Verksamhetsplan för stödpersonsverksamheten 2017
Sida 2 av 9 Innehåll Inledning..sid 3 Planering inför 2017.....sid 3 Förvaltningens organisation och rutiner...sid 5 Handläggning sid 6 Rekrytering och utbildning av stödpersoner.....sid 6 Informationsinsatser....sid 7 Månadsrapportering..sid 7 Stödet.sid 8 Kvalitetssäkring och egenkontroll.....sid 8 Samarbete med vården.......sid 9
Sida 3 av 9 Inledning Patientnämndens förvaltning har enligt lagen om psykiatrisk tvångsvård en skyldighet att förordna stödpersoner som tvångsvårdas inom psykiatrin. Detta gäller även dem som vårdas enligt lagen om rättspsykiatrisk vård samt personer som tvångsisoleras enligt smittskyddslagen. Stödpersonen ska bistå den tvångsintagna patienten i personliga frågor och även besöka denna. Stödpersonen har tystnadsplikt. Ett förordnande om stödperson varar så länge tvångsvården pågår och kan därefter, om patienten och stödpersonen så önskar, fortsätta under ytterligare fyra veckor. I uppdraget ingår att besöka patienten en gång per vecka. Stödpersonerna får ekonomisk ersättning för detta. Förordnande av stödperson är tydligt reglerad i lag med angivande av vissa skyldigheter för den chefsöverläkare som ansvarar för patientens tvångsvård. Det är en rättighet för den tvångsvårdade patienten att få en stödperson. Planering inför 2017 Stödpersonsgruppen kommer under 2017 att fokusera på följande områden: Delaktighet i förvaltningens digitaliseringsprocess. Sprida kunskap om stödpersonsverksamheten. Effektivisera stödpersonsadministrationen. Arbeta för att fler patienter får tillgång till stödpersoner. Arbeta för en ökad mångfald bland stödpersonerna. Ta fram en rapport gällande genomförd patientenkät rörande vad patienter inom rättspsykiatrin tycker om att ha stödperson samt presentera denna för vården, allmänheten och stödpersonerna. Utveckla och ha följsamhet till rutiner. Införa kontrollfunktioner för att säkerställa att patienterna regelbundet får besök av sina stödpersoner. Öka stödpersonsgruppens kunskap om psykiatrisk vård. Delaktighet i digitaliseringsprocessen För att kunna effektivisera verksamhetsprocesserna, utöka tillgängligheten och erbjuda nätverksanpassade lösningar, krävs moderna och säkra digitala lösningar. Arbetet med att utforska digitaliseringsmöjligheter fortsätter även under 2017.
Sida 4 av 9 Sprida kunskap om verksamheten Stödpersonsgruppen kommer att sprida kunskap om verksamheten genom: Power Pointpresentation om stödpersonsverksamheten och förvaltningens övriga verksamhet. Skriftlig information om stödpersonsverksamheten i broschyrer, nyhetsbrev och årsrapport. Webbplatsen med aktuell information om stödpersonsuppdraget som riktar sig till patienter, stödpersoner och vårdpersonal, ska löpande uppdateras med ny information. Informationsbrev som tar upp aktuella frågor som berör uppdraget. Skickas till stödpersonerna varje kvartal. Effektivisering av stödpersonsadministrationen Genomgång av de administrativa stödpersonsprocesserna kommer att göras för att se om ytterligare effektivisering kan göras. Detta arbete kommer att underlätta införandet av en digital administration. Arbeta för att fler patienter får tillgång till stödpersoner Förvaltningen har sett att antalet förordnanden varierar kraftigt genom åren. Vården har skyldighet att informera patienter om deras rätt till stödperson. Vi vill säkerställa att patienterna får information om sin rätt till stödperson så att alla som önskar att få en stödperson också får det. Under 2017 kommer: Förvaltningen fortsätta med sammarbetsträffar med ledningen för rättspsykiatri. Utveckla samarbeta med ledningen för Psykiatri Stockholms läns sjukvårdsområde (SLSO) som initierades under 2016. Förvaltningen bidrar med statistik kvartals- eller årsvis för att klinikerna ska kunna jämföra sig med varandra och se skillnader i anmälningsfrekvens. Öka mångfalden bland stödpersoner Att rekrytera nya stödpersoner genom att nuvarande stödpersoner rekommenderar sina vänner och bekanta, har visat sig vara mycket framgångsrikt och kostnadseffektivt. Genom att avstå från annonsering i olika media, som ändå inte gett någon effekt att tala om i antal nya stödpersoner, kan förvaltningens ekonomiska resurser komma stödpersonerna bättre tillgodo. För närvarande saknar förvaltningen yngre manliga stödpersoner. En annan grupp vi skulle vilja nå är personer som kan flera språk. Förvaltningen kommer att ta hjälp av de yngre manliga stödpersoner som finns för att se om det finns intresse hos deras vänner och bekanta att bli stödpersoner. Beroende på vilken profil av stödperson som önskas kommer förvaltningen också att göra en specialrekrytering mot aktuella föreningar och eventuellt också lärosäten under 2017.
