PERSONALRAPPORT 2008

PERSONALRAPPORT 2008 Sockengårdens kundservicedisk öppnades våren 2008

2 INNEHÅLL 1. PERSONALRAPPORT FÖR ÅR 2008... 3 2. PERSONALSTRATEGI... 4 Sibbo kommuns personalstrategi 2025... 4 3. PERSONALSATSNINGAR... 5 Personalstyrkans utveckling... 5 Personalens språkfördelning... 7 Personalens könsfördelning... 8 Personalens medelålder och åldersstruktur... 9 De allmännaste uppgiftsbenämningarna... 10 Antalet anställda per avtalsområde... 10 Personalens tjänstgöringstid... 11 Personalkostnader... 11 Självproducerad och köpt service... 12 4. PERSONALENS TILLSTÅND... 14 Sjukfrånvaro... 14 Övrig frånvaro... 15 Arbetsolycksfall... 16 Pensioneringar... 17 Pensionskostnader... 18 5. INVESTERINGAR I PERSONALEN... 18 Personalutbildning och personalutveckling... 18 Välbefinnande i arbetet... 19 Företagshälsovård... 20 Arbetarskyddsverksamhet... 20 Fiilis - enkäten... 22 Val av årets arbetsenhet... 23 Belöning av personalen... 23 Samarbetskommittén och samarbetsavtalet... 24 Direkt samarbete... 25 Förtroendemannaverksamhet... 25 Intern information... 25 6. PROJEKT I ANSLUTNING TILL PERSONALFÖRVALTNINGEN... 25 Utvecklingsprojektet inom resultatenheten äldreomsorgen: Värdig ålderdom i Sibbo genom smidiga serviceprocesser... 25 Sibbo Finlands mest eftertraktade" projekt för strategiska belöningar... 27 Kundservice... 28 Elektronisk kundtjänst... 30

3 1. PERSONALRAPPORT FÖR ÅR 2008 Rapporter som innehåller olika centrala nyckeltal har sammanställts i Sibbo kommun från början av 1990-talet, men det här är den femte rapporten i formen av en personalrapport. Rapportens nyckeltal beskriver Sibbo kommuns personalantal, tillstånd och struktur. Därtill innehåller rapporten korta beskrivningar av de för tillfället viktigaste personaladministrativa projekten. I jämförelse med tidigare år har några förändringar skett i nyckeltalen. Personalantalet i slutet av december år 2008 var 1 232 personer, vilket är cirka 6 % mera än år 2007. Också under år 2008 har det arrangerats många evenemang, kampanjer och utvecklingsprojekt, som har gett de anställda möjligheterna att utveckla sitt eget arbete och sig själv samt att ansvara för sitt eget välmående. Denna målmedvetet starka satsning på personalens välmående under de senaste åren, men också på aktivt tidigt ingripande i missförhållanden, har resulterat i att sjukfrånvaron också år 2008 sjönk med 1 dag per anställd. Målsättningen är att den här personalrapporten fungerar som chefernas, men också som beslutfattarnas ledarskapsverktyg. I ett växande Sibbo är det speciellt viktigt att utnyttja personalrapportens information, som hjälper oss främja resultatrik verksamhet, förbereda oss på kommande år samt öka personalens kunnande och arbetsvälmående. Under de senaste åren har vi gjort mycket utvecklingsarbete i Sibbo och det är klart att den starka utvecklingen fortgår också i framtiden. Trots den ekonomiska recessionen förbereder vi oss för närvarande på en stark tillväxt i enlighet med tillväxtstrategin bl.a. genom att beskriva våra viktigaste processer. Tillväxten och utvecklingen kommer att kräva ett nytt arbetssätt av oss alla som helt och hållet kan avvika från det nuvarande. Vi tvingas avstå från den gamla välbekanta verksamhetsmodellen, men får i stället vara med och påverka och skapa något nytt. Var och en av oss har nu möjligheten att utveckla och förnya vårt arbete och arbetssätt till förmån för kunderna och arbetsgemenskapen. Arbetet med att genomföra tillväxtstrategin är utmanande men också intressant och skiljer sig från sedvanligt kommunalt arbete. Vi anställda är de som genomför förändringen och tillväxten och tillsammans skapar vi grunden för Sibbos tillväxt. Sibbo 11.3.2009 Anne Iijalainen personalchef

4 2. PERSONALSTRATEGI Sibbo kommuns personalstrategi 2025 En arbetsgrupp utsedd av kommunens samarbetskommitté har hösten 2007 utarbetat en personalstrategi utifrån kommunens nya tillväxtstrategi. Arbetet är nu på slutrakan, men den nya personalstrategin har ännu inte behandlats i kommunens beslutsorgan. Målet var att göra personalstrategin i samma form som strategin Sibbo 2025. Visionen i personalstrategin är att Sibbo ska vara den mest eftertraktade arbetsplatsen i Finland och strategin innehåller fem tyngdpunktområden som alla påverkar varandra: Varje tyngdpunktområde har tagits upp som personalstrategins mål, som innehåller allmänna personalpolitiska principer som är viktiga för Sibbo. Principerna fungerar som utgångspunkt då man skapar personalstrategiska verksamhetsmål på kortare sikt i kommunen och målen kan på årsnivå vara olika på olika avdelningar och enheter eftersom det delvis också förekommer stora skillnader i verksamheten. Varje tyngdpunktområde har sin egen målsättning, som i bilden nedan har skrivits in under rubriken för det huvudsakliga tyngdpunktområdet.

5 Personalstrategins mål FÖRNYELSE UPPMUNTRAN RESURSER VÄLBEFINNANDE I ARBETET Mening i arbetet genom förnyelse Uppmuntran till en god arbetsprestation Rätta personer på rätt plats, i rätt tid En välmående arbetsplats genom gemensamt agerande Säkerställa det kunnande som behövs Vilja och mod att förnya arbetet och arbetsrutinerna Möjlighet att utveckla och utbilda sig Förtydligande av den primära uppgiften; koncentration på det väsentliga Möjlighet till avancemang och rotation i arbetet Professionellt och kundinriktat bemötande av interna och externa kunder Konkurrenskraftig lönesättning Utveckling och användning av mångsidiga avlönings- och belöningssystem Utveckling av personalförmånerna Utnyttjande av arbetstidsarrangemangen Nuvarande personalens varaktighet Tillgång till ny personal och kompetens Motivering och stöd för personalen Personaldimensionering i relation till uppgifterna Individuell hänsyn till arbetsförmågan i kraven och dimensioneringen Flexibel användning och inriktning av resurserna Beredskap inför tillväxten ARBETSPLATSKOMPETENS Tillsammans skapar vi en bra arbetsplats öppen, konfidentiell, professionell växelverkan gemensam utveckling av ledarskaps- och medarbetarkompetensen Ett gott arbetsklimat och arbetsglädje skapar förutsättningar för personalen att orka Tidigt ingripande i missförhållanden Rättvisa Utveckling av arbetskulturen; uppskattning av det egna och andras arbete Kontinuerlig, systematisk inskolning Ändamålsenliga arbetsrum och ändamålsenlig utrustning Mångprofessionella och fungerande företagshälsovårdstjänster Personalstrategin innehåller också uppgifter om de kommande resursbehoven, det kunnande som behövs samt genomförandet och utvärderingen av personalstrategin. 3. PERSONALSATSNINGAR Personalstyrkans utveckling I slutet av år 2008 var antalet anställda i Sibbo kommun sammanlagt 1 232 personer, som är 69 personer mera än föregående år. Inom kommunsektorn är personalstyrkan i medeltal 692 anställda/kommun och hälften av kommunerna är arbetsgivare med under 250 anställda. I budgeten för år 2008 fanns för hela kommunens del cirka 50 nya tjänster och befattningar, av dessa prioriterade sektorerna inrättandet av 26 tjänster och befattningar. Antalet visstidsanställda ökade med 42 personer och antalet sysselsättningsanställda med en person.

