2015-03-19 Eva Åström RAPPORT Uppföljning av omorganisation på kommunledningskontoret Bakgrund I budget 2014 framgår att en satsning skulle göras för att öka tillväxten i kommunen genom en samlad strategi. Kommunstyrelsen beslutade därefter den 11 december 2013 att godkänna kommundirektörens förslag till ny organisation av kommunledningskontoret. Förslaget innebar i korthet att en ny tillväxtavdelning skapades med kompetens både i mjuka och hårda frågor. Dåvarande kommunikationsavdelningen delades och informationsenheten integrerades med juridiska enheten. Medborgarcentrum inklusive konsumentvägledning och tolkförmedling fördes över till servicenämnden. Uppdrag och metodik I samband med att omorganisationen genomfördes beslutades att den skulle följas upp efter ett år. Undertecknad fick i januari i uppdrag att göra uppföljningen. I uppdraget fastslogs att intervjuer skulle göras enskilt och anonymt med alla medarbetare på tillväxtavdelningen och med övriga berörda verksamheter i gruppintervjuer respektive enskilt med cheferna. Kommunstyrelsens presidium och de berörda nämndpresidierna intervjuades, liksom samtliga berörda chefer och fackliga organisationer. 1 (7)
Samtliga intervjuade fick frågor som rörde både verksamhet och arbetsmiljö. Frågorna var likartade för båda områdena. De intervjuade fick svara på vad de tyckte har blivit bättre respektive sämre efter omorganisationen, samt ge sina förbättringsförslag för framtiden. I redovisningen av svaren lyfts de synpunkter fram som delats av ett flertal. I intervjuerna (bilaga) finns också en hel del intressanta synpunkter och förbättringsförslag från enstaka personer. Detta är material för respektive chef att arbeta vidare med. Under intervjuernas gång har det blivit tydligt att svaren på frågorna kring verksamhet respektive arbetsmiljö inte har kunnat hållas åtskilda utan att de går in i varandra. Därför redovisas här svaren gemensamt för båda områdena. Intervjuerna Vad har blivit bättre?/vad har tillväxtavdelningen lyckats med hittills i förhållande till uppdraget? Vad har förbättrats i arbetsmiljön efter förändringen? Tillväxtavdelningen I stort sett alla intervjuade tycker att det är en mycket bra idé att samla olika kompetenser i tillväxtavdelningen. De olika perspektiven ger en helhetsbild och bättre samsyn. Sättet att tänka har börjat anammas. Det är positivt att de mjuka frågorna nu fått en arena och börjat komma in när det gäller t ex planfrågorna. Det är också mycket positivt att planfrågorna och exploatering finns nära varandra. Det blir en bra samordning och styrning av processerna. De planer som behövs görs nu och i rätt ordning. Medarbetarna tycker att de har en mycket bra chef. Han är duktig på att leda mot mål. Det finns en glad framåtanda på avdelningen. En medarbetare säger: Det är befriande att komma till en avdelning där uppdraget är att tänka nytt. Hos gruppen finns nyfikenhet och vilja att jobba integrerat mot gemensamma mål. Exempel hittills: centrumplanen och översiktsplanen. Även politikerna i de intervjuade presidierna (kommunstyrelsens, miljö- och samhällsbyggnadsnämndens och servicenämndens) uttrycker en nöjdhet med den nya organisationen med tillväxtavdelning. Kommunstyrelsens presidium säger att man nu har större möjlighet till inflytande eftersom det finns en helhetsbild. KS (KSAU) kan ha större fokus på tillväxtfrågorna. Miljö- och 2 (7)
samhällsbyggnadsnämndens presidium tycker att de kommer djupare in i frågorna när förslagen kommer från KS. Det gäller miljöfrågor, men även stadsbyggnad. Servicenämndens presidium tycker att det är bra med en tillväxtavdelning. Även bland övriga intervjuade finns en positiv inställning till att samla kompetenserna i en tillväxtavdelning. Medborgarcentrum Hos de intervjuade på medborgarcentrum finns en stor nöjdhet med överflyttningen till servicenämnden och det positiva mottagandet. Man känner sig mera hemma där än på kommunledningskontoret. Hela vår nuvarande förvaltning jobbar med service. Det är vår gemensamma nämnare att ge god service. Servicenämndens presidium delar personalens positiva uppfattning. Miljö och Samhällsbyggnad På stadsbyggnad (bygglov) har det lyfts fram att ansvarsfördelningen mellan Miljö och Samhällsbyggnad och Kommunledningskontoret har blivit tydligare och att detta förbättrat arbetsmiljön. En annan förbättring är att avdelningen fått över GIS-tjänsten, vilket har förenklat arbetet mycket. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden tycker att förvaltningen nu kan ha större fokus på bygglovssidan. Vad har inte blivit effektivare/inte utvecklats i enlighet med uppdraget? Har något blivit sämre? Vad har blivit sämre i arbetsmiljön efter förändringen? Generellt Såväl hos personalen på tillväxtavdelningen som hos övriga intervjuade har lyfts fram att genomförandet av omorganisationen inte sköttes bra. Den skulle inte ha dragits igång innan den nye chefen var på plats, tycker många. Det blev en nergång under väntetiden och styrfarten tappades. Detta påverkade både produktionen, t ex av planer, och arbetsmiljön. Det fanns synpunkter om att informationen var otillräcklig/otydlig under genomförandeprocessen. Alla förstod inte syftet med förändringen och kände sig då inte delaktiga. Processen gick för snabbt och var inte tillräckligt genomtänkt. Till exempel missades det att planenheten bytte förvaltning och kom till en helt ny kultur med annan syn på intro- 3 (7)
duktion/det sociala mottagandet. Informationen upplevdes bristfällig även till enskilda berörda personer där den inte var tillräckligt konkret och tydlig. Det fanns medarbetare som mådde dåligt under genomförandet. En annan uppfattning som många för fram är att uppföljningen görs för tidigt. Den nye chefen har bara varit på plats sedan augusti. Tillväxtavdelningen På tillväxtavdelningen tycker flertalet att eftersom där finns spretiga kompetenser blir det alltför krävande för chefen. Han har inte tillräcklig tid för medarbetarna och kan vara svår att få tag i. Detta kan medföra att han blir en flaskhals/bromskloss för dem. Det finns förslag från såväl medarbetarna som från chefen själv om att se över möjligheterna för en utökad delegering. En del tycker att det inte är riktigt genomtänkt kring vilka målgrupper avdelningen har och vilka kompetenser som behövs. De kompetenser som flertalet saknar är kommunikation och miljö. Den allmänna meningen på avdelningen är att startprocessen är över och att det nu måste bli mindre diskussion och mera handling enligt det nya arbetssättet. Samtliga lyfter fram att det är mycket negativt att man sitter i spridda lokaler och inte heller har tillgång till spontana mötesplatser. Detta motverkar i hög grad möjligheterna för det nya arbetssättet. Det tycks från flera håll att samarbetet inom kommunledningskontoret behöver bli bättre. Det är för mycket stuprörstänkande nu. Det framförs också att pressen på avdelningen är hård. Många av kommunens mål är kopplade hit. Medborgarcentrum Medborgarcentrums personal tycker att verksamheten har blivit för spretig sedan omorganisationen, även lokalmässigt. Chefen har inte lika mycket tid för medarbetarna nu som tidigare. Medarbetarna saknar också information, t ex om alla de uppföljningar som görs av verksamheten. De nya uppgifter som tas över från förvaltningarna innebär hantering av nya datasystem, vilket är stressande. Det är för kort framförhållning. 4 (7)
Politikerna i servicenämnden tycker att det är negativt med anslagsbudget när man vill utveckla verksamheten. Miljö och Samhällsbyggnad Från miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, och från tjänstemännen, framförs att man har en bristande insyn i planarbetet vilket försvårar det egna arbetet. Att skilja plan och bygglov har blivit sämre tycker en del. Informationen från planenheten måste bli bättre och få en struktur. Även samarbetet måste struktureras bättre. Informationsenheten Det har under intervjuerna kommit synpunkter från olika håll angående informationsenheten. Många tycker att det i kommunen ska finnas en egen kommunikationsavdelning (på kommunledningskontoret) med egen chef. Personalen på medborgarcentrum och informationsenheten upplever att de tappat en hel del av det spontana informationsutbytet som de tidigare tyckt var positivt. Vad behöver avdelningen nu fokusera på för att lyckas med uppdraget? Vilka förbättringsområden kan finnas framöver? Förslag på förbättringsåtgärder vad gäller arbetsmiljön framöver? Generellt Förslag vad gäller genomförande av omorganisationer/förändringsprocesser framöver har framförts i intervjuerna. Man pekar på att en bättre framförhållning och planering måste finnas. Tydlig och regelbunden information är en avgörande faktor här. Det är viktigt med bra förankringsarbete vid framtida förändringar så att delaktigheten och förståelsen blir så stor som möjligt. Tillväxtavdelningen Tillväxtavdelningen är en avdelning med mycket spretiga verksamhetsområden. Det har kommit förslag från ett antal håll om att se över kompetensuppsättningen i avdelningen. Ska alla nuvarande kompetenser finnas kvar? Medarbetarna på tillväxtavdelningen anser att såväl kommunikations- som miljökompetens saknas. 5 (7)
