Granskning av kommunens inköpsprocess

www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av kommunens inköpsprocess Morteza Ashouri Sofia Nylund Certifierad kommunal revisor Februari 2019

Innehållsförteckning Sammanfattning... 2 1. Inledning... 4 Bakgrund... 4 Syfte och revisionsfråga... 4 1.2.1. Kontrollmål... 4 1.2.2. Revisionskriterier... 4 Metod och avgränsning... 4 Styrande och stödjande dokument... 5 2. Kommunens organisation för upphandling... 6 Lagstiftning och reglementen... 6 Upphandlingsenheten... 6 3. Granskningsresultat... 7 Styrande och stödjande dokument... 7 3.1.1. Iakttagelser... 7 3.1.2. Bedömning... 8 Kontroller i inköpsprocessen... 8 3.2.1. Iakttagelser... 8 3.2.2. Verifiering... 10 3.2.3. Bedömning... 10 Följsamhet till lagstiftning alt LOU... 11 3.3.1. Inköp inom kommunen... 11 3.3.2. Iakttagelser... 11 3.3.3. Bedömning... 12 4. Sammanfattande bedömning... 14 Rekommendationer... 14 Februari 2019 1 av 15

Sammanfattning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Norrtäljes kommun genomfört en granskning av kommunens inköpsprocess. Granskningens syfte är att bedöma den interna kontrollen i inköpsprocessen, upphandling och inköp, i kommunen. Följande revisionsfråga ska besvaras: Har kommunstyrelsen säkerställt en tillräcklig internkontroll i inköpsprocessen? Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att den interna kontrollen i inköpsprocessen inte är helt tillräcklig. Bedömningen baseras på följande kontrollmål och tillhörande bedömningar: Kontrollmål och revisionell bedömning 1. Det finns riktlinjer för inköpsprocessen Utifrån gjorda iakttagelser bedömer vi att kontrollmålet är uppfyllt. Bedömningen baseras på följande iakttagelser: Det finns riktlinjer i form av dokumentet Upphandlingsriktlinjer som är avsedda att förtydliga och utveckla den av fullmäktige fastställda inköps- och upphandlingspolicyn. Både policyn och riktlinjerna omfattar kommunens samtliga förvaltningar och de bolag och föreningar där kommunen är förvaltare eller, direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen eller motsvarande. Emellertid är följsamheten gentemot kommunens riktlinjer och regler inte fullt ut tillfredställande. Ett exempel på detta är den samordnade upphandling som kommunen arbetar med för att komma till rätta med detta. Ett annat är uppföljningen av upphandlade avtal där kommunen också arbetar med att förbättra. 2. Det finns tillräckliga kontroller i inköpsprocessen Utifrån gjorda iakttagelser bedömer vi att kontrollmålet är delvis uppfyllt. Bedömningen baseras på följande iakttagelser: Det återstår arbete med att skapa dokumenterade rutiner för ett systematiskt uppföljningsarbete. Omorganisation och centralisering av upphandlingsarbetet har, enligt intervju, resulterat i ett positivt gensvar. Tidigare har förvaltningarna gjort mycket själva, vilket har varit problematiskt eftersom nämnderna saknat upphandlingskompetens. Alla inköp ska, med några få uttryckliga undantag, ske genom en certifierad beställare vilket skulle innebära att kommunen i teori har kontroll på samtliga inköp. Emellertid genomförs det inköp av icke certifierade beställare i verksamheterna. Endast tre kreditkort utställda inom hela kommunen, vilket bör minska risken för otillåtna inköp ute i verksamheterna. Februari 2019 2 av 15

