Planeringsavdelningen Yvonne Andersson PROMEMORIA SLU ID: SLU ua 2017.1.1.2-773 2018-03-26 Slutrapport för projektet Utforma kvalitetsdialoger för utbildningar Projektledare: Yvonne Andersson Uppdragsgivare: Martin Melkersson I slutrapporten redovisas kort hur projektet har genomförts och vilka resultat som uppnåtts. Den primära målgruppen för dokumentet är projektets uppdragsgivare och styrgrupp. Avsikten är också att sammanfatta det grundläggande arbete som gjordes 2017-2018 för övriga medarbetare som kan ha nytta av informationen. 1 Bakgrund och motiv Enligt det Ramverk för kvalitetsarbete inom SLU:s utbildningar som trädde i kraft 1 januari 2017 (SLU ua 2016.1.1.2-4673) ska resultatet av det systematiska kvalitetsarbetet, som bedrivs inom ramen för den reguljära organisationen, följas upp och kvaliteten säkras med hjälp av regelbundet återkommande nulägesanalyser och dialoger. Principerna för kvalitetssäkringsprocessen samt en beskrivning av de ingående momenten finns i ramverket. För att testa, och för att utveckla SLU:s system för kvalitetssäkring av utbildning mer i detalj, genomförde projekteten en pilotomgång under perioden februari 2017 till februari 2018. 2 Syfte nytta med projektet Huvudsyftet var att utforma den systematiska kvalitetssäkringen av forskarutbildning respektive utbildning på grundnivå och avancerad nivå så att alla utbildningar vid SLU kan kvalitetssäkras inom en sexårsperiod. Även det administrativa stödet till utbildningsprocessen skulle inkluderas. En väsentlig del i den systematiska kvalitetssäkringen är de s.k. kvalitetsdialogerna. I ramverket beskrivs metoden med dialoger översiktligt. För att framgångsrikt kunna nyttja kvalitetsdialoger behövs även en detaljerad beskrivning av metoden. Denna utgör stöd till inblandade parter vid planering och genomförande av de olika momenten. 1/10
3 Mål resultat av projektet Projektets övergripande mål var att fastställa hur den systematiska kvalitetssäkringen ska bedrivas samt hur relevanta delar av verksamhetsplanering och verksamhetsuppföljning ska utformas. Genom att utföra en pilotomgång med kvalitetsdialoger och i samråd med involverade verksamheter utvärdera denna skulle den systematiska kvalitetssäkringen testas och vid behov utvecklas. Målet var att utarbeta anvisningar som omfattade: Årscykel - När under året olika moment ska utföras. Sexårscykel - Schema för hur all utbildning kvalitetssäkras enligt ramverket inom en sexårsperiod. Struktur för kvalitetsdialoger Hur förberedelser, underlag, deltagande och agenda ska utformas och hanteras. Dokumentation av och kommunikation om kvalitetssäkringen. 4 Genomförande Projektet påbörjades i februari 2017. Enligt ursprunglig plan (SLU ua 2017.1.1.2-773) skulle projektet genomföras under 2017. Eftersom utvärderingen och diskussionerna om utformning av kvalitetssäkringssystemet bedömdes viktiga att behandla i forskarutbildningsrådet (FUR) respektive utbildningsnämnden (UN) förlängdes projekttiden med två månader och projektet slutfördes i februari 2018. Arbetet inkluderade bland annat utveckling av frågeformulär, mallar och instruktioner inför kvalitetsdialogerna, genomförande av elva dialoger, stöd i bedömning och beslut om åtgärder efter dialogerna, kommunikation om resultaten samt utvärdering av pilotomgången och utarbetande av anvisningar för systematisk kvalitetssäkring från och med 2018. Projektet har haft en god kommunikation med referensgrupperna och regelbundet rapporterats till styrgruppen. Ett femtontal arbetsmöten i projektgruppen samt ett antal diskussioner med referensgrupper och intressenter har genomförts. Projektorganisationen presenteras i bilaga 1 och en förteckning över deltagarna i kvalitetsdialogerna finns i bilaga 2. I figur 1 illustreras genomförandet av projektet. 2/10
