RIKTLINJER FÖR ARRANGERANDE AV ÅRLIG KONGRESS FÖR SFBUP

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "RIKTLINJER FÖR ARRANGERANDE AV ÅRLIG KONGRESS FÖR SFBUP"

Joakim Forsberg
för 7 år sedan
Visningar:

1 RIKTLINJER FÖR ARRANGERANDE AV ÅRLIG KONGRESS FÖR SFBUP Barn- och ungdomspsykiatriska föreningens årliga kongress arrangeras av en av styrelsen utsedd lokal klinik alternativt utsedd arbetsgrupp. Arrangemanget kan ske i form av ett samarrangemang med annan specialitetsföreningen eller annan samarrangör. I samband med kongressen hålls föreningens årsmöte. Målgruppen för mötet bör förutom föreningsmedlemmar även innefatta övriga verksamma inom Barn- och Ungdomspsykiatrin och även läkare under specialistutbildning inom BUP. Utöver detta kan man även bjuda in vårdgrannar och andra intressenter om programmet skulle lämpa sig för detta. INNEHÅLL Mötet ges ett huvudtema i samråd med styrelsen. Grundstommen i mötet består av översiktsföreläsningar, interaktiva symposier och posterutställning med inriktning på ST- läkare. Översiktsföreläsningarna "state of the art" ska ge aktuella uppdateringar (minst tre) inom breda sjukdomsområden med fokus på både diagnostik och behandling. Symposierna ska belysa aktuella utvecklingsområden inom BUP Sverige och ge möjlighet till bred och interaktiv diskussion. Panelen bör vara sammansatt av deltagare med olika infallsvinklar och gärna från olika delar av landet. Ett symposium ska handla om aktuell forskning inom svensk barn- och ungdomspsykiatri. Där ska doktorander och nydisputerade från de olika lärosätena ges möjlighet att presentera sin forskning. Ett symposium ska vara riktat till ST-läkare inom BUP. Symposier kan även sättas ihop av deltagare på kongressen. Annonsering för att inkomma med abstrakt till symposier ska gå ut senast 9 månader före kongressen med sista datum 30/11. Posterutställning ska erbjuda möjlighet för ST läkare att presentera sina vetenskapliga arbeten. Utmärkelsen bästa poster avgörs av en jury under ledning av SFBUPs vetenskapliga sekreterare. Se bilaga 1 för exempel på utformandet av

2 abstrakt för symposierna. TIDSPLAN 2 år i förväg: Styrelsen tillfrågar verksamhetschef för utsedd BUPklinik om att stå som arrangör. Beslut tas om mötet skall ske i form av ett samarrangemang med annan specialitetsförening/ samarrangör. Styrelsen kan ge förslag på möjliga teman för mötet år i förväg: Arrangerande klinik utser ordförande/sammankallande för lokal organisationskommitté. Denna person ansvarar för att hålla kontakt med av styrelsen utsedd styrelseledamot. I organisationsgruppen ska ingå minst två föreningsmedlemmar och för ST-symposiet ansvarar en lokal ST-läkare och den regionala studierektorn. Datum fastställs för mötet för att planering skall kunna ske i förhållande till andra utbildningar som är intressanta för barnpsykiatrin. Minnesanteckningar från organisationskommitténs möten mailas kontinuerligt till kontaktpersonen i styrelsen och en dialog mellan organisationskommittén och styrelsens representant sker fortlöpande år -1 år i förväg: Organisationskommittén är igång med sitt arbete. Ev etableras kontakt med kongressarrangör. Temat fastställs efter att det har förankrats i styrelsen. Lokal bokas. Huvudföreläsare börjar tillfrågas. 1 år i förväg: Tidpunkt, plats och tema presenteras på BUP kongressen 1 år innan. 1 år 6 mån i förväg: Organisationskommitténs ordförande bjuds in till styrelsemöte alternativt SKYPE-/telefonmöte för att diskutera arrangemanget mer detaljerat. Programmet har börjat detaljplaneras. Preliminärprogram och annonsering av mötet läggs ut på SFBUP:s hemsida och tillkännages i samband med föreningsmötet på läkarstämman i november hösten innan. Styrelsen delger organisationskommittén utvärderingen från föregående kongress. 6 mån- 3 mån i förväg: Sista datum för abstrakt till symposier sätts till 30/11. Annonsering i tidskriften Svensk Psykiatri. Utskick till alla