6 Avdelningsvis granskat hade bildningsavdelningen det största antalet nyanställda, både ordinarie anställda och visstidsanställda. På social- och hälsovårdsavdelningen ökade inte antalet ordinarie anställda och på avdelningen för teknik och miljö ökade antalet ordinarie anställda med 8 personer. I förvaltningsavdelningens personalstyrka har även räknats in personalen vid utvecklings- och näringsenheten och den nya enheten Gemensamma kundtjänster, vilket är orsaken till personalökningen. Utvecklingen av antalet anställda 2003-2008 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 2003 2004 2005 2006 2007 2008 Övriga visstidsanställda 279 283 285 301 295 337 Med sysselsättningsstöd 1 1 6 1 3 4 Ordinarie 884 856 860 872 865 891 I statistiken ovan har 13 ordinarie anställda som genomgår läroavtalsutbildning statistikförts som visstidsanställda. I budgeten för 2009 har inte ställning tagits till enskilda tjänster och befattningar, men i budgeten finns anslag för 60 nya resurser. Detta innebär inte automatiskt att nya befattningar eller tjänster ska inrättas, varje verksamhetsområde och enhet funderar hur servicen bäst ska skötas. Enligt det kommunala arbetsmarknadsverkets sysselsättningsenkät kommer kommunsektorns personalstyrka att vara så gått som oförändrad fram till år 2015. De regionala skillnaderna är dock stora. I Sibbo kommer personalstyrkan år 2009 att sjunka under 1 200 pga. personalöverföringarna i samband med inkorporeringen av sydvästra Sibbo. I fortsättningen kommer personalstyrkan dock att öka till följd av den kraftiga tillväxtstrategin.

7 Struktur 2008 Avdelning Ordinarie Anst. med Övriga Slgt Fördelning Förändrin sysselsättn.stöanställda visstids- per från avdelning år 2007 Ordinarie Visstidsanställda Förvaltningsavd.& kd o. KEY 38 3 41 3 % +5 93 % 7 % Social- och hälsovårdsavd. 250 2 91 343 28 % +15 73 % 27 % Bildningsavdelningen 485 2 223 710 58 % +40 68 % 32 % Avd. för teknik & miljö 118 0 20 138 11 % +8 86 % 14 % Hela kommunenn 891 4 337 1232 100 % +69 72 % 28 % Obs. Medborgarinsitutets timlärare i bisyssla ingår inte i bildningsavdelningens personalstyrka. Av de ordinarie anställda arbetade 11,7 % (104 personer) på deltid. Den ordinarie personalens andel av hela personalstyrkan är 891 personer, dvs. 72 %. De visstidsanställdas andel av hela personalen är cirka 28 %. Inom hela kommunsektorn är i medeltal 22 % av personalen visstidsanställd. I förhållande till hela avdelningens personal hade bildningsavdelningen det största antalet visstidsanställda (32 %). Detta torde delvis bero på verksamhetens art, eleverna kan inte lämnas utan undervisning när en lärare insjuknar, men delvis även på antalet familje- och föräldraledigheter. Faktorer som inverkar på antalet visstidsanställda är bl.a. antalet långa familje-, tjänst- och arbetsledigheter som kräver en vikarie. I slutet av år 2008 var bildningsavdelningen personalmässigt den största avdelningen med 58 % av kommunens anställda. Vid årsskiftet var antalet anställda per 1 000 invånare 61,9 (år 2007: 59,8 år). Motsvarande procenttal inom hela kommunsektorn har under de senaste åren varit cirka 62. Motsvarande tal i jämförelsekommunerna framgår av nedanstående tabell. Personal/1 000 invånare Kommun 2008 2007 2006 Sibbo 61,9 59,8 61,6 Vanda 60,0 61,2 Tusby 49,8 54,1 Mäntsälä 56,2 55,0 55,6 Kyrkslätt 60,8 58,7 60,8 Borgå 75,8 75,1 72,9 Personalens språkfördelning År 2008 var 54,5 % av hela personalen svenskspråkig och 44,5 % finskspråkig. Motsvarande tal för den ordinarie personalens del var 56 % svenskspråkiga och 44 % finskspråkiga. Jämfört med år 2007 har den svenskspråkiga personalens andel av hela personalen minskat med 3 %. För den ordinarie personalens del var minskningen 1,8 %.

8 Personalens könsfördelning År 2008 var 85,1 % av hela Sibbo kommuns personal kvinnor och 14,9 % män. Procenttalen har inte ändrats från föregående år. För den ordinarie personalens del är procenttalen: kvinnor 85,6 % och män 14,4 %. Eftersom Sibbo kommuns service även i framtiden kommer att fokusera på fostran och vård kommer kvinnornas stora andel av personalstyrkan att fortbestå. Inom hela kommunsektorn är kvinnornas andel av personalen 78 %. Könsfördelningen mellan de tio vanligaste yrkesbenämningarna är följande: Benämning Kvinnor Män Slgt Barnskötare 85 1 86 Klasslärare 67 18 85 Barnträdgårdslärare 60 0 60 Närvårdare 47 0 47 Lektor 24 8 32 Städare 29 0 29 Familjedagvårdare 24 0 24 Lokalvårdare 20 0 20 Primärskötare 20 0 20 Sjukskötare 18 0 18 Sammanlagt 394 27 421 Bland cheferna är könsfördelningen följande: kommunens ledningsgrupp: män 63 % och kvinnor 37 % övriga chefer: män 30 % och kvinnor 70 %.

9 Personalens medelålder och åldersstruktur I slutet av år 2008 var den ordinarie personalens medelålder 45,2 år. I Sibbo, såsom inom kommunsektorn överlag, är medelåldern högre än inom de andra arbetsmarknadssektorerna. Jämfört med år 2007 har medelåldern på Sibbo kommuns anställda stigit med 0,2 år. År 2007 var medelåldern bland den ordinarie personalen inom kommunsektorn 45,3 år. Avdelning Medelålder år 2008 u 30 år 30-39 år 40-49 år 50-59 år 60 år - Slgt Förvaltningsavd.&kd&KEY 51,6 1 3 9 16 9 38 Social- och hälsovårdsavd. 45,9 26 44 69 81 30 250 Bildningsavdelningen 43,5 52 135 142 122 34 485 Avd. för teknik och miljö 48,5 11 13 28 49 17 118 Hela personalen 45,2 90 195 248 268 90 891 Av personalen inom kommunsektorn är cirka 40 % 30 49 år, drygt 50 % minst 50 år och cirka 10 % under 30 år, då motsvarande siffror i Sibbo kommun är: 49,7 % är 30 49-åringar och 40,2 % personer är över 50 år. Liksom i fjol utgör 50 59-åringarna den största enskilda tioårsgruppen i Sibbo. En jämförelse mellan avdelningarna visar att medelåldern såsom under de tidigare åren är högst på förvaltningsavdelningen.

