Monitorering & arkivering Lina Malm Forskningskoordinator Forum Östergötland
Kvalitetskontroll (monitorering) och kvalitetssäkring (audit och inspektion) 2 Monitorering : sponsors fortlöpande kvalitétskontroll av en klinisk läkemedelsprövning. - Sker på varje klinik Audit : systematisk process för kvalitetssäkring genomförd av sponsor -Kan ske på kliniken eller i någon/flera delar av sponsors organisation. -Rutinmässigt eller vid misstanke om missförhållanden. -Inför registreringsansökan Inspektion-kvalitetssäkring utförd av Läkemedelsverket eller motsvarande europeisk myndighet.
Inspektion 3 Var sker inspektionen: - Kan ske på kliniken, hos sponsor eller annan väsentlig part - Riktade inspektioner mot viss typ av studier eller bolag - Vid misstanke eller tips om oegentligheter Hur går det till: * Oftast i 2 dagar. * Individuella intervjuer med utvald studiepersonal * Dokumentgranskning
4 Vad är monitorering? En oberoende kvalitetskontroll av kliniska prövningar som genomförs för att säkerställa att: forskningspersonens integritet och säkerhet upprätthålls prövningen genomförs i enlighet med godkänt studieprotokoll och gällande regelverk insamlade data är korrekta och verifierbara
5 Ett krav vid klinisk läkemedelsprövning ICH GCP Sponsor ska tillse att prövningen genomgår adekvat monitorering. LVFS 2011:19 Sponsorn ansvarar för att det finns skriftliga instruktioner för kvalitetskontrollen (monitoreringen). Vägledning, LVFS 2011:19 Prövaren och dennes medarbetare är skyldiga att medverka i den kvalitetskontroll som sponsorn ska genomföra.
ICH-GCP 5.18 detaljer kring omfattningen av monitoreringen 6 Omfattningen ska anpassas till prövningens design, storlek, komplexitet m.m. Generellt gäller att prövningen som minimum måste monitoreras före start, under prövningens gång och efter avslut. Sponsorn ska ha ett systematiskt, prioriterat, riskbaserat synsätt på sin monitorering. Punktlista över monitorns ansvarsområden. Utrymme för tolkning sponsorns ansvar!
7 Allt vanligare med riskbaserad monitorering En riskbedömning sker innan start av studien. Effektivare mindre kvantitet. Öppnar upp för centraliserad monitorering som komplement till monitoreringsbesök på kliniken.
8 Monitorering- tidig planering viktigt Planering och kostnadsberäkning bör göras redan inför ansökan om anslag Vem kan/ska monitorera? Hur mycket kommer det att kosta? Monitorn kan ge input på protokoll och CRF. Kan även göra en riskbedömning för studien.
Var hittar man en lämplig monitor? 9 Sponsors ansvar att anlita en lämplig monitor På egen klinik/grannavdelningen? FÖ och likande stödfunktioner för akademisk klinisk forskning CRO s (företag)
Vem kan vara monitor? 10 ha den vetenskapliga och/eller den kliniska kunskapen som behövs för att kunna utföra adekvat monitorering. Sponsors ansvar att anlita en lämplig monitor ha dokumenterade kvalifikationer enligt CV! ha god kunskap om studieprotokollet och studieläkemedlet ha lämplig utbildning. T.ex. i GCP/lagar och monitorering. vara oberoende av prövningen. Tänk efter innan du anlitar din kollega/nära vän som monitor i din prövning!
Monitorer från Forum Östergötland 11 Monitoreringsavtal skrivs mellan FÖ och firmatecknare (centrumchef om RÖ). Monitoreringsplan skrivs mellan sponsor och FÖ Kostnad för LiU/Regionanställd sponsor: 500kr/timme samt 250:-/timme under resa.+ eventuell resekostnad.