3 verksamhetschefer och föreningsmedlemmar. Programmet inklusive alla sociala arrangemang skall i stort sett vara färdigplanerat. Uppstår problem som kräver förändring i någon avgörande riktning är det styrelsen som fattar beslut. Detta förutsätter en kontinuerlig kontakt mellan arrangerande klinik och styrelse! Efter mötet: En enkät till deltagarna utformas av SFBUP men distribueras och sammanställs av arrangerande klinik. Sammanfattande utvärdering görs vid efterföljande styrelsemöte. En redovisning av ekonomin och resultatet för kongressen tillställs SFBUPs kassör senast tre månader efter kongressen. EKONOMI Utställare är välkomna, både föreningar och kommersiella. Kommersiella utställare ska erlägga en avgift. SFBUP i samråd med lokal arrangör avgör om utställare ska beredas plats. Budget och kongressavgift fastställs av den lokala arrangören. Styrelsemedlemmarnas kongressavgift ingår i budgeten för mötet. Grundregel är att deltagande personal från BUP enheter i symposiepanel betalar halv kongressavgift och ersätts inte därutöver. Huvudföreläsare som är BUP personal erlägger ej kongressavgift och ersätts med resa och boende. Symposiepaneldeltagare från icke-bup verksamhet ersätts normalt med resan och ska ej erlägga kongressavgift. I vissa fall kan mindre arvode därutöver utgå. Huvudföreläsare som inte är BUP personal ersätts med arvode. Överskott/underskott beräknas före den arrangerande kliniken har tagit ut sina egna interna personalkostnader för arrangemanget. Vid överskott tillfaller hälften av detta SFBUP. SFBUP ersätter via sin del av överskottet styrelsemedlemmarnas boendekostnad samt kongressmiddagen för samtliga föreningsmedlemmar. SFBUP anger senast 1 februari till arrangör en aktuell medlemslista över betalande medlemmar för vilka föreningen ersätter kongressmiddagen. Vid underskott står SFBUP för hälften av denna kostnad. Se bilaga 2 för exempel på ekonomisk rapport.

4 AVTAL Verksamhetschefen för utsedd arrangörsklinik tillstyrker skriftligt att man tagit del av dessa riktlinjer. Senast ändrad

5 Bilaga 1 Format för abstrakt till symposier/workshops Symposiets titel: (max 15 ord) Moderator: namn, befattning, organisation, e-post Föreläsare 1-2-3: namn, befattning, organisation, e-post Sammanfattning (200 ord): beskriv konkret vilka verksamhetsinriktade eller medicinska/psykiatriska behov/problem som detta symposium avser att belysa och lösa. Ge en mycket kort bakgrundsbeskrivning o sammanfattning av de olika presentationerna. Symposiets mål (100 ord): ange mål relaterat till behovsbeskrivning och både för deltagaren, verksamheten och patienten/samhället. Inlämnat till organisationskommitten senast 30/11 Tips till Moderatorer Symposierna ska belysa aktuella utvecklingsområden inom BUP Sverige och ge möjlighet till bred och interaktiv diskussion. Panelen bör vara sammansatt av deltagare med olika infallsvinklar och gärna från olika delar av landet. Symposierna ska inte vara katedrala uppdateringar av kunskapsområden utan ge kort bakgrund till symposiets fråga och fokusområde. Riktvärdet är att max 2/3 av tiden dvs 60 minuter av de vanligen 90 minuter ska användas för inledande presentationer. Därefter diskuteras frågor både i panelen och mellan panelen och publiken under 30 minuter. Moderatorns roll är att Utse panelen i samråd med SFBUP/vetenskapliga kommittén för kongressen I samråd med panelen utforma symposiets titel, frågeställningar och tema, Vad ska deltagarna få ut av att delta? Vilka dilemman och problemställningar ska belysas? När gruppen formerats är det bra att direkt starta med en telefonkonferens för att skissa på symposiet. Nästa telefonkonferens bör ske 1-2 månader före kongressen. Då bör utkast till presentationerna vara klara och diskuteras i panelen. Panelen enas om viktigaste budskap/fråga att belysa och skissa på bra fråga till inledning av paneldiskussion. Ytterliggare telekonferens kan ev behövas närmare kongressen. Skriva abstraktet i samråd med panelen. Vara bollplank åt panelen vad gäller att ta fram lagom omfattande presentationer med fokus på det aktuella ämnet. Våga kolla presentationer och ge feedback utifrån publikens behov/nivå och utifrån vad som beskrivits i abstraktet. Leda symposiet och då särskilt de 30 minuterna för diskussion. Det kan vara bra att tillsammans med panelen ha förberett någon/några frågor som panelen får starta upp med att svara på före publiken släpps in. Tänk särskilt på att låta publikens frågor går till flera i panelen för att olika nyanser och infallsvinklar på frågor ska komma fram. Paneldeltagarnas presentationer ska läggas ut på SFBUPs hemsida efter kongressen och godkännande för detta ska moderatorn inhämta muntligt. Enklast och smidigast är om moderatorn lägger alla presentationer i en fil i ordningsföljd till symposiet för att underlätta både vid symposiet och för upplägg på hemsidan dagen efter.

7 Bilaga 2 Exempel på ekonomisk rapport Intäkter Utställare Deltagare (Kongressavgift 2500 Middag 500) Utgifter Föreläsare Tylösand Hotel Underhållning Transporter Material Programböcker Utvärdering 3000 Gåvorföreläsare Kongressarrangör Summa Resultat Balans vs SFBUP 50% av tillhör SFBUP SFBUP skuld för hotell o förmöte utbetalas till SFBUP Kostnader BUP Halland dvs överskott som avskrivs på personalkostnad för att arrangera mötet Överskott -82

Relevanta dokument

RIKTLINJER FÖR BUP KONGRESS

RIKTLINJER FÖR BUP KONGRESS Barn- och ungdomspsykiatriska föreningens årliga kongress arrangeras av SFBUP i samråd med lokal klinik. I samband med kongressen hålls föreningens årsmöte. Målgruppen för mötet