10 De allmännaste uppgiftsbenämningarna I Sibbo kommun används sammanlagt cirka 180 olika uppgiftsbenämningar. De vanligaste uppgiftsbenämningarna i Sibbo är barnskötare och klasslärare, det finns lika många av båda. Vid en jämförelse av de tio allmännaste uppgiftsbenämningarna i Sibbo med de allmännaste uppgiftsbenämningarna inom hela kommunsektorn märks det att Sibbo är en tillväxtkommun där fokus ligger på barndagvård, fostran och utbildning. De allmännaste uppgiftsbenämningarna i Sibbo De allmännaste uppgiftsbenämningarna inom kommunsektorn 1 Barnskötare Sjukskötare 2 Klasslärare Klasslärare vid grundskola 3 Barnträdgårdslärare Primärvårdare 4 Närvårdare Närvårdare 5 Lektor Barnskötare 6 Städare Familjedagvårdare 7 Familjedagvårdare Barnträdgårdslärare 8 Lokalvårdare Lektor 9 Primärvårdare Timlärare 10 Sjukskötare Skolgångsbiträde Antalet anställda per avtalsområde Sibbo kommuns personal hör till fem olika arbets- och tjänstekollektivavtals avtalsområden: det allmänna kommunala tjänste- och arbetskollektivavtalet (AKTA), det kommunala tjänste- och arbetskollektivavtalet för teknisk personal (TS), det kommunala tjänste- och arbetskollektivavtalet för undervisningspersonal (UKTA), det kommunala tjänstekollektivavtalet för läkare (LÄKTA) och det kommunala arbetskollektivavtalet för timavlönade (TIM-AKA). I Sibbo har personalens fördelning mellan de olika avtalsområdena jämfört med år 2007 ändrats så att andelen anställda som hör till avtalsområdet för undervisningspersonal har ökat med 0,7 %. Andelen anställda som hör till avtalsområdet för timavlönade har sjunkit med 0,5 %. Andelen anställda som omfattas av det allmänna avtalet har sjunkit med 0,4 %, medan andelen anställda som hör till avtalet för teknisk personal har stigit med 0,1 %. Andelen personal som hör till läkaravtalet har jämfört med år 2007 stigit med 0,1 %. I Sibbo hör flera anställda till avtalet för undervisningspersonal och mindre personal till läkaravtalet och avtalet för teknisk personal än inom kommunsektorn i genomsnitt.

11 Anställda per avtalsområde TIM-AKA 2,0 % TS-95 4,1 % UKTA 21,1 % AKTA 70,6 % LÄKTA 2,2 % Personalens tjänstgöringstid Den ordinarie personalens tjänstgöringstid beskriver indirekt personalomsättningen. För hela kommunens del är personalens tjänstgöringstid 11,3 år, som är 0,2 år längre år 2007. Personalkostnader Löneförhöjningarna enligt de inkomstpolitiska avtalen höjde lönenivån år 2008 i genomsnitt 5,1 %. Förhöjningarna år 2009 kommer att vara i genomsnitt 3,2 %. Enligt det inkomstpolitiska avtalet innehöll tjänste- och arbetskollektivavtalen inom kommunsektorn i september en allmän förhöjning, som var 2,4 % för alla branscher. Till följd av Tehy rf:s förhandlingsresultat i början av år 2008 betalades en justeringspott och en likalönspott till Tehys medlemmar 1.1.2009. Dessa potter utgjorde tillsammans 3,1 %. I början av februari erhöll Tehys medlemmar en allmän förhöjning på 4 procent för att kompensera den allmänna förhöjning som utbetalades inom övriga branscher hösten 2007. I början av mars betalades till andra än Tehys medlemmar en likalönspott och en justeringspott, vars kostnadseffekt i genomsnitt var 1,6 %. I samband med justeringspotten i mars säkerställdes också att de anställda inom vårdsektorn som utför samma arbete får samma uppgiftsbaserade lön oberoende av till vilken fackförening de hör. De individuella tilläggens andel är cirka 2,2 % av den totala lönesumman inom alla avtalsbranscher.

12 Hösten 2008 värderades för andra gången svårighetsgraden i lärarnas arbete med hjälp av en förnyad värderingsblankett. På basis av utvärderingen fick 101 lärare löneförhöjning på grund av arbetets svårighetsgrad. Bland kriterierna för arbetets svårighetsgrad betonades sådana faktorer som påverkar det dagliga arbetet, bl.a. stora undervisningsgrupper, antalet elever i klassen som kräver särskilt stöd och språkbadsundervisning. Den uppgiftsbaserade medellönen för en person med ordinarie heltidsanställning i Sibbo kommun är 2 111 euro. Den genomsnittliga totallönen är 2 387 euro. Enligt det kommunala arbetsmarknadsverket är den genomsnittliga totalinkomsten inom kommunsektorn 2 573 euro. I början av år 2006 trädde lagen om temporärt låglönestöd till arbetsgivare i kraft. Enligt denna lag får en arbetsgivare låglönestöd om han i sin tjänst har en anställd som fyllt 54 år och till vilken han för heltidsarbete betalar en lön som är över 900 och under 2 000 euro per månad. Sibbo kommun erhöll låglönestöd om sammanlagt 80 569 euro. Antalet anställda som är berättigade till stödet var i medeltal 68,4 per månad. År 2007 var motsvarande siffror 116 924 euro och 87,5 anställda per månad. För hela kommunens del steg nettolöneutgifterna år 2007 med sammanlagt 6 %. Nettolöneutgifterna i relation till invånarantalet 31.12.2008 var 2 000 euro, då motsvarande tal år 2007 var 1 940 euro, en ökning med sammanlagt 3,1 %. Självproducerad och köpt service I tabellen nedan har personalkostnaderna för självproducerad service jämförts med de externa verksamhetskostnaderna och på basis av förhållandet mellan dessa siffror har personalkostnadernas andel av verksamhetskostnaderna räknats ut.

13 Enligt 2009 års budget stiger personalkostnaderna till nästan 42,6 miljoner euro och personalkostnadernas andel av verksamhetskostnaderna är 46,7 %, vilket är något högre än under tidigare år. Andel 1 000 euro och % 2004 2005 2006 2007 2008 Uppsk. 2009 Personalkostnader 32 889 34 520 36 187 38 750 41 391 42 633 Verksamhetskostn.,slgt 71 881 76 220 79 386 84 406 90 867 91 365 Personalkostnadernas andel 45,8 45,3 45,6 45,9 45,6 46,7 Enligt bokslutet 2007 är personalkostnadernas andel av verksamhetskostnaderna i Träskända 46,7%, i Tusby 46,8% och i Borgå 51,4 %. De köpta tjänsterna har i tabellen nedan grovt delats in i två grupper: i den första gruppen finns sådana partners som producerar tjänster endast för Sibboborna och vars hela personal betjänar Sibboborna. I den andra, dvs. i gruppen för övriga samarbetspartners, finns sådana partners vars tjänster delvis produceras för Sibboborna och delvis för andra kunder. Utöver dessa används vid behov sporadiska konsulttjänster, som inte tagits med i denna granskning. Sammanlagt 116 personer producerar tjänster endast för Sibbokunder i anställning hos olika samarbetspartners. Köpt service som produceras endast för kunder i Sibbo Personalstyrka Dagvård - 9 verksamhetsställen 61 Städning - 9 verksamhetsställen 8,5 Sjuktransport 12 Laboratorium 6 Röntgen 1 Farmaci 1 Läkare 7 Miljöhälsovård 4 Äldreomsorg - 1 verksamhetsställe 15,5 Sammanlagt 116

