PROTOKOLL Plats och tid 2019-01-29, Klarälven, klockan 14:00-17:45 Avser paragrafer 6-22 ande Per Lawén (S) Ordförande Göran Adrian (C) 1:e vice ordförande Thomas Nilsson (M) 2:e vice ordförande Maria Norell (S) Ledamot Mattias Op De Weegh (M) Ledamot 1-13 Aakash Budathoki (S) Ledamot Lars Oskarsson (SD) Ledamot Anna Maria Nilsson (M) Ledamot Yvonne Thoren (C) Ledamot Jenny Op De Weegh (M) Ledamot 1-13 Tjänstgörande ersättare Ej tjänstgörande ersättare Övriga Utses att justera Ulrika Rodin (S) Maud Jennemo-Olsson (L) 13-17 Peter Lingman (KB) 13-17 Kenneth Eriksson (S) Anneli Bodin (S) Marian Gustavsson (S) Fredric Söderberg (SD) Claes Havimäki (Kultur- och fritidschef) Cornelia Lundgren (Kommunsekreterare) Lena Backlund (Ekonomichef) Mattias Göthberg (Kommunikatör) 1-2 Peter Öhlander (Barn- och utbildningschef) Elin Jansson (Kultur- och fritidsförvaltningen) 13-14 Madeleine Nyvall (Kommunutredare) 4, 6-7 Torbjörn Falk (Kommunchef) 9-17 Mattias Forssten (Polismyndigheten) 1-2 Anders Stridsberg (Polismyndigheten) 1-2 Anna Maria Nilsson (M) Justeringens plats och tid Kommunkontoret kl. 18:00 Underskrifter Sekreterare... Cornelia Lundgren Ordförande... Per Lawén (S) Justerande... Anna Maria Nilsson (M)
PROTOKOLL Nämnd/Styrelse ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2019-01-29 Datum för anslags uppsättande 2019-01-30 Datum för anslags nedtagande 2019-02-20 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunledningskontoret... Cornelia Lundgren
3(20) 6 Val av justerare - till justerare välja Anna Maria Nilsson (M) - protokollet justeras 2019-01-29 et skickas för verkställighet till: et skickas för kännedom till:
4(20) 7 Polismyndigheten återkopplar om medborgarlöften 2018 - notera informationen Chef för lokalpolisområde (LPO) Karlstad Mattias Forssten och kommunpolis Anders Stridsberg informerar och ger återkoppling om Polismyndighetens medborgarlöften under 2018. Barn- och utbildningschef Peter Öhlander, kommunikatör och kultur- och fritidschef Claes Havimäki. Mattias Göthberg informerar om Forshaga kommuns medborgarlöften och uppföljning av dessa. sunderlag Kommunpolis Anders Stidsbergs powerpoint-presentation et skickas för verkställighet till: et skickas för kännedom till:
5(20) 8 Val och nominering av förtroendeuppdrag till Brottsförebyggande centrum i Värmland KS 2019/31 - nominera Marian Gustavsson (S) till representant för Forshaga kommun - nominera Anneli Bodin (S), Yvonne Thorén (C) och Tuva Nysaeter (M) till styrelseledamöter - nominera Bertil Hagelin (S) till revisor - nominera Kenneth Eriksson (S) till valberedare Brottsförebyggande centrum i Värmland uppmanar medlemmar i organisationen att nominera kandidater till styrelsen, valberedningen och revisionen. Uppdraget som ledamot i BFCs styrelse innebär ansvar för följande: - Målsättningar och strategier för verksamheten - Förvalta av årsmötet fattade beslut för verksamhet och ekonomi - Representera och tillvarata BFCs ekonomiska och verksamhetsmässiga intressen Styrelsen håller normalt fem möten per år. Nominering ska ske senast den 14 februari. Eftersom det tidigare år varit dåligt med nomineringar vilket påtalats vid årsmötet så är förhoppningen att Ni som medlemsorganisation nominerar kandidater till styrelsen samt att Ni då tänker på jämställdhet när Ni nominerar. sunderlag Brottsförebyggande rådets skrivelse: Nomineringsanmodan till förtroendeposter för Brottsförebyggande centrum i Värmland Cornelia Lundgrens tjänsteskrivelse 2019-01-18 et skickas för verkställighet till: et skickas för kännedom till: Brottsförebyggande centrum i Värmland
