Protokoll Sävar IK, styrelsen Datum Sida 1 av 18 2017-11-13 Protokoll styrelsemöte Sävar IK nr 10-2017 - förslag Tid Måndag 2017-11-13, kl 18.30 21.30 Plats: Deltagare: Övr inbjudna Anm förhinder Underlag Fika Protokoll Hemma hos Staffan Petra Bohm Broman, Niclas Bromark, Björn Gladh, Staffan Norin, Anton Vennberg, Lars Westman, Patrik Nyström, Mattias Arvidsson, Anna-Karin Rågfeldt, Karolina Torgilsson. Maria Bergkvist, Marcus Larsson, Fredric Westin Agenda samt underlag för mötet (t.ex. beslut) i mötesmappen senast ons 8 nov Anton fixar fika. Patrik N Nr / tid 1. Inledning och incheckning (20 min) Ärende Ansvarig Beslut/bilaga ALLA Ordförande hälsar välkommen och öppnar mötet. Vi kör en runda med positiva/viktiga intryck från Sävar IK. Gärna personligt läge också. Björn - glad över att se P05 spela innebandy. Patrik Ganska lugnt på föreningsliv fronten (inte ens varit på innebandyträningarna), men hoppas få mer tid framöver.- Staffan - haft en Sävar IK dag på kansliet idag och även träffat Jesper som skall jobba på kansliet med praktiska uppgifter. Maria - inom två veckor kan det projekt som syftar till att fräscha upp klubbstugan dra igång. Petra - gymnastiken har varit på tävling och det rullar nu på som vanligt nu när terminen drar igång. Niclas- berättar om sitt engagemang i handbollen. Berättar även Teneriffaresan där handbollsungdomar varit på utbyte med stöd av bla erasmus och Umeå Kommun. Tipsar om handbollsfilm att dela som finns på handbollens hemsida. Tidfördelningsgruppen hade möte igår för att utvärdera hösten. Det finns tider över. Handbollens hade ett sammandrag med övernattning. Lars - luleåresa med tre lag till truppslaget åkte hem med två silver och två brons. Mattias- berättar kort om fastighets gruppens arbete och vi funderar om korpen kommit igång med söndagsträningar. :)
Sävar IK, styrelsen Sida 2 av 18 2 Dagordning och föregående protokoll (10 min) 3. Styrelsens och utvecklingsrådets ledamöter (10 min) 4. Omvärld och media/externt (5 min) 5. Ledaren i fokus och Barn- och ungdomsansvarig (20 min) Ordf Staffan Alla Maria Anton - träningsuppehåll ger utrymme för planering och återhämtning. Anna-Karin - lagledare för flickor 05 i innebandy och peppad för styrelsearbete. Föregående protokoll fastställs och dagordning för dagens möte godkänns. Syfte: Stämma av läget gällande deltagare i styrelser och utvecklingsråd, samt ev behov av åtgärder Styrelsen/sektioner Vi hälsar Anna-Karin välkommen! Ordförandemöte med Valberedningen 6 dec kl 18:00 där vi skall jobba med: - Principer för att utse sektions- och föreningsfunktionärer o Maria berättar om att hon inspirerats av handbollens sätt att engagera föräldrar i olika bubblar där lagen skall ha en representant. Niclas berättar om hur handbollen rekryterar riktat. - Styrelsefunktioner o Ta fram guider för olika styrelseroller, uppgifter och ansvar. Styrgrupp/ utvecklingsråd Funkar mycket bra! Syfte: Stämma av och dela viktig info som påverkar klubben som helhet Ingen hade något att lyfte. Syfte: Stämma av läge och arbete Introduktion, sektionsveckor ok? Se underlag på länk: https://docs.google.com/document/d/1pe5mravlyib7ylj4cuo5uxvntd fa_cw-io7tzmzq3mw/edit?usp=sharing Projektplan och prioriteringar styrgruppen/utvecklingsrådet. Läget: Identifiera och dokumentera ledare/tränare i föreningen. - Har fått hjälp av Emma på Sisu med hur man skapar grupper i IOL. Förtoendevalda, tränare, övriga ledare. Syfte att kunna kommunicera enkelt ut i sektionerna. Niclas skapar en enkät för att samla in ledaruppgifter. Sänder den till Maria som sedan sänder den till sektionsordförande. Uppgifter skickas till Maria senast den 30 nov (NY Akt 61:17)
