också ska kunna anropas (och få utförd) från en extern miljö. ExLibris garanterar också att dokumentera API:erna till sina applikationer och att kunderna har tillgång till denna dokumentation samt att all nyutveckling ska göras tillgänglig enligt Open Platform. Samtidigt har man skapat en webbplats, EL Commons, på Exlibrisgroup.com med syftet att kunderna där ska kunna utbyta erfarenheter och programvara som man själva har utvecklat. MetaLib och SFX fungerar delvis för Open Platfom och Primo, ExLibris nya produkt för discovery and delivery, är helt framtagen för Open Platform. Primo skördar från olika databaser och skapar ett centralt index (integrerad sökning). Primos gränssnitt har utvecklats efter synpunkterna från MetaLibs gränssnitt men ska vara enklare att justera även utan hjälpverktyg. Till Primo kan knytas ett antal knowledgebaser, både egenskapade, från ExLibris och från andra leverantörer. Kommande planerade releaser av Primo är v3 1/1 2010, v3.1 kvartal 3 2010 och v4 kvartal 2 2011. ExLibris håller på att bygga upp ett centralindex, Primo Central, med metadata från olika e resurser. Primo Central släpps i början av 2010. Biblioteken ske kunna abonnera på Primo Central som ett tillägg till Primo. 14 10 Se nedan under Begrepp (bilaga 1)

15 Hittills har ExLibris tecknat avtal med följande leverantörer: BMJ Publishing Group Hindawi DOAJ National Library of Medicine Pubmed BioMedCentral Alexander Street Press Organisation for Economic Cooperation and Development (OECD) Project MUSE The National Academy of Science (PNAS) IOP Publishing American Institute of Physics (AIP) 13 AIP associate publishers, including SIAM, SPIE and The Astronomical Society EBSCO Journal of Bone and Joint Surgery (JBJS) AIP hosted societies Enligt uppgift från Fujitsu är inte ExLibris tanke att överge parallellsökningskonceptet, som idag MetaLib representerar, till förmån för integrerad sökning, som Primo representerar. Man ser behovet av båda möjligheterna. Det kommer alltid att finnas e resurser som inte kan höstas in i centrala index och som man behöver kunna hitta information i med hjälp av parallellsökning. I pipeline ExLibris arbetar också på en ny tjänst, URM Unified resource management, ett back office system som ska innefatta administration och cirkulation och integrera hanteringen av fysiska, elektroniska och digitaliserade resurser. Planerad beta av denna tjänst är andra halvåret 2011 och i början av 2012 beräknas den bli allmänt tillgänglig. 11 Beslut är inte taget om det blir en klient eller webbaserad lösning. Ännu längre fram ligger förverkligandet av planer på ett front office system för samsökning, länkning till fulltext och rekommendationsservice (URD 2 Unified Resource Discovery and Delivery). Ärendehantering och påverkan Fujitsu är first line support gentemot LD och tidigare var LD first line support gentemot konsortiebiblioteken. Enligt Fujitsu har det fungerat relativt bra, men det är inte alltid tydligt var felet och därmed var ansvaret ligger. Nyligen har rutinerna gjorts om och biblioteken hänvisas direkt till ansvarig i stället för att alltid gå till LD först. Kunderna har också nyligen fått möjlighet att få tillgång till ExLibris ärendehanteringssystem Pivotal 11 ExLibris report 2009

där de kan rapportera in och följa sitt ärende. När det gäller CKB ska kunder gå direkt till ExLibris. ExLibris internationella användargrupp är IGeLU som varje höst har en stor konferens för diskussioner och information om nya produkter mm. ExLibris nordamerikanska användargrupp, ELUNA, har sin årliga konferens på våren. Fujitsu har en påverkanskanal i regelbundna distributörsmöten. Fujitsu samlar upp synpunkter från regionala användarföreningar som SAMSA men uppmanar också sina kunder att gå direkt till ExLibris via IGeLU. De flesta krav från konsortiebiblioteken samlas upp och förmedlas av LD, men ett önskemål om förbättring har kommit från SAMSA till Fujitsu: möjligheten att felanmäla direkt till ExLibris. Rättigheter till ExLibris CKB ExLibris har rättigheterna till innehållet i sin CKB. Kunderna har tillgång till ExLibris CKB så länge de prenumererar på den. Vill de byta leverantör kan de göra ett uttag av de ISSN och ISBN som de har aktiverat. De har alltså rätt att göra uttag av sina objekt och sitt bestånd och flytta till nästa leverantör. Det finns specificerat vilka standardverktyg som kan användas för sådan export. De har inte rätt till ämnesord, beskrivningar och organiseringen av innehållet i CKB och informationen om vilka tidskrifter och e böcker som ingå i vilka paket. Rättigheterna beträffande CKB är inte reglerade i huvudavtalet mellan KB och Fujitsu, men det finns enligt Fujitsu en generell skrift om detta. Hantering och upphandling av e resurser Hanteringen av e resurser blir en allt större del av totala hanteringen på biblioteken. 2008 hanterade universitets och högskolebibliotek knappt 312 000 periodikatitlar, knappt 1 655 000 e böcker (titlar) och drygt 624 000 övriga digitala dokument. När det gäller tidskrifter har periodika i elektronisk form sedan länge passerat tryckt periodika. 2008 hanterades drygt 54 000 periodikatitlar i tryckt form på svenska universitets och högskolebibliotek. Den stora ökningen sker på e bokssidan där en ökning med 276 % skett under perioden 2004 2008. 16

