RIKTLINJER FÖR BUP KONGRESS

Transkript

1 RIKTLINJER FÖR BUP KONGRESS Barn- och ungdomspsykiatriska föreningens årliga kongress arrangeras av SFBUP i samråd med lokal klinik. I samband med kongressen hålls föreningens årsmöte. Målgruppen för mötet är föreningsmedlemmar, övriga medarbetare inom barn- och ungdomspsykiatrin samt läkare under specialistutbildning inom BUP. Utöver detta kan även vårdgrannar och andra intressenter bjudas in om programmet skulle lämpa sig för detta. INNEHÅLL Mötet ges ett huvudtema i samråd med styrelsen. Grundstommen i mötet består av översiktsföreläsningar, interaktiva symposier och posterutställning med inriktning på ST- läkare. Översiktsföreläsningarna "state of the art" ska ge aktuella uppdateringar (minst två) inom breda sjukdomsområden med fokus på både diagnostik och behandling. Symposierna ska belysa aktuella utvecklingsområden eller kliniskt viktiga områden inom BUP Sverige och ge möjlighet till bred och interaktiv diskussion. Panelen bör vara sammansatt av deltagare med olika infallsvinklar och gärna från olika delar av landet. Ett symposium ska vara riktat till ST-läkare inom BUP och utformas av en lokal ST-läkare och den regionala studierektorn. Symposier kan även sättas ihop av deltagare på kongressen. Annonsering för att inkomma med abstrakt till symposier ska gå ut senast 9 månader före kongressen med sista datum 30/11. Spår bland symposierna (att det finns ett symposium vid vart och ett av de tre symposieblocken) ska riktas mot medarbetare inom heldygnsvården och mot forskare inom BUP. Nydisputerade från de olika lärosätena ska ges möjlighet att presentera sin forskning på ett av dessa symposier.

2 Posterutställning ska erbjuda möjlighet för ST läkare att presentera sina vetenskapliga arbeten. Utmärkelsen bästa poster avgörs av en jury under ledning av SFBUPs vetenskapliga sekreterare. Se bilaga 1 för exempel på utformandet av abstrakt för symposierna. TIDSPLAN 2 år i förväg: Styrelsen tillfrågar verksamhetschef för utsedd BUPklinik om att stå som arrangör år i förväg: Arrangerande klinik utser ordförande för lokal organisationskommitté och vetenskaplig programgrupp. Den vetenskapliga programgruppen ska bestå av två representanter för SFBUPs styrelse, två representanter för BUP akademi, två lokala föreningsmedlemmar och programansvarig (ordförande). Datum för mötet fastställs vanligen i vecka 17 i slutet av april månad. Minnesanteckningar från organisationskommitténs möten mailas kontinuerligt till kontaktpersonerna i styrelsen och en dialog mellan organisationskommittén och styrelsens representanter sker fortlöpande år -1 år i förväg: Organisationskommittén är igång med sitt arbete. SFBUP ingår avtal med kongressfirma och en överenskommelse med den lokala arrangören. SFBUP har för närvarande valt att anlita samma firma år från år för att underlätta det administrativa arbetet. Temat fastställs efter att det har förankrats i styrelsen. Lokal bokas. Huvudföreläsare tillfrågas. 1 år i förväg: Tidpunkt, plats och tema presenteras på BUP kongressen året innan. 1 år 6 mån i förväg: Styrelsen delger organisationskommittén utvärderingen från föregående kongress. Budget och deltagaravgift fastställs. Programmet detaljplaneras och moderator till symposierna utses. Samma person bör endast vara moderator i ett eller undantagsvis två symposier. Preliminärprogram och annonsering av mötet läggs ut på SFBUP:s hemsida och sändes ut till landets BUP

3 kliniker. 6 mån- 3 mån i förväg: Sista datum för abstrakt till symposier sätts till 30/11. Annonsering sker i tidskriften Svensk Psykiatri. Utskick går ut till alla verksamhetschefer, akademin och föreningsmedlemmar. Programmet inklusive alla sociala arrangemang skall i stort sett vara färdigplanerat. Uppstår problem som kräver förändring i någon avgörande riktning är det styrelsen som fattar beslut. Detta förutsätter en kontinuerlig kontakt mellan arrangerande klinik och styrelse. Efter mötet: En enkät till deltagarna utformas av SFBUP och distribueras av kongressfirman. Sammanfattande utvärdering görs vid avslutande telefonmöte med programgruppen och kongressfirman och sedan på efterföljande styrelsemöte. En redovisning av ekonomin och resultatet för kongressen tillställs SFBUPs kassör senast tre månader efter kongressen. EKONOMI Utställare är välkomna, både föreningar och kommersiella. Kommersiella utställare ska erlägga en avgift. SFBUP i samråd med lokal arrangör avgör om utställare ska beredas plats. Budget och kongressavgift fastställs av SFBUP. Styrelsemedlemmarnas kongressavgift ingår i budgeten för mötet. Grundregel är att huvudföreläsare som är BUP personal erlägger ej kongressavgift och ersätts med resa och boende. som inte är BUP personal ersätts med arvode. Internationell föreläsare ersätts med kronor samt resa och logi för helsalsföreläsning på plats och 2/3 för helsalsföreläsning online. symposiepaneldeltagare från BUP enheter betalar halv kongressavgift och ersätts inte därutöver. från icke-bup verksamhet ersätts normalt med resan och v.b. logi samt ska ej erlägga kongressavgift. I vissa fall kan mindre

