1 (13) Datum och tid 2013-10-03 kl. 09.00-16.15 2013-10-04 kl.09.00-14.45 Plats Beslutande Övriga närvarande A-salen, kommunhuset Enligt närvaro-/tjänstgöringslista Johnny Högberg, kommunchef Agneta Sundqvist Högberg, personalstrateg Staffan Sjölund, utvecklingsstrateg Tomas Alsfjell, administrativ chef Ulla Fors Nilsson, chefsekonom och sekreterare Ulla Ullstein, kommunplanerare Underskrifter Sekreterare... Ulla Fors Nilsson Ordförande... Elisabet Lassen Justerare... Bengt Sörlin Bevis om justering Justeringen har tillkännagetts genom anslag på kommunens anslagstavla, kommunhuset, entréplan. Myndighet 2013-10-03 och 2013-10-04 Anslaget sätts upp 2013- tas ner 2013- Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelseförvaltningen, kommunhuset, Sollefteå Underskrift... Ulla Johansson
2 (13) Närvarolista Ledamöter Anteckning 10-03 10-04 - - - Elisabet Lassen (S) X X Ordförande Jerry Pehrsson (S) X X Cathrine Näsmark (S) X X Torbjörn Persson (S) X X Tommy Svensson (S) X X Thomas Tejle (V) - - Gunilla Fluur (ViSKB) - - Leif Östberg (FP) X X Bengt Sörlin (M) X X Justerare Monica Tirri (C) X X Göran Solsjö (KD) X X Margareta Alton (MP) X X
3 (13) 3 KS/175/2013 Delårsbokslut per 2013-08-31 Budgetberedningen föreslår kommunstyrelsen föreslå fullmäktige besluta: 1 Delårsbokslutet godkänns. 2 Samtliga nämnder uppmanas till fortsatt restriktivitet med budgetmedel. 3 Nämnder med prognos om negativa budgetavvikelser uppmanas att fortsätta vidta åtgärder som leder till kostnadssänkningar. Dessa åtgärder ska redovisas vid arbetsutskottets sammanträde 2013-10-15. Delårsbokslut per sista augusti 2013 har upprättats och presenteras enligt bilaga. Kommunens resultat är 8,6 och koncernens 12,4 mnkr. Av budgetavräkningen framgår att nämndernas budgetavvikelser vid årets slut beräknas till minus 34,7 mnkr. Samtidigt har AFA Försäkring tagit beslut om att återbetala premier för Avtalsgruppsförsäkring och Avgiftsbefrielseförsäkring för åren 2005 och 2006. För Sollefteå kommun innebär det ungefär 21 mnkr. Detta möjliggör att resultatet vid årets slut beräknas bli 6,2 mnkr för kommunen, trots nämndernas stora budgetavvikelser. Det budgeterade resultatet var 12,2 mnkr. Det försämrade resultatet beror på stora intäktsminskningar både från Sollefteåforsen och statsbidrag och detta har inte kunnat mötas med sänkta kostnader i motsvarande grad. Balanskravet kan nås endast på grund av återbetalning av försäkringspremier. Kommunfullmäktige har beslutat om inriktningsmål mot 2015. En första redovisning av bedömd måluppfyllelse redovisas i delårsbokslutet. Separat redovisas de aktiviteter som genomförts utifrån beslutad handlingsplan för 2013. Förvaltningens bedömning Nämndernas samlade budgetavvikelser har ökat jämfört med bokslutet 2012 och balanskravet uppnås endast genom att AFA återbetalar premier från 2005 och 2006. De negativa avvikelserna för kommunstyrelsens övergripande verksamhet och fastighet är till del beroende på åtaganden av engångskaraktär. Av åtgärdsplanerna framgår att nuvarande budgetavvikelser inte kommer att förbättras.
