MANUAL ADVANIA LEDNINGSSYSTEM
Innehållsförteckning: sidan Syfte och omfattning... 3 Kort om Advania... 3 Affärsidé... 3 Kvalitetspolicy... 4 Miljöpolicy... 4 Arbetsmiljöpolicy... 5 Jämställdhetspolicy... 5 Informationssäkerhetsspolicy... 5 Ledningssystemet... 6 Advanias övergripande processkarta... 7 Mål- och måluppfyllelse... 8 Organisation och ansvar... 8 Ledningens uppföljning och utvärdering... 8 Utbildning och kompetens... 8 Kommunikation... 8 Dokumentstyrning... 9 Avvikelsehantering... 9 Interna revisioner... 9 Projekt... 9 Inköp... 9 Miljöledning... 10 Mikael Noaksson 2 av (10) sidor version 24
Syfte och omfattning Syftet med denna manual är att ge övergripande bild av Advanias verksamhet med betoning på företagets ledningssystem. Manualen är framtagen för berörda parter, som kunder, personal, leverantörer och myndigheter. Manualen beskriver ledningssystemet på en övergripande nivå. Mer detaljerad information om ledningssystemet finns på Advanias Intranät. Samtliga regler och rutiner i ledningssystemet gäller i alla projekt som sker under företagets ledning om inget annat framgår i framtagna projektplaner för det aktuella projektet. Samtliga dokument med aktuell version och som ingår i ledningssystemet finns att tillgå på Advanias Intranät under rubriken Kvalitet. Kort om Advania Advania är en ledande leverantör av informationsteknik på den svenska marknaden. Som specialister på teknisk infrastruktur erbjuder Advania ett smart och flexibelt alternativ inom drifts- och förvaltningstjänster baserat på in- och outsourcing. Advania har specialistkompetens inom Systems Management och Service Management enligt ITIL. I bolagets roll som rådgivare bygger Advania ett nära och långsiktigt samarbete med kunderna där Advania kan ta ansvar för helheten. Tillsammans med ett fåtal utvalda samarbetspartners erbjuder Advania lösningar och tjänster genom hela livscykeln, från förstudie, design, arkitektur och implementering till support, drift och förvaltning. Advania erbjuder smarta och driftsäkra IT-lösningar som ger trygghet, valfrihet och kostnadseffektivitet. Våra kunder är främst stora och medelstora företag och organisationer i Norden. Advania har idag ca 280 anställda och har kontor på åtta platser i Sverige och vi har haft en god resultatutveckling de senaste åren. Affärsidé Med en förmåga utöver det vanliga erbjuder vi medelstora och stora företag/organisationer driftsäkra och smarta IT-lösningar. Vi lever upp till vårt löfte genom att: vara Sveriges främsta specialist på teknisk infrastruktur och kombinera spetskompetens med helhetssyn ha möjlighet att ta ansvar för kundens hela IT-process - från rådgivning, arkitektur och implementering till support, drift och förvaltning ha ett driftserbjudande där kunden har kvar sin frihet och kan få hjälp med utvalda delar arbeta i nära samarbete med kunden genom lokal närvaro ha ett utvecklat partnerskap med ett fåtal utvalda ledande leverantörer Mikael Noaksson 3 av (10) sidor version 24
Kvalitetspolicy Advania och dess anställda skall inom alla verksamhetsområden säkerställa att till intern eller extern kund leverera: rätt lösning i rätt tid på rätt plats med överenskommen kvalitet Vi skall kontinuerligt förbättra vårt ledningssystem och forma det på ett sådant sätt att det är lämpligt, effektivt och enkelt att följa. Vi skall säkerställa att rätt kompetens finns tillgänglig för att möta våra kunders kompetenskrav och förväntningar. Sammantaget strävar vi efter att våra kunder skall uppleva oss som professionella, innovativa, proaktiva och trygga. Därigenom skall vi nå hög kundnöjdhet och vara en tillförlitlig leverantör som gör att kunden vill skapa långsiktiga relationer med oss. Miljöpolicy