Uppdragsbeskrivning och plan för genomförande av Psykologidagar 2017 Bakgrund Förbundet har i IHPU:s regi totalt anordnat 14 psykologidagar/stämmor. Den senaste var 2008 i Göteborg. Deltagarna har främst varit psykologer, men även andra yrkesgrupper såsom socionomer och lärare har deltagit. Deltagarantalet har legat mellan 300-500 stycken. Förbundet har uppfattat en efterfrågan från psykologer på nya psykologidagar. Psykologiguiden och förbundet har också goda erfarenheter från bokmässan, inte minst av ett växande intresse för psykologisk kunskap hos allmänheten. Vid förbundsstyrelsens möte i december 2014 diskuterades ett förslag om att på nytt arrangera Psykologidagar och följande beslut fattades i mars 2015: Psykologidagarna ska arrangeras regelbundet med start våren 2017 Psykologidagarna ska som minimum bära sina egna kostnader Syftet ska vara att erbjuda en mötesplats för samtliga psykologer och ge möjlighet till kompetensutveckling Målet ska vara att stärka såväl den enskilda psykologen som professionen som helhet genom att rikta sig till alla psykologer oavsett verksamhetsområde eller specialiseringsinriktning Psykologidagarna ska i huvudsak vara ett forum för professionellt utbyte. Öppna arrangemang ska kunna finnas och ska då planeras för att även ge ett ekonomiskt överskott Psykologidagarna ska genom sitt utbud ge möjlighet till vidmakthållande av specialistbehörighet Stora Psykologpriset ska samordnas med Psykologidagarna Två av FS ledamöter ska ingå i styrgruppen (Anders Wahlberg och Anna Sandell) Tilläggsbeslut har fattats att IHPU arrangerar dagarna tillsammans med förbundet. Projektledare har utsetts förbundssekreterare Mahlin Lenerius. Syfte och mål Syftet med Psykologidagarna är främst fortbildning för psykologer men kan också innehålla inslag för att marknadsföra psykologers kunskaper till allmänheten. Målet ska vara att stärka såväl den enskilda psykologen som professionen som helhet genom att rikta sig till alla psykologer oavsett verksamhetsområde eller specialiseringsinriktning. Psykologidagarna ska i huvudsak vara ett forum för professionellt utbyte. 1(7)
Planering Förbundsstyrelsen har under ca ett års tid diskuterat nya Psykologidagar både inom styrelsen, med enskilda medlemmar och förbundets yrkesföreningar. Yrkesföreningarna ordföranden har vid två tillfällen träffat förbundsstyrelsen för att diskutera psykologidagar (oktober 2014 och maj 2015). Syftet med det första mötet var att förtydliga yrkesföreningarnas intresse av att medverka och hur denna medverkan ska utformas. Viktiga frågor att avhandla är samordning med yrkesföreningarnas årskonferenser, ekonomiska implikationer liksom aktuell utveckling inom vetenskap och praktik. Tidpunkt 30-31 mars 2017 (ej klart) Plats Waterfront Stockholm (ej klart) Innehåll Några spår kommer att fungera som kompetensutveckling, som troligen kommer vara lätt att motivera för arbetsgivaren att betala för. Det ena kan vara en workshop, och det andra kommer något form av riktat/riktade spår för specialistpsykologer och blivande specialister. Resterande föreläsningar och workshops kommer mer vara aktuell forskning, annat aktuellt matnyttigt som till exempel nya instrument och behandlingsmetoder, professionsfrågor för psykologer etc samt andra mindre inslag av intressant och nytt. Upplägg Två dagar den 30-31 mars 2017 på Stockholm Waterfront (ej klart). Stora Psykologpriset delas ut i samband med dagarna. Detta skulle skapa gynnsamma utbyten mellan arrangemangen och öka den mediala publiciteten kring båda. På torsdag anordnas en workshop i samarbete med någon aktör, med någon höjdare inom det kliniska området. Fredag är branschspår. Torsdag avslutas med middag och fest. Vi kommer att uppmana yrkesföreningar att lägga sina årsmöten och kompetensdagar i samband med psykologidagarna, när psykologerna ändå reser. På detta sätt hoppas vi öka chanserna till högt deltagande någon eller samtliga dagar. Organisation En styrgrupp med representation från IHPU, förbundskansli och styrelse. En projektledare, en programsamordnare och olika arbetsgrupper. Alla tjänster som rör bokning, anmälan och fakturering sker genom konferensbokningsbolaget MeetX. Projektledare: Mahlin Lenerius Projektadministratör: X 2(7)
