Servicenämnden handlingar 2015-11-09
HALMSTADS KOMMUN KALLELSE Sida Servicenämnden 2015-11-02 1(1) Box 153 301 05 Halmstad Tfn: 035 13 70 00 E-post: servicenamnden@halmstad.se Plats: Torsgatan 1 Sammanträdesdatum 2015-11-09 Tid: 13:00 Ordförande: Maria Söderberg Sekreterare: Christel Rehmark 1 Val av protokollsjusterare 2 Godkännande av dagordning 3 * SE 2015/0013 Verksamhetsplan 2016-2018 4 SE 2014/0025 Anmälningsärenden 5 SE 2015/0016 Information Halmstad Direkt Aktuella upphandlingar 6 Övriga frågor Verksamhetsbesök
1(2) Tjänsteskrivelse 2015-11-02 Diarienummer: SE 2015/0013 Version: Beslutsorgan: Enhet: Christel Rehmark E-post: Telefon: Verksamhetsplan 2016-2018 Förslag till beslut 1. Servicenämnden beslutar att anta förslag till verksamhetsplan 2016-2018. Sammanfattning Varje nämnd ska före 2015-11-30 besluta om verksamhetsplan för 2016-2018. De mål som nämnden formulerar ska knyta an till övergripande, konkretiserade och prioriterade mål i planeringsdirektiv som antogs av kommunfullmäktiges 2015-06-16. Aktiviteter som leder mot målen, mätetal och nyckeltal för utvärdering ska också presenteras i verksamhetsplanen. Planen för servicenämnden har arbetats fram under hösten 2015. Nämnden har haft planeringsdagar 9-10 september och verksamheternas förslag har presenterats för förvaltningens samverkansgrupp och nämnden vid flera tillfällen. Ärendet Uppdrag Verksamhetsplan är en del i arbetet enligt visionsstyrningsmodellen. Planen bygger vidare på de av kommunfullmäktige bestlutade politiska inriktningar och konkretiserade målen i planeringsdirektivet, samt anvisningar från stadskontoret. Syfte med planen är att lyfta fram servicenämndens mål, mätetal och aktiviteter, som i sin tur bidrar till att uppfylla kommunfullmäktiges konkretiserade mål och politiska inriktningar. Bakgrund Arbetet har skett enligt visionsstyrningsmodellen, som styr utformningen och till viss 1
del även innehållet i den verksamhetsplan som nämnden fattar beslut om.. Analys, förslag och motivering Verksamhetsplanen ska vara ett tydligt styrinstrument för servicenämnden och därmed också för samtliga verksamheter inom dess ansvarsområde. Konsekvenser Efter verksamhetsplanen är fastställd, påbörjas arbetet med att göra serviceplaner för verksamheterna. Uppföljning av verksamhetsplanen sker sedan tertialvis och redovisas i form av delårsrapport, delårsbokslut och bokslut. Ärendets beredning Inom kommunen Planen för servicenämnden har arbetats fram under hösten 2015. Nämnden har haft planeringsdagar 9-10 september och verksamheternas förslag har presenterats för förvaltningens samverkansgrupp och nämnden vid flera tillfällen. Andra grupper - Fackliga organisationer Samverkan 2015-11-09 Lista över bilagor 1. Verksamhetsplan 2016-2018 För Servicekontoret Carl Westman TF Förvaltningschef Christel Rehmark Administrativ chef 2
Verksamhetsplan 2016 2018 Servicenämnden 2016 Verksamhetsplan 2016 2018 1 Servicenämnden Halmstads kommun
1 Inledning 2 Vision och värdegrund Halmstads vision har tre hjärtan Vi har en vision om framtiden i Halmstad. Den beskriver hur kommunen vill att Halmstad ska upplevas av alla som bor här och av besökare. Halmstads vision består liksom kommunens vapen av tre hjärtan. De tre hjärtana bygger tillsammans visionen för Halmstads kommuns utveckling. Hemstaden Vi är en kommun där människor möts med trygghet, respekt och kärlek. Kunskapsstaden Vi är en kommun där människor växer och utvecklas genom livslångt lärande och kreativitet, företagsamhet och innovativt tänkande. Upplevelsestaden Vi har en atmosfär som ger livslust genom aktivitet, gemenskap och livskvalitet. Värdegrund Vår vision om Halmstad bygger på demokratiska värden. Alla halmstadsbor ska ha möjligheten till delaktighet och inflytande i de demokratiska processerna. I Halmstad har alla människor lika värde och vår gemenskaps kännetecken är ömsesidig respekt. Alla som möter kommunens verksamhet ska känna att de har samma möjligheter, rättigheter och skyldigheter. Halmstads kommuns utveckling ska vara långsiktigt hållbar. Detta innebär att utvecklingen tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov. Verksamhetsplan 2016 2018 2 Servicenämnden Halmstads kommun
3 Nämndens uppdrag REGLEMENTE FÖR SERVICENÄMNDEN antaget av kommunfullmäktige den 19 december 1991, 317, med ändringar den 25 juni 1992, 121, den 28 januari 1993, 18, den 26 augusti 1993, 124, den 27 januari 2000, 6, den 19 december 2002, 205, den 24 maj 2006, 73, den 22 maj 2008, 54 och den 22 juni 2010, 67 Utöver det som föreskrivs om nämnder i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente. Servicenämndens ansvarsområde och uppgifter regleras av detta reglemente 1 För servicenämnden gäller, utöver vad som föreskrivs i kommunallagen och annan relevant lagstiftning, av kommunfullmäktige antagna Nämndernas arbetsformer samt övriga av kommunfullmäktige antagna styrande riktlinjer och planer. Servicenämndens ansvarsområde 2 Servicenämnden skall mot ersättning tillhandahålla beställande nämnder kompetens och tjänster i egen regi, genom intraprenad eller genom upphandlad verksamhet - i fråga om (KF 2010-06-22, 67) - transport- och maskintjänster - kontorsservice - IT-tjänster - städ- och måltidsservice - annat som kommunen bestämmer. Därutöver svarar servicenämnden för valnämndens kansli. Servicenämnden skall bedriva ett internt effektiviseringsarbete samt i samverkan med de beställande nämnderna genomföra förändringar i syfte att skapa effektiviseringar för dessa och/eller genomföra förändringar för att skapa kommunövergripande nytta. Verksamhetsplan 2016 2018 3 Servicenämnden Halmstads kommun
