Lathund skapa EPM-ansökan i Prisma Vid frågor om ansökningars innehåll och upplägg, kontakta AKP, tfn 019 602 62 34 Vid frågor om Prisma och ansökningsförfarandet, kontakta Grants Office, Cecilia Ekström, tfn 019 602 66 65 Innehåll Ctrl-klicka för att följa länk 1. Lägga upp ansökan... 2 2. Skapa ny ansökan... 2 2.1 CV... 5 2.2 Publikationer... 7 2.3 Registrera ansökan... 8 3. Ändringsansökan (amendment)... 9 4. Faktura... 11 5. Beslut... 12 5.1 Ny ansökan... 12 5.1.1 Komplettering... 12 5.2 Ändringsansökan... 12 1
1. Lägga upp ansökan Logga in på ditt personkonto i Prisma: https://prisma.research.se Under fliken Ansökningar och Bidrag finns aktuella utlysningar. Klicka på Ansök om etikprövning, oavsett om det är en ny ansökan eller en ändringsansökan (amendment) du vill skicka in. Här väljer du om det är en ny ansökan (se avsnitt 2) eller en Ändringsansökan (se avsnitt 3). Klicka på Ansök enligt ovan bild för den ansökan du vill göra. 2. Skapa ny ansökan Vill du skicka in en ny ansökan öppnas ett fönster där du anger projekttiteln på svenska. Max 200 tecken tillåts i titeln. Klicka sedan på Skapa etikprövning. 2
Fönstret stängs och du är tillbaka till ansökningssidan. Klicka på Etikprövningsansökningar för att påbörjar din ansökan. Här finns din ansökan som ett utkast. Klicka på Utkast under Dnr för att redigera din ansökan. Här kommer din ansökan ligga som utkast tills du registrerat den. Observera att det är enbart så länge den har status Utkast som den går att redigera. När du klickat på Utkast kommer ansökan upp i ansökningsformuläret. Här fyller du i de uppgifter och text som efterfrågas. 3
Välj Region Örebro län som forskningshuvudman. Välj Ansökan till etikprövningsmyndigheten som projektets hemvist. 4
Under punkten Medverkande kan du bjuda in både medverkande forskare (aktivt involverad i forskningen) och administratörer. Dessa måste godkänna inbjudan innan ansökan kan registreras. 2.1 CV För att lägga till CV-information måste informationen föras över från Min profil till ansökan. Välja Redigera Välj Alla om allt upplagt i din profil under respektive kategori ska användas för ansökan. 5
Om inte, klicka på Lägg till vid de poster du vill bilägga ansökan. Har du missat att lägga in något i din profil som du vill använda kan du göra detta genom att klicka på Gå till min profil. Till höger hamnar det som är överfört till ansökan. 6
2.2 Publikationer För att lägga till publikationer måste informationen föras över från Min profil till ansökan. Välja Redigera Max 10 publikationer kan användas till ansökan. Lägg till de du vill använda genom att klicka på Lägg till för respektive publikation. Vill du lägga till alla dina publikationer klicka på Alla. Har du missat att lägga in en publikation i din profil som du vill använda kan du göra detta genom att klicka på Uppdatera publikationerna på min profil. 7
Till höger hamnar det som är överfört till ansökan. 2.3 Registrera ansökan När du fyllt i allt i ansökan ska du kontrollera och registrera ansökan. Observera att ett resursintyg med din verksamhetschefs underskrift ska skickas till Grants Office, Kliniskt forskningscentrum Region Örebro län, Campus USÖ, innan du registrerar ansökan. Under den här punkten ser du om du missat att fylla i något obligatoriskt fält. Du kan då klicka på rubriken för att komma till det aktuella fältet i ansökan. När allt är ifyllt och resursintyget skickat till Grants Office enligt ovan instruktion, kan du registrera ansökan. När du klickat på Registrera frågar Prisma om du är säker på att du vill registrera ansökan. 8