6(20) 9 om ny organisation för kvarvarande verksamheter inom förvaltningen kultur, fritid och näringsliv KS 2017/363 Kommunstyrelsen förslår kommunfullmäktige besluta - upplösa förvaltningen kultur, fritid och näringsliv från och med 2019-03-01 och kvarvarande verksamheter inom förvaltningen organiseras som en enhet inom förvaltningen kommunledningsstaben från och med samma datum - fördela befintlig budget mellan kommunledningsstab och Kommunteknik och service i enlighet med beslutet om verksamhetsövergång samt de beslut som fattades vid årsskiftet 2016/2017 om flytt av simhallens verksamhet samt näringslivsverksamheten Inför årsskiftet 2016/2017 beslutade kommunstyrelsen i Forshaga att utreda kvarvarande verksamheter inom förvaltningen kultur, fritid och näringsliv. Vid kommunstyrelsens sammanträde 2017-11-21 beslutades att om direktiv för utredningen. Utredningens uppdrag var att ta fram en organisationsförändring för verksamheterna inom kultur, fritid och näringsliv. Förvaltningslösningen ska vara långsiktig och ha de ledningsresurser som krävs. I en utredning gjord av kommunledningskontoret togs tre alternativ fram varav ett lades fram för beslut. Efter två beslut om återremisser återkommer kommunledningskontoret med ett nytt förslag. Förslaget innebär att kvarvarande verksamheter inom kultur, fritid och näringsliv övergår till kommunledningsstaben som är den ledande förvaltningen samt förvaltning under kommunstyrelsen. Ansvaret för frågorna inom den tidigare förvaltningen övergår från en egen förvaltningsorganisation till kommunledningsstaben och att det som finns kvar av förvaltningen efter beslut i kommunstyrelsen om omorganisering av simhallen (kommunteknik och service) och näringslivsenhet (kommunledningskontoret) överförs till kommunledningsstaben. En ny enhet inrättas under kommunledningsstaben, kultur- och fritid. En övergång till kommunledningsstaben är enligt utredningens alternativ 1 vilket numera är huvudalternativet. Vissa justeringar har gjorts i det nu liggande förslaget i förhållande till det ursprungliga förslaget. Justeringarna omfattar ledningsfunktioner på förvaltningen. sunderlag Kommunchef Torbjörn Falks tjänsteskrivelse 2018-01-22 Kommunchef Torbjörn Falks tjänstemannayttrande 2018-01-21 Protokoll KS 2018-08-21, 117 Protokoll KF 2018-05-22, 63 Utredning om organisation av kultur, fritid- och näringsliv, 2018-03-05 Protokoll MBL 11 2018-01-24 et skickas för verkställighet till: Kommunchef, utredare et skickas för kännedom till:
7(20) 10 Delegeringsbeslut kommunstyrelsen 2018 KS 2018/10 - notera delegeringsbeslut som inkommit under perioden 2018-11-26 t.o.m. 2018-12-31 Delegeringsbeslut som inkommit under perioden 2018-11-26 t.o.m. 2018-12-31 redovisas. Delegats beslut att uppta lån hos Kommuninvest redovisas sunderlag Delegeringsbeslut som inkommit perioden 2018-11-26 t.o.m. 2018-12-31 Ekonomichefens delegeringsbeslut att uppta lån hos Kommuninvest, 2018-11-30 et skickas för verkställighet till: et skickas för kännedom till:
8(20) 11 Yttrande över revisionsrapport om granskning av kommunens arbete att vara en attraktiv arbetsgivare KS 2018/339 - godkänna yttrande över revisionsrapport om granskning av kommunens arbete med att vara en attraktiv arbetsgivare På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Forshaga kommun har PwC genomfört en revisionsgranskning av nämndernas arbete avseende att kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare. Syftet med granskningen är att undersöka om nämnderna säkerställer att arbetet med att uppnå fullmäktiges mål om att kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare sker på ett ändamålsenligt sätt. Revisorerna har med anledning av granskningen kommit fram till att kommunstyrelsen och nämnderna delvis säkerställer att arbetet för att kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare. Revisorerna lämnar med anledning av granskningen ett antal rekommendationer. I yttrandet redogörs för det svar och redogörelse för eventuella åtgärder som vidtagits med anledning av granskningen. sunderlag Utredare Madeleine Nyvalls tjänsteskrivelse 2019-01-14 Yttrande över revisionsrapport om granskning av kommunens arbete att vara en attraktiv arbetsgivare Missiv Granskning av kommunens arbete att vara en attraktiv arbetsgivaremålstyrning Rapport Granskning av kommunens arbete att vara en attraktiv arbetsgivare et skickas för verkställighet till: et skickas för kännedom till: Kommunrevisorerna