Fig. 1. Sammanfattning av det projekt som under februari 2017 till februari 2018 har genomförts för att testa kvalitetssäkringsprocessen för SLU:s utbildningar. 5 Resultat Projektet har nått målet och anvisningar för hur den systematiska kvalitetssäkringen ska bedrivas från och med 2018 fastställdes av rektor den 28 februari 2018 (SLU ua 2018.1.1.2-501). I anvisningarna definieras bland annat vad som förväntas av inblandade parter, planerade granskningscykler på årlig respektive långsiktig basis (6 år), arbetssätt samt dokumentation. Under projektet har instruktioner, mallar och andra dokument utarbetats och en förteckning över de handlingarna finns i bilaga 3. Resultaten från pilotomgången har sammanställts och rapporterats till olika målgrupper vid olika tillfällen, se figur 2. 3/10
Förberedelser Q1-Q2 2017 Pilotdialoger Q3 2017 Utvärdering Q4 2017 Anvisningar Q4 2017 Q1 2018 A. Promemoria om kvalitetssäkring av utbildning vid SLU 2017 B. Rapport samt förslag till rektorsbeslut om anvisningar för systematisk kvalitetssäkring av utbildning vid SLU C. Slutrapport till uppdragsgivaren Fig. 2. Rapportering av resultat i pilotprojektet. A. Promemoria Kvalitetssäkring av utbildning vid SLU 2017 (SLU ua 2018.1.1.2-99). I promemorian redovisas de faktiska resultaten efter genomförda kvalitetsdialoger i 2017 års testomgång, dvs. bedömningar av om kvalitetsarbetet är tillräckligt för att säkra god kvalitet samt beslut om utvecklingsåtgärder för fakultetsnämnder, programnämnder och universitetsadministrationen. I promemorian ges även en bakgrund till SLU:s kvalitetssäkringssystem samt en beskrivning av projektet. B. Rapport angående systematisk kvalitetssäkring av utbildning vid SLU (SLU ua 2018.1.1.2-502) samt förslag till rektorsbeslut Anvisningar för systematisk kvalitetssäkring av utbildning vid SLU (SLU ua 2018.1.1.2-501). Rapporten innehåller anvisningar för hur systematisk kvalitetssäkring ska bedrivas vid SLU från och med 2018 samt en redovisning av den utvärdering som genomfördes efter kvalitetsdialogerna i pilotomgången. I rektorsbeslutet fastställs de bilagda, separata anvisningarna som ett internt styrande dokument. I rektorsbeslutet finns även den fullständiga rapporten med som en bilaga. C. Projektets redovisning till uppdragsgivaren (detta dokument). Även om projektet uppnått sitt primära mål har flera saker som kräver fortsatt utveckling identifierats. Bland annat behövs ett mer användarvänligt systemstöd och en översyn av de frågor och indikatorer som hör till SLU:s kvalitetsstandarder. En utförligare beskrivning av de utvecklingsbehov som projektgruppen identifierat finns i Rapport angående systematisk kvalitetssäkring av utbildning vid SLU. Från och med 2018 ansvarar planeringsavdelningen, inom sitt ordinarie uppdrag, för genomförande och fortsatt utveckling av den systematiska kvalitetssäkringen av utbildning vid SLU. 4/10
6 Ekonomisk slutrapport Kostnaden för projektet förväntades rymmas inom ordinarie budget varför ingen projektbudget utarbetades. Vissa reskostnader vid deltagande i kvalitetsdialoger på annan ort har uppkommit, samt smärre kostnader för mötesförtäring vid kvalitetsdialoger och referensgruppsmöten. 7 Erfarenheter från projektet Den klassiska problematiken med för lite avsatt tid har i viss mån präglat detta projekt. Vid det utvecklingsarbete som föregick projektet hade kommunikation skett framför allt med studierektorer, och vid projektstart var därför nämndrepresentanter och administratörer på fakultetsnivå insatta i förutsättningarna i varierande grad. Ytterligare tid för att informera inblandade parter och för att förankra planeringen hade varit värdefullt. För att hinna med pilotomgången var det ett medvetet val av projektgruppen att istället driva utvecklingen av underlag och mallar snabbt och använda enbart utbildningsledarna som referensgrupp i det skedet. Att det senare fanns utrymme för en revision av tidplanen möjliggjorde att projektet kunde genomföra den grundliga utvärdering och remiss av slutförslaget som gjordes. De anvisningar som fastställts av rektor är nu förankrade på fakultetsnivå vilket är en förutsättning för att den systematiska kvalitetssäkringen ska kunna fungera tillfredsställande. Projektgruppens sammansättning med kompletterande kompetenser gjorde att olika aspekter belystes väl i arbetet. Pilotomgången har varit en viktig lärandefas för både projektgruppen och för övriga involverade. Förståelsen för vad den systematiska kvalitetssäkringen innebär och syftar till har utvecklats i det gemensamma arbetet och det fortsatta byggandet av den kvalitetskultur som eftersträvas har genom detta fått en bra start. 8 Bilagor Bilaga 1. Projektorganisation. Bilaga 2. Deltagare vid kvalitetsdialogerna. Bilaga 3. Dokumentförteckning från projektet. 5/10
