JOKKMOKKS KOMMUN. SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum. Socialnämnden

Transkript

1 Plats och tid: Sammanträdesrum 3, kommunhuset, Jokkmokk, klockan Ajourneringar: , Beslutande ledamöter: Kerstin Hellgren Tobiasson (S), ordf Jan Sjöberg (S), vice ordf Eva Näslund (S) Birgit Kronholm (S) Tord Larsson (S) Catharina Holmbom (Mp), deltar ej Katrin Bagge (L) Bitte Nygård (Sv) Harriet Nordqvist (M) Övriga Maria Larsson, socialchef Lena Stenman, verksamnärvarande: Carola Hansson, sekreterare hetschef, 27 Ylva Stenman och Sara Fjellström, socialsekreterare 3-10 Sonja Malm, MAS, Marja-Lena Pirak Falk, ekonom, Thomas Bäckman, enhetschef, 13 Tid och plats för justering: Torsdagen den 22 februari 2018 kl , kommunhuset, Jokkmokk Paragrafer: 1 27 (sekr 3-11) Underskrifter: Sekreterare... Carola Hansson Ordförande... Kerstin Hellgren Tobiasson (S) Justerande... Eva Näslund (S) Bitte Nygård (Sv) ANSLAG / BEVIS Organ: Socialnämnden : Datum för anslags Datum för anslags uppsättande: nedtagande: Förvaringsplats för protokollet: Kommunhuset, Jokkmokk Underskrift:... Carola Hansson

2 2 1 Val av justerare att utse ledamöterna Eva Näslund (S) och Bitte Nygård (Sv) att justera dagens protokoll. Justering av protokollet från dagens sammanträde äger rum torsdag den 22 februari 2018 klockan

3 3 2 Godkännande av föredragningslistan att godkänna den upprättade dagordningen tillsammans med nedan angivna extra punkter. Ordföranden föreslår att information gällande situationen på Kaitumgården får tas upp som en extra punkt sist på dagordningen. På den separata föredragningslistan för enskilda ärenden har ett antal extra ärenden under punkt 6-9 tillkommit.

4 4 12 Dnr 2018:151 Anmälan delegationsbeslut att lägga delegationsbesluten med godkännande till handlingarna. Nedanstående delegationsbeslut har anmälts till sammanträdet: 1. Biståndsenheten, individ- och familjeomsorg Delegationsbeslut fattade under perioden enligt särskild bilaga A (sekretess). 2. Biståndsenheten, äldre- och handikappomsorgen Delegationsbeslut fattade under perioden enligt särskild bilaga B (sekretess). s beredning Socialnämndens arbetsutskott , 8

5 5 13 Återrapport från Biståndsenheten att lägga informationen till handlingarna. Överläggningar i socialnämnden Socialchef Maria Larsson inleder med att presentera Camilla Kjellberg som tillträder som ny verksamhetschef på Biståndsenheten från 1 mars. Hon efterträder Anna Köhler och Thomas Bäckman. Socialchefen presenterar vidare den nya organisationen på Biståndsenheten (se bilaga). Största förändringarna är att enheten nu kommer att ledas av en chef i stället för två och att en 1:e socialsekreterare kommer att tillsättas. Thomas Bäckman tillträder tjänsten som verksamhetsutvecklare på 100%. Totalt innebär den nya organisationen en utökning av personalen med 0,40% Nuvarande enhetschef Thomas Bäckman redogör för arbetssituationen på Biståndsenheten där det just nu är många utredningar på barnsidan. Även trycket på vuxensidan har ökat markant på grund av många tyngre missbruksärenden. Ekonomiskt bistånd har ökat från januari månad med ca 10 ärenden/månad till totalt ca 40 ärenden/månad. Gällande placeringarna kan man just nu se en minskning.

6 6 14 Dnr 2018:151 Delegation verksamhetschef att bevilja Camilla Kjellberg delegation att fatta beslut enligt gällande delegationsordning under perioden till och med anställningens slut. Från och med är Camilla Kjellberg anställd som verksamhetschef för Biståndsenheten. Hon föreslås därmed beviljas delegation att fatta beslut enligt gällande delegationsordning. s beredning Tjänsteskrivelse från socialchef Maria Larsson Kopia till Camilla Kjellberg, verksamhetschef

7 7 15 Dnr 2018:153 Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare 2017 att lägga patientsäkerhetsberättelsen med godkännande till handlingarna. Vårdgivare ska varje år, senast den 1 mars, upprätta en patientsäkerhetsberättelse av vilken det bör framgå hur arbetet med att öka patientsäkerheten har bedrivits föregående kalenderår, vilka åtgärder som vidtagits för detta och vilkets resultat som uppnåtts. Medicinskt ansvarig sjuksköterska har överlämnat patientsäkerhetsberättelsen avseende år 2017 till socialnämnden (se bilaga). Vissa delar som ingått här tidigare år återfinns från år 2017 i den kvalitetsberättelse som också ska skrivas. I denna ska verksamheten årligen sammanställa och återrapportera det systematiska kvalitetsarbetet till socialnämnden. s beredning Socialnämndens arbetsutskott , 11 Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare, avser år 2017, upprättad av Sonja Malm, MAS Kopia till Sonja Malm, MAS

8 8 16 Dnr 2017:856 Avvikelser inom socialtjänsten juli-december 2017 att lägga avvikelserapporten med beaktande till handlingarna. Enligt Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården är vårdgivaren ålagd att har rutiner för avvikelser och riskhantering i syfte att förbättra patientsäkerheten. Socialnämnden i Jokkmokks kommun har tagit beslut om att avvikelser ska redovisas varje halvår. Medicinskt ansvarig sjuksköterska har till socialnämnden överlämnat rapport avseende avvikelser inom socialtjänsten juli-december 2017 (se bilaga). Totalt 347 avvikelser i egen verksamhet inom vård- och omsorg har inkommit andra halvåret 2017, inklusive de som lett till utredning. Att jämföra med 463 som inkom första halvåret Minskningen av avvikelser har främst skett inom övriga avvikelser förutom fall och läkemedel. Arbetsutskottet har begärt att vid socialnämndens sammanträde få ett utförligare svar på vad som händer med alla avvikelserapporter samt hur man arbetar aktivt för att motverka att samma avvikelser händer igen. s beredning Socialnämndens arbetsutskott , 12 Rapport avseende avvikelser inom socialtjänsten juli-december 2017, upprättad av Sonja Malm, MAS Överläggningar i socialnämnden Enligt muntlig redogörelse från Sonja Malm, MAS, kommer det kvalitetssystem som socialtjänsten håller på att införa att förbättra möjligheterna att följa upp avvikelserna. Kopia till Sonja Malm, MAS

9 9 17 Dnr 2018:154 Kvalitetsberättelse vård och omsorg 2017 att genomförandeplaner för samtliga brukare ska vara upprättade och reviderade till socialnämndens sammanträde i juni samtidigt som en återrapport i denna fråga överlämnas till nämnden, samt att i övrigt godkänna den bilagda kvalitetsberättelsen. Enligt socialtjänstlagen 3 kap 3 ska insatser inom socialtjänsten vara av god kvalitet. För utförande av uppgifter inom socialtjänsten ska det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Varje år skall verksamheter inom vård, LSS och socialtjänst upprätta en kvalitetsberättelse även om man har ett ledningssystem enligt SOSFS 2011:9. Socialnämnden beslutade att en årlig Kvalitetsberättelse ska skapas skild från Patientsäkerhetsberättelsen. Båda ska delges nämnden senast 1 mars för föregående kalenderår. Kvalitetsberättelsen är en del av kvalitetsledningssystemet där man ska presentera resultatet av ens kvalitetsarbete. I dokumentationen skall det framgå hur arbetet med att säkra och systematiskt förbättra verksamheten pågått under årets lopp. Åtgärder som vidtagits under året skall anges och vilka resultat man har uppnått. Kvalitetsberättelse för år 2017 har överlämnats till socialnämnden (bilaga). s beredning Socialnämndens arbetsutskott , 13 Kvalitetsberättelse vård och omsorg 2017, upprättad av Sonja Malm, MAS Kopia till Sonja Malm, MAS Lena Stenman, verksamhetschef

