Senast uppdaterad: 130218 Medarbetarboken Tanken med den här boken är att vi som jobbar på A.Schulman Nordic ska kunna finna svar på frågor vi stöter på i det dagliga arbetet - inte minst kring olika personalrelaterade regler och företeelser. Jag har primärt försökt samla det som kan vara av intresse men också sådant som vi alla bör känna till. Rubrikerna är i bokstavsordning och de kommer att utökas allteftersom den här boken växer. Under varje rubrik följer en kort men informativ text. Förhoppningen är att vi ska ha nytta av boken och att den ska fungera som ett levande dokument. Har ni synpunkter eller tillägg - hör gärna av er! /Jean
Adress och telefonnummer Adress, telefon och kontaktuppgifter till företaget: A.Schulman Nordic AB Box 31, Bronsgatan 1 SE-265 21 Åstorp Web: www.aschulman.se Web: www.aschulman.com Mail: info@se.aschulman.com Telefon (växel): 042-37 75 00 Telefax: 042-37 75 01 Anställningskontrakt I anställningskontraktet står uppgifter som rör lön och anställningsvillkor. Uppgifter som alltid ska stå med är: anställningsnummer, adresser, lön, arbetstid per vecka, utbetalningsdatum, arbetstidsförkortning, avtalstillhörighet och anställningsform. Arbetskläder (kollektivanställda) Första arbetsdagen får du arbetskläder avpassade för dina arbetsuppgifter. Du kommer att få prova ut skyddsskor och få en kort instruktion om vad som gäller med klädombyte och tvätt.
Arbetstidsförkortning Som anställd hos oss har du tillgång till arbetstidsförkortning och dessa timmar disponerar du precis på samma sätt som semesterdagarna. Skillnaden är att en arbetstidsförkortning betalas ut lika med lön (inget tillägg) och att företaget reserverar cirka hälften av ditt konto till klämdagar. Tjänstemän har idag (efter intjänande) enligt avtal 58 timmar per år och kollektivanställda har (inget intjänande) 56 timmar per år d v s att som kollektivanställd kan du börja använda arbetstidsförkortningen direkt. Märk väl att antalet dagar är i proportion till när på året du börjat din anställning! Friskvårdsbidrag Anställda på A.Schulman Nordic erhåller ett årligt friskvårdsbidrag på 1 000 kr. Detta kan användas vid köp av träningskort eller till massage i företagets regi. Aktiviteter som räknas till friskvård och som du kan få bidrag för är gympa, innebandy, styrketräning och liknande. Lyxsporter som ridning, tennis och golf omfattas inte. Hör med HR om du är osäker! Bidraget betalas ut en gång per år och i samband med lön efter uppvisat kvitto. HR HR står för Human Resource och är den engelska benämningen för personalfunktionen. När vi talar och skriver om HR så menar vi personalfrågor. Eftersom Human Resource används som benämning även i Sverige idag väljer vi att kalla personalfunktionen för HR detta inte minst för att vi tillhör en amerikansk koncern. Klämdagar Ibland infaller lediga, så kallade, röda dagar mitt under en veckoperiod. Då kan det finnas skäl att bevilja en så kallad klämdag. På dessa lediga dagar utgår inte lön som vanligt utan då ber företaget de anställda att ta ut arbetstidsförkortning istället. Det är därför företaget reserverar ett antal av arbetstidsdagarna för varje anställd till dessa tillfällen. Hur många dagar företaget reserverar fastställs från år till år.