Forts. 3 4 (13) Av barn- och skolnämndens och individ- och omsorgsnämndens åtgärdsplaner framgår också att de åtgärder som beslutats inte täcker de avvikelser som finns. Det betyder också att kostnadsnivån inför kommande år kommer att vara på en högre nivå än vad budgeten för 2014 tillåter. Fortsatt arbete att hitta åtgärder som sänker kostnader totalt är nödvändiga. Barn- och skolnämnden har från kommunfullmäktige fått acceptans att redovisa minus 6 mnkr och är undantagen från att spara en procent av budget. För individ- och omsorgsnämnden fanns vid den fördjupade uppföljningen per sista april en ansökan om tillägg med 2 mnkr. Denna ansökan avslogs av fullmäktige men med tillägg att den kunde omprövas i samband med andra tertialbokslutet. En ny ansökan har kommit från nämnden som kommer att behandlas i separat ärende. Beslutsunderlag Kommunstyrelseförvaltningens yttrande 2013-09-19 Delårsbokslut 2013-08-31
5 (13) 4 KS/181/2013 (4) Ansökan om tilläggsanslag från individ- och omsorgsnämnden Budgetberedningen lämnar ärendet till kommunstyrelsen utan förslag till beslut. Individ- och omsorgsnämnden ansöker om tilläggsbudget med 6 600 tkr med anledning av volymökningar inom verksamheterna personlig assistans, institutionsvård och försörjningsstöd, som inte ryms inom tilldelad budget 2013. Nämnden hänvisar till kommunfullmäktiges beslut 81 i samband med fördjupad uppföljning. Kommunfullmäktige avslog då ansökan om tillägg med 2 mnkr men ansökan kunde omprövas i samband med andra tertialbokslutet. Förvaltningens bedömning Individ- och omsorgsnämnden redovisar vid delårsbokslutet sänkta nettokostnader totalt sett, jämfört med motsvarande tid föregående år. Kostnadsökningar redovisas för personlig assistans och institutionsvård. Kostnadssänkning redovisas för försörjningsstöd medan intäkterna har ökat för ersättning från försäkringskassan, statsbidrag för flykting och övriga statsbidrag. Trots den sänkta nettokostnaden beräknas budgetavvikelsen vid årets slut bli minus 6,6 mnkr. Nämnden redovisade vid ingången av året att budget skulle räcka till den nivå verksamheten hade vid utgången av 2012 men skulle inte klara volymökningar. Nu redovisar nämnden volymökningar både inom personlig assistans, institutionsplaceringar och inom försörjningsstöd. Den största budgetavvikelsen uppstår inom institutionsplaceringar där ett specifikt ärende är mycket kostsamt. Om man jämför kommuns kostnader för individ- och familjeomsorg och LSS jämfört med standardkostnad redovisar nämndens verksamhet inte högre kostnader än strukturen motiverar. För Individ och familjeomsorgen har den några år varit högre men för 2012 stannar den på plus 2 %. För LSS, Lagen om stöd och service till funktionshindrade; redovisar Sollefteå en avvikelse om minus 10,4 % alltså en lägre kostnad än beräknad standardkostnad. De mått som KKiK redovisar för nämnda verksamheter har goda resultat. Omfattningen av den verksamhet som bedrivs inom Individ- och familjeomsorgsnämnden kan i mycket liten grad påverkas av kommunen. LSS är en rättighetslagstiftning vars mål är att ge personer med vissa funktionshinder möjlighet att leva ett så normalt liv som möjligt. Försörjningsstöd prövas utifrån individens behov när ingen annan försörjning finns eller inte är tillräcklig. Största enskilda orsak till försörjningsstöd är arbetslöshet.
