Hur vi arbetar med uppdragen

Transkript

1 Uppdrags-, tjänste och genomförandebeskrivning Nedan följer Meetagains erbjudande när det gäller deltagaradministration och relaterade tjänster i samband med konferenser, kongresser, utställning m.m. Till våra kunder utses alltid en projektledare som är er kontaktperson och som har ett nära samarbete med kunden. Projektledaren är operativt och kvalitativt ansvarig för samtliga tjänsteleveranser. Projektledaren driver arbetet framåt, upprättar tidsplaner, budgetar, informerar beställaren löpande under pågående uppdrag, utvärderar arrangemangen samt avrapporterar statistik och ekonomi. En stor del av projektledarens arbete är att leda projektarbetet internt på Meetagain. Projektledaren har tillgång till övriga projektledare och projektassistenter samt personal med specifika kunskaper inom webbhantering, marknadsföring, ekonomi samt teknik- och datorsupport. En viktig uppgift för projektledaren och teamet är att sätta sig in i uppdragsgivarens verksamhet och fånga upp behov och särskilda krav på genomförande och kvalitet. Meetagain initierar ett inledande möte där bl a följande punkter tas upp: Bakgrund och historik Mål och vision med uppdraget Organisation och rollfördelning, relevanta policys, beslutsordning, rapporteringsönskemål Resurser och budget Kommande arrangemang, programinnehåll och tidsplan Meetagain eftersträvar långsiktiga relationer och ser samarbetet som ett partnerskap där vi tillsammans skapar lyckade möten mellan människor som uppfyller kundens krav på kvalitet och kostnadseffektivitet. Hur vi arbetar med uppdragen När det inledande samarbetet har startat är det dags att sätta igång arbetet med den aktuella konferensen. Meetagain arbetar efter en modell som bygger på våra erfarenheter av att driva och genomföra möten, stora såväl som små. Oavsett typ av möte beaktar vi modellens alla faser, från början till slut. Planering Genomförande Avslut Uppföljning Nedan beskriver vi de tjänster Meetagain erbjuder gällande planering, genomförande, avslut och uppföljning av konferenser, kongresser, utställningar, mässor m m och förslag till när i tiden de olika tjänsterna genomförs. Beskrivningen kan ses som ett smörgåsbord. Beroende på typ av uppdrag kan ibland samtliga tjänster nyttjas, andra uppdrag kräver endast ett urval av tjänster.

2 PLANERING Evenemangsbeskrivning Meetagain upprättar en uppdragsbeskrivning för mötet/konferensen. Beskrivningen innehåller all fakta om mötet/konferensen samt en tidsplan, t ex när ska on-line registrering öppna, deadline för programinnehåll, avbokningsoch ändringsregler. Beskrivningen fungerar som en checklista för samtliga intressenter till evenemanget. När arrangemanget är beslutat. uppdateringar. Bokning av mötes- och konferenslokaler, utrustning, hotellrum etc Rådgivning, förhandling och bokning av lokaler, teknisk utrustning (även utöver När arrangemanget standard såsom mentometerknappar, myggor m m), skyltning, dekorationer, är beslutat. måltider, förhandsbokning av hotellrum. I första hand genomförs bokningar genom de statliga ramavtalen. Olika förslag (minst 2 st) presenteras och beslut tas i samråd med de ansvariga för konferensen/mötet. Vid behov besöker vi anläggningarna (tillsammans med er eller enbart Meetagain) för att kontrollera att specifika behov tillgodoses. Kringarrangemang Förslag på kvällsarrangemang inkl underhållning, utflykter och vid behov busstransfer, taxi. I första hand genomförs bokningar genom de statliga ramavtalen. Olika förslag presenteras för er och beslut tas i samråd med de ansvariga för konferensen/mötet. Marknadsföring Ev framtagning av grafisk profil för mötet. Logotyp, headers, banners m m. Rådgivning, planering och koordinering vid produktion och distribution av trycksaker och material, t ex inbjudan, program. Utskick av inbjudan samt påminnelser. planering & projektledning Vid behov deltagande i planerings- och avstämningsmöten med er. Rådgivning i mötestekniska frågor, regelbundet informera om bokningar, deltagarantal m.m Koordinering och kontakt med konferensanläggningar, restauranger, leverantörer, hotell. Bokningar stäms av och korrigeras efter behov. När arrangemanget är beslutat. När arrangemanget är beslutat. Enl. önskemål

3 GENOMFÖRANDE Deltagaradministration-deltagarservice Utformning av webbplats/anmälningssida/formulär för on-lineregistrering, sker i systemet Trippus Eventus. Utformas enligt er grafiska profil och integreras med verkets webbplats. Utformning av texter för den specifika konferensen/mötet. Se även bilaga med beskrivning av on-line system. Hanterar frågor, ändringar, avbokningar m.m från deltagare, föreläsare m fl. Per telefon, fax eller e-post. Mottagande och kontroll av anmälning Personlig bekräftelse via e-post till varje deltagare på anmälan av samtliga registrerade val Hanterar förfrågningar angående kommunikationer till och från mötet/konferensen Kontinuerlig rapportering till er av anmälningsläget samt deltagande i olika sociala arrangemang. Ni får egen ingång till registreringssystemet för att kunna följa anmälningsläget i realtid. Hotellbokningsservice (vid behov) Utformning av internetbaserat hotellrumsbokningsformulär. Integreras med anmälningsformuläret till konferensen. Möjlighet för deltagare, inbjudna, föreläsare m fl att boka hotellrum. Sker i samband med on-lineregistrering till konferensen. Hanterar förfrågningar per telefon och e-post, samt ändringar av hotellval Bekräftelse till deltagarna om tilldelat hotell Kompletta namnlistor till hotellen på deltagarna med ankomst- och avresedatum, betalningssätt, rumstyp m.m. kontakt med hotellen angående ändringar och avbokningar Bevakning av avbokningsregler Meetagain ansvarar för ev avbokningskostnader för förhandsbokade rum. Senast två månader innan konferensstart, eller enligt önskemål från er När anmälningswebb öppnas.. Enligt ö.k. Förslagsvis 1 gång i månaden från början. 1 gång i veckan sista månaden. I samband med utformning av anmälningswebb. vid anmälan. under anmälningstiden. On-line vid anmälningstillfället. Utifrån hotellens önskemål. under anmälningstiden. Vi följer SHR s avbokningsregler. Normalt 30 dagar före ankomstdag.

4 Betalningar Individuell fakturering till deltagare. Betalning med kreditkort (VISA och under Mastercard) eller via faktura. I de fall Meetagain inte är arrangör, fakturering till anmälningstiden deltagare från andra myndigheter, elektroniskt och i standarden svefaktura. Mottagning, kontroll och registrering av inkommande inbetalningar. I de fall Meetagain är arrangör, löpande bokföring och momsredovisning. Uppföljning av ej betalda anmälningsavgifter, påminnelse vid behov Ekonomihantering Upprättande av projektkonto Betalning av inkommande fakturor till konferensen bokföring och redovisning av moms och skatter enligt lag (i de fall Meetagain är arrangör). Utbetalningar till föreläsare, inbjudna gäster m fl. T ex löneutbetalningar, resekostnader, arvoden. Ekonomisk redovisning och avräkning efter konferensens genomförande Konferensmaterial Utformning av namnbrickor, layout stäms av med er några veckor innan mötet/konferensen. Utskrift av namnbrickor samt montering i hållare. Utformning av deltagarförteckning för tryck eller för publicering på konferenswebb. Packning och hantering av deltagarmaterial såsom deltagarförteckning, program, block, pennor, mappar, kassar. Bemanning på plats Projektledning under mötet/konferensen. Koordinering anläggning, teknik, underleverantörer, föreläsare och andra medverkande, t ex värdar och värdinnor, garderobspersonal. Iordningsställande av konferenssekretariat för ankomstregistrering och information. Uppkoppling mot on-line systemet för ev. ändringar, nybokningar på plats. Vid behov bemanning av garderob, ordningsställande av konferensrum (vatten, frukt, roll-ups). Ankomstregistrering: utdelning av namnbrickor, konferensmaterial, mappar m.m Svarar på allmänna frågor från deltagare, föreläsare, medverkande. Hjälp med bokning av taxi, rese- och hotellbokningar m.m. När arrangemanget är beslutat. Enligt ö.k. Ofta efter konferensens har ägt rum Total ekonomisk sammanställning efter avslutat arrangemang, dock senast 2 månad efteråt. Utskrift ca 3 dagar innan konferensen Utdrag 3-5 dagar innan konferensen Ca 5 dagar före konferens. Leverans till konferensanläggn. Under konferensens genomförande på plats. Under konferensens genomförande på plats.