I vår verifiering noterades inga brister, vilket indikerar att det finns tillräckliga kontroller. 3. Det finns en följsamhet till LOU Utifrån gjorda iakttagelser bedömer vi att kontrollmålet är delvis uppfyllt. Bedömningen är baserad på följande iakttagelser: Utifrån genomförd stickprovskontroll på inköp mellan 100 tkr och 500 tkr kan vi konstatera att två av tre inköp är enligt gällande lagstiftning. Utifrån genomförd stickprovskontroll på köp över direktupphandlingsgränsen kan vi konstatera att det finns avtal för samtliga leverantörer. I syfte att stärka den interna kontrollen lämnas följande rekommendationer: Följsamheten gentemot kommunens riktlinjer och regler behöver förbättras ute i verksamheterna. Specifika exempel avser samordnad upphandling och uppföljning av upphandlade avtal. Skapa dokumenterade rutiner för ett systematiskt uppföljningsarbete. Säkerställa att alla inköp ute i verksamheterna ska, med några få undantag, ske genom en certifierad beställare. Säkerställa att det inte genomförs några otillåtna direktupphandlingar ute i verksamheterna. Februari 2019 3 av 15

1. Inledning Bakgrund Kommunen kostnader för varor och tjänster uppgick till ca 2 271 mnkr under 2017. Utöver det hade kommunen även 406 mnkr i investeringsutgifter (Källa: Årsredovisning 2017). En bristfällig styrning och kontroll inom inköpsprocessen kan riskera att verksamheten inte bedrivs på ett optimalt sätt och att mål inte uppnås. I genomförd väsentlighet- och riskanalys för 2018 har revisorerna noterat en risk i att inköpsprocessen inte fungerar tillfredsställande. Mot bakgrund av ovan har revisorerna beslutat om att genomföra en granskning avseende kommunstyrelsens uppsiktsplikt och samordningsansvar. uppdrogs att genomföra granskningen. Syfte och revisionsfråga Granskningen syftar till att kartlägga rutiner och den interna kontrollen kring upphandling och inköp i kommunen. Följande revisionsfråga ska besvaras: Har kommunstyrelsen säkerställt en tillräcklig internkontroll i inköpsprocessen? 1.2.1. Kontrollmål Som utgångspunkt för bedömningen i granskningen används ett antal kontrollmål: Det finns riktlinjer för inköpsprocessen Det finns tillräckliga kontroller i inköpsprocessen Det finns en följsamhet till LOU 1.2.2. Revisionskriterier Revisionskriterier utgörs av kommunlagen, LOU, kommunfullmäktiges fastställda styrdokument samt internkontrollreglementet. Metod och avgränsning Granskningen har skett via följande metoder: Genomgång av relevanta styrande dokument. Registeranalys Walkthrough (d.v.s. vi följer ett antal inköp genom hela processen). Vidare har Intervjuer med berörda tjänstemän inom kommunen och inköpsorganisationen genomförts enligt följande: Kerstin Wåhlin, Inköpare Peder Stenström, Upphandlingschef Granskningsobjekt är kommunstyrelsen. Granskningen avgränsas till att avse de kontrollpunkter som redovisas ovan. Februari 2019 4 av 15

Styrande och stödjande dokument Inom ramen för granskningen har vi inhämtat följande dokument: Inköpsanvisningar reviderad 2018-02-13 Manual webshop, beställarnivå 1 Policy för inköp och upphandling 2017-10-02 Riktlinjer för kommunens inköps- och upphandlingsverksamhet reviderad 2017-10-30 Utbildningsmaterial certifierade beställare 2016-10-13 Utbildningsmaterial certifierade beställare 2018-02-15 Internkontrollrapport 05b 2018-04-27 Attestunderlag Attestinfo från leverantörsreskontra Samtliga nämnders deligationsordning Februari 2019 5 av 15