14 Andra köpta tjänster för Sibbo kommun produceras av 229 samarbetspartners. Av dessa samarbetspartners producerar 76,4 % tjänster för social- och hälsovårdsavdelningen, 6,1 % för bildningsavdelningen, 1,3 % för utvecklings- och näringsenheten, 4,4 % för förvaltningsavdelningen och 11,8 % för avdelningen för teknik och miljö. Det finns inget gemensamt register över köpta tjänster för hela kommunens del och därför är tabellerna ovan endast riktgivande. 4. PERSONALENS TILLSTÅND Sjukfrånvaro År 2008 var 462 personer, dvs. 32,9 %, av hela personalen inte alls frånvarande från arbetet på grund av sjukdom och 322 personer, dvs. 33,9 %, av den ordinarie personalen hade inga sjukfrånvarodagar alls. År 2007 var 34,4 % av hela personalen inte alls frånvarande från arbetet på grund av sjukdom och 34 % av den ordinarie personalen hade inga sjukfrånvarodagar alls. Det totala antalet sjukfrånvarodagar minskade till i medeltal 12,6 dagar/person, som är 1 dag mindre än år 2007. Sjukledigheterna uppgick till sammanlagt 15 459 dagar, dvs. 391 dagar mindre än föregående år. Inom hela kommunsektorn är det genomsnittliga antalet sjukfrånvarodagar 15 dagar/person. År Sjukfrånvarodagar i medeltal/person 2008 12,6 2007 13,6 2006 14,7 2005 14,3 Enligt företagshälsovårdens statistik berodde 62 % av frånvaron på sjukdomar i stöd- och rörelseorganen, mentala störningar eller symptom i luftvägarna.

15 Statistiken över sjukfrånvaro följs fortfarande upp på avdelnings- och enhetsnivå. HELA PERSONALENS SJUKFRÅNVARO 1 2 dagar (egen anmälan) 1 5 dagar (med intyg) över 5 dagar över 180 dagar År 2007 2008 2007 2008 2007 2008 2007 2008 Kalenderdagar slgt 1 735 1995 2 752 2 774 10 182 9 350 1 181 1 340 Under år 2008 utnyttjade två anställda möjligheten till arbetsprövning. Arbetsprövning är en rehabiliteringsform som finansieras av arbetspensionsanstalten och där rehabiliteringsklienten antingen kan pröva på ett helt nytt arbete eller ges möjlighet till en mjuk återgång till det egna arbetet efter en lång sjukledighet. Enligt kommunstyrelsens beslut får en person i arbetsprövning från och med år 2007 full lön under arbetsprövningstiden och arbetspensionsanstaltens rehabiliteringspenning betalas i sin helhet till arbetsgivaren. Övrig frånvaro Andra frånvaroorsaker än semestrar, utbildningar och sjukfrånvaro är olika slags arbets- och tjänstledigheter. Frånvaroorsak Dagar Antal personer Moderskapsledighet 5040 52 Vårdledighet 8341 46 Föräldraledighet 5713 54 Faderskapsledighet 131 8 Skötsel av sjukt barn 1130 246 Alterneringsledighet 2348 17 Studieledighet 611 12

16 Personligt skäl utan lön Skötsel av annan tjänst utanför kommunen 8821 458 2612 Sammanlagt 34747 915 22 Arbetsolycksfall År 2008 var antalet arbetsolycksfall sammanlagt 69, av vilka 11 inträffade på arbetsresor och 58 i arbetet. Av dessa arbetsolycksfall ledde 30 inte till någon frånvaro. Detta visar att arbetsplatserna noga har följt anvisningarna om att alltid göra en skriftlig anmälan då något händer, även om olyckan inte skulle kräva läkarbesök eller frånvaro. De övriga arbetsolycksfallen medförde sammanlagt 500 frånvarodagar, som är 395 dagar mera frånvarodagar än år 2007. 2006 2007 2008 I arbetet 56 56 58 På arbetsresa 11 6 11 Sjukfrånvarodagar 310 105 500 Olycksfall sammanlagt 67 62 69 De två vanligaste arterna av olycksfallsskador var - sår och ytliga skador - urledvridningar, stukningar och försträckningar. År 2008 var antalet anmälda tillbudssituationer sammanlagt 47 stycken. Orsakerna till tillbudssituationerna var: - fysisk kontakt från en klient 32 anmälningar - halkning 1 anmälning - annan orsak 14 anmälningar. Av de anmälda tillbudssituationerna kommer 39 stycken från skolor och daghem och orsaken till över hälften av dessa tillbudssituationer var fysisk kontakt från klient eller hot därom. Arbetsplatserna effektiverar utredningen av olycksfall i arbetet tillsammans med företagshälsovården och arbetarskyddet. Dessutom genomför arbetsplatserna aktivt de åtgärder för förbättrande av arbetssäkerheten som har överenskommits i samband med riskutvärderingen.

17 Pensioneringar År 2008 avgick 17 personer i Sibbo kommuns tjänst med ålderspension, vilket är 7 personer mera än år 2007. Av alla beviljade pensioner var 77 % ålderspensioner. Pensionsform 2004 2005 2006 2007 2008 Beviljade ålderspensioner 16 12 13 10 17 Beviljade invalidpensioner 6 6 4 7 4 Beviljade individuella förtidspensioner 0 1 0 1 1 Beviljade arbetslöshetspensioner 1 0 0 0 0 Sammanlagt 23 19 17 18 22 Anställda som var deltidspensionerade 31.12 33 33 28 39 35 Anställda som var på delinvalidpension under året 5 4 6 4 2 Anställda som fick rehabliliteringsstöd under året 6 3 2 4 3 År 2008 var medelåldern bland dem som avgick med ålderspension 62,6 år, år 2007 var motsvarande siffra 61,9. Medelåldern bland alla som avgick med pension var 60,5 år (år 2007: 60,7 år). Den nya pensionslagen gör det svårare att förutsäga antalet pensioneringar. Varje anställd kan själv välja om han eller hon går i pension som 62 63-åring eller fortsätter att arbeta och intjäna pension ända fram till 68 års ålder. Uppskattningsvis 24 % av den ordinarie personalen år 2008 avgår med pension åren 2009 2018. I förhållande till avdelningens personal går mest personal i pension på förvaltningsavdelningen och avdelningen för teknik och miljö. Ekonomi och förvaltning Utveckling och planläggning Social- och hälsovård Bildning Teknik och miljö Sammanlagt 2009 3 1 13 15 7 39 2010 2 0 6 11 2 21 2011 3 1 11 14 7 36 2012 1 0 9 12 6 28 2013 0 0 6 13 6 25 2014 1 1 12 18 2 34 2015 3 0 4 13 3 23 2016 3 1 7 12 2 25 2017 2 0 6 9 7 24 2018 1 1 11 21 5 39 Slgt 19 5 85 138 47 294 % av avdelningens personal 2008 53 % 38 % 26 % 19 % 34 % 24 % Kalkylen räknar med pensionering vid 63 års ålder.

18 Pensionskostnader År 2008 uppgick arbetsgivarens pensionsavgifter till sammanlagt 5 517 133 euro, som är 270 212 euro (5,2 %) mera än år 2007. Från början av år 2006 betalas självriskandelarna för arbetslöshets-, invalid- och förtidspensioner som en s.k. förtidspensionsutgiftsbaserad avgift (förtidsavgift). Avgiften betalas månatligen som en förhandsavgift som baserar sig på de pensionsutgifter som börjat föregående år. År 2008 var denna förhandsavgift 271 037 euro. Den slutliga avgiften bestäms på basis av de pensionsutgifter som började år 2008 och faktureras hösten 2009. Kostnaderna för de pensionsutgiftsbaserade arbetsgivaravgifterna var 1 784 284 euro (år 2007: 1 629 189 euro). 5. INVESTERINGAR I PERSONALEN Personalutbildning och personalutveckling De direkta kostnaderna för personalutbildningen år 2008 var sammanlagt 207 846 euro, som utgör 233 euro per ordinarie anställd och cirka 0,55 % av lönesumman. De använda utbildningspengarna per ordinarie anställd är större än år 2007, men procenttalet av lönesumman är lika stort som år 2007. UTBILDNINGSKOSTNADER 2004 2005 2006 2007 2008 Utbildningskostnader (1 000 ) 102 112 98 143 207 /ordinarie anställd 119 130 112 166 233 % av lönesumman 0,39 0,42 0,35 0,56 0,55 Tio chefer påbörjade i september 2007 de 1½ år långa studierna som leder till yrkesexamen i ledarskap. Studierna avslutas i mars 2009. I slutet av år 2008 var sammanlagt 27 personer med läroavtal anställda hos kommunen. Dessa studerade bl.a. till närvårdare, barnskötare eller tandskötare. Chefsträffarna fortsatte år 2008. Träffarna var fyra till antalet och i medeltal deltog 77 % av alla chefer i dem. I maj ordnades en heldagsträff kring temat förändringsutbildning, som leddes av Mikko Aalto och Juri Röhr från Milestone Oy. I september höll Päivi Perämäki från Efeko Oy en halvdagsföreläsning om ämnet Anställningsärenden i chefsarbetet. Chefsträffarna fortsätter år 2009.

19 Introduktion för nyanställda ordnades i mars och september 2008. Antalet deltagare var sammanlagt 54. Datumen för motsvarande kurser år 2009 har redan slagits fast och meddelats personalen. I oktober ordnades en introduktionseftermiddag för 6 nya chefer, där deltagarna som arbetsverktyg fick en guide där alla direktiv och handlingsmodeller som gäller personalen fanns samlade. Guiden ansågs vara ett bra hjälpmedel och avsikten är att vidareutveckla den och hålla den ajour i fortsättningen. Under två eftermiddagar i slutet av augusti ordnades för fjärde gången en gemensam rekreationseftermiddag för hela personalen kring temat personalens välbefinnande. Var och en hade själv bland 15 olika aktiviteter fått välja två aktivitetsformer som han eller hon ville bekanta sig med. Aktiviteterna varierade från den ena ytterligheten till den andra. Största delen av dem hade anknytning till motion, men några var annan fritidsverksamhet. Aktivitetsutbudet var delvis samma som föregående år: introduktionsbesök i allaktivitetshallens motionssal, stavgång, bågskytte, boccia, mölkky, skogsvandring, tovning med nålar och paddling. Nya aktiviteter var Method Putkisto, gymnastik med boll, Sambic dans, skrattyoga och guidning på hembygdsmuseet. En del av ledarna hörde till kommunens egen personal, vilket visar hur mångsidigt kunnande personalen i vår kommun har. Sammanlagt 250 personer deltog i rekreationseftermiddagen, som fick mycket bra respons. Välbefinnande i arbetet Sammanlagt 20 arbetsenheter beviljades TYKY-bidrag för verksamhet som bevarar arbetsförmågan (TYKY). De totala utgifterna för verksamheten var 12 750 euro. Antalet arbetsenheter som fick bidrag var större än föregående år och den totala beviljade bidragssumman var en aning högre än föregående år. Cirka 270 personer deltog i den bidragsstödda TYKY-verksamheten, vilket är något fler än föregående år. Dessutom har enheterna haft möjlighet att med egen finansiering ordna en avlönad rekreationseftermiddag per år för personalen och största delen av arbetsenheterna har ordnat en sådan. År 2008 understöddes de anställda med 16 412 euro för regelbunden motionsutövning och upprätthållande av konditionen. Den anställda betalar själv hälften av motionsförmånen och kommunen den andra hälften. Motionsförmånen kan användas för deltagaravgifter till medborgarinstitutets, fritidssektorns och fysioterapins motionskurser eller för motionssedlar. Förmånen utnyttjades av sammanlagt 335 personer, vilket är samma antal som år 2007. 2004 2005 2006 2007 2008 TYKY-bidrag ( ) 15 897 15 926 15 141 12 627 12 750 Motionsförmån ( ) 8 500 10 864 12 887 15 081 16 412 Antal anställda som 262 300 308 utnyttjade motionsförmånen 335 335

20 Arbetsgivaren betalade också personalens deltagande i Ärevarvet och Varghoneloppet. Sammanlagt 35 personer deltog i Ärevarvet, där Sibbo kommun vann tävlingen mellan företagen, dvs. de som representerade kommunen hade det största antalet varv i proportion till deltagarantalet. Kommunen vann företagstävlingen för tredje gången i rad och erhöll vandringspriset för evigt. I Varghoneloppet deltog 147 kommunanställda kvinnor. Företagshälsovård År 2008 var kostnaderna för företagshälsovårdstjänsterna 223 072 euro. För dessa kostnader ansöker kommunen om 50 % ersättning hos Folkpensionsanstalten, varvid nettokostnaderna är cirka 115 536 euro. Kostnaderna per arbetstagare har stigit från år 2007 och var nu cirka 90 euro/anställd. Av kostnaderna användes cirka 41 % för förebyggande verksamhet och cirka 59 % för sjukvårdsåtgärder. Från början av år 2009 sköts Sibbo kommuns företagshälsovård av affärsverket Kungsvägens arbetshälsa. Uppföljningen av kostnaderna fortsätter år 2009. Fokus i avtalet om företagshälsovård ligger fortfarande på förebyggande vård. Kostnader för företagshälsovården 2006 2007 2008 Totala kostnader ( ) 194 222 192 551 221 620 Kostnader/person 82,65 82,78 90,53 Förebyggande vård (%) 33 30,5 41,3 Sjukvård (%) 67 69,5 58,6 Ur personalen vid avdelningen för teknik och miljö deltog 10 personer i en ASLAK-kurs åren 2007 2008. Frivilliga åldersgruppundersökningar ordnades för alla kommunens yrkesgrupper. Under våren och hösten ordnades två Viktväktargrupper för personalen. Den grupp som samlades på våren hade 27 deltagare och den som samlades på hösten 23 deltagare. Arbetarskyddsverksamhet Skolorna och daghemmen var fokusområde inom arbetarskyddet och företagshälsovården år 2008. Skolornas och daghemmens säkerhetsfrågor diskuterades aktivt och under året utreddes möjligheterna att i framtiden ordna en omfattande personsäkerhetsutbildning för skolornas och daghemmens personal. Anvisningarna för kameraövervakning i skolorna (intern och extern) utreddes och arbetet fortsätter år 2009. Arbetarskyddet deltog i behandlingen av arbetsplatsärenden både i skolorna och i daghemmen. Bildningsavdelningens arbetarskyddsfullmäktig byttes ut i juli och under slutet av året fördelades arbetet undantagsvis