Observera att genom att klicka OK slutregistreras din ansökan, den skickas till EPM och du kan inte längre redigera den. Du får en bekräftelse på att ansökan är registrerad till din mail. Ansökan får nu status Slutregistrerad. FoU-chefen slutsignerar ansökan när resursintyg är inkommet till Grants Office. 3. Ändringsansökan (amendment) Väljer du att skicka in en ändringansökan kan du koppla ihop den med en redan inskickad ansökan (om den ursprungligen är inskickad via Prisma). Gäller ändringen en ansökan som är inskickad innan 1 januari 2019 väljer du Annan i rullistan. Klicka på Nästa. 9
Här fyller du i de uppgifter som efterfrågas. - Diarienummer på ursprungsansökan - Ursprungsansökans projekttitel - Huvudman är Region Örebro län - Hemvist är Ansökan till etikprövningsmyndigheten Ladda upp filen med beskrivning av ändringen du vill göra. Projektets titel som anges ska vara samma som den ursprungliga ansökan. Denna titel ska också finnas med i ändringsdokumentet. Glöm inte att ange namn och datum i ändringsdokumentet. Observera att det enbart går att ladda upp 1 fil. All information som du vill delge Etikprövningsmyndigheten måste således samlas i ett dokument (PDF-format). Klicka på Skicka in. Ändringansökningen skickas in direkt till EPM. Slutsignering av forskningshuvudmannen krävs inte vid ändringsansökan. Det är ansvarig forskare som i samband med att ändringsansökan skickas in godkänner att denne informerat samtliga 10
berörda verksamheter samt att denne säkerställt att resurser finns för forskningspersonernas säkerhet i alla berörda verksamheter. Efter viss handläggning av EPM får du ett mail med information om betalning. Se avsnitt 4. Observera att du tillsammans med fakturan (se nedan) ska skicka ändringsansökan i PDF-format till grantsoffice@regionorebrolan.se. Fakturan betalas inte förrän ansökan inkommit till Grants Office. 4. Faktura Efter att du registrerat din ansökan får du ett mail från Prisma med information att det finns en avgiftsavisering i Prisma. Du hämtar fakturan genom att gå till din ansökan under fliken Ansökningar och bidrag Etikprövningsansökningar, alternativt Ändringsansökningar om du skickat in en sådan. Vid din ansökan finns en Visa-knapp. Klicka på den och sedan på Läs handlingar. Här finns din ansökan och faktura i PDF. 11
Fakturan skickar du till grantsoffice@regionorebrolan.se (för ändringansökan bifogas också ansökan som PDF-fil). 5. Beslut När EPM har tagit beslut om ansökan läggs detta upp i Prisma och du får ett mail om att beslutet är taget. 5.1 Ny ansökan Beslutet hittar du under Ansökningar och bidrag Etikprövningsansökningar. Klicka på knappen Visa vid din ansökan, sedan Läs handlingar. Där hittar du alla handlingar gällande din ansökan, inklusive beslutet (se också punkt 4 i denna lathund). Om ansökan godkänns utan komplettering (kan dock innehålla villkor som framgår av beslutet) avslutas ärendet i Prisma. 5.1.1 Komplettering Om beslutet innebär att EPM begär komplettering av ansökan öppnas ansökan på nytt i Prisma. Det är de delar som behöver kompletteras som öppnas för redigering och där gör du de kompletteringar som efterfrågas. Komplettering sker således inte genom separata dokument utan genom uppdatering av tidigare ansökan. När kompletteringarna är gjorda registrerar du ansökan på nytt och FoU-chefen signerar den uppdaterade ansökan. Nytt beslut om kompletteringen aviseras i Prisma och om godkänt avslutas ärendet. 5.2 Ändringsansökan Beslutet om ändringsansökan hittar du under Ansökningar och bidrag Ändringsansökningar. Klicka på knappen Visa vid din ansökan, sedan Läs handlingar. Där hittar du alla handlingar gällande din ansökan, inklusive beslutet (se också punkt 4 i denna lathund). 12