Revisionsrapport Granskning av intern kontroll Finspångs kommun 2010-01-25 Karin Jäderbrink, Certifierad kommunal revisor
Innehållsförteckning Bakgrund och revisionsfrågor...1 1.1 Bakgrund...1 1.2 Revisionsfrågor och metod...1 2 Revisionell bedömning...2 3 Vad är intern kontroll?...4 3.1 Allmän definition...4 4 Granskningsresultat...5 4.1 Ansvarsfördelningen i kommunen...5 4.2 Dokumenterade rutiner...6
Bakgrund och revisionsfrågor 1.1 Bakgrund Av kommunallagen framgår att kommunens nämnder skall ha kontroll över sin verksamhet. Detta innebär att nämnderna själva ansvarar för att ha en ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt och att det finns säkra rutiner som förhindrar ekonomisk eller förtroendemässig förlust för kommunen och säkerställer att redovisningen är rättvisande. Kommunens revisorer har mot bakgrund av resultatet i tidigare gjord granskning 2007 avseende intern kontroll beslutat att följa upp denna granskning under 2009. Kommunens revisorer har gett Komrev inom PricewaterhouseCoopers i uppdrag att genomföra granskningen. Granskningen har utförts av Karin Jäderbrink. Från kommunrevisionen har Hakon Fältström också deltagit vid några av de genomförda intervjuerna. 1.2 Revisionsfrågor och metod Granskningen har inriktats på att ge svar på följande revisionsfråga: Har kommunstyrelsen fungerande internkontrollrutiner inom sina verksamheter? Granskningen har genomförts genom intervjuer med kommunchef, ekonomichef, sektorschefer samt ekonomer. Vidare har genomgång och analys av internkontrollreglemente samt av eventuell dokumentation av genomförda intern kontrollinsatser 2009 gjorts. Genomgång har skett av dokumenterade rutiner som ej fanns vid föregående granskningstillfälle 2007. 1
2 Revisionell bedömning Granskningen visar att kommunstyrelsens arbete med internkontroll behöver utvecklas. Arbetet bedöms ha påbörjats och beslut om bl.a. kontrollplaner på sektorsnivå skall tas under januari månad 2010 vilket vi bedömer som positivt. Utifrån antagen revisionsfråga visar granskningen följande: Har kommunstyrelsen fungerande internkontrollrutiner inom sina verksamheter? Granskningen visar att kommunstyrelsen för 2009 inte haft tillfredsställande internkontrollrutiner inom sina verksamheter. Bedömningen görs utifrån att; Antaget reglemente för intern kontroll har inte följts Interkontrollplaner har inte antagits för 2009 Risk och väsentlighetsbedömning har ej skett Kontrollaktiviteter, uppföljning och rapportering har inte genomförts för flertalet av sektorerna Orsaken till att reglementet inte följts anges av de intervjuade vara den omorganisation som skett. Andra frågor har varit prioriterade. Vi bedömer det som viktigt att frågor såsom uppföljning och intern kontroll nu blir mer prioriterade. Det finns en risk vid omorganisationer att fel och brister uppstår i verksamhet och att rutiner inte följs mm. I granskningen har vi tagit del av det förslag som tagits fram till internkontrollplan för kommunstyrelsens verksamhet för 2010. Vi bedömer förslaget som bra då det bedöms kunna stärka internkontrollarbetet i kommunen. Nedan ges ett antal förslag som bör säkerställas i samband med bedömning av väsentlighet och risk, framtagande av kontrollplan samt rapportering. Utarbeta rutinförteckningar för respektive sektor, enhet etc. Samtliga sektorer bör utarbeta rutin- och processförteckningar med de mest väsentliga rutinerna som sedan är underlag för en bedömning av väsentlighet och risk. De rutiner och 2
processer som bedöms riskfyllda och väsentliga ska sedan föreslås ingå i årlig internkontrollplan. Väsentlighets- och riskbedömningen ska dokumenteras på enklast möjliga sätt. Motivet är främst att tydliggöra för dem som inte deltar i arbetet varför man valt vissa rutiner och processer men även att underlätta arbetet för dem som vid succession ska ta över uppgiften. Säkerställ att företrädare från verksamheter, administration m.fl. deltar i att utarbeta väsentlighets- och riskanalysen. Detta för att åstadkomma en bättre kvalitet och en bredare förankring av internkontrollarbetet. Kontrollmiljön förbättras och vetskapen om att kontroller görs blir förebyggande. Säkerställ att det finns verksamhetskontroller med i kontrollplanen och inte bara kontroller av administrativ karaktär. Då brister noterats i samband med uppföljning av den interna kontrollen bör dessa följas upp och ingå i nästkommande års plan. Då skapas en tydligare kontinuitet och stadga i internkontrollarbetet. Säkerställ att handläggande tjänsteman av viss kontrollerad rutin inte själv utför den kontroll som avses. För att stärka uppföljningen av den interna kontrollen kan styrelsen också utse politiska internkontrollrepresentanter med uppdrag att följa arbetet med uppföljningen av den interna kontrollen och informera styrelsen om utfallet av genomförda kontroller. Politiker och personal, som på olika nivåer i organisationen, arbetar med intern kontroll, bör ges utbildning i hur man konkret kan arbeta med internkontrollen i den egna verksamheten inklusive hur väsentlighets- och riskanalysen kan tas fram. Avrapportering av genomförda kontroller bör göras minst två gånger per år till styrelsen. Enligt vår mening bör gjorda stickprovskontroller dokumenteras och redovisas på enkelt sätt i sektorernas avrapportering för att möjliggöra en bedömning av hur väl en viss rutin fungerar. 3