5 AVSLUT OCH UPPFÖLJNING Uppföljningsenkät Välkommen hem enkät Utformning av frågor till uppföljningsenkät online, enligt skala, ja/nej frågor Senast en vecka samt fritextsvar. före konferensen Distribution av enkäten till deltagarna Dagen efter konferens. Mottagning av enkätsvar från deltagarna. Svaren hanteras anonymt under enkätperioden Utskick av påminnelse till deltagare som inte besvarat enkäten i tid. Enligt ö.k. t ex 1 vecka efter distribution Sammanställning av enkätsvar som presenteras för er. Sammanställning i excel- Senast 1 månad eller PDF-format. efter konferens. Analys av enkätsvar Enligt ö.k Efterarbete Distribution/publicering av föreläsares/medverkandes presentationer, summeringar, rapporter från mötet. Uppdatering av antalet anmälda efter avbokningar, no-shows och/eller nybokningar på plats under konferensen. Ev. fakturering av no show-avgifter. Utvärdering av konferensanläggningen, underleverantörer samt Meetagains arbete. För mer info, se Meetagains Kvalitetspolicy. Så snabbt som möjligt efter konferensen Under de efterföljande 7 arbetsdagarna efter konferens. UPPFÖLJNING Efter varje avslutat uppdrag utvärderar projektledaren konferensanläggningen, leverantörer, partners och Meetagains arbete för att säkerställa mål och kundnöjdhet. Allt dokumenteras i en slutrapport som också innehåller statistik, tidsrapporter och ekonomisk sammanställning. Enligt överenskommelse med uppdragsgivaren sker avstämning vid personligt möte (alt telefonmöte, videokonferens). Eventuella fel och brister utreds omgående och följs upp inom två veckor efter avslutat arrangemang. Om det visar sig att t ex en anläggning är ansvarig för uppkomna fel och brister hjälper Meetagain till och reklamerar och ser till att felen åtgärdas och eventuella krediteringar görs. Visar det sig att Meetagain har orsakat fel och brister kompenseras detta på det sätt som ni önskar (t ex kreditering, kompensation).

6 TILLGÄNGLIGHET Meetagain sätter kunden och framför allt den enskilda deltagaren på mötet i fokus. Kvaliteten på servicen ska vara mycket hög. Kunder och deltagare ska få ett personligt och hjärtligt bemötande. Våra värdeord (personligt, hjärtligt och lösningsfokuserat) genomsyrar servicen hos Meetagain. Meetagain har bemanning under normal kontorstid (vardagar ). Alla medarbetare på kontoret är uppdaterade på pågående uppdrag och kan hjälpa kunder och mötesdeltagare med de övergripande frågorna. Tas kontakten via e-post får avsändaren svar inom 4 timmar. När Meetagain erhåller en förfrågan, beställning eller komplettering får avsändaren en bekräftelse om mottagande inom 4 timmar. Inom två arbetsdagar erhåller kunden offert. Innehåller förfrågan lokalbokning levereras minst två förslag på lämpliga anläggningar för arrangemanget. Vid accepterad offert skickar Meetagain en bekräftelse till uppdragsgivare. Bekräftelsen beskriver beställda tjänster och priser samt innehåller viktiga regler för t.ex. avbokning och ändringar. För att underlätta för kunder och mötesdeltagare att nå oss ska våra kontaktuppgifter finnas lättillgängliga i all korrespondens, t ex webbplats, bekräftelser, mejl. Uppkomna fel och brister åtgärdas omgående och dokumenteras samt följs upp så snart svar erhålles från inblandade parter. OMVÄRLDSBEVAKNING Meetagain har avtal och ett nära samarbete med de flesta anläggningar och stora hotellkedjor i Sverige. Detta samarbete bygger på långsiktiga relationer med ansvariga personer på de olika anläggningarna och på huvudkontoren. Vi uppdaterar oss ständigt genom att göra egna besök på anläggningar, vi ordnar visningsresor, vi blir själva inbjudna på visningar och får kontinuerligt besök av våra kontaktpersoner på anläggningarna. Vid våra personalmöten (1 ggr per vecka) har vi kontinuerliga avstämningar vad gäller samarbete, nyheter och priser av leverantörer och partners. Meetagain besöker mässor, både i Sverige och utomlands, för att ta del av nyheter och trender inom mötesindustrin. Meetagain är också medlem i olika branschorganisationer, både nationella och internationella.