Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg FALKENBERG 18 2011-01-18 /7 Verksamhetsberättelse för arkivmyndigheten år 2010 Dnr KS 2011-10 KS Beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta 1 Verksamhetsberättelsen för arkivmyndigheten antecknas till protokollet. Beslutsunderlag Arkivmyndighetens verksamhetsberättelse för 2010. Sammanfattning av ärendet Kommunarkivarien har upprättat verksamhetsberättelsen för kommunens arkivmyndighet för 2010. Kommunstyrelsen är kommunens arkivmyndighet. Kommunarkivet fungerar som en strategisk resurs i kommunens arbete med dokument- och informationshantering. Kommunarkivarien utövar tillsyn och rådgivning gentemot de organ som kommunstyrelsen är arkivmyndighet för. Arkivets arbetsuppgifter innefattar dessutom att bevaka frågor som rör dokumenthantering och elektronisk långtidsarkivering, handlägga arkivförfrågningar, motta leveranser till arkivet in ni. Vid protokollet Frida Bergman Protokollet justerat 2011-01-20 och anslaget samma dag. Utdragsbestyrkande 311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 apost: konumm`rifillkenbergsse WWW. falkenberg.se
Tjänsteskrivelse Datum 2010-01-1 FALKENBERG Kommunledningskontoret Kommunarkivet Samuel Lindeborg 0346-886139 samuellindeborg falkenberg.se Arkivmyndigheten Arkivmyndighetens verksamhetsberättelse 2010 Kommunarkivets myndighetsuppgifter innefattar tillsyn och rådgivning gentemot de organ som kommunstyrelsen är arkivmyndighet för. Kommunarkivet handlägger förfrågningar som rör de förvarade arkiven, tar emot leveranser till arkiven, som löpande ordnas och förtecknas. Kommunarkivet fungerar som en strategisk resurs i kommunens arbete med informations- och dokumenthantering. Förfrågningar och forskning Merparten av de vanliga förfrågningar som inkommit har inneburit informationsåtersökning i arkiven. Förfrågningarna gäller Falkenbergs historia i stort och smått, allt från betyg och fastighetshandlingar och släktforskning till de olika myndigheternas behov av att gå tillbaka i sina egna beslut och ärenden. Statistik från den gångna året visar på drygt 320 handlagda allmänna förfrågningar av detta slag. Värt att notera att detta innebär mer än en fördubbling jämfört med den tidigare genomförda mätperioden 2002-2004, då man uppmätte 100-150 liknande ärenden per år. Eftersom inga mätningar gjordes 2005-2009 är det svårt att dra några slutsatser om tendenser i mängden förfrågningar. Dessutom tillkommer den icke uppmätta informationsåtersökning som sker i arkiven direkt av registraturen på kommunledningskontorets kanslienhet. En nulägesanalys av resurserna finns i kanslienhetens verksamhetsplan för 2011, framställd innan denna mätning var slutförd. Analysens försiktiga formulering gör dock att den kan omfatta även dessa nya kunskaper. Under året har ett tjugotal personer besökt arkivet för forskning på plats, varav ett tiotal bedrivit mer omfattande efterforskningar i samband med ex. högskoleuppsatser eller lokalhistorisk forskning. Den forskarplats som sedan 2009 finns till hand för den som vill sitta ner för att ta del av arkivmaterial underlättar service och logistik betydlig för både besökare och arkivpersonal. Möjligheter finns till avfotografering, kopiering och skanning. Tillsyn, rådgivning och leveranser Under 2010 har det fortlöpande arbetet med råd och stöd vad gäller myndigheternas informationsredovisning fortlöpt. Där är fortfarande stor eftersläpning och dålig efterlevnad på vissa håll, med den skärpning som skedde i arkivreglementet 2009 har nu visat viss effekt och underlättar tillsynsarbetet vad gäller informationsredovisningen betydligt. Förändrade interna rutiner innebär att fler avancerade ärenden som rör tillsyn och rådgivning nu diarieförs, framöver förbättras även mätbarheten genom att en liknande statistik som den gällande förfrågningar införs vad gäller tillsyn och rådgivning från och med 2011. arkivreglementet föreskrivs skyldigheten att ständigt gå igenom och uppdatera de skriftliga rutinerna, främst gäller detta dokumenthanteringsplaner och arkivbeskrivningar. Reglementet syftar till att kommunens förvaltningar och bolag ska leva upp till de lagkrav som följer av tryckfrihetsförordning, offentlighets- och sekretesslag samt arkivlag. 311 80 Falkenberg. "Feletbn viixel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 c-post: kommungfalkenberg.se xvww.falkenberg.se