Medarbetarna på tillväxtavdelningen, och även andra intervjuade, anser att tid måste frigöras för chefen så att han kan vara mera tillgänglig för sina medarbetare och också ha mera tid för utvecklingsarbetet. Det finns förslag om såväl ökad delegering i någon form som om en biträdande/assistent till honom. Administrativt stöd efterlyses också för avdelningen. Det poängteras från de som arbetar på avdelningen att det är nu som chefens goda start av avdelningen ska fullföljas och lyftas från diskussion till handling. Arbetssättet ska få fullt genomslag. Arbetet med översiktsplan och detaljplaner ska fullföljas. Det är grunden i tillväxtarbetet. I detta arbete är det viktigt att ha fokus på att de mjuka frågorna integreras. Arbetet med en verksamhetsplan måste fullföljas så att alla får större kunskap om alla områden och så att det blir en tydlig rollfördelning. Det bör även vara likartade processer vem som än handlägger ett ärende. Riktlinjer och rutiner för processerna behöver tas fram. Det bör diskuteras fram hur samarbetet mellan tillväxtavdelningen och övriga kommunala verksamheter ska se ut. Det bör, som någon uttryckte det, finnas ett flow mellan dem. Kommunstyrelsens presidium poängterar att all kompetens i kommunen ska användas. Samtliga på tillväxtavdelningen trycker hårt på behovet av samlokalisering och av informella mötesplatser/gemensamma utrymmen. Men det får inte bli den lokal som råkar vara ledig. Lösningen måste utgå från behoven och vara genomtänkt. Flera intervjuade tar upp att de anser att samarbetet inom kommunledningskontoret måste bli bättre. Det är för mycket av stuprörstänkande nu och inte så integrerat mot samma mål. Medborgarcentrum Medborgarcentrums personal önskar att deras verksamhet (inklusive tolkförmedling, konsumentvägledning och bilpool) renodlas och att lokalerna samlas bättre. Chefen kan då lägga större fokus på utveckling av medborgarcentrum och ha mera tid för medarbetarna. De vill också ha en större delaktighet i arbetet med hur medborgarcentrum ska se ut framåt. Även en bättre koppling till informationsenheten, ett bättre informationsutbyte önskas. Miljö och Samhällsbyggnad Från Miljö och Samhällsbyggnad lyfts behovet av bättre information om detaljplaner från tillväxtavdelningen och en bättre samarbetsstruktur. Förslag fanns om mötesplats, kanske digital. Även här önskades samlade lokaler inom respektive område, såväl för tillväxtavdelning som för stadsbyggnad (bygglov). Vikten av framförhållning framhölls om det nu gemensamma arkivet ska delas. 6 (7)
Informationsenheten För informationsenheten föreslås från ett antal håll att den får en kommunikationschef och blir en egen avdelning på kommunledningskontoret. Medarbetarna på enheten vill även ha en bättre samarbetsstruktur med medborgarcentrum. Presidierna Kommunstyrelsens presidium tryckte särskilt på vikten av att hålla kvar den helhetsbild man fått genom tillväxtavdelningen. De tryckte även på vikten av bra förankringsarbete vid framtida förändringar och på att all kompetens i kommunen ska användas i olika processer. Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens presidium har behov av bättre information om stadsplaneringen för att kunna planera sin egen verksamhet, t ex investeringar. De efterlyser en bättre struktur för samarbetet mellan tillväxtavdelningen och stadsbyggnad (bygglov). Presidiet vill även att murarna mellan förvaltningar i bygglovsprocesser ska rivas genom att berörda ska vara med tidigare i processen. De fackliga organisationerna De fackliga organisationerna vill ha löpande information kring genomförandet av förändringsprocesser/omorganisationer i kommunen. 7 (7)