17 Universitets och högskolebibliotekens bestånd (1 000 tal) av periodika, e böcker och övriga digitala dokument 2004 2008 12 Hantering av e resurser skiljer sig på flera sätt från hantering av fysiskt material. En viktig skillnad är proceduren när det gäller att sprida materialet vidare. När man skaffar e resurser skaffar man en licens som reglerar hur och av vem materialet får användas. Licensen kan gälla enstaka exemplar (t.ex. styckvis inköpta e böcker) eller paket med en samling e tidskrifter eller e böcker som någon gemensam nämnare (t.ex. gemensam utgivare eller ämnesområde). E resurserna är upphandlade med centrala avtal (BIBSAM konsortiet) som LD hanterar eller lokala avtal som varje bibliotek själva hanterar. Central upphandling sker av ett 70 tal databaser, tidskriftspaket och e bokspaket. Licenserna som ingår i de centrala avtalen upphandlas av ansvarsbiblioteken och av LD. En nyligen genomförd förändring innebär att samtliga licenser med några undantag ska upphandlas av LD. Lokal upphandling sker också på respektive bibliotek och då hanteras licenserna där. De centrala avtalen representerar ett värde på knappt 228 miljoner för år 2009. Av synpunkter från biblioteken framgår att man i allmänhet är nöjd med att KB/LD sköter upphandlingen och tycker att det är bra att överföringen från ansvarsbiblioteken till KB har ägt rum. En central upphandling innebär stor arbetsbesparing på biblioteken och en starkare förhandlingsposition gentemot leverantörerna. På Avdelningen för nationell samverkan var tidigare licens och Samsök verksamheten i två olika avdelningar, men under 2009 slogs dessa samman till Enheten för Librissystemen och databaslicenser vilket underlättar den starka synergi som finns mellan databaslicenserna och Samsök. 12 Forskningsbiblioteken2008 och motsvarande statistik för 2004 2007

18 De samverkansbibliotek som så önskar kan ingå i BIBSAM konsortiet för de centrala avtalen. På KB:s webbplats, www.kb.se/bibliotek/centralaavtal/databaserna/databaser per institution, finns förteckning över bibliotek och vilka databaser de är anslutna till. I enkäten tillfrågades biblioteken om hur många e resurser, definierat som IRD poster i MetaLib och targets i SFX, de ger sina slutanvändare tillgång till. När det gäller MetaLib besvarade 29 bibliotek frågan och av dem ger fyra bibliotek tillgång till upp till 100, tolv bibliotek mellan 100 och 300 och sex bibliotek över 300. Två bibliotek svarade 0 resurser och fem svarade Vet ej. När det gäller centrala avtalen har man inte riktig koll på antalet, hälften av de 27 som besvarade frågan uppgav Vet ej. När det gäller lokala avtal besvarade endast 25 bibliotek frågan och fem av dessa svarade Vet ej (ett bibliotek svarade 0). Av de övriga ger åtta bibliotek tillgång till upp till 50, tre bibliotek ger tillgång till mellan 50 och 100 och sex bibliotek ger tillgång till över 100 e resurser. (Siffrorna är bibliotekens uppskattningar. Det var tydligt att det var svårt att ta fram det faktiska antalet och det var också tydligt att frågorna väckte en del irritation.) Samsökning allmänt Samsökning innebär att flera databaser och andra e resurser kan sökas samtidigt med ett standardiserat gränssnitt. Fördelarna är många: användaren behöver inte veta i vilken databas eller annan e resurs informationen kan finnas och behöver inte lära sig de olika sökspråken för de olika databaserna. Resultatet presenteras ofta på ett enhetligt sätt och med dubbletterna borttagna. Några nackdelar är att sökning sker i minsta gemensamma nämnaren eftersom de olika databaserna har olika fältstruktur, vilket gör att möjligheterna till både recall (den grad till vilken det relevanta resultatet som finns i databasen kommer fram vid sökningen) och precision (den grad till vilken endast relevant resultat kommer fram i sökningen) minskar. Det finns många begrepp för samsökning och det råder en viss begreppsförvirring. Begreppet federated searching används ofta, ibland som en övergripande term. Man använder också termer som integrerad sökning / integrated searching, metasökning / MetaSearch (ett ExLibris varumärke), parallellsökning / parallel searching, broadcast searching och samtidig sökning / simultaneous searching, cross database searching. Jag har valt att använda termerna parallellsökning och integrerad sökning för de två huvudspåren för samsökning: 1. använda de olika källornas egna ursprungsindex och göra parallella sökningar i dessa (parallellsökning) 2. att skapa ett eget centralt index genom att hösta in innehållet (antingen fulltext eller metadata) i de olika källorna till en egen databrunn för att kunna söka i denna (integrerad sökning).

