Årsrapport Miljönämnden 2018
Innehållsförteckning 1 Viktiga och intressanta händelser ur ett medborgar/brukarperspektiv... 3 2 Verksamhet... 4 2.1 Uppföljning av grunduppdrag... 4 2.2 Följetal... 5 3 Måluppföljning... 7 3.1 I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva... 7 3.2 Hållbar personalförsörjning... 10 3.3 Ekologisk hållbarhet... 10 4 Personal... 12 4.1 Analys av personalförhållanden... 12 4.2 Statistik inom arbetsgivarområdet... 12 5 Ekonomi... 13 5.1 Driftredovisning... 13 6 Uppföljning av internkontroll... 16 6.1 Årets internkontrollarbete... 16 6.2 Uppföljning av internkontrollplanen... 16 7 Övrig uppföljning... 18 7.1 Internationellt arbete... 18 7.2 Uppföljning av Marks kommuns lokala miljömål... 18 7.3 Uppföljning av attraktivitetsplanen... 18 7.4 Idéburet offentligt partnerskap... 18 7.5 Kommunal avtalssamverkan... 18 7.6 Uppföljning av synpunkter och avvikelser... 18 2
1 Viktiga och intressanta händelser ur ett medborgar/brukarperspektiv Miljönämndens naturvårdsteam har ansökt om och blivit beviljade LONA-bidrag för flera viktiga projekt som bidrar till att föra arbetet med naturvårdsprogrammets fokusområden framåt. Projekten omfattar inventering av ängssvampar, vildbin och ängsfjärilar, en kartläggning av invasiva arter samt framtagandet av en trädvårdsplan och en förstudie till bro över Storåns mynning. Det viktiga arbetet med att skapa ett kommunalt naturreservat; Gallåsens ljunghed, pågår också för fullt under året. Inom livsmedelskontrollen har en ny checklista för livsmedelskontroll införts 2018-01-01. Från och med 2018 ersätts livsmedelskontrollens kontrollpunkter med lagstiftningsområden. Den nya strukturen är framtagen för att tydligare beskriva och spegla den lagstiftning som finns och de kontroller som utförs. För kontrollverksamheterna innebär detta ingen stor förändring. En annan nyhet inom livsmedelskontrollen är att miljönämnden i början av 2018 anslöts till det EU-gemensamma systemet för kommunikation av RASFF meddelanden (Rapid Alert System for Food and Feed). Systemet är webbaserat och används för att snabbt få bort livsmedel från marknaden som på olika sätt kan vara skadliga för människors hälsa. Livsmedelsverkets krav är att kommunerna ska bevaka systemet varje vardag. När en varning kommer ska kommunen informera berört livsmedelsföretag och se till att företaget följer livsmedelslagen, stoppar livsmedlet och informerar konsumenter och berörda företag. Miljönämnden lägger stor vikt vid att förse kommunens medborgare och verksamhetsutövare med en effektiv handläggning och arbetar kontinuerligt med att ta fram och se över rutiner för effektiv ärendehantering. Som del i detta pågår ett arbete på Bygg- och miljökontoret med nytt ärendehanteringssystem, vilket både miljönämnden och plan- och byggnadsnämnden har ställt en skrivelse om i april gällande utökad driftbudget. Projektet syftar till att få ökad effektivitet och därmed bättre service till de som kommer i kontakt med Bygg- och miljökontoret. Inom hälsoskydd har tillsynsprojektet gällande radon sammanställts under 2018. Projektet påbörjades 2016 med syfte att bidra till att uppnå Marks kommuns lokala miljömål att radonhalten inomhus i alla bostäder, förskolor, skolor och fritidshem ska understiga 200Bq/m³ år 2020. Lägesrapporten visar att det på 94 fastigheter av 138 totalt har utförts radonmätning. Av dessa mätte 15 fastigheter radongashalter över 200 Bq/m3 vilket innebär 37 stycken lägenheter som behöver åtgärdas. Under 2019 sker uppföljning till berörda fastighetsägare samt till de 44 fastigheter där mätning inte skett. 3
2 Verksamhet 2.1 Uppföljning av grunduppdrag Huvudverksamhet / Uppdraget uppfyllt Helt I hög grad Delvis I låg grad Inte alls Livsmedelstillsyn X Miljötillsyn X Hälsoskyddstillsyn och enskilda avlopp X Naturvård X Verksamhetsövergripande Nämnden har återigen haft ett högt antal vakanser. Med fyra avgångar och en intern förflyttning har det uppstått vakanser inom tre av de fyra huvudverksamheterna. Varje avgång innebär ett rejält effektivitetstapp då en hel del tillsynstid, och därmed intäkter, försvinner för att istället läggas på överlämning, rekrytering, inskolning, etc. Helhetsbedömningen för året blir därför att miljönämndens uppdrag delvis har uppfyllts. Livsmedelstillsyn Uppdraget inom livsmedelstillsyn bedöms delvis ha uppfyllts. På grund av en vakans på fyra månader, samt tiden för rekrytering och överlämning, har en del kontrolltid fallit bort. Dessutom har mer tid än planerat gått åt till att sätta sig in i och hantera bevakningar för det EU-gemensamma webbaserade verktyg som används för kommunikation av RASFF meddelanden som miljönämnden anslöts till i början av året (se mer i avsnitt 1 ovan). Detta har inneburit att ca 70% av den inplanerade kontrollen under 2018 hunnits med. Resterande kontrolltid har senarelagts inom treårsintervallet. I övrigt har det inplanerade arbetet hunnits med. Brister har följts upp och extra offentlig kontroll har utförts vid behov. Dricksvattenkontrollen har utförts enligt plan och den inplanerade uppföljningen av tillsynskampanjen gällande redlighet vid försäljning eller servering av kött har fullföljts enligt plan. Registreringar, förfrågningar samt klagomålsärenden har hanterats inom utsatt tid. Miljötillsyn Inom miljöskyddsområdet har den inplanerade omklassningen och tillsynen av objekt med årlig avgift kunnat fullföljas enligt plan. Brister har följts upp och extra tillsyn har utförts vid behov. Granskning och registrering av inkomna kontrollrapporter har skett enligt rutin och prövningsärenden, incidenter samt remisser har hanterats inom utsatt tid. Det inplanerade arbetet med förorenade områden samt med att följa upp verksamheters PCB-inventeringar och saneringar har löpt på enligt plan. Det som inte hunnits med enligt verksamhetsplanen är tillsynen inom vattenskyddsområden samt del av den timbaserade tillsynen av de ej anmälningspliktiga U-verksamheterna. Detta på grund av en vakans samt att omklassningen av årsobjekt och arbetet med planremisser varit mer tidskrävande än planerat. Dessutom har mer tid än beräknat behövt läggas på uppdatering och rapportering av EBH-stöd (efterbehandlingsstöd). Uppdraget inom miljöskydd, i enlighet med nämndplanen, bedöms därför delvis ha uppfyllts. För att anpassa verksamheten till de ekonomiska ramarna 2018 gjordes dock redan i nämndplanen en prioritering inom verksamhetsområdet då det inom den tillgängliga budgetramen inte var möjligt att tillgodose samtliga behov. Områden som nedprioriterades var tillsynen gällande animaliska biprodukter, bygg- och rivningsavfall och märkning enligt CLPförordningen, samt inventering av miljöfarliga verksamheter och informationsinsatser rörande bekämpningsmedel och cisterner. Gällande arbetet med förorenade områden nedprioriterades arbetet med inventering, riskbedömning och ansvarsutredning. På grund av föräldraledighet gjordes även i början av året en justering av verksamhetsplanen där tillsyn av nedlagda deponier, växtodlingsgårdar samt av verksamheter med gummigranulat nedprioriterades. 4
Hälsoskyddstillsyn och enskilda avlopp Uppdraget inom hälsoskydd och enskilda avlopp bedöms delvis uppnås. Inom hälsoskydd uppstod en vakans under första kvartalet vilken kunde tillsättas först i augusti. Glappet på fem månader samt tiden för rekrytering, överlämning och inskolning innebar att en justering av verksamhetsplanen gjordes där den inplanerade verksamhetsinventeringen och del av den timbaserade tillsynen nedprioriterades. I övrigt gjordes en omprioritering där fokus på tillsynen på skolor läggs på giftfri miljö istället för den inplanerade allergironden. Den inplanerade tillsynen av objekt med årlig avgift har ändå kunnat fullföljas enligt plan. Brister har följts upp och extra tillsyn har utförts vid behov. Provtagning av utomhusbaden och mätning av bakgrundsstrålning har skett enligt rutin och prövningsärenden, klagomål samt remisser har hanterats inom utsatt tid. Det inplanerade arbetet med kontroll av radonmätning i flerbostadshus har löpt på enligt plan. Det har även tillsynsprojekten gällande giftfria förskolor, fullgott solskydd på förskolor, samt hantering av blodsmitta. Inom enskilda avlopp har det under året uppstått två vakanser. Detta har inneburit att en justering av verksamhetsplanen fått göras där del av den inplanerade avloppsinventeringen nedprioriterades. Även uppföljningen av förbud som trätt ikraft samt tillstånd som gått ut har fått stå tillbaka. Sedan början på året finns också en sjukskrivning på 25% inom teamet vilket inneburit att tillsynen av grundvattenrör i nya anläggningar, informationsmöten med gräventreprenörer samt delar av den inplanerade uppföljningen av tidigare inventeringar har fått nedprioriteras. Samtliga remisser och förhandsbesked har dock hanterats inom utsatt tid. Dessa har prioriterats tillsammans med tillståndsansökningar, tillsyn av U-avloppen samt handläggning av klagomål, miljösanktionsavgifter och överklaganden. Naturvård Uppdraget inom naturvård bedöms ha uppfyllts helt. Samtliga remisser och strandskyddsärenden har hanterats inom angivna tidsramar. Kommunens kalkning av sjöar och våtmarker har genomförts som planerat och tillsynen över kommunens naturreservat samt "Guide till naturen objekt har bedrivits i enlighet med behov. Naturdatabasen har uppdaterats enligt rutin och förfrågningar och klagomål har hanterats inom utsatt tid. LONA-projekten fortskrider enligt plan (bildandet av naturreservat vid Gallåsen, inventering av ängssvampar, vildbin och ängsfjärilar, kartläggning av invasiva arter samt framtagandet av en trädvårdsplan och en förstudie till bro över Storåns mynning) och arbetet med att uppdatera skriften Guide till naturen har påbörjats. 2.2 Följetal Följetal är mått som speglar verksamhetens omfattning och utveckling. Miljönämndens verksamhetsmått Följetal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Andel hälsoskyddsobjekt som inspekterats enligt riskbaserad plan Andel enskilda avlopp som inspekterats enligt riskbaserad plan. Andel miljöskyddsobjekt som inspekterats enligt årlig riskbaserad plan. 81% 90% 64% 63% 65% 50% 50% 73% 85% 80% Andel överklagade beslut 1% 1% 1% Andel skyddad areal jämfört med kommunens totala yta 0,466% 0,468% 0,67% 5
Följetal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Andel tillgängligt vatten med god status utifrån den totala mängden Andel godkända vattenprover från allmänna dricksvattenanläggningar som försörjer fler än 50 personer eller där vattenuttaget är mer än 10 m3/dag 18% 18% 18% 87,5% 91% 89% Ökningen av den skyddade arealen beror på att Skogsstyrelsen bildade fyra nya biotopskyddsområden på 32 ha förra året. Vattenstatusen i Mark präglas fortfarande av problem med försurning och vandringshinder. Värt att notera är att mätningarna ovan avser vattenstatus, vad gäller vattenkvalitén ligger kommunens vatten bra till jämfört med övriga Europa. 6
3 Måluppföljning Kommunens verksamhet ska planeras med vision och mål för Marks kommun som utgångspunkt. I detta avsnitt följs mål och indikatorer upp. Strategiska områden/förutsättningar/utgångspunkter: 3.1 I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva Kommungemensamma mål: En god kommunal service Kunden ska mötas av en effektiv verksamhet, rättssäker handläggning och ett gott bemötande. Nämndens bedömning är att målet har uppnåtts i hög grad under året. Miljönämnden lägger stor vikt vid att förse kommunens medborgare och verksamhetsutövare med en effektiv och rättssäker handläggning och ett gott bemötande. Vad gäller effektiviteten arbetar förvaltningen kontinuerligt med att ta fram och se över rutiner för effektiv ärendehantering. För närvarande utvärderas nytt ärendehanteringssystem och i samband med det ses möjligheterna till en helt digitaliserad ärendehantering över vilket skulle resultera i tidsbesparingar för både förvaltning och medborgare. Ser man på indikatorn nedan gällande andel beslut som fattats inom angivna tidsramar så ligger miljönämnden mycket bra till. Det som drar ned prognosen något är att handläggningstiden för enskilda avlopp ökade en period under semestern vilket dock de ansökande informerades om. Vad gäller rättssäkerheten utbildas enhetens handläggare löpande kring ny relevant lagstiftning, och riktlinjer, rutiner och mallar är framtagna för att säkerställa att beslut handläggs och kommuniceras korrekt. Som del i internkontrollen utför miljönämnden en regelbunden stickprovskontroll av fattade delegationsbeslut. Besluten granskas utifrån att de är tydliga och korrekta, har en förståelig motivering, samt har referens till och stöd i aktuellt lagrum. Detta rapporteras i samband med årsbokslut. Ett mått på riktigheten i miljönämndens beslutsfattande som undersökts kvartalsvis är andel överklagade beslut som står fast vid en överprövning. Som framgår i tabellen ovan ligger miljökontoret bra till även där. Under 2018 har endast 1% av samtliga beslut överklagats och av dessa står 95% fast vid en överprövning. Gällande bemötande är det obligatoriskt för samtliga nyanställda att medverka i utbildning i kommunikation och bemötande. Miljönämnden har även som mål att årligen utföra informationsinsatser i syfte att öka allmänhetens förståelse kring myndighetsutövningen och handläggningsprocessen. Nämnden arbetar även med att genom effektiv synpunktshantering identifiera och åtgärda eventuella brister i bemötande. Mätningen av kundernas upplevelse av ett gott bemötande görs löpande med hjälp av en enkät. Undersökningen för 2018 visar att 90% av brukarna är nöjda med rådgivning och stöd vilket innebär en ökning med 3% jämfört med 2016. 7
Andel beslut som fattats inom angivna tidsramar Andel överklagade beslut som står fast vid en överprövning Andel kunder som är nöjda med rådgivning och stöd 100% 95% 95% = 100% 93% 94% 95% = 100% 87% 90% >= 95% Ingen mätning av kundnöjdhet gjordes 2017. Kommungemensamma mål: Goda boendemiljöer Livsmedelsverksamheterna i Marks kommun tillhandahåller säkra livsmedel med avseende på hälsorisker och på att ingen blir lurad eller vilseledd. Nämndens bedömning är att målet är delvis uppnått för året. På grund av vakans inom teamet har en justering av verksamhetsplanen gjorts där viss kontrolltid senarelagts inom treårsintervallet. Andel verksamheter som kontrollerats i enlighet med beslutad kontrolltid 84% 85% 70% = 100% Andel brister som följts upp inom förelagd tid 100% 100% 100% = 100% Eventuellt fusk gällande djurslag eller kötthalt vid försäljning eller servering av kött i Marks kommun ska ha uppdagats och åtgärdats senast 2018. Nämndens bedömning är att målet helt uppnåtts för året. Andel brister som följts upp inom förelagd tid 100% 100% = 100% Värdeskapande informationsinsatser för att vägleda livsmedelsverksamheterna och förebygga hälsorisker genomförs årligen. Nämndens bedömning är att målet inte uppnåtts för året. På grund av vakans inom teamet finns det inte någon tid till informationsinsatser under 2018. Antal genomförda informationsinsatser 2 0 0 >=1 De allmänna dricksvattenanläggningarna i Marks kommun genererar säkert dricksvatten. Nämndens bedömning är att målet helt uppnåtts för året. Andel dricksvattenanläggningar som kontrollerats i enlighet med beslutad kontrolltid 100% 100% 100% =100% Andel brister som följts upp inom förelagd tid 100% 100% 100% =100% 8
Material och utrustning i förskolor i Marks kommun innehåller inga allergena, hormonstörande eller cancerogena ämnen efter 2020 Nämndens bedömning är att målet helt uppnåtts för året. Samtliga förskolor är nu inspekterade inom projektet Giftfri förskola. Inspektionerna har utförts som en inventering av leksaker och pysselmaterial som förekommer i förskolorna. Förskolornas personal har i samband med inspektionen fått information om projektet och vägledning om hur de ska jobba vidare på sina förskolor mot en giftfri miljö. Överlag ser det bra ut. Förskolorna väljer bra produkter på förbrukningsmaterial, t.ex. pysselmaterial, färger och lim. Däremot hittades en del saker som inte var ämnat som leksaker i verksamheterna som byggmaterial och gamla handväskor av PVC. Flera förskolor har också äldre madrasser av PVC. Dessa kommer att fasas ut. Sammanställning och redovisning kommer ske 2019. Andel förskolor i Marks kommun där material och utrustning inspekterats med avseende på allergena, hormonstörande eller cancerogena ämnen. 74% 100% >= 100% Andel brister som följts upp inom förelagd tid 100% 100% =100% Utemiljön på samtliga förskolor i Marks Kommun har ett fullgott solskydd senast 2018. Nämndens bedömning är att målet helt uppnåtts för året. Samtliga förskolor som i slutet av 2017 inte åtgärdat sina brister i solskydd har under 2018 förelagts att göra så. Andel brister som följts upp inom förelagd tid 100% 100% 100% =100% Samtliga berörda verksamhetsutövare i Marks kommun har fungerande rutiner för att hantera blodsmitta senast 2018. Nämndens bedömning är att målet helt uppnåtts för året. Samtliga verksamheter med bristande rutiner gällande hantering av blodsmitta har under 2018 förelagts att åtgärda dessa. Andel brister som följts upp inom förelagd tid 100% 100% 100% =100% Radonhalten i alla flerbostadshus i Marks kommun är lägre än 200 Bq/m3 luft senast 2020. Nämndens bedömning är att målet helt uppnåtts för året. Under 2018 sammanställdes en lägesrapport för projektet som visar att det på 94 fastigheter av 138 totalt har utförts mätning. Av dessa mätte 15 fastigheter radongashalter över 200 Bq/m3 vilket innebär 37 stycken lägenheter som behöver åtgärdas. Under 2019 sker uppföljning till berörda fastighetsägare samt till de 44 fastigheter där mätning inte skett. Andel flerbostadshus som kontrollerats med avseende på radonhalt 32% 68% =50% Andel brister som följts upp inom förelagd tid 100% 100% = 100% 9
Strategiska områden/förutsättningar/utgångspunkter: 3.2 Hållbar personalförsörjning Kommungemensamma mål: Friska medarbetare Sjukfrånvaron ska minska Registrerad sjukfrånvaro 9,9 7,5 4,3% <= 5% Kommungemensamma mål: Rätt till heltid och möjlighet till deltid Alla anställda ska kunna få arbeta heltid. Alla anställda ska kunna få önskad sysselsättningsgrad (%) 100 100 100 100 Personalomsättningen ska minska Registrerad personalomsättning 25 38 14 <15% Det relativt låga utfallet i personalomsättningsstatistiken beror på att det 2018 var antalet anställningar av tillsvidarepersonal som mättes samt att intern förflyttning inte ingår i statistiken. Strategiska områden/förutsättningar/utgångspunkter: 3.3 Ekologisk hållbarhet Samtliga enskilda avloppsanläggningar i Marks kommun har en reningsfunktion som säkerställer att näringsämnen och bakterier reduceras till accepterade nivåer till år 2025. Nämndens bedömning är att målet är delvis uppnått för året. På grund av vakanser gjordes en justering av verksamhetsplanen med en minskning av antalet inventeringar. Andel inventerade enskilda avloppsanläggningar av det totala antalet avloppsanläggningar i Marks kommun (5400 st). 45% 47% 52% >= 57% Andel brister som följts upp inom förelagd tid 100% 100% = 100% 10
Den biologiska mångfalden ska skyddas. Nämndens bedömning är att målet helt uppnåtts för året. De inplanerade insatserna har fortlöpt enligt plan. Här ingår den projekten med kartläggning av invasiva arter, framtagande av en trädvårdsplan och en förstudie till bro över Storåns mynning, inventering av ängssvampar, vildbin och ängsfjärilar, samt arbetet med att skapa ett kommunalt naturreservat; Gallåsens ljunghed. Genomförda insatser för att skydda den biologiska mångfalden Delvis genomfört Genomfört Genomfört Endast naturlig försurning äger rum i kommunens vatten. Nämndens bedömning är att målet helt uppnåtts för året. Kommunens kalkning av sjöar och våtmarker har genomförts som planerat Andel uppfyllda ph-mål utifrån kommunens kalkningsplaner. 100% 100% = 100% 11
4 Personal 4.1 Analys av personalförhållanden Nämnden har återigen haft ett högt antal vakanser (det relativt låga utfallet i personalomsättningsstatistiken beror på att det i år är antalet anställningar av tillsvidarepersonal som mätts samt att intern förflyttning inte ingår i statistiken). Med fyra avgångar och en intern förflyttning har det uppstått vakanser inom nästan samtliga verksamhetsområden. Varje avgång innebär ett rejält effektivitetstapp då en hel del tillsynstid, och därmed intäkter, försvinner för att istället läggas på överlämning, rekrytering, inskolning, etc. Att ständigt nyanställa verkar även löne- och därmed kostnadsdrivande. Dessutom innebär det att flera års erfarenhet försvinner varje år då vakanserna i regel ersätts med mindre erfaren personal. Det av hög prioritet att arbetet med att stärka Marks kommuns attraktivitet som arbetsgivare fortskrider för att få en minskad personalomsättning och därmed en ökad effektivitet och kontinuitet i verksamheten. Det är också av stor vikt att fram tills att man ser en förändring av trenden får utrymme för omsättningen i budgetram för att förhindra att underskott uppstår år efter år. 4.2 Statistik inom arbetsgivarområdet Utfall för Personal - Antal anställda avser den 31 oktober respektive år. Övriga utfall avser perioden november - oktober respektive år. Personal - Antal anställda Följetal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Antal tillsvidareanställda 20 20 22 22 Antal tidsbegränsade anställda 5 3 3 1 Genomsnittlig sysselsättningsgrad för tillsvidareanställda (%) 100 100 100 100 Personal - Sjukfrånvaro Följetal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Sjukfrånvaro alla anställda (%) 11,9 9,9 7,5 4,3 Andel långtidssjukfrånvaro i procent av den totala sjukfrånvaron (%) Frisktal (max fem sjukdagar per individ och år) (%) 63,9 70,8 47,7 17,4 64 58 61 52 Personal - Personalrörlighet Följetal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Personalomsättning (%) 20 24 38 14 Det relativt låga utfallet i personalomsättningsstatistiken beror på att det 2018 var antalet anställningar av tillsvidarepersonal som mättes samt att intern förflyttning inte ingår i statistiken. Personal - Timtid, mer- och fyllnadstid samt övertid Följetal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Timtid i timmar 240 0 0 0 Fyllnadstid i timmar 0 0 0 0 Övertid i timmar 55 23 39 62 12
5 Ekonomi Avsnittet ekonomi innehåller ekonomisk uppföljning av året. Resultaten som presenteras i rapporten är preliminära och det är först när kommunfullmäktige har godkänt årsredovisningen som den skall ses som fastställd. 5.1 Driftredovisning Tabell årsrapport Totalt Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Budget 2018 Budgetavvikelse Intäkter -8 684-7 825-8 894-11 920-3 026 Personalkostnader 10 365 10 975 13 306 14 026 720 Övriga kostnader 5 706 5 427 5 784 5 494-290 Nettokostnad 7 386 8 577 10 196 7 600-2 596 Nämnd / ledning / administration Intäkter -27-52 -172-110 62 Personalkostnader 3 038 2 977 4 144 3 597-547 Övriga kostnader 904 830 743 615-128 Nettokostnad 3 914 3 755 4 715 4 102-613 Hälsoskydd Intäkter -2 082-1 980-758 -1 343-585 Personalkostnader 2 871 3 255 1 240 1 555 315 Övriga kostnader 375 529 215 210-5 Nettokostnad 1 165 1 804 697 422-275 Avlopp Intäkter 0 0-1 512-3 335-1 823 Personalkostnader 0 0 2 414 2 785 371 Övriga kostnader 0 0 410 323-87 Nettokostnad 0 0 1 312-227 -1 539 Livsmedel Intäkter -1 371-1 385-1 743-1 846-103 Personalkostnader 1 230 1 303 1 324 1 545 221 Övriga kostnader 269 298 336 347 11 Nettokostnad 129 216-83 46 129 Miljöskydd Intäkter -1 299-1 285-1 217-1 692-475 Personalkostnader 2 289 2 499 2 730 2 902 172 Övriga kostnader 321 370 350 334-16 Nettokostnad 1 311 1 584 1 862 1 544-318 Naturvård Intäkter -3 906-3 122-3 491-3 594-103 Personalkostnader 937 941 1 454 1 642 188 Övriga kostnader 3 836 3 399 3 729 3 665-64 Nettokostnad 867 1 218 1 692 1 713 21 2016 och 2017 ingick verksamheten för avlopp under hälsoskydd. 13
Analys av driftredovisning Miljönämndens totala nettokostnader visar ett utfall på 10,2 mnkr och överstiger tilldelad budgetram med 2,6 mnkr (34,2 procent). Miljönämndens budgetunderskott beror framförallt på ett lågt utfall av tillsynsintäkter orsakat av vakanser inom flertalet av nämndens verksamhetsområden. Att intäktstappet blir så stort vid vakanser, och inte vägs upp av de minskade personalkostnaderna, beror på att när vakanser uppstår försvinner inte bara den avgiftsbaserade tillsynen som den avgående personen skulle utfört, utan även delar av den kvarstående personalens avgiftsbaserade tillsyn försvinner då de måste överta den avgående personens del av den skattefinansierade tillsynen. Ytterligare avgiftsbaserad tillsyn försvinner dessutom då personalen behöver lägga tid på överlämning, rekrytering, inskolning, etc. Utöver intäktstappet utgörs den största delen av underskottet på kostnader för tidigare förvaltningschef som arbetsbefriats för hela 2019 som redovisas som personalkostnader för 2018 om 0,7 mnkr. Nämnd / ledning / administration I jämförelse med budget redovisar verksamheten ett underskott om 0,6 mnkr. Den största avvikelsen finns inom personalkostnaderna och utgörs av en ökning på 0,7 mnkr som avser framtida löneutbetalningar för tidigare förvaltningschef. Enligt överenskommelse med arbetsgivaren har den tidigare förvaltningschefen arbetsbefriats och kostnaden, i enlighet med god redovisningssed, redovisas 2018. Underskottet av övriga kostnader kan härledas till att personalrelaterade kostnader som representation och kompetensutveckling överstiger budget med 0,1 mnkr. Jämfört med föregående år är utfallet för nämnd / ledning / administration 1,0 mnkr högre. Utöver löneutbetalningarna för tidigare förvaltningschef utgörs avvikelsen av 0,5 mnkr i ökade personalkostnader som beror på att tidigare vakanta tjänster från 2017 har varit tillsatta under 2018 vilket är i enlighet med budget. Hälsoskydd Verksamheten redovisar ett underskott mot budget om 0,3 mnkr. Intäkterna genererar ett underskott om 0,6 mnkr som härleds till ett lågt utfall av tillsynen för så kallade U-objekt. Vakanser under året har lett till att den planerade tillsynen inte kunnat genomföras fullt ut vilket även påverkar personalkostnaderna som genererat ett överskott. Avlopp Nettokostnaderna för avloppsverksamheten redovisar ett underskott mot budget om 1,5 mnkr. Underskottet återfinns i ett lågt utfall av intäkter. På grund av vakanser under året har del av den inplanerade avloppsinventeringen nedprioriterats vilket även lett till ett färre antal förbud och prövningsärenden än budgeterat. Intäktsbortfallet beror till viss del även på att taxan för prövning av enskilda avlopp inte har avspeglat den faktiska tillsynstid som åtgår vid handläggning. Detta har justerats inför 2019. Livsmedel Verksamheten redovisar ett överskott mot budget om 0,1 mnkr. Överskottet härleds framför allt till ett lågt utfall av personalkostnader relaterade till vakanser under året. Då verksamheten intäkter framförallt utgörs av årsavgifter har inte intäkterna påverkats av underbemanningen. Vakanserna har dock bidragit till att ca 70 procent av årets inplanerade kontroll genomförts och resterande kontrolltid måste genomföras under kommande år. Denna resterande kontrolltid får således effekter på kommande års planering av verksamheten. I jämförelse med föregående år har intäkterna för livsmedelsverksamheten ökat sina intäkter från taxor och avgifter med 0,4 mnkr. Att intäkterna ökat beror framför allt på att livsmedelstaxan justerats för att motsvara verksamhetens faktiska kostnader för handläggning. 14
Miljöskydd Miljöskyddsverksamheten redovisar ett underskott om 0,3 mnkr. Underskottet härleds framför allt till att den timbaserade tillsynen av ej anmälningspliktiga U-verksamheter har utförts i en mindre omfattning än vad som budgeterats. Vakanser under året samt att omklassningen av verksamhetens årsobjekt och arbete med planremisser tagit längre tid än planerat har bidragit till lägre intäkter för verksamheten. Naturvård Nettokostnaderna för naturvårdsverksamheten redovisar ett utfall i enlighet med 2018 års budget. I jämförelse med föregående år redovisar verksamheten ökade intäkter om 0,4 mnkr. Ökningen består framför allt av intäkter i form av statsbidrag för kommunens kalkningsverksamhet av sjöar och vattendrag. Personalkostnaderna har ökat med 0,5 mnkr då verksamheten 2018 har utökats med en tjänst. Övriga kostnader avseende LONA-projekt har ökat med 0,1 mnkr. 50 procent av kommunens kostnader för dessa LONA-projekt finansieras genom bidrag från länsstyrelsen. Naturvård redovisar 2018 även övriga kostnader för iordningställande av trappa och gångbro i Assbergs raviner; 0,1 mnkr. Specifikation av statsbidrag Statsbidrag (tkr) Utfall 2017 Utfall 2018 Budget 2018 Statsbidrag från arbetsförmedlingen 105 172 110 Bidrag för lokala naturvårdssatsningar 8 113 225 Kalkningsbidrag 2 913 3 104 3 048 Summa 3 026 3 389 3 383 Kommentar statsbidrag Statsbidrag från AF avser bidrag för extratjänster och lönebidrag från arbetsförmedlingen. Verksamheten nämnd / ledning / administration har för 2018 utökats med en extratjänst. Extratjänstens personalkostnader finansieras genom statsbidraget. Bidrag för lokala naturvårdssatsningar erhålls från länsstyrelsen, Västra Götalands län. Bidraget från länsstyrelsen finansierar 50 procent av projektens kostnader och kommunen väntas medfinansiera övriga 50 procent av projektens kostnader. Kalkningsbidrag erhålls årligen från länsstyrelsen, Västra Götalands län. Kostnader för asylsökande >18 år Miljönämnden har inga kostnader för asylsökande att redovisa. 15
6 Uppföljning av internkontroll Nämnder och styrelser har ansvar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde och ska rapportera om sitt arbete med intern kontroll. 6.1 Årets internkontrollarbete Miljönämnden fastställde sin internkontrollplan i samband med beslut om nämndplan 2018. Internkontrollplanen innefattar även de av kommunstyrelsen fastställda kommungemensamma uppföljningspunkter. Arbetet med intern kontroll har pågått systematiskt och kontinuerligt under året och redovisas i samband med årsrapporten. 6.2 Uppföljning av internkontrollplanen Ekonomi Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018 Risk att gällande attesträtter inte följs och att förteckningen är inaktuell. Avtal följs inte vid inköp. Inköp sker hos icke avtalsleverantör. Fel pris faktureras. Övriga villkor följs inte. Chefer beslutsattesterar egna kostnader såsom resor, utbildning mm Manuella utbetalningar saknar korrekta och kompletta underlag samt behörig attest. Kommungemensam: Utbetalning sker till fel mottagare Kommungemensam: Kommunen betalar anställdas privata kostnader Risk att kostnader i relation till budget överskrids. Granskning av att rätt attestant har attesterat faktura och att förteckningen är uppdaterad. Granskning av inköp i förhållande till avtal Granskning av beslutsattest gällande chefers egna kostnader Kontroll av transaktioner som inte är fakturor eller lön med avseende på underlag och attest. Granskning av att utbetalning har skett till det kontonummer som står på underlag Uppföljningen består av att genom en enkätundersökning med chefer kartlägga vilka rutiner som finns för att säkerställa att kommunens resurser inte används för privat bruk. Månatlig uppföljning av redovisade kostnader Förteckningen är aktuell och attesträtter följs. Ingen granskning har genomförts under 2018. Miljönämnden visar god efterlevnad av attestreglerna, dock saknas vid vissa granskande tillfällen en korrekt anteckning i fakturasystemet om syftet och vem eller vilka deltagare kostnaden avser. Ansvarig ekonom har informerat berörda delar av förvaltningen om vilka attestregler och rutiner som gäller. Information finns även i kommunens ekonomihandbok. Granskningen av manuella utbetalningar visar god följsamhet mot kommunens rutiner där behörig attest och ett underlag som styrker verifikationen återfinns. Samtliga av nämndens granskade utbetalningar har utbetalats till angivet kontonummer. Resultatet från enkätundersökningen har visat på brister i den information som finns tillgänglig för kommunkoncernens chefer och medarbetare. Koncernledningen för Marks kommun har tagit del av resultatet från enkätundersökningen och ett arbete med att förtydliga tillgänglig information för chefer och medarbetare har påbörjats. Arbetet med att tillgängliggöra informationen väntas fortgå under nästkommande år. Kostnader har överstigit budget med 0,3 mnkr. 16