Vad står det i en monitoreringsplan? 12 Omfattningen av monitoreringen Vilka variabler ska granskas? Generellt så granskar vi: Informerat samtycke: 100 % Inklusions- och exklusionskriterier: 100 % SAE: 100% Primär utfallsvariabel: 100%
13 Monitoreringsbesöken- tre olika besök Startmötet ingår inte i monitoreringen men är vanliga och viktiga möten. Initieringsbesök: Innan första forskningspersonen får tas in studien Monitoreringsbesök: under prövningens gång Stängningsbesök: efter det att studien avslutats
Inför initieringen 14 Kontrollera att alla ansökningar och avtal är godkända (PUL, Biobank, Strålskydd, Apoteksavtal etc.). Finns prövarpärm? Hur görs randomiseringen? Hantering av läkemedel Börja upprätta monitoreringsavtal och plan Finns CRF? Gärna diskutera sponsorns roll och sponsorpärm
Initieringsbesöket Monitor, sponsor, prövare och medarbetare träffas ute på respektive klinik 15 Monitor kontrollerar: -Att relevant utrustning finns på plats -Att studieläkemedel finns på plats -Prövarpärmen -Studiespecifika processer -Vem som ska göra vad -Att relevant träning genomförs Om allt är okej ger monitor klartecken att starta studien
Monitoreringsbesöket 16 Monitorn kontrollerar att: Prövarpärmen och essentiella dokument finns Ny personal eller andra förändringar på kliniken Studieprotokollet följs Samtyckesproceduren följs Inklusion- och exklusionskriterier efterlevs. Insamlade data överensstämmer med källdata Randomisering och blindning hanteras korrekt Adekvat journalföring sker Läkemedelshantering, förvaring, temp etc. Alla incidenter dokumenteras och rapporteras Ifyllnad av CRF är komplett och att ändringar gjorts på ett spårbart sätt Utrustning kalibreras och underhålls (t.ex. centrifuger, EKGapparater) Provhanteringen är korrekt
Uppföljning av monitoreringsfynd 17
Tillgång till källdata i journalen 18 Enligt Patientdatalagen får inte monitorn ges direkt tillträde till den elektroniska journalen såvida inte forskningspersonens journal på något sätt kan separeras från övriga patienters. Två alternativ i Region Östergötland: Utskrivna journalkopior används. Någon från studieteamet loggar in och övervakar monitorns arbete i journalen.
Journalgranskning 19 Forskningspersonen måste ge sitt samtycke till att monitor får tillgång till information i hans/hennes journal. Måste därför vara en del av det informerade samtycket. En sekretessförbindelse måste upprättas för monitorn som signeras av den journalansvarige (vanligtvis verksamhetschefen) på varje klinik samt monitorn. Måste signeras innan monitorering kan ske Sekretessförbindelsen är personlig och en ny måste upprättas för ev. ny monitor
Sekretessförbindelse 20 www.apotekarsocieteten.se/ sektionerkretsar/sektioner/kliniskprovning/generiska-mallar
Hur ser en monitoreringsdag ut? 21 Monitor anländer Sekretessförbindelse kontrolleras. Finns journalkopior? Monitor källdatagranskar data Monitor använder sig av Patient-ID-lista för att se att rätt patienter är med Monitor använder källdatalista för att se var källdata finns Monitor behöver ofta ha protokollet framför sig (vilka AE har man friskrivit sig ifrån, samtyckes processen-vad är godkänt, besöksfönster etc.) Monitor besöker läkemedelsrum, laboratoriet etc. Monitor stämmer av med prövaren innan hen lämnar kliniken.
Källdatalista 22
23 Stängningsbesök Alla patienter är monitorerade och rättade Prövarpärmen är komplett och färdigsignerad Original CRF är insamlade, granskade och alla frågor besvarade Destruktion/återtagande av överblivet material (ex. läkemedel, journalkopior, randomiseringskuvert) Förbereder inför arkivering
24 Monitoreringsprocessen 1. Monitorering. 2. Monitoreringsrapport till sponsor samt monitoreringsbrev till prövare. 3. Prövare rättar fynd. 4. Monitor kontrollerar att dessa fynd är rättade vid nästa besök. 5. Ev. inmatning av data. Obs! Monitorn meddelar vilka patienter som är klara för datainmatning.
