ISO 14001 som hållbarhetsverktyg Miljöstrategidagarna Tina Bohlin, 2016-11-11 Mål med dagen Känna till standardens nya områden Förstå hur ni ska använda ISO 14001 till er fördel Tips hur ni kan uppfylla de nya en Känna er sugna att utveckla miljöarbetet 1
Dagens upplägg (kl. 9.00 14.00) Förmiddag Bakgrund till revideringen High Level Structure (Bilaga SL) möjligheter Eftermiddag Bindande Kommunikation Miljö Att lyckas med övergången Vägledningar Bakgrund till revidering av ISO 14001 2
Historik och framtid Utgåva 1 - ISO 14001:1996 Utgåva 2 ISO 14001:2004 Utgåva 3 ISO 14001:2015 ISO:s näststörsta standard efter ISO 9001 (kvalitetsledning) Ca 300 000 certifierade organisationer i 201 länder Ca 4 000 certifierade i Sverige Behov av revidering ISO 14001 behövde förnyas för att möta dagens och framtida behov bland olika intressenter MLS som en del i hållbarhet och socialt ansvar MLS och (förbättring av) miljö MLS och efterlevnad av lagar och andra MLS och strategisk företagsledning MLS anpassat till små och medelstora företag MLS och miljöverkan i värde-/leverantörskedjan MLS och involvering av intressenter MLS och extern kommunikation 3
Övergångsperiod 2018 2015 2016 2017 2018 3 årig övergångsperiod till 15 sep. 2018 http://www.iaf.nu/upfiles/iafid10transition_iso14001publicationversion27022015.pdf Nya ISO 14001:2015 4
P D C A Ny struktur och nya med Bilaga SL (ISO Directives) Kapitel 1 Kap. 2 Kap. 3 Kap. 4 Kap. 5 Kap. 6 Kap. 7 Kap. 8 Kap. 9 Kap. 10 Omfattning Normativa hänvisningar Termer och definitioner Organisationens förutsättningar Ledarskap Planering Stöd Verksamhet Utvärdering av Förbättringar 7 kap. istället för ett enda som i gamla 14001 (5 kap. i gamla 9001) Att arbeta med ständiga förbättringar PDCA-cykeln Plan Do Utan ISO 14001 Tidslinje Act Check Förbättrad miljö 5
Plan ISO 14001:2015 Do Check Act 4 Organisationens förutsättningar 4.1 Förstå organisationen 4.2 Intressenter 4.3 Ledningssystemets omfattning 4.4 Miljöledningssystem 5 Ledarskap 5.1 Ledarskap och åtagande 5.2 Miljöpolicy 5.3 Roller, ansvar och befogenheter 6 Planering 6.1 möjligheter 6.2 Miljömål och planering att uppnå dem 7 Stöd 7.1 Resurser 7.2 Kompetens 7.3 Mevetenhet 7.4 Kommunikation 7.5 Dokumenterad information 8 Verksamhet 8.1 Planering och styrning 8.2 Beredskap och agerande vid nödlägen 9 Utvärdering och 9.1 Övervakning, mätning, analys och utvärdering 9.2 Intern revision 9.3 Ledningens genomgång 10 Förbättringar 10.1 Allmänt 10.2 Avvikelse och korrigerande åtgärd 10.3 Ständig förbättring Inledningen 0 Orientering Introduktion: Bakgrund, Syftet med ett miljöledningssystem, Framgångsfaktorer, PDCA, Innehåll i denna standard 1 Omfattning Syfte: förbättra miljön, uppfylla bindande, nå sina miljömål 2 Normativa hänvisning Finns inga 3 Termer och definitioner Vad betyder vissa termer (ord) 6
Ny struktur och nya Kapitel Rubrik 4 Organisationens förutsättningar 4.1 Att förstå organisationen och dess förutsättningar 4.2 Att förstå intressenters behov och förväntningar Nytt 4.3 Att bestämma ledningssystemets omfattning 4.4 Miljöledningssystem Ny struktur och nya Kapitel Rubrik 5 Ledarskap 5.1 Ledarskap och åtagande 5.2 Miljöpolicy Nytt 5.3 Roller, ansvar och befogenheter inom organisationen 7
Ny struktur och nya Kapitel Rubrik 6 Planering 6.1 Åtgärder för att hantera risker och möjligheter 6.1.1 Allmänt 6.1.2 Miljöaspekter 6.1.3 Bindande 6.1.4 Planering av åtgärder 6.2 Miljömål och planering för att uppnå dem 6.2.1 Miljömål 6.2.2 Planering av åtgärder för att uppnå miljömål Nytt Nytt Ny struktur och nya Kapitel Rubrik 7 Stöd 7.1 Resurser 7.2 Kompetens 7.3 Medvetenhet 7.4 Kommunikation 7.4.1 Allmänt 7.4.2 Intern kommunikation 7.4.3 Extern kommunikation 7.5 Dokumenterad information 7.5.1 Allmänt 7.5.2 Skapande och uppdatering 7.5.3 Styrning av dokumenterad information Nytt 8