2. Kommunens organisation för upphandling Lagstiftning och reglementen LOU är en svensk lag som baseras på EU-direktiv och som syftar till att få de upphandlande myndigheterna och enheterna att använda de offentliga medel som finansierar offentliga upphandlingar på bästa sätt genom att dra nytta av konkurrensen på aktuell marknad. Lagen syftar även till att ge leverantörer en möjlighet att tävla på samma villkor i varje upphandling. LOU ska följas av upphandlande myndigheter vid alla köp av varor och tjänster samt vid all hyra och leasing, med ett fåtal undantag. För offentlig upphandling gäller fem grundläggande principer för all upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader; principen om icke-diskriminering, principen om likabehandling, principen om ömsesidigt erkännande, proportionalitetsprincipen samt principen om transparens. Vid all upphandling, direktupphandling undantaget, krävs att den upphandlande myndigheten tar fram ett upphandlingsdokument innehållande administrativa föreskrifter, kravspecifikation och kommersiella villkor. I enlighet med tidigare nämnda principer, ska upphandlingsdokumentet innehålla tydliga utvärderingskriterier och utformas på ett sådant sätt att leverantörer varken gynnas eller missgynnas. En otillåten direktupphandling innebär att en upphandlande myndighet köper en vara, tjänst eller byggentreprenad från en leverantör utan att följa upphandlingsreglerna, trots att det inte finns ett tillämpligt undantag från annonseringsplikten eller upphandlingsskyldigheten. Ett sådant avtal kan ogiltigförklaras eftersom direktupphandlingar är reglerat i lag kan sanktioner sättas in för otillåtna direktupphandlingar. Det högsta belopp som kan dömas ut enligt upphandlingsreglerna är i dagsläget 10 miljoner kronor. Upphandlingsenheten Inköp- och upphandlingsenheten tillhör ekonomiavdelningen som i sin tur ligger under kommunstyrelsekontoret. Enheten består för närvarande av en upphandlingschef, fem upphandlare, en upphandlingsjurist samt tre inköpare. Inköp- och upphandlingsenheten upphandlar och tecknar ramavtal inom olika områden där det finns ett behov av verksamheten. Enheten arbetar därutöver såväl styrande som stödjande inom upphandling och inköp för hela kommunen med koncern. Vidare ansvarar de för att sprida information om bland annat pågående upphandlingar och tecknade avtal, att följa upp och analysera upphandlingsfrågor och egna ramavtal. Februari 2019 6 av 15

3. Granskningsresultat Styrande och stödjande dokument Kontrollmål 1: Det finns riktlinjer för inköpsprocessen. 3.1.1. Iakttagelser Dokumentet Upphandlingsriktlinjer är avsedda att förtydliga och utveckla den av fullmäktige fastställda inköps- och upphandlingspolicyn. Både policyn och riktlinjerna omfattar kommunens samtliga förvaltningar och de bolag och föreningar där kommunen är förvaltare eller, direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen eller motsvarande. Enligt upphandlingsriktlinjerna är respektive verksamhet eller motsvarande ansvarar för att gällande lagstiftning, kommunens inköps och upphandlingspolicy samt att riktlinjerna följs. Det skall dock tilläggas att kommunen har ett nytt intranät vilket har som mål att förenkla strukturen för informationsflödet avseende styrande dokumentationer såsom riktlinjer och policys, vilket ständigt är ett löpande förbättringsarbete inom kommunen. Vidare ska inköp av varor, tjänster och entreprenader baseras på en helhetssyn där kommunens gemensamma bästa har företräde framför en enskild verksamhets intresse. Innan beslut fattas om att genomföra en upphandling ska därför kommunens samlade behov av den aktuella varan eller tjänsten tas i beaktande. Samordnad upphandling ska genomföras inom de områden där det finns gemensamma behov. Enligt intervju har kommunen för att komma till rätta med detta, under 2019, startat upp ett kategoribaserat upphandlingsarbete. Varje kategori ska ha en egen kundansvarig upphandlare vilket ansvarar för att samordning sker. Enligt upphandlingsriktlinjerna ska vid uppföljning särskild fokus riktas mot social och miljömässig hållbarhet. Utgångspunkten för avtalsförvaltningen ska alltid vara att avtal ska hållas och att de sanktioner som finns i avtalet ska tillämpas. Genom aktiv förvaltning och uppföljning av ingångna avtal säkerställs att ingångna avtal efterlevs och att varor och tjänster levereras med efterfrågad kvalitet och till rätt pris. Vidare ska den verksamhet som ansvarar för ett avtal ska i samråd med upphandlingsenheten säkerställa att aktiv avtalsförvaltning planeras och genomförs. I aktiv avtalsförvaltning ingår att följa upp att leverantören fullgör avtal samt hur samverkan med leverantören utvecklas. I avtalsförvaltningen ingår också att följa upp och vidta åtgärder för att upprätthålla avtalstrohet. För att ständigt förbättra kommunens upphandlingar ska erfarenheter från tidigare avtalsperioder användas i samband med nya upphandlingar så att misstag inte upprepas och goda exempel kan spridas. Vid stickprovsuppföljning och identifiering av avvikelser följs avvikelsen upp ända ner på fakturanivå. Dock upplevs det svårt att förhindra ytterligare avvikelser detta leder till ett proaktivt arbete tillsammans med beställare i organisationen för att utbilda personal samt identifiera behov. Februari 2019 7 av 15