Sävar IK, styrelsen Sida 3 av 18 Utvecklingsplaner för barn/ungdom koncept och process - Utvecklingsrådet får uppgiften att ta fram en process för att skapa utvecklingsplaner. Maria kommer sedan att föredra den i sektionerna. Utvecklingsplaner för respektive sektion tas fram i samråd skall resultera i ett årshjul för ledare. - Maria visar en första version av årshjul, med exempel från innebandyn. Idrottslyftet- ansökningar och rapportering - Har sökt för att få extra idrottslyftspengar från olika specialförbund. Maria får i uppgift att ta hjälp av Sisu för att kartlägga ansökningar vi kan göra från specialförbund 2018. Inredning av Klubbstugan och budskap. - Maria tillsammans med Johanna och Anna S Verksamhetsidé, värdegrund, policy mm inom Sävar IK - - Maria har gjort en hel del kartläggningar av vilka handböcker som finns inom föreningen och även pratat med bla Sisu om värdemärkesbok. Staffan och Maria tar fram förslag till hur detta ska samlas (51:17) Jul & Nyår Maria har varit i kontakt med Nils Gosen angående vad vi i Sävar IK kan erbjuda för aktiviteter under jullovet. B-hallen görs tillgänglig för Sävar IK ca 3 timmar per dag. Umeå Kommun står för hallkostnad och Sävar IK med lön till Maria för att vara där. Maria får OK att gå vidare med att ta fram ett innehåll. Sektionerna får gärna komma med förslag på ideer. Maria kommer att berätta om aktiviteterna i nästa nummer av SävarNytt. 6. Fastighetsgruppen (40 min) Mattias Syfte: Fastighetsgruppens förslag till åtgärder Rapport från möte 1 nov med mera. Roll och ansvar för F-gruppen resp fotbollssektionen. - Vad är föreningsövergripande ansvar och vad är fotbollsektionens ansvar? o Aktivitet 56:17 Anton och Mattias får i uppdrag att ta fram ett förslag på ansvarsgränsdragning mellan sektion och förening. Ägande och avtal med kommunen. - Aktivitet 57:17 - Anton kontaktar kommunen för att ta fram ett uppdaterat nyttjandeavtal.
Sävar IK, styrelsen Sida 4 av 18 - Försäkring, säkerhet för brand, inbrott och skadegörelse o Klubbstugan är försäkrad. Traktorerna är försäkrad. o Baracker, scen, multiarena, skateboardramp och en hel del annan lös egendom är oförsäkrade. o Under vecka 47 kommer försäkringsmäklare. - Åtgärdsförslag för förvaltning och underhållning exteriört o Ta fram en förteckning över projekt som måste göras samt ett förslag på prioritering. (Akt 25:17) - Resurser för arbetsinsatser - förslag o Fastighetsgruppen ordnar verktyg och ett verktygsförråd som gör det möjligt för vår hantverkare att jobba. Klart 27 nov. NY AKT 62:17. - Omklädningsrum - fotbollssektionen tar fram plan - Förrådsutrymmen - vilket behov har övriga sektioner än fotbollen av förrådsutrymmen på klubbstugeområdet. o Handbollen - lite sommarbollar, nät, o Gymnastiken - plats för en frys. o Innebandyn - ser inget behov av utrymme. o Korpen - inte aktuellt. - Planering för Arena-område inkl. skyltning o Inväntar input från kommunikationsgruppen kring logotype samt från sponsringsgruppen om skyltning och arenagruppen. Inredning av klubbstugan. En grupp som består av Maria, Anna Sundkvist och Johanna Eriksson. Prio Isolering mellan kontor för att förbättra arbetsmiljön. Just nu är det lyhört se nanting. Entre är nästa steg som skall fräschas upp och göra mer välkomnande och tydlig. Kontorsförråd kommer att tömmas och där kommer skrivare att placeras. Jesper kommer att få jobba med dessa åtgärder och Mattias hjälper till med att ordna verktyg och material till Jesper. SLÄNG INTE TV:n!! :-) Beslutas att sälja den till Maria för ett frivilligt belopp.
