Barn- och utbildningsförvaltningen 2015-05-14 1 (7) Barn- och utbildningsnämnden Kvalitetsenheten BUN/2013:221 Sabine Faison 016-710 14 86 Barn- och utbildningsnämnden Uppföljning gällande Stadsarkivets tillsyn av barnoch utbildningsnämndens hantering av allmänna handlingar slutrapport Sammanfattning Stadsarkivets tillsyn av barn- och utbildningsnämndens hantering av allmänna handlingar har visat på en del brister som lett till förelägganden och rekommendationer. För att åtgärda dessa brister har man centralt från förvaltningen lagt upp en plan för hur man ska komma tillrätta med dessa brister och synliggöra verksamheternas behov. Uppföljningen har visat på ett stort utbildningsbehov bland samtliga medarbetare i olika nivåer för att få kunskap om gällande lagstiftning. Många har önskat att utbildning ska ingå i introduktionen vid nyanställning. Utbildningsinsatser kommer att genomföras våren 2016 för verksamheternas ledning och administration. Övriga utbildningsinsatser behöver ses över. Många enheter har inte registerat allmänna handlingar, och handlingar med sekretess har endast förvarats systematiskt. Man saknar rutiner för en daglig hantering av allmänna handlingar och de vanligaste anledningarna är brist på kunskap och tid. Förvaring av allmänna handlingar är ännu ett problem där man saknar brandsäkra skåp/arkiv. Vissa enheter har begränsad åtkomst för handlingar som kan innehålla sekretess men de flesta enheter behöver säkerställa detta. Alla enheter behöver upprätta rutiner för att säkerställa hantering av handlingar som kan innehålla sekretess. Man behöver också upprätta rutiner för hur man hanterar ett utlämnande av allmän handling, speciellt för handlingar som kan innehålla sekretess, då många blir nekade att få ta del av dessa handlingar. De flesta grundskolor har haft ett behov av att gallra och leverera äldre handlingar till Stadsarkivet. Det finns 30-40 år gamla handlingar som aldrig har rensats/gallrats och oftast förvarade i källarlokaler som ej är godkända mot klimat/brandskador. I stort sett alla enheter har varit positiva till uppföljningen och det finns en god vilja att göra rätt. Vissa enheter, främst inom grundskolan upplever att tidsbristen är det största hindret att få detta att fungera. Uppföljningsinsatsen har redan gett positiva effekter men det finns mycket kvar att göra.
Eskilstuna kommun 2015-05-14 2 (7) Bakgrund Stadsarkivet har på uppdrag av Kultur- och fritidsnämnden som är Eskilstuna kommuns arkivmyndighet, genomfört en tillsyn över nämndernas hantering av allmänna handlingar. Tillsynen är ett lagkrav enligt 7 Arkivlagen och 3 Eskilstuna kommuns arkivreglemente och genomfördes genom enkätfrågor till barn- och utbildningsförvaltningen centralt och till enheterna. Stadsarkivet följde upp enkäten med ett besök där förvaltningens offentlighetsansvarige, arkivansvarige och registrator deltog. För barn- och utbildningsnämndens del resulterade tillsynen till ett antal förelägganden och rekommendationer i arkivmyndighetens tillsynsrapport. Nämnden ska skaffa sig insyn i hur allmänna handlingar hanteras på enheterna (många enheter svarade inte på enkäten) och åtgärda de brister gällande kunskap, rutiner och arkivlokaler som uppmärksammats. Nämnden rekommenderas att åtgärda brister vid enheterna som gäller registrering av handlingar som omfattas av sekretess och arbeta för att kunskaperna på enheterna i offentlighetsfrågor förbättras. Barn- och utbildningsnämnden har uppdragit åt förvaltningen att göra en uppföljning av arkivtillsynen och åtgärda de brister som uppmärksammats i denna. Genomförandet av uppföljningen har godkänts av nämnden våren 2014. Föreliggande rapport redovisar genomförandet av uppföljningen och dess resultat med avseende på kunskaper i offentlighetslagstiftningen, hantering av allmänna handlingar gällande registrering, sekretess och arkivvård. Syfte Uppföljningen ska ge barn- och utbildningsnämnden kunskap om hanteringen av allmänna handlingar på enheterna och vilka åtgärder som behövs för att komma tillrätta med eventuella brister. Uppföljningen ska svara på vilka utbildningsinsatser som behöver genomföras, vilka rutiner som kan behöva upprättas på enhetsnivå och vilka fysiska åtgärder som behöver vidtas för att uppfylla lagstiftningens krav om förvaring. Uppföljningen ska fungera som stöd för enheterna i arbetet med att förbättra kvalitén i hanteringen av allmänna handlingar. Tillvägagångssätt Samtliga förskoleområden, grundskolor, gymnasieskolor samt Tuna skolområde, Eskilstuna resursskolor och K-BUF bokades in för ett tretimmars-möte. Interkulturella enheten har på grund av omorganisation och tidsbrist ej besökts men kommer att bokas in under hösten 2015. Förvaltningen centralt representerades av registrator och offentlighetsansvarig, enheterna av skoladministratör/intendent och rektor/förskolechef/administrativ chef. Uppföljningen skedde i dialogform och följde i huvudsak den mall med frågeställningar som stadsarkivet använde i sin enkät. Dialogen skulle leda till att förvaltningen får kännedom om hur nuläget i de olika frågorna ser ut på enheten. Enheterna å sin sida skulle få information om vilka lagkrav och lokala bestämmelser som reglerar hanteringen kopplat till de olika frågorna.
Eskilstuna kommun 2015-05-14 3 (7) Mötesdeltagarna kom gemensamt fram till vilka konkreta åtgärder som behöver vidtas för att komma tillrätta med eventuella brister. En sammanställning av åtgärderna har lämnats till respektive enhet. na är tidsatta och har utsedd ansvarig på förvaltningsledningsnivå eller enhetsnivå. Efter varje möte skrevs också en sammanfattande bedömning och kommentar till läget på varje enskild enhet. Barn- och utbildningsnämnden har fått en delrapport under arbetets gång. Tidplan Uppföljningen startade den 15 september och avslutades i april 2015. Vissa åtgärder har redan under uppföljningens gång vidtagits. Det gäller t ex uppdatering av mallar och rutiner för registrering av allmänna handlingar. Merparten av de åtgärder som är knutna till den praktiska hanteringen av allmänna handlingar såsom registrering av inkomna och upprättade handlingar enligt ny rutin, sekretessmarkering av handlingar, inventering av handlingar i enhetens arkiv har tidsatts med kort framförhållning. I nuläget har samtliga enheter startat hanteringen i enlighet med de nya rutinerna för registrering. Slutdatum för att åtgärda brister i förvaring, utföra utbildningsinsatser och upprätta vissa gemensamma rutiner är inte satt ännu. Dessa insatser kräver mer omfattande planering men arbetet beräknas vara färdigt senast 2016. Resultat av uppföljningen Allmänt intryck Merparten av de besökta enheterna har en god eller mycket god ordning på sina allmänna handlingar. Risken att inte kunna eftersöka en efterfrågad handling bedöms som mycket liten. Däremot saknas systematik i hanteringen. Många enheter registrerar inte allmänna handlingar alls utan tillämpar enbart systematisk förvaring. Registreringen av allmänna handlingar omfattar dessutom inte alla typer av handlingar utan är huvudsakligen koncentrerad till in- och utgående post. E-post meddelanden, upprättade handlingar på personliga datorer, sakuppgifter som kommer in t ex per telefon och som tillhör ett ärende registreras endast i mindre omfattning. Allmänna handlingar som kan innehålla sekretess registreras endast undantagsvis trots att registrering av sådana handlingar utgör det enda lagkravet i offentlighetslagstiftningen. Skälet till detta bedöms vara att enheterna vill skydda uppgifter om enskilda individer och uppfattningen är att registreringen i sig gör uppgifterna offentliga. Skyddet mot obehörig åtkomst och brand för allmänna handlingar i enheternas arkiv är på många håll bristfälligt. Överlag är enheterna positivt inställda till uppföljningen. Man vill göra rätt och uppföljningen uppfattas som ett stöd i detta arbete. Kunskap och utbildningsbehov Alla enheter har ett behov av utbildning inom offentlighetslagstiftningen. De chefer som nyligen gått rektorsutbildningen har en bra grundläggande kunskap, men har svårt att koppla ihop det teoretiska med det praktiska. Många tycker att det ska ingå i introduktionen vid nyanställningar att få en grundläggande utbildning.
