Verktygslådan SMART Aktivitet Årlig utredning RAPPORT Datum Årlig utredning 2013-08-15 Den årliga utredningen syftar till att skapa en bild över de viktigaste riskerna som finns i verksamheten och därmed lägga grunden för att vi arbetar med rätt frågor. En årlig utredning genomförs i syfte att: 1. Bedöma riskerna i verksamheten (inom områdena säkerhet, arbetsmiljö, miljö och/eller kvalitet). 2. Identifiera de rutiner som kan hjälpa verksamheten att arbeta förebyggande. 3. Sammanställa åtgärder i årsplanen så att det klart framgår vad som ska göras, när det ska göras samt vem som ska göra det. De allvarligaste riskerna ska också målsättas. Den årliga utredningen ska genomföras av dig som enhetschef tillsammans med en eller flera representanter från medarbetarna (t.ex. skyddsombud eller arbetsmiljöombud när arbetsmiljörisker ska bedömas). Utredningen ska skapa engagemang och delaktighet hos alla chefer och medarbetare när det gäller att hantera riskerna i den egna verksamheten och i kommunen som helhet. Så här gör vi Nedanstående kan skrivas ut och användas som underlag vid genomförande av den årliga utredningen. Utredningen görs en gång per år, förslagsvis i anslutning till att en arbetsplan upprättas för enheten. Arbeta gärna i grupp med arbetsledare/chef och medarbetarrepresentanter/skyddsombud/arbetsmiljöombud. Se till att ni har tillgång till relevant statistiskt underlag såsom resultatet från den senaste personalenkäten, statistik över sjukfrånvaro, skador och tillbud, avvikelser, synpunkter/klagomål etc. Steg 1: Identifiera och värdera risker. Detta steg är en grovscanning av riskerna i den egna verksamheten. Använd verksamhetens samlade kompetens och erfarenhet för ett så bra resultat som möjligt. Riskerna som identifieras bedöms med utgångspunkt från deras sannolikhet och konsekvens för att få ett underlag för hur de sedan ska hanteras. Sannolikhet Beskrivning Värde Bedömningsgrund Mycket låg sannolikhet 1 Inträffar troligen inte inom 10 år Låg sannolikhet 2 Kan inträffa inom 5-10 år Måttlig sannolikhet 3 Kan inträffa inom 2-5 år Hög sannolikhet 4 Kan inträffa under året Mycket hög sannolikhet 5 Kan inträffa flera gånger per år Konsekvens Beskrivning Värde Bedömningsgrund Försumbar 1 Saknar betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Måttlig 2 Liten betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Betydande 3 Påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Allvarlig 4 Stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Katastrofal 5 Mycket stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet)
Steg 2: Identifiera rutiner. Gå igenom och identifiera de rutiner som enheten berörs av och som vi behöver tillämpa i förebyggande syfte, inom områden där riskerna har bedömts som låga. Steg 3: Årsplanering. Målsätt de risker från steg 1 som har bedömts som höga, identifiera behovet av resurser, tidsbestäm och fördela aktiviteter (fördjupade riskbedömningar) som systemet har valt ut utifrån de risker från steg 1 som har bedömts som höga eller medel, samt tidsbestäm och fördela uppgifterna att gå igenom de rutiner som identifierats i steg 2.
1. Riskbedömning Huvudkategori: Säkerhet BROTTSLIGHET, BRAND OCH VATTENSKADOR Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Kan bedrägeri/förfalskning förekomma? 2. Kan stöld av information förekomma? 3. Kan hot mot personal förekomma? 4. Kan våld mot personal förekomma? 5. Kan rån förekomma? 6. Kan skadegörelse förekomma? Förstörelse av rampen vid lastkajen samt ringklocka har förekommit sommaren 2011 7. Kan brandskador förekomma? 8. Kan fukt-/vattenskador förekomma? INTERNA OEGENTLIGHETER 9. Kan interna bedrägerier och/eller stölder förekomma? 10. Kan det förekomma att vi inte följer bestämmelser i lagar, förordningar, föreskrifter eller kollektivavtal? 11. Kan otillåtet utnyttjande av annans identitet/konto förekomma? 12. Kan mutor och bestickning förekomma?
