www.pwc.se Revisionsrapport Carl-Gustaf Folkeson Granskning av Trelleborgs kommuns lönesättning ur ett jämställdhetsperspektiv Trelleborgs kommun
Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Revisionsfråga och kontrollmål... 1 1.3. Metod och avgränsning... 1 2. Bakgrund...2 2.1. Personalpolitiskt program...2 2.2. Jämställdhetsplan samt lönekartläggning...2 3. Granskningsresultat...4 3.1. Det finns tydliga lönekriterier som är kopplade till organisationens mål...4 3.1.1. Iakttagelser...4 3.1.2. Bedömning...4 3.2. Det finns en tydlig koppling mellan prestation, lön och motivation...4 3.2.1. Iakttagelser...4 3.2.2. Bedömning...5 3.3. Lönesamtal genomförs löpande...5 3.3.1. Iakttagelser...5 3.3.2. Bedömning...6 3.4. Lönekartläggningar genomförs kontinuerligt...6 3.4.1. Iakttagelser...6 3.4.2. Bedömning...7 3.5. Jämställdhetsaspekten beaktas i lönesättning...7 3.5.1. Iakttagelser...7 3.5.2. Bedömning...7 4. Sammanfattande bedömning...8 Trelleborgs kommun
1. Inledning 1.1. Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Trelleborgs kommun har genomfört en granskning av lönesättning ur ett jämställdhetsperspektiv. Enligt det personalpolitiska programmet ska lönen stimulera till ökat engagemang och utveckling av organisationen för att ge rätt service åt medborgaren. Lönen ska vara individuell och goda prestationer ska premieras. Sambandet mellan prestation, lön och motivation ska vara tydligt. Vidare anges att lönen påverkar hur kommunen attraherar och behåller medarbetare med rätt kompetens. Kommunens jämställdhetsplan revideras vart tredje år för att säkerställa ett aktivt jämställdhetsarbete med lika rättigheter och möjligheter för kvinnor och män. Årligen analyseras kommunens löner i en egen önskvärd struktur för att aktivt bidra till mer jämställda löner. I övrigt kan noteras att kommunstyrelsen har fastslagit en målsättning i det personalpolitiska programmet som anger att kommunen ska vara Sveriges bästa arbetsgivare år 2025. Bakgrunden till granskningen är revisorernas risk- och väsentlighetsanalys. 1.2. Revisionsfråga och kontrollmål Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Säkerställer kommunstyrelsen och nämnder en ändamålsenlig lönesättning med beaktande av jämställdhetsaspekten? Granskningen inriktas mot följande kontrollmål: Det finns tydliga lönekriterier som är kopplade till organisationens mål Det finns en tydlig koppling mellan prestation, lön och motivation Lönesamtal genomförs löpande Lönekartläggningar genomförs kontinuerligt Jämställdhetsaspekten beaktas i lönesättning 1.3. Metod och avgränsning Granskningen avser kommunstyrelsen, bildningsnämnden och servicenämnden. Intervjuer har genomförts med personalchef, lönechef, biträdande förvaltningschef för serviceförvaltningen, bildningschef samt facklig företrädare. Vi har även tagit del av relevanta dokument såsom personalpolitiskt program, jämställdhetsplan, lönekartläggning mm. Granskningen avser verksamhetsåret 2013/2014. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av samtliga intervjuade. Trelleborgs kommun 1 av 8
2. Bakgrund 2.1. Personalpolitiskt program Kommunstyrelsen antog i november 2013 ett personalpolitiskt program. I det inledande avsnittet beskrivs syftet med programmet: ett övergripande styrdokument för hur kommunens personalpolitik ska bedrivas, varifrån policys och handlingsplaner ska ta sin utgångspunkt i. Vidare beskriver det personalpolitiska programmet följande med avseende på löner och belöning: I kommunen ska lönerna vara lika för lika och likvärdiga arbeten. Lönen ska stimulera till ökat engagemang och utveckling av organisationen för att ge rätt service åt medborgaren. Vidare anges följande: Lönen ska vara individuell och goda prestationer ska premieras. Sambandet mellan prestation, lön och motivation ska vara tydligt. Lön påverkar hur kommunen attraherar och behåller medarbetare med rätt kompetens. För att uppnå detta har följande framgångsfaktor formulerats i det personalpolitiska programmet: Lönestrukturen analyseras kontinuerligt Organisationens mål och förväntade resultat är tydliga och gör det möjligt för varje medarbetare att själv påverka sin lön Kommunen har väl kända och accepterade lönekriterier som har en tydlig koppling till organisationens mål Den lönepolitiska dialogen hålls i nära samråd, i ett öppet klimat, som skapar förtroende mellan arbetsgivare, fackliga organisationer och medarbetare 2.2. Jämställdhetsplan samt lönekartläggning I januari antog fullmäktige en jämställdhetsplan samt en lönekartläggning som personalavdelningen genomfört för år 2013. Enligt diskrimineringslagen är arbetsgivaren skyldig att upprätta en jämställdhetsplan och genomföra en lönekartläggning vart tredje år. Av jämställdhetsplanen framgår bland annat att: Syftet med den föreslagna jämställdhetsplanen är att tydliggöra kommunens hållning i denna fråga, samt att genom olika aktiva åtgärder stödja arbetet för att män och kvinnor ska ha lika villkor i arbetslivet. Trelleborgs kommun 2 av 8
Jämställdhetsplanen är indelad i sex olika avsnitt enligt följande: Arbetsförhållanden Arbete - Föräldraskap Sexuella trakasserier Utbildning, kompetensutveckling Lönekartläggning Jämställdhetsplan I avsnittet om lönekartläggning fastslås att kommunens lönepolitik innebär lika lön för lika och likvärdigt arbete och att kommunen arbetar för att förebygga och förhindra osakliga löneskillnader. Vidare framgår att lönesättningen ska vara väl motiverad utifrån rådande lönekriterier. För att uppnå denna ambition ska dels kartläggning och översyn av löner ske årligen och dels ska arbetsgivaren se till att traditionellt kvinnliga yrken närmar sig traditionellt manliga yrken avseende lönenivå. Vidare ska en handlingsplan för jämställda löner tas fram utifrån den lönekartläggning som krävs enligt diskrimineringslagen samt att föräldralediga ska ingå i den ordinarie löneöversynen. Trelleborgs kommun 3 av 8
3. Granskningsresultat 3.1. Det finns tydliga lönekriterier som är kopplade till organisationens mål 3.1.1. Iakttagelser Lönekriterier har till syfte att tydliggöra hur medarbetarnas prestationer bedöms av lönesättande chef vilket bidrar till en ökad transparens kring vilka beteenden som belönas av arbetsgivaren. Användandet av lönekriterier innebär även att lönesättningen som i sig är subjektiv, vilar på en relativt sett, en mer objektiv grund och bidrar därmed till att minska risken för godtycke. Lönekriteriernas omfattning varierar, från att gälla en enskild yrkesgrupp som inom bildningsförvaltningen till att omfatta en hel förvaltning såsom kommunledningsförvaltningen. Lönekriterierna uppfattas generellt som kända av de intervjuade och tas med viss regelbundenhet upp på arbetsplatsträffar och liknande forum för diskussion. Detta sker särskilt inför att kommande löneöversynsförhandlingar. Personalavdelningen intar en aktiv roll i arbetet med lönekriterierna för att säkerställa att de är i enlighet med kommunens lönepolitiska målsättningar. De intervjuade uppger vidare att det finns en samsyn mellan arbetsgivare och fackliga företrädare vad gäller lönekriteriernas utformning och inriktning. En ytterligare synpunkt som framförs är att det är viktigt att den lönesättande chefen verkligen tillämpar lönekriterierna fullt ut. En viktig egenskap som lyfts fram avseende lönekriterierna är att dessa ska vara i samklang med de målsättningar som är formulerade för verksamheten. Dock finns det enligt uppgift ett förbättringsområde vad gäller att konkretisera vad de övergripande målen betyder för den enskilde medarbetaren. 3.1.2. Bedömning Av granskningen framgår att det finns lönekriterier framtagna och att dessa kommuniceras inom de olika förvaltningarna på arbetsplatsträffar och liknande. Lönekriterierna är i sin utformning kopplade till de övergripande målsättningarna. Vi noterar dock att det finns ett förbättringsutrymme vad gäller kopplingen mellan de övergripande målen och mål för den enskilde medarbetarens arbete. 3.2. Det finns en tydlig koppling mellan prestation, lön och motivation 3.2.1. Iakttagelser I det personalpolitiska programmet beskrivs övergripande den lönepolitiska ansats som kommunen antagit (se avsnitt 2:1). I lönekartläggningen anges två bärande element för lönesättningen. Det ska vara lika lön för lika och likvärdiga arbeten samt att lönenivån ska vara i samklang med andra arbetsgivare för att säkerställa att kommunen kan rekrytera och behålla medarbetare. Trelleborgs kommun 4 av 8
Principen för lönesättning kan illustreras med följande modell: Lön Resultat Motivation Enligt de intervjuade sker lönesättningen utifrån de riktlinjer som beskrivits ovan. Detta innebär att lönesättningen sker utifrån medarbetarens prestation där lika lön ska gälla för likvärdiga arbeten. På detta sätt skapas en ökad tydlighet för medarbetaren där prestationen är det som belönas i samband med löneöversynen. Detta ska i sin tur skapa förutsättningar för att motivera medarbetarna till fortsatt goda prestationer. Enligt uppgift är en majoritet av medarbetarna på det klara med vilka riktlinjer som gäller för lönesättningen. Dock uppger de lönesättande cheferna att det inte alltid finns tillräckliga ekonomiska möjligheter för att belöna en god prestation. 3.2.2. Bedömning Vår granskning visar att det finns en tydlig koppling mellan prestation, lön och motivation utifrån de riktlinjer som är fastställda i det personalpolitiska programmet. Vi anser vidare att detta innebär en tydlighet för medarbetaren i det att prestationen är det som bedöms i samband med lönesättningen. 3.3. Lönesamtal genomförs löpande 3.3.1. Iakttagelser Enligt de riktlinjer som finns i kommunen ska varje medarbetare ha ett medarbetarsamtal och ett lönesamtal med sin närmaste chef. Dessa samtal ska hållas vid olika tillfällen. I medarbetarsamtalet förs bla diskussion om medarbetarens prestationer, om hur arbetet fungerar, behov av kompetensutveckling mm. Vidare förs en diskussion om individmål utifrån medarbetarens arbetsuppgifter. Dessa mål är inte direkt kopplade till de övergripande mål som omnämnts tidigare. I medarbetarsamtalet sker inte någon diskussion om själva lönen. Dock ska medarbetarsamtalet ge en fingervisning från arbetsgivaren sida om hur medarbetarens prestation sammantaget bedöms och utgör därmed indirekt en indikation inför den kommande lönesättningen. I lönesamtalet sker sedan en dialog kring själva lönen där arbetsgivaren lämnar ett lönebesked till medarbetaren. Någon förhandling i egentlig bemärkelse om lönesättningen är det inte fråga om. En synpunkt som framförts i intervjuerna är att lönesättande chef inte är alltid tydlig med på vilka grunder som lönen sätts. Detta kan innebära att lönesamtalet riskerar att få mer karaktären av att vara ett löneinformationssamtal. Trelleborgs kommun 5 av 8
Ett annat problemområde inom vissa verksamheter är att lönesättande chefer inom bland annat bildningsförvaltningen har relativt stora personalgrupper inom sitt ansvarsområde. Detta innebär att det kan vara svårt få en kvalitet i samtalen på grund av tidsskäl. Enligt uppgift får dock samtliga medarbetarna ett lönesamtal, om än av varierande omfattning och kvalitet. 3.3.2. Bedömning Av granskningen framgår att lönesamtal genomförs av lönesättande chef och medarbetare. Det är viktigt enligt vår uppfattning att skapa rimliga förutsättningar för lönesättande chefer att genomföra kvalitativa lönesamtal. Vi föreslår därför att kommunstyrelsen utfärdar en rekommendation för hur många medarbetare som en lönesättande chef bör ha. 3.4. Lönekartläggningar genomförs kontinuerligt 3.4.1. Iakttagelser Av jämställdhetsplanen framkommer att det görs en större lönekartläggning vart tredje år, där skillnader i lön mellan lika och likvärda arbeten analyseras. En övergripande lönekartläggning görs årligen för att utreda om det finns osakliga löneskillnader mellan likvärda arbeten som beror på kön. I den senaste lönekartläggningen anges att Trelleborgs kommun per januari 2013 hade 2 979 tillsvidareanställda där 81 procent (motsvarande 2 409 anställda) utgjordes av kvinnor och 19 procent (motsvarande 570 anställda) av män. Nedan illustreras antal och löneintervaller för dessa tillsvidareanställda. Tabell 1: Fördelning av antal och löneintervaller för tillsvidareanställda i Trelleborgs kommun (januari 2013) Kön Antal Lägst lön Medianlön Högst lön Kvinnor 2 409 17 048 24 400 59 800 Män 570 17 600 26 175 60 000 Som grund för att kunna jämföra yrkesgrupper har en arbetsvärdering genomförts med utgångspunkt från fyra olika egenskaper: kunnande, problemlösning, ansvar och arbetsförhållanden. Detta har sedan resulterat i en sk BAS-poäng för respektive yrkesgrupp. Utifrån denna poäng har sedan nio olika basintervaller formerats. Lönekartläggningen visar att det finns 10 grupper som har jämn könsfördelning, 20 grupper som är mansdominerade och 48 grupper som är kvinnodominerande, totalt 78 yrkesgrupper. För att en yrkesgrupp skall betraktas som kvinno- eller mansdominerad skall det överrepresenterade könet uppnå 60 procent eller mer av det totala antalet medarbetarna i gruppen. Slutsatsen av den lönekartläggning som genomförts är att det inte råder några osakliga löneskillnader vad gäller likvärdiga yrken. När det gäller lika yrken har dock kommunen identifierat några löneskillnader som bedömts att inte vara Trelleborgs kommun 6 av 8
sakliga. Mot bakgrund av detta har lönesättande chef getts i uppdrag att under en tre-års period se till att dessa skillnader i lön jämnas ut. Kommunen har sedan år 2004 genomfört lönekartläggningar inför löneöversyner. Dessa har sedan resulterat i särskilda satsningar inom de yrkesgrupper vars lönenivå varit lägre jämfört med marknaden eller i förhållande till den struktur som arbetsgivaren eftersträvar. Dock redovisas att det finns praktiska svårigheter att komma tillrätta med de strukturella löneskillnader genom särskilda satsningar. Detta mot bakgrund av att budgeten för löneöversynen sedan år 2010 lagts ut på varje förvaltning istället för som tidigare då budgeten för löneöversyn fanns centralt. 3.4.2. Bedömning Av granskningen framgår att en genomgripande lönekartläggning, enligt diskrimineringslagen, görs vart tredje år. Vidare genomförs en mer övergripande kartläggning varje i år inför kommande lönerevision. Vi anser att det finns en tydlig struktur där den analys som genomförs utgör grund för att åtgärda eventuella osakliga löneskillnader. När det gäller de strukturella löneskillnaderna noterar vi att nuvarande budgetfördelningsmodell innebär en försvårande omständighet. Vi anser därför att kommunstyrelsen bör överväga att avsätta särskilda centrala medel för att kunna åtgärda strukturella löneskillnader. 3.5. Jämställdhetsaspekten beaktas i lönesättning 3.5.1. Iakttagelser Det personapolitiska programmet tillsammans med jämställdhetsplanen utgör ett underlag för hur jämställdhetsaspekten ska beaktas i olika sammanhang. Flertalet av de lönesättande cheferna vittnar om att det är prestationen som bedöms i första hand hos medarbetaren och inte genus, etnicitet eller andra egenskaper. Den lönekartläggning med BAS-värderingar som tas fram av personalavdelningen anses generellt utgöra ett bra underlag för att identifiera förbättringsområden. Genomgående anser de intervjuade att arbetsgivaren arbetar på ett aktivt och seriöst sätt för att utveckla lönesättningen där jämställdhetsaspekten utgör en viktig del. Noterbart är att Sveriges Kommuner och Landsting har uppmärksammat kommunens arbete i detta avseende som ett gott exempel. En aspekt som nämns i intervjuerna, som berör mäns och kvinnors förutsättningar för att kunna göra karriär, är att män inom vissa yrkesgrupper är mer benägna att ta chefspositioner än vad kvinnor är. 3.5.2. Bedömning Utifrån de beskrivningar vi har tagit del av samt de bakgrundsunderlag som finns i form av bland annat lönekartläggningen bedömer vi att jämställdhetsaspekten beaktas i samband med lönesättningen. Trelleborgs kommun 7 av 8
4. Sammanfattande bedömning Efter genomförd revision och genomgång av samtliga revisionskriterier gör vi den sammanfattande bedömningen att kommunstyrelsen och nämnder i allt väsentligt säkerställer en ändamålsenlig lönesättning med beaktande av jämställdhetsaspekten. Ett förbättringsområde som framkommit i samband med denna granskning är att nuvarande budgetfördelningsmodell försvårar arbetet med att åtgärda strukturella löneskillnader. Mot denna bakgrund anser vi att kommunstyrelsen bör överväga att avsätta centrala medel för detta ändamål. Vi anser även att kommunstyrelsen bör utfärda en rekommendation för hur många medarbetare som en lönesättande chef bör ha. 2014-06-16 Carl-Gustaf Folkeson Projektledare Alf Wahlgren Uppdragsledare Trelleborgs kommun 8 av 8