Riktlinjer för rehabilitering KOMMUN Vilhelmina kommuns arbetsmodell Dag 1- Sjukanmälan registreras Medarbetaren sjukanmäler sig till sin arbetsledare/chef eller enligt gällande rutiner på arbetsplatsen. Dag 3 - Kontakt med den sjukskrivne Arbetsledaren kontaktar den sjukskrivne för att höra hur han/hon mår, hur länge sjukskrivningen förmodas fortsätta och om något kan göras på arbetsplatsen för att underlätta återgång i arbete. Kontakten upprepas kontinuerligt. Dag 8 - Läkarintyg Arbetsledare begär in ett läkarintyg för att styrka arbetsoförmågan. Dag 15 - Försäkringskassan Personalenheten anmäler till Försäkringskassan när en medarbetare är sjuk längre än 14 dagar. Försäkringskassan bedömer då om medarbetaren har rätt till sjukpenning. Dag 21 - Rehabiliteringsutredning Arbetsledaren gör en rehabiliteringsutredning tillsammans med medarbetaren efter 21 dagars sjukskrivning. Månad 1-6 - Rehabiliteringsåtgärder Arbetsledare/chef ska planera, genomföra och följa upp arbetslivsinriktade rehabiliteringsåtgärder på arbetsplatsen, till exempel arbetsträning, arbetsprövning eller anpassning av arbetsuppgifter, arbetstider eller arbetsplats Månad 3-6 - Omplaceringsutredning Fortsatta rehabiliteringsåtgärder. Vid behov gör personalenheten en omplaceringsutredning. Från och med dag 90 har arbetstagaren rätt till ledighet för att på grund av sjukdom prova annat arbete. Månad 12 - Avslutning av rehabiliteringsprocessen Ställningstagande till hur rehabiliteringsprocessen ska avslutas: Återgång till arbete Omplacering inom kommunen Anställningen avslutas: Egen uppsägning Uppsägning på grund av personliga skäl
Inledning Arbetslivsinriktad rehabilitering är de insatser som behövs för att en medarbetare som drabbats av sjukdom eller skada ska få tillbaka sin arbetsförmåga och återgå till arbetslivet. Utgångspunkten för den arbetslivsinriktade rehabiliteringen inom Vilhelmina kommun är att medarbetare och arbetsgivare tar ett gemensamt ansvar. Den modell för arbetslivsinriktad rehabilitering som här beskrivs riktar sig till alla rehabiliteringsansvariga arbetsledare och chefer inom Vilhelmina kommun. Tanken är att modellen ska fungera som ett hjälpmedel för att aktivt arbeta med arbetslivsinriktad rehabilitering på arbetsplatserna. Den är främst individinriktad och följer ett sjukskrivningsärende från att tidiga signaler på ohälsa uppmärksammas till hur rehabiliteringsprocessen kan avslutas. Tidiga signaler på ohälsa Att vara uppmärksam på tidiga signaler på ohälsa är oerhört viktigt. I ett arbetslag finns ett brett spektrum av känslor, uttryck och rutiner, vilket är normalt för en arbetsplats. Som arbetsledare och arbetskamrat måste man reagera när man uppmärksammar att något av detta märkbart förändras. En sådan förändring kan vara ett tecken på att något inte står rätt till. Ju tidigare ett problem uppmärksammas, desto större är möjligheten att nå ett positivt resultat. Arbetsledaren ska utreda vad de tidiga signalerna står för och vidta åtgärder. Att reagera är ett arbetsgivaransvar som är självklart och nödvändigt av såväl personalpolitiska som ekonomiska skäl. Att reagera är att bry sig om individen, gruppen, arbetsmiljön och verksamheten. Även medarbetare bör vara uppmärksamma på tidiga signaler på ohälsa. Medarbetare har ansvar i att vårda sin hälsa och arbetsförmåga samt att snarast informera sin närmaste chef om något i arbetssituationen inte fungerar. Medarbetare kan också ta initiativ till rehabiliteringsutredning vid behov. Tidiga signaler på ohälsa kan vara förändringar gällande: Arbetsprestationer; produktionsnedgång, tempo, kvalitetssänkning, skador Attityder; oengagerad, omotiverad, negativ, motstånd till förändringar Humör; missnöjd, irriterad, aggressiv, nedstämd Koncentrationsförmåga; lätt stressad, glömmer, planerar fel, trötthet, dålig uthållighet Sociala kontakter; isolerar sig, samarbetsproblem, mobbing. Flyktbeteende; frånvaro, sjukdom, svårt att passa tid, förlorar sig i fel uppgifter, dagdrömmer, har inte tid, undviker problem, undanflykter, alkohol, mm. Förändring hos en medarbetare kan också bottna i dennes privata förhållanden. Detta kan tyckas ligga utanför arbetsgivarens ansvarsområde, men om förändringarna inverkar på arbetet måste arbetsgivaren reagera. Redskap för att tidigt upptäcka signaler på ohälsa Frånvarouppföljning till exempel många ledighetsuttag och sjukfrånvarotillfällen Medarbetarsamtal Arbetsplatsträffar Arbetsmiljökartläggning Vardagskontakt Upprepad korttidsfrånvaro på grund av sjukdom Om en medarbetare ofta är sjuk bedömer arbetsledaren behovet av samtal med medarbetaren. En rehabiliteringsutredning ska göras när en medarbetare blir sjuk för sjätte gången inom den närmaste tolvmånadersperioden. Dock är det bra om man som chef redan tidigare tagit initiativ till samtal med medarbetaren. Syftet med samtalet är att så tidigt som möjligt ta reda på om något kan göras på arbetsplatsen för att förhindra ytterligare sjukfrånvaro. Långa sjukskrivningar föregås ofta av flera korta! I en del fall kan det vara nödvändigt att kräva läkarintyg från första sjukdag. Kontakta i sådana fall personalenheten.