Advania verkar för att i våra åtaganden som leverantör påverka miljön i minsta möjliga utsträckning. Vi skall ständigt sträva efter att utveckla oss själva och förbättra våra produkter i miljöhänseende både vad gäller tjänsteutbud och materialval. Med avtal om elektronikåtervinning av datautrustning, har vi möjlighet att ta tillbaka våra kunders uttjänta utrustning för återvinning. Vi arbetar med partners och leverantörer som antingen är miljöcertifierade eller har en väl utvecklad miljöpolicy. Vi effektiviserar och miljöanpassar våra transporter i syfte att minska förbrukningen av fossila bränslen, för att på så sätt minska miljöbelastningen. Vi anlitar transportföretag med miljögodkända fordon och strävar efter att leverera kompletta leveranser för att undvika delleveranser. Den miljölagstiftning och andra standardiserade krav som vi berörs av skall följas. Genom att regelbundet studera Miljöbalken och Kemikalieinspektionens föreskrifter fångar vi upp och anpassar vårt miljöarbete efter de uppdateringar och ändringar som kan påverka vår verksamhet. Varje år skall en intern uppföljning avseende vår miljöbelastning genomföras, denna syftar till att kontinuerligt säkerställa att vår miljöbelastning minskas, det kan ske genom reducerad energiförbrukning och/eller övergång till mindre miljöpåverkande energi. Resultatet av uppföljningen skall vid behov göras tillgängligt för våra intressenter. Resultatet av vårt miljöarbete som helhet skall vara öppet och tillgängligt för alla intressenter bland kunder, leverantörer, anställda och myndigheter. Mikael Noaksson 4 av (10) sidor version 24
Arbetsmiljöpolicy Vi på Advania ser ett klart samband mellan god arbetsmiljö och ett väl fungerande företag. En god arbetsmiljö är ett viktigt konkurrensmedel och därmed en strategisk fråga för företagsledningen. Vi strävar efter att öka medarbetarnas arbetsglädje och stolthet i sin yrkesroll och verkar för ökad arbetstillfredsställelse genom meningsfulla och utvecklande arbeten. Lagstiftning och partsöverenskommelser utgör minimikrav. Det ligger i vårt företags intresse att upprätthålla en högre standard än minimikraven för god arbetsmiljö. Advania skall styra och utveckla arbetsmiljön på företaget så att: Medarbetarnas erfarenheter och synpunkter beträffande arbetet, dess resultat och arbetsmiljö tas tillvara och på detta sätt bidrar till en positiv utveckling. Detta sker genom regelbundna arbetsträffar och medarbetarsamtal. God arbetslivskvalitet (fysisk, psykisk och social) skapas för medarbetare. Detta mäts genom regelbunden användning av medarbetarenkät. Ingen medarbetare behöver drabbas av ohälsa eller skada p.g.a. sitt arbete. Detta följs upp fyra gånger per år med skyddskommitténs sammanträden. Medarbetare vars arbetsförmåga blivit nedsatt får stöd för att, om möjligt, uppnå full arbetsförmåga. Detta följs upp inom ramen för rehabiliteringsrutinen och rapporteras till ledningsgruppen två gånger per år. Förutom de fyra beskrivna områdena så arbetar vi givetvis för att ständiga förbättringar och förebyggande av arbetsmiljöskada. Vi bedriver vår verksamhet i enlighet med gällande arbetsmiljölagstiftning samt föreskrifter och övriga krav som organisationen berörs av. Jämställdhetspolicy Jämställdhet ska råda i all verksamhet inom Advania. Jämställdhet är en förutsättning för en demokratisk och rättvis organisation och för att alla ska kunna bidra till verksamheten fullt ut. Jämställdhet är en kvalitetsfråga. Jämställdhet handlar om rättvisa och varje persons lika värde och rätt att, oavsett kön, mötas av respekt för sin person. Jämställdhetspolicyn är en viktig del av Advanias personalpolitik. Kvinnor och män har ofta olika egenskaper och