Kollektivavtal A.Schulman Nordic är medlem i Svenskt Näringsliv vilket innebär att vi har ett kollektivavtal. Vi har vår avtalstillhörighet inom Industri- och Kemigruppen som på kollektivsidan förhandlar med IF Metall för de kollektivanställdas räkning och Unionen för tjänstemannasidans räkning. Om du har frågor som rör kollektivavtalet kan du antingen vända dig till IF Metalls representant på företaget eller till HR. På intranätet kan du se vilka kollegor som är fackliga representanter. Kommunikation Ledningen och företagets medarbetare olika sätt att kommunicera på. Följande forum används förutom vid direkta samtal: Whiteboard-tavlan i köket Här finns aktuell information om personalfrågor, frånvaro, PPE och säkerhet, produktion, försäljningssiffror och mycket annat. Morgonmöten Här går vi varje morgon igenom vad som hänt det senaste dygnet rörande säkerhet, produktion och försäljning. Kollegor som deltar är medarbetare från Sales, Operation (produktion), Pre QC (kvalitet)och Logistik. Infomöten En kallelse till ett infomöte kan komma när som helst, med andra ord vid behov. Kallelse kommer via mejlen och mötet äger alltid rum kl 14.00. På ett infomöte deltar alla eftersom informationen som delges angår hela organisationen. Intranätet På intranätet finns också information och länkar som kan vara till nytta. Här finns vårt kvalitetsledningssystem och våra policies. Gå in via hemsidan www.aschulman.se/intranet
Kvalitetsledning A.Schulman Nordic är idag certifierade enligt ISO 9001, ISO 14001 och OHSAS (arbetsmiljö). De dokument som ligger till grund för vår kvalitetsledning finns på intranätet. Där kan du också hitta arbetsinstruktioner i kvalitetsmanualen. Frågor kring vårt kvalitetsledningsarbete besvaras av vår Kvalitetschef. Löneutbetalning Lön betalas ut den 25:e varje månad med undantag för om den 25:e infaller på en helg eller röd dag. Då betalas lönen ut föregående helgfria dag. Om du byter bank eller kontonummer är det viktigt att du meddelar HR detta snarast. Lönebeskeden skickas hem i papperskopia men går också att ses på AGDA tidrapportering. Organisation Lokalt är företaget organiserat i följande avdelningar: Produktion, Inköp och Logistik, Labb, Sälj, Kvalitet och HR. Ett uppdaterat organisationsschema finns på intranätet. Här kan du också se vem som arbetar på vilken avdelning och vilka våra avdelningschefer är. Policys och värdegrunder A.Schulman Nordic har tillsammans med koncernen policys och värdegrunder som alla anställda ska känna till och ta del av. I nuläget finns följade policys som du ska läsa igenom och tillämpa i ditt dagliga arbete: Arbetsmiljöpolicy Bilpolicy (bilkörning i tjänsten) Jämställdhetspolicy Friskvårdspolicy Kompetenspolicy
PPE-policy (med tillhörande) Glasögonpolicy Policy för sociala medier Anti-rökningspolicy Förutom ovan nämnda tillämpar A.Schulman en policy som kallas Code of Conduct. Denna består av uppförandekoder som finns till för att vi som anställda ska behandla varandra, våra kunder och intressenter på ett affärsmässigt, etiskt och respektfullt vis. Som nyanställd kommer du att få göra en kort webbaserad utbildning i Code of Conduct på engelska. Värdegrunder Vi har även en värdegrundsmodell som kallas OHLA som tillämpas inom hela koncernen. Den står för: OPEN = ÖPPEN HONEST = ÄRLIG LISTEN = LYSSNANDE ACCOUNTABLE = ANSVARIG Som anställd inom A.Schulman förväntas man värdesätta och följa denna värdegrundsmodell och man förväntas också meddela sig till ansvarig chef om man finner att omgivningen (kollegor eller ledningen) inte följer den. Personuppgifter När dina personuppgifter ändras är det mycket viktigt att du meddelar HR snarast. De register och program där du medverkar med ditt namn, adress eller bankuppgifter måste uppdateras så fort som möjligt. Den närmast anhörig som du angett vid anställningen kanske också ska ersättas eller att dennes telefonnummer ändrats. Då är det viktigt att företaget får ta del av de uppgifterna så att vi kan kontakta rätt person om du skulle råka ut för en olycka eller sjukdom.
PPE (Personal Protective Equipment) Inom A.Schulman tillämpar vi PPE (Personal Protective Equipment) personlig skyddsutrustning. Detta regelverk för personskydd finns till för att våra medarbetare och besökare ska ha en så säker arbetsmiljö som möjligt. Vår kontorspersonal samt samtliga besökare och kontrakterade samarbetspartners ska också bära denna skyddsutrustning vid besök i produktionshallarna, på labben eller i lagerutrymmena. En särskild PPE-policy finns och denna delas ut till alla nyanställda. Information till besökare ansvarar respektive besöksmottagare för. Skyddsutrustningen finns på anvisade platser på fabriken och samtliga anställda ska känna till denna policy. När vi kommer och går till vår arbetsplats använder vi ALLTID ingången vid receptionen - detsamma gäller för våra gäster och entreprenörer. Dessa ska även skriva in sig i gästboken med namn, företag (ärende) och klockslag samt skriva ut sig på motsvarande sätt vid avslutat möte eller ärende. Rökning Rökning inom företagets område inne som utomhus är INTE tillåtet. A.Schulman Nordic är ett rökfritt företag. De som ertappas med rökning under arbetstid samt på raster kommer att varnas skriftligen. Se Anti-rökningspolicyn för fullständig information! De medarbetare som önskar hjälp med att sluta röka kan få sådan kostnadsfritt av företaget. Vänd dig till HR för mer information!
Semester Alla anställda har tillgång till semester enligt semesterlagen. Undantaget är våra ferieanställda som erhåller sin semesterersättning direkt vid varje avlöningstillfälle. Semesteråret löper från 1 april till 31 mars vilket innebär att innan du får ta ut betald semester måste du först tjäna in denna. Du som INTE har intjänad semester har ändå möjlighet (efter överenskommelse med respektive chef) att ta ut obetald semester. Du har rätt att spara fem semesterdagar varje semesterår och efter fem år om du fortfarande har sparade dagar kvar betalas dessa ut tillsammans med din aprillön. Semesterlönen är för alla på företaget lika lön samt 0,8 procent av månadslönen per semesterdag. Räkneexempel: Inkomst 20 000 kr per månad 20 000 x 0,008 = 160 160 kr är ditt semestertillägg per dag. Om du tar ut 25 dagar semester i en följd blir kalkylen: 20 000 + (160 x 25) = 24 000 kr i semesterlön Sjukdom Vid sjukdom ska denna snarast rapporteras till ansvarig chef. Det är inte tillåtet att bara SMS:a eller mejla. Ring till respektive chef istället! Om denne inte skulle svara, tala in ett meddelande samt meddela receptionen eller HR att du är frånvarande på grund av sjukdom. Vid tillfrisknandet och återkomsten till arbetet ska blankett Sjukförsäkran fyllas i och lämnas till HR. Blanketten hittar du på intranätet eller ber du HR om en kopia.
Ersättning vid sjukdom: Dag 1 Karens (ingen sjuklön) Dag 2 14 Sjuklön Företaget står för lönen (80%) Dag 15 90 Sjukpenning Försäkringskassan står för (delar av) lönen Vid långtidssjukskrivning skiljer sig avtalen åt gällande ersättningen av den sista lönedelen. Hör med HR vad som gäller för dig. Tidrapportering Vi har ett webbaserat tidrapporteringssystem (AGDA) där avvikelser inför lön rapporteras in. Detta kan göras när man vill (man kan logga in från datorn hemma) men samtliga avvikelser MÅSTE var HR tillhanda SENAST den sista arbetsdagen i månaden. Med avvikelser menas det som avviker från lön. Exempel: övertid, VAB, sjukdom, permission med mera. Obekväm arbetstid (OB) registreras automatiskt av lönesystemet då detta är kopplat till respektive schema. Om man arbetar övertid som ger OB (kväll eller helg) ska man däremot registrera detta. Exempel: I maj månad har du varit sjuk två dagar och arbetat extra en kväll. Dessa så kallade avvikelser ska du rapportera senast den sista arbetsdagen i maj månad. Då får du avdrag (du var sjuk i maj) respektive tillägg (du jobbade extra) på din junilön. Utbildning av tidrapporteringsprogrammet får du av HR eller fackliga ombudet när du börjar din anställning. Tillbud och skador Om en skada eller ett tillbud (något som kunde resulterat i olycka eller skada) inträffar ska drabbad fylla i blanketten Incidentrapport som finns uppsatt i en plastmappen på Whiteboard-tavlan i köket. Kan drabbad inte själv fylla i ska närmaste chef eller närvarande vittne fylla i blanketten och lämna över till HR eller närmaste chef. HR eller involverad chef, rapporterar skadan eller tillbudet vidare till berörd instans.
OBS! Det är av stor vikt att samtliga skador och tillbud rapporteras hur små och obetydliga de än verkar vara! Det finns inga onödiga rapporteringar det är däremot onödigt att de inte uppmärksammas eller rent av nochaleras... Utrymning (larm) Om brandlarmet låter ska samtliga medarbetare ALLTID ta sig ut från lokalerna. Samlingsplatsen är på parkeringen. OBS! Ta dig ALLTID dit! I receptionen finns en svart pärm som receptionisten eller HR tar med sig ut som innehåller personuppgifter över samtliga medarbetare. Närmast anhörig med telefonnummer finns också med bland dessa uppgifter. Tänk på att ta med dig din jacka om det är kallt ute!