KRISHANTERINGSPLAN Din närmsta chef: Ledningen: Ann Irebo, VD, 0730-78 84 60 Christer Nilsson, Chef Teknisk Förvaltning, 0730-78 84 41 Anna-Lena Norrman, Ekonomichef, 0730-78 84 63 Caroline Sellström, Chef Nyproduktion & Marknad, 0730-78 84 97 Fredrik Boo, Chef Administrativ förvaltning/finans, 0730-78 84 40 Cornelia Håkansson, HR-chef, 0730-78 85 52
Krishanteringsplan 2015 2 (9) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Krisplansinstruktion Allmänt 1.1 Fem principer i krisplanen 1.2 Tänkbara händelser 1.3 Information 1.4 Kontaktytor att tänka på 1.5 Efter en krissituation 1.6 Förtydligande av punkter 2. Börja här 2.1 Ska vi kalla in krisgruppen? 3. Utvidgad krisgrupp 3.1 Samlingsplatser 3.2 Kom-ihåg-lista 4. Checklista vid olycksfall 4.1 Ansvarig chef 5. Checklista vid dödsfall 5.1 Ansvarig chef 6. Checklista vid hot 6.1 Hotdiagram 7. Vid brand 8. Larmlista
Krishanteringsplan 2015 3 (9) 1. KRISPLANSINSTRUKTION Allmänt Varje händelse är unik. Anpassningar måste alltid göras beroende på situationen. För att ha största möjliga beredskap krävs övning. Syftet med en krisplan är att ha en beredskap och en grundstomme till handlingsplan för de första åtgärderna när en allvarlig händelse har inträffat. Krisplanen innehåller anvisningar, namnlistor och checklistor som ska användas i ett inledningsskede av en katastrofhändelse. Genom att följa stegen i dokumentet underlättas ett strukturerat arbetssätt. Ansvarig för uppdatering och distribution är ledningsgruppen i HSB Skåne. Dokumentet ska finnas lättillgängligt på intranätet. Dessutom ska samtliga i HSB Skånes ledningsgrupp ha ett exemplar tillgänglig både på sin arbetsplats och i bostaden. Ett utdrag ur dokumentet, en så kallad lightversion, som man lätt kan ha med sig ska finnas hos varje anställd samt ett fickformat för de som är ute på fältet. 1.1 Fem principer i krisplanen Agera snabbt Hålla sig till planen i ett inledande skede Sätta medarbetarens intressen främst Visa ansvar, ledarskap och medkänsla Ta kontrollen 1.2 Tänkbara händelser Brand, arbetsplatsolycka, allvarlig miljöolycka, olyckor vid tjänsteresor, medarbetare omkommer på fritiden, allvarlig färdolycka till/från jobbet, kidnappning, hot riktat mot person eller verksamhet, dödsolycka på arbetsplatsen. 1.3 Information Informationen är ett av de viktigaste momenten i en krissituation. Budskap ska vara såväl situations- som målgruppsanpassade, samt vara öppna, ärliga, korrekta och snabba. När information inte kan lämnas ut, ska orsaken till detta kunna motiveras. Medarbetare ska i största möjliga utsträckning ha information först. Avgör i ett tidigt skede VEM som lämnar information, HUR mediakontakten hanteras och VILKEN information som ska ges. 1. VD, Ann Irebo 2. Informationsansvarig, Moa Mitchell Olika händelser kräver olika bemanning för att lösa ett uppkommet problem. Oberoende av händelse så ska ledningsgruppen vidta de första åtgärderna (se Punkt 2).
Krishanteringsplan 2015 4 (9) Till denna grupp knyts medarbetare som kommer att anlitas vid olika typer av tänkbara händelser. Att denna kärngrupp finns utesluter inte egna initiativ om situationen så kräver. Någon i ledningsgruppen ska dock underrättas. 1.4 Kontaktytor att tänka på Anhöriga Kunder Företagshälsovården Polisen Försäkringsbolaget Entreprenörer som kan hjälpa till Egen person Media/press Räddningstjänsten Vaktbolag Kommun Kyrka 1.5 Efter en krissituation Gör en summering av händelseförlopp, åtgärder och erfarenheter. Utvärdera hur krisplanen har fungerat så att den kan förbättras. 1.6 Förtydligande av punkter Punkt 1 Punkt 2 Punkt 3 Punkt 4 Punkt 5 Punkt 6 Punkt 7 Krisplansinstruktion Börja här Utvidgad krisgrupp Checklista vid olycksfall Checklista vid dödsfall Checklista vid hot Larmlista
Krishanteringsplan 2015 5 (9) 2. BÖRJA HÄR 2.1 Ska vi kalla in krisgruppen? Är händelsen av sådan art att ledningsgruppen ska kallas in? Vid tveksamhet kalla! Vid JA kalla: JA NEJ Ann Irebo, Verkställande Direktör, 0730-788 460 Christer Nilsson, Teknisk förvaltning, 0730-788 441 Anna-Lena Norrman, Ekonomichef, 0730-788 463 Caroline Sellström, Nyproduktion & Marknad, 0730-788 497 Fredrik Boo, Chef Administrativ förvaltning/finans, 0730-78 84 40 Cornelia Håkansson, HR-chef, 0730-78 85 52 Två exemplar av instruktionen krisplan ska finnas hos samtliga i ledningsgruppen och i den utvidgade krisgruppen. Denna initiala krisgrupp har ansvar för fortsatta åtgärder enligt checklista (se Punkt 5). Den som kallar talar om var samling sker, t.ex. i ett konferensrum i närheten av händelsen. Observera tillgång till telefonförbindelse samt internet. Dessutom är det bra med tillgång till radio och TV. Information som ges via mail, telefonsvarare eller sms ska kvitteras. Vid NEJ, bedöm vem som ska informeras. 