Tjänsteskrivelse 1(1) 2019-01-30 KFN. -00025 Kultur- och föreningsförvaltningen Handläggare Maria Motin Kultur- och föreningsnämndens årsredovisning Sammanfattning Kultur- och föreningsnämndens årsredovisning för har upprättats i enlighet med de ekonomiska ramar och mål som kommunfullmäktige fastställt för perioden -2020. Årets ekonomiska resultat för kultur- och föreningsförvaltningen blev ett överskott på 1,43 mnkr, vilket är en avvikelse om cirka 1,7 procent mot nämndens totala budget. Bibliotek och allmänkultur, Föreningsstöd, Kulturskolan och Strandbadet påvisar ett överskott. Till stor del beror detta på ökade intäkter vid Strandbadet och Stråhallen samt lägre personalkostnader på grund av bland annat föräldraledigheter, sjukskrivningar och vakanser. Därtill finns projektmedel på Kulturskolan som inte förbrukats. Kultur- och föreningsförvaltningens förslag är att godkänna upprättad årsredovisning för. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 30 januari 2019. Årsredovisning kultur- och föreningsnämnden. Kultur- och föreningsförvaltningens förslag till beslut Kultur- och föreningsnämnden godkänner upprättad årsredovisning. Maria Motin Tf förvaltningschef Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Enhetschefer Verksamhetssamordnare Kvalitetssamordnare Kommunikatör Kontaktekonom
KFN -00025 Årsredovisning Kultur- och föreningsnämnden www.karlskoga.se
Innehållsförteckning Kultur- och föreningsnämnden... 2 Nämnden i korthet... 2 Viktiga händelser... 4 Verksamhet... 5 Måluppfyllelse... 5 Medborgar-/brukarperspektiv... 5 Medarbetarperspektiv... 15 Utvecklingsperspektiv... 19 Ekonomi... 25 Driftredovisning... 25 Uppföljning av treårsbudget... 25 Investeringskostnader... 26 Internkontroll... 26... 27 Framtidsbedömning... 27 Ekonomi... 27 2019-02-05 16:50 1
Verksamhetsberättelse Kultur- och föreningsnämnden Nämnden i korthet Avvikelse 1,43 mnkr Sammanfattning Efter utgången av december redovisas ett positivt resultat på 1,43 mnkr, vilket är en avvikelse om cirka 1,7 procent mot nämndens totala budget. Biblioteket, Föreningsstöd, Kulturskolan och Strandbadet påvisar ett överskott. Till stor del beror detta på ökade intäkter vid Strandbadet och Stråhallen samt lägre personalkostnader på grund av bland annat föräldraledigheter, sjukskrivningar och vakanser. Projekt Stråhallen visade ett mindre överskott när projektet avslutades vid årets slut. Därtill finns projektmedel på Kulturskolan som inte förbrukats. Sammantaget påvisar kultur- och föreningsförvaltningen ett positivt resultat för andra året i treårsbudgeten. Under året har alla planerade investeringar påbörjats och hälften har genomförts. Dock kommer renoveringen av allvädersbanor vid Nobelstadion, nya golv i omklädningsrum vid Strandbadet, översyn av Botorps ridanläggning samt upphandling av e-arkiv att flyttas över till 2019. Ansvarsområden Förvaltningsstaben ansvarar för Att leda, styra, samordna och utveckla förvaltningen Kommunikationsfrågor Kvalitetsfrågor Nämnd- och förvaltningsadministration Kommunarkiv och folkrörelsearkiv enligt arkivlagen Bibliotek och allmänkultur ansvarar för Traditionell folkbiblioteksverksamhet i enlighet med bibliotekslagen Evenemangsverksamhet 2019-02-05 16:50 2
Konsumentvägledning, budget- och skuldrådgivning, samt energi- och klimatrådgivning Konsthall Museiverksamhet vid Bofors stationsområde Teaterguidning vid Alfred Nobels Björkborn Förvalta kulturella samlingar, donationer och konstverk inomhus Registerhållning och information av konstverk utomhus samt behov av underhåll Föreningsstöd ansvarar för Fördelning av bidrag till föreningar och studieförbund, subventionering av lokaler Bokning av idrottsanläggningar samt möteslokaler Idrotts- och friluftsanläggningar Stråhallen (sporthall) Spår och leder Kommunala badplatser Lovverksamhet Uppgifter som åligger kommunen enligt lotterilagen Kulturskolan ansvarar för Kulturskola med pedagogisk verksamhet Barnkultur i skolan Uppdragsverksamhet Amatörstöd Teaterlokal Kungsteatern Konsertlokal Musikpalatset Fördelning av kulturföreningsbidrag Strandbadet ansvarar för Allmänhetens bad Simskoleverksamhet Föreningsverksamhet Träningspasset (gym) Ordförande Siv Björck Kjellgren (S) Ledamöter Mika Takamäki 1:e v ordf (S), Margaretha Rosberg 2:e v ordf (M), Lena Westberg/Mileraux (S), Jan Henriksson (V), Elaine E Lindblom (L), Kerstin Ekström (M), Kristina Borén (KD), Sten Iwersén (SPI). Ersättare Peter Bennysson (S), Kerstin Andersson (S), Claes Rydén (S), Ireen von Wachenfeldt (V), Pontus Quick (L), Kerstin Gustavsson (M), Anne-Marie Karlsson (M), Alf- Gunnar Enoch (C), Sven-Åke Hedström (-). Förvaltningschef Anna Nordlund 2019-02-05 16:50 3
Viktiga händelser Införande av matrisorganisation och processorienterat arbetssätt. Förseningsavgifter avskaffade på boklån vid biblioteket. Hoppgropsanläggning i Stråhallen. Parkouranläggning vid Boforsudden. Konstgräsplan vid Kilsta IP. Bild Kilsta IP, Fotograf: Rävåsens IK Karlskoga 2019-02-05 16:50 4
Verksamhet Måluppfyllelse Teckenförklaringar Medborgar-/brukarperspektiv Av nämndens fyra mål uppnåddes tre och ett uppnåddes delvis. Ett målmedvetet utvecklingsarbete har skett och kommer att fortsätta i syfte att skapa behovsanpassade verksamheter och tjänster. Nöjdheten gällande de kommunala idrottsanläggningarna, kulturverksamheterna, bemötande och graden av inflytande är generellt god. Arbetet med certifiering som säker och trygg förening har fortgått. För att sprida information om de upplevelser som erbjuds och komma närmare kunden har marknadsföring av verksamhetsnära information skett i sociala kanaler. Nämndens verksamheter och tjänster har bidragit till att Karlskoga är en attraktiv plats att leva, bo och verka i, en kommun som har erbjudit upplevelser för alla. Översikt KF-Mål 1: Karlskoga är en attraktiv, trygg och säker kommun för alla. Karlskoga ska vara en bra kommun att leva och verka i, för både kommuninvånarna, besökarna och företagarna. Karlskoga ska vara möjligheternas stad, där alla får lyckas oavsett bakgrund eller kön. Här finns öppenhet för nya influenser och nytänkande. Kulturoch fritidsutbudet är stort och erbjuder något för alla. Befolkningen har successivt ökat sedan 2012, vilket är viktigt för att Karlskoga ska utvecklas som serviceproducent, boendeort och besöksmål. Det ska kännas tryggt att bo och vistas i Karlskoga. Kommunen arbetar förebyggande mot brott och arbetar tillsammans med andra aktörer för att minska klotter och för att stärka folkhälsan. Nämndmål 1.1 Alla upplever nämndens verksamheter och tjänster som attraktiva, välkomnande, trygga och säkra. Kommuninvånare, föreningsliv, näringsliv och besökare upplever nämndens verksamheter och tjänster som attraktiva, välkomnande, trygga och säkra. Genom nytänkande, flexibilitet, öppenhet och inkludering erbjuds upplevelser för alla. Nämnden arbetar förebyggande med att utveckla kreativitet, överbrygga gränser, minska klyftor i samhället samt stärka folkhälsan. Rapporteras till KF. Bedömning Titel Kön Utfall Mål Bedömnin Trend 2019-02-05 16:50 5