21 mellan tre fullmäktiga (2 arbetarskyddsfullmäktiga på bildningsavdelningen och 1 på de övriga avdelningarna). På avdelningen för teknik och miljö fortsatte behandlingen av oavslutade arbetsplatsärenden från föregående år samt utvecklingsärenden som dykt upp inom ASLAK-rehabiliteringen. Inom hemvården fortsatte behandlingen av person- och arbetsmiljösäkerhetsfrågor för personer som arbetar hemma. Hälsocentralens och vårdavdelningarnas personal deltog i primärsläckningsutbildning ordnad av Räddningsverket i Östra Nyland (IUPL). Kommunens städpersonal och personalen vid hälsocentralens sjukhus avdelning 1 valdes som pilotgrupper för projektet Aino Active. Planeringsarbetet utfördes i slutet av året och projektet inleddes i början av år 2009. Överföringen av företagshälsovården till Borgå stads affärsverk förbereddes genom att uppdatera verksamhetsplanen och genom att söka nya verksamhetsmodeller för att utreda arbetsplatsernas helhetssituationer. Arbetarskyddets verksamhetsprogram uppdaterades för åren 2008 2010 och lokala tillämpningsdirektiv för medbestämmandelagen utarbetades. En riskutvärdering sammanställdes med hjälp av programmet Webropol med målet att ta det i bruk i början av år 2009. Avtalet om arbetsglasögon förnyades med Silmäasema. Företagshälsovården gjorde 13 arbetsplatsbesök och de riktade sig främst till skolor och daghem. Arbetarskyddsfullmäktiga gjorde 15 egna arbetsplatsbesök och 6 besök tillsammans med företagshälsovården. Under året deltog arbetarskyddet och företagshälsovården i planeringen av fyra nybyggen (två daghem, Varuboden, medborgarinstitutets barack) och två saneringsobjekt (Arava och Impivaara) genom att ge gemensamma utlåtanden om lokalernas planer. Arbetarskyddspersonalen deltog under året i kurser i vårdhänvisning. Kommunens inomhusluftsarbetsgrupp samlades fyra gånger under hälsoskyddets och lokalitetstjänsternas ledning. Inomhusluftsarbetsgruppens arbete utvecklades genom att grunda en arbetsgrupp vars syfte är att utarbeta ett flödesschema för behandling av inomhusluftproblem i kommunen. Inomhusluftsgruppen tog under årets lopp emot nya objekt, men några objekt har ständigt varit aktuella. Under årets lopp gjordes flera besök i skolcentrets fastigheter. I slutet av året påbörjades utredningen av fuktproblemen i Leppätien koulu. Inomhustemperaturerna på hälsocentralens avdelningar och tandvården förbättrades genom att installera luftkylningsaggregat. Vid hälsocentralen installerades markiser för att minska värmebelastningen på våren och sommaren (tas i bruk år 2009). TYKY-gruppen samlades en gång för att behandla tyhy-ansökningar som gruppen gav förslag om till avdelningarnas samarbetsgrupper.

22 Arbetarskyddet deltog tillsammans med företagshälsovården i Tykyhelmi, ett symposium om arbetshälsa som hölls i Kuopio. Arbetarskyddsfullmäktiga deltog dessutom i 6 egna utbildningar. Arbetarskyddet deltog i projektet Hyvä Ikä (Bra ålder) i samband med Tyhy-marknaden som ordnades på Gamla kommunalhuset. Fiilis - enkäten Kartläggningen av atmosfären på kommunens arbetsplatser förnyades helt år 2007 och den nya kartläggningen fick namnet FIILIS. Målet är fortfarande att enkäten ska ge information om tillståndet på arbetsplatserna och fungera som ett hjälpmedel för utvecklingen. Den nya enkäten genomfördes första gången under september och oktober 2007. Det var möjligt att besvara enkäten både elektroniskt och på papper. Enkäten sändes ut till 1 014 ordinarie anställda och arbetstagare i längre visstidsanställningar. Det kom 754 svar, dvs. svarsprocenten var 74,4 %. I kartläggningen år 2005 var svarsprocenten 72 %. Av svaren på enkäten kom 88 % i elektronisk form. Enkäten Fiilis innehåller sammanlagt 32 frågor, som är indelade i följande fyra delområden: 1. Hur arbetsplatsen fungerar 2. Arbetsförhållandena 3. Chefsarbetet 4. Egna resurser och arbetsförmåga Enkätens värderingsskala är 1 4 4 (utmärkt) = överträffar förväntningarna 3 (bra) = enligt förväntningarna 2 (måttlig) = helt OK, kunde förbättras men kunde också vara sämre 1 (dålig) = under förväntningarna Varningsgränsen ställdes till 2,5. I enkätsammandraget för hela kommunen fanns två punkter som underskred varningsgränsen, dessa var utredning av konflikter på arbetsplatsen och tillräckligt stöd från företagshälsovården.

23 I sammandraget fanns flera punkter som översked genomsnittet tre, bl.a. trivseln i arbetet, kommer den anställda att arbeta i samma yrke om två år och motsvarar den fysiska konditionen kraven i arbetet. Särskild uppmärksamhet fästes denna gång vid behandlingen av enkätens resultat och de åtgärder som kan härledas ur dem. Då enkätens resultat hade skickats till enheternas chefer, tränade personalkansliet cheferna på varje avdelning i hur man bör gå igenom resultaten på enheterna och hur utvecklingsobjekt kan härledas ur dem. En regelbunden rapport om utvecklingsobjekt ges till avdelningarnas ledningsgrupper och samarbetsgrupper. Följande enkät görs hösten 2009 och frågeblanketten förnyas på så sätt att frågorna som hänför sig till chefsarbetet avskiljs till en egen helhet. Val av årets arbetsenhet Tidigare år har kommunen premierat årets anställd och chef, men år 2008 premierades för första gången årets arbetsenhet. Intresserade arbetsenheter kunde föreslå sig själva och i de fritt formulerade ansökningarna motivera varför just deras enhet skulle utses till årets arbetsenhet. Årets arbetsenhet utsågs av kommunens ledningsgrupp förstärkt med arbetarskyddschefen. Kriterierna för valet av årets arbetsenhet är godkända av samarbetskommittén och vid valet fästes uppmärksamhet vid bl.a. hur följande kriterier uppfylldes i arbetsenhetens verksamhet: utveckling av arbetsmetoderna, organisationen och processerna uppmuntran att delta i utbildningar åtgärder för att ordna verksamhet som bevarar och främjar arbetsförmågan fungerande system för arbetsplatsmöten och aktivt samarbete riskkartläggning och enhetens arbetarskyddsarbete åtgärder för att skapa vi-anda och utveckla en bra arbetsplatsatmosfär. År 2008 utsågs hemvårdsteamet i Nickby till årets arbetsenhet och vid valet fästes speciell uppmärksamhet vid en självständig utveckling av processerna och arbetsmetoderna i enlighet med kommunens tillväxtstrategi. Konkreta resultat har redan uppvisats. Som pris erhöll årets arbetsenhet pengar för gemensam verksamhet som bevarar arbetsförmågan. Belöning av personalen År 2005 infördes nya regler för uppvaktning av personalen och enligt dem belönas personalen både för kommunal tjänstgöring och tjänstgöring hos Sibbo kommun. År 2008 utdelades Finlands Kommunförbunds förtjänsttecken (49 st.) enligt följande: för 40 år i kommunal tjänst: 2