3 Vad är intern kontroll? 3.1 Allmän definition Det primära syftet med intern kontroll är att säkerställa att de av fullmäktige fastställda målen uppfylls. Intern kontroll kan övergripande definieras som en process där såväl den politiska som professionella ledningen samt övrig personal samverkar och som utformas för att med en rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten efterlevnad av lagar, föreskrifter och riktlinjer m.m. Intern kontroll utgör därför ett viktigt ledningsverktyg för såväl den politiska som professionella ledningen. En väl uppbyggd och fungerande intern kontroll är således en viktig förutsättning för att en organisation ska kunna leva upp till kraven på God ekonomisk hushållning. För att ytterligare tydliggöra definitionen av intern kontroll kan man dela in i begreppet i rutinorienterade och resultatorienterade kontroller: Med rutinorienterade kontroller eftersträvas säkerhet i system och rutiner och rättvisande räkenskaper. Säkerhet i system och rutiner skapas genom en tydlig arbetsfördelning och olika kontrollmoment, t.ex. löpande avstämningar, behörighetskontroller i IT-system, back - up rutiner, inventeringar, attest- och anslagskontroll, kontroll mot underlag etc. Rättvisande räkenskaper innebär att kommunen följer god redovisningssed. Med resultatorienterade kontroller menas kontroller för att främja organisationens effektivitet och säkerställa en ändamålsenlig verksamhet. I en effektiv organisation finns tydliga och mätbara mål för verksamheten, dokumenterad ansvars- och befogenhetsfördelning, dokumenterade rutinbeskrivningar etc. En ändamålsenlig verksamhet kännetecknas av politiska beslut om mål, inriktning, omfattning och kvalitet samt kontinuerlig uppföljning och utvärdering av verksamhetens resultat i förhållande till målen. 4
I kommunallagens 6 kap. 7 definieras nämndernas ansvar för den interna kontrollen: Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Intern kontroll är ett hjälpmedel och inte ett mål eller rutin i sig själv och behöver planeras och genomföras så att det uppfattas som en naturlig del i de olika verksamheterna. För att kunna genomföra och säkerställa en god intern kontroll är det därför nödvändigt att nämnden har dokumenterade rutiner som följs upp och revideras löpande. 4 Granskningsresultat 4.1 Ansvarsfördelningen i kommunen Kommunens revisorer genomförde 2007 en granskning av intern kontroll. Denna visade bl.a. att det fanns tillfredsställande kommunövergripande och förvaltningsspecifika styrdokument som stöd för styrningen men att brister fanns avseende processen att hantera internkontrollarbetet. Vid granskningstillfället fanns inget intern kontrollreglemente som reglerar ansvar för och arbete med intern kontroll. Fullmäktige i Finspång antog ett reglemente för intern kontroll 2008-01-30 18. Reglementet reglerar bl.a. syfte, ansvar och organisation, uppföljning av intern kontroll samt anvisningar. I reglementet och anvisningarna framgår exempelvis att Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll Att nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Att förvaltningschef eller motsvarande ansvarar för att konkreta regler och anvisningar är utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Att verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om god intern kontroll samt informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. 5
Att övriga anställda är skyldiga att följa antagna regler. Att nämnder och styrelser skall utarbeta årlig intern kontrollplan samt vad den minst skall innehålla. Att planen skall grunda på en bedömning av väsentlighet och risk. Att uppföljning av planen skall ske i den omfattning som fastställts i planen. Att genomförd uppföljning rapporteras till nämnden oavsett utfall och senast skall ske i samband med årsredovisningen. Rapportering skall också ske till kommunstyrelse och till kommunens revisorer. Granskningen visar att nämnder eller styrelser under 2008 eller 2009 inte antagit några internkontrollplaner för 2009. Någon uppföljning eller rapportering av dessa har heller därmed inte skett. Sektor Social omsorg har dock följt upp och rapporterat utifrån det förslag till kontrollplan som utarbetades för 2009 av föregående års ansvariga nämnd. De intervjuade beskriver att reglementet inte följts tillfullo bl.a. till följd av den omorganisation som skett. Det har varit andra frågor som varit mer prioriterade. De intervjuade anger dock att det fortfarande finns kommunövergripande och förvaltningsspecifika styrdokument samt dokumenterade rutiner som stöd för styrningen. Någon systematisk uppföljning eller kontroll av att dessa följs har däremot enligt uppgift inte skett av flertalet sektorer. Under hösten 2009 har ett utvecklingsarbete påbörjats för att stärka interkontrollarbetet i kommunen. Bl.a. har kommunstyrelsens respektive sektorer utarbetat internkontrollplaner för 2010 som avses antas av kommunstyrelsen under januari månad. Planerna har utarbetats av kommunchef, sektorschefer, ekonomer samt politiska talesmän. Förslaget bedöms vara bra och bl.a. ger instruktioner på hur väsentlighets- och riskbedömningen skall genomföras. 4.2 Dokumenterade rutiner Som tidigare nämnts visade 2007 års granskning bl.a. att det fanns tillfredsställande kommunövergripande och förvaltningsspecifika styrdokument som stöd för styrningen. Enligt de intervjuade finns motsvarande dokument också i nuläget. Att de mest väsentliga rutinerna är dokumenterade grundar för en god intern kontroll. 6
I denna granskning har frågor ställts i samband med gjorda intervjuer om de styrande dokument som inte fanns vid granskningstillfället 2007 nu finns. Den rutin som f n inte finns dokumenterade är enligt uppgift dokumenterad uppföljning av beslut. 7