Sävar IK, styrelsen Sida 5 av 18 7. Intern verksamhet, kanslifunktion Ekonomi, (20 min) Marcus Syfte: Informera Ekonomi uppföljning och bedömning, likviditet Vi har överlevt en likviditetskris tack vare försäljning av värdepappersfonder. Uppmaning till sektionerna att säkra intäkter i form av deltagaravgifter vid sektionsstart. Handbollen har ett större underskott som man måste ha fortsatt under kontroll. Niclas undersöker läge, och behov av åtgärder (intäkter). Stämmer av med Marcus. NY AKT 63:17. Stöd och utbildning av kassörer Möte bokat 29:e november. Ansvar för att bevaka löptider för försäkring och avtal Inga har åtagit sig att bevaka försäkringar om han får in dem till sig. Sektionerna får i uppgift att göra en översyn och ha koll på sektionsunika avtal och överenskommelser. Sektionerna äger ansvar för att bevaka dem men sända in dem till Inge för arkivering. Aktivitet 58:17 Staffan tar en funderare kring hantering av föreningsövergripande avtal och redovisar sitt tänk till styrelsemötet i januari. Riskanalys av kanslifunktion och intern verksamhet Vi tittar igenom riskanalysen och bifaller att Markus jobbar vidare med att säkerställa kanslifunktion utifrån genomförd analys. Uppdrag till att beskriva kanslifunktionen i framtiden NY Akt 59:17 Styrelsen uppdrar till Markus att genomföra utredning enligt underlaget Framtida behov av funktionalitet. 8. Sponsring och partnerskap (10 min) Patrik N Patrik informerar om arbetsläget: Patrik och Peter Sundkvist, med visst stöd av Maria, kommer att arbeta fram ett underlag på vad partnerskap med Sävar IK innebär. Vi har ett inplanerat möte med en (huvud-) partner för samarbeten kring arenan och annat. Intressant att ta arbetet till en helt ny nivå med huvudpartner. 9. Frivaror ICA och Intersport (15 min) Anton Syfte: Avstämning av förslag till fördelning av frivaror från ICA 2017, samt av ansvar för uppföljning frivaror Intersport (beslut 12:2016). Akt 70:16. Anton Rapporterar från möte med Lars-Åke på Ica. Sammanfattningsvis:
Sävar IK, styrelsen Sida 6 av 18 man vill från Icas håll ha en kontaktperson på Sävar Ik gällande frivaror, förslagsvis en person som tillhör sponsorgruppen. Glasskioskens placering diskuterades. Fotbollen har tidigare haft denna kiosk. Ska vi fortsätta med detta upplägg? Fotbollssektionens styrelse vill försöka få igång glasskiosken till sommaren 2018. Försäljning under fyra veckor under sommaren är grundtanken. En bra inkomst, men vi behöver dels hämta kunskap från Per H hur rutinerna kring detta fungerade. Vi behöver också diskutera vidare med ICA. Snart är det Julmarknad i Sävar och Ica kommer då att behöva några personer från Sävar Ik som hjälper till. Innebandysektionen tar denna uppgift. Fördelning av frivaror och fortsatt samarbete mellan Ica och Sävar Ik ska vi fortsätta att diskutera i december. Ica står inför ett ägarbyte inom kort, vilket detaljerna inte är fastställda för. Ska Anton fortsätta med kontakten mot Ica eller ska det ligga på sponsor-gruppen? Nästa kontakt med ICA planerades till december månad. Underlag frivaror Intersport: Anton tar en uppföljande kontakt med ICA Därefter tar sponsor och partnerskapsgruppen över för att i samråd med ICA teckna partnerskapsavtal. NY AKT 64:17. Frivarorna för 2017 utnyttjades under våren/sommaren där troligen beställningen av jackor/byxor och väskor stod för majoriteten av uttaget. 10. Matchtröjor Björn m.fl. Syfte: Kort avstämning av rutiner och ansvar för olika sektioners behov av matchtröjor kan lösas Antons förslag: Vi utser en tröjansvarig (sektionsöverskridande) alternativt, tröjgrupp som får ansvaret att se över rutinen och övervaka att arbetet följs. Ohållbart att denna fråga ska hamna på ordföranden i respektive sport när det inte fungerar. I styrelsen bör vi ge denna ansvarsgrupp mandat att köpa in tröjor och beställa tryckning, fast våra kassörer bör informeras när så sker. Eventuella större inköp såsom inköp av bortaställ etc. borde kunna beredas av ansvarsgruppen för beslut i föreningsstyrelsen. Berörda sektioner (fotboll, innebandy & handboll) är överens om att jobba sektionsövergripande med denna fråga och samordna frågan. 11 Årsmöte 2018 (5 min) Staffan Syfte: Stämma av planering och förberedelser för årsmötet Prel datum för årsmöte söndag den 18:e mars kl 16:30 (med smörgåstårtestart).
