PROTOKOLL 1 (10) 2014-09-11 Gemensam måltidsnämnd Plats och tid Pelarsalen, Skellefteå lasarett. Klockan 13.00 15.00 ande Leif Holmqvist (c), Ske-å kommun Janeth Lundberg (s), Västerbottens läns landsting Britt-Marie Lundström (s), Ske-å kommun Eva Fransson (m), Västerbottens läns landsting Övriga deltagande Anna-Karin Sundström, Ledarna Tjänstgörande ersättare Robert Ignberg (s), Ske-å kommun, för Stefan Bergman (s) Ersättare Jan-Erik Ershag (kd), Ske-å kommun Caroline Cercio (s), Ske-å kommun Kjell Bergmark (c), Västerbottens läns landsting Tjänstemän Jan Sundbom, förvaltningschef support och lokaler Peter Lundmark, avdelningschef måltid Jeanette Stridsman Rönnqvist, kostchef måltid Peter Gustafsson, enhetschef lasarettsköket Mats Raneblad, verksamhetschef landstinget, via telefon Ewa Boström, sekreterare Justerare Britt-Marie Lundström för 8, Leif Holmqvist för 9-14 Paragrafer 8-14 Ersättare Underskrifter... Leif Holmqvist, ordförande 8 Janeth Lundberg, ordförande 9-14.. Britt-Marie Lundström, justerare 8 Leif Holmqvist, justerare 9-14 Ewa Boström, sekreterare BEVIS OM ANSLAG Justering av s protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2014-09-11 2014-09-23 2014-10-16 Förvaringsplats för protokollet Support och lokaler Underskrift. Ewa Boström
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 8 Dnr 2014-000007 001 Val av vice ordförande Ordförande är frånvarande och ingen vice ordförande för nämnden är utsedd. Enligt reglementet ska den till åldern äldste ledamoten fullgöra ordförandes uppgifter om varken ordförande eller vice ordförande är närvarande. Leif Holmqvist tar därmed ordförandeklubban och öppnar mötet. Britt-Marie Lundström utses till justerare. Vice ordförande i gemensam måltidsnämnd ska enligt reglementet utses bland de ledamöter som valts av Västerbottens läns landsting. Eva Fransson (m) föreslår Janeth Lundberg (s) som vice ordförande för gemensam måltidsnämnd. Nämnden beslutar att utse Janeth Lundberg som vice ordförande. Janeth tar ordförandeklubban för resterande del av sammanträdet. Nämnden gör ett nytt val av justerare och utser Leif Holmqvist som justerare för resterande del av sammanträdet. Utse Janeth Lundberg (s) som vice ordförande i gemensam måltidsnämnd Kommunstyrelsen Landstingsstyrelsen Sekretariatet Skellefteå kommun Sekretariatet Västerbottens läns landsting
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 9 Dnr 2014-000002 003 Samarbete med landstinget om måltidsverksamhet, uppföljning tidigare beslut Kommunfullmäktige beslutade 2012-12-11 om samarbete med landstinget beträffande måltidsverksamhet. Landstingsfullmäktige tog motsvarande beslut. Samarbetet har formen av en gemensam nämnd och avser produktionen av mat vid lasarettets kök. Det har visat sig att det finns behov att göra vissa förtydliganden med anledning av den gemensamma nämndens verksamhet, främst i samarbetsavtal och reglemente. Kommunledningskontoret har föreslagit ett antal sådana förtydliganden och justeringar. Nämnden diskuterar förslaget och ställer en del frågor kring formuleringar i samverkansavtalet. Förvaltningschef får uppdrag att bevaka hyresavtalet så att det löper under samma period som samverkansavtalet. Föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige följande: 1. Förslaget till reviderat reglemente och samarbetsavtal för den gemensamma måltidsnämnden godkänns. 2. Förtydliganden i enlighet med kommunledningskontorets tjänsteskrivelse godkänns. 3. et gäller under förutsättning att motsvarande beslut fattas hos Västerbottens läns landsting. samt: 4. Uppdra till förvaltningschef att bevaka hyresavtalet så att det löper under samma period som samverkansavtalet. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2014-08-28 Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse, daterad 2014-03-07 med Bilaga 1, Reglemente för gemensam måltidsnämnd med föreslagna revideringar Bilaga 2, Avtal om samverkan i gemensam måltidsnämnd med föreslagna revideringar Kommunstyrelsen Support och lokaler/förvaltningschef
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 10 Dnr 2014-000003 009 Verksamhetsplan gemensam måltidsnämnd Landstingsfullmäktige och Skellefteå kommunfullmäktige beslutade under år 2013 att bilda en gemensam nämnd med ansvar för matproduktion vid Skellefteå lasarett. Nämnden ingår i Skellefteå kommuns organisation och verksamheten kommer att utföras av Skellefteå kommuns förvaltning för support och lokaler, måltidsavdelningen. Support och lokaler har tagit fram ett förslag till verksamhetsplan. Verksamhetsplanen följer den struktur för mål och resultatstyrning som används inom Skellefteå kommun och innehåller mål och aktiviteter utifrån fyra olika perspektiv; medborgare/kund, utveckling/tillväxt, ekonomi samt medarbetare. Nämnden diskuterar verksamhetsplanen och beslutar att ändra formuleringen av aktivitet under perspektivet utveckling/tillväxt till Andelen lagad mat från grunden ska öka och andelen ekologiska och närproducerade (fyra nordligaste länen) livsmedel ska öka Nämnden uppdrar till förvaltningschef att upprätta en internkontrollplan med tillhörande riskanalys och katastrofberedskap. 