Enligt intervju genomför det löpande stickprovskontroller. Uppföljningen av upphandlade avtal är under ett ständigt förbättringsarbete genom att exempel från tidigare avtalsperioder samlas in och kommuniceras inför nästkommande upphandling. Pilotområden inom Tekniska konsulter har genomförts med positiva resultat vilket kommunicerats till verksamheterna. En resurs är dedikerad för samordning av liknande uppföljningsprojekt. Uppföljning och kartläggning har visat avvikelser gällande fakturerade kostnader samt debiterad tid. 3.1.2. Bedömning Utifrån gjorda iakttagelser bedömer vi att kontrollmålet är uppfyllt. Bedömningen baseras på följande iakttagelser: Det finns riktlinjer i form av dokumentet Upphandlingsriktlinjer som är avsedda att förtydliga och utveckla den av fullmäktige fastställda inköps- och upphandlingspolicyn. Både policyn och riktlinjerna omfattar kommunens samtliga förvaltningar och de bolag och föreningar där kommunen är förvaltare eller, direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen eller motsvarande. Emellertid är följsamheten gentemot kommunens riktlinjer och regler inte fullt ut tillfredställande. Ett exempel på detta är den samordnade upphandling som kommunen arbetar med för att komma till rätta med detta. Ett annat är uppföljningen av upphandlade avtal där kommunen också arbetar med att förbättra. Kontroller i inköpsprocessen Kontrollmål 2: Det finns tillräckliga kontroller i inköpsprocessen. 3.2.1. Iakttagelser Enligt intervju har inköp och upphandlingsenheten omorganiserats där fokus har legat på att centralisera upphandlingsarbetet. Tidigare har förvaltningarna gjort mycket själva, vilket har varit problematiskt eftersom nämndernas upphandlingskompetens har varit mindre bra. Upphandlingsenheten har ansvarat för några ramavtal och endast hjälp till om verksamheterna har bett om hjälp. Enligt intervju ska numera alla upphandlingar gå via inköp och upphandlingsenheten. Det är också inköp och upphandlingsenheten som ansvarar för att spara dokumentationen samt ansvarar för att spara dokumentationen och bygga rutin för en systematisk uppföljning. Centralisering har gett ett positivt gensvar, dock har det även resulterat i att arbetsbördan har ökat för inköp- och upphandlingsenheten eftersom alla upphandlingar ska gå via dem. Alla inköp som omfattas av dokumentet Inköpsanvisningar ska, med några få uttryckliga undantag, ske genom en certifierad beställare. Det finns ca: 300 certifierade ute i verksamheterna. Dessa beställare certifieras av Inköp- och upphandlingsenheten som också ska bistå och stödja de certifierade beställarna i deras arbetsuppgifter. Certifierade beställare har skyldighet att hålla sig uppdaterade om leverantörer och avtalsvillkor. De har även till uppgift att framföra synpunkter och önskemål såväl inför upphandling (ingå i Februari 2019 8 av 15