Sävar IK, styrelsen Sida 7 av 18 NY Akt 60:17 Markus får i uppdrag att börja planera för årsmöte söndag den 18:e mars kl 16:30 (med smörgåstårtestart). Niklas svarar för att koordinera årsmöteshandlingar. Akt 18:17 avslutas och uppgår i denna. 13. Uppföljning öppna akt och relevans av tidigare beslut (10 min) 14. Styrelsen; möten 2018 Syfte: Stämma av status på akt samt bedöma om ev uppföljning av tidigare beslut Aktiviteter status. Staffan kompletterar. Datum beslutade: Styrelsemöte mån 22 januari kl 18:30-21:30 i klubbstugan. Styrelsekväll för alla sektioner sön 28 januari kl 18:00-21:00 i klubbstugan Maria bokar. Nästa möte Ungdomsinflytande och medskapande: - Sävar Camp - uppföljning 13:e november 2017 - Ungdoms/feriearbetare 2018 tar vi upp den 13:e november Årsmötesplanering Kommunikationsstrategi Med mera 15. Övriga frågor samt ev. kort utvärdering Övriga frågor 16 Slut Mötet avslutas Justeras av: Antecknas av : Staffan Norin Patrik Nyström Ordförande Sekreterare Bilaga 1 Öppna aktiviteter Uppdaterad 14 nov 2017 ID Innebörd Ansvar Datu m (klart) 33:16 Niclas uppdras att ta fram policy och rutin för dokument och bildhantering samt implementera denna i föreningen Status (ny, pågår, klar) NB Nov EJ KLAR
Sävar IK, styrelsen Sida 8 av 18 34:16 Därefter: Respektive sektionsordförande får uppdraget att utse och meddela motsvarande sektionsansvariga för dokument- och bildhantering i respektive sektionsstyrelse. Sektion ordf MEN INGÅR i KOM- STRAT STÄNGS 49:16 Samarbetsavtal Sävar IK Innebandy Täfteå Innebandysektionen tar fram ett förslag på samarbetsavtal mellan föreningarna att fungera som ett lärande för styrelsen. Kommentar: förslag skickat till Patrik Jonsson(ordf.) Väntar på återkoppling 55:16 Styrelsen uppdrar till Marcus att göra en riskanalys och föreslå åtgärder kopplat till vår kanslifunktion. Det handlar både om att hantera tillfällig överbelastning samt att hantera ekonomifrågor när Inge är ledig eller inte är där. 59:16 Styrelsen uppdrar till Marcus att utreda framtida behov av funktionalitet och servicegrad till medlemmar och sektioner och hur denna kan utvecklas. Marcus utformar slutligt uppdraget. 70:16 Anton får i uppdrag att vidare bereda frågan hur tar nästa steg i hur vi fördelar frivaror från ICA Björn Pågår ML Nov OK STÄNG ML FEB Pågår AV Nov OK STÄNG 1:17 Marcus uppdras att tillsammans med Carina ta fram ett underlag på hur ett arbete för att förändra räkenskapsår (till 1/4 31/3) skulle se ut. Niclas ger stöd. ML (NB) Ej startad 13:17 Mattias uppdras att ta fram ett underlag för en diskussion om föreningens syfte med Korpensektionen 18:17 Niclas uppdras att till september arbeta fram ett förslag för hur vi få än mer engagemang till kommande årsmöten, till exempel i form av motioner. 25:17 Mattias uppdras, tillsammans med Fastighetsgruppen, att se över behovet av investeringar och underhåll för Klubbstugan med under året. KOMMENTAR : Fastighetsgruppen har haft möte 1 nov 30:17 Ekonomihandboken Marcus uppdaterar hemsidan och lägger till blanketter under fliken Ekonomihandboken. 31:17 Budget och uppföljning 2017/18 Vi uppdrar åt Marcus att fundera ut på hur och när vi kan ta en större samlad uppföljning och prognos av helåret i styrelsen. MA 18 Pågår NB Nov Uppgår i Akt 61:17 Stängd MA Pågår ML Nov Ok Stäng ML 18 Pågår
Sävar IK, styrelsen Sida 9 av 18 33:17 Löptider för försäkringar och avtal. Vi uppdrar åt Marcus att kolla med Inge om bevakning av löptider för försäkringar och avtal. ML Nov Ok Stäng 38:17 K ris och beredskap Petra och Lars uppdras att bereda frågan. 41:17 Externa synpunkter gällande fest på och kring klubbstugan. Det har framförts en rad synpunkter på en fest där det utanför klubbstugan dracks alkohol, hög musik och allmänt stökigt. Dessutom samma kväll som en stor drogfri ungdomsaktivitet. Staffan återkopplar Sävar IK:S styrelses synpunkter till arrangörerna. PBB LW Staffan 18 KLAR Pågår Pågår Niclas tar fram förslag på tydligare och mer strikta regler och riktlinjer kring uthyrning av klubbstugan till styrelsemötet den 25/9. Medskick från styrelsen är att det kan handla om att det inte är tillåtet med alkoholdrickande utanför klubbstugan, samt att alla sopor utanför ska vara borta till morgonen efter. Niclas 42:17 Arbete med inriktning för styrelsens arbete Petra har uppdraget att arbeta fram spelreglerna och följa upp hur vi jobbar utifrån vårt inriktningsdokument. Petra JAn Pågår 43:17 Redovisning av projektplan Ledaren i fokus samt introduktionsplan Uppdras åt Staffan att tillsammans med Maria redovisa projektplan (samt hur introduktionen går och planeras för hösten vid kommande styrelsemöten under hösten). 