Forts. 4 6 (13) Arbetslösheten är stor i kommunen och särskilda insatser har gjorts för att skapa sysselsättning för personer som tidigare haft försörjningsstöd. Detta har också minskat kostnaderna för försörjningsstödet och sannolikt minskat den kostnadsökning som annars skulle ha uppstått. Antalet hushåll med försörjningsstöd har ökat. Då kostnaderna minskat har troligen fler hushåll nu försörjningsstöd som ett komplement till annan försörjning. Barn- och skolnämnden har fått godkännande att redovisa en negativ budgetavvikelse vid årets slut och också befrielse från att spara en procent av budget. Kommunstyrelseförvaltningen bedömer att Individ- och omsorgsnämnden inte kan göra besparingar inom sitt verksamhetsområde i den omfattning som skulle behövas för att möta de volymökningar som uppstått. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till budgetberedningen 1. Individ och omsorgsnämnden undantas från kravet att sänka sina kostnader med 1 % på innevarande års budget 2. Individ och omsorgsnämnden får redovisa en negativ budgetavvikelse med minus 6 600 tkr om volymökningarna är lika omfattande resten av året Beslutsunderlag Individ- och omsorgsnämndens protokoll 2013-09-12 130 Kommunstyrelseförvaltningens yttrande 2013-09-20
7 (13) 5 KS/69/2013 (4) Ackumulerade överskott 2012 samt indexreglering 2013, Intraprenad Graningebyn Ärendet hänskjuts till arbetsutskottets sammanträde i november. Kommunfullmäktige har beslutat att överskottshantering ska upphöra från och med 2013. Intraprenaden Graningebyn har genom särskild överenskommelse över- och underskottshantering, under avtalstiden, som sträcker sig fram till årsskiftet 2013/2014. Kommunstyrelsen beslutade 2013-03-25 61 att uppdra till kommunstyrelseförvaltningen att se över om Graningebyn ska kompenseras för merkostnader i samband med flytt till de ombyggda lokalerna för särskilt boende. Intraprenaden har ett ackumulerat överskott om 42 000 kronor efter bokslut 2012 men redovisade merkostnader om 123 400 kronor, som uppstått i samband med flytten och som de anser inte ingå i den ersättning som avtalet ger. Yttrande har inhämtats från Vård- och äldrenämnden om deras syn på dessa merkostnader. Nämnden har beslutat föreslå kommunstyrelsen att avslå intraprenadens hemställan om extra anslag. Ersättningen till Intraprenaden har varit samma belopp för åren 2011 och 2012 men ska för 2013 justeras utifrån förändring av omsorgsprisindex. När budget för 2013 antogs fanns endast ett preliminärt index och nu när det finns definitivt index ska ersättningen till intraprenaden öka med 103 000 kronor utöver budgeterade 10 455 000 kronor. Förvaltningens bedömning Vård- och äldrenämnden anser att ingen kompensation ska utgå till Intraprenaden för merkostnader i samband med flytt. Av överenskommelsen framgår att omförhandling kan ske vid större verksamhets- eller volymförändring. Någon sådan omförhandling har inte begärts. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår därför att ingen kompensation för merkostnader ska ske. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut 1. Intraprenadens ackumulerade överskott fram till bokslut 2012 fastställs till 42 000 kronor 2. Tillskott till budget 2013 ska ske med 103 000 kronor i indexuppräkning och detta tillskott justeras när volymförändring av hemtjänsttimmar för 2013 är kända.
8 (13) 6 KS/69/2013 (4) Överskottshantering för avgiftsfinansierad verksamheter, ackumulerat överskott till och med 2012 för avfallsverksamheten Budgetberedningen föreslår kommunstyrelsen föreslå fullmäktige besluta: 1. Framräkning av overheadkostnad ska gälla för avgiftsfinansierade verksamheter. 