3. UTVIDGAD KRISGRUPP (Charlott Olofsson, Lisa Niemi, Moa Mitchell) 3.1 Samlingsplatser Lund Samlingsplats: HSB- kontoret på Gnejsvägen 17 Kristianstad Samlingsplats: HSB- kontoret på Cardellsgatan 5 Hässleholm Samlingsplats: HSB-kontoret på Stadshusgatan 8 Ystad Samlingsplats: HSB-kontoret på S:t Knuts torg 1 Eslöv Samlingsplats: HSB-kontoret på Stora Torg 11 3.2 Kom-ihåg-lista Ledning, samordningsansvarig Beslut och meddelande till media Information internt Meddelande till kunder Meddelande till leverantörer Datorsystem, informationsåterskapande Mötesprotokoll, förtäring Kontakt med räddningsledning, sanerings-, försäkrings- och bevakningsbolag
Krishanteringsplan 2015 6 (9) 4. CHECKLISTA VID OLYCKSFALL Larma ambulans på telefon 112 Ge nödvändig första hjälp Säkra olyckplatsen för vidare olyckor och för undersökning Se till att någon följer med skadade till sjukhuset Informera närmaste chef Informera Huvudskyddsombudet, alternativt Skyddsombudet 4.1 Ansvarig chef Kalla på den initiala krisgruppen Kontakta företagshälsovården Kontakta anhöriga till skadade Kontakta arbetsmiljöinspektionen Var förberedd på kontakt med polisen Var förberedd på kontakt från media. Hänvisa till informationsansvarig: Moa Mitchell på telefon 0730-78 84 65 Samla berörda medarbetare på en lämplig plats Låt ingen gå direkt hem utan erbjud alla att få emotionell första hjälp Ordna socialt kontaktnät för kvällen Bestäm när gruppen ska återses nästa dag och ange klockslag Informera andra medarbetare om händelsen Se till att skadade får besök från arbetsledningen Se till att anhöriga till skadade får besök från arbetsledningen Avsluta med att skriva en rapport med innehåll: Vad hände När, Var Vem drabbades Vittnen Chefens åtgärder Andra instansers åtgärder och eventuella myndighetssynpunkter Rapporten lämnas till VD.
Krishanteringsplan 2015 7 (9) 5. CHECKLISTA VID DÖDSFALL Larma ambulans på telefon 112 Säkra olycksplatsen för vidare olyckor och för undersökning Informera närmaste chef 5.1 Ansvarig chef Kalla på den initiala krisgruppen Kontakta företagshälsovården Efter samråd med krisgruppen, kontakta anhöriga genom personligt besök Var förberedd på kontakt från media. Hänvisa till informationsansvarig: Moa Mitchell på telefon 0730 78 84 65 Samla berörda medarbetare på en lämplig plats Låt ingen gå direkt hem utan erbjud alla att få emotionell första hjälp Ordna socialt kontaktnät för kvällen Bestäm när gruppen ska återses nästa dag och ange klockslag Informera andra medarbetare om händelsen Se till att anhöriga får besök senare om de så önskar Ansvarig för internt stöd informerar anhöriga om försäkringar mm. Avsluta med att skriva en rapport med innehåll: Vad hände När, Var Vem drabbades Vittnen Chefens åtgärder Andra instansers åtgärder och eventuella myndighetssynpunkter Rapporten lämnas till VD.
Krishanteringsplan 2015 8 (9) 6. CHECKLISTA VID HOT Lyssna noggrant. Var lugn och vänlig. Avbryt inte. Starta om möjligt inspelning och spårning av samtalet, försök ställa följande frågor: När ska hotet genomföras? När ska bomben explodera? Var finns bomben eller hotet? Mot vem/vad riktas hotet? Vilken typ av bomb eller hot, utseende? Varför har den skickats ut? Vad heter ni, eller vad representerar ni? Verkar den uppringande känna till HSB Skånes lokaler? Personer? JA NEJ Hur lät hotet exakt? 6.1 Hotdiagram Kön KVINNA MAN FLICKA POJKE Röst SLUDDRIG LJUS MÖRK TYST HÖGLJUDD Tal SNABBT LÅNGSAM VÅRDAT DISTINKT FÖRVRÄNGD Dialekt LOKAL UTLÄNDSK ÖVRIGT Attityd LUGN UPPHETSAD STRESSAD PANIK Bakgrund VÄGARBETE TRAFIK MUSIK RÖSTER Vid akut hotbild kontakta polis via SOS-Alarm på 112 samt Krisgruppen.
Krishanteringsplan 2015 9 (9) 7. VID BRAND Samlingsplatser vid brand/brandskada i följande lokaler: Kontor Lund - parkeringen Bo butik - statyn ute på torget Kontor Eslöv - utanför entréndörren på torget Kontor Ystad - utanför entréndörren på torget Kontor Hässleholm - på torget Kontor Kristianstad - korsningen Cardellsgatan och Vallgatan Kontor Hasselvägen - på parkeringen 8. LARMLISTA Polis: 114 14 Sjukvårdsupplysningen: 11 77 Psykolog: psykologiguiden.se Brottsofferjouren: 0200-21 20 19, boj.se Nationella Hjälplinjen: 020-22 00 60 (öppet alla dagar 13.00-22.00) Förgiftning: 08-331231 (ring dygnet runt) giftinformation.se Är någonting på liv och död ring då 112 SOS-operatören frågar alltid: Vad har inträffat? Var har det hänt? Vilket telefonnummer ringer du från?