1(7) Biblioteksrådet Minnesanteckningar från möte med Biblioteksrådet (BIR) 2013-05-08 Närvarande: Lena Andersson-Eklund, vicerektor (ordf.) Martin Melkersson, Universitetsdirektör Snorre Rufelt, Biblioteket Göran Hartman, NL-fakulteten Anne-Marie Dalin, VH-fakulteten Staffan Stenhag, S-fakulteten Eva Johansson, LTJ-fakulteten (via videolänk delvis) Kristina Lundberg, VMF Matilda Nyman, SLUSS Kristina Dahlborn, VH-fakulteten Jenny Sälgeback, Ledningskansliet (sekr.) Stefan Edholm, IT-avdelningen (punkt 3) Roger Pettersson, SUS (punkt 3) Daniel Gillberg, Ledningskansliet (punkt 4) 1. Mötets öppnande Underlag: Föregående mötes minnesanteckningar Föregående mötes minnesanteckningar godkänns och lägges till handlingarna. Eftersom BIR bl. a. kommer att ha en viktig roll rörande fördelning av medel så behöver det finnas en justeringsperson vid varje möte. Utses i bokstavsordning. BIR utser Anne-Marie D till justeringsperson. 2. Aktuellt på biblioteket Underlag: Budgetuppföljning kvartal 1 2013 a. Snorre R har skickat ut länk till bibliotekets verksamhetsberättelse. Han påpekar att rådets nya ledamöter behöver få verksamhetsplanen samt organisationsschemat. Jenny S skickar ut detta. Snorre R menar att bibliotekets nuvarande matrisorganisation är för krånglig när man behöver
fatta snabba beslut. Den skall därför tas bort. Dock är det inte aktuellt att gå tillbaks till den tidigare ortsorganisationen. Det lutar mot att man kommer att organisera biblioteket i två stora avdelningar istället för de tre tidigare funktionsområdena. Förslagsvis tar man in utvecklingsverksamheten i den löpande verksamheten. I en ny organisation kommer ett område att ha ansvar för Epsilon och andra databaser, inköp av artiklar, publikationer etc. Det andra området kommer att ansvara för utbildningar, stöd till GU, administration av lokaler/studiemiljöer samt uppsökande verksamhet mot forskare. I den nya organisationen kommer det att finnas två chefer samt ÖB. En ledningsgrupp skall skapas. Cheferna kommer att vara placerade på Ultuna och i Alnarp. Facken är informerade om den planerade omorganisationen och förslaget skall förhandlas. Även medarbetarna tycker att en omorganisation behövs. I nuläget är det svårt att veta var ansvaret ligger. Dock finns en oro för att inte ha en chef på alla orter i en ny organisationsstruktur. Den planerade omorganisationen kommer inte att märkas utåt mot studenter/forskare. Det nära samarbetet på orterna mellan biblioteket och fakultet skall bestå. Det skall fortfarande vara möjligt att tillgodose de olika behov av tjänster som kan finnas på de olika orterna. Staffan S påpekar att i den nya organisationen är det viktigt att cheferna syns på alla orterna. T ex är det nödvändigt att medarbetarsamtal genomförs på orten av personalansvarig chef. b. I budgetuppföljningen överskrider kostnaderna budget med 26%, vilket fr. a. beror på personal- och lokalkostnader. Uppsagda lokaler har ännu inte lämnats och uppsagd personal har inte hunnit sluta. Kompensation från omställningsbidrag har inte hunnit komma in ännu. Övriga större kostnader är periodiserade. Denna fördröjning i kostnadsbilden är helt förståelig enligt Martin M. Av den personal som slutar är det 4st som går i pension och 4st som är uppsagda p g a övertalighet. Konsekvenser av besparingarna Bibliotekets viktigaste resurs är kompetensen hos personalen. Man har därför försökt att ta bort så lite personal som möjligt. Istället försöker man dra ner på lokaler på Ultuna, i Alnarp och Umeå. Konsekvensen av minskade lokaler blir att gallring av skrifter måste ske. Detta är en arbetskrävande process och binder upp personalen i nuläget. Dock ger det en långsiktig besparing och måste därför göras. 2(7)
Nästa år lämnas lokaler i KC och senare även lokaler i Skara. Detta kan ge ca 1,3 miljoner i besparing (2014 resp. 2015 års budget). Övriga konsekvenser av besparingarna kommer att bli minskad bemanning på biblioteken och färre undervisningstillfällen. Epsilon, SLUpub och viktiga litteraturdatabaser för forskningen måste prioriteras. 