referensgrupp) som löpande under avtalsperioden. Vidare ska de certifierade beställarna snarast informera den avtalsansvarige om synpunkterna från verksamheten. Certifierade beställare ska även ge förslag på nya avtal för varor och tjänster baserad på verksamhetens behov och inköpmönster. Enligt intervju genomför det emellertid beställningar i verksamheterna av icke certifierade beställare, detta identifieras via stickprovskontroll och leverantörskontroller. Dessa avvikelser redogörs i managementrapport för områdesansvariga. Planering och god framförhållning ska vara regel för alla som har ett ansvar för inköp av varor, tjänster och entreprenader i verksamheten. Direktupphandlingar skall utföras via direktupphandlingsmodul i E-avrop. Den certifierade beställaren ska alltid ange sitt personligt erhållna referensnummer vid beställning. Dessa fakturor ska kontrolleras av den certifierade beställarens innan de skickas för granskning och beslutsattestering. Behov av kreditkort utställda i verksamhetens namn beslutas av certifierad beställare och ska godkännas av ekonomidirektör. Ansökan ska skickas till Inköp och upphandlingsenheten, med en motivering av behovet som också registrerar alla inköpskort. Kommunen innehar tre First Card kreditkort fördelade på kommundirektör, kommunikation räddningstjänst och IT-avdelningen. Det förekommer även elektroniska kreditkort som är utställda i verksamhetens namn. Dessa används för inköp av läromedelsappar. Behov av kort beslutas av certifierad beställare och ska godkännas av ekonomidirektören. Ansökan ska skickas till Inköp och upphandlingsenheten, med en motivering av behovet som även registrerar dessa inköpskort. Inköp av varor understigande ett halvt prisbasbelopp och tjänster understigande ett helt prisbasbelopp kan ske utan särskild formalia. Det är lämpligt att i möjligaste mån begära prisuppgifter från flera leverantörer. Vid direktupphandling av varor överstigande ett halvt prisbasbelopp och tjänster överstigande ett helt prisbasbelopp, men som understiger den lagstadgade gränsen för direktupphandling (2017: 586 907 kr) finns särskilda rutiner som ska följas: Direktupphandlingen bör göras via kommunens upphandlingsverktyg E-avrop antingen som en annonserad eller riktad direktupphandling. I de fall en riktad direktupphandling görs ska en marknadsundersökning genomföras för att identifiera utbud och rådande konkurrens inom aktuellt området finns flera leverantörer ska minst tre leverantörer ges möjlighet att lämna offert/anbud Tillräcklig och relevant underlag (kravspecifikation och kommersiella villkor) ska lämnas till leverantörerna. Processen ska dokumenteras i av Inköp/Upphandlingsenhetens tillhandahållen mall Upphandlingspromemoria och motivering för slutligt val av leverantör ska Februari 2019 9 av 15

finnas, dokumentation samt avtalshandlingar skall skickas till Inköp/Upphandlingsenheten 3.2.2. Verifiering Enligt uppgifter genomför det spendanalys 1 kvartalsvis för att kontrollera avtalstroheten. Denna spendanalys är en del av kommunens internkontroll. Informationen från analysen används som basdata i den månatliga managementsrapport som ett arbetsmaterial för organisationen i sitt vidare arbete. Enligt erhållen statistik har utfallet avseende avtalstrohet sett ut enligt följande under 2017: Spendanalys 2017 Leverantörer finns i avtalsdatabasen Leverantören finns inte i avtalsdatabasen Inköp från leverantör som understiger 100 tkr Inköpsvärde (SEK) Andel inköpsvärdet, % Antal leverantörer, styck Andel, leverantörer % 1 101 564 382 82% 218 9% 209 573 735 15% 337 13% 35 235 887 3% 1925 78% Utifrån tabellen ovan noteras att avtalstroheten för 2017 i snitt varit 82 %. Inom ramen av denna granskning har vi verifiering att fyra inköp från fyra olika leverantörer gjorts i enlighet med lagstiftning. Det totala värdet av inköpen är 6 016 104 kr. Samtliga kontrollerade moment inom ovannämnda verifiering blev utan anmärkning. 3.2.3. Bedömning Utifrån gjorda iakttagelser bedömer vi att kontrollmålet är delvis uppfyllt. Bedömningen baseras på följande iakttagelser: Det återstår arbete med att skapa dokumenterade rutiner för ett systematiskt uppföljningsarbete. Omorganisation och centralisering av upphandlingsarbetet har, enligt intervju, resulterat i ett positivt gensvar. Tidigare har förvaltningarna gjort mycket själva, vilket har varit problematiskt eftersom nämnderna saknat upphandlingskompetens. Alla inköp ska, med några få uttryckliga undantag, ske genom en certifierad beställare vilket skulle innebära att kommunen i teori har kontroll på samtliga inköp. Emellertid genomförs det inköp av icke certifierade beställare i verksamheterna. Endast tre kreditkort utställda inom hela kommunen, vilket bör minska risken för otillåtna inköp ute i verksamheterna. I vår verifiering noterades inga brister, vilket indikerar att det finns tillräckliga kontroller. 11 Spendanalys är ett paraplybegrepp använt för att fånga upp olika strategiska aktiviteter som är viktiga för att utforma företagets inköpsstrategi. Februari 2019 10 av 15

Följsamhet till lagstiftning alt LOU Kontrollmål 3: Det finns en följsamhet till Lagen om offentlig upphandling (LOU). 3.3.1. Inköp inom kommunen Vid inköp kontaktas en certifierad beställare, som avropar eller beställer från ett ramavtal, såvida ett ramavtal finns som täcker anskaffningsbehovet. Saknas ramavtal får istället direktupphandling ske. Avsteg från ramavtal får ske om avtalet så tillåter och omständigheterna i övrigt skulle göra det uppenbart oskäligt att avropa från avtalet. Så kan vara fallet om leverantören ej kan leverera det som behöver anskaffas (till exempel på grund av force majeure eller för att produkten saknas i sortimentet) eller för att fraktkostnaden överstiger värdet på det som behöver anskaffas. Avsteg från ramavtal ska dokumenteras och skickas till inköp och upphandlingsenheten för uppföljning, med undantag för kompletteringsköp av livsmedel. Beställning från ramavtal ska i första hand ske genom kommunens webbshop och i andra hand genom annan anvisad webbshop eller genom direktkontakt med upphandlad leverantör. Kan beställning inte ske på detta sätt äger den certifierade beställaren rätt att vid behov utfärda rekvisitioner. Utfärdandet av rekvisitioner ska ske restriktivt. Avrop genom förnyad konkurrensutsättning ska ske enligt de rutiner som finns för det aktuella avtalet. Verksamheterna ska kontakta de certifierade beställarna eller Inköp/Upphandlingsenheten för ytterligare stöd. Det är möjligt att direktupphandla varor eller tjänster av samma slag till ett värde av 586 907 kronor/år exklusive moms för upphandlingar enligt LOU och 1 092 436 kronor/år enligt LUF (Lag om upphandling inom försörjningssektorerna). Detta värde gäller för hela kommunens samlade inköp och definitionen av vad som är samma slag är bred. I vissa undantagsfall kan det vara tillåtet att genomföra direktupphandlingar till ett större värde. Verksamheterna ska alltid rådgöra med inköp och upphandlingsenheten i god tid. Direktupphandlingen bör göras via kommunens upphandlingsverktyg E-avrop antingen som en annonserad eller riktad direktupphandling. Processen ska dokumenteras i av Inköp och upphandlingsenhetens tillhandahållna mall Upphandlingspromemoria och motivering för slutligt val av leverantör ska finnas, dokumentation samt avtalshandlingar skall skickas till Inköp och upphandlingsenheten 3.3.2. Iakttagelser Inom ramen för granskningen har en registeranalys genomförts. Registeranalysen innehåller alla fakturor i leverantörsreskontran under perioden 1 jan 2017 31 dec 2017 och 1 jan 2018-6 nov 2018. Under den förstnämnda perioden har kommunen köpt in varor, tjänster och entreprenader för 2 228 116 855 kronor (ca 93 tusen fakturor, 4538 olika leverantörer/motparter). Under den sistnämnda perioden har kommunen köpt in varor, tjänster och entreprenader för 1 076 751 821 kronor (ca 81 tusen fakturor, 2425 Februari 2019 11 av 15

