ledningsutskott 2019-06-11 1(22) Plats och tid Lokal Kvibille, 11 juni 2019 kl 08:30-11:45 ande Ledamöter Ella Kardemark (KD), Ordförande Ann-Charlott Mankell (M), 1:e vice ordförande Kristina Johansson (S), 2:e vice ordförande Yngve Kihlberg (C) Micael Nilsson (S) Fabio Ishaq (SD) Gun-Britt Löfdahl (S) Övriga deltagare Claes Henrixon ( 86), Alexandra Landin ( 88), Jan Fritz ( 88, 90-91), Hanna Glans ( 89), Peter Ljungman ( 90), Tina Rodal ( 90), Karin Svensson ( 90), Henrik Persson ( 90), Anders Thorén ( 90), Håkan Björklund ( 90), Ola Wall ( 91), Joakim Norström ( 92), Malin Andersson ( 92), Annika Vannerberg ( 92), Kristina Henriksson ( 93), Sabina Hermansson ( 93), Roland Norrman ( 94), administrativ chef Ann-Mari Mäkikangas samt utskottssekreterare Eda Kalatch Justeringsplats Rådhuset Paragrafer 85-97 Justeringsdag Sekreterare... Eda Kalatch Ordförande... Ella Kardemark Justerare... Kristina Johansson ANSLAG/BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans ledningsutskott 2019-06-11 Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsens kansli, rådhuset Underskrift...... Eda Kalatch
ledningsutskott 2019-06-11 2(22) Ärenden KPLU 85 Dnr KS 2019/00036 Val av justerare... 3 KPLU 86 Dnr KS 2019/00061 Workshop kring digital arvodeshantering... 4 KPLU 87 Dnr KS 2018/00519 Nytt reglemente för patientnämnden i Halland... 5 KPLU 88 Dnr KS 2018/00322 Remittering av riktlinje för s styrning... 7 KPLU 89 Dnr KS 2019/00348 Information ESF-utlysning om kompetensutveckling för ett hållbart arbetsliv... 10 KPLU 90 Dnr KS 2019/00018 Verksamhetscontrolling teknik- och fritidsförvaltningen... 12 KPLU 91 Dnr KS 2019/00007 Ekonomirapport januari-maj 2019... 14 KPLU 92 Dnr KS 2019/00020 Uppföljning av kommunstyrelsens verksamhetsplan 2019... 15 KPLU 93 Dnr KS 2018/00779 Information om framtagandet av en kemikalieplan... 18 KPLU 94 Dnr KS 2019/00332 Diskussion om kompletterande tillämpningsanvisningar avseende arvodesbestämmelser... 19 KPLU 95 Dnr KS 2019/00367 Diskussion om kontaktdagar för kommunstyrelsens ledamöter och ersättare... 20 KPLU 96 Dnr KS 2019/00026 Information från ordförande och ansvarig chef... 21 KPLU 97 Dnr KS 2019/00037 Övriga frågor... 22
ledningsutskott 2019-06-11 3(22) KPLU 85 Dnr KS 2019/00036 Val av justerare Kristina Johansson (S) väljs att tillsammans med ordföranden (KD) justera protokollet.
ledningsutskott 2019-06-11 4(22) KPLU 86 Dnr KS 2019/00061 Workshop kring digital arvodeshantering ledningsutskott har tagit emot informationen. ledningsutskott är del av ett pilotprojekt och har sedan en tid tillbaka registrerat arvoden och ersättningar digitalt i Heroma självservice. Piloten syftar till att hitta en bra digital lösning som i framtiden ska ersätta dagens pappershantering för arvoden och ersättningar. ledningsutskott får möjlighet att ställa frågor om och utvärdera arbetet med digital arvodeshantering.