4 arvode därutöver utgå med riktvärde 5000:- men då bör symposiet ges vid två symposieblock. en arrangerande kliniken erbjuds att 10 personer deltar utan att betala kongressavgift. Dessa fria platser är avsedda för de som ansvarar för det vetenskapliga eller det sociala programmet. Volontärer som sköter symposier och andra servicefunktioner under kongressen behöver ej heller avlägga avgift. Ett riktvärde är 17 personer för dessa funktioner. Övriga deltagande från värdkliniken betalar kongressavgift. Middagen ingår inte i denna avgiftsfrihet utan samtliga deltagare ska bekosta sin middag. underhållning budgeteras till kronor Överskott/underskott beräknas före den arrangerande kliniken har tagit ut sina egna interna personalkostnader för arrangemanget. Vid överskott tillfaller hälften av detta SFBUP. SFBUP ersätter via sin del av överskottet styrelsemedlemmarnas boendekostnad samt kongressmiddagen för samtliga föreningsmedlemmar. SFBUP anger senast 1 februari till arrangör en aktuell medlemslista över betalande medlemmar för vilka föreningen ersätter kongressmiddagen. Vid underskott står SFBUP för hälften av denna kostnad. Se bilaga 2 för exempel på ekonomisk rapport. AVTAL Verksamhetschefen för utsedd arrangörsklinik tillstyrker skriftligt att man tagit del av dessa riktlinjer samt undertecknar en överenskommelse med SFBUP om lokalt värdskap. Senast ändrad

5 Bilaga 1 Format för abstrakt till symposier/workshops (klart 30/11) Symposiets titel: (max 15 ord) Moderator: namn, befattning, organisation, e-post Föreläsare 1-2-3: namn, befattning, organisation, e-post Sammanfattning (200 ord): beskriv konkret vilka verksamhetsinriktade eller medicinska/psykiatriska behov/problem som detta symposium avser att belysa och lösa. Ge en mycket kort bakgrundsbeskrivning o sammanfattning av de olika presentationerna. Symposiets mål (100 ord): ange mål relaterat till behovsbeskrivning och både för deltagaren, verksamheten och patienten/samhället. Tips till Moderatorer för symposier Symposierna ska belysa aktuella utvecklingsområden eller kliniskt viktiga områden för BUP Sverige och ge möjlighet till bred och interaktiv diskussion. Panelen bör vara sammansatt av deltagare med olika infallsvinklar och gärna från olika delar av landet. Symposierna ska inte vara katedrala uppdateringar av kunskapsområden utan ge kort bakgrund till symposiets fråga och fokusområde. Riktvärdet är att max 2/3 av tiden dvs 60 minuter av de vanligen 90 minuter ska användas för inledande presentationer. Därefter diskuteras frågor både i panelen och mellan panelen och publiken under 30 minuter. Moderatorns roll är att Utse panelen i samråd med SFBUP/vetenskapliga kommittén för kongressen I samråd med panelen utforma symposiets titel, frågeställningar och tema, Vad ska deltagarna få ut av att delta? Vilka dilemman och problemställningar ska belysas? När gruppen formerats är det bra att redan hösten före kongressen starta med en telefonkonferens för att skissa på symposiet. Nästa telefonkonferens bör ske 1-2 månader före kongressen. Då bör utkast till presentationerna vara klara och diskuteras i panelen. Panelen enas om viktigaste budskap/fråga att belysa och skissa på bra fråga till inledning av paneldiskussion. Ytterliggare telekonferens kan ev behövas närmare kongressen. Skriva abstraktet i samråd med panelen. Vara bollplank åt panelen vad gäller att ta fram lagom omfattande presentationer med fokus på det aktuella ämnet. Våga kolla presentationer och ge feedback utifrån publikens behov/nivå och utifrån vad som beskrivits i abstraktet. Riktvärde för symposiepresentationer på 20 minuter är högst 20 bilder och högst 20 ord/bild Leda symposiet, hålla tidsgränserna för varje moment och då särskilt de 30 minuterna för diskussion. Det kan vara bra att tillsammans med panelen ha förberett någon/några frågor som panelen får starta upp med att svara på före publiken släpps in. Tänk särskilt på att låta publikens frågor går till flera i panelen för att olika nyanser och infallsvinklar på frågor ska komma fram. Paneldeltagarnas presentationer ska läggas ut på SFBUPs hemsida efter kongressen och godkännande för detta ska moderatorn inhämta muntligt. Moderatorn ska lägga alla presentationer i en fil i ordningsföljd till symposiet för att underlätta vid symposiet och skicka in samtliga presentationer till kongressfirman en vecka före kongressen för upplägg på hemsidan.

6 Bilaga 2 Exempel på ekonomisk rapport Intäkter Utställare (Kongressavgift 2500 Middag 500) Deltagare Utgifter Föreläsare Tylösand Hotel Underhållning Transporter Material Programböcker Utvärdering Gåvorföreläsare Kongressarrangör Summa Resultat Balans vs SFBUP 50% av tillhör SFBUP SFBUP skuld för hotell o förmöte utbetalas till SFBUP Kostnader BUP Halland dvs överskott som avskrivs på personalkostnad för att arrangera mötet Överskott