47:17 Anton får i uppdrag att snarast dock senast till styrelsemöte i November hitta och presentera en kandidat till valberedningen från fotbollen. Tillägg (oktober): Innebandyn (och Björn) har motsvarande uppdrag. Staffan Maria AV BG 30 Nov Pågår Pågår Uppdat Anton 4/11-17 : Fotbollen har inte lyckats värva någon person till valberedningen. Vi har försökt värva genom att ta hjälp av våra ledare på ledarråd, mail har gått ut och vi har skrivit om detta på facebook, men utan napp. I sektionsstyrelsen är vi nu inne på den linje att vi ska ge ett lag ansvaret att ta fram en representant ur föräldragruppen, men eftersom det nu inte är
Sävar IK, styrelsen Sida 10 av 18 fotbollssäsong kommer denna eventuella åtgärd först bli till årsmötet. 51:17 Policydokument för Sävar IK utifrån vision, verksamhetsidé och värdegrund (Sävars lilla röda för hela föreningen). Förslag att varje sektions utvecklingsplaner bör harmonisera med policydokumentet och kanske kan vara en del i ett större övergripande dokument. Maria och Staffan jobbar vidare och presenterar ett styrdokument. MB SN & Pågår 52:17 SävarCamp kommer att vara en fokusfråga vid nästa styrelsemöte. Vi lyfter detta till ett lite bredare ungdomsfokus. Staffan förbereder detta till nästa gång.. 53:17 Lätt att vara ledamot i styrelser Styrelsen ger Staffan i uppdrag att arbeta med lätt att vara ledare i föreningen-uppdrag med inriktning på ordföranden och sektionsledamöter till januari. SN Pågår SN 18 Pågår 54:17 Styrelsen uppdrar till Marcus att genomföra en budgetworkshop i slutet av januari för ordföranden och kassörer i föreningen och sektioner i syfte lägga en gemensam budget. 55:17 Kiosken Styrelsen diskuterar tajmingen när vi kan dra igång ett liknande arbete. Vi kommer fram till att februari, efter årsmöteshandlingarna är utskickade, är lämpligt för att ta upp det strategiska arbetet med kioskverksamheten i Sävaråhallen. Niclas uppdras att väcka frågan igen på styrelsen i god tid. ML NB -18 Feb -18 OK Stäng Ej startad 56:17 Skogstorpet Anton och Mattias får i uppdrag att ta fram ett förslag på ansvarsfördelning mellan sektion och förening vad gäller byggnader, planer och utrymmen vid arenaområdet(skogsvallen). AB MA & -18 Ny 57:17 Anton kontaktar kommunen för att ta fram ett uppdaterat nyttjandeavtal. AB -18 Ny 58:17 Staffan tar en funderare kring hantering av föreningsövergripande avtal och redovisar sitt tänk till styrelsemötet i januari. 59:17 Styrelsen uppdrar till Markus att genomföra utredning enligt underlaget Framtida behov av funktionalitet. SN -18 Ny ML Feb Ny 60:17 Årsmöte söndag den 18:e mars kl 16:30. Markus får i uppdrag att för den ekonomiska delen planera för årsmöte. Niklas svarar för att koordinera ML NB & -18 Ny
Sävar IK, styrelsen Sida 11 av 18 årsmöteshandlingar. Akt 18:17 avslutas och uppgår i denna. 61:17 Identifiera och dokumentera ledare/tränare i föreningen. Maria skapar grupper i IOL. Förtoendevalda, tränare, övriga ledare. Syfte att kunna kommunicera enkelt ut i sektionerna. Niclas skapar en enkät för att samla in ledaruppgifter. Sänder den till Maria som sedan sänder den till sektionsordförande. Uppgifter skickas till Maria senast den 30 nov 62:17 Fastighetsgruppen ordnar verktyg och ett verktygs förråd och annat, som gör det möjligt för vår hantverkare att jobba. Stäms av med Maria. Klart 27 nov. 63:17 Ekonomi. Handbollen har sannolikt ett större underskott som man måste ha fortsatt under kontroll. Niclas undersöker läge, och föreslår/vidtar åtgärder (intäkter). Stämmer av med Marcus. 