Plats och tid: Sammanträdesrum 3, kommunhuset, Jokkmokk, klockan10.00 15.35 Ajournering: 12.35 13.30 Beslutande ledamöter: Kerstin Hellgren Tobiasson (S), ordf Jan Sjöberg (S), vice ordf Eva Näslund (S) Birgit Kronholm (S) Tord Larsson (S) Catharina Holmbom (Mp), deltar ej 52-56 Katrin Bagge (L) Wivi-Anne Mulk (Sv) Harriet Nordqvist (M) Övriga närvarande: Tid och plats för justering: Paragrafer: Maria Larsson, socialchef Carola Hansson, sekreterare Åsa Nilsson, socialsekreterare, 39 Camilla Åkerlund, ekonom, 42-44 Margareta Rask, enhetschef, 45 Sonja Malm, MAS, 46 Thomas Bäckman, enhetschef, 50-51 Onsdagen den 19 april 2017 kl. 15.00, i kommunhuset, Jokkmokk 37-47, 50-56 (39-41 sekr) Underskrifter: Sekreterare... Carola Hansson Ordförande... Kerstin Hellgren Tobiasson S) Justerande... Tord Larsson (S) Wivi-Anne Mulk (Sv) ANSLAG / BEVIS Organ: Socialnämnden : 2017-04-11 Datum för anslags Datum för anslags uppsättande: 2017-04-20 nedtagande: 2017-05-12 Förvaringsplats för protokollet: Kommunhuset, Jokkmokk Underskrift:... Carola Hansson
2 37 Val av justerare att utse ledamöterna Tord Larsson (S) och Wivi-Anne Mulk (Sv) att justera dagens protokoll. Justering av protokollet från dagens sammanträde äger rum onsdag den 19 april 2017 klockan 15.00.
3 38 Godkännande av föredragningslistan att godkänna den upprättade föredragningslistan samt att nedanstående två extra ärende får behandlas vid dagens sammanträde. Överläggningar i socialnämnden Ordföranden föreslår att följande två extra ärenden som överämnats till socialnämnden får behandlas vid dagens sammanträde: - Riktlinjer för ekonomiskt stöd för personlig assistans enligt LSS 9 2 (punkt 4 b) - Delfinansiering skyddat boende i Norrbottens län (punkt 17).
4 42 Dnr 2016:450 Budgetuppföljning 2017 att lägga informationen till handlingarna. Vid arbetsutskottets sammanträde presenterades en budgetuppföljning per februari månad 2017 som prognostiserade ett underskott för helåret inom socialnämnden på - 6 803 000 kr. Vid dagens sammanträde i socialnämnden sker en muntlig presentation av socialnämndens ekonomiska resultat per mars månad 2017 där det totala utfallet uppgår till + 1 174 706,54 kr. Resultatet per ansvar ser ut på följande sätt: 33100 Maria Larsson - 290 849,52 kr 33110 Margareta Rask - 91 441,58 kr 33120 Liselott Isaksson + 350 506,43 kr 33140 IFO + 252 046,69 kr 33180 Lena Stenman - 211 297,38 kr 33190 Christina Hellsén + 1165 741,90kr Enligt socialnämndens ekonom ser resultatet bra ut just nu men i likhet med tidigare år förväntas personalkostnaderna stiga markant under sommarmånaderna. Detta, tillsammans med ett antal ytterligare faktorer i form av uteblivna intäkter med mera, gör att den totala helårsprognosen för 2017 beräknas till - 8 833 000 kr. Kopia till Ekonomichef Kommunstyrelsen
5 43 Dnr 2017:400 Riktlinjer för ekonomiskt stöd för personlig assistans enligt LSS 9 2 att anta riktlinjer för ekonomiskt stöd för personlig assistans enligt LSS 9 2 enligt bilagt förslag. Jokkmokks kommun har ej tidigare haft upprättade riktlinjer för ekonomiskt stöd för personlig assistans enligt LSS 9 2. Att inte fastställa ersättningsnivå till privata utförare kan medföra fördyrade kostnader om kraven på ersättning överstiger kommunens fastställda personalkostnader. Förslag till riktlinjer har därför upprättats och överlämnats till socialnämnden för fastställelse (bilaga). s beredning Riktlinjer för ekonomiskt stöd för personlig assistans enligt LSS 9 2, upprättade 2017-04-06 Kopia till Socialchef Maria Larsson Ekonomienheten
6 44 Dnr 2017:382 Budget 2018 att uppdra till socialchefen att till nästa sammanträde ta reda på vad som ingår i de uppgifter som kommunen inrapporterar till Socialstyrelsen avseende kostnad/brukare i särskilt boende, samt att i övrigt lägga informationen till handlingarna. Socialchef Maria Larsson presenterar vad som föredragits vid den inledande strategiska budgetberedningen 23 mars inför budget 2018 (bilaga). Samtliga förvaltningar har där fått i uppdrag att använd följande gemensamma rubriker vid sin genomgång: - Resultat 2016 - Prognos 2017 - Förutsättningar 2017 - Åtgärder planerade 2017 - Omvärldsanaslys 2018. Socialchef Maria Larsson har fått i uppdrag av arbetsutskottet att redovisa kostnaden/brukare i särskilt boende för de senaste 3 åren. Detta är de kostnader som förvaltningen, enligt egen uträkning, har haft: 2014 2015 2016 619 tkr 652 tkr 708 tkr. Överläggningar i socialnämnden Ledamoten Jan Sjöberg (S) påpekar att den kostnad/brukare i särskilt boende som finns inrapporterad i Socialstyrelsens statistik Öppna jämförelser ej stämmer överens med de siffror som presenterats vid dagens sammanträde. Kopia till Socialchef Maria Larsson
7 45 Information Hälso- och sjukvårdsenheten att lägga informationen till handlingarna. Socialnämnden har för avsikt att kontinuerligt inbjuda förvaltningens verksamhetschefer för att lämna information från respektve ansvarsområde.till dagens sammaträde har Margareta Rask, verksamhetschef för HSE hälso- och sjukvårdsenheten inbjudits. Överläggningar i socialnämnden Enligt verksamhetschef Margareta Rask ingår följande personal i enheten: Leg sjuksköterskor, 11 tjänster Undersköterska, 1 tjänst Leg arbetsterapeut, 1 tjänst Leg sjukgymnast, 1 tjänst Rehabiliteringsassistent, 1 tjänst Poolen, 11 tjänster Boendesamordnare Verksamhetsvaktmästare. Även hemsjukvården ingår i enhetens ansvar. Antalet hemsjukvårdspatienter är cirka 85-90. Margareta Rask informerar utförligare om de arbetsuppgifter som åligger respektive yrkeskategori.
8 46 Dnr 2017:401 Nationell brukarundersökning och kommun- och enhetsundersökning 2016 att lägga informationen till handlingarna, samt att fortsätta följa dessa undersökningar även kommande år. Socialstyrelsen har regeringens uppdrag att varje år göra en rikstäckande undersökning av äldres uppfattning om kvaliteten i hemtjänst och särskilt boende. Undersökningen är ett underlag till flera av Socialstyrelsens arbeten bl a Öppna jämförelser. Den Nationella brukarundersökningen är en årlig undersökning till alla 65 år och äldre med hemtjänst (ej enbart matdistribution eller trygghetslarm) eller boende i vård- och omsorgsboende (ej enbart korttidsboende). Enkäten kan besvaras av den enskilde eller med hjälp av närstående eller annan, ej personal. Resultatet redovisas enbart för verksamheter med minst 7 svaranden för att inte röja enskilda personers svar, ibland har enheternas svar lagts ihop. Kommun och enhetsundersökningen är en årlig undersökning som ansvariga för verksamheterna besvarar och som handlar om erbjudet innehåll och kvalitet i verksamheterna. Undersökningen ger deras syn på kvaliteten i äldreomsorgen. s beredning Socialnämndens arbetsutskott 2017-03-28, 21 Tjänsteskrivelse från socialchef Maria Larsson 2017-03-14 Nationell brukarundersökning 2016, sammanställning Redovisning av resultat i kommun- och enhetsundersökning 2016 Kopia till Sonja Malm, MAS
9 47 Dnr 2017:139 Revisionsrapport Styrning och intern kontroll av verksamheten att lägga revisionsrapporten till handlingarna. De förtroendevalda revisorerna i Jokkmokks kommun har granskat om kommunstyrelsen och nämnderna har säkerställt att den interna kontrollen och styrningen är tillräcklig inom sina ansvarsområden. I granskningen har revisorerna biträtts av sakkunniga från PwC. Den sammanfattande bedömningen är att den interna kontrollen och styrningen inom nämnderna är otillräcklig. Revisorerna uppmärksammar dock att en utvecklingsprocess har påbörjats inom området. Underlag för gjord bedömning och övriga iakttagelser redovisas i bilagd revisionsrapport. För att utveckla området rekommenderar revisorerna: att berörda verksamheter arbetar vidare med Vision Jokkmokk 2030 och kopplar ihop visionen med verksamhetsplaner och planer för internkontroll, samt att berörda verksamheter arbetar fram och dokumenterar de styrdokument/riktlinjer/rutiner som saknas inom området. s beredning Socialnämndens arbetsutskott 2017-03-28, 20 Revisionsrapport Styrning och kontroll av verksameten Jokkmokks kommun, PwC februari 2017 Slutdokument från revisorerna daterat 2017-02-06
10 50 Anmälan delegationsbeslut att lägga enhetschef Thomas Bäckmans information gällande reglerna vid beräkning av försörjningsstöd till handlingarna, samt att i övrigt lägga delegationsbesluten med godkännande till handlingarna. Nedanstående delegationsbeslut har anmälts till sammanträdet: 1. Biståndsenheten, individ- och familjeomsorg Delegationsbeslut fattade under perioden 2017-02-02 2017-03-17 enligt särskild bilaga A (sekretess). 2. Biståndsenheten, äldre- och handikappomsorg Delegationsbeslut fattade under perioden 2017-02-02 2017-03-17 enligt särskild bilaga B (sekretess). Överläggningar i socialnämnden Enligt uppdrag från socialnämndens arbetsutskott informerar enhetchef Thomas Bäckman om reglerna vid beräkning av försörjningsstöd.
11 51 Återrapport från Biståndsenheten att lägga informationen till handlingarna. Överläggningar i socialnämnden Enhetschef Thomas Bäckman redovisar samtliga pågående placeringar inom socialtjänsten. Total kostnad per dygn för dessa uppgår till 25 990 kronor.
12 52 Dnr 2017:402 Deltagande i nationellt utvecklingsarbete gällande förbättrad dokumentation inom socialtjänsten att medverka i det nationella utvecklingsarbetet Förbättrad dokumentation. Regeringen har beviljat Sveriges Kommuner och landsting (SKL) medel till utvecklingsarbete med förbättrad dokumentation 2017 2018. Bakgrunden är den kartläggning regeringens samordnare för den sociala barn- och ungdomsvården, Cecilia Grefve, genomfört i 52 kommuner som visar att socialsekreterare lägger stor del av sin arbetstid på dokumentation. Det rådet också osäkerhet kring vad och hur mycket som ska dokumenteras. Det övergripande målet med projektet är att ta fram förslag på stöd och nationella kunskapsprodukter som kan förbättra och effektivisera dokumentationen i barn- och ungdomsärenden. SKL ska redovisa genomförda aktiviteter och erfarenheter i en slutrapport i maj 2018. Totalt 6 län är delaktiga i arbetet och 30 personer per län erbjuds plats. Vilket innebär att det blir max 180 personer som deltar i utvecklingsarbetet. Jokkmokk har anmält intresse med 5 socialsekreterare. Deltagandet ser ut som följer: Testpersonerna utgörs av socialsekreterare som arbetar med att utreda, planera och/eller följa upp biståndsbedömda insatser (öppenvård/och/ eller placering). Varje kommun utser en kontaktperson som samordnar projektarbetet i kommunen. Kontaktpersonen kommer i Jokkmokk att vara enhetschef. Testpersonerna/socialsekreterarna deltar i projektet under tiden maj 2017 april 2018 deltar i webbsändningar som SKL håller (sammanlagt ca 3-4 dagar) deltar i workshops som hålls i kommun eller länet (sammanlagt ca 3-4) har utrymme att läsa och granska valda delar ur referenslitteratur och dokumentation i ett antal ärenden fortsättning
13 52 fortsättning förväntas pröva nya sätt att dokumentera i aktuella ärenden, utifrån de övningar som används i projektet deltar i utvärdering av projektet (t ex webbenkät., fokusgruppsintervju. Enhetschefen på Biståndsenheten ser vinster med att delta i projektet och komma igång med ett nytt arbetssätt så snart som möjligt, då dokumentation är en ständigt återkommande fråga. Man kommer att effektivisera arbetssätt utifrån att man i framtiden dokumenterar rätt information på rätt ställe i utredning och aktantecknig. Deltagande kommun ska bekräfta sin medverkan genom nämndbeslut. s beredning Tjänsteskrivelse upprättad av enhetschef Anna Köhler 2017-03-31 Kopia till Sveriges Kommuner och lansting SKL Enhetschef Anna Köhler
14 53 Utskick av sekretesshandlingar att de ledamöter som vill få sekretesshandlingar utskickade med post tillsammans med kallelse och övriga handlingar skall meddela detta till nämndens sekreterare. Vid socialnämndens sammanträde 28 februari väcktes frågan om möjligheten att handlingarna till de sekretessbelagda individärenden som skall behandlas av socialnämnden respektive arbetsutskott kan skickas ut till ledamöterna tillsammans med kallelsen och övriga handlingar. Detta för att underlätta för ledamöterna att i förväg hinna sätta sig in i de enskilda ärendena. Ledamöterna vill även få möjlighet att i förväg ta del av de beslut som har fattats på delegation. Socialnämnden gav socialchefen i uppdrag att undersöka om det är lagligt att skicka ut sekretesshandlingar till socialnämndens ledamöter med posten. Enligt socialchef Maria Larsson finns det inget hinder mot att skicka ut sekretesshandlingar till ledamöterna med posten. Hon vill dock försäkra sig om att alla är väl medveten om det personliga ansvar som därmed åläggs ledamöterna att se till att uppgifterna ej kommer i orätta händer. s beredning Socialnämndens arbetsutskott 2017-03-28, 22 Socialnämnden 2017-02-28, 36 Kopia till Socialnämndens ledamöter