1. Riskbedömning Huvudkategori: Arbetsmiljö PSYKOSOCIAL ARBETSMILJÖ Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Kan socialt ensamarbete förekomma (t.ex. beslutsfattande i betydande ärenden utan tillgång till stöd)? 2. Har föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visat på några andra psykosociala problem? Vilka? stresss p g a underbemanning 3. Kan det förekomma att vi har alltför mycket att göra (t.ex många "deadlines", övertidsarbete etc.)? Det förekommer både långtids- & korttidsfrånvarande (ibland samtidigt) som resulterar att det kan bli en överbelastning/övertid för övrig personal 4. Kan det förekomma att vi har små eller inga möjligheter att påverka den egna arbetssituationen (t.ex. hur arbetet ska genomföras)? 5. Kan det förekomma att vi saknar rätt kompetens eller tillgång till det stöd vi behöver för att utföra vårt arbete? 6. Kan det förekomma att det sker upprepat monotont arbete genom att vi gör samma sak hela tiden? 7. Kan mobbning, trakasserier eller annan kränkande särbehandling förekomma? Risken är låg men visst kan det förekomma med tanke på att vi har ett serviceyrke, vilket betyder att vi kommer i kontakt med olika människor ( stora såsom små )samt språksvårigheter. se över nyrekryteringen FYSISK ARBETSMILJÖ 8. Har föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visat på några andra fysiska risker? Vilka? Tynga lyft förekommer ofta, man väljer bort att använda sig av hjälpmedel/utrustning som finns ofta eftersom man tror att det går fortare, är "smidigare" 9. Kan felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft förekomma? Vi tillagar samt levererar mat/luncher till 1150 personer 10. Kan det förekomma att stegar och arbetsbockar används med bristande skyddsanordningar och underhåll? 11. Kan det förekomma risker i arbetet i form av t.ex. fall, fallande föremål, snubbling/halkning eller bränn-, stickoch skärskador?
Brännskador och klämskador kan förekomma 12. Kan ljud- eller bullerproblem förekomma? Hög bullernivå under lunchservering i matsalen samt i disken/grovdisken - vi måste använda oss av hörselskydd i disken! 13. Kan problem med elsäkerheten förekomma (t.ex. trasiga eluttag/sladdar)? Jordfelsbrytaren i köket saknades (missades under ombyggnation 2009) - åtgärdades hösten 2012 Trasig elkabel (ej synlig bakom klockan i köket)upptäcktes den 5 april 2013 - åtgärdades omgående 14. p g Kan a kan problem vara strömförande med bländning eller dålig allmän- och platsbelysning förekomma? Lamparmatur/ljusrör i diskrummet har byts ut hösten 2012 15. Kan ensamarbete som kan innebära risk för skada eller hotfull situation förekomma (t.ex. fysisk isolering, svårt att kontakta hjälp)? 16. Kan det förekomma att arbetsutrustning (maskin, anordning, verktyg, redskap eller installation som används i arbetet) används med bristande underhåll eller utan att vara besiktade? ÖVRIGT 17. Kan olyckor eller utanförskap förekomma för personer med funktionsnedsättning p.g.a. bristande tillgänglighet?