g Antal deltagare i 858 700 Kulturskolans frivilliga verksamhet Målet uppfyllt med 858 fysiska elever. Bild 84/29, teater 57/26, dans 340/45, musik 422/302. Kulturskolan har genom fritidsgårdar och fritidshem nått nya målgrupper, där cirka 10 elever har anmält sitt intresse för fortsatt undervisning. Undervisning på respektive fritidsgård/fritidshem är viktigt för deltagarna och att det är gratis. För att nå fler och nya målgrupper är det viktigt att prova-på verksamhet även sker utanför egna lokaler. Även verksamhet på fritidsgård/fritidshem kommer att fortsätta under verksamhetsåret 19/20, dock i en mer begränsad omfattning. Antal deltagare i idrottsföreningsverks amhet 3 502 4 887 1 122 1 986 2 381 2 901 Från mäts antal deltagare enbart i idrottsföreningar och är därför inte jämförbart med tidigare år då antal deltagare i ungdomsföreningsverksamhet mättes. Utfallet för kan ej säkerställas då inrapportering gällande medlemsantal till systemet inte fungerat korrekt i alla delar. Bofors gymnastikförening invigde hoppgropsanläggningen i Stråhallen i juni och kom igång på allvar under hösten med sin verksamhet, som blev mycket populär. Konstgräsplanen på Kilsta IP invigdes i december. Jämställdhetsanalysen, enligt 4Rmetoden, av bokad tid för flickor respektive pojkar vid Kemab arena visade en ökning av flickornas andel med 2,9 procentenheter jämfört med föregående år. Ytterligare två föreningar certifierades som Trygg och säker förening. I november utbröt kvarka hos hästarna vid Botorps ridanläggning och verksamheten var stängd under november och december. Ett extra bidrag om 295 000 kr beviljades för att klara alla utgifter och verksamheten startade upp igen i januari. Antal 143 70 tillgänglighetsanpass ade aktivitetstillfällen för barn och unga med funktionsnedsättning som anordnas med eller utan föreningslivet och andra förvaltningar Exempel från biblioteksverksamheten då barn/unga med funktionsvariation deltagit är Legimusregistrering och Berättartältet där särskolebarn vid Sandviksskolans fritids deltog. Sagostunder/bokprat och "Dansa en bok" är exempel där andra sinnen än syn och hörsel används. Det fortsatta arbetet med äppelhyllan har under året bland annat inneburit ett utökat bestånd. Språkmingel som riktar sig till vuxna med frågor om barns språkutveckling har genomförts. Logopedgruppen har träffats på biblioteket, målgrupp vuxna med barn med språkstörning. Idrottsfritids för särskolan och Sommarkul, där träningsskolan från Aggerud har deltagit, är också goda exempel. Vid Strandbadet har simträning för särskolan bedrivits varje vecka samt hade en extra insatt kostnadsfri sommarsimskola, för elever i 2019-02-05 16:50 6
grundsärskolan. Kulturkul har haft regelbundna aktiviteter på Kulturskolan. För att ytterligare stärka kompetensen och för att kunna ta emot alla har ett material "Framtidens kulturskola" tagits fram. KF-Mål 2: Medborgarna känner sig nöjda med den kommunala verksamhetens kvalitet och service. Karlskoga kommun ska tillhandahålla god service och god kvalitet på sina tjänster. Karlskogaborna ska känna att de kommunala verksamheterna är väl fungerande och tillgängliga och att de får valuta för sina skattepengar. Kommunen arbetar med att ständigt förbättra verksamheten. Brukarna och medborgarna är viktiga aktörer i förbättringsarbetet och det ska därför finnas möjligheter för karlskogaborna, oavsett ålder, kön eller bakgrund att vara med och påverka kommunens verksamheter. Nämndmål 2.1 Alla upplever att de har inflytande över nämndens verksamheter och tjänster. Kommuninvånare, föreningsliv, näringsliv och besökare upplever att de har möjlighet att påverka nämndens verksamheter och tjänster. Genom att vara lyhörd, nytänkande och basera beslut på fakta skapas möjligheter att förbättra verksamheter och tjänster. Rapporteras till KF. Bedömning Titel Kön Utfall Mål Bedömnin Trend g Andel deltagare som 92% 95% upplever att de får 94% gehör för önskemål 100% och förväntningar på innehållet i kulturskolans kurser Generellt är eleverna mycket nöjda. Att anpassa verksamheten i dialog med deltagarnas önskemål är en viktig framgångsfaktor för hög nöjdhet. Som komplement till sedvanliga kundenkäter provade stråklärarlaget Touch & Go i vissa projekt, en snabbt och enkel metod där deltagarna svarar på en-två frågor via en läsplatta och där resultatet kan avläsas snabbt. en av både utvärderingsmetoden och projektresultaten var goda och under 19/20 planeras att fler arbetslag ska använda metoden. Antal synpunkter 21 37 som inkommit från invånare via Tyck om Av 21 inkomna synpunkter gällde 19 Föreningsstöd. Åtta synpunkter ledde till förbättring. Förbättringarna bidrog till bättre information, bättre service samt att felaktigheter åtgärdades. För sju synpunkter hänvisades till framtida planering, exempelvis padelbana i Stråhallen och utegym. Antal förbättringsidéer 2 8 2019-02-05 16:50 7
utifrån dialog med skolelever på politikerluncher Fem politikerluncher genomfördes. Under dessa uppkom totalt två idéer som berörde nämndens verksamhetsområden. Svar på dessa återkopplades till folkhälsoförvaltningen för vidarebefordran till berörda skolor. Nämndmål 2.2 Alla känner sig nöjda med nämndens verksamheter och tjänster. Nämnden erbjuder verksamheter och tjänster med god service och hög kvalitet till kommuninvånare, föreningsliv, näringsliv och besökare. Ett gott bemötandet är centralt och skapar respekt samt positiva upplevelser. Nåbarhet är ledord och innebär att personalen är kunnig, flexibel, tillgänglig samt synlig i verksamheten. Det är enkelt att få kännedom om det verksamheter och tjänster som erbjuds. Rapporteras till KF. Bedömning Titel Kön Utfall Mål Bedömnin g Hur nöjda kunderna 94% 90% är med de 94% kommunala idrotts- 94% och motionsanläggningarna (% mycket/ganska nöjd) Trend Ny belysning vid Nobelspåret blev klar under hösten. I Stråhallen har hoppgropsanläggning och ytterligare en padelbana byggts samt renovering av golv för badmintonbanorna skett. Renoveringen av allvädersbanorna vid Nobelstadion avbröts, då även underlaget är dåligt och behöver åtgärdas. Beviljade medel räcker inte till, beräknad totalkostnad är 6,8 mkr. Vid Strandbadet testades nya aktiviteter, såsom Awakening yoga och Powermove yoga. Diverse ny utrustning köptes in till både simhall och gymmet. Omvärldsspaning vid andra badhus i närområdet genomfördes. En statusbesiktning av Strandbadet genomfördes och visade att badhuset kan användas fram till år 2030 och målet är att en ny anläggning då ska stå klar. Hur nöjda kunderna är med den kommunala kulturverksamheten (% mycket/ganska nöjd) 95% 95% 95% 97% För att bibehålla en god nöjdhet har biblioteket bland annat uppsökande verksamhet. Bibliotekets berättartältet besökte olika platser som fritids, öppna förskolan och Karlskogafesten. För Bofors stationsområde har samtal påbörjats med olika aktörer för att se över vilka möjligheter för verksamhet som kan bedrivas inom området. 2019-02-05 16:50 8
Möckelnföreningarna är samordnare. Konst, fart och design genomfördes även under under motorsportsveckan, kulturskolan och bibliotekets berättartält deltog med uppsökande verksamhet, för att nå nya målgrupper. Konsthallen har haft tolv utställningar under året varav Karlskoga konstförening ansvarat för tre. Kulturskolan har en fortsatt god kundnöjdhet. Viktiga framgångsfaktorer är en verksamhet som är anpassad efter deltagarens ålder, intresse och förmåga, i kombination med ett gott bemötande. Andel kunder som upplever ett gott bemötande i kontakten med förvaltningens personal 96% 95% 97% 96% Generellt är kundnöjdheten hög inom nämndens alla verksamhetsområden. Alla enheter uppnår målvärdet. Ett ständigt arbete fortgår för att bibehålla höga nivåer. HBTQutbildning och certifiering av biblioteket har genomförts. En handlingsplan för det fortsatta löpande inkluderingsarbetet är framtagen. Kulturskolan noterar en differens mellan pojkars och flickors nöjdhet. Ett arbete har påbörjats med att förtydliga strukturen i olika gruppverksamheter, såsom i orkesterspel, där deltagare ibland upplevt det rörigt. En gymansvarig tillsattes vid Strandbadet, för ökad närvaro av personal. Information om händelser på Strandbadets informationskanaler har förbättrats. Nöjdheten med nya verksamheten, Stråhallen, visade också en gott resultat. Andel deltagare i Dansa Pausa som är nöjda med verksamheten 75% 74% 75% Dansa Pausa genomförs i samarbete med folkhälsoförvaltningen och skolhälsovården. Ambitionen är att genom kravlös dans i en lugn miljö öka ungdomar psykiska hälsa. Under har 10-15 tjejer i åldern 10-18 år deltagit. Andel kunder som är nöjda med bibliotekspersonalen s serviceförmåga och kunnighet 96% 95% 98% 94% För att bibehålla en hög kundnöjdhet arbetar bibliotekets personal kontinuerligt med gott värdskap och bemötande, både genom utbildningsinsatser på länsnivå och genom egen arbete. Barnkonventionen och HBTQ genomsyrar all verksamhet. KF-Mål 3. Karlskoga kommun prioriterar främjande och förebyggande insatser för ekonomiskt utsatta barn och unga. För att skapa en socialt hållbar utveckling och förhindra en utveckling mot bland annat social oro, konflikter och utanförskap är det av största vikt att minska skillnader i hälsa och dess orsaker. Karlskoga kommuns arbete ska därför präglas av ett främjande och förebyggande förhållningssätt och ha ett tydligt barnperspektiv. Kunskap om skydds- och riskfaktorers påverkan på individers utveckling och hälsa används för att stärka barn och unga och framförallt de mest utsatta. Att leva i en ekonomiskt utsatt familj påverkar och begränsar ofta 2019-02-05 16:50 9
barns hela vardag och förutsättningar. Karlskoga kommun prioriterar insatser som stärker barns och ungas fysiska, psykiska, kulturella och sociala utveckling för en jämställd och jämlik hälsa samt möjlighet till en aktiv fritid. Nämndmål 3.1 Alla erbjuds möjlighet att uppleva kostnadsfria kultur- och fritidsaktiviteter. Nämnden erbjuder kostnadsfria, främjande och förebyggande insatser som minskar skillnader i hälsa och bidrar till en stärkt folkhälsa. Det ska vara enkelt för alla att uppleva kultur- och fritidsaktiviteter. Rapporteras till KF. Bedömning Titel Kön Utfall Mål Bedömnin Trend g Antal 25 25 aktivitetslokaler/ytor som är obokningsbara helt eller del av tid och kostnadsfria att nyttja Både bibliotekets och konsthallens aktivitetsytor kan nyttjas utan kostnad. I båda lokaler sker aktiviteter anordnade av vår enhet. Det är inte bokningsbart för extern part utom i samarbete med bibliotek eller konsthall. Vid Boforsudden färdigställdes parkouren och dansytan under sommaren och invigdes under augusti. Liksom skateparken är dessa anläggningar öppna för spontanaktivitet men Bofors gymnastikförening kommer att anordna kurser och aktiviteter vid anläggningarna för att locka fler och nya besökare. Antal 691 656 aktivitetstillfällen inom nämndens verksamhetsområden som är kostnadsfria Bibliotekets och Konsthallens aktiviteter har följt fastställd planering. Konsthallens öppetdagar, som uppgick till 222 har inte tidigare räknats in i detta styrmått, därav den stora differensen mot tidigare år. Idrottsfritids och lovverksamhet genererar många kostnadsfria aktivitetstillfällen där en bidragande faktor varit de statliga medlen från socialstyrelsen. Detta gav även föreningslivet möjligheter att anordna lovaktiviteter. Sommarkul anordnades för första gången även i Sandviksområdet. En extrainsatt, kostnadsfri, sommarsimskola för elever i grundsärskolan genomfördes. Kulturskolan genomförde prova-på-tillfällen vid fritidsgårdar och fritidshem. Antal genomförda 209 186 uppsökande verksamhetstillfällen Exempel på uppsökande verksamhet är Berättartältet, besök vid Öppna förskolan och 2019-02-05 16:50 10
Kultur- och föreningskalaset. Att få möjlighet att prova på Kulturskolans olika verksamheter möjliggörs vid många olika tillfällen, exempelvis vid prova-på-tillfällen vid fritidsgård/fritidshem samt andra skolframträdanden. för styrmått Styrmått Kön 2016 Hur nöjda kunderna är med de kommunala idrotts- och motionsanlä ggningarna (% mycket/gans ka nöjd) Hur nöjda kunderna är med den kommunala kulturverksa mheten (% mycket/gans ka nöjd) Andel deltagare som upplever att de får gehör för önskemål och förväntningar på innehållet i kulturskolans kurser Antal synpunkter som inkommit från invånare via Tyck om Antal förbättringsi déer utifrån dialog med skolelever på 2017 Delmål Alla 88% 89% 94% 90% Kvinnor 87% 90% 94% Män 89% 88% 94% Alla 95% 94% 95% 95% Kvinnor 94% 95% 95% Män 98% 95% 97% Alla 93% 96% 92% 95% Kvinnor 95% 93% 94% Män 90% 100% 100% 38 26 21 37 7 2 8 2019-02-05 16:50 11
politikerluncher Andel kunder som upplever ett gott bemötande i kontakten med förvaltninge ns personal Andel deltagare i Dansa Pausa som är nöjda med verksamhete n Andel kunder som är nöjda med biblioteksper sonalens serviceförmå ga och kunnighet Antal aktivitetslok aler/ytor som är obokningsbara helt eller del av tid och kostnadsfria att nyttja Antal aktivitetstillfällen inom nämndens verksamhets områden som är kostnadsfria Antal genomförda uppsökande verksamhets- Alla 93% 94% 96% 95% Kvinnor 94% 96% 97% Män 93% 93% 96% Alla 70% 100% 75% 74% Kvinnor 70% 100% 75% Män Alla 94% 95% 96% 95% Kvinnor 86% 95% 98% Män 91% 96% 94% 22 22 25 25 422 557 691 656 209 186 2019-02-05 16:50 12
tillfällen Nyckeltal Nyckeltal mål 1.1 2016 2017 Certifierad säker och trygg förening (totalt antal) 7 7 9 Öppethållande på biblioteket 1 (antal timmar per vecka utöver 8-17 på vardagar) 18 18 18 2 Lån på biblioteket (antal) 182 903 3 165 046 165 420 E-lån på biblioteket (antal) 6 220 6 453 7 748 Lån/invånare på biblioteket (antal) 6,0 5,4 5,4 Virtuella besök på bibliotekets olika webbsidor (antal) 20 519 4 20 379 1 059 927 5 Fysiska besök på biblioteket (antal) (inkl. till rådgivningen) 169 090 6 158 911 142 624 Fysiska besök på biblioteket/invånare (antal) 5,5 5,2 4,7 Förfrågningar till arkivet (antal) 391 783 1 085 Besök till arkivet (antal) 200 7 155 389 Besökare vid Alfred Nobels Björkborn (antal) 8 768 8 312 8 460 Besökare vid Arbetarmuseet Gråbo Kulturområdet Rosendal (antal) 1 168 883 8 194 9 Besökare i Konsthallen (antal) 7 799 6 313 5 664 Öppethållande för allmänheten i simhallen 10 (antal timmar per vecka utöver 08-17 på vardagar) 26 26 26 Badgäster i Strandbadet (antal) 133 657 131 450 123 148 Varv/vecka i Nobelspåret (antal) 1 298 1 066 1 123 Kölista till Kulturskolan (antal) 98 263 449 Andel sökande barn/ungdomar till kulturskolan (6-15 år) (%) 8,5 7,8 6,5 1 KKiK-mått (Kommunens kvalitet i korthet) 2 Öppettid oktober - mars 3 Byte av datasystem kan delvis vara en förklaring av lägre resultat. 4 Byte av datasystem kan delvis vara en förklaring av lägre resultat. 5 Google analytics mäter annorlunda mot föregående år 6 Biblioteket hade stängt tre dagar mer än normalt i samband med datasystembyte (Bookit). 7 Varav 111 var i samband med förfrågningar och övriga enbart studiebesök. 8 Nytt avtal 2017 med inriktning mot pedagogisk verksamhet. 9 För närvarande är inte Gråbo och Rosendal öppet för allmänheten. Verksamheten är under utredning. 10 KKiK-mått (Kommunens kvalitet i korthet) 2019-02-05 16:50 13
Andel aktiva barn/ungdomar i kulturskolan (6-15 år) (%) 14 15,8 17,2 Antal fysiska deltagare inom kulturskolans olika konstformer - Bild (flickor/pojkar) - Dans - Musik - Teater Antal deltagare i ungdomsföreningsverksamhet (flickor/pojkar) - Bowling - Bågskytte - Cykel - Fotboll - Friidrott - Golf - Gymnastik - Hundsport - Hästsport - Kampsport - Lagsport (ej fotboll) - Motorsport - Orientering - Racketsport - Religiösa - Skateboard - Skidor - Spel - Vattensport - Övriga Kultur- och fritidsevenemang (totalt) 11 - Varav bibliotek - Varav fritid - Varav kultur 82/26 270/24 233/187 58/22 2/10 4/12 12/56 355/766 67/33 65/213 346/176 19/4 170/6 52/158 147/570 22/107 24/13 50/120 80/62 0/0 39/71 2/24 598/583 356/432 67 2 61 4 84/28 209/32 256/174 52/26 332/806 383/174 175/7 135/594 81/106 68 2 59 7 73/28 196/22 308/212 63/19 2 159 Nyckeltal mål 2.1 2016 2017 Genomförda arrangemang genom Ung peng (antal) 1 1 4 Nyckeltal mål 2.2 2016 12 2017 Nyttjandetimmar/vintervecka i Strandbadet (antal) 91 90 90 Nyttjandegrad i idrottshallar, av bokningsbar tid (%) 59 70 77 Nyttjandegrad av KEMAB arena, av bokningsbar tid (%) 69 61 61 11 2015-2017 har evenemang med minst 300 i publik mätts. Från mäts alla evenemang. 12 Nytt beräkningssätt från 2016, endast utnyttjad tid av bokade tiden är räknad. 2019-02-05 16:50 14