Styrgrupp:, Susanne Bertman, info, Henrik Johansson, Ihpu, Martin Björklind, professionsansvarig, Maria Lindhe, specialistutbildningen, Anna Sandell, förbundsstyrelsen, Anders Wahlberg, förbundsstyrelsen Programkommitteé/vetenskaplig kommitté: Kommunikation o hemsida: Susanne, Peter, Mahlin, administratör, MeetX Stora Psykologpriset: Susanne, Anders, Kristina? (egen organisation o budget)? Vi kommer att vända oss brett för att få input på vilka föreläsningar etc som vi skulle kunna ha men inom ramen för några spår (4-5 parallella) Finansiering Huvudintäkterna komma från deltagaravgifter men även rån sponsorer, utställare och samarbetspartners. Vi tänker sälja föreläsningsspår, och tillhörande monterplats till bokförlag, tidningar, testutvecklingsföretag, arbetsgivare för psykologer etc. Deltagarna står för en viktig del av intäkterna. Deltagare Målet är minst 700 deltagare (vilket motsvarar nästan 9 % av yrkesverksamma medlemmarna). Vi kommer att se till så att vi har spår för alla tre områdena inom specialistområdet, vilket ska ge potential att locka alla psykologer. Budget - se bilaga (budget 2) 3(7)
Logistik och planering Projektplan och arbetsfördelning upprättas av projektteamet Samordning. Beställningar av kaffe, luncher, specialkost, skyltar, dekorationer, blommor, presenter, teknik och transporter, samt justeringar och ändringar av dessa beställningar Samordning av konferensmaterial. Inköp, samordning, och förberedelse av deltagarmaterial såsom deltagarväskor, block, pennor och övrig praktisk information till deltagarna (packning av väskor offereras separat vid behov) Praktisk information. MEETX tar fram informationstexter med praktiska upplysningar om hotell, lokala transporter och kartor för publicering Konferenssekretariat. Upprättande av registreringsdisk/konferenssekretariat på plats under konferensen Projektledning och samordning på plats. Projektledare medverkar under kongressen som samordnare och för att säkra leveranskvalitet Ekonomi och budgetering Upprättande och kontinuerlig uppföljning av projektbudget. En budget upprättas. Budgeten bevakas och revideras regelbundet under projektets gång. Bokföring och redovisning. Bokföring och redovisning av moms och skatter enligt gällande regler och förordningar. Betalning av fakturor. Hantering av leverantörsfakturor Ekonomisk avräkning. Slutgiltig ekonomisk sammanställning och avräkning när samtliga intäkter och kostnader reglerats Socialt program och kreativa events Samordning, prisförhandling, avtal och bokning. Förhandling, kontraktering och fortlöpande kontakt med underleverantörer för lokaler, underhållning och catering. Kreativa events. Lämpliga aktiviteter, lokaler, menyer, eventuella transporter, medföljandeprogram och underhållning. Marknadsföring Framtagning av underlag för trycksaker. Kontakt med grafiska formgivare, korrekturläsare, tryckerier gällande dessa trycksaker. Hemsida. Utformning och drift av hemsida för psykologidagarna. Pressmeddelanden, annonsering och samordning av pressaktiviteter Trycksaker, produktion och distribution av trycksaker såsom inbjudan, slutgiltigt program, affischer och annonser, programbok eller CD, deltagarlista och deltagarbevis Grafisk profil. Förslag på layout och design samt logotyper och trycksaker Utställningshantering Utställarpaket. Förslag på utställarpaket, uppbyggnad och försäljning av utställarplatser Inbjudan. Utformning av inbjudan och distribution till sponsorer och utställare Avtal. Upprättande av avtal med sponsorer samt utställare 4(7)
Skiss och placering. Framtagande av utställningsplaner och placering av respektive sponsor/utställare Kommunikation. Bekräftelser, kontinuerlig kommunikation samt praktisk information Teknik, monterservice och uppbyggnad. Kontakt mellan utställare och teknisk avdelning på plats. Kontaktperson finns på plats för utställarna vid uppbyggnad av utställningen. Fakturering, redovisning och utbetalningar MEETX sköter fakturering och redovisning av sponsormedel samt utställarintäkter samt godkänner och betalar fakturor från lokaluthyrare Slutgiltig redovisning. Vi redovisar intäkter och kostnader relaterade till sponsorer/utställare VIP- och föreläsarhantering Tidplan. Tidplan upprättas för hantering av inbjudningar. Förmånsförteckning. Producera en förmånsförteckning för alla kategorier inbjudna. Distribution av inbjudningar. MEETX distribuerar inbjudningar till talare och moderatorer, hanterar svaren och rapporterar till den vetenskapliga kommittén. Bekräftelse. Distribuera bekräftelse till talare och ordförande. Förmåner. Information om eventuella förmåner till talare gällande registreringsavgift, hotell, resebidrag, arvoden etc. Arvoden och reseersättning. MEETX sköter utbetalningar av eventuella arvoden (mot faktura eller specifikation och tar in nödvändiga personuppgifter). Konferensteknik. MEETX inhämtar föreläsarnas önskemål om konferensteknik och kommunicerar önskemål till anläggningen. Programstöd Inledande möte. På ett tidigt stadium hålls ett möte mellan den vetenskapliga