erfarenheter. Vi vill tillvarata det bästa hos både män och kvinnor, samt lära av varandra. Tillsammans kan vi åstadkomma mer än var och en för sig. På så sätt tar vi tillvara företagets och våra medarbetares resurser på bästa sätt. För att leva upp till jämställdhetspolicyn krävs ett aktivt arbete. Advania skall; arbeta för en bra fysisk och psykosocial arbetsmiljö för både kvinnor och män se till att inga anställda skall behöva utsättas för sexuella trakasserier eller annan form av särbehandling arbeta för en jämnare fördelning av kvinnor och män på alla nivåer och kategorier Mikael Noaksson 5 av (10) sidor version 24
erbjuda de anställda, oavsett kön, möjligheter till utveckling i arbetet se till att lika lönevillkor gäller för kvinnor och män vid likvärdiga arbetsuppgifter och likvärdig prestation verka för att alla anställda skall kunna förena arbete och föräldraskap Ledningssystemet motsvarar i alla väsentliga delar kraven i Jämställdhetslagen (1991:433) samt Lag (2003:307) om förbud mot diskriminering. Informationssäkerhetspolicy I vår verksamhet är säkerhet ett självklart inslag i det dagliga arbetet. Brister i vår IT-hantering hos oss själva såväl som hos kund kan få negativa konsekvenser, direkt eller indirekt. Det kan handla om intäktsbortfall, ökade kostnader, lagöverträdelser och kontraktsbrott, förlorat eller försämrat anseende. En hög nivå på vårt informationssäkerhetsarbete, däremot, förebygger både avsiktliga och oavsiktliga skador mot företaget och vår måluppfyllelse samt ökar vår konkurrenskraft och förmåga att delta i upphandlingar. Informationssäkerhet omfattar all säkerhet kring Advanias totala informationsbehandling. Såväl organisatoriska åtgärder som fysiska och logiska skyddsåtgärder inbegrips. Målen med vårt Informationssäkerhetsarbete är att vi ska: skydda Advanias och kundernas informationstillgångar förhindra avbrott i Advanias och våra kunders verksamhet upprätthålla Advanias och kundernas goodwill Ur ledningens perspektiv är det viktigt att varje medarbetare på Advania förstår och inser att vår förmåga att upprätthålla vår egen såväl som kundens informationssäkerhet är intimt kopplat till Advanias förtroendekapital och att en enskild incident kan få katastrofala följder. Alla medarbetare på Advania skall därför ges en introduktion till Informationssäkerhet i samband med anställningens påbörjande. Medarbetare som deltar i kundåtaganden, exempelvis för specifika IT-driftsåtaganden ska innan arbete utförs ha tagit del av kundens Informationssäkerhetspolicy, de riktlinjer, efterlevnadskrav, skyddsnivåer etc. som är aktuellt i respektive fall. Ledningssystemet Advania har ett etablerat ledningssystem som omfattar hela verksamheten. Ledningssystemet motsvarar i alla väsentliga delar kraven i ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, ISO 14021:2004, ISO 14022:2004, ISO 20000 samt ISO/IEC 27000. Miljöledningssystem är baserat på ISO 14001:2004 och vi klimatkompenserar kontinuerligt i form av bidrag till ideella miljöfrämjande initiativ. Extern styrning Definitioner Standarder och praxis Lagar och samhällsmässiga krav Kund och leverantörskrav fastställda i avtal och prisöverenskommelser Produktinformation Mikael Noaksson 6 av (10) sidor version 24
Intern styrning Definitioner Processbeskrivningar Rutinbeskrivningar Instruktioner Funktions- och befattningsbeskrivningar Projektmodeller och projektdokumentation Redovisande dokument förvaras enligt särskild förteckning. Advanias övergripande processkarta För att tydligare illustrera hur vi på Advania jobbar med kunden i fokus på ett processorienterat sätt, använder vi en övergripande processkarta som beskriver våra viktigaste Lednings-, huvud- och stödprocesser i företaget. Vi jobbar kontinuerligt med att utveckla och optimera våra processer där hög kundnöjdhet alltid är ett övergripande mål. Övergripande processkarta LEDNINGSPROCESSER AFFÄRSPLANERING & MÅLSÄTTNING RESURS PLANERING KOMMUNIKATION KOMPETENS UTVECKLING FÖRBÄTTRING & UPPFÖLJNING HUVUDPROCESSER FÖRSÄLJNING AV LÖSNINGAR AFFÄRS IDÉ FÖRSÄLJNING PROJEKT LEVERANS POLICY MARKNAD / KUNDER PRODUKTER INKÖP NÖJDA KUNDER RESULTAT MÅL FÖRVALTA LÖSNINGAR DRIFT OCH SUPPORTTJÄNSTER STÖDPROCESSER AVVIKELSE HANTERING INTERN REVISION IT DRIFT UNDERHÅLL FAKTURERING Mikael Noaksson 7 av (10) sidor version 24
Mål- och måluppfyllelse För att mäta prestanda och effektiviteten av vår verksamhet har vi ett antal mål fastställda som mäts, utvärderas och uppdateras med jämna intervaller. Till våra mål har vi fastställda handlingsplaner som beskriver hur målen ska uppnås, med vilka resurser och till när. Eventuella avvikelser följs upp och åtgärdas. Här ingår även att mäta och eller övervaka våra processer. När övergripande mål införs och ses över, skall organisationen ta hänsyn till lagkrav och andra krav, betydande arbets- och miljöaspekter, tekniska möjligheter och sina ekonomiska, drifts- och affärsmässiga krav samt synpunkter från intressenter. Organisation och ansvar VD har det övergripande ansvaret för att kvalitets-, miljö-, arbetsmiljö- och informationssäkerhetssystemen är effektiva och samordnade, uppfyller kundkrav samt att lagar och regler följs. Företagets kvalitets/miljösamordnare ansvarar i samråd med säkerhetsansvarig och övriga funktionsansvariga för att ledningssystemen oavbrutet utvecklas och att varje funktion arbetar för att nå uppsatta mål, med ett gemensamt kundfokus. Varje funktion har sitt ansvar och sina befogenheter avseende kvalitet, miljö, arbetsmiljö, informationssäkerhet och ekonomiska åtagande klart definierat i funktionsbeskrivningar. Ledningens uppföljning och utvärdering Ledningen granskar företagets ledningssystem två gånger per år vid ledningsgruppsmöten, vilka följer en fast agenda och med ledningens representant som sammankallande. Detta för att säkerställa systemets fortsatta lämplighet, riktighet och effektivitet. Utbildning och kompetens Kompetensutveckling är en viktig del i vårt ledningssystem. En av våra viktigaste resurser är våra medarbetare och deras kompetens. Därför genomförs medarbetarsamtal regelbundet och minst 1 gång per år, där den anställdes kompetens, resultatuppfyllelse samt önskemål stäms av mot företagets samt kunders krav och behov. Med utgångspunkt från detta uppdateras en utbildningsplan som används för att säkerställa att samtliga medarbetare har rätt kompetens. Våra medarbetares kompetens dokumenteras i en kompetensdatabas vilken är ett verktyg för att säkerställa att rätt kompetens finns inom Advania för våra olika uppdrag. Kommunikation Vi har dokumenterade rutiner för att registrera, granska, svara på samt dokumentera relevanta synpunkter från externa intressenter avseende vår verksamhet. Intern kommunikation sker primärt via Intranät eller e-post. Mötesstrukturen som säkerställer kommunikation inom och mellan Advanias organisationsnivåer är beskriven i dokumenterade rutiner med tillhörande agendor. Mikael Noaksson 8 av (10) sidor version 24
Dokumentstyrning Vi har dokumenterade rutiner som beskriver hur dokument upprättas, identifieras, ändras, granskas, godkänns och frisläpps liksom för hur dokument ska avvecklas och arkiveras. Med dokument avser vi de rutiner, datorprogram, instruktioner och funktionsbeskrivningar som ingår i våra ledningssystem. Rutinen omfattar även mallar/blanketter och externt tillhandahålla dokument och data. Samtliga dokument som redovisar eller specificerar påverkande aktiviteter är identifierade och styrda med avseende på identifiering/registrering, ansvar och förvaring. Avvikelsehantering Vi har ett system för att säkerställa att vi på ett strukturerat sätt tar hand om avvikelser så att dessa avhjälps samt att korrigerande och förebyggande åtgärder vidtags. Rapporterade avvikelser sammanställs och utvärderas. Resultatet ligger till grund för korrigerande och förebyggande åtgärder i verksamheten. Interna revisioner Interna revisioner utförs för att följa upp och granska ledningssystemets olika delar samt analysera och utvärdera behovet och möjligheten till förbättringar. Revisioner genomförs inom Advanias alla områden. Revisionerna utförs av en till reviderad verksamhet/aktivitet oberoende internrevisor. Planering av internrevisioner görs med hänsyn till omfattning och betydelse för verksamhetens prestanda. En generell revisionsplan ligger till grund för det interna revisionsarbetet. Vid eventuella förändringar eller behov av extra genomgångar kan revisionsplanen frångås, t ex vid misstänkta brister i ledningssystemen. Varje avvikelse värderas med hänsyn till avvikelsens betydelse och omfattning. Projekt För att underlätta och sänka kostnaderna vid införandet av nya IT-projekt, har Advania tagit fram arbetssätt och metoder för projektstyrning. Våra konsulter har en gedigen utbildning och har genomfört flera stora projekt med flera olika projektmetoder. Utifrån dessa erfarenheter har KIP - Kunskap i Projekt - vuxit fram. Våra projektmetoder är dokumenterade och tillgängliga för berörd personal. Inköp Vi strävar efter långsiktiga ömsesidiga relationer med våra leverantörer. Kvalitet går före kvantitet i vår leverantörssyn och därför har vi ett utvecklat partnerskap med ett fåtal utvalda men ledande leverantörer inom våra affärsområden. Vi genomför regelbundna leverantörsbedömningar och följer upp våra nyckelleverantörers förmåga att uppfylla våra krav och förväntningar. Mikael Noaksson 9 av (10) sidor version 24
Miljöledning Identifiering av miljöaspekter Miljöaspekter är delar av Advanias aktiviteter, produkter eller tjänster som påverkar eller kan påverka miljön. Identifiering, värdering och prioritering av miljöaspekterna ska ske enligt rutinen för miljöaspekter och dokumenteras i Miljöaspektregistret. Lagar och andra krav De krav i form av lagar och andra krav som berör verksamhetens miljöaspekter finns förtecknade i dokumentet Lagar och andra krav. Kraven identifieras enligt rutinen för Lagar och andra krav. Annan miljölagstiftning går att hitta bl.a. på Regeringens, Naturvårdsverkets och Kemikalieinspektionens hemsida. Miljösamordnare ansvarar för uppdatering och kommunikation av lagstiftning till berörda. Avvikelser från lagar och andra krav ska dokumenteras och redovisas på ledningens genomgång. Nya lagar ska föredras på ledningens genomgång. Miljömål och miljöledningsprogram Miljömål och handlingsprogram för att innehålla miljömål tas fram enligt rutinen för Miljömål och handlingsprogram. Miljömål och program följs upp av miljösamordnare enligt rutinen för Övervakning och mätning och resultatet gås igenom vid ledningens genomgång. Nödlägesberedskap För att säkerställa att miljörisker identifieras, dokumenteras samt hanteras och att erforderliga rutiner upprättas för att kunna reagera i händelse av en olycka och nödsituation samt att den miljöpåverkan som sådana kan tänkas orsaka förhindras och mildras så finns det en rutin för nödlägesberedskap upprättad. Rutinen säkrar också att beredskapen gås igenom och revideras, i synnerhet efter det att olyckor inträffat. Rutinen redogör också för hur beredskapsövningar ska genomföras. Mikael Noaksson 10 av (10) sidor version 24