64:17 Samarbete med ICA Sävar. Fördelning av frivaror och fortsatt samarbete mellan Ica och Sävar Ik ska vi fortsätta att diskutera i december. Ica står inför ett ägarbyte inom kort, vilket detaljerna inte är fastställda för. Nästa kontakt med ICA planerades till december månad. Anton tar en uppföljande kontakt med ICA. Därefter tar sponsor och partnerskapsgruppen över för att i samråd med ICA teckna partnerskapsavtal. MB Resp Ordf -18 30 nov NY Mattias 27 nov NY Niclas Marcus Anton Pätrik 29 nov NY 20 dec NY Bilaga 2 Besluts-l ogg/id Innebörd 2016 Ansva r Eventuell uppföljning datum Ref Se även protokoll från årsmöte och konstituerande möte för formella beslut 6:2016 Styrelsen beslutar att gå över i en samlad Google-lösning för bild- och dokumenthantering (gemensam arbets-, delningsoch publiceringsyta). 12:2016 Styrelsen beslutar Att fördelning av frivaror från Intersport 2016 samt 2017 sker enligt nedan. Att utse Per till ansvarig för avtalet och för att alla frivaror verkligen tas ut 2016. 2016 41000kr är uttaget i år av fotbollen. Övriga sektioner finns inget underlag kring. Fördelning sker enligt tidigare beslutat fördelningsnyckel, baserat på Aktiv i idrott. Niclas Per Oktober Inte klart 30 nov Ingen uppf
Sävar IK, styrelsen Sida 12 av 18 Enligt föregående protokoll tillfaller 2016 20000kr innebandyn. Frivarorna bör tas ut i Adidas produkter eftersom det är där Sävar IK har avtal med. 2017 Då alla sektioner inte har lika lätt att plocka ut frivaror från Adidas (te.x gymnastik) ska alla nya Adidas overaller som säljs från januari 2017 tas ut via frivaror hos Intersport intill vi nått summan 70.000. 15:2016 (27 sep) Sävar IK säljer i sin tur overaller vidare till medlemmarna. Av de pengar som kommer in fördelas det mellan sektionerna utifrån fördelningsnyckeln. En avstämning sker under oktober. Om Sävar IK inte sålt overaller för 70000kr i oktober bör frivaror i material tas ut så att inte föreningen missar frivaror, då vi inte kan skjuta medel mellan åren. Stödfonden Att fastställa rutiner för Stödfonden finansierad av bidrag från Odd Fellow. (Bilaga 8), samt uppdra till Per Höglund och P-A Enkvist att utgöra Stödfondens beslutsgrupp. Per är kontaktperson till styrelsen. Per Mars 2017 ok 1:2017 Styrelsen beslutar att utse 19810320-8206 Camilla Berg till kassör i Gymnastiksektionen från 1 januari 2017. Ingen uppf 2:2017 Alla ledare i föreningen ska vara betalande medlemmar. Varje sektion äger frågan om övriga villkor för ledare, däribland arvodering och nedsättning av deltagaravgifter. ML Ingen uppf 3:2017 SävarCamp hanteras administrativt i Korpensektionen. MA Ingen uppf 4:2017 Tilldela Idrottskonsulenten Linda Hjortborg tillräcklig behörighet i IdrottOnline för att söka Idrottslyft för alla sektioner. Kansliet ordnar det praktiska med behörigheten. (Beslut 2:2017) 5:2017 Styrelsen beslutar att följande ledamöter ska ha tillgång till föreningens ekonomisystem i Speedledger under verksamhetsåret 2017-18, fram till årsmötet 2018. SN April ok ok 6:2017 Styrelsen beslutar att fullfölja projektet Barn- och ungdomsutvecklare enligt förslaget från Västerbottens Idrottsförbund. ok 7:2017 Styrelsen beslutar att: ML ok
Sävar IK, styrelsen Sida 13 av 18 Delegation till följande sektionsstyrelser enligt 31 i stadgarna, Fotboll, Gymnastik, Handboll, Innebandy och Korpen motion delegeras beslutsrätt inom ramen för respektive verksamhetsplan och budget som årsmötet fastställt, samt andra beslut av mindre betydelse och som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen 8:2017 Styrelsen beslutar att fullfölja beslutet från 2016 där 50.000 av den nedlagda Ishockeysektionens balanserade medel förs över till Korpensektionen. Det innebär att dels Korpens underskott på 24.500 från 2016 nollställs och dels att korpen har mandat att göra ett underskott på 25.500 under 2017. ML ok 9:2017 Roller i styrelsen Beslutas att (Beslut 9:2017) Patrik Nyström som sekreterare. I rollen som sekreterare ingår även uppgiften att boka lokal för styrelsens möten. Petra Broman som vice ordförande (AKT 16:17). Kommunikationsansvarig (inkl kontakt för redaktionsrådet) Niclas Bromark. 10:2017 Föreningens kontaktperson för: Umeå föreningsråd, Petra Broman Sävar föreningsråd, Anton Vennberg 11:2017 Ledaren i fokus - projekt Föreslagen projektplan och styrning av projekt/verksamhet inkl styrgrupp ska vara vägledande för arbetet. Styrgruppen får utifrån detta vidareutveckla projektplan och direktiv. (Se bilaga) Styrgruppen får i uppdrag att inleda rekrytering enligt förslag till tjänsten som Barn och ungdomsansvarig. Styrelsen utser styrgrupp enligt förslag samt inbjuder SISU/Västerbottens idrottsförbund att medverka i styrgrupp. Stationering för Barn och ungdomsansvarig ska vara i Sävar med möjlighet till kontor i första hand i klubbstugan. Personen ska arbeta verksamhetsnära vilket kan innebära verksamhet i och vid hallarna. 