10 10 18 Dnr 2018:155 Verksamhetsberättelse 2017 att fortsättningsvis ska måluppfyllelsen rapporterad halvårsvis till nämnden, samt att i övrig godkänna verksamhetsberättelsen. Verksamhetsberättelse för år 2017 har upprättats och överlämnats till socialnämnden (se bilaga). Av dokumentet framgår bland annat att fokus för året har legat på att få tydligare uppföljning av verksamheterna, nyckeltal och ekonomiska uppföljningar. Införandet av systematisk kvalitetsledningsuppföljning och internkontrollplaner har påbörjats och beräknas pågå under flertalet år. Året har präglats av brist på utbildad personal och behov av stärkt bemanning främst på vård- och omsorgsboendena. Under kvartal 3 genomfördes en organisationsförändring inom Kaitumgården. Utbildning och kompetens kommer att synliggöras genom förändrade arbetsuppgifter hos yrkeskategorierna undersköterska samt vårdbiträde. Servicetjänster (såsom tvätt, städ, förråd) flyttas från avdelningarna till centrala funktioner. Grundbemanningen kommer att jämnas ut och grundbemanningen kommer åter att regleras ner till 0,65 personal per boende. Verksamhetsberättelsen innehåller även uppgifter gällande ekonomi, framtid och måluppfyllelse gällande verksamhetsmålen. s beredning Socialnämndens arbetsutskott , 14 Tjänsteskrivelse/Socialnämndens verksamhetsberättelse 2017, upprättad av socialchef Maria Larsson Kopia till Maria Larsson, socialchef

11 11 19 Dnr 2018:156 Socialnämndens årsbokslut 2017 att fastslå socialnämndens ekonomiska resultat Socialnämndens resultat för verksamhetsåret 2017 blev 7 999,6 mkr. Underskottet beror till största delen på att den budgeterade intäktsposten på mkr inte fördelades till socialnämnden. Övriga delar av underskottet beror på ökade personalkostnader som följd av ökad vårdtyngd och oroliga brukare vilket har lett till att det funnits ett behov av att ta in extra personal inom vård- och omsorgsboenden. Bristen på personal/vikarier är påtaglig vilket har lett till höga kostnader för ordinarie personal som har fått arbeta övertid. s beredning Tjänsteskrivelse/Bokslut socialnämnden 2017, upprättat av socialchef Maria Larsson Kopia till Kommunstyrelsen Anna Wedin, ekonomichef

12 12 20 Dnr 2017:382 Budget 2018 socialnämndens internramar att fastställa socialnämndens interna budgetramar 2018 enligt nedanstående förslag, samt att sommarplaneringen för vård- och omsorgsboende ska redovisas vid socialnämndens sammanträde i juni. Socialnämnden har för verksamhetsåret 2018 tilldelats en budetram på 131,5 mkr, vilket är en utökning mot fjolårets ram som uppgick till 120 mkr. Följande förslag till fördelning av de interna budgetramar 2018 har överlämnats till socialnämnden för beslut: Ledning HSL/Pool Funktionsnedsättning Biståndsenheten Vård o omsorgsboenden Hemtjänsten Totalt s beredning Socialnämndens arbetsutskott , 16 Tjänsteskrivelse/Förslag till interna budgetramar 2018, upprättad av socialchef Maria Larsson Kopia till Kommunstyrelsen Anna Wedin, ekonomichef Lena Stenman, verksamhetschef

13 13 21 Dnr 2017:1180 Revisonsrapport Samverkan avseende personer med psykisk funktionsnedsättning att uppdra till socialchef Maria Larsson att lämna förslag på hur socialnämnden kan gå vidare med de rekommendationer som lämnats i revisionsrapporten. De förtroendevalda revisorerna i Jokkmokks kommun har genomfört en granskning i syfte att besvara följande revisionsfrågor: Säkerställer socialnämnden ett ändamålsenligt stöd till personer med psykisk funktionsnedsättning? Säkerställer socialnämnden att samverkan med personer med psykisk funktionsnedsättning är ändamålsenlig? I granskningen har revisorerna biträtts av sakkunniga från PwC. Den sammantagna revisionella bedömningen är att socialnämnden inte har säkerställt ett ändamålsenligt stöd till personer med psykisk funktionsnedsättning och att nämnden i begränsad utsträckning har säkerställt att samverkan avseende personer med psykisk funktionsnedsättning är ändamålsenlig. Bedömningen av respektive kontrollmål samt huvudsakliga iakttagelser som ligger till grund för dessa framgår av den bilagda rapporten. Revisorerna lämnar följande rekommendationer till socialnämnden: Att socialnämnden säkerställer att de överenskommelser som finns inom området är kända i tillräcklig utsträckning. Att socialnämnden säkerställer att åtgärder vidtas så att ansvarsfördelningen mellan huvudmännen tydliggörs i praktiken. Att socialnämnden säkerställer att det finns tillräckliga samverkansforum på övergripande nivå avseende personer med psykisk funktionsnedsättning. Att socialnämnden säkerställer att åtgärder vidtas så att samverkan kring enskilda individer stärks och utvecklas.

