Rapport om Förkortad process

0.8 Utgåva (1)11 Rapport om Förkortad process Uppdrag till SAMSA från Styrgrupp SVPL

2 0.8 Utgåva (2)11 Arbetsutskottet inom SAMSA som arbetat fram förslaget till Förkortad process Maria Fredriksson GITS Gisela Fridstedt Samverkan kommun och sjukhus i Göteborgsområdet Solveig Högberg Samverkan kommun och sjukhus i Göteborgsområdet Helena Nilsson Samverkan kommun och sjukhus i Göteborgsområdet Annika Simonsson SIMBA Ingela Thorell Vårdsamverkan Södra Älvsborg Anna Vestberg Vårdsamverkan Skaraborg Marie Winesh Vårdsamverkan Fyrbodal

3 0.8 Utgåva (3)11 Innehållsförteckning 1 Bakgrund... 4 1.1 Uppdragets mål och målgrupp... 4 1.2 Uppdragsbeskrivning... 4 2 Metod... 5 3 Resultat... 5 3.1 Resultat från enkäten... 5 4 Definition av begreppet Förkortad process och oförändrat behov... 7 5 Den enskildes delaktighet... 7 6 Kvalitetsindikatorer... 8 7 Goda exempel rörande utskrivningsprocessen... 8 8 Identifiera risker... 9 8.1 Risker med att införa Förkortad process... 9 8.2 Risker med att inte införa en Förkortad process... 9 9 Förslag till regiongemensam rutin... 9 10 Diskussion... 10

4 0.8 Utgåva (4)11 1 Bakgrund Styrgrupp SVPL gav 2016-11-02 uppdrag till Regionala SAMSA gruppen att utforma förslag på en förenklad process för samordnad vård- och omsorgsplanering. Frågan om förkortad process har diskuterats sedan SAMSA gruppen bildades 2007 utan att man kunnat enas om en regionsgemensam rutin. I tidigare IT-tjänst KLARA SVPL fanns en funktionalitet för kortare process att använda vid oförändrade vård- och omsorgsinsatser (OFVI). Funktionen och tillhörande s.k. OFVI-rutin har använts i Göteborgsområdet sedan maj 2011. I ett par av övriga delregionala områden görs överenskommelse av olika slag om utskrivning för patienter som har oförändrade behov av insatser efter utskrivning från sjukhuset utan att följa hela processen för samordnad vård- och omsorgsplanering. I andra delregioner görs alltid hela processen för samordnad vård- och omsorgsplanering.. I den nya IT-tjänsten SAMSA, som driftsattes 2016-12-06, finns inte funktionalitet för OFVI eller annat alternativ för kortare process. Två begrepp förekommer, Förenklad process och Förkortad process. SAMSA har beslutat att använda begreppet Förkortad process, vilket vi använder fortsättningsvis i denna rapport. Uppdraget återrapporteras genom presentation av förslag till regionsgemensam rutin för Förkortad process till Styrgrupp SVPL:s möte i april 2017. 1.1 Uppdragets mål och målgrupp Målet är att genomlysa nuvarande vård- och omsorgsplanering och utforma förslag på en förkortad process för samordnad vård- och omsorgsplanering, där patientsäkerheten upprätthålls genom hela utskrivningsprocessen. Målgruppen är de patienter som sedan tidigare är kända av kommunen och som har insatser enligt SoL, LSS och/eller HSL och har oförändrade behov efter sjukhusvistelsen. 1.2 Uppdragsbeskrivning Beskriva nu-läget. Hur sker dokumentationen idag? Hur sker överenskommelsen för denna målgrupp idag? Uppdatera SAMSA gruppens tidigare arbete med insamlat och analyserat data från berörda huvudmän Hur ska individen vara delaktig? Definiera och komma överens om begrepp förkortad process och vad är ett oförändrat behov Föreslå kvalitetsindikatorer och/eller mätetal för uppföljning Dela kunskap om goda exempel rörande utskrivningsprocessen Identifiera risker Utforma förslag till regiongemensam rutin En kommunikationsplan ska upprättas