3. Samverkan och avgränsningar i verksamheten i förhållande till ITavdelningen och SUS. Roger Pettersson, SUS, och Stefan Edholm, IT, medverkar vid denna punkt Vid biblioteksrådets förra möte kom det fram frågor gällande gränser/överlapp/samarbeten mellan SUS/IT/Biblioteket. Därför närvarar Stefan Edholm, chef IT-avdelningen och Roger Pettersson, chef SUS för diskussion kring denna punkt. Roger P har tittat på verksamhetsplanerna för SUS respektive biblioteket och ser inga större överlapp. Något som dock inte finns med i VP för SUS (men som finns inskrivet i VP för biblioteket) är att SUS skall medverka i LRC. SUS har egentligen inte något uppdrag mot studenterna. Samverkan mellan SUS och Biblioteket sker bl a genom att: - bibliotekarier går högskolepedagogiska kurser hos SUS - SUS har stöttat kursen 8 saker (social media) - SUS deltar i LRC-möten - Flera pedagoger har hållit seminarier på LRC - SLU karriär har en workshop om CV-granskning på StudyLab - SUS har gett pedagogisk support till en intern utvecklingsdag inom biblioteket vt-2013. Kring studenter med funktionsnedsättningar så finns det gränsdragningar mellan SUS/IT/Biblioteket gällande vem som tillhandahåller vad. Det kan ibland uppstå vissa problem med att veta vem som har ansvaret, men i stort sett fungerar det bra. Det sker inget pengaflöde mellan SUS och biblioteket. När det gäller IT sidan så är det fram för allt gråzonerna kring arkivering av forskningsdata som är ett problem. Flera inom organisationen arbetar med detta parallellt vilket inte är resurseffektivt. Ett projekt (förstudie) är tillsatt för att se över detta. 3(7)
Gällande bibliotekets IT användning så ligger all e-post och dokumenthantering på servrarna hos IT. De olika bibliotekssystemen köps dock av extern leverantör med driften inkluderad i priset (server i Hamburg). Stefan E menar att IT och biblioteket skulle kunna samarbeta bättre inom vissa områden, t ex gällande behörighet för litteratursök. Leverantörerna har olika spärrar för tillgång till sökfunktionerna genom att man måste kunna visa att man är student eller anställd. Det kan då vara så att endast vissa datorer/ip-nummer släpps igenom och detta förhindrar access hemifrån. Stefan föreslår en dialog kring detta problem. LRC är en komplicerad fråga med många intressenter och en oklar organisatorisk placering i dagsläget. Det behöver spaltas upp vem som gör vad. Ett bättre samarbete kring LRC mellan SUS, IT, biblioteket och fakulteterna behövs, påpekar Anne-Marie D. Studenterna skall ges lika förutsättningar oberoende av studieort. LRC är en studiemiljöfråga och därför är GUR den rätta instansen att hantera frågor kring dess verksamhet. Beslut Lena AE tar frågan vidare till GUR 4. Finansiering av biblioteket Underlag: Finansieringsmodell för biblioteket Daniel Gillberg medverkar vid denna punkt Idag får biblioteket resurser främst direkt från fakulteterna efter förhandling (55%). Medel för elektronisk litteratur, utveckling av system och tjänster samt bibliotekets ledning kommer från OH-medel. Denna modell för tilldelning behöver förändras. Ett nytt förslag till finansieringsmodell för biblioteket bygger på följande förutsättningar (förutsatt att styrelsen fattar beslut om grundutbildningens styrning): - SLU har inrättat ett biblioteksråd för universitetet, dvs. biblioteket är en universitetsfråga och inte en fakultetsfråga. - Biblioteket skall ha en budget vilken BIR är med och bereder och BIR ger sedan förslag på budget till rektor/universitetsdirektör respektive CUN. 4(7)
- Resurser till grundutbildningen vid SLU kommer från en finansiär och fördelas via CUN. Det är rimligt att resurser till biblioteket för stöd till grundutbildningen kommer via samma kanal. - Resurser till forskningen vid SLU kommer från flera finansiärer. Det är rimligt att resurser för bibliotekets stöd till forskningen kommer från OH. Staffan S påpekar att det är viktigt med tydlighet och transparens hur man kommer att räkna ut fördelningen mellan fakulteter. Det behöver göras en konsekvensanalys. Det måste tillhandahållas likvärdig basservice för studenter och forskare oberoende av ort. Det BIR föreslår om GU-medel bör ej bli föremål för diskussion i övriga konstellationer utan BIR s förslag skall väga tungt. Detta eftersom det är i BIR som diskussionerna kring verksamheten är förda och prioriteringen sker. Från tidigare minnesanteckningar fanns ett beslut om att ett förslag på uppdrag gällande en finansieringsmodell för biblioteket skulle tas fram. Detta uppdrag har nu tagits upp i den stora omorganisationen Framtidens SLU. Detta godkänns av ledamöterna i BIR. Frågeställningen rörande ordningen för beslut i CUN vs. BIR måste komma med i projektarbetet inför beslutet i juni. Beslut att Daniel Gillberg ser till att det kommer med i projektarbetet. Lena och Martin lyfter frågan i projektledargruppen för Framtidens SLU. Fakultetsrepresentanterna lyfter frågan på sina respektive fakulteter. 