Tidiga arbetsgivarinsatser under sjuklöneperioden Under dag 2-14 kan Vilhelmina kommun istället för sjuklön tillfälligt erbjuda medarbetaren andra arbetsuppgifter, som gör det möjligt att arbeta trots sjukdomen. Medarbetaren måste acceptera de tillfälliga arbetsuppgifterna, under förutsättning att det inte innebär lägre lön eller att medarbetaren blir sämre av att utföra arbetsuppgifterna. Under sjuklöneperioden kan medarbetaren arbeta, utifrån sin dagsform, olika mycket olika dagar. Det finns inga regler som säger att arbetstiden måste vara vissa procent. Under sjuklöneperioden betalar Vilhelmina kommun lön för arbetad tid och sjuklön för resterande tid. Läkarbesök Inför medarbetarens läkarbesök kan arbetsledaren be medarbetaren att beskriva sina arbetsuppgifter noggrant för läkaren. Detta för att det blir lättare för läkaren att avgöra om det behöver göras något på arbetsplatsen för att medarbetaren ska kunna arbeta. Arbetsledaren uppmanas därefter studera den information som läkarintyget ger om medarbetarens behov under sjukskrivningstiden. Oftare än man tror kan små justeringar underlätta arbetet. Vinster med deltidsjukskrivning Varje timme som medarbetaren utför något arbete är en vinst, eftersom den kompetens som medarbetaren har tas tillvara. Deltidssjukskrivning innebär deltidsnärvaro, vilket medför att Vilhelmina kommun som arbetsgivare får möjlighet att följa med i medarbetarens rehabilitering och successivt kan anpassa arbetet. Medarbetaren ges också möjlighet att behålla kontakten med arbetsplatsen. Tidsplan för rehabilitering Dag 1- Sjukanmälan Medarbetare som blir sjuka gör sjukanmälan första sjukdagen till arbetsplatsen. Varje arbetsplats utformar själv sina rutiner kring detta. Det är viktigt att arbetsledaren får uppgift om att en medarbetare är sjuk för att meddela löneansvarig vid personalenheten. Dag 3 - Kontakt Arbetsledaren kontaktar den sjukskrivne för att höra hur han/hon mår och hur länge sjukskrivningen förmodas fortsätta. Arbetsledaren ska även fråga om det är något som kan göras på arbetet för att göra det möjligt att arbeta trots sjukdomen, om inte på heltid så kanske del av dag eller vecka. Dag 8 - Läkarintyg Från och med den 8: e sjukdagen ska medarbetare inkomma med en kopia på läkarintyg som lämnas till arbetsledaren. Arbetsledaren lämnar i sin tur läkarintyget till löneansvarig vid personalenheten. Vid fortsatt sjukskrivning sänds kopia av läkarintyget kontinuerligt till personalenheten. Läkarintyg är inte alltid lika med rätt till sjuklön. Ett läkarintyg kan ses som en redogörelse för vilka behov av anpassning den sjukskrivne har. För att ha rätt till sjuklön krävs att medarbetaren har nedsatt arbetsförmåga på grund av sjukdom. Det är med andra ord Vilhelmina kommun som prövar rätten till sjuklön Dag 15 - Anmälan till Försäkringskassan Om medarbetaren efter 14 dagar fortfarande är sjuk kan sjuklönen övergå till sjukpenning. Sjukpenning är den ersättning som Försäkringskassan utbetalar. Löneansvarig vid personalenheten bevakar medarbetarens sjukskrivningsperiod och meddelar Försäkringskassan när medarbetaren varit sjuk i 14 dagar. Samtliga sjukdagar som ingår när den så kallade återinsjuknanderegeln tillämpas, ska räknas in i sjuklöneperioden. Arbetsledaren ska under den här tiden ha en regelbunden personlig kontakt med medarbetaren om inga skäl talar emot. Under perioden bör arbetsledaren om möjligt få reda på orsaken till sjukskrivningen samt diskutera möjligheter och hinder för återgång i arbetet. Arbetsledaren bör informera om rehabiliteringsutredningen. Man ska också komma överens med medarbetaren om hur den fortlöpande kontakten med chef och arbetsplats ska se ut samt vilken information som kan lämnas till övriga medarbetare.
Om sjukdomen väntas bli långvarig ska medarbetaren uppmuntras att besöka arbetsplatsen vid fikaraster, personalmöten, sociala aktiviteter och liknande, om inte sjukdomen lägger hinder i vägen för detta. Planera in dessa arbetsplatsbesök så snart som möjligt! Vid behov utses någon arbetskamrat som ansvarar för att hjälpa den sjukskrivne att upprätthålla kontakten med arbetsplatsen. Dag 21 - Rehabiliteringsutredning När en rehabiliteringsutredning ska inledas är det viktigt att samla in så mycket fakta som möjligt. Den medarbetare det handlar om ska sättas i centrum, och frågan som ska styra faktainsamlingen är hur ser situationen ut?. Det gäller även att ta fram vad som gjorts tidigare, finns det utredningar sedan förut? Har det gjorts försök till arbetsanpassning, arbetsprövning eller andra förändringar inom arbetets ram? All dokumentation ska tas fram och kompletteras med nya fakta. Lagkravet att göra en rehabiliteringsutredning är borttaget men Vilhelmina kommun har en överenskommelse med Försäkringskassan och vi fortsätter arbeta efter detta. Månad 1-6 Vid behov av arbetslivsinriktad rehabilitering ska arbetsledaren tillsammans med medarbetaren planera, genomföra och följa upp rehabiliteringsåtgärder på arbetsplatsen. Det är viktigt att arbetsgivaren informerar arbetstagaren om hur rehabiliteringsprocessen samt målet med rehabiliteringen ser ut. Det är även viktigt att informera om arbetstagarens skyldighet att vara aktiv i rehabiliteringsarbetet. Den första åtgärden är att se om medarbetaren med hjälp av anpassning av arbetstider, arbetsuppgifter eller arbetsplats kan återgå till sitt arbete. Arbetsprövning eller arbetsträning kan bli aktuellt. En arbetsförmågebedömning görs så fort det finns skäl att tro att en arbetstagare inte kan återgå i sitt ordinarie arbete utan anpassning. Den ska ge svar på om arbetstagaren kan utföra en viss arbetsuppgift (liten som stor) helt, delvis eller inte alls. Om medarbetaren trots olika anpassningsåtgärder och arbetsträning/ arbetsprövning inte kan återgå till sin ordinarie arbetsplats ska undersökningar göras om det finns andra arbetsuppgifter inom dennes närmaste chefs ansvarsområde. Finns det inga arbetsuppgifter som passar går rehabiliteringsprocessen över till nästa steg. Arbetsledaren ska då inventera vilka andra arbetsuppgifter det finns att pröva inom hela förvaltningen. Detta innebär att arbetsträningen sker på annan arbetsplats än den ordinarie, men inom samma förvaltning. Lyckas rehabiliteringen avslutas ärendet här, i annat fall går rehabiliteringsprocessen vidare till nästa steg. Månad 3-6 Fortsatta rehabiliteringsåtgärder. Arbetsledaren kontaktar personalenheten för att inventera vilka möjligheter det finns att erbjuda medarbetaren annat arbete eller arbetsprövning/arbetsträning i hela kommunen. Detta innebär att arbetsträningen kan ske inom alla kommunens arbetsområden där det finns möjlighet till anställning. Vid behov gör personalenheten en omplaceringsutredning. Månad 12 Ställningstagande till hur rehabiliteringsprocessen ska avslutas: Återgång till arbete Omplacering inom kommunen Anställningen avslutas: Egen uppsägning Uppsägning på grund av personliga skäl När ska en rehabiliteringsutredning göras? En rehabiliteringsutredning ska göras: när medarbetaren har varit borta från sitt arbete i mer än tre veckor i följd vid upprepad korttidsfrånvaro, fler än 6 tillfällen under den senaste 12 månadersperioden om medarbetaren själv vill att en rehabiliteringsutredning ska göras Närmaste arbetsledare/chef ansvarar för att rehabiliteringsutredningen genomförs men kan ibland behöva ta hjälp av företagshälsovården, Försäkringskassan eller personalenheten.
En rehabiliteringsutredning är ett redskap för Vilhelmina kommun att underlätta medarbetarens återgång i arbete. Rehabiliteringsutredningen ska klarlägga medarbetarens rehabiliteringsbehov och vara ett underlag för arbetslivsinriktade rehabiliteringsinsatser. Rehabiliteringsutredningen inleds lämpligast med ett möte mellan arbetsledare/ chef och medarbetare. Medarbetaren ska upplysas om rättigheten att ta med sig en facklig representant eller någon annan till mötet om han eller hon så önskar. Presentera gärna Vilhelmina kommuns broschyr, Vad händer om jag blir sjuk. En informationsbroschyr till alla medarbetare i Vilhelmina kommun. Medarbetaren har en skyldighet att delta i en rehabiliteringsutredning. I dennes ansvar ligger att lämna de upplysningar som behövs för att klarlägga behovet av rehabilitering och att efter bästa förmåga aktivt delta i utredning, planering och genomförande. Vad ska en rehabiliteringsutredning innehålla? En rehabiliteringsutredning ska innehålla uppgifter om: medarbetarens arbetsförmåga och arbetshinder när det gäller att klara ordinarie arbetsuppgifter prognos för återgång i arbete möjligheter att utföra lämpliga arbetsuppgifter på deltid arbetsgivarens möjlighet att anpassa eller hitta andra lämpliga arbetsuppgifter behovet av rehabiliteringsinsatser på arbetsplatsen medarbetarens inställning till återgång i arbete och till rehabilitering övriga omständigheter av betydelse Hur omfattande en rehabiliteringsutredning ska vara beror på det enskilda fallet. Om medarbetare och chef bedömer att det inte finns något behov av rehabiliteringsinsatser ska detta motiveras i rehabiliteringsutredning. När rehabiliteringsutredningen är färdig ska originalet skickas till Försäkringskassan. Medarbetaren behåller ett exemplar. Rehabiliteringssituationen Att vara i behov av rehabilitering är ofta krisframkallande. Delar av medarbetarens identitet förändras från frisk och yrkesverksam till att bli mer oklar och osäker. Försök att förhindra att medarbetaren byter ut sin yrkesidentitet till att bli den sjukskrivne eller den hjälplöse. Låt inte medarbetaren bli ett offer för situationen och för vad andra bestämmer. Arbetsledarens uppgifter är att underlätta, hjälpa och motivera. Erbjud professionell samtalshjälp eller annat om din medarbetare behöver det. Sök vid behov själv hjälp för att få tid att överlägga med någon annan, t ex närmsta chef eller personalenheten. Arbetsledaren och arbetskamraternas stöd är en viktig förutsättning för ett positivt resultat av en rehabiliteringssatsning. Kom ihåg att en sjukskriven medarbetare utan aktivitet och utan kontakt med arbetslivet snabbt kan få svårt att upprätthålla självkänslan vilket försvårar återgång i arbete. En viktig förutsättning för att rehabilitering ska kunna lyckas är att det råder en positiv attityd till rehabilitering på arbetsplatsen. Strävan bör vara att arbetet med rehabilitering är stimulerande, utvecklande och ger resultat. Rehabiliteringssamtal Många arbetsledare upplever att det är obehagligt och svårt att ha ett rehabiliteringssamtal. Det känns som man lägger sig i eller att man ska kontrollera medarbetaren. Ett sätt att hantera situationen är att vara så förberedd man kan både faktamässigt och mentalt. För att rehabiliteringsarbetet ska resultera i lösningar som alla kan acceptera måste arbetsledare och medarbetare samtala. Genom ett tidigt samtal kan arbetsledaren finna det verkliga problemet och se vilka möjligheter som finns för att räta upp situationen. Ibland kan enbart samtalet lösa upp knutarna. Ställ frågorna för att ta reda på vad och hur mycket medarbetare har förmått att ta in och om han/hon kan förstå situationens konsekvenser. Var inte så försiktig att det du har att säga inte blir sagt eller så inlindat att det blir obegripligt.
Mötets yttre ramar är viktiga. Planera tillsammans med medarbetaren vilka som ska delta och var mötet ska vara. Det är viktigt att du har planerat så att du har gott om tid och att du bokat en ostörd plats, där ingen telefon eller besökare kan störa mötet. Rehabiliteringsåtgärder Om det vid en rehabiliteringsutredning konstateras att en medarbetare har behov av arbetslivsinriktad rehabilitering för att kunna återgå i arbete bör arbetsledare/chef se till att möjliga insatser planeras och genomförs snarast möjligt. Ett första steg kan vara att genomföra ett avstämningsmöte där medarbetaren, Försäkringskassan, behandlande läkare och facklig representant deltar. Rehabiliteringsutredningen fungerar då som en utgångspunkt för mötet där diskussionen bör koncentreras kring hur medarbetarens arbetsförmåga kan tas tillvara. Fokusera på möjligheterna till deltidssjukskrivning eller anpassning på arbetsplatsen. Om det finns ett behov av arbetslivsinriktade rehabiliteringsåtgärder ska man diskutera vilka åtgärder som är möjliga. Tänk på att alla beslut om rehabiliteringsåtgärder ska ha sin grund i en rehabiliteringsutredning och att det ska finnas ett mål med åtgärderna. Beslut om rehabiliteringsåtgärder ska alltid dokumenteras tillsammans med motivering och mål. För att planera och följa upp rehabiliteringsåtgärderna kan ytterligare möten med berörda parter vara nödvändiga. Vilka aktörer som ska medverka avgörs i det enskilda fallet. Gruppen bör vara så liten som möjligt men ändå beslutför. För att undvika förseningar i rehabiliteringsprocessen kan det vara lämpligt att redan vid första mötet bestämma tid för en eller flera uppföljningsträffar. Utan ett bra uppföljningsarbete är risken stor att rehabiliteringsprocessen försenas eller kommer av sig. Rehabiliteringsansvarig arbetsledare/chef ansvarar tillsammans med medarbetaren för genomförande och uppföljning av rehabiliteringsprocessen. Tänk på att rehabiliteringsutredning och åtgärdsförslag på olika sätt berör och påverkar medarbetarens arbetskamrater. Arbetskamraterna bör därför engageras både i planering och genomförande så långt det är möjligt. Under ett pågående rehabiliteringsarbete kan det också vara bra att minnas att rehabilitering är en process där man arbetar med känsliga och svåra frågor som inte alltid har en självklar lösning. Man kan inte alltid följa en checklista utan ofta kan de olika faserna med utredning, planering, genomförande och uppföljning gripa in i varandra. Tveka inte att ta hjälp från utomstående aktörer om ett ärende är otydligt, komplicerat eller om du kör fast. Företagshälsovården kan till exempel erbjuda olika typer av tjänster. Anpassning Det grundläggande ansvaret för arbetsmiljön ligger hos arbetsgivaren. Enligt arbetsmiljölagen ska arbetsgivaren ta hänsyn till arbetstagares särskilda förutsättningar för arbetet genom att anpassa arbetsförhållanden eller vidta andra lämpliga åtgärder. Denna skyldighet omfattar alla anställda, även de som är sjukskrivna. Arbetsmiljölagen reglerar inga ekonomiska gränser för detta ansvar. Om en medarbetare drabbas av funktionsnedsättning har arbetsledare/chef följaktligen en skyldighet att anpassa arbetet så att medarbetaren kan fortsätta arbeta eller återgå i arbete efter sjukskrivning. Detta kan ske genom att anpassa arbetsuppgifter, arbetstider eller något annat på arbetsplatsen utifrån medarbetares anställningsavtal. Som arbetsgivare är man inte skyldig att tillskapa nya tjänster för medarbetare med funktionsnedsättning. Tänk också på att de anpassningar som görs inte får medföra att andra medarbetare får avsevärt sämre arbetsförhållanden eller arbetsmiljö. Vissa förändringar måste dock arbetskamrater och organisation tåla men att generellt säga var gränsen går är inte möjligt. Ta gärna hjälp av företagshälsovården om ni har funderingar kring hur arbetet kan anpassas. Arbetsträning/arbetsprövning Arbetsträning och arbetsprövning är rehabiliteringsåtgärder som ofta används för
att bedöma om medarbetare kan återgå till ordinarie arbete, om arbetet behöver anpassas eller om andra arbetsuppgifter är nödvändiga. Ofta kan kombinationen av arbetsträning och arbetsanpassning vara det som gör att en medarbetare med funktionsnedsättning kan återgå till sitt ordinarie arbete. Arbetsträning/arbetsprövning kan ske på den egna arbetsplatsen eller på någon annan arbetsplats. Arbetsträning innebär att man tränar upp sin förmåga i sitt ordinarie arbete medan arbetsprövning innebär att man prövar nya arbetsuppgifter. Om medarbetare bedöms ha behov av arbetsträning/arbetsprövning bör kontakt tas med Försäkringskassan i god tid. Försäkringskassan hjälper till att göra en rehabiliteringsplan och medarbetaren får ansöka om rehabiliteringsersättning. Planen ska vara anpassad till den anställdes förmåga och successivt ställa ökande krav för att ge en smidig återgång till arbetslivets krav på prestation till exempel genom att försiktigt öka i arbetstid, prova fler och fler arbetsuppgifter. Det ska även finnas en planering för uppföljning av åtgärden. Försäkringskassan ska i samråd med den försäkrades läkare och arbetsgivaren avgöra hur lång tid som arbetsprövningen bör pågå och i vilken omfattning. Detta ska även framgå av rehabiliteringsplanen. Riktlinjen för arbetsträning hos ordinarie arbetsgivare är tre månader. Det är viktigt att komma ihåg att det är medarbetarens arbetsledare/chef som tillsammans med medarbetaren ansvarar för planering, genomförande och uppföljningen av arbetsträningen. Vid all arbetsträning är det viktigt att alla inblandade parter vet vilka förutsättningar som gäller. Gör gärna en skriftlig överenskommelse där följande framgår: Arbetsträningens syfte och mål Arbetsträningens längd och omfattning Arbetsuppgifter Hur sker uppföljningen under pågående arbetsträning och efteråt Vad händer efter avslutad arbetsträning Hur fördelas ev. ekonomiskt ansvar På arbetsplatsen ska man alltid utse en handledare eller fadder som medarbetaren går bredvid. Viktigt att tänka på är att medarbetare som arbetstränar inte får ersätta någon annan medarbetare under arbetsträningen. Rätten till ledighet vid sjukdom för att pröva annat arbete Som villkor för rätt till ledighet gäller att arbetstagaren på grund av sjukdom: har haft nedsatt arbetsförmåga i förhållande till sitt vanliga arbete, eller till annat lämpligt arbete som arbetsgivaren tillfälligt erbjudit arbetstagaren, under en period om minst 90 dagar, och Har ingått ett anställningsavtal med en annan arbetsgivare under tiden från och med dag 91 till och med dag 180 av sjukperioden. Ledighetens omfattning motsvarar omfattningen på den anställning som arbetstagaren provar. Ledigheten och den sjukperiod som ligger till grund för rätten till ledighet får tillsammans uppgå till högst tolv månader. Ekonomiskt ansvar Ekonomiska frågor dyker ofta upp i rehabiliteringssammanhang. Här bör varje förvaltning tydliggöra hur dessa frågor ska hanteras. Arbetsgivaren har ett förstahandsansvar för att vidta och finansiera arbetslivsinriktade rehabiliteringsåtgärder, men Försäkringskassan kan gå in och medfinansiera vissa kostnader. Avslutning av rehabiliteringsprocessen När en medarbetare genomgått en rehabiliteringsprocess och återgått i ordinarie arbete bör ärendet alltid avslutas på ett formellt sätt. Gärna genom ett möte där alla inblandade parter träffas och går igenom vilka åtgärder som genomförts, resultatet av dessa samt vilka erfarenheter man ska ta tillvara. När rehabiliteringsärendet förklarats avslutat ska dokumentationen avslutas. Eventuellt kan man bestämma en tid för en ny träff, efter exempel ett halvår, för ytterligare uppfölj-
ning. Arbetet med rehabilitering är oftast inte slut bara för att medarbetaren återgått i arbetet. Medarbetaren klarar inte återgång i ordinarie arbete Om det visar sig att medarbetaren inte kan vara kvar i ordinarie arbete, varken efter anpassning eller efter andra rehabiliteringsåtgärder, ska detta tydligt dokumenteras och motiveras. Här rekommenderas att man som arbetsgivare gemensamt träffar alla berörda parter och går i genom resultatet av rehabiliteringsarbetet. Alla berörda ges då möjlighet att framföra sin bedömning av medarbetarens arbetsförmåga och tillsammans planera för hur man går vidare på bästa sätt. Som arbetsledare/chef har man fullgjort sitt rehabiliteringsansvar på arbetsplatsen om man genomfört en rehabiliteringsutredning samt vidtagit alla rehabiliteringsåtgärder/anpassningar som är möjliga för att medarbetaren ska kunna återgå i arbete. I de fall arbetsgivaren kan visa att medarbetaren vägrar att medverka i en rehabiliteringsutredning eller vägrar delta i rehabiliteringsåtgärder har arbetsgivaren också fullgjort sitt rehabiliteringsansvar. Medarbetaren behöver omplaceras Om det efter rehabiliteringsutredning och rehabiliteringsinsatser kan konstateras att en medarbetare på grund av sjukdom inte kan återgå i arbete utifrån det egna anställningsavtalet ska möjlighet till omplacering inom Vilhelmina kommun som helhet utredas. I första hand utreds möjligheten att omplacera medarbetaren till ett arbete som han eller hon klarar utan extra insatser. I andra hand till ett arbete som han eller hon klarar efter vissa rehabiliteringsinsatser. Den eventuella befattning som finns ledig kan utifrån en rimlighetsbedömning anpassas men i första hand är det medarbetaren som ska kompetensanpassas. Bedömningen av kompetensen hos den som ska omplaceras bör vara generös och ta hänsyn till viss tid för kompetensutveckling. Kommunen kan tillsammans med Försäkringskassan, i vissa fall erbjuda möjlighet till kortare omskolning eller vidareutbildning för att en omplacering ska kunna ske. Det är även viktigt att göra en inventering av de vakanta tjänster som finns inom kommunen och utifrån dessa bedöma huruvida medarbetaren kan utföra någon av dessa. En sådan omplaceringsutredning görs av personalenheten vid behov. Arbetsgivarens omplaceringsskyldighet gäller endast till arbete som under omplaceringsfasen är ledigt eller arbete som arbetsgivaren då har för avsikt att rekrytera till. Som arbetsgivare är man inte skyldig att skapa ett arbete. Arbetsgivaren är heller inte skyldig att säga upp någon annan medarbetare eller försämra arbetsförhållanden eller arbetsmiljö för någon annan medarbetare för att bereda nytt arbete. Omplaceringserbjudanden ska delges medarbetare skriftligt tillsammans med skriftlig information om konsekvenserna av att tacka nej till ett skäligt omplaceringserbjudande. Det vill säga att det då föreligger grund för uppsägning. Medarbetaren bör även svara skriftligt. I de fall det råder osäkerhet om en medarbetare kan klara ett visst ledigt arbete rekommenderas att en arbetsprövning/ arbetsträning genomförs i samverkan med Försäkringskassan. Bedömningen av huruvida möjligheterna är uttömda ska alltid göras tillsammans med berörd facklig organisation. Samverkan med den fackliga organisationen ska helst ha skett under hela rehabiliteringsprocessen och vara väl dokumenterade, men det beror av om arbetstagaren har velat ha med en facklig företrädare. Efter omplaceringsfasen sker en muntlig och skriftlig återkoppling till rehabiliteringsansvarig arbetsledare/chef och man kommer överens om hur man går vidare i enighet med resultatet av omplaceringen. Om medarbetaren tackar ja till ett omplaceringserbjudande ska ett nytt anställningsavtal skrivas. Medarbetaren bör ges möjlighet till inskolning på den nya arbetsplatsen generellt motsvarande den tid en nybörjare behöver. I de fall rehabiliteringsinsatser är nödvändiga ska dessa planeras och genomföras utöver tiden för
inskolning. Om medarbetaren tackar nej till samtliga skäliga omplaceringserbjudanden som funnits under omplaceringsfasen har Vilhelmina kommun fullgjort sin omplaceringsskyldighet. Även i de fall medarbetaren inte kunnat erbjudas någon omplacering, trots arbetsförmåga finns, har kommunen fullgjort sin omplaceringsskyldighet, förutsatt att man i övrigt gjort vad som krävs. Uppsägning ska i sådana fall verkställas omedelbart. Beslut om detta tas av personalchef i samråd med arbetsledare/chef. Medarbetaren kan inte utföra arbete inom Vilhelmina kommun Om det visar sig efter rehabiliteringsutredning på ordinarie arbetsplats eller efter kartläggning och utredning hos företagshälsovården att en medarbetare inte kan utföra något arbete inom Vilhelmina kommun på grund av sjukdom eller skada ska all dokumentation som styrker detta sammanställas. Ett avstämningsmöte hålls därefter med Försäkringskassan och samtliga berörda parter. Försäkringskassans uppgift är då att tillsammans med Arbetsförmedlingen utreda om medarbetaren har någon arbetsförmåga överhuvudtaget som kan användas i något annat på arbetsmarknaden normalt förekommande arbete. Om Försäkringskassans utredning visar att medarbetaren har en arbetsförmåga som endast skulle kunna användas i ett arbete som inte finns inom Vilhelmina kommun ska anställningen i kommunen avslutas. Här sker en individuell prövning i varje ärende. Uppsägning I slutfasen av en rehabiliteringsprocess kan uppsägning bli aktuell. Innan dess måste arbetsledare/chef ha prövat och dokumenterat alla nedan beskrivna steg i en anpassnings- och rehabiliteringsutredning: Varför arbetstagaren inte kan utföra sitt vanliga arbete Vilka åtgärder arbetsledaren vidtagit i rehabiliterings- och anpassningssyfte Varför arbetstagaren fortfarande inte kan utföra sitt vanliga arbete Vilka andra arbetsuppgifter inom förvaltningen arbetstagaren fått pröva och varför arbetstagaren inte kan erhålla och utföra dessa efter anpassning och rehabilitering Vilka lediga tjänster i Vilhelmina kommun arbetstagaren blivit erbjuden och vilka hon/han eventuellt fått pröva och varför arbetstagaren inte kan erhålla eller utföra dessa efter anpassning och rehabilitering Samtliga rehabiliteringsinsatser i ärendet måste finnas väl dokumenterade. Vid en uppsägning av personliga skäl måste också en dokumenterad omplaceringsutredning finnas. Av den ska följande framgå: Utredningstid Vilka omplaceringsalternativ som funnits under utredningstiden, inklusive kompetenskrav Om medarbetaren ej uppfyllt kompetenskraven ska detta motiveras Vilken eller vilka omplaceringsalternativ som medarbetaren erbjudits Om medarbetaren tackat nej till skäliga omplaceringserbjudanden En uppsägning ska vara skriftlig och innehålla besked om hur den uppsagde kan göra gällande att uppsägningen är ogiltig. Uppsägningen ska i första hand meddelas personligen. Alternativet är att skicka ett rekommenderat brev. Personalenheten handhar alla uppsägningar i Vilhelmina kommun. Indragning av sjukpenning I de fall Försäkringskassans utredning visar att medarbetaren har en arbetsförmåga som kan användas i ett annat arbete hos arbetsgivaren eller ett på arbetsmarknaden normalt förekommande arbete kan Försäkringskassan dra in sjukpenningen. Vid ett sådant beslut aktualiseras frågan om rätt till sjuklön från arbetsgivaren. Arbetsgivaren ska då pröva om medarbetaren till följd av sjukdom har rätt till ledighet och i sådana fall betala ut sjuklön. För att arbetsgivaren ska kunna bedöma medarbetarens arbetsförmåga måste re-
habiliteringsutredning, arbetsförmågebedömning och en omplaceringsutredning vara gjord. Det är naturligtvis önskvärt att rehabiliteringsarbetet hos arbetsgivaren har kommit så långt att arbetsgivaren kan göra en bedömning av medarbetarens arbetsförmåga samtidigt som Försäkringskassan gör det. Om det kan konstateras att medarbetaren inte har någon arbetsförmåga av betydelse för arbetsgivaren kan uppsägning ske på grund av personliga skäl. Observera att sjuklön tidigast kan utges från den dag arbetsgivaren fick kännedom om att sjukpenning dragits in. I de fall sjukpenning inte utges efter sjuklöneperioden slut är bestämmelsen inte tillämplig. Detsamma gäller exempelvis om medarbetaren får sjukpenningen indragen på grund av att denne inte har följt Försäkringskassans beslut om undersökning, behandlig eller utredning med mera. Sjukersättning Om en medarbetare har sjukpenning och Försäkringskassan bedömer att hans eller hennes arbetsförmåga kommer att vara stadigvarande nedsatt på grund av sjukdom kan Försäkringskassan byta ut sjukpenningen mot sjukersättning. Detta gäller då rehabilitering inte bedöms kunna leda till att någon arbetsförmåga återfås. Detta innebär att det inte längre är möjligt att bevilja tidsbegränsad sjukersättning. Får medarbetare en sjukersättning tillsvidare upphör anställningen i kommunen. Dessutom kommer sjukersättningen inte prövas efter ett års sjukskrivning och inga andra skäl än varaktig nedsättning av arbetsförmåga på grund av sjukdom ger rätt till sjukersättning. Tidigare kunde särskilda skäl såsom ålder, bosättningsförhållanden, utbildning eller tidigare verksamhet och andra liknande omständigheter beaktas för sjukersättning. För en försäkrad vars rätt till tidsbegränsad sjukersättning upphör vid utgången av juni månad 2008 eller avser en period som har påbörjats före och upphör efter ikraftträdandet, kan ytterligare perioder om sammanlagt 18 månader med tidsbegränsad sjukersättning beviljas, dock längst t.o.m december 2012. Finns det efter denna tidpunkt varaktig nedsättning av arbetsförmågan kan beslut om sjukersättning fattas. Är arbetsförmågan inte varaktigt nedsatt kommer dessa försäkrade att återkomma till arbetsplatsen eller återgå till ursprunglig sysselsättningsgrad. Vem ansvarar för vad? Arbetsgivaren har i första hand ansvaret för att uppmärksamma och utreda behovet av rehabilitering och se till att åtgärder kommer igång för att arbetstagaren ska kunna behålla eller återgå till sitt arbete. Rehabiliteringsarbetet bör bedrivas i samarbete med närmaste chef. Arbetsgivaren har ansvaret för att klarlägga vem som ska göra vad och se till att resurser, befogenheter och kompetens finns hos dem som arbetar med rehabilitering. Medarbetaren ska lämna medicinskt underlag och hjälpa till att få fram den information som behövs för att behovet av rehabilitering ska kunna fastställas. Han/ hon ska vara med i planeringen av rehabiliteringsåtgärderna och därefter delta aktivt i rehabiliteringen. Medarbetaren ska överväga om han/hon kan arbeta efter förmåga, t ex deltid, under sjukskrivningen. Som anställd har medarbetaren alltid ett ansvar att aktivt försöka få tillbaka sin arbetsförmåga. Försäkringskassan är den instans som avgör om arbetsgivaren fullgör sin rehabiliteringsskyldighet. I lagen anges klart att arbetsgivarens rehabiliteringsresurser ska vara helt uttömda innan samhället tar vid. Hos Försäkringskassan finns personal med kunskap om olika rehabiliteringsresurser i samhället, finansieringsmöjligheter för rehabiliteringsåtgärder och företag som säljer rehabiliteringstjänster. Försäkringskassan ska upprätta, anpassa och följa upp en rehabiliteringsplan. Underlag till rehabiliteringsplanen är arbetsgivarens rehabiliteringsutredning samt läkarutlåtande. Syftet med rehabiliteringsplanen är att samordna olika rehabiliteringsåtgärder. Rehabiliteringsplanen ska innehålla ett åtgärdsprogram, ansvarsfördelning, tidsschema och en kostnadskalkyl.
Fackliga organisationer och skyddsombud kan stödja och biträda medarbetare om denne så önskar. Därutöver ska skyddsombudet också företräda arbetstagarna i det övergripande förebyggande arbetsmiljöarbetet. Det innebär rättighet och skyldighet att delta i planeringsarbete och delta i det systematiska arbetsmiljöarbetet vid upprättandet av handlingsplaner, men också att agera när särskild uppmärksamhet krävs. Skyddskommittén består av företrädare för både arbetsgivare och arbetstagare och ska ha en överblick av utvecklingen, både i det förebyggande och åtgärdande arbetsmiljöarbetet. Skyddskommittén ska bland annat se till att internkontrollen fungerar, behandla frågor om företagshälsovård samt om arbetsanpassning och rehabilitering. Företagshälsovården ska vara en expertresurs inom områdena arbetsmiljö och rehabilitering och arbeta för att förebygga och undanröja hälsorisker på arbetsplatser. I rehabiliteringsarbetet ska företagshälsovården vara en opartisk rådgivare och konsult och utgöra en resurs för dels den anställde, dels arbetsledaren och dels förvaltningen. Företagshälsovården kan i samråd med arbetsledaren, den anställde och försäkringskassan göra medicinska, tekniska och psykosociala bedömningar och utredningar och därvid föreslå rehabiliteringsplaner och åtgärder som syftar till att underlätta återgång i arbete. Hälso- och sjukvården ansvarar för den medicinska vården, behandlingen och rehabiliteringen. Förutom av läkare kan medarbetaren behandlas av t ex sjukgymnast, arbetsterapeut eller psykolog. Ordlista Allmänt högriskskydd Det allmänna högriskskyddet innebär att antalet karensdagar för en medarbetare begränsas till 10 under en tolvmånaders period. Högriskskyddet gäller oavsett orsaken till sjukfrånvaron. Förebyggande sjukpenning Medarbetaren kan få förebyggande sjukpenning om han/hon genomgår medicinsk behandling eller medicinsk rehabilitering för att förebygga sjukdom eller för att förkorta sjukdomstiden. Behandlingen eller rehabiliteringen ska vara ordinerad av läkare och ingå i en plan som ska vara godkänd av Försäkringskassan. Regler om karensdagar gäller inte vid förebyggande sjukpenning. Sekretess Arbetsgivaren har tystnadsplikt när det gäller uppgifter om medarbetares hälsotillstånd eller personliga förhållanden i övrigt som framkommer i samband med hantering av sjuklön och rehabilitering. Tystnadsplikten gäller alla som handlägger frågor som rör rätten till sjuklön för medarbetare eller deltar i anpassningsoch rehabiliteringsverksamhet. Sjuklön Sjuklön är den ersättning arbetsgivaren betalar till medarbetaren från den 2:a sjukdagen till den 14:e sjukdagen. Sjuklönen utgör 80% av medarbetarens lön. Sjukpenning För att få sjukpenning måste medarbetaren fylla i en blankett om begäran om sjukpenning, som sedan skickas till Försäkringskassan. Medarbetaren ska även skicka med originalet av läkarintyget till Försäkringskassan. Det är Försäkringskassan som bedömer om medarbetaren har rätt till sjukpenning. Sjukpenningen är 77,6 procent av den sjukpenninggrundande inkomsten (SGI). Den kompletteras av arbetsgivaren med sjuklön, 10 procent av lönen, till och med dag 90 av en sjukperiod. Sjukpenningen kan beräknas per timme, dag eller kalenderdag beroende på hur medarbetaren arbetar. Särskilt högriskskydd Om medarbetaren har en medicinsk väl dokumenterad sjukdom som gör att han/ hon ofta måste vara borta från arbetet kan han/hon få sjuklön från första sjukdagen, alltså ingen karensdag. Med ofta menas att antalet sjukdomsfall under ett år beräknas bli fler än 10. Medarbetaren kan även beviljas särskilt högriskskydd om det finns risk att han/hon måste vara borta från arbetet vid en eller flera längre sjukperioder (minst 28 dagar i följd) under ett år. Medarbetaren måste skriftligt
ansöka hos Försäkringskassan om särskilt högriskskydd. Beviljas högriskskyddet, får den sjuke ersättning från första sjukdagen redan från den första sjukperioden: Arbetsgivaren betalar sjuklön från första dagen och får sedanersättning från Försäkringskassan för lönekostnader och sociala avgifter. Återinsjuknanderegel Om en medarbetare blir arbetsför och därefter insjuknar på nytt inom 5 kalenderdagar, räknas den nya sjukperioden som en fortsättning på den tidigare. I det fallet räknas inte en ny karensdag.