5 0.8 Utgåva (5)11 2 Metod Uppdraget startades med workshop i SAMSA arbetsgrupp och en sammanställning av resultatet gjordes. Därefter utsågs ett arbetsutskott, för att arbeta vidare med resultatet efter workshopen och med uppdraget. För att inventera nuläget skickades en enkät ut till en referensgrupp, bestående av 47 personer. Referensgruppen representerar berörda professioner i kommun, primärvård och sjukhus i de fem delregionerna i Västra Götaland. (bilaga 1) 3 Resultat 3.1 Resultat från enkäten Enkäten skickades ut till 47 personer i referensgruppen. Fördelningen av antalet personer i referensgruppen baserades på storleken av delregionerna. Det är störst representation från kommuner i referensgruppen (26), följt av sjukhus (15) och minst från primärvård. Svarsfrekvensen har varit 100 %. (tabell 1). Delregion Kommun Sjukhus Primärvård Fyrbodal 3 3 1 Göteborgsområdet 14 7 1 Skaraborg 4 2 2 Södra Älvsborg 3 2 0 SIMBA 2 1 1 Totalt 26 15 5 Tabell 1 Fördelning av svar mellan delregion och part Då det är flera olika professioner inblandade i processen, fördelades enkäten även på de olika roller (professioner) som deltar vid en samordnad vård- och omsorgsplanering (tabell 2). Roll Antal Läkare 2 Sjuksköterska 16 Arbetsterapeut 3 Fysioterapeut/sjukgymnast 3 Biståndshandläggare 8 Socialsekreterare 6 Annat 9 Tabell 2 Fördelning av vilken roll respondenten har

6 0.8 Utgåva (6)11 Frågan hur ofta personen deltar vid samordnad vård och omsorgsplanering respektive deltar vid samordnad vård och omsorgsplanering vid samma insatser som tidigare vid utskrivning redovisas i tabell 3 och 4. Varje dag 21 Varje vecka 9 Varje månad 7 Mer sällan 10 Tabell 3 Hur ofta är du delaktig vid samordnad vård- och omsorgsplanering? Mer än 5 gånger/vecka 6 2-4 gånger/vecka 6 1 gång/vecka 5 1-2 gånger/månad 13 Aldrig 17 Tabell 4 Hur ofta deltar du vid traditionell samordnad vård- och omsorgsplanering för personer som kan skrivas ut från sjukhus med samma insats som tidigare? Den första kontakten, när det gäller personer som kan skrivas ut från sjukhus med samma insats som tidigare, tas idag oftast via telefon (45 %) men även via Kallelse (29 %) och Administrativt meddelande (19 %) i IT-tjänsten SAMSA. Överenskommelsen mellan parterna, när det gäller personer som kan skrivas ut från sjukhus med samma insats som tidigare, sker i huvudsak via telefon med kommun (65 %) eller via Administrativt meddelande (26 %). Överenskommelsen dokumenteras oftast i IT-tjänsten SAMSA (75 %). En fråga som också ställdes var hur den enskilde är delaktig i överenskommelse om hemgång. Respondenterna svarade att den enskilde är informerad eller delaktig. Här skilde sig svaren mellan berörda parter. Kommun/primärvård tror eller utgår ifrån att den enskilde blivit informerad av sjukhuset. Utdrag av kommentarer från enkäten SIMBA Vi i primärvården vet inte hur informerad och delaktig patienten är i överenskommelsen. Primärvården deltar inte i bedömningen, om det räcker med samma insatser som tidigare, vilket är märkligt när det medicinska ansvaret ligger hos oss.