Ny struktur och nya Kapitel Rubrik 8 Verksamhet 8.1 Planering och styrning av verksamheten 8.2 Beredskap och agerande vid nödsituationer 9 Utvärdering av 9.1 Övervakning, mätning, analys och utvärdering 9.1.1 Allmänt 9.1.2 Utvärdering av efterlevnad 9.2 Intern revision 9.2.1 Allmänt 9.2.2 Internt revisionsprogram 9.3 Ledningens genomgång Nytt Ny struktur och nya Kapitel Rubrik 10 Förbättringar 10.1 Allmänt 10.2 Avvikelse och korrigerande åtgärd 10.3 Ständig förbättring Nytt 9
7 av förändringarna med nya ISO 14001 Bindande Miljö möjligheter kommunikation Bindande Miljö möjligheter kommunikation 10
Kap. 4 Organisationens förutsättningar Kap. 5.1 Ledarskap och åtagande Kap. 6.1 Åtgärder för att hantera risker och möjligheter Kravet ledningens representant borttaget. 5. Ledarskap 5.1 Ledarskap och åtagande möjligheter kommunikation 5.2 Miljöpolicy 5.3 Roller, ansvar och befogenheter inom organisationen högsta ledningen person eller grupp av personer som leder och styr en organisation högsta nivå ISO 14001, 3.1.5 11
5.1 Ledarskap och åtagande möjligheter kommunikation Högsta ledningen ska tydligt visa och åtagande i fråga om miljöledningssystemet genom att: a) Ta ansvar för miljöledningssystemets verkan b) Säkerställa att miljöpolicy och miljömål är upprättade och är förenliga med organisationens strategiska inriktning och förutsättningar c) Säkerställa att miljöledningssystemets integreras i organisationens verksamhetsprocesser d) Säkerställa att miljöledningssystemet ges nödvändiga resurser 5.1 Ledarskap och åtagande forts. möjligheter kommunikation Högsta ledningen ska tydligt visa och åtagande i fråga om miljöledningssystemet genom att: e) Kommunicera betydelsen av att miljöarbetet leds och styrs ett väl fungerande sätt och att en i miljöledningssystemet uppfylls f) Säkerställa att miljöledningssystemet uppnår avsett resultat g) Leda och stödja personer så att de bidrar till ett väl fungerande miljöledningssystem h) Främja ständig förbättring i) Ge stöd till andra relevanta ledande befattningshavare så att de tydligt utövar sitt ett sätt som är lämpligt inom deras ansvarsområden 12
5.2 Miljöpolicy möjligheter kommunikation a) är anpassad till organisationens syfte och förutsättningar, inklusive typ, omfattning och miljöverkan från dess aktiviteter, produkter och tjänster b) ger ett ramverk för att sätta miljömål c) innefattar ett åtagande att skydda miljön, inklusive förebyggande av förorening, och andra specifika åtaganden som är relevanta för organisationens förutsättningar d) innefattar ett åtagande att uppfylla bindande e) Innefattar ett åtaganden att ständigt förbättra miljöledningssystemet för att uppnå bättre miljö miljöpolicy avsikter och inriktning för en organisation rörande miljö, formellt uttalade av högsta ledningen ISO 14001, 3.1.3 Vad kan det innebära konkret? möjligheter kommunikation VD och andra nyckelpersoner i ledningsgruppen ska vara tillgängliga och delta vid interna och externa revisioner VD står tydligt bakom kommunikation som t ex: i. Skriva under och vara avsändare till miljörelaterad information av strategisk vikt Ledningens representant tas bort/ges en annan roll Tydligt att ledningssystemet är ett verktyg för att förverkliga affärsstrategin Positivt: Ger miljöansvarig i organisationen större tryckningsverktyg ledningen om de vill behålla eller uppnå ett certifikat enl. ISO 14001:2015. 13