ledningsutskott 2019-06-11 5(22) KPLU 87 Dnr KS 2018/00519 Nytt reglemente för patientnämnden i Halland 1. ledningsutskott beslutar att föreslå kommunfullmäktige att godkänna Reglemente för Patientnämnden Halland. 2. ledningsutskott beslutar att föreslå kommunfullmäktige att reglementet ska gälla från och med 2020-01-01. har yttrat sig över Region Hallands förslag till nytt reglemente för patientnämnden i Halland. I yttrandet framfördes en del synpunkter och kommunfullmäktige i beslutade 2018-12-18 221 att inte godkänna reviderat reglemente för patientnämnden. Region Halland har tagit del av kommunfullmäktiges beslut och inarbetat synpunkterna i förslaget. Av 9 kap. 33 kommunallagen (2017:725) följer att reglementet för en gemensam nämnd ska antas av fullmäktige i var och en av de samverkande kommunerna eller landstingen. Region Halland föreslår att kommunfullmäktige beslutar att godkänna Reglemente för Patientnämnden Halland att gälla från och med 2020-01-01. s beredning Kommunledningsförvaltingen, avdelningen för ledningsstöd Samråd har skett med hemvårdsförvaltningen och socialförvaltningen Kommunfullmäktige, 2018-12-18, 221 Hemvårdsnämnden, 2018-10-24, 108 Socialnämnden, 2018-10-18, 66 Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar att godkänna Reglemente för Patientnämnden Halland. 2. Kommunfullmäktige beslutar att reglementet ska gälla från och med 2020-01-01.
ledningsutskott 2019-06-11 6(22) sgång ledningsutskott beslutar enligt förvaltningens förslag.
ledningsutskott 2019-06-11 7(22) KPLU 88 Dnr KS 2018/00322 Remittering av riktlinje för s styrning ledningsutskott beslutar att remittera riktlinjen om s styrning till samtliga nämnder och bolagsstyrelser för svar senast 2019-10-01. Under 2018 har ett projekt pågått med syfte att utvärdera och ta fram förslag till förbättringar avseende kommunens styrning och ledning. Bakgrunden till projektet kan sammanfattas med att styrningen behöver bli mer välfungerande och effektiv. Den behöver även bli mer flexibel och ändamålsenlig för att kunna möta kommunens möjligheter och utmaningar framöver. En projektgrupp har lett arbetet och nio förslag till förbättringar har föreslagits. Kommunstyrelsen har under hösten beslutat att förslagen ska införas stegvis där det första steget innebär att riktlinje för s styrning (nuvarande namn är Policy för verksamhetsstyrning) revideras så att det framgår hur styrningen ska utvecklas. Riktlinjen har reviderats i enlighet med det beslut som kommunstyrelsen fattade, 2018-12-04, KS 308. Följande förslag är införda i riktlinjen; Förslag 1: Styrningen har kompletteras med ett helhetsperspektiv. I riktlinjen framgår att kommunens styrning omfattar alla perspektiv i styrningen; ekonomistyrning för resursfördelning, målstyrning för prioriterade utvecklingsområden och kvalitetsstyrning för att säkerställa en god och effektiv verksamhet. Helhetsperspektivet innebär vidare att styrningen omfattar hela organisationen och hela kommunens uppdrag, både uppdraget som samhälls- och demokratiaktör samt uppdraget som välfärds- och serviceaktör. Förslag 2: Styrningen ska kännetecknas av tillit, närhet och en systematisk dialog och samverkan. I riktlinjen framgår att strukturer, arbetssätt och beteenden i styrningen ska kännetecknas av tillit. Det innebär att tillit ska finnas till att varje organisatorisk nivå arbetar på bästa möjliga vis för att utföra det uppdrag som de ansvarar för. Närheten i styrningen innebär att ansvaret att planera, utveckla och följa upp verksamheten ska ligga så nära
ledningsutskott 2019-06-11 8(22) utförande verksamheter och medarbetare som möjligt. Styrning och ledning ska genomsyras av systematisk dialog och samverkan för hög delaktighet och goda resultat. Förslag 3: Styrmodellens processer, begrepp och definitioner ska förtydligas. I riktlinjen har beskrivningar av styrmodellens processer förtydligats. I riktlinjen har begrepp rensats ut samt förtydligats. Styrdokumentskategorier har förändrats så att tre kategorier styrdokument kvarstår. Istället ska beslutsfattande instans användas som prefix till styrdokumenten för att på så vi tydliggöra vem som fattat beslut och för vem styrdokumentet gäller. Förslag 4: I styrmodellen ska en strategisk plan införas. I riktlinjen framgår att en strategisk plan ska finnas med i styrmodellen som en del av 4-årsprocessen. Förslaget till reviderad riktlinje bedöms leda till de önskade effekter som framgår av projektdirektivet till att utveckla styrning och ledning. Riktlinjen