7 0.8 Utgåva (7)11 Skaraborg Ett särskilt meddelande, likt OFVI, som kortfattat täcker både kallelse och samordnad plan. I meddelandet kan det t.ex. finnas tre rutor där sjukhus, (primärvård?) och kommun kryssar i att alla parter samtycker till att patient går hem med ett oförändrat vårdbehov (sjukhus). Göteborgsområdet Det som ser enkelt och lätt ut på sjukhuset kan innebära stora svårigheter för personalen i kommunen och stora risker för den enskilde. Därför är det viktigt med gott samarbete och bra informationsöverföring. (kommun). Finns brister i kommunikation med de som tar över patientens vård vid hemgång. Inte alltid att hemtjänst och hemsjukvård är informerade i tid (kommun). Bra att detta är på gång! Fördel om färre meddelanden kan användas men mer dokumentation måste kunna skrivas än vid tidigare OFVI, den enskildes medverkan måste kunna dokumenteras. Önskvärt med mer tydlighet i vem som ska kontakta vem och i vilken ordning (kommun). Fyrbodal Vi behöver epikris med adekvat information samma dag om snabb uppföljning behövs (primärvård). Mycket viktigt att sjukhuset får en uppdaterad och ordentligt ifylld Vårdbegäran, (med både SOL och HSL-insatser) för att kunna göra en riktig bedömning om behovet är förändrat eller inte (sjukhus). 4 Definition av begreppet Förkortad process och oförändrat behov Förkortad process baseras på en överenskommelse där den enskilde, utan att lida skada, vare sig medicinskt eller omvårdnadsmässigt, kan återgå till sitt boende med samma insatser enligt SoL, LSS och/eller HSL som tidigare. I enkäten ställdes frågan Anser du att Förkortad process kan användas även om insatsen i hemmet är något förändrad? Drygt hälften ansåg att Förkortad process kan användas även vid mindre förändringar som exempelvis serviceinsatser, trygghetslarm, ta på/av stödstrumpor om det redan finns omsorgsinsatser på dessa tider samt mindre läkemedelsförändringar som inte kräver omedelbar insats efter utskrivning. Arbetsutskottet anser att avgränsning av vad som är mindre förändringar är svåra att definiera då det kan ge utrymme för egna tolkningar. Avsteg från rutinen för Förkortad process skulle kunna göras vid mindre förändringar om överenskommelse görs i varje enskilt fall. 5 Den enskildes delaktighet Den enskildes delaktighet behöver säkerställas i överenskommelsen om att använda Förkortad process. I samråd med denne meddelar sjukhuset planerad utskrivningsprocess till kommun och

8 0.8 Utgåva (8)11 primärvård. Därefter tar berörda parter kontakt med den enskilde, eller vid behov närstående, via telefon eller Skype för företag. Överenskommelsen mellan parterna kan ske via IT-tjänsten SAMSA, vilket gör att den blir dokumenterad och synlig för alla berörda. 6 Kvalitetsindikatorer Förslag på kvalitetsindikatorer och/eller mätetal för uppföljning från SAMSA avvikelserapporter antal skapade meddelanden Förkortad process under perioden. antal meddelanden Förkortad process som makuleras och leder till Kallelse till samordnad vård- och omsorgsplanering. andel meddelande Förkortad process med Vårdbegäran. ledtid mellan aviserad Förkortad process och information vid utskrivning. om inte alla parter kryssat för överenskommelsen i Förkortad process. Viktiga faktorer vid utskrivningsprocessen, oavsett om Förkortad process används eller inte, är att framförallt att epikris och läkemedelslista finns för berörda parter vid utskrivning från sjukhuset. 7 Goda exempel rörande utskrivningsprocessen I Fyrbodal och Skaraborg följs den regiongemensamma rutinen. Detta innebär att samtliga meddelanden fylls i med relevant information och skickas i IT-tjänsten SAMSA. I Kallelsen till samordnad vård- och omsorgsplanering skrivs att den enskilde har ett oförändrat vård- och omsorgsbehov. Överenskommelsen mellan parterna sker sedan via telefonkontakt. I Göteborgsområdet följs, sedan införandet av IT-tjänsten SAMSA, den regiongemensamma rutinen för samordnad vård- och omsorgsplanering. Detta innebär att samtliga meddelanden i ordinarie process skickas i SAMSA. I Kallelsen anger sjukhuset att det rör sig om ett oförändrat vård- och omsorgsbehov. Överenskommelse sker därefter telefonledes mellan kommun och sjukhus samt dokumenteras i den samordnade planen. Ur ett kommunperspektiv fungerar detta väl. Före införandet av SAMSA användes rutinen för OFVI i Göteborgsområdet. Ur ett kommunperspektiv fungerade även denna rutin väl när den användes på rätt sätt. För sjukhuset innebar meddelandet OFVI mindre administrativt arbete. Den enskilde fick kortare utskrivningsprocess med mindre risk för vårdskada samt ett bättre resursutnyttjande när man lägger tid och resurser på de patienter som behöver en samordnad vård- och omsorgsplanering. (bilaga 2).

9 0.8 Utgåva (9)11 8 Identifiera risker 8.1 Risker med att införa Förkortad process - att den enskilde/närstående inte görs delaktig - att överenskommelse inte inväntas innan den enskilde skrivs ut - att parterna inte kommer överens - att processen används vid förändrade behov hos den enskilde - att informationen i meddelandet som skickas är bristfällig - att organisationernas behov går före den enskildes behov 8.2 Risker med att inte införa en Förkortad process - den enskilde skrivs inte ut när denne är utskrivningsklar utan det sker en fördröjning i utskrivningsprocessen - längre vårdtid, vilket innebär ökad risk för vårdskada - mer administrativt arbete för sjuksköterskan på sjukhuset - mindre tid för sjukhuset att planera för de enskilda som behöver en samordnad vård- och omsorgsplanering - lokala varianter av rutiner skapas t.ex. efter inskrivningsmeddelande tas telefonkontakt följt av ett administrativt meddelande och därefter avslutas ärendet 9 Förslag till regiongemensam rutin Förkortad process baseras på en överenskommelse där den enskilde, utan att lida skada, vare sig medicinskt eller omvårdnadsmässigt, kan återgå till sitt boende med samma insatser enligt SoL, LSS och/eller HSL som tidigare. En viktig och central del av Förkortad process är att det i varje enskilt ärende måste finnas en tydlig överenskommelse mellan sjukhus, kommun och primärvård. Meddelandena Inskrivningsmeddelande, Förkortad process och Information vid utskrivning görs i IT-tjänsten SAMSA. - om meddelandet Förkortad process skickas före kl. 12:00, ska överenskommelse ske samma dag, annars nästkommande vardag före kl. 12:00. Om inte överenskommelse gjorts inom denna tid gäller ordinarie rutin för samordnad vård- och omsorgsplanering - för enskilda i ordinärt boende gäller Förkortad process vardagar kl. 08:00-16:00. Om parterna inom denna tid gjort överenskommelse att skriva ut från sjukhuset under helgen, kan utskrivning ske även under helgen

10 0.8 Utgåva (10)11 - avsteg från rutinen för Förkortad process avseende mindre förändringar i insatser enligt SoL, LSS och/eller HSL kan göras om överenskommelse görs i varje enskilt fall - för enskilda på särskilt boende/bostad med särskild service gäller Förkortad process dygnet runt, inklusive lördag och söndag, efter kontakt med ansvarig sjuksköterska i kommun - om någon av parterna motsätter sig Förkortad process gäller ordinarie rutin för samordnad vård- och omsorgsplanering Arbetsutskottet föreslår att ett nytt meddelande Förkortad Process tas fram. Meddelandet ska innehålla liknande information som nuvarande Kallelse till samordnad vård och omsorgsplanering samt möjlighet för alla parter att dokumentera den överenskommelse som görs. Därefter skickas Information vid utskrivning och kommun avslutar ärendet som vanligt. Meddelanden Avbrott i process samt Administrativt meddelande ska även kunna användas vid behov i Förkortad process. (fig.1) Vårdbegäran Inskriv. medd. Förkortad process Info vid utskrivning Kallelse Samordnad plan Utskr medd. Info vid utskrivning Figur 1 Förkortad process jämfört med ordinarie process 10 Diskussion Samordnad vård och omsorgsplanering är en komplex process med, förutom den enskilde, många olika professioner inblandade. Arbetsutskottet är överens om att en rutin för Förkortad Process behövs, så att utskrivning av den enskilde med oförändrade insatser kan ske så tydligt och patientsäkert som möjligt. En viktig och central del av Förkortad process är att det i varje enskilt ärende måste finnas en tydlig överenskommelse mellan sjukhus, kommun och primärvård. En förutsättning, för att rutinen för Förkortad process ska kunna fungera, är god kommunikation inom och mellan parterna samt att det finns tillit och respekt för varandra.

11 0.8 Utgåva (11)11 Det är av vikt att en Vårdbegäran finns tillgänglig vid inskrivning till sjukhuset i högre grad än nu, för att sjukhuset ska kunna veta vilka insatser den enskilde har. Lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso-och sjukvård beräknas träda i kraft 2018-01-01. Vi antar att någon form av Förenklad process kommer att vara aktuellt även i kommande regiongemensam överenskommelse och rutin. Tids- och resursåtgång för att utveckla ett nytt arbetssätt bör beaktas.