12:2017 Fastighetsförvaltning Fastställa Uppdragsbeskrivning enligt förslag (bilaga) 13:2017 Redaktionsrådet Fastställa Uppdragsbeskrivning enligt förslag (bilaga) SN ok SN ok Styrelse 5-2017 SN ok Styrelse 5-2017 MA OKT Styrelse 5-2017 NB OKT Styrelse 5-2017 14:2017 Frivaror och overaller Beslutas att ML Styrelse 5-2017
Sävar IK, styrelsen Sida 14 av 18 1. Som medlem köper du föreningsvaror i klubbshopen till medlemspris + tryck 2. Föreningen använder sig av frivarusumman från Intersport/Adidas på 70000 av kostnaden. Vid uttag av frivaror betalar föreningen full pris för varan och (ej medlemsrabatt) och därför står Sävar IK för medlemsrabatten Beslutet ska gälla tills vidare under avtalsperioden fram till 2020 eller till dess att styrelsen beslutar annat. 15:2017 Fortsätta arbetet med projektet Ledaren i fokus enligt förslag till direktiv. 16-2017 Styrelsen ger mandat till ordföranden att teckna Överenskommelse mellan Västerbottens Idrottsförbund och Sävar IK angående projektet. Styrelsen kommer att få utsänt förslag till överenskommelse att läsa och ev kommentera. 17-2017 Rekrytering Den kandidat rekryteringsgruppen kommer att gå vidare med kommer att erbjudas en tillsvidareanställning som inkluderar provanställning på 6 månader. Kollektivavtal och förtroendearbetstid tillämpas, vilket innebär möjlighet att överenskomma en extra semestervecka. Löne-nivå diskuterades och möjligt träningsbidrag (Sävar Gym och simhall). Målet är anställningsstart 1 oktober. Kontor kommer att upprättas på klubbstugan. Styrelsen ger mandat till ordföranden att teckna anställningsavtal enligt ovan. (Beslut 17-2017) 18-2017 Daniel Brannelid väljs in som ytterligare ledamot från Innebandyn (enligt uppdrag från årsmötet). 19-2017 Beslut att fastslå årsplan för styrelsemöten enligt bilaga 20-2017 Beslutas att fastställa två redovisande dokument för principer för tidsfördelnin g. 21-2017 Beslutas att fastställa uppdragsdirektiv till fastighetsgruppen, samt ramar för arbetet enligt nedan. (Tidigare möte) Mattias uppdras, tillsammans med Fastighetsgruppen, att se över behovet av investeringar och underhåll för Klubbstugan med under året, inklusive köksrenoveringen, till nästa styrelsemöte. (AKT 25:17) Ramen för underhåll i budget är 110.000. Denna ram ska även täcka årets avskrivning för eventuella investeringar. 22-2017 Anna-Karin Rågfelt - nominerad av Innebandyn - ersätter Daniel Brannelid i föreningsstyrelsen Se även beslut 12:2016. OK SN OK Styrelse 6-2017 SN OK Styrelse 6-2017 SN OK Styrelse 6-2017 SN OK Styrelse 7-2017 SN OK Styrelse 7-2017 NB OK Styrelse 7-2017 MA OK Styrelse 7-2017 - OK Styrelse 9-2017
Sävar IK, styrelsen Sida 15 av 18 23-2017 Strategiarbetet. Styrelsen gör följande bedömning och uppdrar åt Niclas att hålla ihop helheten : Styrelsen behöver prioritera och gemensamt arbeta med Utbildning och ledarskap respektive Medlemskap. Högsta prio ska även ges Sponsring och partnerskap, men där delegeras uppgiften till en arbetsgrupp där Patrik ansvarar. Se mer om uppdraget i protokoll nr 7. Styrelse 9-2017 Livslångt idrottande (ägs av styrelsen) o Här kan vi jobba sektionsvis för att rekrytera ledare och inventera intresset. Kommunikation (ägs av Niclas) o Ligger några månader efter men är på banan. o Niclas redovisar en grov tidplan till styrelsen vid oktobermötet. Anläggningar och arenor (Mattias och Per H) o Detta fokusområde kom i gång förra året. Sponsring och partnerskap (Patrik och Peter) o Patrik fortsatt ansvar att ta tag i att sammankalla grupp till möte och jobba vidare med konkreta förslag till nästa steg o Patrik redovisar en grov tidplan till styrelsen vid oktobermötet. Tar ett startmöte med Maria. Utbildning och ledarskap Projekt/Maria samt styrgrupp/ utvecklingsråd med Staffan och Marcus. Maria redovisar en grov tidplan till styrelsen vid oktobermötet. Medlemskapet o Ägs av styrelsen tills vi kan prioritera område och formulera ett uppdrag.