2. Ackumulerat överskott för avfallsverksamheten till och med 2012 fastställs till 474 000 kronor. Kommunfullmäktige har beslutat att överskottshantering ska upphöra från och med 2013. För helt avgiftsfinansierad verksamhet gäller fortfarande att över- och underskott ska följa med till kommande år. Detta gäller avfall och kommunstyrelseförvaltningen fick i mars uppdraget att mer noggrant beräkna kostnader för avfall för att se hur stort överskott som finns i verksamheten. De kostnader som inte förts ut till avfall är kostnader för den centrala administrationen. Ett förslag till beräkning av avfallsverksamhetens del av dessa kostnader framgår nedan. Förslaget har diskuterats och justerats efter synpunkter från samhällsbyggnads-kontoret. Tillämpas förslaget från och med 2008 fram till och med 2012 har avfall ett ackumulerat överskott på 474 tkr. Den årliga overheadkostnaden är beräknad till drygt 300 tkr per år. Om beräkningssättet antas bör det gälla för all verksamhet som helt ska avgiftsfinansieras. Budget kan ligga kvar på 0 men verksamheten kommer att belastas med overheadkostnader när över- eller underskottet ska beräknas. Detta innebär att verksamheten måste planera för att redovisa ett positivt resultat som ska täcka overheadkostnaden. Om detta inte uppnås kommer det att finnas ett underskott som ska täckas kommande verksamhetsår. I bokslut kommer en anteckning att göras om det ackumulerade över- eller underskott som dessa verksamheter redovisar. Kommunstyrelseförvaltningens förslag - Framräkning av overheadkostnad Fördelningsbas Verksamhetens bruttokostnad i relation till kommunens totala bruttokostnader exklusive de delar som nedan identifierats som overheadkostnader
Forts. 6 9 (13) Overheadkostnader (OH) att fördela De enheter som anses vara overhead (supportfunktioner) är: Stab - 1120 (exkl. kommunplanerare) Sekretariat - 1130-1131 Ekonomienhet - 1141 (exkl. överförmyndarnämnd) Löner - 1146 (fördelas per anställd) Personal - 1142 (fördelas per anställd) Resterande delar finansieras helt eller delvis via interna avgifter eller har ingen koppling till verksamheterna - Beräkning av överskott avfallsverksamhet 2012 2011 2010 2009 2008 Kommunen Bruttokostnad 1 689 504 1 659 663 1 623 835 1 591 667 1 547 570 - avgår OH (kostnadsfördelning) 17 224 17 305 17 635 19 193 20 066 - avgår OH (personalandelsfördelning) 17 739 16 333 14 822 14 061 20 906 Fördelningsbas 1 654 542 1 626 025 1 591 378 1 558 413 1 506 598 Anställda (heltider) 1 959 1 985 1 831 1 810 1 881 Avfallsverksamhet 25 757 26 059 25 234 24 758 22 856 - Kostnadsandel 1,56 % 1,60 % 1,59 % 1,59 % 1,52 % Anställda 6 6 6 6 6 - Personalandel 0,31 % 0,30 % 0,33 % 0,33 % 0,32 % OH-kostnad avfallsverksamhet - Kostnadsandelsfördelning 268 277 280 305 304 - Personalandelsfördelning 54 49 49 47 67 Totalt 322 327 328 352 371 Överskott i bokf. avfall - 1330-1 307-1 -482-33 -351 - Avgår OH-kostnader 322 327 328 352 371 Överskott att disponera (-) -984 326-154 318 20 Ackumulerat överskott -474 511 185 338 20 Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut 1. Framräkning av overheadkostnad ska gälla för avgiftsfinansierade verksamheter. 2. Ackumulerat överskott för avfallsverksamheten till och med 2012 fastställs till 474 000 kronor.
10 (13) 7 Information om budgetpropositionen för 2014 Informationen noteras Chefskonomen föredrar översiktligt Sveriges Kommuner och Landstings cirkulär om budgetpropositionen 2014. Personalstrategen och kommunplaneraren informerar om andra förändringar i budgetpropositionen. Den nya utjämningen innebär ett tillskott och det finns regleringar enligt finansieringsprincipen. Det samlade utfallet innebär trots detta lägre intäkter från skatter och utjämningar än de som budgeterats.
8 11 (13) Redovisning av synpunkter på budgetprocessen Synpunkterna noteras. De fackliga organisationernas samt ekonomernas synpunkter på budgetprocessen redovisas. Utökad information och tydligare dialog önskas. Mål och pengar är inte i takt.
9 12 (13) Förslag till handlingsplan 2014, utkast Hänsyn ska tas till dessa faktorer i det fortsatta arbetet. Utkastet presenteras övergripande. Under arbetets gång har två frågeställningar framkommit; dels om fullmäktige bör besluta om aktiviteter som finns på en hög detaljeringsnivå och dels om handlingsplaner ska omfatta både 2014 och 2015 för att komma i takt med budget.
10 13 (13) Nämndernas redovisning av målarbetet Informationen noteras. Samtliga nämnder och bolaget Solatum Hus&Hem lämnar en redovisning över målarbetet under året och hur de ser på förutsättningarna för verksamhetsåret 2014.