Bindande Miljö möjligheter kommunikation möjligheter kommunikation Identifiera interna och externa faktorer och förhållanden som kan verka organisationens förmåga att uppfylla uppsatta miljömål Identifiering av intressenter och deras behov och förväntningar Organisationens syfte vägs in för att identifiera miljöfrågor som kan ha bäring bredare/strategiska organisationsmål Omfattar även miljöförhållanden som verkar organisationen (konsekvenserna av externa miljöförhållanden) Kapitel Rubrik 4 Organisationens förutsättningar 4.1 Att förstå organisationen och dess förutsättningar 4.2 Att förstå intressenters behov och förväntningar Nytt Kapitel Rubrik 6 Planering 6.1 Åtgärder för att hantera risker och möjligheter Nytt 4.3 Att bestämma ledningssystemets omfattning 4.4 Miljöledningssystem 14
Nytt - 4.1 Att förstå organisationen och dess förutsättningar möjligheter kommunikation Organisationen ska avgöra vilka externa och interna frågor som är relevanta för dess syfte och som verkar dess förmåga att nå de avsedda resultaten med sitt miljöledningssystem. Sådana frågor ska omfatta miljöförhållanden som verkas av eller som kan verka organisationen. Organisationens förutsättningar Exempel frågeställningar möjligheter kommunikation Vilka är våra styrkor, svagheter och vilka hot och möjligheter kan vi identifiera? (SWOT-analys) Vilken är vår kärnverksamhet och branschtillhörighet? Tillverkande eller tjänsteföretag? Privat, offentlig eller ideell organisation? Storlek och geografiskt läge? Lokal, nationell eller internationell verksamhet? Vilka kompetenser har vi? Vilken är vår unika kunskap? Vilka personella, tekniska och finansiella resurser finns tillgängliga? Hur ser vår leverantörskedja och verkanssfär ut? Vilka relationer har vi till kunder, leverantörer och övriga intressenter? Hur gör våra konkurrenter och/eller partners och hur gör man i andra branscher? (Benchmarking) 15
Exempel EXTERNA faktorer som man enligt ISO 14001 kan behöva bevaka Juridik Kommer det nya lagar eller förordningar som ändrar förutsättningarna för vår verksamhet? Krav tillstånd Krav den typ av produkter eller tjänster vi levererar Förändras beteendet hos våra kunder, leverantörer eller annan viktig intressent? Teknik Ser vi ny teknik/teknologi som kommer förändra förutsättningarna för de produkter och tjänster vi levererar? Ser vi ny teknik/teknologi som kommer förändra hur marknaden vi finns fungerar? Hur klarar vi av att utnyttja de möjligheter som ny teknik/teknologi ger? Nytt - 4.2 Att förstå intressenters behov och förutsättningar möjligheter kommunikation Organisationen ska bestämma: a) vilka intressenter som är relevanta för miljöledningssystemet b) dessa intressenters relevanta behov och förväntningar (dvs. ) c) vilka av dessa behov och förväntningar som ska bli organisationens bindande (dvs. som behövs föras in i lag- och lista) 16
Tre steg till att förstå intressenters behov och förväntningar möjligheter kommunikation 1. Kartläggning: Identifiering av intressenter (externa och interna) som kan verka eller verkas av miljöledningssystemets utformning 2. Intressentdialog: Analys av intressenternas behov, förväntningar och 3. Beslut om åtaganden: Beslut om (frivilliga och tvingande) bindande med koppling till intressenternas behov och förväntningar Det ni bestämmer er för att göra (åtaganden) ska vara relevant =) värdera vad som är viktigt! Vad kan det innebära konkret Om- och invärldsanalys möjligheter kommunikation 1. Vad är vår verkanssfär? i. Vilken är vår kärnverksamhet och branschtillhörighet? ii. Hur ser vår värdekedja och verkansfär ut? iii. Vilka är väsentliga frågor (hot/möjligheter) gällande hållbar utveckling för oss? 2. Intressentanalys i. Vilka är våra intressenter? ii. Vilka behov/förväntningar/ har våra intressenter (intressentdialog)? 3. Väsentlighetsanalys i. Vilka av våra intressenter och deras behov/förväntningar/ är mest väsentliga för oss? ii. Hur ska vi hantera dessa? 17