9(20) 12 Yttrande över revisionsrapport om uppföljning och aktiva åtgärder för effektiv målstyrning KS 2018/340 - godkänna yttrandet över revisionsrapport om uppföljning och aktiva åtgärder för effektiv målstyrning Syftet med granskningen är att bedöma om nämnderna genom sin uppföljning identifierar förbättringsåtgärder som genomförts som grund till att säkerställa måluppfyllelse och god ekonomisk hushållning. Vår samlade bedömning är att nämnderna inte säkerställer en ändamålsenlig uppföljning och aktiva åtgärder för effektiv målstyrning. Granskningen visar att kvalitets- och styrmodellen inte följs i tillräcklig utsträckning. Revisorerna lämnar med anledning av granskningen ett antal rekommendationer. I yttrandet redogörs för det svar och redogörelse för eventuella åtgärder som vidtagits med anledning av granskningen. sunderlag Utredare Madeleine Nyvalls tjänsteskrivelse 2019-01-14 Yttrande över revisionsrapport om uppföljning och aktiva åtgärder för effektiv målstyrning Missiv Granskning av uppföljning och aktiva åtgärder för effektiv målstyrning Rapport Granskning av uppföljning och aktiva åtgärder för effektiv målstyrning et skickas för verkställighet till: et skickas för kännedom till: Kommunrevisorerna
10(20) 13 Budgetuppföljning 2018 KS 2018/61 Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta - notera preliminärt resultat för 2018 Övergripande budgetuppföljning och prelimnärt resultat för 2018 har tagits fram av ekonomikontoret. sunderlag Övergripande budgetuppföljning och preliminärt resultat för 2018 Ekonomichef Lena Backlunds tjänsteskrivelse, 2019-01-07 et skickas för verkställighet till: Förvaltningschefer et skickas för kännedom till:
11(20) 14 Budget 2020 och strategisk plan samt flerårsplan för 2021 och 2022 KS 2019/20 Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta - om planerings- och budgetförutsättningar för strategisk plan och budget 2020 samt flerårsplan 2020-2022 Arbetsutskottet såsom budgetberedning behandlar ärendet 2018-01-21. Den strategiska planen diskuteras genom en workshop på temat utmaning och dilemman i ledning och styrning. Förtroendevalda, förvaltningschefer och förvaltningsekonomer deltar och diskuterar frågor kring hur styrning sker, vad vi uppnår, vilken nytta styrsystemet gör och om systemet har en styrande effekt. Deltagarna uppmuntras lyfta utmaningar och föreslå åtgärder. Alla verksamheter redovisar årsredovisning och insatser kopplat till hållbarhetsstrategin för Miljö- och klimat. IT-chef Eric Löfberg informerar om IT-tjänster till Forshaga kommun och hur IT -samverkan fungerar. sunderlag Utkast planerings- och budgetförutsättningar för strategisk plan och budget 2020 samt flerårsplan 2021-2022 Budget 2018 med flerårsplan 2019-2020 (inklusive strategisk plan) Budget 2019 med flerårsplan 2020-2021 (inklusive strategisk plan) et skickas för verkställighet till: Förvaltningschefer et skickas för kännedom till: Ekonomikontoret
12(20) 15 Kommunrevisionen: Uppföljning intern kontroll KS 2018/338 -notera informationen sunderlag Kommunrevisionens skrivelse: Uppföljning Intern kontroll 2018-11-05 et skickas för verkställighet till: et skickas för kännedom till: Kommunfullmäktige
13(20) 16 Rapportering intern kontroll 2018 KS 2018/228 - notera rapportering av resultat från uppföljning av internkontroll 2018 - om en utvecklingspunkt med workshop i augusti/ september gällande hur man gör en bra internkontroll - rekommenderar nämnderna till kommunstyrelsen redovisa sina internkontrollplaner 2019 Enligt det nya reglementet för intern kontroll ska nämnden senast sista december rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen. Rapportering till kommunens revisorer ska ske samtidigt. I samband med delårsbokslutet 2018-08-31 gjordes en delavstämning av internkontrollen och nu görs en slutlig rapportering för 2018. sunderlag Ekonomichefens tjänsteskrivelse 2019-01-09 Rapportering av resultat från uppföljning internkontroll 2018 et skickas för verkställighet till: Förvaltningschefer Kommunens revisorer et skickas för kännedom till:
14(20) 17 Intern kontrollplan för 2019 kommunstyrelsen KS 2019/25 - godkänna internkontrollplaner 2019 för kommunstyrelsens förvaltningar Enligt det nya reglementet för intern kontroll ska nämnden senast under december månad fastställa en intern kontrollplan för kommande kontrollår. Första året 2019, med det nya reglementet, fastställs nu kommunstyrelsens internkontrollplaner under januari månad. sunderlag Ekonomichefens tjänsteskrivelse 2019-01-09 Internkontrollplaner kommunstyrelsen 2019 et skickas för verkställighet till: Förvaltningschefer kommunstyrelsen Kommunens revisorer et skickas för kännedom till:
15(20) 18 Forshaga IF: information KS 2019/17 - notera informationen - upphäva kommunstyrelsens tidigare beslut om observationsplats i Forshaga IF:s styrelse ( 177 KS 2017/229, 2017-12-19) Tjänstemän har granskat och analyserat föreningens ekonomi på uppdrag av kommunstyrelsen. Controller Kjell Alperud informerar om hur arbetet har fortskridit. sunderlag Tf Kultur- och fritidschef Claes Havimäki tjänsteskrivelse, 2019-01-15 et skickas för verkställighet till: et skickas för kännedom till:
16(20) 19 Föreningsbidragsregler, revidering KS 2018/237 Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta - anta de reviderade bidragsreglerna som börjar att gälla från 2019-03-01 - kultur-och fritidsförvaltningen ska har minst ett informationsärende per år kring fördelningen av stöden - kultur-och fritidschefen eller motsvarande tjänsteperson får mandat att fördela de olika stöden - uppdra åt kultur- och fritidsförvaltningen att se över huruvida kommunens hållbarhetsmål finns med i bidragsreglerna Yrkande Konsekvensbeskrivning, få med kommunens miljömål mm. i styrande dokument, MRkommun verksamheten öppna för alla. Koppling MR-kommun och kommunens stöd till föreningar. Den 23 oktober 2018 fick kultur-och fritidsförvaltningen i uppdrag att revidera befintliga bidragsregler (KS 2016/338). Anledningen till uppdraget var att underlätta för föreningslivet i linje med föreningsplanen (KS 2017/148). Förändring - De kommunala aktivitetsstödet harmonisera med statens riktlinjer med LOK-stödet. - Reglarna kommer att ses över under året 2021 - Större fokus på barn- och ungdomsverksamhet - Utbildningsstödet har ingen åldersgräns. - Lönebidrag för föreningar kommer att tas bort för möjliggöra mötesplatsstöd så som projektstöd, stöd till öppen aktivitet, stöd till öppen anläggning och uppdragstöd, där verksamhet riktad till allmänheten med fokus på ungdom. - Nya stöd är också arrangemangsstöd och grundstöd. - Trossamfund inkluderas inte i stöd till kultur- och fritidsföreningarna 2019-2021. Underlätta: Tidigare har varje stöd varit kopplade till de allmänna bestämmelserna för att underlätta nu så har varje stöd eget regelverk. Det kommer även att finnas en beredningsgrupp som gemensamt handlägger alla typer av stöd. För att söka stöd från kultur- och fritidsförvaltningen ska sökande förening vara stödberättigad, om inget annat anges. Att vara en stödberättigad förening innebär att föreningen uppfyller vissa krav. En stödberättigad förening synliggörs även i Forshaga kommuns kanaler mot invånarna.
17(20) sunderlag Fritidsutvecklare Elin Janssons tjänsteskrivelse, 2019-01-14 et skickas för verkställighet till: Claes Havimäki, Elin Jansson et skickas för kännedom till:
18(20) 20 Näringslivsrådet: information KS 2019/21 - notera informationen - välja de nominerade till medlemmar i näringslivsrådet - välja Göran Adrian (C) till ordförande och Thomas Nilsson (M) till representant i näringslivsrådet Näringslivsutvecklare Linda-Marie Fors kommer har samlat in nomineringar till näringslivsrådet. De nominerade är följande företagare. Ira Ljungberg Peter Lingman Kim Kessler Cicci Wik Calle Boman Lars Ove Byström Anna Kinnargård Johan Frödin Michael Johansson Amin Alkusaibati Anneli Norén et skickas för verkställighet till: et skickas för kännedom till:
19(20) 21 Meddelanden och rapporter 2018 KS 2018/3 - notera att det inte har inkommit några meddelanden eller rapporter under perioden 2018-11-26 t.o.m. 2018-12-31 Meddelanden och rapporter som inkommit under perioden 2018-11-26 t.o.m. 2018-12-31 redovisas sunderlag Inkomna meddelanden och rapporter under perioden 2018-11-26 t.o.m. 2018-12-31 et skickas för verkställighet till: et skickas för kännedom till:
20(20) 22 Kommunchefen rapporterar 2019 KS 2019/11 -notera informationen Kommunchef Torbjörn Falk informerar kommunstyrelsen om följande punkter - civilt försvar och samordning - möte med Länsstyrelsen gällande myggfrågan - vuxenutbildningen - informationssäkerhet et skickas för verkställighet till: et skickas för kännedom till: