TESTMATERIAL Kvalitetssäkring av rekryteringsprocessen i Malmö stad - KARP - 2005-09-07 Arbetsgivarpolitiska avdelningen Stadskontoret MALMÖ STAD
KARP en metod för kvalitetssäkring av rekryteringsarbetet Professionellt rekryteringsarbete För att säkerställa att rekryteringsarbetet i Malmö stad genomförs på ett så professionellt och objektivt sätt som möjligt och utan diskriminerande inslag, har en metod för kvalitetssäkring utarbetats KARP. Metoden innebär att man i samband med varje rekrytering går igenom de olika momenten i rekryteringsprocessen och kritiskt granskar det egna arbetet utifrån ett antal strategiska påståenden. Rekryteringsansvarig noterar vilka åtgärder man har vidtagit, när man har gjort det och signerar. Är någon punkt i materialet inte aktuell, inte genomförd eller inte relevant sättes streck ( - ) i kolumnerna. Denna kontroll av de olika delarna i arbetet leder förhoppningsvis till en ökad medvetenhet, en kvalitetssäkring och en utveckling av rekryteringsarbetet. Dokumentation Metoden är samtidigt en dokumentation av rekryteringsprocessen som kan vara till nytta vid t ex diskrimineringsärenden. Diskrimineringsombudsmannen kan kräva att få ta del av uppgifter som varit av avgörande betydelse vid urval och beslut om anställning. Genom att olika ställningstaganden man gjort beträffande motiv, val av metoder, urval med mera i rekryteringsarbetet finns dokumenterade, underlättas detta arbete. Dokumentationen är viktig också av andra skäl: sökande som inte fick tjänsten har t ex rätt att på begäran få skriftlig uppgift om vilken kompetens den person har som fick arbetet. De har också rätt att på begäran få upplysningar där vi anger om det finns brister i deras kompetens. I arbetsmaterialet används begreppet vi på flera ställen. Med vi avses här arbetsledare och berörd personalsekreterare/motsvarande. Vi kan också vara en särskilt utsedd rekryteringsgrupp. Equal-projektet Mångfald som personalidé Delprojekt Rekryteringsprocessen Arbetsgivarpolitiska avdelningen Stadskontoret
Arbetsmaterial Ledig tjänst:. Ref.nr:. Sista ansökningsdag: Antal sökande: Erhöll tjänsten:.... Beslutsdatum.. Rekryteringsansvarig: Övriga medverkande i rekryteringsarbetet: A. Förberedelser inför rekrytering Datum Sign 1. Vi har diskuterat om tjänsten ska återbesättas/ändras/förbli oförändrad 2. Utifrån verksamhetsplan, förändringar i omvärlden, nuvarande och framtida servicebehov mm har vi diskuterat och kommit överens om att tjänstens huvudsakliga arbetsuppgifter är:... 3. Vi har upprättat en kravprofil utifrån arbetsuppgifterna. I kravprofilen har vi beskrivit att följande kompetens (kunskaper, utbildning, erfarenheter och personliga egenskaper) är nödvändig:... Följande kompetens ser vi som önskvärd/meriterande:... 4. Vi har diskuterat om vi behöver bredda nuvarande personalsammansättning (män/kvinnor, olika kulturell bakgrund, olika åldrar etcetera) med hänsyn till målgruppen, framtida behov eller för att få nya perspektiv på våra arbetsuppgifter 5. Vi har diskuterat om språkkunskaper eller erfarenhet av andra länder är en fördel för tjänsten 6. Vi har beaktat vilka krav på svenskkunskaper som krävs på tjänsten B. Rekryteringskanaler, annonsering 1. Vi har diskuterat olika sätt att nå ut med information om tjänsten och beslutat att använda oss av följande rekryteringsvägar: 2. Vi kommer att annonsera i följande medier:.. 3. Annonsen har utformats så att arbetsuppgifter och krav på nödvändig och/eller önskvärd kompetens klart och tydligt framgår
4. Då vi ställt krav på särskild förmåga har vi samtidigt angett på vilket sätt detta är relaterat till tjänsten 5. Vi har tydligt angett vilka uppgifter som skall finnas med i ansökningshandlingarna 6. Vi har lämnat besked till alla sökande att vi mottagit deras ansökan C. Urval av ansökningshandlingar 1. Genomgång av de sökandes meriter har gjorts av följande personer: 2. Meritsammanställning över de sökande har upprättats 3. Sökande med utländsk kompetens som inte är validerad, har fått information om att Verket för högskoleservice, Skolverket och Malmö stads Valideringscentrum kan hjälpa till med detta om de är aktuella för tjänsten 4. Vid urvalsprocessen har vi utgått ifrån de i annonsen angivna kompetenskraven 5. Följande personer har kallats till en första intervju: 6. Uppgifter som påverkat urval och beslut:.. D. Intervju 1. Intervjumall har upprättats och använts 2. Samtliga intervjuer har genomförts av samma personer 3. Följande personer har intervjuat de sökande:.. 4. Vi har ställt frågor utifrån kravprofil och intervjumall och därmed har frågorna varit relevanta för arbetet 5. Följande personer har valts ut till en andra intervju:..
6. Vi har varit uppmärksamma på eventuella kulturella skillnader som kan ha inverkat på intervjusituationen E. Referenstagning 1. Referenser har tagits på följande personer:.. 2. Referenstagare:... 3. Vi har följt en mall och ställt frågor som kan verifiera och komplettera den information vi redan har 4. I de fall där inga referenser funnits angivna har vi ändå försökt finna någon person som kan lämna upplysningar om den sökandes kompetens F. Beslut om anställning 1. Efter samlad bedömning har vi beslutat erbjuda följande person/personer tjänsten/tjänsterna:. 2. Uppgifter som påverkat urval och beslut:.. 3. Följande personer har tackat nej till tjänsten. Ange namn och orsak:. 4. Vi har lagt upp ett introduktionsprogram för den nyanställde G. Handlingar 1. Den nyanställdes ansökningshandlingar, meritsammanställning över de sökande samt dokumentation från urval, intervjuer och referenstagning, kommer att bevaras under minst ett år 2. Ansökningshandlingar har skickats tillbaka till dem som inte fick tjänsten. Datum: