HÖGSKOLAN I GÄVLE 2012-06-18 Dnr 2011/1113 Reviderad 2012-10-31 Reviderad 2013-09-17 RIKTLINJER I SAMBAND MED REPRESENTATION VID HÖGSKOLAN I GÄVLE Begreppet representation Representation är ett samlingsbegrepp för uppskattning och gästfrihet som Högskolan i Gävle mottar från eller visar utomstående kontakter (extern representation) eller mot högskolans personal i form av personalvård och liknande insatser (intern representation) Representation vid statliga myndigheter regleras i flera olika lagar som var för sig oberoende av myndighetens riktlinjer påverkar myndighetens externa och/eller interna representation. Det är bl a * skattelagstiftningen avseende tolkning av regler om förmånsbeskattning * mervärdesskattelagen avseende kompensation för ingående mervärdesskatt * korruptionslagstiftningen avseende bestickning och mutbrott. Förutsättningar för representation Representation medges endast inom och i direkt anslutning till den ordinarie verksamhet som bedrivs vid Högskolan i Gävle. Exempel kan vara inledande eller bibehållande av för högskolan viktiga förbindelser, utgifter för jubileum samt för personalvård. Högskolans i Gävle verksamhet finansieras i huvudsak av skattemedel, vilket medför ett särskilt ansvar för medelanvändningen. Det är viktigt att vi kan motivera våra kostnader och att det finns en klar och tydlig koppling mellan våra kostnader och verksamheten. Högskolans regler för representation gäller övergripande för samtliga medel, oavsett finansieringsform. Representationen ska utövas på den ort där verksamheten bedrivs, eller om goda representationsmöjligheter saknas, på en närbelägen ort med bättre representationsmöjligheter. Kostnad för representation som förläggs till utrikes ort, eller utövas i samband med resa till sådan ort där inte någon av parterna driver verksamhet ska särskilt motiveras. Representation mot studenter ska inte förekomma. Om studenten deltar i exempelvis möten e dyl inom högskolans verksamhet så är det godtagbart då representationen inte är direkt riktad mot studenten. Representation kan även förekomma där högskolan eller representant för högskolan är mottagare av representation. I detta fall bör medvetenhet om brottsbalkens regler om mutor och bestickning finnas. Beslut om representation Beslut om representation fattas av den som enligt högskolans delegationsprotokoll förordnats att teckna utbetalningsorder. Om den utanordningsansvarige vid ett tillfälle är ansvarig för representationen svarar överordnad chef för beslutet. Huvudregel är att vin/starköl inte får ingå i kostnaderna för intern representation. I undantagsfall kan vin/starköl få förekomma. Beslut ska då i förhand fattas av rektor. I de fall representationen vänder sig mot högskolestyrelsen fattas beslut av högskolestyrelsens ordförande. Extern representation
Med extern representation avses sådan gästfrihet på högskolans vägnar som visas utomstående besökare eller gåvor till företrädare för andra högskolor, myndigheter, företag eller organisationer i samband med studiebesök, jubileer eller liknande. Extern representation får rikta sig till personer som tillsammans med företrädare för Högskolan i Gävle överlägger i frågor som har omedelbart samband med verksamheten inom högskolan. Representation i hemmet Representation i hemmet medges endast undantagsvis och då med särskild motivering. I sådant fall ersätts godkänd sammanställning över måltidskostnader enligt bifogade kvitton. Skatteverket betraktar i regel representation i hemmet som privat gästfrihet och momsavdrag beviljas inte. Intern representation Som intern representation räknas nedanstående * personalfester, NOR * informationsmöten med personalen * interna kurser * planeringskonferenser Interna kurser och planeringskonferenser ryms inom begreppet intern representation men är en verksamhetskostnad (konto 4811) och full kompensation för ingående moms gäller. För intern representation gäller skattefrihet för kostförmån endast vid sammankomster som är tillfälliga och kortvariga. Med kortvarig menas i detta sammanhang högst en vecka och med tillfällliga förstås möten som inte hålls