kommittén och ansvarig person från MEETX för att diskutera den vetenskapliga strukturen, ämne, hemsida, tidplan, bedömningsprocess, programläggningsmöte, trycksaker etc. Behov och önskemål diskuteras i detta skede. Tidplan. MEETX upprättar en tidplan baserad på beslut tagna vid ovanstående möte Assistans vid programläggningsmöte. MEETX erbjuder administrativ assistans under programläggningsmötet. Syftet med mötet är att färdigställa hela programmet inklusive parallella sessioner. Hantering av anmälningar Onlineregistrering. Ett webbaserat formulär skapas i MEETX registreringssystem, där deltagarna enkelt kan anmäla sig till mötet online. Registreringsformuläret kan sedan länkas från mötets hemsida, och övriga önskade webbplatser. I registreringslänken ingår det uppläggning av tio olika seminariespår, två sociala arrangemang samt namn, faktura adress och allergier, utöver detta debiteras det per timma efter överenskommelse. Design och utformning av registreringsformuläret. Formuläret skapas enligt uppdragsgivarens önskemål och i samråd med MEETX gällande färgval, typsnitt, logotyper och bilder. E-postadress. För smidig kommunikation med deltagarna inför kongressen lanseras en dedikerad e-postadress för mötet, liknande psykologidagarna@meetx.se 5(7)
Anmälan och bekräftelse. MEETX tar emot anmälningar via webformuläret och bekräftar mottagandet till varje deltagare via e-post. Vid bekräftelsen får deltagarna inloggningsuppgifter till en personlig sida. Deltagarna kan på personliga sida se status på sin anmälan samt om önskas göra tillägg och justeringar. Kontinuerlig kommunikation. MEETX kan även bistå med hjälp vid hantering av ändringar, göra tillägg och justeringar gällande deltagarens anmälan. Deltagarlista. Framtagande av underlag enligt MEETX standard enligt den information som finns i registreringsformuläret för tryckning av deltagarlista eller utskick direkt via e- post. Hantering av registreringsavgifter Ekonomihantering vid registrering. MEETX fakturerar eller tar emot betalning av anmälningsavgift via en säker kreditkortslösning online (hotellkostnad, registreringsavgift och eventuella andra avgifter). Vi bevakar, tar emot och bokför betalningarna. Tjänsten inkluderar momsredovisning och en betalningspåminnelse. Planering och genomförande på plats Deltagarkuvert; namnskyltar och inträdesbiljetter. Individuella registreringshandlingar (namnskyltar och biljetter) iordningställs för distribution under mötet. Inklusive packning av namnskyltar och biljetter. Kvalificerad personal vid registrering. MEETX registreringspersonal finns på plats för att registrera nya deltagare, handha hotellbokningar och göra justeringar Värdar/värdinnor vid registrering. MEETX kontrakterar, schemalägger och instruerar erfarna och språkkunniga värdar och värdinnor och Era eventuella volontärer. Hotellhantering Hotellkontakter. Förslag på hotellalternativ och förbokning av rum Priser och avtal. Förhandling av priser och ansvar för hotellavtal Onlinebokning. MEETX skapar ett webbaserat bokningsformulär som länkas samman med registreringsformuläret. Deltagaren kan välja, boka och betala sitt hotell direkt i samband med anmälningen Bokning och bekräftelse. Bokning och bekräftelse av hotellrum till deltagare, föreläsare, utställare, sponsorer och arrangör skickas via e-post Betalning och kommunikation. Kontakt med deltagarna avseende betalningar, ändringar och speciella önskemål Bevakning och kontroll av avbokningsregler. Bevakning av avbokningsregler samt justering av antalet hotellrum i förhållande till antalet anmälda deltagare 6(7)
Mahlins i övrigt osorterade tankar: Tyngre sponsor som tex Stockholms stad Vilka ingå i programkommitté Utse ansvarig för inledningsanförande (Anders W, Anna Sandell, Ulrika E, Martin o Susanne?) Stora Psykologipriset (torsdag kväll egen ekonomi men nu finns lokaler ) Nyttja lokalerna och ha extern föreläsning fredag eftermiddag 1000 besökare som betalar 250 kr = 250 000 kr (200 kr om DN kort etc) Lokaler för föreningarna att ha möten? Psykologer ser på film korta noveller? Kompetensutveckling 3 spår Vidmakthållandeseminarier (specialistkansliet o SpecR ansvariga?) Internationell person/dragplåster? Förbundet inleder politik? Etik och juridikfrågor (hbtq etc..) Arbetsmiljö (inkl hot och våld) Lönefrågor Hur tar man betalt Specialistbefattningar Exempel på nischer Psykologer i Media Workshop? Möt din ombudsman Möt styrelsen Sponsrade föreläsningar? Kompetenscentrum för psykoterapi Psykologförbundet SLL? Utbildningsftg? Samarbeten? Psykologifabriken Modern Psykologi Natur och kultur Liber Assessio Psykologiguiden Psykologtidningen 7(7)