1 bilagan syns årets leveranser, vilka uppgick till 597 volymer fördelade på 38 tillfällen. Tillväxten är uppskattningsvis 40 hyllmeter. Kommunarkivet disponerar i nuläget ca 2500 hyllmeter. Beståndet uppgick vid årsskiftet till uppskattningsvis 1850 meter. Under året har Uffe Rosenqvist arbetat heltid som assistent på kommunarkivet, främst med registerföring, ordnande och mottagning av arkiv, förfrågningar från allmänhet och förvaltningar samt inskanning av arkivets bilder. Detta innebär en värdefull avlastning i arkivets löpande arbetsuppgifter, och möjliggör att kommunarkivarien bättre kan fokusera på verksamhetsutveckling, dokumenthantering, tillsyn och dc olika löpande projekt. Digital långtidslagring och digital ärendehantering Kommunens behov av tillförlitlig digital långtidslagring växer ständigt, främst i och med att allt mer information hanteras digitalt till i olika verksamhetssystem. Kommunen deltar i etapp 2 av föreningen Sambruks projekt för långsiktigt elektroniskt bevarande, tillsammans med runt 40 andra kommuner. Det långsiktiga syftet med projektet, som i dagsläget är indelat i tre etapper, är att få till stånd eller underlätta effektiva och bra lösningar efter en upphandling, som kan komma att genomföras gemensamt. Detta borde enligt nuvarande planering kunna ske 2012-2013. Parallellt genomför kommunarkivet löpande tester och utveckling av den hantering, migrering och konvertering som redan idag är nödvändig vad gäller vissa digitala arkiv. Goda förutsättningar för en ökad digitalisering av ärendehanteringen finns, något som utreds av kommunarkivet i enlighet med kanslienhetens verksamhetsplan. Det största hindret för detta, både för kanslienheten och kommunens förvaltningar i stort, är bristen på lösningar vad gäller tillförlitlig elektronisk långtidslagring. Utöver detta finns en del juridiska och tekniska frågor som delvis hänger ihop, men som inte innebär några stora hinder. Särskilda arrangemang Strax före sommaren utgavs skriften "Falkenberg för 200 år sedan" av Bengt-Erik Olsson. Utgivningen är ett samarbete mellan författaren och kommunarkivet, där arkivet bistått med viss korrektur, layout och tryck. Den fortlöpande försäljningen sker i kommunarkivets regi, i samarbete med lokala aktörer. Tillsammans med Landsarkivet i Lund stod Falkenberg i år som värd för den årliga regionala arkivkonferensen med deltagare främst från det offentliga arkivväsendet i Skåne, Blekinge, Småland och Halland. I november avlöpte 2010 års upplaga av Arkivens dag, där kommunarkivet är huvudarrangör och samordnare. Arrangemanget, med utställningar, databaser, släktforskning och föredrag, drog runt 200 besökare. We» och sociala medier Förutom det löpande ansvaret för de delar av kommunens hemsida som rör offentlighet och allmänna handlingar, Falkenbergs historia, kanslienhet och arkiv har kommunarkivet fortsatt utvecklat närvaron i olika sociala medier. Detta på kommunens officiella Facebooksida, med viss marknadsföring på Twitter och kanske främst på kommunarkivets egen blogg, kommunarkivetwordpress.com. På bloggen publiceras fotografier, kartor och ritningar med en kort beskrivande text. Formatet gör det möjligt att använda sådant som tas fram i den ordinarie verksamheten och av någon anledning är värt att lyftas upp. På sikt kommer innehållet i bloggen mer och mer i sitt omfång utgöra ett slags virtuellt forskarrum för den som är intresserad av att veta 311 80 Falkenberg. Teletön växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 e-post: konunungfalkenberg.se WM.W. fa Ikenberg.se
mer om kommunens historia. Detta kan då kombineras med befintliga och nya register på kommunens hemsida. På veebben och med sociala medier är det tydligt att man med små resurser på ett lättillgängligt sätt kan nå ut till en bredare publik och nya målgrupper. Statistik och nyckeltal Som bilaga ligger en kortfattad redovisning av statistik och nyckeltal. Man kan bland annat konstatera att de allmänna förfrågningarna fortsatt ligger jämnt fördelade externt och internt. Det vanligaste kontaktsättet är e-post, följt av besök och telefon. Vidare ligger leveranserna på en stabil nivå jämfört med tidigare år. Vad gäller de webbsidor som kommunarkivet ansvarar för kan man se att besökarantalet ökat i en jämförelse med 2009. Nytt dokument- och ärendehanteringssystem Kommunarkivarien har under året varit projektledare vid införandet av ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem, Evolution. Detta har införts på majoriteten av myndigheterna, och ersätter bland annat det äldre diariesystemet, med utökad funktionalitet för möteshantering, digital ärendeoch dokumenthantering. Projektet fortsätter under 2011. Nulägesanalys och framtidsutsikter Under 2010 har mängden levererade arkiv varit större än den mängd som hunnit ordnas och förtecknas, så har förhållandet varit åtminstone under de tio senaste åren. De arkiv som prioriterats i förteckningsarbetet har varit de som eftersöks mest internt, särskilt från de större av kommunens myndigheter. Eftersom mängden oförtecknat material i arkivet ökat stadigt under så lång tid har kommunarkivet prioriterat resurser till förteckning och registrering under året. Detta för att tillförlitlig återsökning av informationen skall vara möjlig över tid och en god offentlighetsstruktur upprätthållas. En förklaring till varför denna satsning inte räckt till, nu med en heltid på assistentsidan, finns förstås i det att antalet förfrågningar mer än fördubblats under den senaste femårsperioden, vilket till stor del tagit de resursökningar som skett i anspråk. Även fortsättningsvis kan man se att arbetet med myndighetens lagstadgade uppgifter vad gäller tillsyn och rådgivning inte är möjligt att utföra i den utsträckning som lagstiftningen kräver. Effektiviserade rutiner vad gäller tillsyn och rådgivning, främst i förbättrade styrdokument, har dock bidragit i positiv riktning. Kommunarkivets viktigaste funktion har varit att fungera som en central resurs i kommunens arbete med dokument- och informationshantering. Det är tydligt att ett mer tidsenligt arbetssätt behöver införas på dc bolag och myndigheter som arkivmyndigheten arbetar tillsammans med vad gäller informationsredovisning och dokumenthantering. Den tydligaste synpunkten man från arkivmyndigheten kan ha är att man borde vara mer processorienterad i sin analys och sina arbetssätt. En verksamhetsorienterad processbaserad informationsredovisning är alltså målet, något som numera är tvingande i statlig sektor. De största fördelarna med detta är att arbetet lättare går att förankra i verksamheterna, blir mer överskådligt och lättare att förändra över tid. Dessutom finns i processkartläggning andra vinster vad gäller verksamhetsbeskrivningar, rutiner och verksamhetsanalys. Ett särskilt systemstöd för processbaserad informationsredovisning har utvärderats under hösten 2010. Det används redan på V ivab och kan införskaffas till kommunarkiv och fler förvaltningar under 2011 om det ekonomiska utrymmet så medger. En söksida för den kommungemensamma bilddatabasen är framtagen och med hjälp av denna kommer både bilder av samtida och historisk karaktär kunna tillgängliggöras allmänheten under 2011. 311 80 Falkenberg. "Feleron växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 c-post: kommungfitikenberg.se svww.falkenberg.se