24 för 30 år i kommunal tjänst: 20 för 20 år i kommunal tjänst: 27. Gåvor för tjänstgöring hos Sibbo kommun (61 st.) utdelades enligt följande: för 40 års tjänstgöring hos Sibbo kommun: 1 för 30 års tjänstgöring hos Sibbo kommun: 13 för 20 års tjänstgöring hos Sibbo kommun: 17 för 10 års tjänstgöring hos Sibbo kommun: 30. Två personer beviljades medalj av I klass med guldkors av Finlands Vita Ros orden och två personer beviljades medalj av I klass av Finlands Vita Ros orden. År 2009 kommer 33 kommunala förtjänsttecken och 64 gåvor för tjänstgöring hos Sibbo kommun att delas ut. Dessutom har 1 person beviljats medalj av 1 klass med guldkors av Finlands Vita Ros orden och 1 person har beviljats medalj av 1 klass av Finlands Vita Ros orden. Samarbetskommittén och samarbetsavtalet Samarbetskommittén är ett kommunalt organ som behandlar alla ärenden som berör personalen. I Sibbo fungerar samarbetskommittén även som arbetarskyddskommitté. Både arbetstagarna och arbetsgivaren är representerade i kommittén. Den nya lagen om samarbete mellan kommunala arbetsgivare och arbetstagare trädde i kraft 1.9.2007 och innebar att man övergick från ett samarbetsförfarande som baserar sig på kollektivavtalslagar till ett förfarande som regleras av en speciallag. I enlighet med det kommunala arbetsmarknadsverkets rekommendation sade kommunen upp det lokala samarbetsavtalet och förberedelserna för genomförandet av samarbetsförfarandet påbörjades. Lokala tillämpningsdirektiv för samarbetslagen godkändes av samarbetskommittén 16.4.2008 och från och med hösten 2008 fördelades samarbetskommitténs 15 platser enligt följande: Arbetsgivarens representanter (5): o kommundirektören o arbetarskyddschefen o 3 av avdelningarnas ledningsgrupp valda chefer Arbetstagarnas representanter (10): o av fackföreningarna valda representanter (6) o 2 3 arbetarskyddsfullmäktiga beroende på om funktionärerna har valt en egen representant o 1 2 representanter från de största fackföreningarna. Under år 2008 samlades kommittén 5 gånger. Dessutom har varje avdelning en egen samarbetsgrupp, som samlas regelbundet för att behandla frågor som berör den egna avdelningens personal.

25 Direkt samarbete Direkt samarbete är bl.a. utvecklingssamtal, kansli- eller teammöten och avdelningsmöten. Varje arbetsenhet har sina egna etablerade, välbeprövade mötesrutiner och mötestider. Att föra utvecklingssamtal har blivit en del av chefernas verksamhet. År 2008 förde sammanlagt 84 % av den ordinarie personalen ett utvecklingssamtal med sin chef. De ordinarie anställda med vilka utvecklingssamtal inte fördes var närmast nyanställda eller anställda som hade en längre familje-, tjänst- eller arbetsledighet. Förtroendemannaverksamhet Huvudförtroendemännen, fackföreningarnas ordförande, personalsekreteraren och personalchefen höll under år 2008 fem möten, där gemensamma ärenden som gällde personalen behandlades, bl.a. användning av justeringspotterna, utvärdering av arbetets svårighetsgrad, bedömning av den individuella arbetsprestationen, lokala avtal, förändringar inom organisationerna och förtroendemännens tidsanvändning. Dessutom har förtroendemännen eller representanter för fackföreningarna deltagit i beredningen av olika ärenden som gäller personalen. Intern information Kommunens interna Infoblad, som utkommer ungefär en gång i månaden, förnyas. I fortsättningen är det meningen att tidningen distribueras som pappersversion endast till de arbetsplatser där personalen inte har tillgång till dator. Den övriga personalen kan läsa Infobladet på intranätet Sinetti. Infobladet innehåller aktuella ärenden och meddelanden som gäller personalen samt alla de meddelanden som under månaden har skickats till personalen via e-posten. Kommunens nya intranät, Sinetti, har tagits i bruk och utvecklingen av dess funktioner fortsätter. 6. PROJEKT I ANSLUTNING TILL PERSONALFÖRVALTNINGEN Utvecklingsprojektet inom resultatenheten äldreomsorgen: Värdig ålderdom i Sibbo genom smidiga serviceprocesser Social- och hälsovårdsavdelningens program för utveckling av arbetslivet genomförs åren 2007 2009 och finansieras av centralen för utveckling av arbetslivet. Inom ramen för projektet har följande åtgärder vidtagits och följande resultat uppnåtts: I början av projektet genomfördes en elektronisk kommuninvånarenkät (N =222 ) och en enkät om värderingar (N=112) till hela kommunens personal. Med hjälp av enkäterna samlade man in information om kommuninvånarnas synpunkter och personalens åsikter om äldreservicen i

26 Sibbo. Med enkäten om värderingar ville man också lyfta fram och aktivera de värden som ingår i Sibbos huvudstrategi (godkänd 05/2007). Enkäterna presenterades vid en presskonferens, där man berättade om projektet, dess mål och åtgärder. Tre tidningsartiklar och en radiointervju gjordes om projektet. Utöver enkäterna ordnades en kommuninvånarkväll i Nickby i september 2007. Cirka 30 personer deltog i kommuninvånarkvällen, i huvudsak äldre personer, intressenter och personal. Som ett förberedande arbete inför det äldrepolitiska programmet genomfördes dessutom en omfattande omvärldsanalys (APESTE) för ledningsgruppen. Ledningsgruppen bestod av representanter för verksamhetsområdet och personalen samt Bengt Pihlström från äldrerådet och Claes-Håkan Nyman från social- och hälsovårdsnämnden (4 möten). Det äldrepolitiska programmet förbereddes med hjälp av enkäter och övriga åtgärder och godkändes av socialoch hälsovårdsnämnden 05/2008 och av fullmäktige 1.9.2008. Utlåtanden om det äldrepolitiska programmet begärdes av flera olika verksamhetsområden och intressenter (bl.a. församlingarna, pensionärsföreningar, privata serviceproducenter i kommunen). De inkomna kommentarerna tillfogades och utnyttjades i finslipningen av programmet. Utlåtandegivarna var nöjda över att de fick ta ställning till programmet redan i utarbetningsskedet. Enkäternas resultat och själva projektet presenterades för alla enheter och intressegrupper (bl.a. personalseminariet, äldrerådet, social- och hälsovårdsnämnden, pressen). Samarbetet mellan alla grupper har fungerat utmärkt och iakttagit preciserade verksamhetsplaner. På våren 2008 (april juni 2008) inleddes kartläggningen av verksamhetens strukturer och processer inom äldreomsorgen, först som ledningsgruppsarbete (2 st.) för hela verksamhetsområdets del, sedan på närmaste chefsnivå (1 st.) och till slut i form av personalutbildning (3 st.). Följande teman behandlades: Förändringshantering Processtänkandets grunder Verksamhetens strukturer. Expertanföranden, funktionella verkstäder, pardiskussioner och problemlösningsuppgifter har använts som metoder vid projektets utbildningar. Metoderna har visat sig vara funktionella och engagerande och de har för sin del ökat möjligheterna att påverka det egna arbetet och verksamhetsmetoderna på arbetsplatserna. Personalen anser att de har fått vara med och förändra Sibbo samt att de fått information och uppfattningar om framtiden. Projektet har genomförts väl enligt den planerade tidtabellen och de planerade åtgärderna har genomförts utmärkt. För projektets åtgärder svarade chefen för äldreomsorgen Helena Räsänen, utvecklingsdirektör Sari Gustafsson och projektchef Janne Marniemi. Resultaten presenterades också för ledningsgruppen. Följande arbetsenheter och grupper deltog i projektet inom äldreomsorgen: ledningsgruppen för social- och hälsovårdsavdelningen hemvården