4 Analys utifrån nämndens uppdrag 4.1 Uppdrag/kärnverksamhet utifrån målgrupp Observation Ny SE kärnverksamhet 2016 med invånarfokus Halmstad Direkt överförs 1/1 2016 till Servicenämnden 4.2 Medarbetare Observation Servicekontoret utökas med cirka 30 medarbetare Halmstad direkt består av 3 svarsgrupper och olika stödfunktioner 4.3 Ekonomi Observation Valnämndens administration har felbudgeterats Utifrån SE ansvar för valnämndens administration finns behov av anslag för cirka 25% tjänst. Om något val (t ex folkomröstning) ska genomföras 2016 behövs tilläggsanslag. Från 2017 behövs en utökning av ordinarie anslag. 4.4 Stödprocesser Observation Utökning av ekonomifunktion Den nya verksamheten Halmstad Direkt och behov av ekonomistöd inom övriga verksamheter medför ett behov av ytterligare en ekonom. Verksamhetsplan 2016 2018 4 Servicenämnden Halmstads kommun
5 Kommunfullmäktiges mål 5.1 Utbildning, näringsliv och arbete 5.1.1 Konkretiserat mål 3: Halmstads förskolor och skolor ska ha en pedagogisk och kreativ lärmiljö såväl inne som ute. 5.1.1.1 Servicekontoret ska bidra till att skapa en bättre arbetsmiljö på förskolor, skolor och andra lokaler där barn och ungdomar vistas Mätetal Målvärde Målvärde 2017 Målvärde 2018 Andelen elever som tycker det är trivsamt att gå till skolrestaurangerna (Ökning) [År] Andelen matgäster som är nöjda med maten i grundskolans restauranger (>80 %) [Tertial] Andelen mat lagad från grunden (ökning) [År] Andel tillagningskök i permanenta lokaler med mer än 200 serverade dagsportioner (Ökning) [År] 50% 80% 94% 94% 94% 80% Aktiviteter Pedagogisk matlagning i våra förskolor Inspirationsprojekt i grundskolor och gymnasieskolor Matråd 5.1.2 Konkretiserat mål 6: Halmstad ska vara en självklar, aktiv regional aktör och samarbetspartner som tar ansvar för utvecklingsfrågor i Halland och de omgivande regionerna. 5.1.2.1 Servicekontoret ska verka för ökad samverkan med regionala och nationella intressenter inom respektive bransch (verksamhetsområde) Aktiviteter Nationell eklient i Samverkan Deltagande i branschspecifika nätverk och forum Främja användningen av lokalt producerade livsmedel Verksamhetsplan 2016 2018 5 Servicenämnden Halmstads kommun
5.1.3 Konkretiserat mål 7: I Halmstad ska unga (18 24 år) studera eller kunna försörja sig genom anställning eller företagande. 5.1.3.1 Servicekontoret ska vara en socialt ansvarstagande verksamhet och en attraktiv arbetsgivare Mätetal Målvärde Målvärde 2017 Målvärde 2018 Antal personer mellan 18 24 år som (via UAF) erbjudits plats för att öka deras anställningsbarhet. 50 Samverkan med Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen inleds 2016 för att förbättra matchning mellan förvaltningens behov av långsiktig kompetensförsörjning och arbetsmarknadens behov av praktik/arbetstillfällen. Skolpraktik och Sommarkraft är oftast för elever under 18 år vilket gör att målvärdet är lägre än tidigare. Det finns också platser för personer över 24 år. Aktiviteter Validera yrkesutbildningar från andra länder Erbjuda språkpraktikplatser Arbeta med strategisk kompetensförsörjning 5.2 Socialt hållbar utveckling 5.2.1 Konkretiserat mål 9: Halmstad ska kännetecknas av tolerans och öppna attityder och av att alla människor kan vara delaktiga i samhällslivet. 5.2.1.1 Servicekontoret ska vara en socialt ansvarstagande verksamhet och en attraktiv arbetsgivare Mätetal Målvärde Målvärde 2017 Målvärde 2018 Andel individuella utvecklingsplaner (100%) [År] Andel upphandlade tjänster på Servicekontoret som utförs av sociala företag (Ökning) [År] 2016 = basår Antal anställningar (tim, vikariat) av personer med yrkesutbildning från andra länder Medarbetarenkät: snittbetyg på jämställdhetsfrågorna 100% 100% 100% 2 2 2 4,3 4,3 4,3 Verksamhetsplan 2016 2018 6 Servicenämnden Halmstads kommun
Mätetal Målvärde Målvärde 2017 Målvärde 2018 Hållbart medarbetarengagemang (HME) (Ökning) [år] Korttidsfrånvaro (Minskning) [tertial] Medarbetarens upplevelse av de ledarbeteenden som kännetecknar ett utvecklande ledarskap (basår 2016) 5 dagar Frågorna för HME har funnits med i tidigare undersökningar, se frågorna ovan. Jämförelsetalen tas fram i redovisning våren 2016. Det är osäkert hur statistiken för korttidsfrånvaro kommer att presenteras 2016. Målvärdet bygger på en minskning av beräknat antal dagar för 2015. Aktiviteter Genomföra och dokumentera aktiviteter med olika kulturer och utifrån olika perspektiv t ex jämställdhet. Erbjuda aktiviteter som främjar tillgänglighet Utbilda chefer och skyddsombud i ny AFS om organisatorisk och social arbetsmiljö Omvärldsbevaka, utreda och införa moderna arbetsformer som kan underlätta balans mellan arbete och livet i övrigt. Validera yrkesutbildningar från andra länder Arbeta med strategisk kompetensförsörjning Erbjuda språkpraktikplatser I samverkan med företagshälsovården och Försäkringskassan utveckla och använda ett arbetssätt för tidiga insatser i sjukskrivningsperioder. Undersöka orsaker till korttidsfrånvaro. I samverkan med företagshälsovården planera aktiviteter för arbetsplatser som har hög sjukfrånvaro. Erbjuda träningsmöjligheter Hälsorådgivning Verksamhetsplan 2016 2018 7 Servicenämnden Halmstads kommun
5.2.2 Konkretiserat mål 11: I Halmstad ska äldre personer ha möjlighet till ett självständigt och aktivt liv och uppleva god livskvalitet 5.2.2.1 Servicekontoret ska bidra till de äldres goda livskvalitet genom en bra och näringsrik måltidsupplevelse Mätetal Målvärde Målvärde 2017 Målvärde 2018 Andelen mat lagad från grunden (ökning) [År] Andelen nöjda (mat )kunder inom äldreomsorgen [År] NKI för mat levererad till eget boende (basår 2016). [År] 94% 94% 94% 83% 83% 83% Aktiviteter Projektet Guldkant. Matråd Främja användningen av lokalt producerade livsmedel 5.2.2.2 Servicekontoret ska stödja utvecklingen av välfärdsteknologi 5.3 Ekologiskt hållbar utveckling 5.3.1 Konkretiserat mål 12: Mängden hälsofarliga kemikalier i barn och ungdomars vardag ska minska 5.3.1.1 Servicekontoret ska bidra till att skapa en bättre arbetsmiljö på förskolor, skolor och andra lokaler där barn och ungdomar vistas Mätetal Målvärde Målvärde 2017 Målvärde 2018 *ISO 14001* Andel ekologiskt producerade livsmedel (>30%) [Tertial] 33% 35% 35% Aktiviteter Kartlägga och minska mängden kemikalier som barn och ungdomar utsätts för *ISO 14001* Minska utsläpp av partiklar och de farligaste flamskyddsmedlen i IT utrustning Verksamhetsplan 2016 2018 8 Servicenämnden Halmstads kommun
5.3.1.2 Servicekontorets verksamhet och de tjänster och produkter som tillhandahålls ska där så är möjligt bidra till en minskad klimatpåverkan Mätetal Målvärde Målvärde 2017 Målvärde 2018 *ISO 14001* Samordningsgrad för Samordnad varudistribution (basår 2012 hade 50%) [År] Andel Svenskt producerade livsmedel ska mätas (2014 =Basår) [År] *ISO 14001* Sparad energi i vår IT miljö % per dygn, basår 2012 [År] Andelen restauranger med vegetariskt alternativ i serveringslinjen på grund och gymnasieskola. Basår blir 2015 [År] *ISO 14001* Andel av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar som drivs med förnybara bränslen Energianvändning från kommunens tjänsteresor med bil ska minska *ISO 14001* Ökad källsortering inom Måltidsservice *ISO 14001* Minskad miljöpåverkan från kemikalieanvändning på Måltidsservice Andel fossilt bränsle i etanolbilar Andel fossilt bränsle i biogasbilar 66% 67% 67% 86% 20% 25% 25% 80% 90% 90% 90% 1% 2% 3% 80% 15% 14% 13% 15% 14% 13% Aktiviteter Miljöredovisning samordnad varudistribution. Basår 2013 (ISO 14001) Redovisa fordonsbokslut för HK [Tertial] *ISO 14001* Byta ut kemikalier till miljövänligare alternativ inom Städservice Verksamhetsplan 2016 2018 9 Servicenämnden Halmstads kommun
5.3.2 Konkretiserat mål 15: I Halmstad ska det vara lätt att vara miljövänlig. 5.3.2.1 Servicekontoret ska verka för ökad miljömedvetenhet och främja miljövänliga lösningar Mätetal Målvärde Målvärde 2017 Målvärde 2018 *ISO 14001* Andel ekologiskt producerade livsmedel (>30%) [Tertial] Andelen restauranger med vegetariskt alternativ i serveringslinjen på grund och gymnasieskola. Basår blir 2015 [År] *ISO 14001* Andelen kravcertifierade restauranger 33% 35% 35% 80% 5% Aktiviteter Tillhandahålla och uppmuntra till användande av alternativa miljövänliga transportmedel inom servicekontoret (ISO 14001) Utbilda och inspirera inom klimatsmart matlagning 5.4 Kommunfullmäktiges övriga prioriteringar och satsningar 5.4.1 Konkretiserat mål 16: I Halmstad ska vi ha ett förhållningssätt som präglas av mod och nytänkande och av att vi arbetar tillsammans för att göra skillnad för invånare, besökare och företagare genom bra service. 5.4.1.1 Servicekontoret ska ha ett framtidsorienterat förhållningssätt till sitt uppdrag präglat av mod, nytänkande, delaktighet och samverkan Mätetal Målvärde Målvärde 2017 Målvärde 2018 Medarbetarens upplevelse av de ledarbeteenden som kännetecknar ett utvecklande ledarskap (basår 2016) Aktiviteter Utvärdera och förbättra vår NKI mätning med fokus på utveckling och samverkan Berörda verksamheter på Servicekontoret ska delta på föräldramöten/anhörigmöten Arbeta med strategisk kompetensförsörjning Arbeta fram ett FM koncept (Facility Management) Bidra till genomförandet av kommunens digitaliseringsplan Strategiska och operativa möten med kunder Validera yrkesutbildningar från andra länder Verksamhetsplan 2016 2018 10 Servicenämnden Halmstads kommun
5.4.1.2 Bra service och gott bemötande ska genomsyra alla servicenämndens verksamheter Mätetal Målvärde Målvärde 2017 Målvärde 2018 Andelen matgäster som är nöjda med maten i grundskolans restauranger [Tertial] NöjdKundIndex Städservice [År] NöjdKundIndex IT service [År] NöjdKundindex Kontorsservice [År] NöjdKundindex Måltidsservice [År] NöjdKundIndex Kommuntransport [År] Andelen personer som har kontaktat kommunens kontaktcenter och som är nöjda med servicen. [År] Andel mejl/brev etc. som besvaras inom 24 timmar. [År] 80% 80% 90% 90% 92% 94% 95% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 80 85 88 80% 85% 88% 85% 88% 90% Aktiviteter Utvärdera och förbättra vår NKI mätning med fokus på utveckling och samverkan Verksamhetsplan 2016 2018 11 Servicenämnden Halmstads kommun
6 Övriga nyckeltal 6.1 Nyckeltal/resultat som följs av kommunfullmäktige/kommunstyrelsen Nyckeltal Utfall 2013 Utfall 2014 Utfall 2015 Servicekontorets kundnöjdhet 84,2 % 96,2 % Produktivitet Städ (avverkningsgrad m²/tim) 329,1 328,3 314,1 Produktivitet måltid (antal portioner per dag / årsarbetare) Produktivitet IT (snittledtid per ärende) Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad på åkeriverksamheten) Produktivitet Kontorsservice (kostnad per försändelse) 6.2 Nyckeltal/resultat som följs av verksamheten Nyckeltal Utfall 2013 Utfall 2014 Utfall 2015 Andel intäkter i förhållande till anslag 99,2 % 98,6 % 99,4 % Budgetavvikelse Servicekontoret (%) Budgetavvikelse Städservice (%) Budgetavvikelse Måltidsservice (%) Budgetavvikelse Kommuntransport (%) Budgetavvikelse IT service (%) Budgetavvikelse Kontorsservice (%) Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad verkstad) Antal städmaskiner per objekt IT: Andel felanmälningar som stängs (avhjälps) vid första samtalet (%) 51 % 46 % 55 % IT: % av tid tillgänglig hemsida (www.halmstad.se) 99,79 % 100 % 99,95 % Produktivitet Kontorsservice (beläggningsgrad vaktmästare) Andel verksamhet inom Städservice i egen regi Andel verksamhet inom Måltidsservice i egen regi Andel verksamhet inom Kommuntransport i egen regi Andel verksamhet inom IT service i egen regi Andel verksamhet inom Kontorsservice i egen regi IT: Andel ärenden som avhjälps via självservice Antal genomförda IT utvecklingsprojekt under perioden % andel matsvinn per portion som slängs från tallrik i grund och gymnasieskolor (snitt för hela verksamheten) Verksamhetsplan 2016 2018 12 Servicenämnden Halmstads kommun