Intressentanalys dialog Vilka intressenter är relevanta för oss? Vilka behov/förväntningar/ har våra intressenter? Vilken relation har vi till relevanta intressenter? möjligheter kommunikation Media Investerare/ägare Medarbetare Kunder Akademi Företaget/ Organisationen Leverantörer Konkurrenter Ideella organisationer Samhället Intressentdialog möjligheter kommunikation Bestäm hur ni ska ta reda vilka behov intressenterna har och definiera frågor ni vill att intressenterna ett eller annat sätt ska svara i. Kund -, leverantörsenkäter ii. Intervjuer iii. Sociala nätverk iv. Samtal med intressentgrupper seminarium och webinarium, Public hearings, medborgardialog GÖR DET ENKELT! Vilken information har ni redan idag? Utgå från befintliga forum och kommunikationskanaler ni redan etablerat. 18
Intressentsanalys med bedömning möjligheter kommunikation Framgångsfaktorer för omvärldsanalysen möjligheter kommunikation Se till att ha en bra struktur för bevakningen: Vilka verktyg har ni? Hur följer ni upp värderar de trender ni ser? Hur ser ni till att agera det som är viktigt? Tänk brett: Se till att hela organisationen är med Nyttja den mångfald som finns Dra nytta av varandras olikheter Våga tänka stort Låt omvärldsbevakningen breda ut sig utanför den egna verksamhetens gränser När ni ser en trend, var inte för snabb med att direkt snäva in den en viss avdelning Vänd och vrid perspektiven tillåt diskussionen att flöda. 19
Bindande Miljö möjligheter kommunikation Före, under och efter Större fokus möjligheter kommunikation Leverantörer råvaror Produktion leverans Kund Användning Deponi/återanvändning 20
Större fokus möjligheter kommunikation Identifiera miljöaspekter och miljöverkan kopplat till aktiviteter, produkter och tjänster som organisationen kan styra eller verka, ur ett livscykelperspektiv Säkerställ styrning eller verkan outsourcade processer (8.1) Fastställa lämpliga miljö vid upphandling av produkter och tjänster (8.1) Kommunicera relevanta miljö till leverantörer inkl. entreprenörer (8.1.c.) Dock inget detaljerad livscykelanalys Kapitel Rubrik 8 Verksamhet 8.1 Planering och styrning av verksamheten Ur ett livscykelperspektiv 6.1.2 Miljöaspekter Större fokus möjligheter kommunikation Inom miljöledningssystemets omfattning ska organisationen fastställa miljöaspekterna för sådana aktiviteter, produkter och tjänster som den kan styra och sådana som den kan verka, samt deras miljöverkan, under beaktande av ett livscykelperspektiv. Vid fastställande av miljöaspekter ska organisationen ta hänsyn till: a. Förändring, inkl. planerad eller ny utveckling, samt nya eller ändrade aktiviteter, produkter och tjänster b. Onormala förhållanden och rimligt förutsägbara nödlägen. Organisationen ska fastställa vilka aspekter som har eller kan ha en betydande miljöverkan, dvs. betydande miljöaspekter genom användning av fastställda kriterier. Organisationen ska i lämplig omfattning kommunicera sina betydande miljöaspekter inom organisationens olika nivåer och funktioner. Organisationen ska upprätthålla dokumenterad information rörande: i. Miljöaspekter och åtföljande miljöverkan ii. Kriterier som används för fastställande av betydande miljöaspekter iii. Betydande miljöaspekter 21