15 54 Återrapport från politiska kontaktpersoner att punkten Återrapport från politiska kontaktpersoner skall finnas med varje gång på dagordningen till socialnämndens sammanträden. I samband med antagandet av mål och riktlinjer för socialnämndens politiska kontaktpersoner 2012 togs beslut om att som stående punkt vid socialnämndens sammanträden införa Återrapport från politiska kontaktpersoner. Tanken var att här ge kontaktpersonerna möjlighet att förmedla de synpunkter som framkommit vid besök inom respektive verksamhet. Socialnämndens sekreterare har uppmärksammat att ovanstående beslut inte har efterföljts och någon rapport från de politiska kontaktpersonerna inte har förekommit. Frågan om de politiska kontaktpersonernas roll bör därmed lyftas upp till diskusson i nämnden. s beredning Socialnämndens arbetsutskott 2017-03-28, 23 Kopia till Politiska kontaktpersoner i socialnämnden
16 55 Socialchefen och socialnämndens ordförande informerar att lägga informationen till handlingarna. Överläggningar i socialnämnden Socialchef Maria Larsson informerar om den senaste tidens arbete som just nu till stor del består av förberedelse inför 2018 års budgetberedning samt sommarsemestrarna. Ordföranden Kerstin Hellgren Tobiasson tar upp frågan till diskussion om inköp av surfplattor till nämndens ledamöter för att kunna göra utskick inför sammanträden via e-post i stället för i pappersform. Kommunstyrelsen använder sig av ett särskilt system för detta (Team Engine) sedan lång tid tillbaka och nu har även Samhällsbyggarnämnden börjat tillämpa samma system. Övervägande ledamöter i nämnden är emot inköp av surfplattor, då man anser att socialnämndens pengar skall användas till annat. Ledamöter som vill få kallelse och utskick via mail i stället för i pappersform kan anmäla detta till nämndens sekreterare redan idag.
17 56 Dnr 2016:554 Delfinansiering skyddat boende i Norrbottens län att godkänna den ökade kostnaden för basfinansiering enligt gällande Överenskommelse om skyddat boende för våldsutsatta kvinnor och deras medföljande barn i Norrbottens län, samt att avsätta 74 085 kronor årligen i delfinansiering för ändamålet under förutsättning att övriga 11 kommuner godkänner kostnadsökningen. Länets kommuner har under år 2016 beslutat om Överenskommelse om skyddat boende för våldsutsatta kvinnor och deras medföljande barn i Norrbottens län samt modellen för kostnadsfördelning. 12 kommuner har ställt sig positiv till ett skyddat boende. Socialnämnden i Jokkmokk tog beslut 2016-06-21 att avsätta 60 000 kronor för finansiering av ett gemensamt skyddat boende fr o m 1 januari 2017. Luleå kommun som huvudman för verksamheten har arbetat med förslaget och gjort kostnadsberäkningar utifrån överenskommelsen. Beräknad kostnad för länsgemensamt skyddat boende med sex boendeplatser är beräknat till 7 054 tkr. Bemanning dygnet runt 7,5 årsarbetare ( 4 653 tkr) därutöver samordning med FREDA-mottagningen mot våld. Lokalkostnaden är beräknad till ca 1 900 tkr. Ingen lokal klar i dagläget. Intäkt från Region Norrbotten för länssamordnare 30% med 202 tkr. Jämfört med det ursprungliga kostnadsförslaget blir det en ökning med 852 tkr. För övrigt gäller Överenskommelsen om skyddat boende för våldsutsatta kvinnor och deras medföljande barn i Norrbottens län 2016-05-09. Kostnadsförslaget bygger på att 12 kommuner delar på en fast kostnad på 3 000 tkr utifrån invånarantal och resterande 3 852 tkr ska täckas av dygnsavgift. Prisuppräkning sker enligt gällande regler. För Jokkmokks kommun innebär detta en kostnad på 74 085 kronor. Socialnämnden har att behandla frågan om kostnadsökningen för den fasta basfinansieringen och skyndsamt återkomma med beslutet till Norrbottens kommuner. fortsättning
18 56 - fortsättning s beredning Skrivelse från Norrbottens kommuner daterad 2017-04-07 Socialnämnden 2016-06-21, 58 Kopia till Norrbottens kommuner