19 Samsökningen kan kombineras med en länkserver som gör det möjligt att koppla samman sökresultatet med de e resurser som biblioteken abonnerar på för att få tillgång till fulltexten. Samsök Samsök är namnet på den tjänst, bestående av MetaLib och SFX, som KB erbjuder samverkansbiblioteken. Begreppet Samsök i denna rapport innebär alltså tjänsten och ska inte förväxlas med samsökning. Systemen Samsök består av systemen MetaLib, portalprogramvara för samsökningen, och SFX, länkservern för åtkomst av fulltexten. Samsök innehåller följande huvudfunktioner: Samsöka information i databaser och andra e resurser, Tillgängliggöra. Länka till den elektroniskt fulltexten eller till beställning av tryckt material när man fått träff på relevant material Exponera. Synliggöra bibliotekets e resurser databas och tidskriftslistor (A Z) Förutom det kan Samsök i viss utsträckning användas för att administrera e resurser. En resurs förekommer som källa (source) till SFX, målet (target), t ex fulltext i SFX och samsökningsbar resurs i MetaLib. Att aktiverar ett biblioteks resurs innebär att göra den resursen tillgänglig för bibliotekets användare och att ange beståndsuppgifter, vilken period abonnemanget omfattar, för e tidskrifterna. Aktiveringen görs antingen av LD eller av biblioteket själva. Samsöka Programvara/ Vem Innehåll/funktion Arbetsinsats instans ansvarar MetaLib CKB ExLibris IRD poster Konfigureringar Beskriva resurser Konfigurera databaser och andra resurser Uppdatera med nya resurser Korrigera MetaLib ExLibris Samsökning enligt parallellsökning Underhålla, utveckla nya releaser MetaLibinstans LD Bibl. (lokalt gränssnitt) Kopia av MetaLib CKB Bibliotekens avtal Centralt gränssnitt Lokalt gränssnitt Uppdatera från ExLibris MetaLib CKB. Aktivera bibliotekens avtal. Underhålla det centrala gränssnittet. Anpassa gränssnittet till lokala varianter. Se nedanstående bild för visualisering av MetaLibs funktioner och ansvarsfördelning.

20 ExLibris MetaLib CKB Uppdatering från ExLibris En gång per månad Jönköping ansvarar PRV ansvarar Egna instanser, bibliotek ansvarar för information om avtal LD ansvarar för uppdateringar och distribuerar centrala avtal från lokal knowledgebase Delad instans, bibliotek ansvarar för information om avtal SFX: MetaLib är konstruerat för att fungera tillsammans med SFX, och när en resurs sökts fram i MetaLib är det enkelt att skicka användaren vidare till SFX. LD ansvarar för gemensamt gränssnitt MetaLib X server Egna gränssnitt mot MetaLib (t.ex. Xerxes) Bibliotek ansvarar för utveckling av gränssnitt samt för drift av hårdvara Hårdvara i KB:s datorhall, LD ansvarar för drift Visualisering MetaLib MetaLibs funktion är att i samma gränssnitt och med samma sökspråk söka samtidigt i olika källor. Källorna är databaser, e böcker, e tidskrifter, fria resurser på Internet, mm. Varje bibliotek kan göra sin egen unika samling av källor som kan samsökas. Samlingen kan också delas upp på ämneskategorier som varje bibliotek kan definiera. Gränssnittet kan skräddarsys och anpassas till lokala förhållanden med MetaLibs X server (ett API) och med hjälp av t.ex. programvaran Xerxes. Xerxes använder MetaLibs CKB och sökmotor, men har ett eget, anpassningsbart gränssnitt. Xerxes är inte en ExLibrisprodukt utan har utvecklats av University of California som en Open source produkt. För användaren innebär MetaLib, förutom att de kan söka i olika källor samtidigt på samma sätt, också att resultatet av sökningen presenteras i en sammanslagen lista där dubbletter tagits bort eller i separata resultatlistor för de olika källorna. Två bibliotek har egna MetaLib instanser, vilket innebär att de har köpt loss rättigheterna till lokala anpassningar av gränssnittet. Dessa köptes in innan lokal anpassning var möjlig på annat sätt. Den varianten har inte tagits med i ovanstående