2016-03-11 Komponenthantering i websesam KHS (Kommunal hjälpmedelssamverkan i Kalmar län) Franska vägen 10 393 56 Kalmar Tel 0480-45 00 00 vx Fax 0480-45 28 50 khs@kalmar.se www.kalmar.se Besöksadress Kalmar Franska vägen 10 Besöksadress Västervik Timmergatan 2
2 (17) Innehållsförteckning Skapa en kundorder med komponenter... 3 Lägga till textinformation på kundorderrad... 3 Kundorder med komponenter och ersättningsprodukter... 8 Uttag ur eget förråd... 9 Lägga till komponenter... 9 Lagerpåfyllnad till buffert... 11 Hämtorder på hjälpmedel som ska skickas in/lämnas till KHS... 12 Retur av hjälpmedel till buffert... 14 Retur av individ med komponenter... 14 Retur av individ utan komponenter... 14 Komplettera redan utlevererad individ med komponent... 16 Öronmärka en arbetsorder till kundorder på komponenthanterat tillbehör.... 17
3 (17) Skapa en kundorder med komponenter Gå in på Kundorder Fyll i orderinformation och klicka på Fortsätt Ange artikel ex. 37142, tryck Enter Här visas artikel 37142 och (10) inom parentes visar hur många standardkomponenter som ingår i denna artikel. Klicka på siffran inom parentes för att se vilka standardkomponenter som ingår. Om det är en individartikel som inte har några standardkomponenter så visas ingen parentes men du kan då klicka på artikelnumret så kommer du vidare där du kan välja övriga komponenter genom att klicka på länken Vanligaste tillbehören till: xxx Om du vill ha alla standardkomponenter och inga andra tillbehör väljer du Åter till kundorderrad eller om du är klar och inte ska beställa mer väljer du Fortsätt. Vill du välja bort någon artikel markerar du i rutan Ta bort Klicka på Spara ändringarna så försvinner raden från kundordern Lägga till textinformation på kundorderrad Om du vill komplettera med någon information till KHS markerar du i rutan Text
4 (17) Skriv in din information i rutan Tilläggstext till artikel Klicka på Spara ändringarna Informationen registreras under artikelbenämningen. Vill du skriva in information om en annan artikel upprepa stegen ovan. Vill du ta bort en text du redan skrivit in så markera Text på den raden och klicka på Spara ändringarna så försvinner den. Tips! När kundordern är verkställd så ser du inte denna information så skriv ut den här bilden om du vill spara vad du skrivit i tilläggstexten. Om du ska beställa fler komponenter till individartikeln (Rullstol Azalea 39) klicka på länken Vanligaste tillbehören till: Rea Azalea
5 (17) Först kommer Övriga komponenter som är vanligt förekommande till individartikeln Klicka i rutan Beställ på de artiklar du vill beställa. Klicka sedan på knappen Beställ för att verkställa de övriga komponenterna I nästa sektion kommer alla produkter som tillhör Rea Azalea som också går att lägga till som komponenter genom att markera rutan Beställ och verkställa genom att klicka på knappen Beställ. Vill du se tillgängligt saldo för dessa artiklar klickar du i rutan under Inkludera tillgängligt saldo och klicka på Sök OBS! Här finns också en del B-hjälpmedel som inte ska läggas på som komponenter och websesam kommer meddela att den artikeln inte kan vara en komponent om man försöker beställa en sådan. När du klickar på Beställ så kommer du tillbaka till sidan för standardkomponenter och där ligger de artiklar som du beställt på föregående sida. Om du vill gå tillbaka till standardkomponenterna utan att beställa något så klickar du på Åter till komponenter
6 (17) Om den komponent du ska ha till din individartikel inte finns med bland övriga komponenter kan du i komponentbilden skriva in den artikel du vill ha så kommer den att läggas till som komponent till den individen du beställer. Om du inte vet vilket artikelnummer det är kan du gå via Sök artikel och hämta den där och klicka på Beställ så kommer den in på kundordern som en komponent. OBS! Á-priset på standardkomponenterna är i regel 0,- eftersom de ingår i priset, däremot på övriga komponenter blir det en kostnad enligt aktuellprislista. Vill du ändra i antal gör du det i kolumnen Antal Samma artikelnummer kan förekomma 2 gånger som standardkomponent och då ska inte antalet ändras till 2 utan ska vara 1 på varje. Anledningen till detta är att du ska kunna ta bort en av artiklarna och byta ut mot någon annan komponent. När du är klar med komponenterna till denna individartikel så går du tillbaka till kundorderraderna genom att klicka på Åter till kundorderrad Här kan du nu beställa fler artiklar. Om du beställer 2 st. av samma individartikel så blir det 2 olika kundorderrader där du sen går vidare och väljer komponenter för varje kundorderrad. Se exempel med artikel 32409 där det ligger en beställning på 2 st. När du är klar med kundordern så går du vidare som vanlig genom att klicka på Fortsätt
7 (17) Fyll i adressuppgifter m.m. Här kan du också kontrollera din beställning genom att klicka på siffran inom parentes så ser du vilka komponenter du beställt För att återgå till leveransuppgifter klicka på Åter till leveransuppgifter Verkställ. Kundordern är nu registrerad. Till innehållsförteckning
8 (17) Kundorder med komponenter och ersättningsprodukter Skapa en kundorder enligt instruktioner ovan. Välj ex. artikel 38032 Dusch/toastol Swift Mobil med bäckengejder som ingår i en ersättningsgrupp. Följande kommer då upp om det finns saldo för andra äldre artiklar som ingår i denna grupp. Klicka på Verkställ Den alternativa artikeln kommer upp med standardkomponenter inom parentes. Fortsätt med kundordern enligt ovanstående instruktioner. Till innehållsförteckning