5. Elektronisk publicering av faktablad och rapporter vid SLU Underlag: Underlag till biblioteksrådet angående elektronisk publicering av faktablad och rapporter vid SLU 2008 beslutade rektor om en Open Access-policy där SLU s forskare uppmanas att parallellpublicera i Epsilon. Publicerar man i Epsilon så levereras publikationen per automatik till KB enligt den nya e-pliktlagen och man behöver inte skicka in dit separat. Majoriteten av alla tidskrifter tillåter idag parallellpublicering eftersom bidrag/anslagsgivare kräver tillgång till forskningsresultaten via open access publicering. 5(7)
Även rapporter som inte publicerats i en peer-review granskad tidskrift kan publiceras i Epsilon. På LTJ-fakulteten är det sedan 2007 obligatoriskt att lägga alla rapporter/faktablad i fakultetens serie i Epsilon. Hos LTJ är det ett krav ifrån partnerskapet. Forskarna behöver hjälp med hur de skall publicera i Epsilon och vad som är tillåtet. Tidigare gick det ut ett mail automatiskt ifrån biblioteket när forskare hade publicerat en vetenskaplig artikel, vilket uppskattades mycket. Tyvärr är detta inte möjligt idag. Det behövs dock göras ett informationsutskick om att det finns instruktioner på nätet angående vilka tidsskrifter som tillåter open access publicering. Det finns även en kvalitetsaspekt gällande vad som läggs in i Epsilon. När det gäller rapporter så är de inte externt granskade. Rent formellt så bör kvalitetsbedömningen ligga hos prefekten på institutionen. Enligt liggande förslag skall alla faktablad och rapporter läggas ut i Epsilon. Det behöver dock skapas rutiner för hanteringen och vem som godkänner material som inte är vetenskapligt granskat för publicering i Epsilon. Beslut att Snorre R ser över rutiner för publicering i Epsilon samt förbereder ett rektorsbeslut gällande publicering av faktablad och rapporter i Epsilon 6. Rariteter och äldre samlingar vid SLU-biblioteket, framtida ansvar och unerhåll Underlag: Rariteter och äldre samlingar vid SLU Snorre R informerar om de äldre samlingarna som finns vid SLU:s bibliotek. Det pågår en utredning av universitetets äldre samlingar och resultatet av denna kommer att tas upp i biblioteksrådet. SLU bör bli medvetet om vad som finns och ta ställning till vad som skall göras med det. Värdefull och betydande äldre litteratur bör ej gömmas i någon källare utan göras synlig och tillgänglig. Ett förslag är att deponera äldre samlingar på annat bibliotek men inte skänka bort dem. Det behöver dock utredas hur tillgången till materialet ser ut vid en sådan deponering. Idag finns även möjligheten att scanna det äldre materialet. Detta är dock kostsamt och tidskrävande. Man bör undersöka vad det skulle kosta om man lade den uppgiften på mottagande bibliotek. 6(7)
7. Övriga frågor Skara Det behöver gå ut information kring vad som händer med biblioteket i Skara. Det kommer att finnas ett 80-tal studenter kvar läsåret 2014/15 och dessa är i behov av studieplatser samt även tillgång till en bibliotekarie, ffa när de skall skriva sina examensarbeten. Från sommaren 2015 finns inga utbildningsprogram kvar i Skara. Lokalerna i Skara är hyrda fram t o m 2015 så att när det gäller lokaler går det inte att göra några besparingar dessförinnan. Det är endast på personalsidan man kan göra besparingar. Det är ett krav att det finns likvärdig service, som på övriga orter, för studenterna i Skara under den tid de är kvar där. Budskapet till Skara ang biblioteket blir som följer: - Lokal för studiemiljö/biblioteket kommer att finnas kvar så länge studenterna finns kvar i Skara. - Bibliotekariestöd kommer att finnas om än begränsat i tid på plats, ända fram t o m första halvåret 2015. Nästa möte Förslagsvis hålls nästa möte i mitten av september, inför bibliotekets budgetarbete. Till septembermötet behöver det ha tagits fram ett förslag till fördelningsmodell och det bör ha kommit in skriftligt underlag med kommentarer på detta ifrån fakulteterna och studenter. Snorre R skickar ut ett skriftligt underlag i augusti. Höstens andra möte bör ligga i månadsskiftet oktober/november. Ordförande Lena Andersson-Eklund Sekreterare Jenny Sälgeback Justerare Anne-Marie Dalin 7(7)