Nyttjandegrad i Nobelhallen vid is, av bokningsbar tid (%) 75 86 81 Nyttjandegrad i Nobelhallen för inlines, av bokningsbar tid (%) 57 78 77 Nyckeltal mål 3.1 2016 2017 Deltagare i lovverksamhet (antal) 948 1 027 955 Deltagare i idrottsfritids (antal) 81 54 34 Utrustningslån i Fritidsbanken (antal) 1 786 3 424 5 026 Medarbetarperspektiv Av nämndens två mål uppnåddes ett och ett uppnåddes delvis. HME-resultaten har inte uppnått sina målvärden men ligger i nivå med föregående år eller något högre och bedöms gå åt rätt håll. HME-värdena har förbättrats, framförallt kvinnornas motivation. Långtidssjukskrivningar, arbetsskador och kostnader för företagshälsovård ligger på en acceptabel nivå och är jämförbar med föregående år. Förvaltningen har infört en matrisorganisation. Syftet är att skapa en processorienterad organisation där alla arbetar smart tillsammans utifrån en helhetssyn med kunden i fokus. Målet är att få nöjdare kunder och en bättre arbetsmiljö. Översikt KF-Mål 4. Karlskoga kommun är en attraktiv arbetsgivare, där alla har likvärdiga möjligheter. Karlskoga kommun är en stor och viktig arbetsgivare som erbjuder många arbetstillfällen både för karlskogaborna och för inpendlare från andra kommuner. Att vara en bra arbetsgivare med medarbetare som är motiverade och engagerade är en förutsättning för att kunna fullfölja kommunens uppdrag om att leverera service med god kvalitet till kommuninvånarna. Kommunens arbetsmiljö ska vara god och hälsofrämjande. Nämndmål 4.1 Alla medarbetare har en god och hälsofrämjande arbetsmiljö samt rätt kompetens för att leverera god service med hög kvalitet. Alla medarbetare har goda fysiska och psykosociala förutsättningar samt likvärdiga möjligheter att med rätt kompetens för uppdraget, leverera god service och hög kvalitet. Alla medarbetare har respekt för varandra och genom öppenhet samt engagemang bidrar alla till en god och hälsofrämjande arbetsmiljö, där delaktighet och arbetsglädje är ledord. Rapporteras till KF. Bedömning Titel Kön Utfall Mål Bedömnin g Andel medarbetare som under året genomgått relevant utbildning inom egna verksamhetsområdet 89% 33% 2019-02-05 16:50 15
Målsättningen är att samtlig personal genomgått någon utbildning under en treårsperiod. Övervägande del har gått utbildning redan första året. Under året har all personal vid biblioteket, konsthallen och arkivet HBTQ-certifierats, delar av Nobelhallens personal har gått Skylift-kurs och gräskurs, kulturskolans personal har deltagit i utbildningar inom respektive konstform vid länsstudiedagar och Strandbadets personal har gått kurs i lyftteknik och vattenrening. Därtill har berörd personal gått utbildningar inom kommunens nya system och verktyg såsom Ciceron (ärendehanteringssystem), Hypergene (beslutsstödssystem) och esmaker (enkätverktyg). Andel medarbetare som uppger att 74 de har en god och hälsofrämjande arbetsmiljö Vid alla arbetsplatsträffar finns arbetsmiljö som en särskilt punkt på dagordningen. Exempel på åtgärder som vidtagits är uppföljning av HME-statiskt inklusive framtagande av åtgärder, tydlighet i styrning är ett förbättringsområde. Rutiner har inom olika områden skapats och setts över för att skapa tydlighet arbetet. Planer gällande utrymning, hot och våld har uppdaterats. Personal har uppdaterats i användande av rapportsystemet LISA vid händelse av arbetsskada eller tillbud. Andel medarbetare som uppger att 98% 90% en kompetensutvecklingsplan har tagits fram gemensamt av medarbetare och chef Rätt kompetens, såväl i nutid som i framtid, för att kunna genomföra uppdrag med god service och hög kvalitet är en viktig framgångsfaktor för alla verksamhet. Kompetensutvecklingsplaner tas fram individuellt vid årliga utvecklingssamtal och följs upp kontinuerligt. Andel sjukfrånvaro av total arbetad tid 4.6% 4.9% 6.8% 1.5% Arbete med hälsofrämjande åtgärder har skett löpande inom ledning och vid respektive enhet. HME motivation: medarbetarnas upplevda motivation i arbetet (index) 76 82 76 79 Ett fortsatt arbete med genomförande av en rad identifierade förbättringsåtgärder inom förvaltningen har skett, i syfte att bli bättre på att tillsammans arbeta smart utifrån en helhetssyn med kunden i fokus. Fokus för perioden har varit ledningens engagemang. Fortsatt gavs månadsbrev ut. Extra fokus har varit att synliggöra värdet och syftet med HME-enkät och arbetet med att öka motivationen på arbetsplatsen. Månadvis bifogades även lägesrapport om projekt matrisorganisation, för att öka förståelse och öka möjlighet till inblick. Samverkansgruppen var referensgrupp för projekt matrisorganisation, en del i att få medarbetarinflytande. Utvärdering av samverkanssystemet har visat att det fungerar bra inom förvaltningen, både på individ, grupp och förvaltningsnivå. Fortsatt arbete har 2019-02-05 16:50 16
skett på arbetsplatsträffar och kommer att fortsätta för att öka motivationen. Uppföljningar kommer att ske kontinuerligt. Nämndmål 4.2 Alla chefer skapar engagemang samt en känsla av sammanhang genom tydlig ledning och styrning. Alla chefer leder och utvecklar verksamheten mot nämndens uppsatta mål genom att skapa goda förutsättningar för medarbetaren att fullgöra sitt uppdrag och nå resultat. Alla chefer bidrar till en god och hälsofrämjande arbetsmiljö genom öppenhet och nytänkande samt ett tydligt ledarskap. Rapporteras till KF. Bedömning Titel Kön Utfall Mål Bedömnin Trend g HME ledarskap: 71 82 medarbetarnas 66 uppfattning om sin 81 närmaste chef (index) Programförklaringar är framtagna för chefsgrupp, ledningsgrupp samt arkiv och ledningsstöd. Projektet Matrisorganisation har genomförts under året där ledningen bland annat arbetat med gruppdynamik, förändringsledning, samt med framtagande av en förvaltningsövergripande verksamhetsmodell. Lägesrapport om projektets utveckling har delges alla medarbetare regelbundet via förvaltningens månadsbrev. HME styrning: medarbetarnas uppfattning om tydligheten i styrningen på arbetsplatsen (index) 73 79 72 74 Arbetsmiljöarbete har skett kontinuerligt på arbetsplatsträffar och andra träffar för personalen vid biblioteket. Vid Strandbadet har enhetsmålen gåtts igenom upp på arbetsplatsträffar och vid utvecklingssamtal samt anslagits på anslagstavla. Uppföljning och utvärdering sker regelbundet. Arbetsbeskrivning för varje roll och har gåtts igenom med varje individ. Ett tydligt arbetsschema har tagits fram över tider och raster samt en sammanställning över arbetsuppgifter för varje anställd per dag och vecka. Ledningsgruppen har tagit fram grunden till förvaltningens övergripande verksamhetsmodell som stöd i planering, prioritering och uppföljning. Nämndens målbildsdokument kommer att ses över och ges tydligare fokus på barn och unga. för styrmått Styrmått Kön 2016 2017 Delmål Andel 89% 33% 2019-02-05 16:50 17
medarbetare som under året genomgått relevant utbildning inom egna verksamhets området Andel medarbetare som uppger att de har en god och hälsofrämjande arbetsmiljö Andel medarbetare som uppger att en kompetensutvecklingsplan har tagits fram gemensamt av medarbetare och chef Andel sjukfrånvaro av total arbetad tid HME motivation: medarbetarnas upplevda motivation i arbetet (index) HME ledarskap: medarbetarnas uppfattning om sin närmaste chef (index) 72 74 49% 94% 98% 90% Alla 5.1% 4.6% 4.6% 4.9% Kvinnor 6.0% 6.9% 6.8% Män 3.9% 1.7% 1.5% Alla 78 74 76 82 Kvinnor 67 76 Män 79 79 Alla 78 71 71 82 Kvinnor 63 66 Män 76 81 2019-02-05 16:50 18
HME styrning: medarbetarnas uppfattning om tydligheten i styrningen på arbetsplatsen (index) Alla 77 72 73 79 Kvinnor 68 72 Män 75 74 Nyckeltal Nyckeltal mål 4.1 2016 2017 Antal förbättringsidéer från medarbetare via Idékedjan 13 (inkomna/genomförda) Frisknärvaro (%, andel med 0-5 sjukfrånvarodagar) Totalt Kvinnor Män ABM 5/2 Bibliotek 2/2 Föreningsstöd 1/0 Ledning 2/0 Kulturskola Strandbadet 68 63 76 67 60 76 0 0 0 0 0 65 56 78 Utvecklingsperspektiv Av nämndens två mål uppnåddes båda. Under fortsatte det påbörjade förändringsarbetet i förvaltningen, i projektform skapades förutsättningar för processorienterat arbetssätt som stöds av linjeorganisationen. Syftet är att skapa en processorienterad och förändringsbenägen förvaltning, där alla tillsammans arbetar smart med kunden i fokus. Förväntade effekter är nöjdare kunder och medarbetare samt resurseffektivare processer. Effekterna beräknas hämtas hem successivt från 2019 till 2025. Projektet levererade bland annat: 1. En verksamhetsmodell, vilken ger en översiktlig helhetsbild av de sätt förvaltningen skapar och levererar värde till kund 2. En huvudprocesskarta som övergripande beskriver de viktigaste processerna som realiserar verksamhetsidén 3. En handbok för processbaserad verksamhetsutveckling, som beskriver hur man utvecklar en kultur, struktur och systematik som tillgodoser kundernas behov utifrån en helhetssyn 13 ABM deltog i pilotprojektet 2015-2016, alla avdelningar är med från 2017. 2019-02-05 16:50 19