7 Bilagor 7.1 Internkontrollplan 7.1.1 Risk och väsentlighetsanalys 7.1.1.1 Verksamhet Risk Inventering av inköp av kem/material Hur mycket beställer vi? Förekommer det svinn? Uppföljning av kvalitet av levererade produkter/tjänster Följs upp genom enkäter, NKI till våra kunder Uppföljning av städmaskiners livslängd Granskning av maskiners (över 1/2 basbelopp) hållbarhet Inventering av stöldbegärligt material/gods ske enligt rutin Stödbegärligt materiel (större än ringa värde) ska inventeras för att säkerställa onödigt svinn. Har vi skapat en enhetlig servicekultur Har vi skapat en enhetlig servicekultur som följs av alla medarbetare? ( En enklare vardag) Sannoli khet Konsek vens 2 2 4 2 3 6 2 1 2 2 3 6 2 3 6 Risktal 7.1.1.2 Styrning Risk Bedrivs verksamheten enligt den av servicenämnden fastställda verksamhetsplanen Att verksamheterna agerar enligt de mål som nämnden fastställt och att rapportering sker vid delårsrapporteringarna. Att delegationsordning för servicenämnden följs Att rätt person utför uppgifter enligt delegationsordning och att anmäla sker enligt delegation. Sannoli khet Konsek vens 2 3 6 2 3 6 Risktal 7.1.1.3 Ekonomi Risk Kontroll av leverantörsreskontra Kontroll av nyupplagda leverantörer samt kontroll av höga utbetalningsbelopp Kontroll av syfte och deltagare vid representation Vid all representation ska syfte och deltagare anges. Alkohol får ej förekomma. Kontroll av att reglerna för kontantkassor efterlevs Kontroll av att redovisningen sköts och skickas in i tid Sannoli khet Konsek vens 2 4 8 3 3 9 3 3 9 Risktal Verksamhetsplan 2016 2018 13 Servicenämnden Halmstads kommun
7.1.1.4 Lagar, riktlinjer och planer Risk Att riktlinjer för upphandling och inköp följs Uppföljning av avtalstrohet och inköpsorganisation. Särskilt beakta First Card inköp Att verksamheterna tillämpar kommunens riktlinjer för resor i tjänsten Att våra tjänsteresor skall ske enligt riktlinjer och på så kostnadseffektivt som möjligt samt med minsta möjliga miljöpåverkan. Sannoli khet Konsek vens 3 3 9 3 2 6 Risktal 7.1.1.5 Administration/it Risk Att riktlinjer för IT säkerhet följs Att riktlinjer för IT säkerhet följs och att riktlinjerna är uppdaterade. Sannoli khet Konsek vens 3 3 9 Risktal 7.1.1.6 HR/medarbetare Risk Uppföljning av tillbud/arbetsskador Inventering för att se ökning/minskning Hot och våld på arbetsplats Att åtgärdsplan för förebyggande av hot och våld finns. Att verksamheterna håller APT enligt rekommendation APT skall hållas minst 4 tillfällen per år runt ett rekommenderat ämne. Sannoli khet Konsek vens 4 4 16 2 4 8 2 3 6 Risktal 7.1.2 Verksamhet Kontrollmoment Hur sker granskning Periodicitet Granskning av volym inköpt kem/material på städservice Kvalitet av levererade produkter/tjänster Städmaskiners livslängd Att inventering finns och är uppdaterad Uppföljning av volym inköpt kem/material. Är mängden rimlig jämfört med städytor. Granskning sker genom stickprov. Vem granskar kontrollmomentet Avrapportering till År Verksamhetschef Verksamhetschef Genom enkäter NKI År Verksamhetschef Verksamhetschef Jämföra avskrivningstid med faktisk livslängd. Granskning sker genom stickprov År Verksamhetschef Verksamhetschef Stickprov År Verksamhetschef Verksamhetschef Verksamhetsplan 2016 2018 14 Servicenämnden Halmstads kommun
Kontrollmoment Hur sker granskning Periodicitet Har vi skapat en enhetlig servicekultur som följs av alla medarbetare? ( En enklare vardag) 7.1.3 Styrning Vem granskar kontrollmomentet Avrapportering till Stickprov År Verksamhetschef Verksamhetschef Kontrollmoment Hur sker granskning Periodicitet Agerar verksamheterna enligt nämndens faställda mål? Att rätt person utför uppgift enligt delegationsordningen och att anmälan sker enligt delegation 7.1.4 Ekonomi Uppföljning sker via måluppfyllelse av verksamhetsplanen Vem granskar kontrollmomentet Avrapportering till År Förvaltningschef Verksamhetschef Stickprov År Förvaltningschef Förvaltningschef Kontrollmoment Hur sker granskning Periodicitet Kontroll av leverntörsreskontra Representation Kontantkassor Kontroll av nyupplagda leverantörer samt kontroll av höga utbetalningsbelopp. Uppföljning sker i Agresso Kontroll av fakturor samt inköp via First Card. Alkohol får ej förekomma. Granskning sker genom stickprov Granskning sker via stickprov 7.1.5 Lagar, riktlinjer och planer Kontrollmoment Hur sker granskning Periodicitet Att verksamheterna köper tjänster och varor enlig avtal samt att inköp görs av certifierade avropade Kontroll av avtalstrohet sker via Agresso. Kontroll av om inköp görs av certifierade avropare sker via stickprov. Vem granskar kontrollmomentet Avrapportering till År Ekonom Administrativ chef År Ekonom Verksamhetschef År Ekonom Verksamhetschef Vem granskar kontrollmomentet Avrapportering till År Administrativ chef Verksamhetschef Verksamhetsplan 2016 2018 15 Servicenämnden Halmstads kommun
Kontrollmoment Hur sker granskning Periodicitet Tjänsteresor. Följer vi riktlinjer? Uppföljning av resekostnader och färdsätt (enligt riktlinjer) 7.1.6 Administration/it Kontrollmoment Hur sker granskning Periodicitet Följer vi ITriktlinjerna? 7.1.7 HR/medarbetare Vem granskar kontrollmomentet Avrapportering till År Administrativ chef Administrativ chef Vem granskar kontrollmomentet Avrapportering till Stickprov År Verksamhetschef Verksamhetschef Kontrollmoment Hur sker granskning Periodicitet Tillbud/arbetsskada på hela servicekontoret Kontrollera beredskap för hot och våld Kontrollera om verksamheterna har APT enligt rekommendation Uppföljning sker bla via KIA Vem granskar kontrollmomentet Avrapportering till År HR Resp. chef Stickprov År Verksamhetschef Verksamhetschef Stickprov År HR Verksamhetschef Verksamhetsplan 2016 2018 16 Servicenämnden Halmstads kommun
