Analys och avtalsuppföljning

Analys och avtalsuppföljning Avtal Beställning Mariehamn 15 maj 2019 Caroline Johannesson Upphandlingskonsult Checklista

Vad ska vi följa upp? Vi kan endast följa upp det som avtalats. T ex: Acceptans av ställda krav Utfästelser och löften

Upphandlingsprocessen Avtal Planering Analys, planering och förfrågan Implementering av avtal Avtalsspärr Upphandling Tilldelning Prövning Sista anbudsdag Annons

Spindeln i nätet Avtal Planering Analys, planering och förfrågan Implementering av avtal Avtalsspärr Upphandling Tilldelning Prövning Sista anbudsdag Annons

Verktyg för en god affär Avtal Planering Analys, planering och förfrågan Implementering av avtal Avtalsspärr Tilldelning Prövning Upphandling Sista anbudsdag Annons

Låt avtalet ta tid och plats Fokusera på att skriva avtal som är balanserade, affärsmässiga och som fungerar under hela avtalstiden.

Låt avtalet ta tid och plats

Hushåll med era resurser!

Vad är en god affär När har en upphandling varit lyckad? -- Rätt Ej överprövad kvalitet, till rätt pris i rätt tid. - Priset har sänkts

Investera tid för att vinna tid Avtal Planering Analys, planering och förfrågan Avtalsspärr Upphandling Tilldelning Prövning Sista anbudsdag Annons

Att få det man vill ha Upphandling är en viktig del av myndigheters arbete med kvalitets- och verksamhetsutveckling.

Mottagningskontroll Med mottagningskontroll avses kontroll att rätt kvalitet och antal har levererats enligt överenskommelse. Mottagningskontrollen är beroende av VAD det är som ska mottagningskontrolleras som exempel. Hobby- och lekmateriel Konsulter Leasing fordon Snöröjning Klippning av vegetation i sjö Livsmedel Arbetskläder Det krävs olika metoder och hantering beroende av vad som är beställt.

Mottagningskontroll av varor Vid mottagning av varor bör följande grundkontroll utföras. 1.Vid påskrift av fraktsedel, kontrollera att emballage-t/en är hela. Om skada finns på emballaget, be att transportören skriver skadat emballage på fraktsedeln, (namn & datum) samt ta ett foto med mobilen. 2.Vid leverans av vara. Öppna emballaget/pallen och kontrollera: Antal Funktion Är varan hel

Om något är fel på varan Ring genast till leverantören och beskriv problemet Samtalet följs upp med mail. Referera till samtalet och ange: ordernummer, datum, beskrivning av med foto. Ersättningsleverans ske snarast kostnadsfritt Returnera varan med mottagarfrakt. Alternativt kompletterar leverantören antal. Hänvisa till avtalet, där står vad som gäller Om fakturan är skickad och ersättningsleverans < tre dagar. OK. Ersättningsleverans >3 dagar. Ändra fakturadatum. Registrera leveransdatum. Bevaka garantitiden.

En bild säger mer än tusen ord

Mottagningskontroll av tjänst Vid mottagning av tjänst bör följande grundkontroll utföras. Stämmer resultatet enligt krav/uppdragsbeskrivningen Skriv ett besiktningsprotokoll. Ange bara det som är fel. Sätt senast åtgärdsdatum. Följ upp och stryk punkter. Bevaka garantitiden.

Om något är fel på tjänsten Ring genast till leverantör/entreprenören och beskriv problemet. För tjänst: Se protokoll För entreprenad: Besiktningsprotokoll. Arbetsmöte med genomgång av beställningsdokumentation. Om ej godkänt, innehåll betalning Vid överenskommelse dokumentera med protokoll. Ange senast datum. Gör ett slutprotokoll. Signeras av båda parter. Bevaka garantitiden

All info är bra info Skapa rutiner för avvikelsehantering.

Avvikelserapportering

Kvalitetsansvarig följer upp avvikelsen

Återkoppling

Leverantören svarar

Svar till kvalitetsansvarig

Vy i systemet

Ärendet avslutas

Uppföljningshistorik

Struktur Upphandlarens bästa vän Rutiner Rutiner Rutiner

Vem ska göra vad?

Fördela ansvaret Projektledare, genomförare av upphandlingen Den som beställt upphandlingen Utsedd av avtalsägaren.

Kammarrätten i Stockholm Mål nr 6449-17 Polismyndigheten upphandlade ett ramavtal enligt lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet, LUFS. Tre anbud inkom och Svenska Pass tilldelades kontraktet. Upphandlingen begärdes överprövad med grunden att Polismyndigheten brustit i likabehandlingsprincipen.

Förvaltningsrättens avgörande Övertramp av likabehandlingsprincipen kräver konkreta fakta som övertygande pekar på påverkan. Det ska också vara tydligt vad påverkan resulterat i och vilken betydelse den haft för resultatet i upphandlingen. Förvaltningsrätten avslog begäran om överprövan.

Kammarrättens avgörande Det är inte den sökande som har bevisbördan för att experter inom den upphandlande myndigheten agerat partiskt

C-538/13, evigilo Principen om likabehandling Transparensprincipen Upphandlande myndigheter ska behandla ekonomiska aktörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt och förfara på ett öppet sätt. Upphandlande myndighet har bevisbördan

Kammarrättens avgörande Polismyndighetens experter har haft kontanter med leverantör samtidigt som de varit delaktiga i upphandlingen. Detta är tillräckligt för att konstatera att det finns objektiva omständigheter att ifrågasätta om likabehandlingsprincipen upprätthållits. Polisen har bevisbörda och kunde inte visa att likabehandlingsprincipen inte överträtts. Kammarrätten biföll överklagandet och beslutade att upphandlingen ska göras om.

Använd verktyg för struktur

Använd verktyg för struktur Avtalsdatabas Rapportverktyg Ekonomisystem Mallar Checklistor

Sammanfattning Låt avtalet ta plats och investera tid för att vinna tid. Skapa rutiner för mottagningskontroll all info är bra info! Använd verktyg för att skapa struktur.

Tack! Caroline Johannesson Upphandlingskonsult caroline@e-avrop.com 08-501 190 21