4. En pilotprocess, Ung peng som testade processutvecklingsmodellen 5. En matrisorganisation, där process-, resurs- och arbetsledning integreras. Arbetet med att införa e-arkiv i Karlskoga kommun har fortsatt under året och kommunarkivarien kvarstår som projektledare. Upphandling kommer att ske under 2019. Översikt KF-Mål 5. Karlskoga är en kommun med ett näringsliv som utvecklas. Det finns många välmående företag i Karlskoga och många innovativa idéer som ger gott hopp om framtiden. Karlskoga erbjuder en varierad arbetsmarknad inom såväl privat som offentlig sektor. Karlskoga är känd för sin höga tekniska kompetens och gynnsamma villkor för industriell tillverkning, forskning och utveckling. God tillgänglighet och service från kommunens alla verksamheter är viktigt för företagens utveckling. Företagarnas nöjdhet med servicen har utvecklats mycket positivt de senaste åren. Kultur- och föreningsnämnden har inget mål eller styrmått under mål 5. KF-Mål 6. Karlskoga har en socialt/kulturellt, ekonomiskt och ekologiskt hållbar utveckling. Karlskoga kommun strävar efter att vara ett hållbart samhälle ur alla tre perspektiv. Kommunen ska vara en god förebild genom att minska sin klimatpåverkan så långt möjligt. Ekonomiskt tar kommunen ansvar för att inte förbruka och belasta kommande generationers resurser. För att nå god ekonomisk hushållning behövs ett positivt ekonomiskt resultat, vilket ger möjligheter att finansiera investeringar, beakta samtliga pensionsåtaganden, parera konsumtionssvängningar samt ha resurser för utveckling. Socialt arbetar kommunen aktivt med att stärka sociala nätverk, både på grupp- och individnivå. Karlskoga ska vara en demokratisk, jämlik och jämställd kommun. Nämndmål 6.1 Alla arbetar långsiktigt för en hållbar samhällsutveckling. Nämnden arbetar långsiktigt för en hållbar samhällsutveckling som tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov. Hänsyn tas till de tre aspekterna socialt/kulturellt, ekologisk och ekonomisk hållbarhet, där social/kulturell hållbarhet och välfärd är målet, ekologin sätter ramarna och ekonomin är ett medel för att uppnå välfärd. Rapporteras till KF. Bedömning Titel Kön Utfall Mål Bedömnin Trend g Andel deltagare 58% 76% inom ramen för El 64% Sistema som är 51% nöjda med verksamheten Oavsett nöjdhet eller inte kan El Sistema bidra till stor samhällsnytta utifrån ekonomiska 2019-02-05 16:50 20
perspektiv och inte minst från individperspektiv. Att vara nöjd behöver inte nödvändigtvis vara att vara nöjd för tillfället, det kan även innebära en långsiktig nöjdhet utifrån både ett individ och samhällsperspektiv. Antal dialogträffar 8 8 med övriga nämnders presidier kring gemensamma fokusområden och utvecklingsprojekt Träffarna med samhällsbyggnadsnämndens presidium har varit givande och kommer fortsatt ske regelbundet. Träffar med barn- och utbildningsnämndens presidium kommer framöver att ske utifrån behov, enligt gemensamt beslut. Träffar med socialnämndens presidium kommer påkallas då förvaltningarnas båda ledningsgrupper ser behov av att lyfta "vad"-frågor. Antal granskade och 8 10 värderade artiklar, tidskrifter, seminarium med mera, som presenteras på nämndens sammanträden Rapporter har kontinuerligt redovisats vid nämndens sammanträden som teman. Information om vad HBTQ-certifieringen vid biblioteket innebär. Information från Idrottsmässan i Göteborg; Säkerhet/trygghet i simhallar och Service - det som gör skillnaden Information från Kulturskolerådets rikskonferens i Stockholm Information från Sveriges fritids- och kulturchefsförenings årskonferens i Trollhättan Visionsarbete, utifrån rapport från Kairosfuture-rapport om Karlskoga Information från Kultur- och fritidskonferens i Trollhättan Information om e-arkiv och digitalisering. Antal kartläggningar 6 4 av interna processer, nuläge och önskat läge per år Inom ramen för projektet matrisorganisation har nuläge samt önskat läge för processen Hantering av Ung Peng tagits fram. Från 1 september övertog kultur- och föreningsförvaltningen ansvaret för de kommunala utomhusbaden och processen för badsäkerheten har därför setts över, likaså har checklistor för vattenprovtagning, tillsyn av bryggor, strand och säkerhetsutrustning sett över. Vid Strandbadet har ett antal processer setts över för att förbättras, såsom bevakning, städning i simhall, tillbud och egenkontroll. Under 2019 är processen Stöd till civila samhället prioriterad för översyn. Andel medarbetare som genomgått 86% 33% 2019-02-05 16:50 21
utbildning i tvärgående sakområden Vid biblioteket har all personal gått utbildning inom HBTQ i samband med HBTQcertifieringen samt kalenderfunktion och skype på jobbdator. Vid Kulturskolan har alla gått HLR- utbildning (hjärt- och lungräddning). Ledningen har inom projektet matrisorganisation gått utbildning inom processarbete och förändringsledning. Därtill har enstaka medarbetare gått utbildningar inom bland annat barnkonventionen och Prodis (kunskap och handlingsberedskap om alkohol, droger och dopingfrågor). Antal personer som 15 8 erbjuds sysselsättning via praktik Biblioteket hade fyra praktikanter. Nobelanläggningarna hade tre och Strandbadet fyra feriearbetare under sommaren. Praktikanterna var mycket nöjda och utfall från utvärderingar visade positiva resultat. Kulturskolan hade fyra VFU-studenter (verksamhetsförlagd utbildning) från Örebro universitet. Antal 3 2 utbildningstillfällen för förtroendevalda Nämnden har deltagit i utbildningstillfälle inom Barnkonventionen, dataskyddsförordningen (GDPR) samt deltagit i Folkhälsokonferensen. KF-Mål 7. Karlskoga kommun säkerställer att varje barn och elev uppnår läroplanens mål och i övrigt får de kunskaper och förutsättningar som de behöver för att möta vuxenlivet och morgondagens samhälle. Att alla elever i kommunens grundskolor når läroplanens mål är en av de viktigaste uppdrag som kommunen har. Andelen elever som minst får godkänt i alla ämnen i årskurs 9 måste öka. Karlskoga har ett stort och brett utbildningsutbud. Det livslånga lärandet börjar redan i förskolan genom att skolan bygger grunden för fortsatt inlärning. Att ha en bra förskola, grundskola och gymnasieskola med barn och elever som stimuleras och utvecklas är därför viktigt både för individen och för samhället. Möckelngymnasiet har ett bra samarbete med näringslivet, vilket ger eleverna goda kunskaper och förutsättningar för att gå vidare till fortsatta studier eller arbete. Vuxenutbildningen och samverkan med Örebro universitet bidrar till kompetensutvecklingen i det lokala näringslivet. Nämndmål 7.1 Alla skapar goda förutsättningar för barn och ungas lärande genom kulturoch fritidsverksamhet. Alla stödjer barn och ungas lärande genom kultur- och fritidsverksamhet i syfte att skapa goda förutsättningar för alla elever att uppnå läroplanens mål. Via samarbete och helhetssyn förbättras möjligheten till ökat lärande. Goda kunskaper är en viktig förutsättning för att möta vuxenlivet och morgondagens samhälle. Rapporteras till KF. Bedömning 2019-02-05 16:50 22