27 demensavdelningen Solliden enheten för intensifierat serviceboende Solgränd dagcentralen boendeenheten Saga tvätteriet. Information om projektet har flera gånger sänts via e-post till personalens representanter samt via kommunens webbsidor. Projektet hade följande teman under hösten 2008: aktivering av arbetsenheterna och processtänkandets grunder för hela personalen (sammanlagt 3 dagar). Andra ämnesområden var förändringsutbildning och förändringsledning (sammanlagt 6 dagar). Sibbo Finlands mest eftertraktade" projekt för strategiska belöningar Precis som projektet inom äldreomsorgen är även detta projekt finansierat av centralen för utveckling av arbetslivet och uppstod på basis av kommunens strategiska utmaningar, som vi inte klarar av med traditionella kommunala metoder. Klart var att Sibbos serviceproduktion måste utvecklas och att kommunen måste hitta både ett nytt sätt att tänka och ett nytt sätt att producera tjänster för kommuninvånarna. För att klara av utmaningarna i tillväxtstrategin behövde cheferna verktyg för att bearbeta och verkställa strategin samt verktyg för ledarskap och belöning av personalen. Projektets mål är att skapa en enhetlig modell för genomförandet av tillväxtstrategin samt ett system för ledarskap, respons, sporrande och belöning. Med hjälp av dessa säkerställer vi Sibbos image som en eftertraktad arbetsgivare och en likvärdig behandling av personalen samt ger vi verktyg åt cheferna att bemöta utmaningarna i tillväxtstrategin. Under projektet är målet att personalen ska lära sig delta i utvecklingen, producera kommunservice på ett nytt funktionellt och ekonomiskt effektivt sätt samt lära sig goda rutiner från de övriga arbetsenheterna. Under våren 2008 ordnades utbildning för projektets pilotgrupper, byggnadstillsynen, hemvårdsteamet i Nickby, Sipoon lukio och personalkansliet, där de koncentrerade sig på vad tillväxtstrategin och dess kritiska framgångsfaktorer betyder i det egna arbetet och vad de kan göra på den egna arbetsplatsen för att genomföra strategin. Dessutom analyserades vilken tilläggskompetens, utveckling och förändring som genomförandet av strategin medför i det egna arbetet. Hittills har pilotgrupperna bl.a. producerat olika slags utvecklingsplaner, kartläggningar och analyser av den nuvarande kompetensnivån och den kompetens som behövs i framtiden, omorganiseringar av arbetsuppgifter, innovation av nya sätt att ordna tjänster, effektivering av de egna mötena och utökande av samarbetet. Vid de gemensamma utbildningarna under våren har pilotgrupperna behandlat ledarskap, ledar- och medarbetarkompetens, hur man ger och tar

28 emot respons, ställer upp, följer upp och förbinder sig till målen samt deltar i utvecklingen och förändringsprocessen på arbetsplatsen. De ovannämnda utbildningarna har endast utgjort en liten del av arbetet; det största arbetet har utförts på arbetsplatsen under ledning av chefen då man testat och utvecklat arbetsboken, gjort upp planer för det egna arbetet och tillsammans studerat strategin. Pilotgruppernas framsteg värderades vid en auditeringsklinik i oktober 2008. Dessutom intervjuade en utomstående auditerare pilotgruppernas chefer, ledningsgruppens medlemmar och kommunstyrelsens presidium. Projektets styrgrupp och kommunens ledningsgrupp avtalade om principerna för Sibbos motivations- och belöningsmodell hösten 2008 och den för detta ändamål tillsatta motiveringsoch belöningsgruppen fortsätter arbetet år 2009. Man kom överens om att framskrida steg för steg på så sätt att man först satsar på immateriell belöning (arbetet och dess organisering samt tillväxt och utveckling) och materiell gruppbelöning, som kopplas samman med att överskrida strategins mål. Ett helt nytt tänkesätt är att minimimålet är att uppnå de strategiska målen, endast överskridande av målen belönas. Målet är att principerna för motivations- och belöningsmodellen är färdiga och godkänns av kommunstyrelsen före utgången av december. I det andra skedet utökas modellen även med individuell belöning och utveckling av personalförmåner. Innan projektet avslutas i slutet av år 2009 är avsikten att färdigställa och testa Sibbos motivations- och belöningsmodell, utbilda cheferna i kompetens-, prestations- och förändringsledarskap samt inleda ett samarbete mellan de interna utbildarna. Projektet genomförs i samarbete med Joanto Consulting och leds av en styrgrupp som består av kommundirektören, avdelningscheferna, en personalrepresentant och en utbildningskonsult. Kundservice Verksamheten vid kommunens gemensamma kundservicedisk, Info, inleddes i början av mars. Hela personalen, som består av sex servicerådgivare, har redan tidigare varit i kommunens tjänst och de överfördes till Info via en intern omplacering. Info sköter hela kommunens gemensamma kundservice, med andra ord kundbesök, telefonväxeln och den elektroniska kundtjänsten. Målet är att förbättra kundservicen så att kunden kan uträtta sina ärenden med kommunen så långt som möjligt på ett ställe. Info hjälper kunden i allmänna ärenden och kallar vid behov på en expert inom verksamhetsområdet.

29 Infons verksamhet Kunden i fokus Kund Kommun Kund Kommun Sos & Hv Tekn &Miljö Förvaltning Bildning I N F O Sos & Hv Tekn &Miljö Förvaltning Bildning Som en del av förbättringen av kommunens kundservice flyttar de enheter som sköter den externa kundservicen till entrévåningen våren 2009. Hösten 2008 flyttade polisen till Sockengården och kunderna har nu möjlighet att sköta sina ärenden med polisen och kommunen samtidigt. Våren 2008 slutförde en av kommunministern tillsatt utredningsman utvecklingsarbetet kring den nya modellen för kundtjänster inom offentlig service. En grupp som bestod av representanter för magistraten, polisen, arbetskraftsbyrån, FPA och kommunen träffades två gånger på kallelse av kommunen för att diskutera denna modell och diskutera den gemensamma servicen i Sibbo. Eftersom staten för närvarande genomför omfattande organisationsförändringar och tillväxtområdena inte ännu är klart definierade beslutade gruppen att en gemensam kundservice inte inrättas i detta skede, men ärendet är fortfarande aktuellt.