Delårsbokslut och prognos 2-2015 Fastighetsnämnden
Innehållsförteckning 1 Fastighetsnämnden... 3 1.1 Inledning... 3 1.2 Periodens resultat... 3 1.3 Viktiga händelser i verksamheten... 3 1.4 Mål... 4 1.5 Prognos med ekonomiskt utfall för helåret... 9 1.6 Intern kontroll... 12 Bilaga Delårsbokslut och prognos 2 2015 Fastighetsnämnden 2(12)
1 Fastighetsnämnden 1.1 Inledning Inom fastighetsavdelningen har det under första halvåret skett personalförändringar. Fastighetschef har internrekryterats och inom projektledning och förvaltning har nya medarbetare rekryterats. Utmaning inför hösten är att de nya medarbetarna ska integreras väl i personalgrupp och arbetsuppgifter. Den milda vintern som passerat har medfört lägre energikostnader liksom minskat vinterunderhåll. Takskottning har utförts i mindre omfattning vilket medför färre takskador till följd av skottning. I ny- och ombyggnadsprojektet Djursholms ridhus planeras under hösten start av fas 3, vilket innebär detaljprojektering och byggproduktion. 1.2 Periodens resultat 1.2.1 Driftredovisning (mnkr) Budget Bokslut Avvikelse Verksamhetens intäkter 120,9 119,4-1,5 Verksamhetens kostnader 127,7 116,1 11,6 Nettokostnader -6,8 3,3 10,1 1.2.2 Investeringsredovisning (mnkr) Budget Bokslut Avvikelse Fastighet 162 57 105 Nettokostnader 162 57 105 Budget avser helår. 1.3 Viktiga händelser i verksamheten Förhandling av bostadshyror för 2015 har genomförts med hyresgästföreningen. Detta resulterade i en generell hyreshöjning med 1%. Nytt hyreskontrakt är tecknat för ny- och ombyggnationen av Djursholms ridhus. Framtagande av ny hyresmodell för äldreboenden kopplat till LOV (Lagen om Valfrihet) pågår. För om- och tillbyggnadsprojektet Kevingeskolan har fördjupat programarbete godkänts men avslutats enligt beslut i fastighetsnämnden. Ärendet är skickat till kommunstyrelsen för anvisning om eventuell fortsatt utredning ur flera perspektiv. I projektet om- och tillbyggnad av Fribergaskolan pågår byggverksamhet i hus C och hus A (gymnastikbyggnad). Reservkraftsanläggning vid Djursholms slott har driftsatts. Enebybergs pensionärslägenheter har färdigställts för första längan i kvarteret Plogen 11. Planeringskonferens för fastighetsavdelningen med inriktning på verksamhetsmål, gemensamma förbättringsåtgärder utifrån NKI-undersökning och fastighetssystem har genomförts. Två byggprojektledare och två förvaltare har rekryterats. Fastighetschef har internrekryterats. Bilaga Delårsbokslut och prognos 2 2015 Fastighetsnämnden 3(12)
1.4 Mål Inriktningsmål Budget Halvår Danderyds kommun har långsiktigt hållbar energiförsörjning i sina fastigheter. Detta innebär minskad energianvändning och ökad riskspridning mellan energikällor. Danderyds kommuns fastighetsverksamhet tillhandahåller ändamålsenliga lokaler för kommunala verksamheter. I Danderyd bedriver alla nämnder kostnadseffektiv verksamhet inom sina programområden. Varje nämnd kan redovisa sambandet mellan mål, uppnådda resultat, prestationer och resurser Danderyds kommun förvaltar och utvecklar anläggningar och byggnader så att önskad funktion vidmakthålls över tiden. Danderyd har en god inomhusmiljö. Danderyd främjar en hållbar resursanvändning. Danderyd väljer miljömässigt goda varor och tjänster. Prognos helår Grön Gul Grön Grön Gul Grön Grön Inriktningsmål: 1.4.1 Danderyds kommun har långsiktigt hållbar energiförsörjning i sina fastigheter. Detta innebär minskad energianvändning och ökad riskspridning mellan energikällor. 