8.1 Planering och styrning av verksamheten Större fokus möjligheter kommunikation Organisationen ska upprätta, införa, underhålla och styra de processer som behövs för att uppfylla och utföra de åtgärder som fastställts i 6.1 och 6.2 I överensstämmelse med ett livscykelperspektiv ska organisationen: a. Upprätta styrning i lämplig omfattning, för att säkerställa att miljöen hanteras under konstruktions- och utvecklingsprocessen för produkten eller tjänsten, under beaktande av varje del av dess livscykel b. Fastställa lämpliga miljö för upphandling av produkter och tjänster c. Kommunicera relevanta miljö till externa leverantörer, inklusive entreprenörer d. Beakta behovet att ge information rörande potentiell, betydande miljöverkan som kan kopplas till transport eller leverans, användning, hantering efter avslutad livslängd eller slutlig avfallshantering av dess produkter och tjänster. Vad kan det innebära konkret? Större fokus möjligheter kommunikation Utgå från omvärldsbevakningen i 4.1 Miljöverkan från organisationens aktiviteter, produkter och tjänster, inom ramarna för miljöledningssystemet (4.3) Miljöaspekter som kan styras och miljöaspekter som kan verkas, ur ett livscykelperspektiv (8.1) Ta hänsyn till framtida förändringar samt onormala förhållanden och förutsägbara nödlägen (8.1) Ha koll inköpskedjan 22
Miljöaspektregister Större fokus möjligheter kommunikation Betydande miljöaspekter Större fokus möjligheter kommunikation 23
Bindande Miljö möjligheter kommunikation Riskbaserat tänkande möjligheter kommunikation 24
6. Planering möjligheter kommunikation 6.1 Åtgärder för att hantera risker och möjligheter 6.1.1 Allmänt 6.1.2 Miljöaspekter 6.1.3 Bindande 6.1.4 Planering av åtgärder 6.2 Miljömål och planering för att uppnå dem Nytt - 6.1 Åtgärder för att hantera risker och möjligheter möjligheter kommunikation 6.1.1 Allmänt: Organisationen ska upprätta, införa och underhålla den eller de process(er) som behövs för att uppfylla en i 6.1.1 till 6.1.4. När organisationen planerar miljöledningssystemet ska den beakta: a) frågor som hänvisas till i 4.1 b) som hänvisas till i 4.2 c) omfattningen av miljöledningssystemet och avgöra risker och möjligheter rörande miljöaspekter (6.1.2), bindande (6.1.3) och andra frågor och som identifierats i 4.1 och 4.2, och som behöver hanteras för att: i. ge en försäkran att miljöledningssystemet kan uppnå avsedda resultat ii. förebygga eller minska oönskade effekter, inklusive möjlig verkan organisationen från externa miljöförhållanden iii. uppnå ständig förbättring 25
Nytt - 6.1 Åtgärder för att hantera risker och möjligheter möjligheter kommunikation Inom miljöledningssystemets omfattning ska organisationen fastställa potentiella nödlägen, inklusive sådana som kan ha miljöverkan. Organisationen ska upprätthålla dokumenterad information rörande: risker och möjligheter som måste hanteras processer som behövs enligt 6.1.1 till 6.1.4 (nödvändig för att ha tilltro till att de utförs som planerat) risker och möjligheter potentiellt negativa effekter (hot) och potentiellt positiva effekter (möjligheter) ISO 14000, 3.2.11 Riskregister möjligheter kommunikation 26
Katastrof Att värdera risker Allvarligt Kännbart Obetydligt Konsekvens Sannolikhet Osann olikt Ibland Ofta Frekv ent Ett riskbaserat tankesätt: Hur stor är sannolikheten att det kommer hända? Vad blir konsekvenserna? Kan vi undvika/eliminera/minimera risken eller måste vi acceptera den? Vi skapar ett beslutsunderlag där ledningen ges möjlighet att besluta om vilken riskaptit organisationen ska ha. Riskvärderingsmatris möjligheter kommunikation Katastrof Allvarligt Kännbart Obetydligt Konsekvens Sannolikhet Osannolikt Ibland Ofta Frekvent 3 Oacceptabelt Måste omedelbart åtgärdas 2 Ompröva Ej tillåten, ska åtgärdas 1 Acceptabel Kan tillåtas 27