olika leverantörer/motparter). I ovannämnda summor ingår även interkommunala ersättningar, hyror och medlemsavgifter, som inte omfattas av upphandlingsreglerna. Inköpsvolym 2017 Leverantörer, st Andel, % Köp, kr Andel, % >5 000 000 kr 47 1% 1 749 562 182 79% 1 000 001-5 000 000 kr 113 2% 247 084 916 11% 500 001 1 000 000 kr 101 2% 69 420 949 3% 100 001-500 000 kr 477 11% 106 783 929 5% 50 001-100 000 kr 325 7% 23 279 987 1% 0-50 000 kr 3475 77% 31 984 892 1% Totalt 4538 100% 2 228 116 855 100% Inköpsvolym 2018-11-06 Leverantörer, st Andel, % Köp, kr Andel, % >5 000 000 kr 40 2% 733 237 531 68% 1 000 001-5 000 000 kr 86 4% 185 854 622 17% 500 001 1 000 000 kr 85 4% 57 666 360 5% 100 001-500 000 kr 289 12% 67 165 662 6% 50 001-100 000 kr 220 9% 15 921 370 1% 0-50 000 kr 1705 70% 16 906 275 2% Totalt 2425 100% 1 076 751 821 100% Av tabellen gällande 2017 framgår att 79 procent av alla utbetalningar går till 1 procent av alla anlitade leverantörer. Vidare noteras att det görs många småinköp i kommunen då 77 procent av alla leverantörer svarar för endast 1 procent av den totala inköpsvolymen. Av tabellen gällande 2018 framgår att 68 procent av alla utbetalningar går till 2 procent av alla anlitade leverantörer. Vidare noteras även här att det görs många småinköp i kommunen då 70 procent av alla leverantörer svarar för endast 2 procent av den totala inköpsvolymen. Utifrån nämnda registeranalys har vi valt ut nio leverantörer där kommunen gjort inköp över direktupphandlingsgränsen och där leverantören inte gått att matchat mot kommunens avtalsregister. Leverantörerna har sedan stämts av tillsammans med kommunens upphandlingschef. Utifrån den genomförda kontrollen kan vi konstateras att det finns avtal för samtliga leverantörer. En relativ stor andel av kommunens inköp är mellan 100 tkr och 500 tkr. Därav har vi valt ut inköp från tre olika leverantörer inom/nära ovannämnda intervall för att kontrollera att inköpen har gjorts enligt kommunens regler och gällande lagstiftning. Utifrån ovannämnda kontroll kan vi konstatera att två av tre inköp är enligt gällande lagstiftning. 3.3.3. Bedömning Utifrån gjorda iakttagelser bedömer vi att kontrollmålet är delvis uppfyllt. Bedömningen är baserad på följande iakttagelser: Februari 2019 12 av 15

Utifrån genomförd stickprovskontroll på inköp mellan 100 tkr och 500 tkr kan vi konstatera att två av tre inköp är enligt gällande lagstiftning. Utifrån genomförd stickprovskontroll på köp över direktupphandlingsgränsen kan vi konstatera att det finns avtal för samtliga leverantörer. Februari 2019 13 av 15

4. Sammanfattande bedömning Granskningens syfte är att bedöma den interna kontrollen i inköpsprocessen, upphandling och inköp, i kommunen. Följande revisionsfråga ska besvaras: Har kommunstyrelsen säkerställt en tillräcklig internkontroll i inköpsprocessen? Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att den interna kontrollen i inköpsprocessen inte är helt tillräcklig. Bedömningen baseras på följande kontrollmål och tillhörande bedömningar, vilka framkommer av rapporten: Kontrollmål Bedömning Det finns riktlinjer för inköpsprocessen Det finns tillräckliga kontroller i inköpsprocessen Det finns en följsamhet till LOU Rekommendationer I syfte att stärka den interna kontrollen lämnas följande rekommendationer: Följsamheten gentemot kommunens riktlinjer och regler behöver förbättras ute i verksamheterna. Specifika exempel avser samordnad upphandling och uppföljning av upphandlade avtal. Skapa dokumenterade rutiner för ett systematiskt uppföljningsarbete. Säkerställa att alla inköp ute i verksamheterna ska, med några få undantag, ske genom en certifierad beställare. Säkerställa att det inte genomförs några otillåtna direktupphandlingar ute i verksamheterna. Februari 2019 14 av 15

2019-02-28 Morteza Ashouri Projektledare Carin Hultgren Uppdragsledare Februari 2019 15 av 15