Titel Kön Utfall Mål Bedömnin Trend g Antal deltagare i 15 30 Dansa Pausa 15 15 0 15 Det är svårt att locka killar till dans. Fokus har varit yngre tjejer (10-13 år) och äldre (14-18 år). Antal läsfrämjande 90 42 aktiviteter som erbjuds till barn i åldern 0-6 år Genomförda aktiveter är bland annat bokteater, barnteater, babysång, dansa en bok, berättartältet, språkmingel och logopedgruppen. Under året har biblioteket samarbetat med och besökt samtliga förskolor som får pengar från Kulturrådet. Antal timmar som 1 000 1 012 simhall inklusive simskolepersonal nyttjas för grundskolans simundervisning Under har simskolorna varit fler än 2017 och förskoleklasserna har räknats in vilket också påverkar resultatet för. för styrmått Styrmått Kön 2016 Antal deltagare i Dansa Pausa (alla) Antal läsfrämjande aktiviteter som erbjuds till barn i åldern 0-6 år Antal timmar som simhall inklusive simskolepersonal nyttjas för grundskolans simundervisning 2017 Delmål Alla 7 18 15 30 Kvinnor 7 18 15 15 Män 0 0 0 15 37 40 90 42 1 007 761 1 000 1 012 Nyckeltal Nyckeltal mål 6.1 2016 2017 2019-02-05 16:50 23
Deltagare i El Sistema (antal) 250 375 375 Energi- och klimatrådgivning (antal kundkontakter) - Varav Karlskoga - Varav Degerfors Konsumentvägledning 16 (antal kundkontakter) - Varav Karlskoga - Varav Degerfors - Varav Lekeberg Budget- och skuldrådgivning (antal kundkontakter) - Varav Karlskoga - Varav Degerfors Träffar mellan föreningar, politiker och tjänstemän inför överenskommelser om ekonomiskt stöd (antal) 348 189 14 43 15 312 28 36 15 488 509 510 378 397 396 85 83 77 25 29 37 177 167 125 17 129 129 94 48 38 31 84 92 85 Föreningar som uppbär ekonomiskt stöd (antal) - Barn- och ungdomsföreningar - Etniska föreningar - Funktionsnedsattas föreningar - Kulturföreningar - Samlingsföreningar - Sociala föreningar - Studieförbund - Uppdragsföreningar 51 0 3 11 1 8 8 2 56 5 3 10 1 7 8 2 49 4 3 10 1 8 8 2 14 per kommun ej möjligt att få fram på grund av personalbyte. 15 Tjänsten vakant fram till september. 16 Omfattar både rådgivning och utåtriktade insatser. 17 Budget- och skuldrådgivaren sjukskriven 50 % 20 jan till maj och 100 % maj augusti. 2019-02-05 16:50 24
Ekonomi Driftredovisning Redovisning (tkr) 2016 2017 Budget Avvikelse Kostnader 99 914 101 364 101 858 100 966-892 *Varav personal 41 744 44 498 44 491 46 747 2 256 Intäkter -16 814-17 416-17 929-15 603 2 326 Nettokostnader 83 100 83 948 83 929 85 363 1 434 Nettobudget 82 946 84 292 85 363 85 363 0 i förhållande till budget -154 344 1 434 0 1 434 Nettokostnader per verksamhet Nämnd/ledning 4 795 7 388 11 771 12 085 314 Föreningsbidrag 6 262 5 737 5 413 5 085-328 Bibliotek och allmänkultur 17 206 16 662 16 311 16 389 78 Kulturskolan 17 882 17 012 16 342 16 631 289 Föreningsstöd 36 955 37 149 24 634 25 248 614 Strandbadet 9 458 9 925 467 Summa nettokostnad 83 100 83 948 83 929 85 363 1 434 Kultur- och föreningsnämnden redovisade per sista december ett positivt resultat på 1,43 mnkr i jämförelse med budget. Samtliga verksamheter förutom föreningsbidrag redovisar positiva resultat. En gemensam förklaring är låga personalkostnader och vakanser samt ökade intäkter inom flera verksamheter. På Kulturskolan finns kulturrådsmedel som använts till ordinarie verksamhet utan att behöva anställa ny personal. Strandbadets överskott kan till största delen förklaras av högre intäkter än budget. Föreningsstöds överskott beror på högre intäkter än beräknat på Stråhallen, planerade åtgärder har inte kunnat genomföras på gräsfotbollsplaner, en mild vinter 2017/ medförde lägre driftkostnader på Nobelanläggningen. Bibliotekets redovisade ett mindre överskott som beror på vakanser. Uppföljning av treårsbudget Period 2017-2019 Redovisning (tkr) i förhållande till budget Ingående Utfall Prognos 2019 Prognos 2017- balans 2019 444 1 434-1 878 0 2019-02-05 16:50 25
Kultur- och föreningsnämnden har en ingående balans om 444 tkr från föregående treårsperiod och 2017. Utfallet för är ett positivt resultat på 1 434 tkr. Vid innevarande treårsperiods slut prognostiserar nämnden med ett nollresultat. Investeringskostnader Investeringar (tkr) 2017 Budget Avvikelse Varav överförs till nästa år Belysning 1 380 1 600 220 Nobelspåret E-arkiv 0 500 500 500 Kulturskolan 292 438 200-238 intrument mm Bildkonst 50 78 76-2 Biblioteket 402 132 450 318 hyllsystem mm Uppgradering 130 130 0 bowlingbanor Belysning Botorp 45 0-45 Stråhallen 132 161 0-161 Strandbadet rännor 13 144 131 bassänger Fritidsaläggningar 463 0 Medflyttat från 2017: Klimatrum i arkiv 315 450 135 Dansgolv 83 75-8 kulturskolan Summa investeringsutgifter 1 339 2 775 3 625 850 500 I kultur- och föreningsnämndens investeringsbudget för finns ett klimatanpassat rum för fotografier och filmmaterial i kommunarkivet samt dansgolv till Kulturskolan som förts med från 2017. Arkivet jobbar med upphandlingsunderlag för inköp till E-arkivet. Upphandlingen förväntas vara klar under 2019 så därför flyttas budget för det över till 2019. Internkontroll Kontrollera att rutiner finns och att lotterilagen följs gällande lotteritillstånd, anmälan och redovisning av lotterier samt att arvoden till lotterikontrollant betalas ut enligt fastställd rutin. Kontrollera att rutiner finns och följs gällande utlämnande av offentlig/hemlig handling, mottagande av leverans, utlån av arkivhandlingar samt tillsynsverksamhet. 2019-02-05 16:50 26
Båda internkontrollområdena granskades enligt fastställd internkontrollplan, 89/2017 och genomfördes enligt fastställda uppdragsbeskrivningar. Granskningen visade att rutinbeskrivningar finns, att de följs och att hanteringen i de olika delarna fungerar väl. Kultur- och föreningsnämnden godkände redovisningen av de båda granskningarna enligt 50/ och 82/. Självskattning av internkontrollen som helhet Kultur- och föreningsnämndens internkontrollplan 89/2017, fastställdes utifrån den risk- och väsentlighetsanalys förvaltningen genomförde. De två internkontrollområdena gällde hantering av lotteritillstånd och hantering av arkivhandlingar. Att hantering av såväl lotteritillstånd och arkivhandlingar sker korrekt och med stor säkerhet är viktigt ur många aspekter. Båda är lagstyrda verksamheter vilket också betonar vikten av god säkerhet i hanteringen. Genomförda granskningar redovisas för nämnden som har att godkänna eller föreslå ytterligare åtgärder. Kultur- och föreningsnämndens bedömning är att den interna kontrollen som helhet är god. Svag Tillfredsställande God Mycket god X Framtidsbedömning Ekonomi Lång sikt Utifrån omvärldsanalys och trendspaning har följande identifierats som särskilt viktigt att beakta på lång sikt. Överenskommelser med civila samhället skapar kraft för demokratiskt förankring och vitalisering, för lokal och regional utveckling, och är en kraft för att uppnå gemensamt uppsatta mål. Kravet på samverkan ökar även mellan myndigheter och det civila samhället. Samverkan möjliggör i stor grad beviljande av projektmedel för att tillsammans med nya parter testa gemensamma utvecklingsidéer. En ökad samverkan ska ske genom samverksamhet internt inom kommunkoncernen samt med övriga parter i offentliga sektorn liksom parter inom civila- och privata sektorn. Genom samarbete kan utveckling och nya idéer skapas, vilket bidrar till ökad kostnadseffektivitet, ökad nöjdhet och trivsel samt en god samhällsutveckling. Föreningslivet förändras och de ideella krafterna i föreningslivet minskar. Nya former för bidragsberättigande behöver utvecklas för att fortsatt kunna stötta och utveckla Karlskogas föreningsliv. Föreningar och ledare behöver även stöd med utbildning samt tillgängliga lokaler och anläggningar. Samutnyttjande av kommunens lokaler för skola, kultur, idrott och fritid kommer troligen att öka framöver. Förutom funktion blir estetiken allt viktigare. Det ska finnas funktionella, trygga och trivsamma lokaler för olika ändamål, vilket möjliggörs genom dialog med olika parter och berörda målgrupper i tidigt skede. 2019-02-05 16:50 27