Tips för arbetet med riskhantering möjligheter kommunikation Se till att riskhantering är en integrerad del av ledningsarbetet Försök att genomlysa vad organisationen redan har gjort och utgå från det Ta fasta reella risker och försök att hitta ett förhållningssätt till dem Gör det inte för krångligt, försök att vara konkret och pragmatisk Titta hur andra har gjort Använd ev. standarden SS-ISO 31000 Riskhantering Principer och riktlinjer 1. Analysera risker 2. Värdera risker 3. Välj och prioritera förebyggande åtgärder 4. Genomför åtgärderna 5. Följ upp resultatet 6. Fortsätt att bevaka riskerna Bindande Miljö möjligheter kommunikation 28
6.1.3 Bindande (Lagar och andra ) möjligheter kommunikation Avsnittet om att uppfylla lagar och andra har blivit tydligare (6.1.4 Planering av åtgärder) Tillägg av relevanta intressent som ska styras (4.2.c) Utvärdera efterlevnad vid förbestämda frekvenser (9.1.2. a) Underhålla kunskap om och förståelse för sin efterlevnadsstatus (9.1.2.c) Kapitel Rubrik 6 Planering 6.1 Åtgärder för att hantera risker och möjligheter 6.1.1 Allmänt 6.1.2 Miljöaspekter 6.1.3 Bindande 6.1.4 Planering av åtgärder Har blivit tydligare 6.1.3 Bindande (tidigare Lagar och andra ) möjligheter kommunikation Organisationen ska: a. Fastställa och ha tillgång till de bindande som rör dess miljöaspekter b. Fastställa hur dessa bindande är tillämpliga organisationen c. Ta hänsyn till dessa bindande när miljöledningssystemet upprättas, införs, underhålls och ständigt förbättras. Organisationen ska upprätthålla dokumenterad information om dess bindande. ANM. Bindande kan medföra risker och möjligheter för organisationen. Tänk att detta inte bara omfattar lag! Vad vill kunderna? Vilka andra bör ni ta hänsyn till? 29
6.1.4 Planering av åtgärder (för betydande miljöaspekter, bindande + risker och möjligheter som identifierats i 6.1.1 ) möjligheter kommunikation Organisationen ska planera hur den ska: 1. integrera och införa åtgärderna i miljöledningssystemets processer (se 6.2 Miljömål, 7 Stöd, 8 Verksamhet och 9.1 Övervakning, mätning, analys och utvärdering) eller andra verksamhetsprocesser 2. utvärdera om åtgärderna har gett avsedd verkan (se 9.1 Övervakning, mätning, analys och utvärdering ) Vid planering av dessa åtgärder ska organisationen beakta tekniska möjligheter samt dess ekonomiska, verksamhetsrelaterade och affärsrelaterade. 9.1.2 Utvärdering av efterlevnad möjligheter kommunikation Organisationen ska upprätta, införa och underhålla den eller de process(er) som behövs för att utvärdera efterlevnad av bindande. Organisationen ska: a. Fastställa frekvensen för utvärdering av efterlevnad b. Utvärdera efterlevnad och vid behov vidta åtgärder c. Underhålla kunskap om, och förståelse för, efterlevnadsstatus Organisationen ska bevara dokumenterad information som belägg för resultaten av utvärdering av efterlevnad. 30
Lagar och andra möjligheter kommunikation OBS!! Viktigt med koppling mellan lagar och styrande dokument i organisationen. Bindande Miljö möjligheter kommunikation 31
7. Stöd möjligheter kommunikation 7.1 Resurser 7.2 Kompetens 7.3 Medvetenhet 7.4 Kommunikation 7.5 Dokumenterad information Avsnitt 7 kan betraktas som den operativa delen av planeringen 7.4 Kommunikation 7.4.1 Allmänt a) Vad kommunikationen ska handla om b) När kommunikationen ska ske c) Med vem kommunikationen ska ske d) Hur kommunikationen ska ske 7.4.3 Extern kommunikation Organisationen ska externt kommunicera information som är relevant för miljöledningssystemet, sätt som fastställts i organisationens kommunikationsprocesser och som krävs av de bindande en. 32