Bilaga 1. Projektorganisation. Uppdragsgivare Styrgrupp 1 Martin Melkersson, universitetsdirektör Karin Holmgren, prorektor (rörande kvalitetssystem för kärnverksamheten) Birgitta Wikmark Carlsson, bitr. universitetsdirektör (rörande kvalitetssystem för universitetsadministrationen) Projektgrupp Yvonne Andersson, planeringsavdelningen (projektledare) Cecilia Almlöv, utbildningsavdelningen, fr o m september 2017 Ingeborg Amnéus, planeringsavdelningen, t o m april 2017 Lotta Hansson, planeringsavdelningen Kristina Julin, planeringsavdelningen Johanna Nilsson, NJ-kansliet, april-juni 2017 Roger Pettersson, utbildningsavdelningen Helena Eklund Snäll, fr o m september 2017 Referensgrupper Nätverket för utbildningshandläggare vid universitetsadministrationen Rådet för forskarutbildning Tjänstemän vid planeringsavdelningen Utbildningsadministrativa noden. (Utbildningsadministrativa noden förväntas inom sitt ordinarie uppdrag kommunicera projektets förslag med berörda chefer). Utbildningsnämnden 1 Styrgruppens funktion i detta projekt inkluderade inte formella styrgruppsmöten med beslutsfattande, utan en informell och kontinuerligt avstämning mellan respektive ansvarig och projektledaren för godkännande av delmål samt inriktning vid genomförandet. 6/10
Bilaga 2. Deltagare vid kvalitetsdialogerna. Vid kvalitetsdialogerna om forskarutbildning nivå deltog följande personer: FN-LTV LTV-fakulteten: FN-NJ NJ-fakulteten: Håkan Schroeder (dekan) Lena Ekelund Axelson (prodekan) Helena Persson Hovmalm (vicedekan med ansvar för utbildning på forskarnivå) Helene Larsson Jönsson (fakultetsstudierektor för forskarutbildning) Åsa Klintborg Ahlklo, (fakultetsstudierektor för forskarutbildning) Cecilia Alsved (utbildningshandläggare) Maja Brus-Szkalej Stefan Nordlund (Stockholms universitet; videolänk), Cecilia Almlöv (enhetschef, enheten för pedagogisk utveckling, utbildningsavdelningen), Lotta Hansson (avdelningsdirektör, planeringsavdelningen) Johan Meijer (vicedekan, ansvarsområde forskarutbildning), Lisbet Lewan (fakultetsstudierektor för forskarutbildning), Gabriella Persdotter Hedlund (utbildningsledare) Maria Karlsson Representanter enligt ovan vid alla dialoger om forskarutbildning. FN-S S-fakulteten: Göran Ståhl (dekan), Göran Spong (fakultetsstudierektor för forskarutbildning), Charlotta Bergström (utbildningshandläggare - Representanter enligt ovan vid alla dialoger om forskarutbildning. FN-VH VH-fakulteten: Kristina Dahlborn (dekan), Lena Lidfors (vice dekan för forskarutbildning), Jan Hultgren (fakultetsstudierektor för forskarutbildning) Torun Wallgren 7/10
Representanter enligt ovan vid alla dialoger om forskarutbildning. Vid kvalitetsdialogerna om utbildningsprogram på grundnivå och avanceradnivå deltog följande personer: PN-LT LTV-fakulteten: PN-NJ NJ-fakulteten: Håkan Schroeder (dekan), Mats Gyllin (ordförande PN-LT, vicedekan Frida Andreasson (PSR, Landskapsingenjörsprogrammet), Lena Ekelund Axelsson (prodekan), Kristine Kilså (utbildningsledare; videolänk) Karin Mace (ASK: LING-rådet) Stefan Nordlund (extern representant UN, Stockholms universitet; videolänk), Cecilia Almlöv (enhetschef, enheten för pedagogisk utveckling, utbildningsavdelningen), Helena Eklund Snäll (utredare, planeringsavdelningen) Torleif Härd (dekan), Pär Forslund (ordförande PN- NJ, vicedekan), Katarina Pettersson (PSR, Agronomprogrammet - landsbygdsutveckling), Zsuzsanna Sundström (fakultetshandläggare) Karin Larsson (ULS: Landsbygdsutvecklingsrådet) Stefan Nordlund (extern representant UN, Stockholms universitet; videolänk), Roger Pettersson (chef, utbildningsavdelningen), Cecilia Almlöv (enhetschef, enheten för pedagogisk utveckling, utbildningsavdelningen), Helena Eklund Snäll (utredare, planeringsavdelningen) PN-S S-fakulteten: Göran Ståhl (dekan), Anders Alanärä (ordförande PN-NJ, vicedekan), Jörg Brunet (PSR och ISR, Euroforester), Anders Jäderlund (utbildningsledare) Johanna Schroeder [SLUSS (jägmästare 5e året, 3e kursen på Euroforester); videolänk]; Cecilia Almlöv (enhetschef, enheten för pedagogisk utveckling, utbildningsavdelningen), Helena Eklund Snäll (utredare, planeringsavdelningen) PN-VH Universitetsledningen/UN: 8/10
VH-fakulteten: Kristina Dahlborn (dekan), Anne-Marie Dalin (ordförande PN-VH, vicedekan), Jan Olofsson (PSR, Animal Science), Karin Camp (utbildningsledare) Felix Johansson (ULS, vice ordförande med ansvar för utbildningsfrågor) Stefan Nordlund (extern representant UN, Stockholms universitet), Cecilia Almlöv (enhetschef, enheten för pedagogisk utveckling, utbildningsavdelningen), Kristina Julin (avdelningsdirektör, planeringsavdelningen) Vid kvalitetsdialogerna om stöd och service deltog följande personer: Kommunikationsavdelningen Birgitta Wikmark Carlsson (bitr. universitetsdirektör) Kommunikationsavdelningen: Sara Arons (avdelningschef) Yvonne Andersson (utvecklingsledare, planeringsavdelningen) Avdelningen för infrastruktur Birgitta Wikmark Carlsson (bitr. universitetsdirektör) Infra: Per-Olov Skatt (avdelningschef) Yvonne Andersson (utvecklingsledare, planeringsavdelningen) IT-avdelningen IT-avdelningen: Birgitta Wikmark Carlsson (bitr. universitetsdirektör) Stefan Edholm (avdelningschef) Christina Sjögren (enhetschef IT-komstöd) Yvonne Andersson (utvecklingsledare, planeringsavdelningen) 9/10
Bilaga 3. Dokumentförteckning för pilotprojektet. Vissa dokument finns på medarbetarwebben, se hänvisning i tabellen. Alla dokument finns tillgängliga på planeringsavdelningens interna server Common. Dokumenttyp Kommentarer Nyckeltal Nyckeltalen från pilotomgången (FU respektive GU) 2 Instruktioner Instruktionerna (PM förberedelse) för verksamheternas arbete med nulägesanalys och rapport 2 Dagordning för kvalitetsdialogerna: 1. Inledning och presentationsrunda 2. FN/PN/uadm presenterar vad de vill fokusera på under dialogen (max 15 min) 3. SLUSS presenterar vad de vill fokusera på under dialogen (max 5 min) 4. Dialog om kvaliteten i utbildningsprocessen och de föreslagna åtgärderna: önskad effekt, tidplan för genomförande m.m. 5. Avslutning Frågeformulär i Excel (mall underlag FU respektive GU) 2 Mallar i word för FN:ers/PN:ers sammanfattande rapport 2 Mallar i word för stödverksamheternas sammanfattande rapport Dokumentmallar Arbetsmaterial Minnesanteckningar från varje kvalitetsdialog Rapporter Fakultets-/programnämnders sammanfattande rapporter SLUSS/DN:s kommentarer till FN:s/PN:s rapporter Stödverksamheternas sammanfattande rapporter Kvalitetsrapporter (FUR:s/UN:s bedömningar och förslag på utvecklingsåtgärder) 3 Promemoria Kvalitetssäkring av utbildning vid SLU 2017 (kvalitetsrapporter, FUR:s/UN:s beslut samt universitetsdirektörens bedömningar sammanställda i ett dokument) 3 Rapport angående systematisk kvalitetssäkring av utbildning vid SLU (utarbetade anvisningar samt redovisning av utvärderingen efter kvalitetsdialogerna i pilotomgången) 4 Rektorsbeslutet 4 som fastställer Anvisningar för systematisk kvalitetssäkring av utbildning vid SLU som ett separat styrande dokument 3 Slutrapport redovisning till uppdragsgivaren (detta dokument) 2 https://internt.slu.se/stod-service/utbildning/grund--och-avancerad-utbildning/kvalitetsoch-utvecklingsarbete1/ 3 https://internt.slu.se/organisation-och-styrning/kvalitetssakring-utbildning/ovrigadokument/ 4 Bilaga till protokoll från reb 2018-02-27 på https://epi-resurs.slu.se/protokoll/index.cfm 10/10