25 Vanliga monitoreringsfynd Samtyckesblanketten Felaktigheter vid inklusions-besöket Delegeringslistan Ny personal har tillkommit som inte har fått tillräcklig introduktion Läkemedelshantering AE har inte rapporterats
26 Monitorering i andra typer av kliniska studier Monitorering är inget krav om inte klinisk läkemedelsprövning, men det kan ändå finnas vinster med monitorering: Ökad kontroll av patienternas säkerhet Kontroll av följsamhet till protokollet Kontroll av datainmatning från CRF till databas Kvalitetsstämpel inför publikation
ARKIVERING
28 Vad säger lagen? LVFS 2011:19 Sponsor och prövare är skyldiga att förvara studiedokumentation i läsbart skick i minst 10 år efter studiens avslut och slutrapport upprättats. Patientdatalagen Journalhandlingar ska bevaras minst 10 år efter att den sista uppgiften fördes in i handlingen. Gäller även röntgenbilder och dylikt RÖ destruerar aldrig några journaler
29 Vem ansvarar för arkivering? Allt studiematerial ska vid förfrågan kunna återskapas Sponsor ansvarar för arkivering av alla sponsors dokument samt insamlade data i original. Sponsorn och prövaren ska ha en lista över var deras respektive essentiella dokument finns. Respektive deltagande klinik ansvarar för arkivering av prövarpärm och kopior av egna insamlade data samt källdata. Sponsor får inte arkivera prövarens dokument hos sig!
Övning: vem arkiverar vad? 30
31 Hur ska data arkiveras? Dokumenten samlas företrädelsevis i arkivboxar eller pärmar. Minskar risken för att material sprids ut och förloras Märk allt väl (studie, innehåll, arkiveringstid, studieansvarig Fyll i arkiveringsdokument som beskriver vad som arkiverats och vem som har tillgång till dokumenten. Sparas tom XXXX Se alltid till att verksamhetschef /motsvarande har tillgång Arkiveringsdokument med uppgift om arkiveringsplats sparas på kliniken
32 Att tänka på Läsligt skick ska garanteras för hela arkiveringstiden Data i elektroniskt format Spara på säker serveryta Arkivarie kan hjälpa till med lämpligt format Plastfickor förstör text Lägg i ett tomt försättsblad närmast plasten Utskrifter från vissa analyser bleknar med tiden. Tex EKG Kopiera eller spara data elektroniskt
Krav enligt arkivlagen 33 Låst utrymme där inte obehöriga har tillträde Brandsäkert Inga sprinklers
LiU Universitets-arkivet 34 Hur forskningshandlingar ska arkiveras är under utredning bl.a. möjlig e- arkivering utreds. Just nu gäller: Arkiveringstid på LiU = minst 15 år vid läkemedelsprövning Kostnadsfritt Kan uttnyttjas av alla med LiU-anknytning För mer hjälp så kontakta er registrator på er institution. Exv: registrator@medfak.liu.se De sköter gallringen (destruktionen) efter överenskommen tid.
RÖ Regionarkivet i Östergötland 35 Arkivtid = minst 15 år Kostnad: 300kr/löpmeter/år (betalas som en engångssumma) Beläget i Tornby, Linköping Kontaktuppgifter: regionarkivet@regionostergotland.se Telefon: 010-103 71 75
36 Vad händer när arkiveringstiden är slut? Vid läkemedelsprövning inom läkemedelsindustrin: Efter överenskommen arkiveringstid bör sponsor meddela prövaren vad som ska ske med materialet. Om inte så får kliniken själva ta kontakt med sponsor. Regionarkivet Arkivet tar kontakt då avtalad arkiveringstid är slut och gallrar/destruerar om så är avtalat.
Frågor? 37