Förväntningar på snabb service och e-tjänster ökar. För att lyckas med detta krävs utökade samarbeten samt arbetsmetoder där tekniken nyttjas i högre grad. Förvaltningarna signalerar önskemål om en säker och effektiv elektronisk arkivering. Upphandling av e-arkiv kommer att ske under våren 2019. Kraven på meröppet ökar från invånaren då önskemål finns om att kunna nyttja verksamheter och lokaler när det passar individen. Vid biblioteket pågår en testperiod med utökade öppettider. Samhället blir alltmer segregerat, människor med olika bakgrund och förutsättningar lever åtskilda. Genom att tillgängliggöra våra verksamheter för alla, så ökar inkluderingen och den fysiska och psykiska hälsan stärks hos invånarna i Karlskoga. Barnkonventionen görs om till svensk lag 1 januari 2020. Den uttrycker ett förhållningssätt till barn och sätter barnet i fokus vid beslut eller åtgärder som berör ett enskilt barn eller en grupp av barn. Den speglar synen på barn som fullvärdiga medborgare och kompetenta individer som ska bemötas med respekt i alla sammanhang. Inför ett beslut eller en åtgärd ska ansvariga beslutsfattare alltid överväga om det påverkar barnet. Arbetsgivare behöver prioritera tid till att arbeta med strategiska kompetensförsörjningen, för att vidta åtgärder som skapar goda förutsättningar för att attrahera, utveckla och behålla kompetenta medarbetare. Alla medarbetare ska erbjudas goda fysiska, organisatoriska och sociala förutsättningar i en öppen och engagerande miljö där delaktighet och arbetsglädje är ledord. Alla medarbetare ska ha rätt kompetens liksom att cheferna arbetar med tydlig styrning och ledning. Statusbesiktningen av Strandbadet visade att badhuset för närvarande är väl fungerande, utan något akut behov av underhållsåtgärder. En nödvändig renovering av undervisningsbassängen kommer dock att ske under sommaren 2019. Bedömningen är att befintlig anläggning kan nyttjas fram till år 2030. Investeringsbehovet för att upprätthålla dagens funktioner fram till 2030, förutom planerat underhåll, ligger på cirka 6-8 miljoner kronor. Ytterligare en renovering av befintligt badhus bedöms inte som ett ekonomiskt försvarbart alternativ då huvuddelen av badhuset då har uppnått en ålder av 85-90 år och bedömas vara uttjänt såväl byggnadstekniskt som installationsmässigt. Utredning av nytt badhus behöver påbörjas senast år 2022 med det uttalade målet att den nya anläggningen skall stå klart år 2030. 2019-02-05 16:50 28
Kort sikt 2019 års arbete kommer att utgå utifrån nämndens identifierade framgångsfaktorer för respektive perspektiv. Löpande arbete kommer att ske med närvärldsspaning samt uppföljning och analys i syfte att avveckla, behålla och utveckla för att genom ständiga förbättringar erbjuda behovsanpassad verksamhet. Utifrån verksamhetsmodeller, huvudprocesskartan och med stöd av handboken för processbaserad verksamhetsutveckling kommer förvaltningen att utveckla processer. Bland annat kommer en översyn att ske av föreningsbidragen och Ung peng implementeras under 2019. Bibliotekets lokalhyra kommer att omförhandlas under 2019. Bibliotekets verksamhetsplanering för 2019 är gjord fram till sommaren, höstens verksamhet avvaktas i väntan på besked gällande hyresförhandling och eventuell ombyggnad. Projekt Stråhallen avslutades 31 december, verksamheten gick bra och visade ett litet överskott. Från 2019 kommer Stråhallen bedrivas som en ordinarie verksamhet i kommunal regi. Ny idrottshall vid Karlbergsskolan - Byggnation kommer påbörjas under 2019. En efterlängtad anläggning speciellt för innebandyverksamheten. El Sistema-projektet har pågått hösten 2015 till och med. Under våren 2019 bedrivs verksamheten inom Kulturskolans ram tack vare ett tidigare överskott. Hur El Sistema skall finansieras efter vårterminen 2019 finns i nuläget inga konkreta planer. El Sistema verkar för att, med musikens hjälp, stärka barn och ungas integration och inkludering i samhället. Medborgar-/brukarperspektiv I syfte att förbättra verksamheten för kunder och invånare kommer nedan att prioriteras för att nå uppsatta mål. Mål 1.1 Alla upplever nämndens verksamheter och tjänster som attraktiva, välkomnande, trygga och säkra Detta nås genom behovsanpassade verksamheter och tjänster. Den rumsliga gestaltningen i biblioteket planeras att ses över och fortsatta insatser kommer att ske för att vara en offentlig demokratisk mötesplats och ett nav för läs- och språkutveckling, kunskap och information. Fortsatt samverkan mellan kulturskolan och fritidsgårdarna kommer att fortgå men i något mindre omfattning. Förhoppningen är att fler pojkar ska testa olika kulturformer. Genom att en hoppgropsanläggning i Stråhallen och en konstgräsplan vid Kilsta IP iordningsställts är förhoppningen att andelen aktiva ungdomar kommer att öka, framförallt flickor. Översynen av Botorps ridanläggning kommer att fortgå under 2019. Mål 2.1 Alla upplever att de har inflytande över nämndens verksamheter och tjänster Detta kommer att stärkas genom att alla medarbetare ska vara lyhörda, nytänkande och återkoppla. Beslut ska baseras på fakta och det ska vara tydligt vad som kan förväntas samt att det som utlovas hålls. Ett inkommande medborgarförslag utmynnade i ett beslut gällande att göra ett Dansens hus i Nya folkets hus. Investering är beslutad och under 2019 kommer scenen i teatersalongen att byggas om. Mål 2.2 Alla känner sig nöjda med nämndens verksamheter och tjänster Ett gott bemötande där varje kund ska bli sedd, trodd samt respekterad är centralt. Ledorden delad glädje är dubbel glädje finns med varje dag. Arbete kommer att fortgå vad gäller att 2019-02-05 16:50 29
alla medarbetare ska vara kunniga, flexibla och tillgängliga för möten och samtal samt att de är synliga i verksamheten. Genom digitala verktyg som e-post och sociala medier ska det vara enkelt för kunden att få kännedom om de verksamheter och tjänster som erbjuds. Fortsatt översyn av ärenden som servicecenter skulle kunna hantera i syfte att förenkla för invånaren. För att nå ut med information till prioriterade målgrupper behöver nya kanaler och metoder prövas samt att material fortsatt översätts till olika språk. För att förenkla, både för föreningslivet och administrativt för förvaltningen, infördes en digital föreningsbidragsansökan under. En kartläggning av bidragsprocessen kommer att ske under 2019 liksom en uppdatering av riktlinjer i linje med nämndens uppsatta mål samt beaktande av regionala- och nationella riktlinjer. Lärdomar via omvärldsspaning från andra kommuner som reviderat bidragsreglerna samt interna erfarenheter kommer att ligga till grund för utveckling av arbetssätt och som stöd till reviderade regler för föreningsbidrag. Därtill behöver riktlinjerna utformas så att föreningsstöd kan erbjudas till prioriterade målgrupper som ej är formerade enligt traditionellt föreningsliv. Biblioteket arbetar med översyn av organisationen. Enhetens verksamhet ses också över med sikte på att än mer förankra i bibliotekslag, biblioteksplan, barnkonvention samt Hbtqcertifiering. Sommarlovsaktiviteter kommer att genomföras, men troligen utan de extra statliga sommarlovsmedlen. En viktig och omtyckt verksamhet där alla barn har möjlighet att vara med. För att nå nya och prioriterade målgrupper kommer riktad marknadsföring att ske. Ett fortsatt samarbete kommer att ske med paraplyföreningen Möckelnföreningarna i syfte att förbättra förutsättningarna för civila samhället samt bidra till en stärkt samhällsutveckling. En tydligare inriktning för verksamheter och aktörer på Bofors stationsområdet kommer att tas fram. Fortsatt arbete kommer att ske i samarbete med Fritidsbanken. För Alfred Nobels Björkborns utveckling är det önskvärt med ett ökat samarbete mellan stiftelsen, kommunen och näringslivet. Påbörjat arbete, tillsammans med skolförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen, kommer att fortgå gällande planering av ombyggnation av Bregårdsskolans aula. Förhoppningen är att skapa bättre förutsättningar för olika typer av evenemang. Mål 3.1 Alla erbjuds möjlighet att uppleva kostnadsfria kultur- och fritidsaktiviteter Fortsatt arbete ska ske med främjande och förebyggande kostnadsfria insatser för alla. Fler kostnadsfria obokningsbara aktivitetslokaler och ytor kommer att skapas. Fritidsbankens utlåningsverksamhet är populär och kommer fortsatt att stödjas. 2019-02-05 16:50 30