1(1) Tjänsteskrivelse 2015-11-02 Diarienummer: SE 2015/0024 Version: Beslutsorgan: Enhet: Christel Rehmark E-post: Telefon: Anmälningsärenden 2015-11-09 KF 95 Motion angående effektivisering/samordning av teknisk drift i Halmstads kommun KF 105 Policy för verksamhetsstyrning KS 291 Sammanträdesdagar för kommunstyrelsen och dess utskott 2016 1
HALMSTADS KOMMUN Kommunfullmäktige Utdrag ur PROTOKOLL Sammanträdesdatum 2015-09-29 KF 95 KS 2015/0263 Motion angående effektivisering/samordning av teknisk drift i Halmstads kommun Beslut Kommunfullmäktige beslutar att avslå motionen om samordning av teknisk drift med hänvisning till yttrande från fastighetsnämnden, nämnden för Laholmsbuktens VA, servicenämnden samt teknik- och fritidsnämnden. Ärendet En motion har inkommit till kommunfullmäktige från Imre Gulyas (S), Carin Söderberg (S) och Micael Nilsson (S). I motionen föreslås kommunfullmäktige utreda frågan om samlokalisering av kommunens fyra tekniska förvaltningar (fastighetsförvaltningen, Laholmsbuktens VA, servicekontoret och teknik- och fritidsförvaltningen). Förslaget innebär att förvaltningarna samlokaliseras till fastigheten Krämaren (Syskonhamnsgatan). Motionen föreslår vidare att kommunfullmäktige utreder möjligheten att odla växter i kommunal, miljöeffektiv regi samt att utveckla förrådet till centralförråd för samtliga kommunala verksamheter. Motionen har remitterats till nämnden för Laholmsbuktens VA, fastighetsnämnden, servicenämnden samt teknik- och fritidsnämnden. De remitterade nämnderna har inkommit med yttranden (bilaga 1-4). Samtliga remitterade nämnder föreslår att kommunfullmäktige avslår motionen då förvaltningscheferna för de berörda förvaltningarna under våren påbörjat en översyn av samordning av Halmstads kommuns tekniska tjänster. Vidare lyfter nämnderna att fastighetskontorets personal ska samlokaliseras till Nyhamnsgatan. Detta antogs i samband med Planeringsdirektivet med budget 2015-2017. Nämnderna föreslår även att kommunfullmäktige avslår förslaget om att odla växter i kommunal regi med motiveringen att teknik- och fritidsnämnden tidigare beslutat om att etablera ett mindre växthus för vinterförvaring och omplantering av växter. Större delen av kommunens behov av växter behöver fortsättningsvis upphandlas. Stadskontoret föreslår att kommunfullmäktige avslår motionen med hänvisning till yttrande från nämnden för Laholmsbuktens VA, fastighetsnämnden, servicenämnden samt teknik- och fritidsnämnden (bilaga 1-4).
Ärendets beredning Kommunstyrelsens protokoll 2015-09-08, 263. Kommunstyrelsens ledningsutskott 2015-08-25, 138. Ledningsstöd, stadskontoret har berett ärendet. SE 28, 2015-06-02; FN 58, 2015-06-17; TE 77, 2015-06-22; LBVA 75, 2015-06-15. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att avslå motionen om samordning av teknisk drift med hänvisning till yttrande från fastighetsnämnden, nämnden för Laholmsbuktens VA, servicenämnden samt teknik- och fritidsnämnden. Yrkanden Imre Gulyas (S) yrkar bifall till motionen. Carl-Johan Berthilsson (M) yrkar avslag på motionen. Beslutsgång Ordföranden (M) ställer proposition på kommunstyrelsens förslag respektive Imre Gulyas (S) yrkande och finner kommunstyrelsens förslag antaget. Votering begärs. Följande voteringsproposition godkänns; "Den som stödjer kommunstyrelsens förslag röstar ja och den som stödjer Imre Gulyas (S) yrkande röstar nej." Vid omröstningen avges 39 ja-röster och 29 nej-röster, allt enligt voteringslista 95. Kommunfullmäktige beslutar i enlighet med kommunstyrelsens förslag. Vid protokollet Jenny Hagesjö Justerat 2015-10-02 Ordförande Justerare Johan Rydén Rose-Marie Edlund Camilla Berthilsson
HALMSTADS KOMMUN Kommunfullmäktige Utdrag ur PROTOKOLL Sammanträdesdatum 2015-09-29 KF 105 KS 2015/0115 Policy för verksamhetsstyrning Beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar att upphäva Riktlinjer för verksamhetsstyrning (KF 159, 2007-11-22). 2. Kommunfullmäktige beslutar att Policy för verksamhetsstyrning ändras enligt följande: Punkt 4 sida 4 i Policy för verksamhetsstyrning ändras till: - Kommunfullmäktige ska inte fastställa andra icke lag- eller förordningsstadgade styrdokument än planeringsdirektiv med budget, ägardirektiv, policyer eller handlingsprogram. Punkt 5 sida 4 i Policy för verksamhetsstyrning ändras till: - Nämnder och bolagsstyrelser ska inte fastställa andra icke lag- eller förordningsstadgade styrdokument än verksamhets- eller affärsplan, riktlinjer eller handlingsplaner. 2. Kommunfullmäktige beslutar att anta Policy för verksamhetsstyrning enligt bilaga 1, efter revidering. 4. Kommunfullmäktige beslutar att kommunstyrelsen ges rätt att utfärda igångsättningstillstånd för framtagande av nya policyer och handlingsprogram. Ärendet Kommunfullmäktige antog den 22 november 2007 kommunens Riktlinjer för verksamhetsstyrning i vilken Halmstads kommuns övergripande styrmodell fastställs. Förändrade behov för kommunens verksamhetsstyrning samt nya beslut har påkallat en uppdatering av styrdokumentet. Mot denna bakgrund har stadskontoret under en längre period berett ärendet om en uppdatering av kommunens Riktlinjer för verksamhetsstyrning. I beredningsarbetet har stadskontoret funnit att kommunens styrmodell i stort är ändamålsenlig och huvudinriktningen föreslås därför vara oförändrad. Ett antal ändringar föreslås ändå, där etablerandet av en tydlig och enkel styrdokumentshierarki kan anses vara den största. Detta förslag innebär exempelvis att tidigare beslutade Riktlinjer ska byta namn till Policyer, och att Riktlinjer för verksamhetsstyrning därmed döps om till Policy för verksamhetsstyrning. Anpassning sker dessutom till den mall som gäller i kommunen för styrdokument som beslutas av kommunfullmäktige.
Förslaget på Policy för verksamhetsstyrning innehåller få detaljer. Skälet till detta är likt tidigare att verksamhetsplaneringen dels är beroende av faktorer utanför kommunens påverkan, dels att det kommer att finnas ett kontinuerligt behov av att korrigera, förbättra och utveckla processen. Då uppdatering av kommunens styrmodell är av vikt för hela den kommunala organisationen har förslaget på Policy för verksamhetsstyrning gått ut på remiss till kommunens samtliga nämnder och bolagsstyrelser för yttranden. Merparten av remissinstanserna har meddelat att de inte har något att erinra mot förslaget, och ett antal av remissinstanserna har uttalat att de ser förändringarna som positiva. Barn- och ungdomsnämnden, nämnden för Laholmsbuktens VA, utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden, räddningsnämnden, hemvårdsnämnden och kulturnämnden har lämnat synpunkter. Dessa föreslås dock inte föranleda någon förändring av förslaget på Policy för verksamhetsstyrning. Ärendets beredning Kommunstyrelsens protokoll 2015-09-08, 256. Kommunstyrelsens ledningsutskott 2015-08-25, 129. Stadskontorets avdelning för ekonomi och styrning har berett ärendet tillsammans med stadskontorets utvecklingsavdelning och stab. Verksamhetsberedningen har behandlat ärendet den 2014-11-20 Chefskonferensen har den 2014-12-12 diskuterat ändringsförslagen. Samtliga kommunens nämnder och bolagsstyrelser har fått yttra sig om förslaget på Policy för verksamhetsstyrning. Servicenämnden, socialnämnden, miljö- och hälsoskyddsnämnden, teknik- och fritidsnämnden, fastighetsnämnden, AB Industristaden, Halmstads Energi och Miljö AB, Halmstads Energi och Miljö Nät AB, Halmstads Stadsnät AB och Halmstads Fastighets AB har inget att erinra mot förslaget på Policy för verksamhetsstyrning. Barn- och ungdomsnämnden framför att mål och uppdrag på fullmäktigenivå föreslås kunna formuleras i tre olika former; konkretiserade mål, övriga prioriteringar och handlingsprogram. Nämnden framför även att det för en del av kommunens förvaltningar finns lagstadgade krav på handlingsprogram, vilket innebär att handlingsprogram därför måste vara en del av mål- och verksamhetsstyrningen. Barn- och ungdomsnämnden har dessutom uppfattningen att samspelet med förvaltningar behöver utvecklas och systematiseras för att ge förvaltningar och nämnder bättre möjligheter till kommunikation och dialog med kommunstyrelsen och vice versa. Man vill mot denna bakgrund även inkludera begreppet dialog i beskrivningen av hur den årliga delen av delprocessen planeringsförutsättningar genomförs. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden förslår att begreppet Handlingsplan byts ut till Plan för att möjliggöra en något större flexibilitet för nämndernas benämningar. Räddningsnämnden påpekar vikten av att det behövs en modell för hur flera nämnder ska arbeta samordnat mot gemensamma mål nu när målområdena tas bort. Nämnden för Laholmsbuktens VA framför att den inte anser det vara tillräckligt att endast förhålla sig till de tre styrande dokumenttyperna policy, riktlinje och rutin. Nämnden menar att den har behov av att fastställa även andra typer av styrande dokument.
Hemvårdsnämnden framför att dokumentet tydligare borde uppmärksamma intern kontroll och kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Nämnden noterar också att samverkan mellan nämnder kan bli begränsad när inte gemensamma målområden finns längre. Kulturnämnden framför att den gärna sett att definitionerna var mer beskrivande, då det fortfarande finns en risk att blanda ihop de olika begreppen. Kulturnämnden tolkar vidare förslaget som att beslut behöver tas om vilka gamla styrdokument som upphör att gälla, samt att det finns ett behov av att ta fram förslag på nya styrdokument med korrekt titulatur. Kulturnämnden önskar få tydligare besked om tidplan för när arbetet med detta ska vara genomfört. Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att upphäva Riktlinjer för verksamhetsstyrning (KF 159, 2007-11-22). 2. Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att Policy för verksamhetsstyrning ändras enligt följande: Punkt 4 sida 4 i Policy för verksamhetsstyrning ändras till: - Kommunfullmäktige ska inte fastställa andra icke lag- eller förordningsstadgade styrdokument än planeringsdirektiv med budget, ägardirektiv, policyer eller handlingsprogram. Punkt 5 sida 4 i Policy för verksamhetsstyrning ändras till: - Nämnder och bolagsstyrelser ska inte fastställa andra icke lag- eller förordningsstadgade styrdokument än verksamhets- eller affärsplan, riktlinjer eller handlingsplaner. 3. Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att anta Policy för verksamhetsstyrning enligt bilaga 1, efter revidering. 4. Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att kommunstyrelsen ges rätt att utfärda igångsättningstillstånd för framtagande av nya policyer och handlingsprogram. Beslutsgång Kommunfullmäktige beslutar i enlighet med kommunstyrelsens förslag. Vid protokollet Jenny Hagesjö Justerat 2015-10-02
Ordförande Justerare Johan Rydén Rose-Marie Edlund Camilla Berthilsson
Policy för verksamhetsstyrning Antagen av Kommunfullmäktige 2015-XX-XX, XXX Bakgrund Halmstads kommuns policy för verksamhetsstyrning är framtagen för att fastställa hur arbetet med planering, genomförande, uppföljning och förbättring av kommunens verksamhet ska ske utifrån kommunens värdegrund och med riktning mot kommunens vision. Syfte Kommunens policy för verksamhetsstyrning ska skapa en tydlig, enkel och användbar modell för styrning av kommunens verksamhet, där dialog mellan kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, nämnderna och bolagsstyrelserna är ett grundläggande inslag. Policyn ska förenkla arbetet med planering, genomförande, uppföljning och förbättring av kommunens verksamhet. Definitioner Följande begrepp används i kommunens policy för verksamhetsstyrning och i visionsstyrningsmodellen. Övrig prioritering Handlingsprogram Preciseringar av Politiska inriktningar och kan bestå av särskilda uppdrag till nämnder och/eller bolagsstyrelser. Övrig prioritering fastställs genom Planeringsdirektiv med budget. Styrdokument som kan upprättas av kommunfullmäktige och som gäller över tid och som bör vara kopplade till Politisk inriktning. Ett Handlingsprogram uttrycker ambition och viljeinriktning som kan preciseras genom Konkretiserade mål eller Övrig prioritering. Begrepp Definition Beslutsorgan Vision En beskrivning av ett framtida önskvärt tillstånd. Kommunfullmäktige Värdegrund En beskrivning av gemensamma grundläggande värderingar Kommunfullmäktige Politisk inriktning En långsiktig politisk precisering av Visionen. Kommunfullmäktige Konkretiserade mål Preciseringar av Politiska inriktningar. Konkretiserade mål ska vara mätbara och uppföljningsbara, och fastställs genom Planeringsdirektiv med budget. Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige
Planeringsdirektiv med budget Ägardirektiv Verksamhetsplan Affärsplan Verksamhetsmål Handlingsplan Policy Riktlinje Rutin Visionsstyrningsmodell Strategisk analys Delprocess Planeringsförutsättningar Delprocess Planeringsdirektiv med budget Planeringsdirektiv med budget är kommunfullmäktiges viktigaste styrdokument. Av Planeringsdirektiv med budget framgår Politiska inriktningar, Konkretiserade mål, Övriga prioriteringar och ekonomisk budget. Ett komplement till bolagsordning där ägarens förväntningar och krav på bolaget förtydligas. Nämnders planering som inkluderar Verksamhetsmål och ekonomisk internbudget. Bolagsstyrelsers planering som inkluderar Verksamhetsmål och ekonomisk internbudget. Mål som formuleras av nämnder, bolagsstyrelser, förvaltningar eller bolag och som kan kopplas till Konkretiserade mål eller Övrig prioritering. Dokument som kan upprättas av nämnder eller bolagsstyrelser och som gäller nämndens eller bolagsstyrelsens ansvars- eller verksamhetsområde och som har en tidsbegränsad giltighet. Styrdokument för flera nämnder eller bolagsstyrelser som gäller över tid. Styrdokument för nämnd eller bolagsstyrelse som gäller över tid. Styrdokument för förvaltning eller bolag som gäller över tid. Den enhetliga styrmodell för alla nämnder och bolagsstyrelser i Halmstads kommun som beskrivs av kommunens policy för verksamhetsstyrning och som tydliggör arbetet med att förverkliga kommunens Vision. En fördjupad analys som sker i samband med val och som exempelvis kan innefatta omvärldsanalys, invärldsanalys, trender och basfakta. Den årliga planeringsdel där kommunstyrelsen i samspel med förvaltningar, bolag, nämnder och bolagsstyrelser bildar ett underlag till kommunfullmäktiges beslut om Planeringsdirektiv med budget Den årliga planeringsdel som resulterar i beslut om Planeringsdirektiv med budget samt Ägardirektiv. Nämnd Bolagsstyrelse - Nämnd / Bolagsstyrelse Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige Nämnd / Bolagsstyrelse - - - - Kommunfullmäktige 2
Delprocess Verksamhets- och affärsplaner Delprocess Uppföljning Den årliga planeringsdel där nämnder och bolagsstyrelser genomför sin verksamhetsplanering utifrån Planeringsdirektiv med budget och Ägardirektiv och som resulterar i beslut om verksamhets- eller affärsplan. Fortlöpande insamling och sammanställning av information om verksamheten genomförs för att göra det möjligt att följa dess utveckling och ge underlag till förbättringar. Nämnd / Bolagsstyrelse - Avgränsningar och omfattning Kommunens policy för verksamhetsstyrning ska följas och användas av Halmstads kommuns alla förvaltningar och nämnder samt alla kommunala bolag och bolagsstyrelser. Det ska vara tydligt för samtliga medarbetare att det finns en samhörighet mellan kommunens alla förvaltningar och bolag. Kommunens policy för verksamhetsstyrning kan preciseras av kommunstyrelsen eller av policyer för andra fackområden. Styrande principer Kommunens policy för verksamhetsstyrning utgår från den värdegrund och vision som kommunfullmäktige antagit. Visionen preciseras i det som kallas politisk inriktning. Det kan förkomma flera politiska inriktningar. Vart fjärde år genomförs en genomgripande översyn av de politiska inriktningarna utifrån värdegrund och vision. Till politisk inriktning kan handlingsprogram kopplas. Dessa antas av kommunfullmäktige. Handlingsprogrammens varaktighet kan skifta, men gemensamt är att deras innehåll ska giltighetsprövas eller uppdateras minst vart femte år. Handlingsprogrammen uttrycker en ambition och en viljeinriktning som kan preciseras i konkretiserade mål och övrig prioritering. Kommunfullmäktige fastställer politisk inriktning, konkretiserade mål och övrig prioritering genom planeringsdirektiv med budget. De konkretiserade målen och övrig prioritering har normalt en varaktighet på ett till fyra år och är riktade till en nämnd/bolagsstyrelse eller till flera nämnder/bolagsstyrelser. Nämnder och bolagsstyrelser fastställer utifrån politisk inriktning, konkretiserade mål och övrig prioritering sin verksamhets- eller affärsplan som innehåller verksamhetsmål. Nämnder och bolagsstyrelser kan även upprätta handlingsplaner. 3
Kommunfullmäktige kan fastställa policyer. Policyer ska giltighetsprövas eller uppdateras minst vart femte år. Enskilda nämnder och bolagsstyrelser kan fastställa riktlinjer. Riktlinjer ska giltighetsprövas eller uppdateras minst var femte år. Förvaltningar och bolag kan fastställa rutiner. Rutiner bör giltighetsprövas eller uppdateras varje år. Kommunfullmäktige ska inte fastställda andra icke lag- eller förordningsstadgade styrdokument än planeringsdirektiv med budget, ägardirektiv, policyer eller handlingsprogram. Nämnder och bolagsstyrelser ska inte fastställa andra icke lag- eller förordningsstadgade styrdokument än verksamhets- eller affärsplan, riktlinjer eller handlingsplaner. Förvaltningar och bolag ska inte fastställa andra icke lagstadgade styrdokument än rutiner. Kommunens olika styrdokument och dess sammanhang ska tydliggöras genom ett ledningssystem Delar i verksamhetsstyrningsmodellen Kommunens policy för verksamhetsstyrning bygger på två huvudsakliga delar en årlig del och en långsiktig del som genomförs vart fjärde år. Tillsammans benämns dessa båda delar Halmstads kommuns Visionsstyrningsmodell. Den årliga delen består av fyra delprocesser: 1. Planeringsförutsättningar 2. Planeringsdirektiv med budget 3. Verksamhets- och affärsplaner 4. Uppföljning Den långsiktiga delen genomförs i samband med val och omfattar: Strategisk analys Översyn av politiska inriktningar 1. Den årliga delen inleds med att kommunstyrelsen i samspel med förvaltningar och bolag samt nämnder och bolagsstyrelser går igenom delprocessen planeringsförutsättningar som bildar underlag till kommunfullmäktiges beslut om planeringsdirektiv med budget samt ägardirektiv. 4
2. Av planeringsdirektiv med budget framgår kommunfullmäktiges politiska inriktningar, konkretiserade mål och eventuella övriga prioriteringar. I delprocessen ingår även kommunfullmäktiges beslut om ägardirektiv. 3. Utifrån planeringsdirektiv med budget och ägardirektiv samt nämnders och bolagsstyrelsers unika förutsättningar genomför nämnder och bolagsstyrelser sin verksamhetsplanering. Nämnder och bolagsstyrelsers verksamhetsplanering fastställs i verksamhetsplaner för nämnderna och affärsplaner för bolagsstyrelserna. Verksamhets- respektive affärsplaner ska innehålla verksamhetsmål och internbudget. 4. Delprocessen uppföljning sker regelbundet inom samtliga nämnder och bolagsstyrelser. Uppföljningen ska säkerställa att planering och genomförande av kommunens verksamhet är ändamålsenlig, effektiv och görs utifrån Halmstads kommuns vision samt ger underlag till förbättringar. I den långsiktiga delen av visionsstyrningsmodellen görs en fördjupad strategisk analys som uppmärksammar de dimensioner och förutsättningar som bedöms ha betydelse för kommunens utveckling för i första hand den kommande fyraårsperioden men också i ett mer långsiktigt perspektiv. Vart fjärde år genomförs även en översyn av politiska inriktningar som innebär en politisk precisering av visionen. Ansvar Alla beslutade styrdokument ska ha en tydligt utsedd ansvarig. Uppföljning Kontroll av efterlevnad av planeringsdirektiv med budget, ägardirektiv, policyer, riktlinjer och rutiner ska genomföras årligen. 5
HALMSTADS KOMMUN Kommunstyrelsen Utdrag ur PROTOKOLL Sammanträdesdatum 2015-10-06 KS 291 KS 2015/0028 Sammanträdesdagar för kommunstyrelsen och dess utskott 2016 Beslut Kommunstyrelsen beslutar att fastställa sammanträdesdagarna för 2016 enligt bilaga 1, med tillägg av ett extra kommunstyrelsens ledningsutskott den 22/3. Ärendet Enligt Nämndernas arbetsformer avgör kommunstyrelsen när och hur ofta den ska sammanträda. På uppdrag av kommunchefen har stadskontoret tagit fram förslag till sammanträdesdagar för kommunstyrelsen och dess utskott m fl för år 2016. Ärendets beredning Kommunstyrelsens ledningsutskott 2015-09-22, 153. Genomgångar med kommunstyrelsens ordförande, kommunchef, samhällsbyggnadschef samt avdelningen för ledningsstöd respektive avdelningen för ekonomi och styrning. Förslag till beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att fastställa sammanträdesdagarna för 2016 enligt bilaga 1. Yrkande Ordföranden (M) yrkar om ett extra kommunstyrelsens ledningsutskott den 22/3 för behandling av bokslut. Beslutsgång Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med föreliggande förslag med tillägg av ordförandens (M) förslag. Vid protokollet Kerstin Petersson Justerat 2015-10-08
Ordförande Justerare Carl Fredrik Graf Henrik Oretorp och Anders Rosén
1(3) Bilaga nr 1 2015-10-06 Diarienummer: KS 2015/0028 Version: 3.0 Beslutsorgan: KS Ledningsstöd E-post: stefan.agmarken@halmstad.se Telefon: 137340 Fastställda sammanträdesdagar 2016 för kommunstyrelsen och dess utskott m fl (KS 2015-10-06 291) Kommunstyrelsen (tisdagar) 19/1 14-17 Beslut i KS 2/2 14-17 beredning till KF 23/2 1/3 14-17 beredning till KF 29/3 15/3 09-16 Diskussion 22/3 14-17 beredning till KF 19/4 5/4 09-16 Diskussion 26/4 14-17 beredning till KF 17/5 2/5-4/5 heldagar studieresa/planeringsdagar 24/5 14-17 beredning till KF 14-15/6 7/6 14-17 Beslut i KS 21/6 14-17 Beslut i KS 29/8-30/8 heldagar planeringsdagar/studieresa 6/9 14-17 beredning till KF 27/9 4/10 14-17 beredning till KF 25/10 18/10 09-16 Diskussion 1/11 14-17 beredning till KF 22/11 15/11 09-16 Diskussion 22/11 14-17 beredning till KF 13/12 1
Kommunstyrelsens ledningsutskott (tisdagar) 19/1 09-12 16/2 09-16 8/3 09-16 22/3 09-12 årsredovisning 12/4 09-16 10/5 09-16 17/5 09-12 delårsrapport 1 7/6 09-12 23/8 09-16 20/9 09-16 delårsbokslut 2+KSVP 11/10 09-16 8/11 09-16 13/12 09-12 Kommunstyrelsens personalutskott (tisdagar) 19/1 09-12 16/2 09-12 8/3 09-12 12/4 09-12 10/5 09-12 7/6 09-12 23/8 09-12 20/9 09-12 11/10 09-12 8/11 09-12 13/12 09-12 Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott (tisdagar) 19/1 08.30-12.00 2/2 08.30-12.00 16/2 08.30-16.00 8/3 08.30-12.00 2
22/3 08.30-12.00 12/4 08.30-16.00 26/4 08.30-12.00 10/5 08.30-12.00 24/5 08.30-12.00 7/6 08.30-12.00 23/8 08.30-16.00 6/9 08.30-12.00 20/9 08.30-16.00 11/10 08.30-12.00 25/10 08.30-12.00 8/11 08.30-12.00 29/11 08.30-12.00 13/12 08.30-12.00 Verksamhetsberedningen Planering pågår HRAB (torsdagar)rekommendation 11/2 08.30-12.00 10/3 08.30-12.00 6/4 stämma per capsulam 14/4 08.30-12.00 19/5 08.30-12.00 16/6 08.30-12.00 25/8 08.30-12.00 20/10 08.30-12.00 15/12 08.30-12.00 3
Pågående samordnade upphandlingar Psykoterapi för vuxna- LOV Rekryteringstjänster (executive search) Massage (sista anbudsdag 7/9) Mejeriprodukter (överprövad) Försäkringsförmedlare (överprövad) Färskt kött &chark (utvärdering) Storköksutrustning - köp och service (tilldelad) Tekniska konsulter LBVA & SBK (Vibrationsmätning överprövad) Prenumerationsservice tidningar o tidskrifter Däck & däckservice (Överprövad) Diarie-, ärende och dokumenthanteringssystem Tryckeritjänster Lärplattform Växtmaterial, buskar och träd Entreprenad och hantverkstjänster STADSKONTORET
Pågående samordnade forts. MAC OS/iOS kompatibla produkter och tillbehör (FKU) Arbetskläder för vård, kök och städ Mobil- och fasta telefoner Storköksutrustning - köp och service (tilldelad) Företagshälsovård (förstudie) Kaffe för bryggare och automater + tillbehör Tekniska konsulter- LBVA Värdetransporter och kassauppräkning Flyttjänster Revisionstjänster för de kommunala bolaget Begagnade möbler Förbrukningsmaterial för kontor, skola och förskola Städutrustning och rengöringsmedel Bryggerivaror STADSKONTORET
Pågående upphandlingar som inte samordnas Deep Democracy Finsnickerier STADSKONTORET
Nyligen avslutade upphandlingar Pensionsadministration, pensionsförsäkring Rekryteringstjänster (chefer och övrig personal) Tekniska konsulttjänster LBVA & SBK (Miljö- och tillståndsansökningar, MKB till planer och program) Tekniska konsulttjänster LBVA & SBK (Avbrutna: Byggnadsantikvariska utredningar, Vibrationsmätning) Kollektiv olycksfallsförsäkring Medarbetarundersökning Spolbils- och slamsugningstjänster Webbyråtjänster Bevakningstjänster Skyddsskor Slöjdmaterial Arbetskläder Teknik och vaktmästare Konsult för verksamhetsutveckling inom bygg och fastighet Service av portar Mikrotunnel under Nissan LBVA Konstgräs Träningsplan, Halmstad Arena, ToF STADSKONTORET