7.5 Dokumenterad information 7.5.1 Allmänt Organisationens miljöledningssystem ska innefatta: a) Dokumenterad information som krävs enligt denna standard b) Dokumenterad information som organisationen har bestämt är nödvändig för ett väl fungerande miljöledningssystem möjligheter kommunikation ANM. Omfattningen av den dokumenterade dokumentationen kan variera från en org. till en annan.. Kapitel Rubrik 7.5 Dokumenterad information 7.5.1 Allmänt ISO 14001 hänvisar bara till dokumenterad information och att upprätthålla resp. bevara denna. Men ni kan prata styrande resp. redovisande dokument eller använda annan benämning. 7.5.2 Skapande och uppdatering 7.5.3 Styrning av dokumenterad information Bindande Miljö möjligheter kommunikation 33
Miljö möjligheter kommunikation Tydligare att syftet med MLS är att förbättra miljö miljö som be förekommer ett tiotal olika ställen i delen för nya ISO 14001 Krav att använda och dokumentera kriterier för fastställande av betydande miljöaspekter (6.1.2) Krav att fastställa en eller flera indikatorer för varje fastställt mål (6.2.2.e) Förstärka utvärdering av med hjälp av indikatorer (9.1.1.c) Kommunicera, både internt och externt, relevant information om miljön (9.1.1) Kapitel Rubrik 9 Utvärdering av 9.1 Övervakning, mätning, analys och utvärdering 9.2 Intern revision 9.3 Ledningens genomgång 6.2.1 Miljömål möjligheter kommunikation Miljömål ska upprättas för relevanta funktioner och nivåer m.h.t. betydande miljöaspekter och tillhörande bindande, under beaktande av dess risker och möjligheter Miljömålen ska: a) stå i överensstämmelse med miljöpolicyn b) vara mätbara (om det är praktiskt möjligt) c) övervakas d) kommuniceras e) uppdateras efter behov 34
6.2.2 Planering av åtgärder för att uppnå miljömål (handlingsplaner) möjligheter kommunikation När organisationen planerar för att uppnå sina miljömål ska den avgöra: a) Vad som ska göras b) Vilka resurser som kommer krävas c) Vem som är ansvarig d) När det ska vara genomfört e) Hur resultaten ska utvärderas, inklusive indikatorer för övervakning av framsteg mot uppnående av mätbara miljömål (se 9.1.1) SMARTa mål Specifika Mätbara Accepterade Realistiska Tidsbestämda ansvar uttalat 9.1 Övervakning, mätning, analys och utvärdering möjligheter kommunikation 9.1.1 Allmänt Organisationen ska fastställa: a. Vad som behöver övervakas och mätas b. Vilka metoder som i tillämplig utsträckning behövs för övervakning, mätning, analys och utvärdering för att säkerställa tillförlitliga resultat c. Kriterier samt lämpliga indikatorer enligt vilka organisationen ska utvärdera miljön d. När övervakning och mätning ska utföras e. När resultaten från övervakning och mätning ska analyseras och utvärderas 9.1.2 Utvärdering av efterlevnad a. Fastställa frekvensen för utvärdering av efterlevnad b. Utvärdera efterlevnad och vid behov vidta åtgärder c. Underhålla kunskap om och förståelse för efterlevnadsstatus 35
9.3.2 Underlag för ledningens genomgång Punkter som ska ingå: a) status för åtgärder beslutade vid tidigare ledn. genomgångar b) förändringar i: 1) externa och interna frågor som är relevanta för miljöledningssystemet 2) intressenters behov och förväntningar, inklusive bindande 3) dess betydande miljöaspekter 4) risker och möjligheter c) i vilken utsträckning organisationens miljömål har uppnåtts d) information om organisationens miljö, vilket innefattar trender i fråga om: 1) avvikelser och korrigerande åtgärder 2) resultat från övervakning och mätning 3) efterlevnad av bindande 