Regelverk för integritetsskydd och bevarande: kaos eller ordning? E-medier i utveckling Informationsspecialistens vardag SMIS den 8 april 2014 Cecilia Magnusson Sjöberg, Professor i rättsinformatik, Stockholms universitet
1. Utgångspunkter 1.1 Fokus 1.2 Intressekonflikter Disposition 2. Integrerande regelverk 2.1 TF, ArkivL, OSL, m.fl 2.2 Grundbultar 3. Förhållningssätt 3.1 Begreppsbildning 3.2 Metod 4. Avslutande reflektioner
1. Utgångspunkter Fokus Risken för kaos Förutsättningar för ordning
Intressekonflikter Personuppgiftslagen Syftet med denna lag är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter. Den personuppgiftsansvarige skall se till att. personuppgifter inte bevaras under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen.
Arkivlagen Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov.
2. Integrerade regelverk 2 kap. 18 TF: Grundläggande bestämmelser om hur allmänna handlingar ska bevaras samt om gallring och annat avhändande av sådana handlingar meddelas i lag 2 kap. 9 TF TF tages om hand för arkivering Arkivlagen 3 ArkivL som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering 10 ArkivL 6 p. 5 ArkivL Gallring ArkivL
OSL 4 kap. 1 OSL God offentlighetsstruktur 4 kap. 2 OSL Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar 4-6 ArkivL Arkivvården Arkivlagens samtliga bestämmelser 4 kap. 4 OSL Hänsyn till arkivvården, gallring m.m. 5 kap. 1-3 OSL Registrering av allmänna handlingar och sekretessmarkering
Grundbultar Vad utgör arkiv? Vad innebär arkivering? När äger arkivering rum? Vad implicerar prefixet e?
Skilj mellan arkivet som informationsdomän och arkivering som ett flöde in i detta, dvs. en informationsprocess Bevarande kan i detta sammanhang ses som en metod för att dels åstadkomma arkivering, dels vårda ett redan existerande arkiv. Såväl uppfyllande av rättsliga krav som andra ändamål
Några utgångspunkter av betydelse för rättsliga bedömningar Vad som konstituerar arkiv respektive utgör arkivering har betydelse för när arkivering anses ske. rättsliga konsekvenser Handlingsoffentlighet Register som förs fortlöpande (2 kap. 7 2 st. p.1) Omhändertagande för arkivering (upprättande) Minnesanteckning (med ärendeanknytning) Mellanprodukter (2 kap. 9 TF) Integritetsskydd Utplånande av personuppgifter kan följa av PUL före arkivering (8 PUL) God förvaltning Uppfyllande av god offentlighetsstruktur
3 arkivförordningen Allmänna handlingar med ärendeanknytning ska arkiveras när ärendet har slutbehandlats I samband med detta ska en bedömning görs avseende omhändertagande av minnesanteckningar respektive mellanprodukter (2 kap. 9 TF) Allmänna handlingar utan ärendeanknytning ska arkiveras så snart de har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts. Varje införd anteckning i register som förs fortlöpande, dvs. diarier, journaler och andra förteckningar, blir arkiverad på en gång En införd anteckning blir omedelbart upprättad Inkommande handlingar Ingen särskild reglering I praktiken gallring eller arkivering
Systemintegration Diarieföring, registrering Dokument- och ärendehantering Arkivering
3. Förhållningssätt Begreppsbildning Modellerad Standardiserad Förhandlad Praxis Nypublicering, avpublicering, återpublicering
Metod Automatiserad Differentierad Teknikavhängig Dokumenttypsberoende Innehållsspecifik
Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen SOU 2013:80 Betänkande av Uppgiftslämnarutredningen (N 2012:01) Kommittédirektiv 2012:35 Tilläggsdirektiv 2013:51 Tilläggsdirektiv 2013:111 Uppgiftslämnarutredningen 15
Återanvänd BASUN Kartlägg GU, MU, BU XBRL Begreppsmodellera Juridisk person, fysisk person Företag, företagare, näringsidkare, näringsverksamhet Fordon, förare
4. Avslutande reflektioner För ordning: Räkna inte med några genvägar Bejaka övning i professionaliseringsprocessen Behov av flera domänspecifika kompetenser