Personal Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018 Kommungemensam: Risk att åtgärder inte vidtas vid korttidssjukfrånvaro Risk att medarbetarsamtal inte genomförs med samtliga medarbetare Risk att brand bryter ut och inte alla vet hur man ska agera Uppföljning av att chefer påbörjat åtgärder efter att systemstöd informerat om exempelvis korttidsjukfrånvaro. Kontroll av andel genomförda medarbetarsamtal Kontroll att information om utrymning har gjorts till nyanställda. Att brandsyn/information genomförts. Uppföljning har gjorts av de ärenden systemet indikerat. Samtliga medarbetarsamtal har genomförts under året. Information om utrymning har getts till nyanställda. Brandsyn/ information har genomförts. Administration Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018 Kommungemensam: Risk att beslut fattas utan delegation Kommungemensam: Felaktigt arvode betalas ut Risk att fattade nämndbeslut inte är motiverade, saknar lagstöd samt att negativa besked inte är kommunicerade. Risk att fattade delegationsbeslut inte är motiverade, har lagstöd samt att negativa besked inte är kommunicerade. Uppföljning av att anmälda delegationsbeslut till nämnd har fattats av behörig delegat. Uppföljning av att arbetsgivarintyg är aktuella och korrekta. Stickprovskontroll av nämndbeslut Stickprov av delegationsbeslut Stickproven visar att delegationsbesluten är fattade av rätt delegat. Ingen kontroll har genomförts under året. Nämnden har inte rådighet över intygen då dessa går till löneservice. Stickproven uppfyller kraven. Stickproven uppfyller kraven. Ledning och styrning Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018 Risk att kontoret inte följer nämndens prioriteringar. Risk att ingen uppföljning sker av medarbetarnas bemötande gentemot brukarna Löpande verksamhetsrapportering Granskning av att uppföljning sker av medarbetarnas bemötande gentemot brukarna. Kontoret följer nämndens prioriteringar. Uppföljning sker av medarbetarnas bemötande gentemot brukarna och rapporteras vid delår och årsbokslut. Tillsyn Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018 Risk att mottagaren inte förstår och inte vidtar några åtgärder eller vidtar fel åtgärder Granskning av att inspektionsrapporter är tydliga och korrekta. Stickproven uppfyller kraven. 17
7 Övrig uppföljning Nämnders och styrelsers uppföljning rör främst verksamhet, personal och ekonomi. Utöver detta sker också en uppföljning av vissa planer och beslut, såsom internationellt arbete och kommunens miljömål. Från och med årsrapporten 2018 ska nämnder rapportera avtal enligt Idéburet offentligt partnerskap (IOP), avtalssamverkan med andra kommuner samt uppföljning/tillsyn av privata utförare. 7.1 Internationellt arbete Miljönämnden har inte genomfört något utbytesprojekt eller annat projekt med internationell anknytning under 2018. 7.2 Uppföljning av Marks kommuns lokala miljömål Miljönämndens tillsynsarbete ska bidra till att de nationella, regionala, och lokala miljömålen, Livsmedelsverkets och Folkhälsomyndighetens mål samt Marks kommuns vision uppnås och till att miljökvalitetsnormer och åtgärdsprogram uppfylls. Flertalet av de lokala miljömålen ingår redan i verksamhetsplanen. Vissa oklarheter kvarstår kring ansvar och åtgärder för vissa av målen vilka förhoppningsvis kommer klargöras tillsammans med kommunens miljöstrateg under 2019. Under hösten anställdes en miljöstrateg i kommunen som skall vara drivande i arbetet med att bygga upp och utveckla ett miljöstrategiskt arbete där arbetet med de lokala miljömålen ingår. 7.3 Uppföljning av attraktivitetsplanen Miljönämnden arbetar kontinuerlig för att främja samarbete och nätverk inom natur, samt med att erbjuda en väl fungerade, snabb, effektiv och tillgänglig myndighetsutövning. Miljöenheten är även delaktig i framtagandet av kommunens översiktsplan. 7.4 Idéburet offentligt partnerskap Idéburet offentligt partnerskap (IOP) är en avtalsform mellan en eller flera organisationer inom idéburen sektor med koppling till social ekonomi, och en eller flera offentliga verksamheter. IOP-avtal skrivs ofta runt en speciell verksamhet, som ägs av den idéburna organisationen, men som den offentliga sektorn vill medverka i. I avtalet bestäms vad partnerskapet gäller, vilka resurser respektive part ska bidra med, hur länge avtalet ska gälla med mera. Miljönämnden har inga IOP-avtal. 7.5 Kommunal avtalssamverkan I årsrapporten ska nämnder redovisa vilken avtalssamverkan nämnden har, och planerar att ingå, med andra kommuner. Det gäller avtal där nämnden tar hjälp av annan kommun för att utföra kommunens uppgifter eller där Marks kommun på motsvarande sätt hjälper annan kommun. Miljönämnden samverkar med Borås Stad och Svenljunga kommun vad gäller kalkning. Miljönämnden utför del av Svenljungas kalkning (mot betalning) och tar hjälp av Borås Stad med del av Marks kommuns kalkning (mot betalning). 7.6 Uppföljning av synpunkter och avvikelser Kommentar De synpunkter som inkommer sammanställs vid delår och bokslut. Miljönämnden har då att ta ställning till om det finns anledning att göra riktade insatser för att komma tillrätta med eventuella problem inom något område. Synpunkter av akut karaktär eller relaterade till pågående ärenden hanteras löpande och rapporteras vidare till nämnden. Under 2018 har det inte varit nödvändigt med riktade insatser inom något område. 18