1.4.1.1 Minska totala graddagsjusterade energianvändningen. Målet är uppfyllt Lämnat resultat i bokslutet är en prognos för 2015. Minska totala graddagsjusterade energianvändningen årligen. 4,7% 4,7% 3% 3% 3% Bilaga Delårsbokslut och prognos 2 2015 Fastighetsnämnden 4(12)
1.4.1.2 Över tid avveckla fossilbränsleanläggningar och konvertera dem till miljövänligare alternativ. Målet är delvis uppfyllt Prognosen för 2015 är att detta mål kommer att uppfyllas i och med starten av projekt som Baldersvägens förskola och Djursholms slott. Dessa projekt ingår i ram för drifteffektivisering. Antal anläggningar 4 0 1 1 1 1.4.1.3 Uppgradering/utbyte av styrsystem för värme, vatten och ventilation. Målet är delvis uppfyllt Prognosen är att målet uppfylls på helåret. Antal objekt 4 5 5 5 Nytt mål för 2015. 1.4.1.4 Vid nyproduktion och större ombyggnationer skall ambitionen vara att bygga "nära nollenergibyggnad". Bedömning av måluppfyllelse ej gjord Ingen nyproduktion färdigställd i perioden. Tillämpligt Nej Ja Ja Ja Bilaga Delårsbokslut och prognos 2 2015 Fastighetsnämnden 5(12)
1.4.1.5 Skapa möjligheter till källsortering i kommunens verksamheter. Målet är ej uppfyllt Under hösten planeras att skapa möjlighet till källsortering genom att använda en prefabricerad byggnad för källsortering. En större satsning för resultatmålet är planerad till 2016-2018. Antal objekt 2 0 7 10 20 Inriktningsmål: 1.4.2 Danderyds kommuns fastighetsverksamhet tillhandahåller ändamålsenliga lokaler för kommunala verksamheter. 1.4.2.1 Nöjdkundindex (NKI). Bedömning av måluppfyllelse ej gjord Ingen mätning genomförd i perioden. Arbete pågår för att förbättra kundnöjdheten genom att exempelvis utveckla hyresgästmöten, ge tydlig information till hyresgästen om objektet och förbättra återkoppling av felanmälan. NKI 62 - - 63 - Mätning utförs vartannat år, således kan inget resultat rapporteras. Inriktningsmål: 1.4.3 Danderyds kommun förvaltar och utvecklar anläggningar och byggnader så att önskad funktion vidmakthålls över tiden. 1.4.3.1 Införande av elektroniska passagesystem Målet är uppfyllt Antal anläggningar Nytt mål 2015. 8 5 5 5 Bilaga Delårsbokslut och prognos 2 2015 Fastighetsnämnden 6(12)
1.4.3.2 I alla investeringsprojekt skall ambitionen vara att pröva möjligheten till flexibla lösningar som kan anpassas till framtida ändrad verksamhet. Målet är uppfyllt Flexibla lösningar är prövade i programskedet för Kevingeskolan. Inriktningsmål: 1.4.4 Danderyd har en god inomhusmiljö. 1.4.4.1 Framtagning av drift- och skötselinstruktioner för hyresgästens skötsel av lokaler exempelvis städning och byte av ljuskällor, så kallade hyresgästpärm. Målet är delvis uppfyllt Pärm överlämnas till hyresgäst i samband med inflyttning vid större ny-, om- eller tillbyggnad. Hyresgästkuvert med information om objektet såsom sommar- och vinterskötselkartor överlämnas till hyresgäster under Q3. Antal 0 5 5 5 Nytt mål för 2015. Inriktningsmål: 1.4.5 Danderyd främjar en hållbar resursanvändning. 1.4.5.1 I alla investeringsprojekt skall ambitionen vara att pröva möjligheten till flexibla lösningar som kan anpassas till framtida ändrad verksamhet. Målet är uppfyllt Flexibla lösningar är prövade i programskedet för Kevingeskolan. Prövad Nej Ja Ja Ja Ja Bilaga Delårsbokslut och prognos 2 2015 Fastighetsnämnden 7(12)
Inriktningsmål: 1.4.6 Danderyd väljer miljömässigt goda varor och tjänster. 1.4.6.1 Vid upphandling skall miljö- och energieffektivitetskrav ställas där det är tillämpligt. Målet är uppfyllt I upphandling av ramavtal moduler för skolor och Djursholms ridhus, tillämpades krav på miljöoch energieffektivitet. Tillämplighet prövas Ja Ja Ja Ja Nytt mål 2015. 1.4.6.2 Vid underhåll av våra fastigheter samt om- och tillbyggnad väljer vi i möjligaste mån varor godkända i tredjeparts miljödatabas. Målet är delvis uppfyllt Prioriterat i större investeringsprojekt. Användande av miljödatabas Delvis Ja Ja Ja Nytt mål 2015. Bilaga Delårsbokslut och prognos 2 2015 Fastighetsnämnden 8(12)
1.5 Prognos med ekonomiskt utfall för helåret 1.5.1 Prognos drift (tkr) Budget Prognos helår Avvikelse Intäkt Kostnad Netto Intäkt Kostnad Netto Intäkt Kostnad Netto Totalt 241 780 253 370-11 590 241 580 251 096-9 516-200 2 274 2 074 (belopp i tkr) Utfall perioden Budget perioden Avvikelse Prognos 2015 Budget 2015 INTÄKTER Interna hyror 79 446 80 000-554 160 000 160 000 Externa hyror 39 921 40 890-969 81 580 81 780 SUMMA INTÄKTER 119 367 120 890-1 523 241 580 241 780 DRIFTKOSTNADER Tillsyn och skötsel 32 685 33 290-605 66 580 66 580 Vinterkostnader 1 566 4 133-2 567 6 200 6 200 Driftmedia 14 302 16 150-1 848 32 300 32 300 Underhåll 2 395 5 300-2 905 10 600 10 600 Externa hyror, försäkringar 18 576 20 850-2 274 39 426 41 700 Summa 69 524 79 723-10 199 155 106 157 380 ADMINISTRATIVA KOSTNADER Löner inkl. personalkostnader 3 529 6 015-2 486 10 000 12 030 Projektledning -1 021-2 100 1 079-3 000-4 200 Konsulter och utredningskostnader Övriga administrativa kostnader 352 585-233 1 170 1 170 5 044 3 095 1 949 7 020 6 190 Summa 7 904 7 595 309 15 190 15 190 AVSKRIVNINGAR NEDSKRIVNINGAR Summa Avskrivning och ränta 38 662 40 400-1 738 80 800 80 800 KAPITALTJÄNST KOSTNADER 38 662 40 400-1 738 80 800 80 800 SUMMA KOSTNADER 116 090 127 718-11 628 251 096 253 370 RESULTAT 3 277-6 828 10 105-9 516-11 590 Intäkter avseende externa hyror är lägre än budgeterad på grund av ej utdebiterade bostadsvakanser, generella hyreshöjningarna är lägre än beräknat samt förändringar i fastighetsbeståndet. Vintern 2015 har varit mild och medfört lägre vinterdriftkostnader samt lägre kostnader för tillsyn och skötsel av mark. Den milda vintern har även medfört lägre driftkostnader för uppvärmning. Bilaga Delårsbokslut och prognos 2 2015 Fastighetsnämnden 9(12)
Större del av underhållsbudgeten avser våra skolor och förskolor. Underhållsinsatser sker främst under verksamheternas sommaruppehåll. Ett mindre antal av de inhyrda objekten vars hyreskostnader ej periodiserats korrekt i sista kvartalet 2014, gör att kostnaden för första kvartalet 2015 belastas felaktigt. Fastighetsavdelningen har minskat i antal medarbetare jämfört med budgeterat. Färre interna projektledare i investeringsprojekt ger en lägre utdebitering av projektledning. Övriga administrativa kostnader påverkas av höjda interna IT-kostnader och kostnader för rekrytering. 1.5.2 Prognos investeringar Projekt (tkr) Utfall Budget Prognos Avvikelse Totalt 57 213 161 480 146 010 15 470 Utfall avser redovisad period. Budget och prognos avser helår. Projekt 2015 Totalt projekt Namn Nr Utfall perioden Budget Prognos Budget avvikelse Utfall Budget Prognos Ram, drifteffektiviseringar Ram, inomhusmiljö Ram, verksamhets anpassningar Ram, myndighetskrav 8000-8099 8100-8106, 8109 8110-8199 8107-8108 4 348 11 600 11 600 0 4 348 11 600 11 600 3 424 13 648 13 648 0 3 424 13 648 13 648 1 826 10 000 5 000 5 000 1 826 10 000 5 000 509 3 000 3 000 0 509 3 000 3 000 Ram, tillfälliga lokaler 8200 741 5 000 3 000 2 000 741 5 000 3 000 Planerat underhåll investering 8204 1 696 21 231 20 000 1 231 1 696 21 231 21 000 Brageskolan 8229 43 500 500 0 44 022 52 000 44 300 Elevverket 8232 51 0 51-51 2 436 5 000 6 600 Fribergaskolan etapp 1-2 8234 57 39 502 Skogsgläntan 8235 47 100 100 0 45 198 45 500 45 400 Brageskolan, idrottshall 8241 8 2 217 680 1 537 279 1 000 48 000 Vårdboende 8243 0 2 000 0 2 000 0 2 000 0 Djursholms ridhus 8244 2 664 19 692 13 000 6 692 5 137 56 300 68 200 Kevingeskolan 8245 1 276 6 023 1 500 4 523 3 203 116 000 205 000 Fribergaskolan, etapp 3-6 8247 37 598 58 366 70 300-11 934 46 465 70 000 85 000 LSS-boende 8249 4 2 935 1 500 1 435 316 0 30 000 Pensionärsbostäder, Enebyberg Nya skolplatser västra Danderyd 8250 578 1 000 600 400 3 441 2 300 20 000 8251 53 1 000 60 940 4 262 2 300 4 300 Paviljonger, skolor* 8254-8255, 8258 27 * * 1 644 Reservkraft Djursholms slott 8256 2 209 971 971 0 5 934 4 500 8 300 Bilaga Delårsbokslut och prognos 2 2015 Fastighetsnämnden 10(12)
Projekt 2015 Totalt projekt Mörbyskolan 8260 53 2 197 500 1 697 357 5 500 Nettokostnader 57 212 161 480 146 010 15 470 * Budget och prognos ingår i ram projekt 8200. 8000-8106, 8109 - Satsning inom drifteffektivisering pågår. Åtgärder för förbättring av inomhusmiljö och åtgärder inom myndighetskrav såsom utbyte av kvicksilverarmaturer och tillgänglighetsåtgärder pågår enligt plan. 8110-8199 - Ramanslag verksamhetsanpassningar - nedskriven prognos med 5 mnkr på grund av låg efterfrågan. 8200 - Ramanslag tillfälliga lokaler - nedskriven prognos med 2 mnkr på grund av lågt behov. 8204 - Danderyd 3:161, Mörbyskolan fönsterbyte - åtgärd kommer att genomföras i samband med andra åtgärder. 8241 - Orren 30 och 31, Blåklockan 1, Brageskolan, idrottshall. Trafikutredning är genomförd och detaljplanearbete pågår. Fastighetsnämnden beslutat om start av förstudie och tilldelat medel om 1 mnkr. 8243 - Vårdboende. Inget uppdrag har inkommit. 8244 - Djursholm 2:206, Djursholms ridhus. Avtal med verksamheten är tecknat. Förhandling pågår med samverkansentreprenör avseende projektbudget för produktionsfas, fas 3. Start av produktionen är senarelagd till innevarande år på grund av hyresförhandling. 8245 - Jungfrun 2, Kevingeskolan. Fördjupat programarbete är godkänt, men avslutat enligt beslut i fastighetsnämnden. Ärendet är skickat till kommunstyrelsen för anvisning om eventuell fortsatt utredning ur flera perspektiv. 8247 - Mörbyberget 1, Fribergaskolan etapp 3-6. Projektstarten är förskjuten med anledning av försenad start av etapp 1-2. Slutkostnadsprognos visar på ett överskridande på 15 mnkr, beroende på flertalet punkter såsom ökat antal elever och lärare jämfört med program samt oförutsedda kostnader. Tilläggsanslag har begärts och tillstyrkts av fastighetsnämnden. Produktionen är i en mycket intensiv fas. I en byggnad har inflyttning skett. Arbete med konstgräsplan planeras att utföras år 2016 och medel om 2 mnkr upparbetas vid genomförandet. 8249 - LSS-boende. Uppdrag inkommit från kommunstyrelsen om start av projektering för LSS-boende på Stationsvägen. 8250 - Plogen 11-13, Skrindan 1 och Tröskan 22. I Enebybergs pensionärsbostäder har första etappen färdigställts. I kalkyl för tilldelade medel ingick ej moms. Moms ska ingå då det är bostäder. Försening i projektet på grund av utdragna hyresförhandlingar med hyresgästföreningen. Kostnader ska omfördelas på 40 % investering och 60 % underhåll. 8251 - Nya skolplatser. Paviljonger är aviserade av UKK och Produktionskontoret för västra Danderyd. Planerad uppställning hösten 2015. 8256 - Reservkraft Djursholms slott. Produktion är slutförd och godkänd. Invändiga åtgärder i slottet pågår. Budgeten överskriden på grund av utökad yta jämfört med program, oförutsedda kostnader som kan härledas till projekteringen inklusive övervakning av räddningsaktioner. I den totala projektprognosen ingår bidragsfinansierade investeringskostnader om 3 mnkr som beviljas och utbetalas till fullo först efter besiktning av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB. 8260 - Danderyd 3:161, Mörbyskolan - förstudie avseende byggteknisk status och kapacitetsbedömning har genomförts. Kommunstyrelsen har uppdragit till fastighetsnämnden att genomföra ett översiktligt programarbete. I samband med programarbete tas underlag för projektets totala prognos fram. Bilaga Delårsbokslut och prognos 2 2015 Fastighetsnämnden 11(12)
1.6 Intern kontroll Representation medges endast då det föreligger ett omedelbart samband med kommunens verksamhet. Sambandet avser både tidpunkt, plats och den eller de personer som representationen riktar sig mot. All representation ska ske med iakttagande av måttfullhet och kommunens regler och beloppsgränser ska följas. Detta kontrolleras och redovisas i internkontrollen för alla nämnder inom Danderyds kommun vid bokslut. Tekniska kontoret har genom stickprov kontrollerat att fakturor som berör representation innehåller och hanteras enligt de formkrav och riktlinjer som Bokföringslagen, Skattemyndigheten och Danderyds kommun ställer. De avvikelser som uppdagats berör: avsaknad av syfte och deltagare vid några få konteringsrader vid samlingsfakturering. mottagare av blomstergåva vid uppvaktning. deltagare vid förtäring vid nämndmöten. Hänvisning sker dock till nämndsammanträdets datum. Bilaga Delårsbokslut och prognos 2 2015 Fastighetsnämnden 12(12)