14 14 21 fortsättning Att socialnämnden säkerställer en tillräcklig uppföljning vad gäller samverkan avseende individer med psykisk funktionsnedsättning. Att socialnämnden säkerställer att nämnden och dess förvaltning är väl förtrogna med levnadsförhållandena för människor med fysiska och psykiska funktionshinder i kommunen. Att socialnämnden säkerställer att åtgärder vidtas för att säkerställa att det finns tillräckliga insatser att erbjuda individer med psykisk funktionsnedsättning. Att socialnämnden säkerställer en tillräcklig uppföljning av det stöd som erbjuds individer med psykisk funktionsnedsättning. s beredning Socialnämndens arbetsutskott , 10 Slutdokument upprättat av kommunrevisonen Revisionsrapporten - Samverkan avseende personer med psykisk funktionsnedsättning upprättad av PwC i november 2017 Kopia till Maria Larsson, socialchef

15 15 22 Dnr 2018:157 Gemensamma riktlinjer för samverkan Samordnad individuell plan att anta de gemensamma riktlinjerna, samt att begära en återrapport vid varje nämndssammanträde gällande utskrivningsklara patienter. Norrbottens kommuner har tillsammans med Region Norrbotten arbetat fram gemensamma riktlinjer inför den nya lagstiftningen (Lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård). Riktlinjerna ger förutsättningar att: o o Att få ett bra samarbete och gemensamt ansvarstagande för den enskildes hälso- och sjukvård och socialtjänst. Det är angeläget och nödvändigt för att säkerställa en samordnad vård, stöd och omsorg av god kvalitet. Genom tydliga uppdrag och ansvarsfördelning skapas förutsättningar för en god och trygg vård och omsorg för den enskilde. Vidare stärks och underlättas det goda samarbetet. En annan fördel är att resurser används på rätt sätt, vilket gynnar hela samhället. s beredning Socialnämndens arbetsutskott , 15 Tjänsteskrivelse upprättad av socialchef Maria Larsson Gemensamma riktlinjer för samverkan Samordnad individuell plan, upprättat i november 2017 Kopia till Maria Larsson, socialchef

16 16 23 Dnr 2018:158 Ansökan om bidrag till musikarrangemang på kommunens äldreboenden att tillsyrka bidrag med kronor enligt ansökan, samt att medel får tas direkt från verksamhetschef Lena Stenmans befintliga budgetram. Ärendeet Följande ansökan har inkommit till socialnämnden: Studieförbundet Vuxenskolan har sedan något år tillbaka genomfört musikcaféer på kommunens äldreboenden. Caféerna har personalen skött om och SV har stått för musiken. Musikerna är ett lokalt band som har tagit fram ett anpassat program just till den här målgruppen. Det har varit väldigt lyckat och vi har fått ta emot många positiva omdömen, både från personal, boenden och anhöriga. Musik har en dokumenterad positiv effekt på oss människor, den påverkar både hjärtat och hjärnan, bla har man kunnat se lindring av både psykisk och fysisk smärta. Personalen har berättat för oss att dom blir gladare, lugnare och sover bättre. Vi vill fortsätta att ge våra gamla den här stunden av guldkant på tillvaron några ggr/år, men för att kunna genomföra det vi planerar så behöver vi ekonomisk hjälp. Vi planerar att nu under våren genomföra fem musikarrangemang på Kaitumgården, Pionjären i Porjus och Bjärkagården i Vuolllerim. Beräknade kostnader är kr och vi har sökt medel även från Kupp, Sparbanken Nord och Jokkmokks allmänning. Från socialnämnden söker vi ett bidrag på kr. Studieförbundet Vuxenskolan har under många år bedrivit verksamhet på Kaitumgården med aktiviteter riktade till brukarna. Det är verksamhet som inte belastat kommunen ekonomiskt på något sätt. Den budget vi har för övrig verksamhet täcker inte kostnaden för dessa musikarrangemang, varför vi behöver söka stöd utifrån. s beredning Socialnämndens arbetsutskott , 17 Ansökan från Studieförbundet Vuxenskolan daterad