Sida 5 av 9 Patientenkäten inom rättspsykiatrin Under 2016 har förvaltningen genom samarbete med rättspsykiatrin genomfört en patientenkät där patienter tillfrågats hur de upplever att ha en stödperson. 91 procent av de 81 svarande, uppgav att de är nöjda med att ha en stödperson. Under 2017 kommer enkäten att sammanställas i en rapport. Denna kommer sedan att presenteras för stödpersoner, vården och allmänheten i olika sammanhang. Utveckla och ha följsamhet till rutiner Arbetet på förvaltningen styrs av olika rutiner. De aktuella rutinerna kräver regelbunden uppdatering samtidigt som behov av nya rutiner tillkommer. Under 2017 kommer förvaltningen att: Revidera nuvarande rutiner. Ta fram nya rutiner. Gå igenom rutinerna på stödpersonsmötena. Skriva avvikelser om rutinerna inte följs. Kontrollfunktioner för stödpersonsverksamheten Förvaltningen har tagit fram förslag på kontrollfunktioner för att säkerställa att patienterna verkligen blir besökta av sina stödpersoner, samt att rätt arvode utbetalas. En rutin för detta ska tas fram och implementeras under 2017. Öka kunskap om psykiatriskvård Genom avvikelserapporteringen har behov av mer kunskap om psykiatri i allmänhet, och rättspsykiatri i synnerhet, uppmärksammats. I år har vi därför planerat för studiebesök hos Rättspsykiatri på Helix i Huddinge eller Löwenströmska i Upplands Väsby. Genom att presentera oss för vården och utbyta information om varandras verksamheter, hoppas vi på större förståelse för våra respektive arbetssätt och svårigheter. Detta kan underlätta för stödpersonerna, men även för det framtida samarbetet mellan vården och förvaltningen. Förvaltningens organisation och rutiner Uppdraget att förordna stödpersoner engagerar flera medarbetare inom patientnämndens förvaltning. Arbetet kring handläggning, rekrytering, utbildning, fortbildning och förordnanden samordnas av stödpersonssamordnaren, som har detta som sin huvuduppgift. I stödpersonssamordnarens tjänst ingår också redovisning till nämnden i form av årsrapport och verksamhetsplan. I dag är fem medarbetare olika mycket engagerade i stödpersonsarbetet. Antalet handläggare som är kopplade till stödpersonsverksamheten behöver anpassas till antalet inkomna förordnanden. Då antalet stödpersonförordnandena periodvis varierar kraftigt, behöver handläggarresurserna snabbt kunna möta förändringar. Förvaltningen kommer att följa upp ärendeutvecklingen och anpassa handläggarresurserna under 2017.