4) revisionsresultat e) resursers tillräcklighet f) relevant kommunikation från intressenter, inklusive klagomål g) möjligheter till ständig förbättring. Ledningens genomgång möjligheter kommunikation Mer detaljerade, främst gällande resultatet av Ledningens genomgång. möjligheter att förbättra integrering av MLS i andra verksamhetsprocesser ev. konsekvenser för organisationens strategiska inriktning Mötet ska protokollföras! Glöm ej: Orsaker till att tidigare beslut inte genomförts, alla beslut som tas mötet, när beslutade åtgärder ska vara klara, vem som är ansvarig resursbehov. 36
Sammanfattning Aktiv och systematisk omvärldsbevakning Hantera risker och möjligheter Tydligare fokus och et Miljöledningssystemet i harmoni med affärsstrategier et introduceras Miljöarbetet ska integreras i verksamhetsprocesserna Det är resultatet som räknas (miljö) Nya och ändrade dokumentation Att lyckas med övergången 37
Ta hänsyn till flera perspektiv Omvärlds Intressenter Produkters/Tjänsters livscykel Arbetsgång Kontakta ert certifieringsorgan och planera övergången Förbered ledningen fler större förväntningar Utbilda nyckelpersoner och ha workshop kring hur ni behöver förändra arbetssätt Se över miljöpolicy, miljömål och processer Är miljöpolicy och -mål i linje med omvärld och affärsstrategier? Finns process för omvärldsbevakning, intressentbehov/dialog och riskhantering? Är miljöarbetet integrerat i verksamhetsprocesserna? Se över produkters/tjänsters livscykelprespektiv Definiera bindande Uppdatera miljöaspektregister Genomför en GAP-analys (använd t.ex. Revisionschecklista för ISO 14001:2015) - Prioritera 38
Skapa ett integrerat ledningssystem Processinriktning Rutiner instruktioner Avvik. hantering Internrevision Utbildning Kartläggning policy Mål och planer Utarbetande och införande Mätningar Uppföljning Omvärldsanalys Ledningens genomgång Integrerad QEHS Kund Miljöaspekter Arbetsmiljörisker Lagar Intressent Verksamhetspolicy Gäller alla Gäller Plats- verksamhetschefer Gäller. XAB strategiska ledning Januari Gäller Affärsbolagens ledning Kundenkät (NKI) Ledningens genomgång AAB Utvecklingssamtal Ledningens genomgång Affärsbolag Miljöutredning Affärsbolag Miljöverkan Miljölagstiftning Extern revision Oktober Arbetsmiljö Kvalitets Miljö Budget Strategiskt planering Verksamhetsområde/ Platschef Avdelningsmöten Intern revision Kundmöten Juli Extern revision April Ledningens genomgång Affärsbolag Lönesamtal Semesterplanering Ledningens genomgång AAB NMI Strategisk planering XAB Strategiskt planering Affärsbolag 39
Framgångsrecept Ledningens engagemang Tillräckliga resurser Involvera alla Stegvis utbildning utifrån behov Visualisera mål mätningar Enkelhet Disciplin Allt kan förbättras Högt i tak - ingen syndabock Exempel 40
Annan viktig information Övriga standarder kopplade till ISO 14001 - revideras Handbok ISO 14001 för små och medelstora företag Revisionschecklista för ISO 14001:2015 Allmän vägledning för tillämpning SS-EN ISO 14004:2016 Vägledning för revision av ledningssystem - revideras SS-EN ISO 19011:2011 Stödjande artiklar www.sis.se/tema/iso14001/ ISO 45001 (arbetsmiljö) - hösten 2017 Tolkningsfrågor via SIS hemsida ISO 9001 ISO 14001 http://www.sis.se/tema/iso14001/iso14001-formulartolkningsgruppen/ 41
Tack Tina Bohlin tina.bohlin@sis.se sis.se/tk304 Vi inbillar oss att vi måste utföra något stort, istället för att tänka vad en liten handling kan betyda Alternativet till att göra bara lite, är att göra ingenting. Den Israeliska författaren Amos Oz i en intervju då han besökte Sverige augusti 2006. Var den förändring se i världen. Gandhi du vill 42