1. Riskbedömning Huvudkategori: Miljö ENERGIANVÄNDNING Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Kan omotiverad användning av energi förekomma (t.ex att belysning och elektronisk utrustning lämnas påslagen över natt/helger, att dörrar lämnas öppna utan att beakta värmeförlust, eller att ventilation används felaktigt etc.)? RESURSANVÄNDNING 2. Kan omotiverad användning av resurser förekomma (t.ex. okontrollerad vattenanvändning, stora mängder icke förnyelsebara produkter etc.)? 3. Kan brister förekomma i bedömningen av miljöbelastande produkter/tjänster vid inköp (avsaknad av långsiktighet)? AVFALL 4. Kan det förekomma att ingen eller felaktig sortering av avfall sker? 5. Kan det förekomma att inget eller felaktigt omhändertagande/mellanlagring av farligt avfall sker? 6. Kan transport av farligt avfall förekomma utan anmälan/tillstånd? UTSLÄPP TILL LUFT 7. Kan läckage av köldmedia från kylanläggningar, kylrum etc förekomma? 8. Kan omotiverat mycket utsläpp till luft från godsoch/eller persontransporter förekomma inom verksamheten (t.ex. brist på samåkning, planering av transporter, val av färdmedel)? BULLER OCH VIBRATIONER 9. Kan det förekomma ljud och/eller vibrationer från egna verksamheter (t.ex. från bygg- och markarbeten, maskiner, fordon, ventilation etc.)?
INDIREKT PÅVERKAN 10. Kan övrig indirekt påverkan på miljön förekomma genom egen verksamhet (t.ex. beslut och aktiviteter kopplade till tillsyn, infrastruktur, bebyggelse, avverkning etc.)? Ange vad:
2. Rutininventering I detta steg identifieras de rutiner som är kopplade till era låga risker och som ni bör gå igenom i förebyggande syfte. I nästa steg (3. Årsplan) planeras vem som ska gå igenom rutinerna samt när detta ska vara gjort. Säkerhet Brottslighet, brand och vattenskador Åtgärdsplan vid hot, våld eller pågående skadegörelse Åtgärdsplan vid behov av krisstöd Gå hem för dagen - checklista Rutin för systematiskt brandskyddsarbete (SBA) Åtgärdsplan vid brand och utrymning Kontroll av fuktproblem - checklista Interna oegentligheter Rutin gällande interna oegentligheter Arbetsmiljö Psykosocial arbetsmiljö Rutin för att förebygga psykosociala arbetsmiljörisker Rutin för att förebygga kränkande särbehandling, mobbning och trakasserier Åtgärdsplan vid kränkande särbehandling, mobbning och trakasserier på arbetsplatsen Rutin gällande sexuella trakasserier Fysisk arbetsmiljö Rutin för arbetsutrustning och maskiner Rutin för att förebygga fysiska arbetsmiljörisker Rutin för bildskärmsarbete Åtgärdsplan vid hot, våld och pågående skadegörelse samt krisstöd Säkerhet vid arbete på lager och varumottagning Rutin för stick- och skärskador Övrigt Rutin för tillgänglighet Miljö Resursanvändning Inköp och bedömning av leverantör Avfall Rutin för avfallshantering Utsläpp till luft Rutin för köldmedia Riktlinje för fordon och trafiksäkerhet Miljöklassade bränslen och alkylatbensin Miljöbilar och miljöklasser
3. Årsplan I detta steg ska de risker som identifierats i steg 1 och 2 målsättas, och aktiviteter ska planeras och fördelas. När du är färdig klickar du på knappen "Skapa rapport", varvid den årliga utredningen stängs och blir låst för redigering. Välj risk: Arbetsmiljö Skapa rapport Medel risk: Arbetsmiljö 1. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för fysisk ohälsa och problem som visat sig i föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser. Deniz Varli-Ovat 2013-08-31 Aktivitet Utförare Deadline Skyddsrond fysisk allmän Lägg till aktivitet Ingen vald Ingen åtgärd Tillagda aktiviteter Utförare Deadline Ta upp på ett APT vikten om att använda sig av tillgängliga hjälpmedeln Ingen åtgärd Ingen vald 2013-08-16 Ändra Ta bort 2. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för ljud- och bullerproblem. Deniz Varli-Ovat 2013-08-31 Aktivitet Utförare Deadline Skyddsrond fysisk - ljud/buller Skyddsrond fysisk allmän Lägg till aktivitet Ingen vald Ingen vald Ingen åtgärd Tillagda aktiviteter Utförare Deadline Ta upp på Apt-möten vikten om att använda hörselskydd Ingen åtgärd Ingen vald 2013-08-16 Ändra Ta bort Spara Medel risker