Sävar IK, styrelsen Sida 16 av 18 Bilaga 3 Vision vår ambition Hela Sävars IK. Vi får Sävar att växa och skapar Europas mest aktiva samhälle! Verksamhetsidé - vi vill Idrott till glädje för alla. Vi vill: - erbjuda ett livslångt idrottande, - skapa en hållbar förening och - bidra till ett attraktivt Sävar, Värdegrund vår vägvisare Alltid ett föredöme! Omtanke och Glädje Medskapande och Öppenhet, Hållbart och Jämställt Bilaga 4 Årsplanering för Sävar IKs styrelse (Beslut aug 2017) Tidpunkt Innehåll Anmärkning Mars (direkt efter årsmöte) Konstituering av styrelsen Mötesplan för året Mars- april 10 april 2016 Uppföljning och utvärdering av årsmötet och ärenden Stämma av årsplan och styrelsens uppdrag och arbetssätt Delegationer till sektionsstyrelser
Sävar IK, styrelsen Sida 17 av 18 Uppdrag inom styrelsen och andra föreningsgemensamma grupper Maj- Juni Uppföljning av ekonomiska läget budget (vinteridrott). Översyn av ekonomi- och administrativa rutiner, avtal Kommunikation (Sävar-Nytt, hemsida etc.) Översyn av föreningens profil och klubbshop, policies Riktlinjer för tidsfördelning mellan sektioner Fastighetsförvaltning - åtgärdsplan Aug sep Uppföljning ekonomi, likviditet Strategisk planering inför kommande år (inkl vision och värdegrund), strategimöte för alla styrelser Sponsring och partnerskap - plan Okt Uppföljning ekonomi sommaridrotterna/ SävarCamp. Strategiarbete med Fokusområden uppföljning och styrning Riktlinjer för verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna. Gemensamma kostnader (styrelsen) Nov dec Plan för årsmötesprocessen. Årsmöte Valberedningen, riktlinjer. Organisation o funktioner i föreningen (grupper etc.) Ledare och funktionärer i sektionerna läge o analys Uppföljning av tidigare beslut Medlemskap, innebörd och principer för avgifter - feb Bokslut för revision Kallelse till årsmötet (och bered ärende). Utbildningsplan Omvärldsspaning Utvärdering av styrelsearbetet Verksamhetsberättelse och plan, budget och årsredovisning Bilaga 4
Sävar IK, styrelsen Sida 18 av 18 Styrelsens uppgift och arbetssätt Styrelsens uppgifter regleras i grunden i stadgarna 26-28 Styrelsens uppgift är att Styrelsens ledamöter företräder gemensamt hela föreningen (alla sektioner) och i förlängningen medlemmarna. Behandla, besluta och följa upp frågor som gäller ledning och styrning av föreningen. Verka för en helhet baserat på Sävar IKs vision, värdegrund och mål för verksamheten samt i enlighet med föreningens stadgar och årsmötesbeslut Forma och stödja ett långsiktigt #hållbart arbete med avseende på verksamhet, ekonomi, ledare och medlemmar Följa upp, utvärdera och dra slutsatser av verksamhetens kvalitet och resultat. Följa utvecklingen i omvärlden, en mötesplats för information och erfarenhetsutbyte Arbetssätt Styrelsens möten planeras för hela året Årsagenda och prioriterade frågor. I filen årsagenda 2016 finns årets möten med förslag till ärenden för kommande möten. I denna kan alla ange förslag till ärenden. Förslag till ärenden för agenda. Utifrån årsagenda svarar sekreteraren och ordföranden för att tas fram förslag till agenda. Ett förslag ska normalt skickas senast fem arbetsdagar innan mötet. Senast tre dagar före mötet fastställs agenda med mål och syfte, tidsram, föredragande samt ev. underlag för respektive punkt. Protokoll skrivs av sekreteraren som sedan justeras av ordföranden. Dokumentet sparas i word på onedrive, resp i pdf format på hemsidan Målet är att protokollet, justerat av ordföranden, finns tillgängliga senast en vecka efter mötet. Protokollet fastställs i efterföljande styrelsemöte. Sekreteraren svarar för att underskrivet protokoll förvaras på kansliet. För bokningar av lokal ansvarar sekreteraren.