Sida 6 av 9 Handläggning Majoriteten av ansökningarna om att få en stödperson kommer in via fax men kan även inkomma via post eller telefon. Arbetsprocessen sker i databasen Vårdsynpunkter enligt de rutiner som utarbetats. I databasen finns färdiga mallar och brev. I handläggningen av varje ärende tas alltid kontakt med berörd vårdavdelning för att få information om den patient som önskar få en stödperson. Vi ställer alltid frågor rörande säkerhet och risker för stödpersonen i samband med besök. Information om patienten paras sedan med en lämplig stödperson. I vår databas finns utförliga uppgifter om varje stödperson, till exempel intressen och språkkunskaper. I regel försöker förvaltningen ordna så att förordnanden är könsneutrala (man-man respektive kvinna-kvinna) men undantag från detta kan förekomma, dels på grund av brist på manliga stödpersoner, dels då vården rekommenderar något annat eller om patienten önskar det. Under 2017 behöver följande genomföras vad gäller databas och ärendehandläggning: Verksamheten behöver effektiviseras och anpassas för en digitalisering. Arbetsrutinerna och handläggningsprocessen behöver fortlöpande, vid behov, uppdateras. Administrationsprocesserna behöver ses över. Stödpersonshandläggarna ska ges tillfälle att sätta sig in i arbetsrutinerna för att få en mer enhetlig handläggning. Rekrytering och utbildning av stödpersoner I nuläget har förvaltningen drygt 200 aktivt registrerade stödpersoner varav 115 har uppdrag. Några av de registrerade har dock valt att ta tillfällig paus av personliga skäl. Omsättningen av stödpersoner är av flera olika anledningar stor. För att tillgodose kommande behov behöver förvaltningen regelbundet rekrytera och utbilda nya stödpersoner. Rekrytering av nya stödpersoner kommer att göras främst genom redan aktiva stödpersoner. Detta har varit en framgångsrik strategi under 2016. Det ger möjlighet till riktad rekrytering och det är kostnadseffektivt. Intresseanmälan om att bli stödperson sker via förvaltningens webbplats eller via kontakter från andra stödpersoner. Efter intresseanmälan tar stödpersonshandläggare kontakt och genomför en första intervju. Därefter görs en kontroll i kriminalvårdsregistret. Blir den blivande stödpersonen godkänd efter intervju och registerkontroll, får denne gå igenom en introduktionsutbildning som omfattar 3 x 3 timmar kvällstid. Utbildningen för blivande stödpersoner har i utvärderingar varit mycket uppskattad. Den är förberedande för att kunna ta på sig ett stödpersonsuppdrag. Utbildningen ger grundläggande kunskap om psykiatriska diagnoser och sjukdomstillstånd som är vanliga vid tvångsvård, innehållet i och erfarenhet av stödpersonsuppdraget samt grundläggande juridisk kunskap om tvångslagar, sekretesslagen och smittskyddslagen. Under året 2017 planeras fortlöpande rekrytering och utbildning. Antalet utbildningar bestäms utifrån antalet sökanden.
Sida 7 av 9 Så här ser planeringen för 2017 ut: Fortlöpande intervjuer med tilltänkta stödpersoner. Utbildning av nya stödpersoner planeras till en till två gånger per år (vår- och hösttermin). I syfte att få riktad rekrytering, fortsätter rekryteringen med hjälp av redan aktiva stödpersoner. Informationsinsatser Tidigare erfarenheter har visat att förvaltningen kontinuerligt behöver informera vården om stödpersonsverksamheten. Detta kräver bland annat att förvaltningen aktivt besöker och informerar vårdpersonal ute på vårdavdelningar, men också på chefsöverläkarnivå. Även patient- och anhörigföreningar samt andra intressenter kan behöva informeras. Planerat under 2017: Förvaltningens webbplats med aktuell information om stödpersonsuppdraget som riktar sig till både patienter, stödpersoner och vårdpersonal, uppdateras löpande. Fortsatt utskick av informationsbrev till stödpersonerna varje kvartal. Studiebesök i vården. Information till vården och allmänheten i samband med bland annat mässor. Månadsrapportering Krav på månatlig rapport är numera permanentat. Granskningen av rapporterna sker i två steg. Först granskas månadsrapporten av handläggare som skriver ut ett utbetalningsunderlag. Detta attesteras därefter av förvaltningsjuristen och på så sätt blir det en dubbelkontroll. Stödpersonen ska i månadsrapporten redovisa sina kontakter med patienten samt uppgifter om det varit några problem i kontakterna med denne eller med vårdavdelningen. Dessa upplysningar, samt information i avslutsenkät (skickas ut i samband med avslutat uppdrag), ligger till grund för fortsatt utveckling och planering av verksamheten. Inför varje kvartal får stödpersonen ett utskick med allmän information och tre månadsrapporter samt svarskuvert. Stödpersonen ska i månadsrapporten redovisa sina kontakter med patienten samt uppgifter om det varit några problem i kontakterna med patient eller vårdavdelning. Ett krav för att få ersättning är att stödpersonen skickar in den månatliga rapporten. Med detta förfarande har förvaltningen dels gjort stora besparingar, dels fått en bättre insyn i stödpersonernas aktiviteter under själva uppdraget. Om stödpersonen skickar in en ofullständig redovisning tar förvaltningens handläggare alltid kontakt med denne.