Det omfattande flödet interna och externa förfrågningar vad gäller information ur kommunarkivets bestånd är alltså fortsatt högt prioriterat. Att dessa förfrågningar alltjämt ska kunna hanteras omgående finns med i kanslienhetens verksamhetsplan för 2011, och trots omfattningen ger prioriteringsläget stabila utsikter för detta. Vad gäller det nya dokument- och ärendehanteringssystemet kommer antalet användare expandera kraftigt under 2011. Ett Mit utarbetat stöd rör förtroendemannahantering, avtalsbevakning och möteshantering är under uppbyggnad. Under året genomförs dessutom enligt nuvarande planering en del kopplingar gentemot GIS-system och personalsystem. Därutöver kommer diariet publiceras på kommunens hemsida under första kvartalet 2011 KOMMUNLEDNINGSKON I ORET / ARKIVMYNDIGHETEN Samuel bindeborg Kommunarkivarie 311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 e-post: kommun'@falkenberg.se WwNv.falkenberg.se
FALKENBERG KOMMUNLEDN1NGSKONTORET 2011-01-07 Arkivmyndighetens verskamhetsberättelse Bilaga 1 Kommunarkivets statistik och nyckeltal 2010 Allmänna förfrågningar År 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 prognos Antal 100 150 120 154 188 222 256 291 326 360 Perioden 2005-2009 baseras på skillnaden i mätresultat 2010 jämfört med 2002-2004. Prognosen baseras på den genomsnittliga ökningen. Fördelning av allmänna förfrågningar 2010 Interna /externa externa 48% interna 52% Typ Framtagning 81% Information 19% Kontaktsätt E-post 42% Besök 32% Telefon 25% Brev <0,5% Leveranser 2006 2007 2008 2009 2010 Antal 42 49 43 50 38 Volymer 203 207 263 357 597 Hyllmeter 30 30 35 40 40 Besök på webbsidor 2009 2010 Förändring Kommunarkivet 405 441 8% Kanslienheten 500 505 1% Falkenbergs 1425 1532 7% historia Allmänna handlingar och offentlighet 235 336 30% Blogg 2009 2010 Poster 18 20 Sidvisningar saknas 1700
FALKENBERG KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2011-01-07 Arkivmyndighetens verksamhetsberättelse Bilaga 2 Kommunarkivets leveransstatistik 2010 Barn- och utbildningsnämnden Barn- och utbildningsförvaltningens kansli 3 12 Rodret, stöd- och utredningsenhet 1 10 Totalt detta arkiv 4 22 Borgerlig Vigselförrättaren Borgerlig vigselförättaren 2 2 Kanslienheten 1 1 Totalt detta arkiv 3 3 Bygglovsnämnden Bygglovsnämnden 1 2 Totalt detta arkiv 1 2 Byggnadsnämnden Stadsbyggnadskontoret, Gata- och trafik 1 15 Totalt detta arkiv 1 15 Kommunstyrelsen Arbetsgivarenheten 2 273 Ekonomienheten 1 16 Kanslienheten 2 6 Stadsbyggnadskontoret, Exploateringsavdelningen 3 8 Totalt detta arkiv 8 303 Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen, Rådhuset 3 9 Totalt detta arkiv 3 9 Miljö- och hälsoskyddsnämnden Miljö- och hälsoskyddsförvaltningen 3 47 Totalt detta arkiv 3 47 Revisorerna Revisorerna 2 9 Totalt detta arkiv 2 9 Socialnämnden Individ- och Familjeomsorgen 3 23 Kommunala Handikapprådet 1 1 Kommunala Pensionärsrådet 1 1 Totalt detta arkiv 5 25 Valnämnden 1/2
FALKENBERG KOMMUNLEDNINGSKOKFORET 2011-01-07 Arkivmyndighetens verksamhetsberättelse Bilaga 2 Valnämnden 1 1 Totalt detta arkiv 1 1 Överförmyndaren Överförmyndaren 1 4 Totalt detta arkiv 1 4 Apelskolan Apelskolan 1 2 Totalt detta arkiv 1 2 Falkenbergs Utvecklings AB Ekonomienheten 1 11 Totalt detta arkiv 1 11 Tekniska nämnden Stadsbyggnadskontoret 1 1 Totalt detta arkiv 1 1 Eftra Mejeriförening Olof Heuren 1 16 Totalt detta arkiv 1 16 Eftra Hembygdsförening Eftra Hembygdsförening 1 106 Totalt detta arkiv 1 106 Falkenbergs Hamn AB Ekonomienheten 1 21 Totalt detta arkiv 1 21 Totalt detta år 38 597 2/2