är den formella regleringen av hur styrningen och styrmodellen är tänkt att fungera. Denna riktlinje behöver kompletteras med beskrivningar och stöd för det praktiska utförandet avstyrning och ledning. Det kommer även att behövas ett grundligt införande av det nya sättet att styra och leda som involverar förtroendevalda, chefer och medarbetare. Genom detta ärende föreslås kommunstyrelsens personal- och ledningsutskott, som ett led ärendets beredning, att fatta beslut om att sända den reviderade riktlinjen på remiss till samtliga nämnder och bolagsstyrelser. Utifrån inkomna remissvar bearbetas riktlinjen och sänds därefter in i beslutsprocessen med slutdestination kommunfullmäktige som har att besluta om riktlinjen. s beredning har beretts under våren. Under 2018 utvärderades styrningen och förslag arbetades fram med bred delaktighet inom organisationen. Det har därför bedömts finnas en god samsyn kring hur riktlinjen behöver revideras varför en mindre arbetsgrupp med representanter från kommunledningsförvaltningen har arbetat med att ta fram förslaget till riktlinje. Riktlinjen har stämts av med kontaktpersoner vid förvaltningar och bolag. Förslag till beslut ledningsutskott beslutar att remittera riktlinjen om s styrning till samtliga nämnder och bolagsstyrelser för svar senast 2019-10-01.
ledningsutskott 2019-06-11 9(22) sgång ledningsutskott beslutar enligt förvaltningens förslag.
ledningsutskott 2019-06-11 10(22) KPLU 89 Dnr KS 2019/00348 Information ESF-utlysning om kompetensutveckling för ett hållbart arbetsliv ledningsutskott har tagit emot informationen. Genom strategisk plan (KF 2019-04-25) har koncern fått långsiktiga inriktningar för vårt gemensamma utvecklingsarbete med sikte på Halmstad 2050. Inriktningarna beskriver också de utmaningar som vi har att hantera för att kunna växa på ett hållbart, inkluderande och smart sätt. Som kommun har vi olika roller som vi rör oss mellan som välfärdsaktör, samhällsaktör, demokratiaktör och som Hallands största arbetsgivare. Vi behöver jobba med olika tillvägagångssätt inom samtliga dessa roller för att göra verklighet av de sju inriktningar som formuleras i Strategisk plan: en bra start i livet, en kommun som håller samman, en hållbar kommun för dagens och morgondagens generationer, en levande plats, utveckling som möjliggör, välfärd för framtidens behov och en smart organisation. Tillväxtstrategierna för både Region Halland och Västra Götalandsregionen betonar vikten av att utvecklas som kunskapsregioner för att stärka konkurrenskraften. Strategierna betonar även behovet av en mer jämställd och inkluderande arbetsmarknad. Hur vi tar oss an kompetensförsörjningsfrågorna och arbetar för att kvinnor och män i Halmstad ska kunna vara självständiga och del av samhället är centralt ur både ett individ- och gemensamt välfärdsperspektiv. Genom åren har många kommuner, Halmstad inkluderat, drivit bra och ambitiösa projekt för att påverka arbetsmarknaden i olika riktning. Men alldeles för ofta har de här tidsbegränsade satsningarna inte syftat till att påverka ordinarie verksamheter. För att arbeta i enlighet med vår strategiska plan behöver vi hitta smarta och hållbara sätt för att utveckla ordinarie arbetssätt och organisation. Ju fler medarbetare och chefer som arbetar kunskapsbaserat och systematiskt i gemensam riktning desto större möjlighet att utvecklas i den riktning som kommunfullmäktige pekat ut. Svenska ESF-rådet Väst har just nu en pågående socialfondsutlysning om kompetensutveckling för ett hållbart arbetsliv. En av utlysningens målgrupper är redan anställda medarbetare och chefer. Dialog har förts mellan kommunledningsförvaltningen och utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen om att ansöka om medel från utlysningen
ledningsutskott 2019-06-11 11(22) för en kompetenssatsning som vänder sig till samtliga förvaltningar och bolag. Detta i syfte att öka kommunkoncernens kompetens och utveckla metoder och arbetssätt för att: - Vara en inkluderande arbetsgivare med fokus på ett hållbart arbetsliv och relevant kompetensförsörjning idag och i framtiden - Vara en inkluderande kommun som arbetar kunskapsbaserat och strategiskt för att ge barn och unga en bra start i livet, öka möjligheterna till försörjning och självständiga liv för kvinnor och män och förebygga diskriminering Informationen om utlysningen är del av en inledande process som syftar till att undersöka om det är relevant att ansöka om medel. Sista ansökningsdag till ESF är 2019-09-09.
ledningsutskott 2019-06-11 12(22) KPLU 90 Dnr KS 2019/00018 Verksamhetscontrolling teknik- och fritidsförvaltningen ledningsutskott beslutar att föreslå kommunstyrelsen att lägga rapporten till handlingarna. Kommunledningsförvaltningen genomför en fördjupad verksamhets-, ekonomi- och personaluppföljning av förvaltningar och bolag utifrån de verksamheter som de har ansvar för. Fokus i controllingen ligger på hur verksamheten utför sitt grunduppdrag och vilka effekter/resultat som nås. Kommunledningsförvaltningens bedömning: - Vissa delar som framkommit i controllingen har bäring på en pågående utredning gällande effektiv och ändamålsenlig förvaltningsorganisation för hållbar lokalförsörjning. Kommunledningsförvaltningen kommer att arbeta vidare med vissa frågor från controllingen inom ramen för utredningen. - Kvalitetsnivåer behöver fastställas, och en dialog mellan den ledande politiken och nämnder/bolagsstyrelser bör finnas om verksamhetens uppdrag. - Det är angeläget att tydligt kommunicera med invånare och andra målgrupper om vilka förväntningar de har och kan ha på den kommunala verksamheten. En väsentlig del i detta är de synpunkter som inkommer om verksamheten. - Det finns behov av att utveckla dialogformerna inom kommunen, inte minst i samband med att planeringsförutsättningar och planeringsdirektiv med budget arbetas fram. Detta understödjer en god förståelse kring verksamheternas behov. - Förvaltningen har under en lång följd av år har erhållit budgetmässig kompensation utifrån tillkommande park- och gatuytor. Sedan budget 2018 baseras i stället kompensationen på befolkningsförändringen i kommunen, likt för andra förvaltningar. Detta har resulterat i en högre budgetkompensation för förvaltningen än tidigare. Förvaltningen anser dock inte att budgetkompensationen är tillräcklig. - Det finns behov av en djupare genomlysning och utveckling av samhällsbyggnadsprocessen. - Det finns inte krav på serviceåtaganden. Av större värde torde vara att kommunicera med målgrupperna, för att få insikt i vad som är värdefullt i de tjänster vi levererar och skapa en förståelse för vilka servicenivåer som är rimliga. - Förvaltningens internkontrollarbete har tydligt förbättrats över åren. En ytterligare utveckling är dock att bredda risk- och väsentlighetsanalysen för att ge en mer heltäckande bild.
ledningsutskott 2019-06-11 13(22) - Kommunledningsförvaltningen bedömer att förvaltningen arbetar bra och strukturerat med HR-frågor. Kommunledningsförvaltningen ser inte att controllingen föranleder beslut eller särskilt uppdrag från kommunstyrelsen. s beredning är berett av kommunledningsförvaltningens avdelning för ekonomi och styrning i samverkan med HR-avdelningen. Rapporten bygger dels på ett möte med verksamhetsledningen, dels tillgängliga resultat och annan statistik. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att lägga rapporten till handlingarna. sgång ledningsutskott beslutar enligt förvaltningens förslag.