regelbundet med korta mellanrum (varje eller varannan vecka) samt att det är gemensamma måltidsarrangemang. Begreppet intern representation innefattar även trivselförmåner såsom smörgås, fruktkorg och liknande. Även inköp till akademi/avdelning avseende kaffe, te eller liknande ska bokföras som intern representation på konto 4961. Intern representation som sker i form av t ex gemensam jullunch eller annan personalfest får äga rum två gånger per anställd och år. Vid en eventuell tredje personalfest medges ingen kompensation för ingående moms. Representation - moms Vid representation med mat och alkoholfri dyck kan avdrag erhållas med 12% av 90 kr, dvs 10,80 kr per person, Då det ingår vin eller starköl (25% moms) görs ett schablonavdrag med 14 kr per person. Ramavtal Vid planering av konferenser och liknande är det viktigt att ta del av gällande ramavtal. Information om ramavtal finns att hämta på avropa.se under rubriken resor och boende. Krav på underlag För att ur skattehänseende kunna bedöma om det är intern representation ska som underlag till faktura finnas program eller dagordning där syfte och innehåll framgår samt uppgift om deltagare och eventuell inbjudan. Underlag till faktura eller begäran om ersättning för eget utlägg ska alltid bifogas med originalkvitton. Av underlaget ska följande framgå *datum *syftet *namn på de personer som deltagit *tillhörighet dvs myndighet eller företag som de företräder
Observera att högskolan inte ger ersättning eller accepterar dricks vid representation. Akademisk högtid Professorsinstallationer och doktorspromoveringar är ett traditionellt arrangemang och betraktas som en akademisk högtid. Kostnaderna bör därför betraktas som verksamhetskostnader och därmed föreligger rätt för kompensation för ingående moms. Viktigt att tänka på är att restriktivitet och måttlighet bör iakttas annars kan finnas risk för att kostnaderna ändå betraktas som främmande för verksamheten. Gåvor och uppvaktning Gåvor kan indelas i tre kategorier; reklamgåvor, representationsgåvor samt gåvor till anställda. Med reklamgåvor avses artiklar utan personlig karaktär och av obetydligt värde ur högskolans profilkollektion. Gåvor av detta slag kan exempelvis överlämnas till den person som fungerar som värd vid studiebesök eller till medverkande i konferenser, seminarier och liknande. Representationsgåva kan överlämnas till representant för annan myndighet eller företag i samband med att högskolan tecknar avtal eller inleder samarbete. Representationsgåva kan även överlämnas i samband med betydelsefulla invigningar och jubileer. Exempel på representationsgåva är blommor, bok eller liknande. En förutsättning för denna form av representation är att det föreligger ett omedelbart samband med högskolans verksamhet. Det är angeläget att viss varsamhet iakttages i anslutning till representationsgåvor med hänsyn till reglerna om muta och bestickning. Gåvor till anställda kan utgöras av utmärkelsen Nit och redlighet efter 30 års tjänst. Därutöver finns möjlighet till minnesgåva till varaktigt anställda vid den anställdes 50-årsdag och vid anställningens upphörande. Med varaktigt anställd anses i detta fall en sammanlagd anställningstid som uppgått till minst sex år. Uppvaktning på den anställdes 50-årsdag verkställs av rektor. Minnesgåva, utöver NOR, får ges till den anställde endast vid två tillfällen. En julgåva ska vara skattefri för den anställde. Av den anledningen får värdet inte överstiga 450 kronor exklusive mervärdesskatt. Utgifter för blommor eller liknande i anslutning till dödsfall hänförs också till begreppet representationsgåva. Kostförmån Arbetsmåltider är ej representation och deltagarna beskattas för fri kost. Det är ej heller ett inköp till myndighetens verksamhet och därför medges ingen rätt till kompensation för ingående moms. Fri måltid vid extern kurs eller konferens är skattpliktig. I reseräkningen ska den anställde uppge att de fått fri kost som de blir förmånsbeskattade för. Därutöver ska traktamentet reduceras för de fria måltiderna. Risker för mutor och bestickning vid representation Alla medarbetare vid Högskolan i Gävle ska vara väl medvetna om när risk för brott mot korruptionsbestämmelserna i form av bestickning eller muta kan förekomma vid extern representation. Även om värdet är mycket ringa kan det vara fråga om muta. Alla former av beroendesituationer ska undvikas. Vid tveksamhet ska man alltid avstå från