Projektet det avgiftsfria biblioteket där syftet var att inte ta ut försenings- eller ersättningsavgifter för försenade lån eller förkomna medier och i förlängningen öka tillgängligheten till biblioteket. Vid utvärderingen konstaterades att administrationen kring avgifterna är högre än intäkten och i samstämmighet med nämnden beslutades att projektet skulle permanentas. Utvärdering av beslutet kommer ske med jämna mellanrum av biblioteket. Beslutet att slopa avgifter har rönt uppmärksamhet i hela landet. Medarbetarperspektiv Nedan framgår vad som kommer att genomföras internt, för att förbättra förutsättningarna för respektive medarbetare att uppleva Karlskoga kommun som en attraktiv arbetsgivare. Mål 4.1 Alla medarbetare har en god och hälsofrämjande arbetsmiljö samt rätt kompetens för att leverera god service med hög kvalitet Detta kommer att uppnås genom ett fortsatt systematiskt arbetsmiljöarbete. Alla medarbetare ska erbjudas goda fysiska, organisatoriska och sociala förutsättningar i en öppen och engagerande miljö där delaktighet och arbetsglädje är ledord. Alla ska ha rätt kompetens för att kunna genomföra uppdrag med god service och hög kvalitet. Fortsatt arbete kommer att ske kring uppsatta mål, uppdrag och aktiviteter med särskilt fokus att skapa förutsättningar för ett processorienterat arbetssätt. Utifrån överenskommen handlingsplan "Tidig lokal omställning" mellan Sveriges kommuner och landsting (SKL) och samtliga fackliga förbund, förutom med Lärarförbundet och Lärarnas Riksförbund, kommer en inventering att göras om behovet av kompetenshöjande insatser. Syftet är att stärka medarbetares kompetens för att i god tid möta förändrade behov inom verksamheten. Kompetensutvecklingsinsatser kan även vara till för medarbetare som på grund av förändrade behov i verksamheten behöver säkra sin anställningsbarhet och hjälpa kommunen tillgodose framtida kompetensbehov. Mål 4.2 Alla chefer skapar engagemang och en känsla av sammanhang genom tydlig ledning och styrning Detta kommer att uppnås genom fortsatt arbete med regelbunden uppföljning och analys som grund för framtida prioriteringar och utvecklingsinsatser. HME-undersökningen kommer fortsatt vara ett viktigt underlag för det systematiska arbetsmiljöarbetet. För att öka tydligheten i styrningen på arbetsplatsen kommer fortsatt arbete med tydliggörande av mål, uppdrag och ansvar att ske. Fortsatt arbete med implementering av styrsystem kommer att ske i syfte att skapa en röd tråd från vision till varje medarbetares arbetsuppgifter. I och med införande av matrisorganisation och genom framtagna verksamhetsmodeller kommer kartläggning av processer och rutiner att ske. Fortsatt arbete kommer att ske kring coachande ledarskap för att stärka chefer samt medarbetare. Enskilda månadsträffar kommer att fortgå med fokus på uppföljning utifrån verksamhetsplan och budget. Ett arbete kring strategisk kompetensförsörjning kommer att genomföras genom att en kompetensförsörjningsplan ska tas fram med stöd av personalavdelningen. Utvecklingsperspektiv Mål 6.1 Alla arbetar långsiktigt för en hållbar samhällsutveckling Utifrån prioriterade framgångsfaktorer kommer nedan insatser att genomföras i syfte att bidra till en samhällsutveckling som tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande 2019-02-05 16:50 31
generationers möjligheter att tillgodose sina behov. Arbetet med att systematiskt närvärldsspana kommer än mer prioriteras. Presentationer kommer att ske på nämnden kring det tjänstemän, förtroendevalda tagit del av samt informationer från andra sakkunniga. Målet är att skapa en kvalitetsnämnd, som i hög grad verkar för att ta beslut som bidrar till en hållbar utveckling. Beslutsunderlag ska vara väl genomförda med tydlig konsekvensbeskrivning utifrån de tre dimensionerna för en hållbar utveckling. Karlskoga kommun ingår sedan 2017 i Sveriges kommuner och landstings (SKL) projekt för jämställdhetsintegrering kallat "Modellkommuner". Karlskoga har sedan tidigare skrivit under Council of European Municipalities and Regions (CEMR) deklarationen om jämställdhet. Kultur- och föreningsnämnden har beslutat att arbeta med område 9. Jämställdhetsanalyser och område 20. Kultur, idrott och fritid. Förvaltningen kommer att planera in utbildningar gällande jämställdhet. Kommunen har ansvar för att bevara sin information, oavsett om den finns i pappersform eller digital form. Enligt tryckfrihetsförordningen, arkivlagen och annan lagstiftning krävs ett e- arkiv för att kunna bevara organisationens digitala information för all evighet. Upphandling av e-arkiv kommer att ske under våren 2019. Fortsatt samverkan kommer att ske inom förvaltningen, koncernen och regionen tillsammans med civila samhället och näringslivet. För att minska segregation och klyftor har regeringen utvecklat ett långsiktigt reformprogram som kommer att pågå 2017-2025. Reformprogrammet omfattar fem utvecklingsområden; bekämpa brottsligheten, minska långtidsarbetslösheten, lyfta skolorna och elevernas resultat, stärka samhällsservicen och minska bostadssegregationen samt stärka demokratin och stödja det civila samhället. Mot bakgrund av detta har Värmlandsidrotten beviljats medel från Riksidrottsförbundet för ett flerårigt projekt, Karlskoga-andan. Projektet är ett samarbete mellan Värmlandsidrotten, Karlskogahem, Karlskoga Energi och miljö samt Karlskoga kommun och ger barn och unga möjlighet till meningsfulla aktiviteter utanför skola och fritid. Biblioteksplanen genomgick under en enklare revidering. En mer omfattande revidering kommer att ske inför Biblioteksplan 2021. Via bland annat Stråhallens verksamhet kommer fortsatt sysselsättning att erbjudas i samarbete med arbetsmarknadsenheten. Utvecklingsprojektet Regional kulturskola kommer att fortgå under 2019 och innebär att kartlägga, initiera och genomföra ett fördjupat samarbete mellan kulturskolorna i Örebro län. Utvecklingsledarens uppdrag är att undersöka möjligheter för att göra kulturskolans verksamhet än mer tillgänglig och jämlik för alla regionens barn och unga. 2019-02-05 16:50 32
Kvalitetsutvecklingsprojektet Att mäta det omätbara kommer att fortgå. Syfte är att kunna jämföra verksamheterna vid bibliotek och kulturskola med andra kommuner genom kvalitetssäkrade nyckeltal. Ett projektarbete, Framtidens bad, kommer att startas vid Strandbadet för att följa utvecklingen på kort och lång sikt, med syfte att säkerställa att rätt förutsättningar finns för en väl fungerande verksamhet inom bad och friskvård inför framtiden. Arbetet vid Träningspasset kring Prodis (prevention av dopning i Sverige), 100 % Ren Hårdträning kommer att fortgå. Arbetet syftar till att minska användningen av och tillgången på dopningspreparat. Alla nyckelpersoner på anläggningen kommer att utbildas för att driva detta arbete. Mål 7.1 Alla skapar goda förutsättningar för barn och ungas lärande genom kulturoch fritidsverksamhet Detta uppnås genom att fler läsfrämjande aktiviteter erbjuds till barn i åldern 0-6 år. För att utveckla samarbete mellan förskola och bibliotek är det önskvärt att starta ett nätverk för att skapa ett långsiktigt och hållbart läsfrämjande arbete mellan personal, barn och föräldrar. Barn och unga ska fortsatt uppmuntras till att delta i bibliotekets programverksamhet med en stor del interaktivitet som en del i ett ökat lärande. Förvaltningen kommer fortsatt stödja det kommunövergripande projektet #pluggavidare under 2019 utifrån framtagen handlingsplan. Projektets målsättningen är att fler unga ska plugga vidare efter gymnasiet och att motivationen ska öka för bättre skolresultat. 2019-02-05 16:50 33