9 (17) Uttag ur eget förråd Skapa en kundorder och välj Uttag ur eget förråd Välj en individ Om den är komponenthanterad (219685) så ser du vilka komponenter som ingår (inom parentes) om den inte är komponenthanterad (215920) så kommer bara artikelnumret med. Det kommer att vara så tills alla individer har varit inne på KHS och komponenterna har blivit monterade i Sesam eller att ni själva har kompletterat en individ med komponenter eller lagt på dem vid Uttag ur eget förråd. Lägga till komponenter Om du har en individ på ditt buffertförråd som inte är komponenthanterad så kan du vid utleverans göra detta. Välj den individ som ska levereras ut, ex 219502. Klicka på artikelnumret
10 (17) Du kommer då in i komponenthanteringsbilden och där har du valet Vanligaste tillbehören till: Uno. Klicka på den länken så kommer förslagen på komponenter som du kan lägga till. Beställ de komponenter som du önskar enligt tidigare instruktioner och de kommer att kopplas till den individ du levererar ut. Fortsätt med kundordern som i beskrivningen ovan. Till innehållsförteckning
11 (17) Lagerpåfyllnad till buffert Skapa en kundorder och välj Lagerpåfyllnad. Registrera de individartiklar som du vill ha ex. vis 3 st. av artikel 32542 Det skapas en kundorderrad för varje artikel som du kan bestycka med vilka komponenter du behöver som i kundorderna ovan. Vill du bara ha med standardkomponenterna så kan du gå vidare till leveransuppgifterna och beställa. Till innehållsförteckning
12 (17) Hämtorder på hjälpmedel som ska skickas in/lämnas till KHS När du skapar en hämtorder klickar du på Hämtorder i hjälpmedelsbilden och då ser du både individer och komponenter. Individen har symbolen framför sig och framför komponenterna visas symbolen Om allt finns med fysiskt på individen markerar du individen som ska skickas in till KHS så kommer komponenterna med automatiskt. Vill du bara skicka tillbaka en komponent till KHS (om du t.ex. har beställt ett annat tillbehör som ska sitta på individen) så går det att markera bara en komponent Om något tillbehör saknas fysiskt mot vad som står på hjälpmedelsbilden måste du ta det i retur till er buffert (kan vara så att komponenten har bytts av er personal men inte registrerats i websesam) genom att gå in på individens komponenter i hjälpmedelsbilden, klicka på artikelnumret så får du valet Retur av komponent.
13 (17) Då kommer följande bild upp. WebSESAM förslår samtidigt att komponenten ska skrotas men den kan du avmarkera om du vet att den är returtagen till er buffert. Om du registrerar en hämtorder och det saknas komponenter fysiskt mot det som står på hämtordern så kommer KHS att skrota denna komponent och din kommun får ingen ersättning för denna. OBS! Du måste göra retur av komponent innan du gör hämtordern. Det som är utlevererat till mottagare före starten av komponenthanteringen hanterar ni som tidigare där varje hjälpmedel har en egen rad och ska markeras på hämtorder. Till innehållsförteckning
14 (17) Retur av hjälpmedel till buffert Retur av individ med komponenter När du ska göra retur av en individ med komponenter till er buffert måste du klicka på individens artikelnummer på hjälpmedelsbilden. Välj Retur av hjälpmedel Klicka på Verkställ. Komponenterna följer med automatiskt till buffert. Retur av individ utan komponenter När du ska göra retur av en individ som INTE är komponenthanterad så måste du i detta läge välja länken Retur av hjälpmedel Då visas en lista på alla hjälpmedel mottagaren har inklusive tillbehör.
15 (17) Markera de hjälpmedel plus tillbehör som ska tas i retur till buffert och eventuellt skrotas samtidigt. Klicka på Verkställ. Denna bild kan vara bra att använda om du vill skriva ut en hjälpmedelslista för att ta med till en mottagare/brukare för att se om det stämmer med vad mottagaren/brukaren har. Till innehållsförteckning
16 (17) Komplettera redan utlevererad individ med komponent Om du registrerar en Beställning till KHS eller väljer Uttag ur eget förråd på en artikel som ska vara komponent till en redan utlevererad individ kan du komplettera individen med den komponenten. När du har lagt in artikeln känner websesam av om den kan vara komponent och du får upp en blå länk till höger där det står Kompl.individ Klicka på länken så kommer alla individer som finns hos denna mottagare Välj vilken individ som komponenten ska sitta på genom att markera i kolumnen Välj och sen Verkställ så kommer den att kopplas ihop med individen vid utleverans och kommer att följa med vid retur till buffert eller på hämtorder. Till innehållsförteckning
17 (17) Öronmärka en arbetsorder till kundorder på komponenthanterat tillbehör. Har du lagt en beställning på ett tillbehör som du kompletterat en redan levererad individ på och vill samtidigt lägga en arbetsorder för denna kundorder gör man enligt följande: Gå in på kundordern där komponenten (tillbehöret) är beställt under Öppna kundorder. Klicka på artikelnumret så kommer valet Arbetsorder upp Klicka på Arbetsorder En ny arbetsorder öppnas, fyll i den som vanligt och Verkställ. Då blir arbetsordern öronmärkt till den redan lagda kundordern och utleverans går inte att göra förrän arbetsordern är avslutad. Till innehållsförteckning