extern representation. Det är fråga om bestickning när högskolans personal lämnar, utlovar eller erbjuder en otillbörlig förmån till någon i det uttryckliga eller underförstådda syftet att gynna bestickaren. Mutbrott föreligger när högskolans personal tar emot, inte tackar nej till erbjudandet eller begär en muta eller annan otillbörlig belöning i det uttryckliga eller underförstådda syftet att låta sig påverkas att gynna bestickaren. Någon beloppsgräns för vad som är att betrakta som muta eller bestickning anges inte i lagtexten. Det är förmånens värde ur mottagarens synpunkt som är avgörande. Att förmånens värde ofta är betydligt lägre i bestickarens hand saknar betydelse. Förmånen är otillåten om den är så attraktiv att den kan antas påverka mottagaren och därmed hans eller hennes handlande i tjänsten. Man kan läsa mer om mutor och bestickning på Institutets mot mutbrott webbtjänst www.chamber.se/imm 10. Giltighet Detta beslut gäller för representation inom högskolan från och med 2013-06-10. Bilaga 1 1(2)
Lathund avseende tillåten kostnad respektive moms vid representation samt konteringsanvisningar. Representationsform Maxkostnad/person Avdragsgill moms Konto Extern representation och tillfälle exkl moms Lunch, middag, supé 600 kr/person 12% på belopp upp till 5521 - för belopp upp till 90 kr 90 kr/person (10.80 kr) 5522 - för belopp upp till 90 kr samt (alkoholfri måltid) moms överstigande 10:80 kr/14 kr Med vin/starköl schablonavdrag 14 kr/person Enklare förtäring 100 kr/person 12% på belopp upp till 5521 60 kr/person (7.20 kr) Teaterbesök el liknande 350 kr/person 6% på belopp upp till 5521 - för belopp upp till 180 kronor 180 kr/person (10:80) Representationsgåvor 600 kronor 25% på belopp upp till 5521 - för belopp upp till 180 kronor 180 kr (45 kr) 5522 - för belopp överstigande 180 kr samt moms över 45 kronor Reklamgåva Obetydligt värde 25% av värdet 5521 Intern representation Lunch, middag, supé 450 kr/person 12% på belopp upp till 4961 - för belopp upp till 90 kr 90 kr/person (10.80 kr) 4962 - för belopp överstigande 90 (alkoholfri måltid) samt moms över 10:80 kr /14 kr Med vin/starköl schablonavdrag 14 kr/person Enklare förtäring 100 kr/person 12% på belopp upp till 4961 60 kr/peron (7.20 kr) Teaterbesök el liknande 350 kr/person 6% på belopp upp till 4961 - för belopp upp till 180 kr 180 kr/person (10:80) Informationsmöte (lunch) 90 kr/person 12% på beloppet (10.80 kr4961 Informationsmöte 60 kr/person 25% ev 12% dvs 15 4961 (frukost eller trivselförmån) resp 7:20 kr/ person Planeringsdagar Full avdragsrätt för moms 4811 Interna konferenser Interna kurser Personalfest 12% på belopp upp till 4961 - för belopp upp till 90 kr 90 kr/person alt 14 kr/ 4962 - för belopp överstigande 90 kr person med vin/starköl Julgåva 450 kr/person Helt momsavdrag 4951 Nit och redlighet NOR Fast sortiment Helt momsavdrag 4951 samt moms över 10.80 kr/14 kr Minnesgåva 50 år 600 kr/person Helt momsavdrag 4951. Till rektors förfogande Blommor vid dödsfall 800 kronor Inget momsavdrag 4951 Representation i hemmet Extern representation 450 kr/person 12% på belopp upp till 5521 - för belopp upp till 90 kronor enligt särskild motivering 90 kronor 5522 - för belopp över 90 kronor samt moms överstigande 10:80 Intern representation 350 kr/person 12% på belopp upp till 4961 - för belopp upp till 90 kronor enligt särskild motivering 90 kronor 4962 - för belopp överstigande 90 kr samt moms över 10:80 Enklare förtäring 100 kr/person 12% på belopp upp till 5521/4961 enligt särskild motivering 60 kronor Bilaga 1 2(2)
Verksamhetskostnader Reklamgåvor Obetydligt värde Helt momsavdrag 5698 eller annat adekvat konto Arbetsluncher (Kostförmån) Inget momsavdrag 4382 - underlag skickas till Personalavadelningen Styrelsesammanträde Inget momsavdrag 4382 - underlag skickas till Personalavadelningen Momssats Varor och tjänster 25% De flesta konsumtionsvaror; vin 12% Livsmedel och catering, restaurangbesök 6% Tillträde till teater-, balett-, bio och operaföreställningar samt idrottsevenemang Kostförmån 2012 Helt fri kost 200 kr/dag Lunch eller middag 80 kr/dag Frukost 40 kr/dag
Bilaga 2 Exempel på representationstillfällen Representation - exempel 1 Två tjänstemän vid högskolan åker på tjänsteresa till Tyskland. En tjänsteman väljer att förlänga sin resa i Tyskland genom att ta semester några extra dagar och åker sedan hem på myndighetens bekostnad. Resekostnaden blir inte högre på grund av förlängningen. Svar - exempel 1 * Tjänstemannen ska inte beskattas för möjligheten att förlänga tjänsteresan eftersom reskostnaden till och från förrättningsorten inte blir högre på grund av förlängningen. * Skulle arbetsgivaren betala hotell och traktamente under förlängningen beskattas det som lön. Representation - exempel 2 En personalgrupp åker på en extern tvådagars utbildning där arbetsgivaren står för rese- och kurskostnader inklusive måltider. Vad ska deltagarna tänka på vid hemkomsten när det gäller reseräkningen? Svar - exempel 2 * Fri måltid vid externt anordnad utbildning är skattepliktig. * Deltagarna ska i reseräkningen uppge att de fått fri kost som de blir förmånsbeskattade för. Dessutom ska traktamentet reduceras för de fria måltiderna. Representation - exempel 3 Högskolans ledningsgrupp har möte varje tisdag. I samband med mötet äter man lunch (varm eller kall) för att spara tid. Svar - exempel 3 * Förmån: Arbetsmåltid. Deltagarna beskattas för fri kost. * Moms: Arbetsmåltid anses ej som representation. Det är inte ett inköp till myndighetens verksamhet och därför medges ingen rätt till kompensation för ingående mervärdesskatt. Representation - exempel 4 En projektgrupp har ett möte på förmiddagen som avslutas till lunch. De beslutar att gemensamt äta lunch på högskolans bekostnad på en lunchrestaurang i närheten. Därefter skiljs gruppen åt. Har det någon betydelse om mötet fortsätter efter lunchen? Svar - exempel 4 * Förmån: Arbetsmåltid - ej representation. Deltagarna beskattas för fri kost. * Moms: Arbetsmåltid anses ej som representation. Inte ett inköp till högskolans verksamhet och därför ingen rätt till kompensation för mervärdesskatt. Det har ingen betydelse om mötet fortsätter efter lunchen. Representation - exempel 5 Inför ett nytt stort projekt på högskolan har man en planeringskonferens med en stor del av personalen. Dagen består både av arbete och trivselaktiviteter.
Såväl lunch som kvällsmat bekostas av högskolan. Svar - exempel 5 * Förmån: Deltagarna beskattas inte. Sammankomsten räknas som intern representation. * Moms: Bedömningen är beroende av programmets utformning i varje enskilt fall. Om det är att anse som en planeringskonferens och måltiderna är av normal karaktär har myndigheten full kompensationsrätt för momsen. Allt bokförs som utbildning av egen personal. Representation - exempel 6 Inför ett nytt stort projekt på högskolan har man en planeringskonferens med en stor del av personalen. Dagen består både av arbete och trivselaktiviteter. Såväl lunch som kvällsmat bekostas av högskolan. På kvällen har högskolan hyrt in ett liveband och middagen som serveras är av det festligare slaget. Svar - exempel 6 * Förmån: Deltagarna beskattas inte. Sammankomsten räknas som intern representation. * Moms: Bedömningen är beroende av programmets utformning i varje enskilt fall. Middagen med kringkostnader har karaktären av personalfest vilket gör att rätten till kompensation är begränsad. Mat och dryck: Moms på 90 kr (Obs! om vin/starköl ingår gäller schablonen 14 kr). Kringaktiviteter: Moms på 180 kr. Representation - exempel 7 Högskolan köper en present och uppvaktar en generaldirektör på en annan myndighet. Hur ska det redovisas? Svar - exempel 7 * Gåvan är ett exempel på en representationsgåva. MEN eftersom det är fråga om en personlig högtidsdag anses denna gåva ha ett alltför stort inslag av personlig generositet för att högskolan ska få kompensation för ingående momsen.