ledningsutskott 2019-06-11 14(22) KPLU 91 Dnr KS 2019/00007 Ekonomirapport januari-maj 2019 ledningsutskott beslutar att föreslå kommunstyrelsen att lägga ekonomirapport januari-maj 2019 till handlingarna. I kommunens policy för ekonomistyrning och god ekonomisk hushållning antagna av fullmäktige framgår att det ska ske rapportering och uppföljning av kommunens ekonomiska resultat i förhållande till den fastställda budgeten. Föreligger av kommunledningsförvaltningen upprättad ekonomirapport januari-maj 2019. s beredning Kommunledningsförvaltningens avdelning för ekonomi och styrning har berett ärendet utifrån förvaltningar och bolags inrapporterade uppgifter. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att lägga ekonomirapport januari-maj 2019 till handlingarna. sgång ledningsutskott beslutar enligt förvaltningens förslag.
ledningsutskott 2019-06-11 15(22) KPLU 92 Dnr KS 2019/00020 Uppföljning av kommunstyrelsens verksamhetsplan 2019 1. ledningsutskott beslutar att föreslå kommunstyrelsen att godkänna Delårsrapport 2019 (T1) (kommunstyrelsen). 2. ledningsutskott beslutar att uppdra åt kommunledningsförvaltningen att återkoppla kring arbetet med uppdraget säkra framtidens välfärd inom vård- och omsorgsnämndernas verksamhet på personal- och ledningsutskottets nästa sammanträde. Kommunledningsförvaltningens arbete under 2019 har styrts av kommunstyrelsens verksamhetsplan för 2019, antagen 2019-02-19 KS 52. Kommunstyrelsens verksamhetsplan för 2019 innehåller fem verksamhetsmål, budget för stadskontoret och samhällsbyggnadskontoret samt internkontrollplan. Delårsrapporten är den första uppföljningen för året av kommunledningsförvaltningens verksamhet, ekonomi och personal. Delårsrapporten syftar till att ge kommunstyrelsen en tidig bild av uppstarten på kommunledningsförvaltningens utvecklingsarbete, personal samt ekonomi 2019. Delårsrapporten är också en möjlighet för kommunstyrelsen att agera för att försöka förbättra måluppfyllelse, personal eller ekonomi innan bokslut. Internkontroll redovisas endast i bokslutet. Verksamhet Av kommunstyrelsens fem verksamhetsmål har tre en god prognos. För två verksamhetsmål är prognosen mer osäker. Det gäller verksamhetsmål 2 (kommunstyrelsen ska göra Halmstad till det självklara valet för näringsliv, besökare och verksamma) samt 4 (kommunstyrelsen ska agera för en socialt, ekologiskt och ekonomiskt hållbar utveckling). Inget verksamhetsmål bedöms inte uppfyllas under 2019. Målredovisningen innehåller även en uppföljning av arbetet med kommunstyrelsens uppdrag, givna av kommunfullmäktige genom Planeringsdirektiv med budget 2019-2021. Samtliga uppdrag frånsett hållbar lokalförsörjning bedöms vara på rätt väg.
ledningsutskott 2019-06-11 16(22) Personal Kommunledningsförvaltningen har ökat med 21 tillsvidareanställda sen delår 1 2018. Av den totala ordinarie arbetstiden utgör 2,93 % sjukfrånvarotid för kommunledningsförvaltningen vilket är en minskning från delår 1 2018 (4,1 %). Kvinnor har något högre sjukfrånvarotid än män. 2019 har arbetet gällande kommunledningsförvaltningens utveckling fortsatt, vilket har stor betydelse för kommunledningsförvaltningens arbete framåt. Bland utmaningar inom HR-området finns att rekrytera arkitekter och ingenjörer i takt med behoven. Kommunledningsförvaltningen kommer också fortsatt prioritera introduktion av nya medarbetare under 2019. Ekonomi Kommunstyrelsens anslagsområde visar en förväntad negativ budgetavvikelse uppgående till -7 000 tkr. Utfallet för perioden avseende samhällsbyggnadskontoret är ca 5 400 tkr högre än föregående år. s beredning Ekonomiavdelningarna på kommunledningsförvaltningen har tagit fram de ekonomiska rapporterna. Kommunledningsförvaltningens HR-avdelning har tagit fram personalredovisningen. Berörda handläggare på kommunledningsförvaltningen som ansvarar för verksamhetsmål eller uppdrag har rapporterat in status, prognos och analys för sitt ansvarsområde. Kommunledningsförvaltningens avdelning för ledningsstöd har samordnat arbetet med delårsrapporten. Delårsrapporten redovisas i kommunledningsförvaltningens samverkansgrupp. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna Delårsrapport 2019 (T1) (kommunstyrelsen). Yrkanden Kristina Johansson (S) yrkar att personal- och ledningsutskottet beslutar att uppdra åt kommunledningsförvaltningen att återkoppla kring arbetet med uppdraget säkra framtidens välfärd inom vård- och omsorgsnämndernas verksamhet på personal- och ledningsutskottets nästa sammanträde.