1. Godkänna verksamhetsplan och målformuleringar efter justering 2. Uppdra till förvaltningschef för support och lokaler att upprätta en internkontrollplan med tillhörande riskanalys och katastrofberedskap sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2014-08-22 Förslag till verksamhetsplan och målformuleringar, daterad 2014-08-22 Bild på rollfördelning/ansvarsfördelning gemensam måltidsnämnd Kommunfullmäktiges styrkort Broschyr om attraktiva arbetsplatser Support och lokaler/förvaltningschef
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 11 Dnr 2014-000004 002 sdelegationer gemensam måltidsnämnd Landstingsfullmäktige och Skellefteå kommunfullmäktige beslutade under år 2013 att bilda en gemensam nämnd med ansvar för matproduktion vid Skellefteå lasarett. De beslutade också om reglemente för den nya nämnden. Nämnden ingår i Skellefteå kommuns organisation och verksamheten kommer att utföras av Skellefteå kommuns förvaltning för support och lokaler, måltidsavdelningen. Enligt reglementet, 12, ska avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden undertecknas av ordförande eller vid förfall för denne av vice ordförande och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. Support och lokaler föreslår att förvaltningschef ska kontrasignera. Enligt 6 kap. 33 kommunallagen får nämnden uppdra åt ett utskott, åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd att besluta på nämndens vägnar i visst ärende eller viss grupp av ärenden. Nämnden delegerar beslutanderätt utifrån reglementet. Alla beslut som fattas med stöd av denna delegationsordning ska anmälas till nämnden. 1. Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden och som vid ordförandes förfall signeras av vice ordförande ska kontrasigneras av förvaltningschef. 2. Följande beslutsdelegationer lämnas från och med 2014-09-11: Ärenden 1. Ärenden innebärande avslag på begäran att få ta del av allmän handling Delegeras till Ordförande med förvaltningschef som ersättare 2. Utse personuppgiftsombud Förvaltningschef 3. Brådskande ärenden där hela nämndens avgörande inte kan avvaktas (KL 6 kap 36) 4. om deltagande i kurs och konferens för ordförande 5. om annan ledamots eller ersättares deltagande i kurs och konferens. Ordförande med vice ordförande som ersättare Vice ordförande Ordförande eller vice ordförande
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 6. Ansvar för att gällande lagar och krav inom nämndens verksamhetsområde följs. 7. Andra frågor vilka till sin art och betydelse är jämförliga med de ovan givna ärendegrupperna Förvaltningschef Ordförande tillsammans med vice ordförande sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2014-08-22 Reglemente gemensam måltidsnämnd Support och lokaler/förvaltningschef
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 12 Dnr 2014-000005 002 Delegering av ansvar och arbetsmiljöansvar Landstingsfullmäktige och Skellefteå kommunfullmäktige beslutade under år 2013 att bilda en gemensam nämnd med ansvar för matproduktion vid Skellefteå lasarett. De beslutade också om reglemente för den nya nämnden. Enligt 6 kap. 33 kommunallagen får nämnden uppdra åt ett utskott, åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd att besluta på nämndens vägnar i visst ärende eller viss grupp av ärenden. Nämnden ingår i Skellefteå kommuns organisation och verksamheten kommer att utföras av Skellefteå kommuns förvaltning för support och lokaler, måltidsavdelningen. Support och lokaler styrs av nämnden för support och lokaler som driver måltidsverksamhet i andra kök. Förvaltningen redovisar hur deras kvalitetsarbete och deras delegationer från nämnden för support och lokaler ser ut. Gemensam måltidsnämnd delegerar ansvar och arbetsmiljöansvar till Support och lokalers förvaltningschef. Förvaltningschef kan i sin tur upprätta delegationer där så krävs. 1. Ansvar för arbetsuppgifter inom livsmedelslagstiftningens område delegeras till Support och lokalers förvaltningschef. 2. Ansvar för att andra gällande lagar och krav inom nämndens ansvarsområde följs delegeras till Support och lokalers förvaltningschef. 3. Arbetsmiljöansvaret delegeras till Support och lokalers förvaltningschef. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2014-08-22 Bilaga 1, blanketter för delegation av ansvar enligt gällande livsmedelslagstiftning Bilaga 2, blanketter för delegation av arbetsmiljöansvar Support och lokaler/förvaltningschef
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 13 Dnr 2014-000006 002 Attestanter samt delegation för inköp, gemensam måltidsnämnd 2014 Support och lokaler anför att kommunfullmäktige 2004-04-25, 109, antog ett reglemente för kommunens bokföringsposter och attester. Målsättningen med reglerna är att säkerställa att de poster som bokförs är korrekta. Kommunstyrelse och respektive nämnd ansvarar för att antagna regler och tillämpningsanvisningar följs. Kontrollrutinerna ska utformas så att den interna kontrollen är tillräcklig. Huvudregeln är att ingen person ensam ska hantera en post från början till slut. Olika kontrollmoment ska utföras i en logisk ordning så att effekter av tidigare kontrollåtgärd inte förtas av en senare kontrollåtgärd. Kontroll av beslut sker av beslutsattestant, vilken i normalfallet är den kontoansvarige. Attestmomentet ska utföras av utsedda attestanter. Nämnden ska upprätta och hålla aktuella förteckningar över attestanter. Attesten uttrycker en skyldighet att utföra de kontroller som krävs för att kunna styrka fakturans riktighet ur olika aspekter. Nämnden får delegera rätten att utse beslutsattestant till förvaltningschef. Varje nämnd ska årligen planera och genomföra kontroller av efterlevnaden av reglementet och anvisningarna. Kontrollerna ingår som en del i nämndens internkontrollarbete. Anskaffning av varor och tjänster sker utifrån två former av beslut; anskaffningsbeslut och inköpsbeslut. Anskaffningsbeslut är ett beslut om att en vara eller tjänst ska anskaffas och är resultatet av en behovsanalys. Inköpsbeslut är beslut om vilken vara/tjänst som ska upphandlas samt val av leverantör. Enligt kommunens anvisningar för inköpsverksamheten fattas anskaffningsbeslut av den nämnd/styrelse vilken förfogar över budgeterade medel eller av den till vilken beslutsrätten delegerats. Anställd som tilldelats rätt att fatta anskaffningsbeslut har befogenhet att beställa varor och tjänster inom givna budgetramar. Vid inköp av varor skall kommunledningskontorets upprättade regler för inköp beaktas. I bilaga ses förslag till delegationer för inköp och anskaffningsbeslut. Den gemensamma nämndens kontoansvar knyts till en ansvarskod enligt kommunens kodplan. Kontoansvaret uttrycker en befogenhet att disponera medel inom ramen för tilldelat anslag vilket framgår av den uppdelning som görs i internbudgeten. I kontoansvaret ingår delegation att fatta anskaffningsbeslut enligt de riktlinjer vilka årligen beslutas av kommunstyrelsen. Kontoansvaret innebär även ansvar för att: anslagna medel används på ett riktigt sätt enligt budget så att antagen verksamhetsplan kan uppfyllas. en kontinuerlig uppföljning av förbrukningen görs så att åtgärder mot befarade avvikelser kan sättas in i tid eventuella avvikelser rapporteras omedelbart till närmaste chef/arbetsledare.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 Ansvar för mätningar och rapportering enligt mål- och resultatstyrningen åvilar avdelningschef. 1. Delegera till förvaltningschef inom support och lokaler rätten att utse beslutsattestanter 2. Överordnad chef får beslutsattestera vid frånvaro 3. Attestförteckning uppdateras av chefskontroller på support och lokaler 4. Notera upprättat förslag till beslutsattestanter för 2014 5. Godkänna upprättat förslag till anskaffningsdelegationer för gemensam måltidsnämnd 6. ade nivåer för anskaffning och inköp gäller tills nya beslut tagits i kommunstyrelse eller gemensam måltidsnämnd sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2014-08-27 Bilaga 1 Förteckning över utsedda attestanter Bilaga 2 Anskaffningsdelegationer Kommunstyrelsen Support och lokaler/förvaltningschef
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 14 Dnr 2014-000008 009 Övriga frågor Lägesrapport lasarettsköket Ledamöterna efterfrågar en lägesrapport för det gemensamma köket. Peter Gustafsson som är enhetschef på lasarettet berättar att etapp 1, där den varma maten ska beredas, är besiktad och matproduktionen till lasarettets avdelningar har flyttat tillbaka. Efter nyår flyttas Klockarhöjdens kök till lasarettet och den varma maten ska distribueras ut till äldreboenden också. I sista skedet flyttas Strandgårdens kök till lasarettsköket med produktion av kalla matportioner till äldre som bor kvar i sina hem. Olika transportvagnar testas för att göra utkörningen smidig. Ett nytt kostplaneringssystem är upphandlat och snart klart för inköp. Avtal på städ och arbetskläder ses också över. Det har funnits en namntävling på det nya köket. Det har kommit in över 60 namnförslag och juryn har nu utsett en vinnare. Vinnaren ska meddelas inom kort och då blir det nya namnet känt. Nämnden gör ett studiebesök i de nyrenoverade lokalerna på lasarettsköket. Nästa sammanträde Nästa sammanträde, tisdag 4 november, flyttas fram en timme och startar klockan 09.00.