Sida 8 av 9 Dessa upplysningar samt informationen i avslutsenkäten som skickas ut i samband med avslutat uppdrag, ligger till grund för fortsatt utveckling och planering av verksamheten. Under 2017 kommer förvaltningen att: Fortsätta med krav om månatlig rapportering samt avslutsenkät. Fortsätta att skriva avvikelserapporter och debitera vården i de fall man underlåter/glömmer att informera om att tvångsvården upphört och det därmed har betalats ut för mycket ersättning till stödpersonen. Stödet Förvaltningen inbjuder en till två gånger per år samtliga stödpersoner till en utbildning kvällstid kring aktuella teman och frågeställningar. Under 2017 planeras: Ett föreläsningstillfälle under vårterminen där vi presenterar resultatet från patientenkäten om vad patienter inom rättspsykiatrin tycker om att ha en stödperson. Utrymme för reflektion och diskussion i anslutning till våra årliga föreläsningar. Behov av ytterligare ett föreläsningstillfälle avgörs under året beroende på stödpersonernas och förvaltningens behov. Kvalitetssäkring och egenkontroll Kvalitetssäkringen av alla delar av stödpersonsverksamheten har bland annat handlat om att skapa tydliga arbetsprocesser och rutiner. Detta arbete har visat på behov av återkommande rutingenomgångar för samtliga stödpersonshandläggare. För 2017 gäller följande: Kontinuerlig revidering och genomgång av arbetsprocesser och rutiner. Avvikelserapportering som en del i kvalitetssäkringsarbetet. Införa kontrollfunktioner och rutiner för att säkerställa att patienter blir besökta av sina stödpersoner samt att rätt arvode utdelas. Stödpersonssamordnaren ska årligen göra en kontroll för att säkerställa att förvaltningen efterlever rutinen om att stödperson utses senast tre arbetsdagar efter ankomststämpling, gällande lagen om psykiatrisk vård, och sju dagar gällande lagen om rättspsykiatrisk vård och smittskyddslagen.
Sida 9 av 9 Samarbete med vården Stödpersoner hade initialt av flera orsaker svårigheter med att besöka sina patienter på rättspsykiatriska kliniken Helix i Huddinge och på Löwenströmska sjukhuset i Upplands Väsby. Svårigheterna har regelbundet redovisats av stödpersonerna i månadsrapporterna. Denna information har legat till grund för samarbete och dialog mellan ledningen för rättspsykiatrin och förvaltningen, i syftet att underlätta besöken för stödpersonerna. Samarbete med ledningen för Psykiatri Stockholms läns sjukvårdsområde (SLSO) som initierades under 2016 kommer att utvecklas under 2017. Förhoppningen är att det ska leda till regelbundna samarbetsträffar, som i sin tur leder till att de patienter som önskar att få en stödperson också får det. Under 2017 planeras följande aktiviteter: Patientenkäten presenteras för vården. Studiebesök inom rättspsykiatri. Fortsatt samarbete med ledningen för rättspsykiatrin och övrig psykiatri.