ledningsutskott 2019-06-11 17(22) sgång Ordföranden (KD) prövar förvaltningens förslag och Kristina Johanssons (S) tilläggsyrkande och finner att personal- och ledningsutskottet beslutar enligt förvaltningens förslag och Kristina Johanssons (S) tilläggsyrkande.
ledningsutskott 2019-06-11 18(22) KPLU 93 Dnr KS 2018/00779 Information om framtagandet av en kemikalieplan ledningsutskott har tagit emot informationen. ledningsutskott får information om det pågående arbetet med att ta fram en kemikalieplan.
ledningsutskott 2019-06-11 19(22) KPLU 94 Dnr KS 2019/00332 Diskussion om kompletterande tillämpningsanvisningar avseende arvodesbestämmelser ledningsutskott har tagit emot informationen. ledningsutskott beslutade på sammanträdet i maj att uppdra åt kommunledningsförvaltningen att återkomma med förslag på justeringar i arvodesreglementet avseende: - Att det inte ska vara möjligt att endast delta en kort stund av ett sammanträde och ändå få fullt sammanträdesarvode. - Att ersättningen för att inneha ett politiskt uppdrag som ledamot eller ersättare inte betalas ut vid frånvaro från sammanträden över tre månader. Kommunledningsförvaltningen presenterar möjligheter och svårigheter med att justera arvodesreglementet enligt uppdraget. ledningsutskott diskuterar frågan och ser att kommunledningsförvaltningen främst undersöker möjligheten att justera arvodesreglementet för att ersättning, för att inneha ett politiskt uppdrag som ledamot eller ersättare, inte ska betalas ut vid frånvaro från sammanträden över tre månader. Det är även av stort vikt att frågan om närvaro lyfts på framtida gruppledarträffar för att fortsätta diskussionen om vad som förväntas av en förtroendevald kring närvaron på sammanträden.
ledningsutskott 2019-06-11 20(22) KPLU 95 Dnr KS 2019/00367 Diskussion om kontaktdagar för kommunstyrelsens ledamöter och ersättare ledningsutskott har tagit emot informationen. I s arvodesbestämmelser föreskrivs att respektive nämnd och styrelse ska ge ledamöter och ersättare rätt till att, efter egen bedömning, utföra förrättningar i form av kontaktverksamhet, studier av verksamhet och dylikt. Antalet förrättningar med ersättning får inte överskrida 6 heldagar alternativt 12 halvdagar per kalenderår och förtroendevald. Respektive nämnd och styrelse ska närmare utforma regler för denna verksamhet. Verksamheten ska rymmas inom nämnden/styrelsens budget. ledningsutskott ges tillfälle att inleda en diskussion om formerna för kontaktverksamheten.
ledningsutskott 2019-06-11 21(22) KPLU 96 Dnr KS 2019/00026 Information från ordförande och ansvarig chef ledningsutskott har tagit emot informationen. Administrativ chef Ann-Mari Mäkikangas informerar tillsammans med utskottssekreterare Eda Kalatch om: - Det pågående arbetet med att se över motionshanteringen. - Medskick från utskotten kring föredragningar inför kommande kommunstyrelsesammanträde.
ledningsutskott 2019-06-11 22(22) KPLU 97 Dnr KS 2019/00037 Övriga frågor Inga övriga frågor tas upp.