17 17 23 fortsättning Kopia till Studieförbundet Vuxenskolan Lena Stenman, verksamhetschef

18 18 24 Övriga anmälningsärenden att lägga delgivningarna till handlingarna. Nedanstående delgivningar har anmälts till sammanträdet: 1. Från kommunstyrelsen Beslut , 124, angående åtgärder för att underlätta kompetensförsörjningen. Kommunstyrelsen beslutar att införa stipendium kommunövergripande i likhet med barn- och utbildningsnämndens modell. Respektive verksamhet får finansiera sin del av stipendierna (dnr 2017:1106). 2. Från kommunfullmäktige Beslut , 81, att fastställa budgetramarna för år 2018 där socialnämnden tilldelas kronor (dnr 2017:1099). 3. Från kommunfullmäktige Beslut , 92, att fastställa sammanträdesdagar för kommunfullmäktige I beslutet framgår även datum för strategiska beredningsdagar, budgetberedningar och bolagsredovisning (dnr 2017:1025). 4. Från kommunfullmäktige Beslut , 94, att välja Anna-Karin Jonsson Kvist (S) som ny ersättare i socialnämnden efter Monika Lundmark samt att ånyo bordlägga valet av ersättare i socialnämnden efter Andreas Lindkvist (V).

19 19 25 Återrapport från politiska kontaktpersoner att lägga informationen till handlingarna. Överläggningar i socialnämnden Ledamoten Birgit Kronholm har besökt Pionjären i Porjus i egenskap av politisk kontaktperson. För närvarande finns det 8 boende där och alla, både personal och brukare, tycker att allt är bra. Det enda negativa är att ventilationen i huset ej fungerar som den ska.

20 20 26 Socialchefen informerar att lägga informationen till handlingarna. Överläggningar i socialnämnden Socialchef Maria Larsson informerar om den nya bemanningsenheten som införs som central funktion underställd personalchefen. Denna är tänkt att kunna nyttjas övergripande av alla kommunala verksamheter som har behov av vikarier. Socialtjänstens pool, som idag består av 10 heltidstjänster, kommer att överföras till bemanningsenheten. Maria Larsson meddelar vidare att kvalitetsledningssystemet är igång med implementeringen. En återraport kommer att lämnas till socialnämnden i juni i samband med att projektet avslutas. Margareta Rask, verksamhetschef för HSL/Pool avslutar sin anställning i april. Tjänsten har utannonserats men tyvärr finns inga sökanden.

21 21 27 Information från Kaitumgården att lägga informationen till handlingarna. Socialnämndens ordförande och socialchef Maria Larsson har fått information från nattpersonalen på Kaitumgården där läget har beskrivits som kaotiskt. Verksamhetschef Lena Stenman har därför inbjudits till nämndens möte för att lämna aktuell information om verksamheten. Överläggningar i socialnämnden Enligt verksamhetschef Lena Stenman är läget ofta oroligt på Kaitumgården på natten och det måste ofta sättas in extra resurser. Problemet är att det inte finns personal att tillgå. Den nya organisationen på Kaitumgården har inneburit att arbetsuppgifterna tvätt och städ plockats bort från undersköterskorna och vårdbiträderna så att dessa i stället kan ägna sig åt aktiviteter på dagtid för brukarna. Tanken med detta är att om brukarna kan aktiveras mer under dagtid så blir nätterna lugnare. Ännu så länge har ingen effekt synts av detta. Önskemål finns att lyfta ut sjuksköterskorna från omvårdnadsarbetet men detta är en kostnadsfråga