Eskilstuna kommun 2015-05-14 4 (7) Det finns ett behov av utbildning för personer inom ledning och administration, medarbetare inom elevhälsan, och för övriga medarbetare i verksamheterna på en mer grundläggande nivå. -Utbildning senast under 2016 för ledning och administration i offentlighetsfrågor med tillämpningsövningar -Utbildning enligt ovan för elevhälsa -Utbildning för övriga medarbetare- förmodligen i form av presentationsmaterial till APT eller webbaserad utbildning - utbildning i introduktionen vid nyanställning Registrering av allmänna handlingar Mindre än hälften av enheterna registrerade handlingar på en postlista. Det saknades dock systematik och man har haft svårt att bedöma vad som ska registreras. Man har begränsat sig till in- och utgående post och därmed missat att registrera övriga allmänna handlingar. Sekretesshandlingar har sällan eller aldrig registrerats utan endast förvarats systematiskt i t. ex. en elevakt. -revidering av postlistan (nu kallad registreringslista) skedde hösten 2014 -enheten ska upprätta en rutin för att säkerställa att allmänna handlingar som måste registreras blir registrerade -enheten måste skapa sig en förståelse för vad en allmän handling är för att kunna bedöma hur den ska hanteras -inget IT-system som stödjer registrering av allmänna handlingar -många enheter, speciellt inom grundskolan upplever stor tidsbrist för att få detta att fungera -mindre enheter har begränsad tillgång till ersättare vid frånvaro. Problemet är störst på landsbygdsskolor där det bara finns en rektor och en administratör som ansvarar för två skolor -hantering av de allmänna handlingarna vid längre ledigheter och lov då verksamheter stängs igen. Risken är att en eventuell begäran om utlämnande blir liggandes i veckor. Sekretess Kunskapen om sekretess har varit väldigt varierande. Överlag är kunskapen bristfällig. Man tror att mer är sekretess än vad det egentligen är och risken är därför att man nekar att lämna ut handlingar som egentligen ska lämnas ut. Man registrerar i princip inte alls sekretesshandlingar utan förvarar endast dessa systematiskt. Förvaringen av sekretesshandlingar är bristfällig, både utifrån åtkomst men även brandskydd. Man skickar sekretesshandlingar med e-post eller publicerar på samarbetsytor på internportalen. Det saknas systematik i hur man hanterar handlingar som kan innehålla sekretess.
Eskilstuna kommun 2015-05-14 5 (7) Många rektorer och förskolechefer förvarar sina sekretesshandlingar i sin dator vilket innebär att dessa visserligen är skyddade mot obehörig åtkomst men inte blir registrerade och därför inte återsökningsbara vid eventuell frånvaro. Den läggs heller inte i elevakten och blir därför inte arkiverad även då den ska bevaras. Det i sin tur kan leda till att viktig information saknas vid ett eventuellt skolbyte eller då en rektor slutar. -varje enhet ska upprätta en rutin för att säkerställa att registrering av sekretesshandlingar sker -varje enhet ska stämpla/markera de handlingar som kan innehålla sekretess för att särskilja de offentliga handlingarna från de som kan innehålla sekretess -varje enhet ska uppdatera kunskapen inom relevanta sekretessbestämmelser och skapa sig en förståelse för dessa - skapa en rutin för hur elevakter ska hanteras- påbörjat av registrator - revidera dokumenthanteringsplanen på ett sätt så att den stödjer verksamheternas behov och lagstiftningens krav på hantering av allmänna handlingar - påbörjat av registrator -Svårigheter för enheterna att förstå att offentlighet alltid är utgångspunkt vad gäller allmänna handlingar vilket leder till att man nekar till att lämna ut handlingar mer än nödvändigt Gallring och leveranser till Stadsarkivet Gymnasieskolorna gallrar och levererar handlingar till stadsarkivet löpande med vissa undantag (gäller tex elevakter/elevdokumentation). Betyg och nationella prov är man bra på att hantera på alla dessa enheter. I grundskolan hade ca 80 % av enheterna ett behov av att gallra, rensa och leverera. Det finns skolor som hanterar 30-40 år gamla handlingar och där man inte har en aning om skicket på dessa handlingar eller vilken typ av handlingar det rör sig om. Förskolan behöver gallra handlingar både ute på förskolorna och på ledningsnivå. Få av förskolans handlingar ska bevaras och därmed levereras till Stadsarkivet men man är överlag dålig på att leverera dessa handlingar. -genomföra en enkel inventering av handlingar för de enheter där man inte har kunskap om vad som finns förvarat och upprätta en förteckning -gallra och rensa enligt dokumenthanteringsplanen -leverera handlingar till Stadsarkivet som ska bevaras enligt dokumenthanteringsplanen -tidsbrist att genomföra ovanstående åtgärder, speciellt för de enheter där man har stort bestånd av äldre handlingar
Eskilstuna kommun 2015-05-14 6 (7) -om gallring och leverans ej genomförs ligger ansvaret för handlingarna kvar på enheten där de förvaras. Gäller både ett eventuellt utlämnande av handling och att säkerställa god förvaring. Förvaring Många enheter saknar möjlighet till god förvaring. Vissa enheter saknar brand/klimatsäkra skåp och förvarar handlingar i förråd, låsbara plåt/träskåp, källarlokaler eller på kontor. Handlingar som kan innehålla sekretess är inte förvarade säkra mot obehörig åtkomst utan finns att tillgå för ett stort antal lärare, vaktmästare, övriga medarbetare mfl. -inköp av brandsäkra arkivskåp- vissa har redan genomfört detta -enheterna behöver säkerställa begränsad åtkomst av handlingar som kan innehålla sekretess -hög kostnad för brandsäkra arkivskåp, risk att man förvarar handlingar på annat sätt för att undvika att köpa in Material och metoder Alla följer de avtal som finns för upphandling av kontorsmaterial som säkerställer användandet av arkivbeständigt material. Få enheter har däremot använt Svenskt Arkivpenna som är den enda pennan som får användas för att garantera arkivbeständighet och skydd mot förvanskning av dokument vid underskrifter eller t. ex. tjänsteanteckningar som skrivs för hand. -Införa användandet av Svenskt Arkivpenna Uppföljning av åtgärder Under hösten 2015 kommer de enheter som inte tidigare bokats in att besökas, även förvaltningsledningskontorets egna enheter. De enheter som redan besökts ska under hösten redovisa vilka åtgärder man redan genomfört eller påbörjat. Man kommer även att få lämna en kort förklaring på varför man i förekommande fall inte genomfört eller påbörjat vissa åtgärder. Kostnader Merparten av de åtgärder som har eller ska genomföras handlar om förändrat arbetssätt och nya rutiner och är därför inte förknippade med särskilda kostnader. När det gäller utbildningsinsatser som behövs för att höja kunskapen i offentlighetsfrågor och införskaffande av arkivskåp för att uppfylla lagens krav på säker förvaring finns däremot kostnader men dessa är i skrivande stund svåra att uppskatta.
Eskilstuna kommun 2015-05-14 7 (7) För att säkerställa en korrekt och kontinuerlig hantering av allmänna handlingar enligt lagens föreskrifter och garantera en snabb och korrekt återsökning av handlingar vid begäran om utlämnande samt en god arkivvård krävs en organisation och bemanning som kan möta dessa krav. Särskilt sårbar är situationen på landsbygdsskolorna. Det bedöms också finnas svårigheter att på en tillräcklig nivå möta kravet på tillgänglighet under sommartid och övriga längre ledigheter. På sikt behöver möjligheten att även på lokal förskole- skolnivå ha tillgång till digitalt stöd för hantering av allmänna handlingar utredas (i nuläget har endast förvaltningens registrator sådant stöd).